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医院药品内部控制制度建设思考

摘要:医院药品历来是医院管理者关注的问题,笔者提出药品内部控制制度及关键控制点控制是关键,对药品管理的人员配备,权利和职责,互相牵制,加强勾稽核对等方面进行阐述。

关键词:药品管理;内部控制;风险防范

医院每年都需要周转使用大量的药品。药品作为医院一种最大宗的流动物资,如何才能管理好?历来是医院管理者关注的问题。由于药品品种多、名称乱、规格多、价格高低不一、调价频繁、数量巨大,管理起来不容易,要管好更难。传统的手工计算管理模式下,投入大量的管理人员得需要较大的管理成本,所配备的管理人员一直不足,由于责任不清,原因不详,出现账账不符、账实不符,常常是“糊涂账年年做,年年糊涂”。随着电脑辅助记账的普及应用,管理好医院药品成为可能,但账账不符、账实不符依然普遍存在,错漏现象仍然没能够很好控制。究其原因,笔者认为主要原因是医院药品内部控制制度设计不完善、关键控制点控制不好造成的。本人根据财政部发布的《内部会计控制规范》结合多年医院管理工作经验,就医院药品内部控制建设提出一些见解,以供大家参考。

一、建立由财务科、药品会计、药剂科

核算和互相牵制的管理体系财务科根据医院药品的类别和存放地点进行金额核算管理;药品会计和药剂科根据医院药品存放地点、品种、名称、规格进行数量、金额核算和管理。财务科核算的金额要与药品会计核算的金额核对相符,药品会计核算的数量、金额与药剂科核算的数量、金额核对相符。注重互相牵制,加强勾稽核对。(一)医院除了在账务组织方面,利用复式记账原理和账簿之间的勾稽关系,互相制约、监督外,应重点加强体制牵制,特别是加强医院财务科、药品会计、药剂科之间的牵制。主要采取程序制约,规定好有关药品的所有会计凭证的处理程序和传递路线,一方面把单、证、账、表整个记录系统连接起来,使其能够及时、完整、准确地反映单位药品周转使用的全过程:(二)把财务科会计、药品会计、药剂科相关人员连成一个相互制约、相互监督的有机整体,使各项业务活动都能自动地被其他作业人员查证核对,从而起到相互牵制的作用。1.“四个统一”。将医院的所有药品,由药剂科和财务科配合共同掌握,统一编号、统一药名、统一规格、统一单价。因为药品名称非常复杂,有拉丁文的、有英文的、有中文的,同一种药,有的有几个名字;此外,有些药品虽然名称只有一个,但它的规格种类众多,规格不同,单价也各不相同;更有甚者,药名相同,规格相同,由于厂家不同而单价不同。如此复杂的情况,如果没有统一的编号,常有弄错单价和药名的事件发生,严重影响了对账工作。由于“四个统一”涉及到多方面的利益,医院必须成立由院领导挂帅的工作小组来落实、排除各种阻力,以便推进落实。(三)原始凭证统一由首先据以核算的部门人员编号,各部门也按此编号顺序入账。例如,药库药品,出、入库单由药库保管员统一编号据以出、入库记录,药品会计也据以进行账务处理,财务科也据此或汇总进行账务处理。又如,门诊处方,收费后首先由财务科收费人员分别顺序编号,药房据此顺序统计,药品会计据此进行账务处理。

二、提高药品管理人员业务素质

(一)人员配备。安排业务知识强、有责任心的会计负责核算医院药品;安排既具有财务知识又有一定药品知识和电脑操作水平的员工担任医院药品会计;安排具有财务或统计知识且具有一定电脑操作水平的药剂人员担任医院药剂科药品仓库保管员和药房统计员。安排仅有一方面知识的人员担任这几个岗位的工作,必定做不好,要通过培训提高人员素质。(二)专人管理,明确权利和职责。负责医院药品核算和管理的人员一定要专人负责,对所管理的药品数量和金额负责。日常工作中,有不少单位的药剂科在进行数量、金额核算管理时,药品数量和药品金额分别由不同的人员管理;或药品实物管理的人员仅进行药品数量管理,另外再安排人员进行数量、金额管理。当各个部门进行定期核对时,特别是药剂部门,不知由谁负责此项工作,尤其是数量、金额核对不相符时,有互相推诿、找不到人负责的后果。因此,必须从医院药剂科着手,改变药品实物管理数量和金额相分离的管理模式,管理药品实物的人员必须同时管理药品数量和金额,对所管理的药品全面负责。通过整合原有人员或增加人员以达到这一全面负责的管理模式。(三)药品会计核算管理。医院药品会计在整个药品核算管理环节中十分重要,在财务科和药剂科之间起着承上启下的作用。药品会计向上与财务科核对药品金额相符,向下与药剂科药库、药房、临床科室核对药品金额、数量相符。现实工作中,许多医院对药品会计不重视,随便找一个不具备相应知识的人员担任。无法确保药品会计的工作质量。笔者认为,首先药品会计的人事关系应落在财务科,业务由财务科直接指导;第二,根据工作量确定药品会计人数,保证充足人员;第三,药品会计必须懂得会计业务知识和一定的药品知识;第四,药品会计必须责任心强,道德品质好。第五,赋予药品会计相应的权利,比如其他岗位人员不配合药品会计进行核对工作时,药品会计有处罚建议权等。

三、核算要全面,增减有依据

财务科会计、药品会计,以及药剂科人员,必须对医院药品的增减变动、流转过程做完整、全面的反映;所有的增减变动的处理都要有依据,财务科、药品会计、药剂科要根据相同的依据同时进行相应的处理。任何一个部门都不能凭空任意改动药品的管理资料。在日常核算管理中,常有的错误是:一是医院药品增减变动后,仅仅在一个部门或两个部门中进行处理,如药品价格调整,仅在药剂科进行调价处理;二是盘点结果处理,仅在财务科和药品会计两个部门进行账务处理,而药剂科不做处理;三是凭空增加电脑中账面库存药品,如药房有药品实物存在,而电脑账面显示库存缺此药品,药剂科人员在没有办理任何手续的情况下凭空增加电脑中账面库存药品;四是对应用到具体病人的药品能较好核算,而对其他用途的药品常常漏算或不核算。

四、实行“三级库房”管理

主要针对病房用药使用电脑辅助管理时,即根据医院病房所用药品流转过程,设药库药品、中心药房药品、各临床科室药品。各临床科室领用药品时,减少上一级库房药品数量、金额,同时增加下一级库房药品数量、金额。病人用药时,只能从各临床科室药品核减。这主要是为了避免病房一次领药分次使用难于记账的问题。例如,如果不设三级库房,某一病房从中心药房一次领药分次使用,领药时中心药房核销了此批药品,当各科分次使用的药品大于中心药房库存量时,电脑显示缺药不能收费,为了能收费,各临床科室常要求药剂科中心药房“虚拟增加”原所领药品,否则使用了药品不能收费。而此操作处理则会造成中心药房药品不实。

五、药品内部控制制度及关键控制点控制

(一)落实好各项核对工作。首先,财务科药品核算金额、药品会计核算的药品金额、药剂科统计的金额核对相符;药品会计核算的药品数量和药剂科统计的药品数量核对相符。第二,门诊收费与门诊药房核对相符。第三,住院收费与各临床科室核对相符。第四,药库与各药房核对相符。第五,中心药房与各临床科室核对相符。此项工作指定由药品会计负责或监督落实,同时根据情况设计不同表格,以方便核对工作。(二)建立定期核对检查制度。加强监督,治理腐败、防止合伙串通危害公共财产等现象的发生。医院要成立监督小组,定期核查医院药品管理的各个环节。此外,建立定期盘点制度,明确月终和调价时必须盘点;盘点时,药品保管员必须在场,监督小组成员分组监盘。(三)建立各种奖惩制度。为了确保医院药品各项核算管理工作顺利进行,保证核算质量,责任落实到人,医院要建立相应的奖惩制度,对工作突出的员工或小组给予精神表扬和物质奖励,对工作不负责任的员工或小组给予批评和惩罚。以上是笔者对如何做好医院药品的内部控制,抓住控制关键点,制定出详细的内部控制制度的一些思考,仅从一些常见问题考虑,愿与同仁们共同探讨。

参考文献:

[1]蒋谷诒编著.医院药品管理核算[M].湖南出版社,1990.

[2]广西区财政厅会计管理处编《内部会计控制规范讲解》.

作者:黄瑞超 单位:广西中医药大学第一附属医院

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