中小企业贸易业务风险控制及防范

摘要:贸易业务中风险控制与防范是业务的生命线,中小企业开展贸易业务尤其要重视风险控制.从客户的调查开始甄别、评估和分类基础工作入手,进行合同谈判,进一步了解客户的真实情况,为订立合同做好充分准备.订立合同需要约定全面品种、数量、质量以及差异处理,确定实际交付标的物并完全实际控制关键环节.同时,贸易业务过程防止欺诈,堵住可能产生欺诈行为.只做好这些细节与关键点,才能切实做到防范控制风险的发生,避免损失.

关键词:贸易业务;风险;控制;欺诈

1贸易业务防范风险重要性

企业经营风险是指企业在经营管理过程中可能发生的危险,具体就是对企业目标的实现可能造成负面影响的各种事件发生的可能性和影响大小.一般地讲,风险是指一件事产生我们不希望的后果的可能性.按照风险因素来自企业自身还是企业外部,企业经营风险可以区分为内部风险与外部风险.随着经济发展变化,中小企业贸易业务是商品流通中重要环节,业务形式和内容也发生很大的变化,如何控制贸易业务中,如何提前防范风险、控制风险,显得尤其重要.对于中小企业,特别是贸易业务为主公司来说,贸易业务出现风险,可能造成巨大损失而倒闭,甚至背负上沉重的债务包袱.本文阐述的贸易业务风险控制并不是传统意义上的企业所面临的内部环境与外部环境的全面的风险控制,而指贸易业务过程中的外部原因引起的风险与防范.从贸易业务的相关环节,结合实践经验,阐述中小企业贸易业务风险控、制与防范.

2客户的评估调查与分类

这里所说客户包含上游供应商和下游销售客户,与贸易业务相关的两个方面.在开始准备订立经济合同之前,对供应商和客户的经营状况、商业信誉、履约能力进行深入的调查和评估.

2．1合同主体资格调查

一般合同主体是指企业法人营业执照的企业,包括企业法人、社团法人、行政法人、事业单位法人等.判断一个组织是否具有法人资格,主要看其是否持有工商行政管理机关颁发的企业法人营业执照、民政部门颁发社团法人登记证书、人事部门颁发的事业单位法人证书等.上述执照或证书除了向供应商和客户直接索要原件或复印件外,还可以根据企业名称或统一社会信用代码,登录中华人民共和国工商行政管理总局网站,列明的企业所在省份,输入企业名称或统一社会信用代码,可以查询到企业登记资格情况、营业期限以及相应的年检情况等.

2．2资信调查内容

合同主体资格认定合格情况下,主要是对其资信进行深入调查.包括资产状况、经营范围、生产经营情况、与本企业贸易往来情况以及与其他客户往来情况等.(1)资产状况调查包括注册资本、总投资和其他形式的资产、资产负债等.资产状况是客户经济实力和履约能力的标志.在上一节里营业执照和工商登记可以看出注册资本数额,是否全部到位,股东出资比例等.一般来讲,注册资本越大,该企业经济能力越强.其他财务指标,包括净资产、资产负债情况、银行信用额度及信用期限等.这些财务数据可能不公开,不便及时取得相关数据.但比较正规的企业一般有年度审计报告或上市公司季报年报获得.一些中小企业出具财务报表可信度低.(2)客户经营范围及经营情况调查.客户必须在其经营范围以内从事经济活动.在订立合同前,必须提前审查合同项目是否超出了其营业执照上规定的经营范围.对于一些重要生产资料和特殊商品需要许可证经营的,还要求其出示生产许可证.对于超越经营范围经营的客户,原则上不予签订合同.除了经营范围外,经营情况调查也是一项内容,包括生产能力、数量、质量、交货期等能否满足要求.生产能力包括单台设备产能,开工率,从而核算出基本生产能力.数量、质量、交货期调查,主要是针对合同约定的数量、质量是否能满足要求.同时,还要了解近年来盈亏情况,业务发展状况.以此判断客户竞争能力的强弱和发展潜力.有一些表面数据是比较容易获得的,比如采购或销售数量,员工人数多少、增减情况,员工资历、报酬以及员工工作满意度、精神面貌、工作态度等,从侧面反映了一个企业经营状况.在实际业务中,往往由于种种原因对客户核心资料搜集不够理想,此时,也可以通过与其他客户经贸往来资料、其他企业对其看法或评价,也有很重要的参考价值.(3)如何搜集客户资料.对客户资料的搜集,一般有以下几种方法.①委托有查询资质的人员到工商行政管理部门,查询企业公司章程、注册情况、资金情况、经营范围、经营历史等,从而获得第一手可靠的信息途径.②涉及房产和土地部门,可以查询其权属信息以及是否有被抵押、查封信息等.③如果是国外(境外)客户,可以委托我国驻各国商务参赞处帮助了解,可以提供基本商业信息.也可以通过涉外业务的公司,如中国信用保险公司强大外国机构进行商业调查,并出具相关信誉报告.④正面与客户接洽,获得第一手资料.将希望了解的客户信息,直接与客户进行谈判、沟通索取资料.面对面了解客户经营品质,经营作风和能力.也可以通过派出考察组现场考察企业,包括办公场所、设施的情况.在与客户员工进行交流中掌握客户员工工资待遇、对本企业满意度等信息.

2．3对客户进行综合评价

通过各种途径搜集到所需要资料后,必须对材料进行鉴别、整理、加工.在通过周密调查、加工处理后所得到的情况与事实的基础上,围绕客户的资本、资金情况、信誉、业务能力等进行综合评价,进行分类,以便根据贸易对象根据不同类别的客户,采用不同的采购/销售政策,达到即能控制好风险,又能扩大交易的目的.一般分以下四类:(1)基本客户.这类客户的特点是资金雄厚,经营作风好,有较强的业务能力,与此本企业有广泛良好的合作.(2)一般客户.这类客户特点是信誉良好,但资金、能力一般,与本企业成交记录有限,规模较小,多数是与本企业有很好贸易关系的中小供应商.(3)可往来客户.这类客户,本企业只有初步谈判和接触,有待由开展业务中进一步考察鉴定.可行当与之开展业务,但应该严格控制信用和交易额.(4)停止往来客户.这类客户经营作风差,信誉不佳,不宜与之进行大规模贸易往来,确有必要进行交往时,也要十分审慎,并需防备各种防范措施.

3合同订立风险防范

对于符合要求贸易业务,可以考虑订立合同了.其中涉及合同谈判、保证人、订立注意事项等.

3．1合同谈判

谈判是指人们为了实现各自的某种需求,彼此进行信息交流,交换观点,磋商协议,旨在谋求一致意见的行为过程.贸易业务合同谈判是指经济领域中,两个或两个以上从事贸易业务活动的组织或个人,为了满足各自的经济利益,进行意见交换和磋商,谋求取得一致达成协议的行为过程.(1)对于参加谈判人员,一般要求,品质可靠.即谈判者首先必须忠诚可靠,并能赢得客户对他的信任.其次具有独立工作能力而具有合作精神.第三是具有相当的智力与谈话水平.(2)参与谈判人员一般3－8人为宜,分层次构成.①主谈人员一般为一定身份和权力的负责人.②懂行的专业人员,包括专业工程师、会计师、律师等.③翻译、记录员等.(3)规定谈判纪律,明确分工和权责,同时赋予主谈人必要的权力与资格.

3．2贸易合同订立

根据谈判的主要内容,起草贸易合同.主要包括两个方面:(1)合同主体、日期、签订地点、数量、质量、价格、交货期、检验标准以及奖罚指标、付款方式、交付标点物(或节点)、履约保证金、联系电话与邮箱明确,争议处理方式及地点.授权签字人确认,保证人资格及确定进行一一验证.防止被虚假人员或公单进行窜换.公章或合同单,还有防伪码(芯片)的比一般公章可靠.(2)合同中保证人和人核定.合同订立如有保证人时,应当调查保证人的主体资格的合法性.作为保证人,必须具有民事资格和民事行为能力.其次,必须具有代为清偿主债务的能力和承担赔偿损失能力.保证人还必须符合«中华人民共和国担保法»有关保证人的限制规定,即国家机关不得作为保证人;学校、医院等以公益事业为目的的事业单位、社会团体不得作为保证人;企业法人分支机构、职能部门不得作为保证人,但企业法人的分支机构有法人书面授权的,可以在授予权范围内提供保证.人必须事先委托人的授权,并根据授权范围以委托人的名义签订合同.人签订合同的,必须对身份和资格进行核查.包括是否具有完全民事行为能力,是否有法人委托书,授权事项与事项是否相符合.以及委托期限是否在有效期内等.

4合同履行与结算

贸易业务合同订立后,接着就是履行约定,即时跟踪实际货物(标的物)的交付准备情况,交付节点标的物或单据,验收数量与质量,双方确认结算单,开具发票,结算尾款等工作.

4．1跟踪货物交付准备情况

无论采购合同或销售合同,货物交付前准备是非常重要的环节.贸易业务中,履行人员需要对即将交付的货物进行实地跟踪了解准备情况,根据合同约定的数量是否能满足交货要求的量,质量是否符合要求,交货日期能否达到约定的时间等.若出现差异,要即时与客户沟通进行整改,按期交付.

4．2交付标的物或单据

客户准备好货物后,按合同约定进行交付,并获取相关单据.装船货物的提单、火车运输货票、汽车运单或收货单、仓库收货单等.这些单据可作为合同约定的付款重要标的单据.

4．3验收数量质量确认

收货企业出具收货单据同时,还应该对数量、质量进行验收确认,作为双方结算的依据.若出现差异,要即时沟通协调,需要调整数量、质量、价格的进行再调整.

4．4结算

根据验收数量质量,开具增值税发票并结算尾款.客户开来的发票,真实性和完税情况进行核实.正常的发票,是客户已经交完税的«完税证明».发票还要即时进行认证、抵扣,防止逾期.

5贸易业务欺诈风险防范

贸易业务欺诈指用狡猾的奸诈的手段骗人.在我国«合同法第52条»规定欺诈订立的合同属无效合同,但在贸易业务中欺诈有相当普遍性,据英国相关试调查公司表明,在最近五年里有三分之二以上的公司遭受过欺诈事件.如果不加以防范,待发现欺诈时,为时已晚,造成了既定的损失.

5．1欺诈风险产生的条件

从缘由来看生产条件表现在四个方面:

5．1．1动机

欺诈公司或人,一定是有其动机的,即至少有一原因促使他们做出欺诈行为.有的从一开始就有了动机,有的是过程中发现漏洞后,就有了动机.

5．1．2有值得偷窃的资产

金钱占有是值得获得的最终目标.但贸易业务中的产品、原材料和设备也值得拥有,有机会把这些卖掉时尤其如此.

5．1．3机会

贸易业务环节中,没有按照规定对客户进行调查与评估;合同约定模糊不清晰;交货控制不到位、质量不符合要求等都给对手机会.

5．1．4缺乏监督

形成内部一套监督约束机制,内部形成贸易业务主办部门、合同管理部门、财务结算部门相互制约监督.

5．2欺诈风险防范

公司应评估贸易业务中什么环节(地点)会发生欺诈行为,怎样实施与欺诈有关的政策.然后该采取一系列措施,减少发生欺诈的可能性.这些措施包括以下内容.

5．2．1减弱欺诈动机

贸易业务中客户的提供资料、经营过程诚实守信,坚持合理的利润率,与其他公司业务合作中没有欺诈行为等,去减弱欺诈行为动机.

5．2．2减少被偷窃资产数量及机会

加强贸易业务高价值货物的监管并对其进行所属标记.严格按照客户调查与分类进行审核,按合同订立前,履行中要求进行关键点的控制与交付,减少欺诈机会.

5．2．3强化财务控制和管理系统

强化财务监督可以确保规定都到位,促使每笔合同完全遵守内部规定.不允许财务一条龙由贸易业务部门人员单个负责.保证做到有完全的检查记录,这样的贸易业务中每一笔付款、收款都有据可查到具体每笔订单.每笔合同客户的主体与签字盖章为同一主体,防止过程假的人员冒充以及假公章的使用.贸易业务内部也要建立用章审批的规定及流程,防止公章违规使用,失控情况发生.

5．2．4发生欺诈后处置

欺诈行为发现后,要即时处置.公司要有相应规定和流程.包括,停止现在贸易业务,保留相关证据;冻结与该客户的往来;追究该客户的责任等.

6结论

贸易业务中风险随时存在,需要对客户认真仔细地调查、评估和甄别分类,同时动态掌握过程中的变化,并及时调整.贸易业务合同需要按条款约定,谈判和订立.在履行过程中,严格按照货物交付标的物数量、质量等单据把控.欺诈行为发生有其动机和监督管理漏洞可钻,及时发现并堵塞这些可能性,形成内部的管控机制.贸易业务的风险就可能最大限度的进行事前防范,减少风险的发生.

作者:王家斌 单位:瑞源国际资源投资有限公司

参考文献:

[1]高立法,虞旭清等主编．企业经营风险管理实务[M]．北京:经济管理出版社,2009．

[2]谭小芳．商务贸易风险控制培训[R]．2015,(7)．

[3]中华人民共和国合同法[Z]．1999,(10)．

[4]李晓慧,何玉润．内部控制与风险管理理论、实务与案例[M]．北京:中国人民大学出版社,2012,(12)．