煤矿企业档案管理信息化建设分析

摘要：随着近年来我国社会经济的不断发展，传统煤矿产业要想抓住时代机遇，就必须勇于突破困境，积极寻找发展道路。做好档案管理工作，能有效促进煤矿企业高质量可持续发展。因此，加强煤矿企业档案管理信息化建设，实现高效率、高质量的创新管理，可以用新时代的信息技术保障企业档案文书等资料的完整和安全，从而正确维护企业合法权益。本文主要根据煤矿企业信息化建设的意义与现状，尝试提出解决措施，以期为煤矿企业档案管理从业者提供参考。

关键词：煤矿企业；档案管理；信息化建设

档案管理是煤矿企业进行生产、经营等方面的重要文献资料保存途径，做好档案管理有利于企业各项生产、经营等活动的开展，进一步促进了企业结构的优化。就目前情况而言，煤矿企业档案管理信息化建设程度较低，从而导致档案管理工作效率较低，在一定程度上阻碍了煤矿企业的高质量发展。

一、煤矿企业档案管理信息化建设的意义

（一）有助于信息实时交互共享

传统档案管理模式主要以纸质为媒介专项记录档案信息，但若纸质档案处于易燃、潮湿等环境，极易导致企业资料出现损失与毁坏的情况。而档案信息化管理不仅改革了信息存储的方式，节省了信息存储空间，更提升了档案管理信息处理的效率。在档案管理信息化下人们只需要通过简单的关键词检索就能快捷找到相关资源信息，轻松实现信息资源实时交互共享，从而提高了信息利用率。

（二）丰富信息传输方式

传统档案传输方式耗时时间较长，还极易出现丢失的情况，从而给企业造成一定程度上的损失，影响了企业的可持续发展。而随着信息技术的不断发展，人们开始利用互联网传输信息资源，规避了信息资源在传输过程中丢失的问题，营造了安全的信息共享环境[1]。人们可以通过邮箱、社交软件等多种方式随时随地传输文件，甚至还可以进行文件加密处理，保障档案信息的安全性。

二、煤矿企业档案管理信息化建设现状

(一)档案管理信息化建设重视程度较低

根据煤矿企业的发展历程来看，人们主要利用纸质档案存储信息资源与资料。但随着时代的发展，这种传统的档案管理方式显然已经不适应新时代的煤矿企业发展需求。因而急需根据自身发展情况，建设一体化的数字档案管理系统，以此保障档案资料的完整与安全，从而更好地促进企业发展。就目前情况而言，大多数煤矿企业的信息化系统还处于初步建设阶段，而由于长时间的数据信息积累，导致档案资料的录入和核实等工作需要耗费大量的时间成本[2]。另外，档案管理人员满足于纸质化档案管理，忽略了档案信息化建设，自然不能正确认识信息化建设之于档案管理的意义，因此不能切实发挥信息化建设对档案管理的作用。

（二）档案管理人员信息化意识有待增强

由于传统档案管理主要以纸质记录为主，档案管理人员使用信息技术的次数较少，加之年龄、思想等因素的限制，大多数老员工宁愿墨守成规，也不肯接受信息化的档案管理方式。另外，部分档案管理人员为文职工作者，缺乏专业档案管理经验，自然就无法真正意识到信息化建设的重要性，从而阻碍了档案管理信息化建设的发展进程。

（三）档案保密性有待提高

新时代的档案管理信息化建设同样面临着信息资源保密性等问题，虽然我国颁布的一系列档案法律法规在一定程度上促进了档案信息化建设，但依然无法完全满足日益增长的信息安全保障需求。另外，档案管理人员对档案信息系统操作不熟练，极易出现信息泄露事件，从而增加了信息资源暴露的风险，影响了档案数据的安全性[3]。

三、煤矿企业推进档案管理信息化建设的策略

(一)重视档案信息化建设

不管是煤矿企业的管理者还是档案管理人员，都应加强对档案管理信息化建设的重视程度，利用新时代的信息技术实现档案管理系统化、规范化、数字化的发展。第一，可以建立档案管理专项数据库，设定进入权限，在保障档案信息安全的前提下提高信息利用率；第二，应加大投资力度，加强自身软、硬件等基础设施建设，以此不断完善档案管理信息系统，实现信息化建设目的[4]；第三，档案管理人员应熟悉数字档案管理的使用方式与使用流程，重视档案管理信息化建设，在专项的档案信息化平台上适度公开档案信息，以便简化查阅方式，最大限度发挥出信息化档案管理的优势。

（二）加强人才队伍信息专业素养建设

煤矿企业的档案管理信息化建设需要管理人员与时俱进不断更新管理理念，优化管理方式，丰富知识储备，从而满足新时代档案管理改革与发展需求。首先，要拓展档案管理人员的视野，为其提供档案管理、计算机自动化等专业知识与技能的培训机会，使其掌握档案管理专业、信息化等知识，有效实现多学科融合，落实理论知识指导实践工作，从而提高档案管理整体队伍的综合素养；其次，制定档案管理信息化建设考核指标，科学使用奖惩机制，调动档案管理人员的工作积极性，增强其学习动力，从而营造良好的管理氛围；最后，提高档案管理人员的薪资待遇，吸引更多的档案管理人才，降低人才流失率，保障档案管理队伍的专业性与稳定性[5]。

（三）完善档案管理信息化的制度建设

在新时代信息技术的支持下，煤矿企业以电子形式将历史档案资料存储于计算机中，有利于实现档案管理信息化建设的标准化和规范化，方便相关人员检索和使用档案数据。首先，要根据档案管理范围等因素明确每位档案管理人员的职责，使其明晰移交文件的范围，便于记录和保存实际工作的文件信息，规避因职责不清而出现互相推诿责任的现象；其次，建立完善的电子档案管理体系，明确数字化矿井建设的要求，从而形成电子档案信息库，并为相关部门提供精准数据信息参考[6]；再次，档案管理人员还应严格管理电子档案信息资源，提高信息安全意识，规避档案数据流失与泄露等事件发生；最后，档案管理人员应联合信息技术部门构建档案管理标准技术体系，形成档案资源与其他业务资源的对接，并提供统一接口，确保需要归档、保存的数据信息都能直接进入档案系统完成信息建设。总而言之，建立完善的档案管理信息化制度，可以轻松实现档案信息资源整合，为各部门提供精准数据资源，从而提高工作效率，实现煤矿企业高质量可持续发展的目的。总而言之，在新时代信息化背景之下，煤矿企业实现档案管理信息化建设是必然趋势。煤矿企业只有提升对档案信息化建设的重视程度，实现档案管理系统化、规范化、数字化发展，提高档案管理队伍的综合素养，重视档案管理信息化的制度建设，才能实现煤矿企业的高质量可持续发展的目的。

参考文献：

[1]方晓娟.煤矿企业推进档案管理信息化建设探析[J].城建档案，2021(04)：23-24.

[2]秦越.煤矿企业档案管理信息化建设探讨[J].城建档案，2020(06)：31-32.

[3]唐小红.加强煤矿企业文书档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019(06)：93-94.

[4]朱军保.煤矿企业档案管理信息化建设研究[J].数码设计（下），2019(10)：116.

[5]赵倩.浅析煤矿机械企业档案管理工作的信息化建设[J].数码设计（下），2019(06)：255-256.

[6]马丽烨.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办公室业务,2016(23)：56.

作者：毕竟文 单位：山西晋盂煤业（集团）有限公司