业财融合会计信息系统优化探析

摘要：我国企业会计信息系统普遍存在业务财务流程相互分离、财务处理效率低和信息质量偏低的问题，而业财融合把企业财务与业务有机连接在一起且具备高信息集成性的特点，对加强企业财务管理水平有着重要作用。本文以河南佰路悍机械工业有限公司为例，在阐述其会计信息系统现状和不足后，基于业财融合理念对企业会计信息系统中的业务与财务流程进行了优化改造。

关键词：业财融合;会计信息系统;流程再造

一、引言

随着全球化和信息技术的迅猛发展，企业要想在激烈的竞争中立于不败之地，提高财务管理水平是关键。传统财务管理缺乏完善财务管理体系、财务部门与其他机构交流匮乏和管理理念陈旧等问题制约着企业前进的步伐。业财融合在提高经营效率、数据共享和加强财务对业务及时反映及监控等方面的优势受到企业管理者的青睐，已成为众多企业进行财务管理的重要手段。为实现业财融合，企业会计信息系统中财务流程和业务流程相互割裂的情况亟待解决。因此，会计信息系统如何将信息技术与会计职能有效结合、为信息使用者提供准确全面的业务与财务信息及提高财务管理效率成为研究重点。本文在简述业财融合理论基础上，以河南佰路悍机械工业有限公司为例，剖析会计信息系统的现状和存在的问题，并针对性地从采购、销售、生产、库存和科研流程进行优化改造以实现财务与业务的有机结合，希望为其他企业促进业财融合在会计信息系统中的应用与发展，提高企业财务管理水平有所助益。

二、业财融合的会计信息系统优化理论基础

（一）流程再造。流程再造概念随着时展先后经历三个阶段的补充完善。第一阶段为上世纪末，由美国计算机教授哈默和计算机科学公司董事长钱皮提出，他们认为企业必须以分工合作原则建立业务流程才能最大幅度提升产品和服务的质量，实现提升业绩的目的。第二阶段为二十世纪八十年代，在互联网和全球化快速发展背景下，由管理学家MichealHammer提出，他认为企业经营特征渐变为：商品品质趋同，消费者更倾向于满足自身严格需求的商品；商品生命周期由年到月；企业的竞争范围已逐步扩展为全世界，竞争手段也与前期大相径庭。第三阶段为BPR管理思想的问世，企业利用先进信息技术把职能为主的工作方式转变为流程为主的工作方式，以满足消费者需求为中心，在全盘统筹质量、效率的基础上，重新构建作业流程，实现系统功能与管理的融合，以此提升企业业绩。（二）业财融合。业财融合为利用计算机、互联网和软件系统将业务、财务和管理流程紧密联系，建立业务处理的系统流程，实现信息实时处理和数据集成的业务财务一体化系统。其关键之处在于使用信息手段将业务信息及时流畅的转变为财务信息以提升管理经营效率。业财融合适用于财务、业务流程的结合，通过信息技术解决繁杂业务的流程化处理，方便信息使用者及时准确了解企业财务信息，达到提升财务管理效率的同时减少成本的目的。业财融合起点为业务流程的开始，将业务处理规则存储于共享数据库，各数据使用者依照自身工作范围调取权限内业务信息，业务财务如流水线经各职能部门分工处理后汇总成信息报告。

三、佰路悍公司会计信息系统中业财流程情况分析

（一）公司情况概述。河南佰路悍机械工业有限公司（简称“佰路悍”）成立于1996年，位于河南省郑州市，前身为郑州佰路悍密封制品有限公司，是一家集科研开发、生产、销售、出口于一体的生产型工业制造企业。公司主营产品主要有剖分式油封、泛塞封、PI电机油封、液压气动密封件、密封工具、碟簧、高温防护套管、工业用抗磨节能剂等。公司建有完善质量保证体系，已经顺利通过ISO9001:2000质量体系认证，坚持以人为本、诚信做事的理念，确保为用户提供满意合格的产品，荣获“河南质量诚信AAA品牌企业”、“中国创新型优秀企业”等多项殊荣。佰路悍现阶段的会计信息系统仅提供账目的填制和查询功能，结构单一功效简单。本文从采购、销售、库存和核算等方面研究分析业财融合流程。佰路悍的业务流程主要为进行日常生产经营而支付和获得的资金的过程，体现在会计信息系统的库存、生产、销售和科研模块；财务流程则为收集原始财务信息并按照准则处理后，编制财务报告以满足信息使用者需求的活动。佰路悍业财融合具体表现为日常业务数据经财务人员处理转换为财务信息，也是本文研究会计信息系统业财融合的基础。但是，佰路悍业务流程与财务流程输入、输出方式的不同阻碍了业财流程融合度的提高，是进行优化改造需要重点关注的内容。（二）会计信息系统中业务流程分析。（1）总业务流程情况分析。佰路悍的会计信息系统总流程主要包括采购、销售、核算、库存和财务与项目流程，其具体情况为：采购流程主要是依据购买单据填制相关发票和入库单，将原始业务数据录入会计信息系统核算模块；销售流程主要是销售人员填制客户订单，付款后填制相应发票并由财务人员将业务数据录入核算模块的过程；库存流程则由财务人员依照出入库情况填制单据，经处理录入核算模块；核算流程则将上述业务数据依据会计准则生成记账凭证；财务与项目管理流程由管理或财务人员依据记账凭证，由系统整合处理后编制为各类会计账簿或报告。但在库存流程中，会计信息系统缺乏出入库记录存储功能，只能借由财务人员进行相关登记工作。（2）采购流程情况分析。佰路悍采购流程可概述为：公司在日常生产经营中物资不足时，可由请购部门在查询库存后依据库存情况填制请购单交由采购部门执行，采购部可向原料供应商进行招标，中标公司与采购部签订合同，采购部填写采购单分别交于财务部和供应商，当供应商依据合同内容交付物资并由采购部门检验通过后，财务部就可依据采购发票来填制记账凭证并付款。由于佰路悍采购业务频繁、物资种类多且每笔采购都需记录，业务数据变动大且信息处理量大。与此同时，由于采购单与采购发票在采购流程中都有出现，因此业务与财务两个流程需要同时运行。（3）销售流程情况分析。佰路悍销售流程可概述为：销售人员与客户接触并达成交易意愿后，可就商品数量、质量及价格等内容进行协商，继而签订销售合约，客户填制销售订单后由销售部门转交给财务部，财务部依据订单填制销售发票一式三份，第一联存档，第二联交由库房准备足够的商品发货后交于客户，第三联则由财务人员核算后进行账务处理填制成记账凭证。销售流程涉及销售部、财务部和仓库，对信息时效性要求较高，同时佰路悍销售频繁，工作量大，其销售订单、发票和仓库出库单据的处理需要销售与财务流程联动完成。（4）库存流程情况分析。佰路悍库存流程运转情况为：采购部完成采购活动或销售部开始销售流程后，都要将填制的采购或销售发票递交给仓库管理员，在确认发票与实际出入库货品相一致后，办理交接手续并填制出入库单据交于财务部，由财务人员进行核算后填制成记账凭证。库存流程一般作为采购和销售流程的中间环节，业务数据更为琐碎繁杂，对会计信息系统的时效性和共享性要求较高，但佰路悍仓库的出入库单据无法由系统自动存储和处理，只能由财务人员根据采购或销售单据手工录入，增加了重复录入和失误的发生几率，且降低了信息的质量和时效性。（三）会计信息系统数据流程分析（1）总体数据流程情况分析。佰路悍会计信息系统总体数据流程体现了当前业务流程与财务流程运转情况。采购、销售和库存流程之间联系密切，采购、销售流程的运行不可避免的带动库存和账务核算流程，并经过财务管理与项目管理系统的处理编制生成财务报告供给信息使用者进行决策和管理工作的开展。采购、销售流程业务活动开展的同时核算系统资金也随之流动，这表明不同部门、系统间的信息交流与共享，业务数据经由财务人员和系统处理后，由原始数据转变为财务信息，最终编制成财务报告供信息使用者利用。（2）采购数据流程情况分析。佰路悍采购数据流程以请购申请为起点，通过招标的方式选择合适的供应商，以佰路悍的物资需求填写采购订单交于供应商，供应商依据订单发货后由仓库管理人员验收物资，核查一致则入库存储并填写入库单，确认无误后开具采购发票并向供应商付款，最终财务人员对照采购发票和入库单由系统生成记账凭证。佰路悍会计信息系统采购流程中，采购的业务与财务数据同时获得且交叉进行，相关业务数据也经处理生成记账凭证。（3）销售数据流程情况分析。佰路悍销售数据流程以签署订单为起点，客户填制销售订单交于财务部，随后其开具销售发票，仓库发货后交于客户，财务部最终对比销售订单和销售发票生成记账凭证。由此可知，其数据流程与采购数据流程基本一致，销售的业务与财务数据同时获得且交叉进行，对信息时效性要求较高。（4）库存数据流程情况分析。佰路悍库存数据流程是采购与销售流程的中间环节，采购的物资核查准确后填写采购入库单并进行库存管理，而销售的商品在确定交易后通过对比销售发票和订单来盘点并发出，之后填制销售出库单进行库存管理，整合完成后，出入库单进入存货核算流程，最终生成记账凭证。出入库单是承载采购与销售原始数据的载体，也是生成记账凭证的数据支撑和基础。（四）会计信息系统中存在的问题（1）业务与账务系统信息传递中信息重复存储。佰路悍账务处理系统与各业务系统是通过填制凭证功能进行数据交换，同时系统间数据的传递主要通过各种单据和记账凭证来承载，因此业务系统与账务处理系统间即相互联系，也存在独立割裂情况。其中，财务信息主要来自于各项单据数据的整合，但单据并非原始数据，造成业务与财务信息传递间部分数据反复存储的问题。（2）信息时效性不足。佰路悍资金流与实物流在各个环节中互相印证和交织，实现资金、实物和数据的实时共享，这与业财融合理论不谋而合。但是，佰路悍因为资金流数据要在实物数据获取后才可收集，使得业务数据与财务数据无法同时获取，且财务数据要经过填制、汇总、整理和分析后才能生成财务报告，降低了财务信息的时效性，影响信息使用者决策的准确性和及时性。（3）业务信息收集不够全面准确。佰路悍会计信息系统是基于记账凭证来生成财务和管理类报告，缺乏对原始数据的分析，而记账凭证无法记录的关于非货币流动的业务和管理方面内容则无法使信息使用者得知，因此公司管理人员无法全面准确了解公司生产经营和管理现状，其制定的发展战略和经营方向也会与实际存在偏差，不利于公司长远发展。（4）存储数据的方式过于精简。佰路悍在采购、销售和库存流程中所有原始信息经过财务人员的处理后以记账凭证的方式存储于会计信息系统中，财务报告与管理类报告的生产都是以记账凭证为核算和分析依据，缺乏原始数据信息的支撑和分析，财务信息过于片面，导致信息使用者无法通过原始信息来详细了解公司详细业务情况，决策难免与公司实际运营状况存在不匹配之处，对公司长远发展有一定负面影响。

四、基于业财融合的会计信息系统优化分析

（一）会计信息系统中业财融合的目标和整体框架。针对佰路悍会计信息系统存在的不足和弊端，本文决定引入共享数据库来对其进行优化改造。基于业财融合理论，会计信息系统的改造目标为实现业务与财务同步共享进行。为此，将原始业务数据依照处理规则存储于共享数据库，利于信息集成处理，提高财务信息质量和时效性，便于公司管理者和投资者查询。会计信息系统基于业务融合的整体框架主要有以下方面：全面采集业务事项信息储存于共享数据库，避免多次、重复录入数据，提高信息收集和整合效率；会计信息系统归纳所有功能模块，保证业务与财务流程的同步进行，信息使用者在了解财务信息的同时，也可了解业务与管理信息；日常业务细分后，数据归入共享信息库，依托实际业务情况自动生成事项、凭证和报告数据表，实现财务处理与业务处理的有机结合。（二）基于业财融合的业务和数据流程优化。（1）基于业财融合的会计信息系统总体业务与数据流程优化。为实现业务与财务流程的同步运行，本文对佰路悍会计信息系统业务流程进行以下优化：一是业务流程面向整个公司，将原始数据信息存储于共享数据库中，保证其实时共享；二是业务流程的所有信息进行集中管理和处理，统一纳入共享数据库，提高财务系处理效率；三是会计信息系统全面收集各方面信息，不再以处理后的财务信息为主，保证数据始终如一，提高数据的准确性和全面性。佰路悍在经过流程优化后，其会计信息系统的总体数据流程也随之发生改变。原有会计信息系统业务与财务系统之间独立分割，同时两者间需要数据的传递与交流造成业务数据多次重复记录的情况在经过优化改造后，各部门统一纳入会计信息系统，仅需相关部门单次录入数据，使系统数据更为条理清晰；原有系统以记账凭证为基础的财务信息归集与分析情况在优化改造后，所有业务数据都记录于共享数据库中，实现了信息的实时共享；原有系统仅能以财务人员处理财务数据在优化改造后，系统可依据共享数据库中详细的业务信息实时处理，提高了财务信息的质量和及时性。（2）基于业财融合的采购业务与数据流程优化。基于业财融合的理念，本文对采购流程的优化如图1所示。佰路悍请购部门在查询共享数据库发现物资短缺后填制请购单交于采购部，采购部将从共享数据库中查询供应商信息进行联络，通过招标等手段确定合作意向后签订合同，采购部随即填制相应采购订单，一方面将详细信息存储于共享数据库中，另一方面在供应商发货后进行比照核对，确认一致后将物资放入仓库进行管理，填制入库单的同时将业务信息上传至共享数据库中保存，在上述流程结束后，财务部门依据入库单、采购订单和支付情况填制记账凭证。佰路悍采购流程的优化改造也对采购数据传递流程带来积极作用。其具体变化为：请采购部在查询共享数据库中库存状态和供应商档案后决定是否采购；若需要采购，与供应商洽成功后填制采购单和采购发票交于财务部，随后将采购具体数据和供应商信息反馈数据库；供应商物资运达后与数据库采购信息相验证，验证成功则物资入库且填制入库单，相关信息录入数据库；财务部门在查询数据库相关信息和采购发票后，选取恰当业务类型，系统自动生产记账凭证和财务信息录入数据库。与佰路悍原有会计信息系统相比，所有业务信息和财务信息都录入共享数据库，且依据流程信息自动生成记账凭证，避免重复存储数据情况的发生，也提高了财务处理效率和财务信息的准确性，实现信息共享。（3）基于业财融合的销售业务与数据流程优化。基于业财融合的理念，本文对销售流程的优化如图2所示。佰路悍销售部门与客户接洽中达成交易意向后，依据客户需求查询共享数据库了解仓库存储状况，若仓库商品可满足客户需求则签订交易合同并填制销售订单，具体交易详情也应录入共享数据库，而财务部门则从其中获取相应信息开具发票交于客户，在仓库核算商品并发货后填制发货单，库存管理等信息录入共享数据库，而财务部将依据共享数据库自动生成记账凭证。其销售数据流程也随之优化为：销售部在查询共享数据库中库存状态和客户档案后与客户洽谈，若两者达成交易意愿后签订合同且填制销售发图3基于业财融合的库存流程图票，并将其送达财务部，随后将销售具体数据、客户信息反馈数据库；财务部门在查询数据库相关信息和销售发票后，选取恰当业务类型，系统自动生产记账凭证和财务信息并录入数据库；客户付款后，财务部依据数据库交易信息查验钱款是否一致，若钱货两清，仓库清点交易商品出货后填制出库单，并将详细反馈数据。销售数据流程优化后，精简了繁杂的业务流程环节，避免业务及财务信息在过多流程传递后出现失真情况。（4）基于业财融合的库存业务与数据流程优化。基于业财融合的理念，本文对库存流程的优化如图3所示。佰路悍采购流程开始后，供应商依据采购发票和共享数据库相关讯息确认物资种类和数量，确认无误后，物资进入仓库进行管理并填写入库单，将入库单和其他入库详细信息反馈给共享数据库，销售活动时库存流程也基本与其相似。关于生产科研的物资需求，只需仓库方面向共享数据库查询，拨出相应物资、填制出库单后反馈共享数据库即可。其库存数据流程也随之优化为：生产、科研流程开始，所需的物资在仓库查询数据库后，依据其提交的数据完成出、入库，随后填制出入库单并录入数据库；采购流程进行时，仓库查询数据库当次采购信息并与采购发票互相验证，在确认物资无误后填制入库单并将入库信息录入数据库；销售流程进行时，仓库查询数据库当次销售信息并与销售发票互相验证，在确认无误后清点商品发货，仓库管理人员填制出库单并将出库信息录入数据库。（5）基于业财融合的生产科研业务与数据流程优化。基于业财融合的理念，本文对生产科研流程的优化如图4所示。佰路悍的生产部门可依据共享数据库中供销情况合理制定生产计划，科研部门则在研究申请通过后向共享数据库提交相关信息。生产和科研方面的物资需求和其他消耗可填制相关单据后录入共享数据库，财务部门依据共享数据库中记录的生产、科研部门情况选择合适处理方式生成记账凭证。其库存数据流程也随之优化为：科研部门在确定研发新项目时，可查询数据库制定相应计划，在过程中产生的材料耗费和人工等方面的费用详细录入数据库中；同样，生产部门在查询数据库制定新生产计划后，也应将相应耗费录入数据库。财务部可在查询数据库基础上选择恰当方式在系统中生成相应凭证录入数据库。（三）基于业财融合的账务处理流程优化佰路悍会。计信息系统优化后，在业务发生时，由系统和财务人员收集相应业务数据，依据财务规则将业务数据转换为财务信息存储于数据库中，财务信息在整合汇总后编制财务报告供公司管理者和外部利益相关者查阅，而且管理者也可从数据库查询公司日常业务情况和其他非财务信息，提高了决策的可行性，避免会计信息在处理加工后造成的信息失真，系统自动生成记账凭证，提高了财务信息的准确性和有效性。佰路悍日常业务的账务处理优化流程为：财务人员根据原始凭证将相关业务信息录入共享数据库中，由工具数据库中的凭证模板自动生成记账凭证，经审核无误后在会计期间内编制成各类总账、明细账等账务，保证业务流程信息的真实性，增加的审核程序进一步保障了财务信息的质量。佰路悍在期末账务处理的流程可优化为：财务人员可由系统自动从数据库中抽取相应科目数据在期末实现转账，依据凭证数据生成临时记账凭证，财务人员在核对后进行记账结账等工作，并更新数据库相关内容，在期末系统自动依据相关凭证生成总账、明细账等账务，完成期末账务处理工作。

五、结论与建议

（一）研究结论。本文在研究佰路悍会计信息系统的现状后，针对其时效性共享性不足和数据信息采集不够全面详细等问题，以财会融合和流程再造为理论基础将日常业务分别对采购、销售、库存科研和生产等五方面进行优化改造，依据佰路悍实际情况和相关会计准则设计凭证模板，实现业务数据自动生成记账凭证，在大大减轻财务人员的工作量的同时，也提高了财务信息的时效性和账务处理的效率，但限于学识和经验的不足，会计信息系统流程的改造难免较为浅薄，且存在其他不足，希望对佰路悍和其他公司的流程改造以启发和帮助。（二）相应建议。公司满足客户需求才能获取更多收益，因此佰路悍的会计信息系统业务流程优化中可加入事件搜索功能，客户历次交易信息和需求分门别类整理汇总后存储，有效保障了客户信息安全，同时在下次交易中可使用事件搜索功能进行查询，了解客户需求以便增加洽谈成功率；会计信息系统也要设立严格管理和监管制度，建立风险控制机制，做到预防和控制相结合以防患于未然；财务与业务信息的安全性也是需要重点关注的问题，为防数据的丢失应及时备份，针对网络风险，可采用权限设置和数据加密等手段防止信息泄露，最后还应定期和不定期结合对数据进行检查防止出错。

作者:周洁 单位:郑州工业应用技术学院