高速公路建设项目档案管理论文

一、充分认识建设项目档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、运营、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。 

二、建立完整的档案工作体系

根据相关文件对档案工作的要求，项目建设初期，必须成立相应的档案管理组织机构，以实现对项目档案的统一、系统、全面管理。因此，在项目正式开工前，业主单位（指建设单位）须明确项目档案工作的分管领导和部门，并组织成立包括业主、设计、监理、施工（以下简称：各参建单位）等单位在内的各级档案管理组织机构，明确各级档案机构、人员的工作职责，建立完善的档案管理网络。其次，各参建单位应将档案的形成、收集、整理和归档等相关工作纳入各相关业务部门和各业务岗位职责，并将档案工作纳入部门及个人岗位日常工作考核，这是一项有利于各项档案工作持续有效开展的重要手段。

三、加强档案管理制度建设

俗话说“没有规矩，难成方圆”。高速公路建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，就必须建立完善的档案制度。1.业主单位应在项目开工前制定项目的档案工作总体规划，按项目建设前期、设计阶段、施工阶段、竣工阶段等项目实施各个阶段进行工作的具体规划，再按年度、季度进一步细化工作内容，使整个项目档案工作的开展目标明确、思路清晰。2.业主单位应在项目开工前后，制定项目的竣工档案编制办法、实施细则等制度，并在开工后作为项目档案工作的指导性文件及时印发至各参建单位，并要求其严格按制度执行。

四、设定明确的档案管理总目标

设定一个明确的档案管理总目标是整个项目档案工作的努力方向、前进动力。站在管理的角度，设定的目标越高，人员的努力程度和工作积极性就会越高，所达到的管理目标也就相对越高。业主单位可将项目档案总目标设定为：通过对项目档案进行有效的组织与管理，确保项目竣工文档完整、准确、系统、安全，专项验收达95分及以上，争取申报重大建设项目档案“金册奖”（目前广东省重大建设项目档案管理最高奖项）。

五、严抓过程控制管理

（一）定期召开建设项目档案工作会议。为顺利开展项目档案的统一、系统、全面管理，在项目开工后，业主单位及时组织召开档案工作交底会议，对项目档案管理的总目标、管理及整理要求、注意事项等进行工作交底。在项目实施过程中，定期召集有关参建单位及档案人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度及存在问题等，安排部署下阶段工作。 （二）组织档案人员参加相关业务培训。为加强档案队伍建设，提升各参建单位档案人员的档案业务水平，保障项目档案工作的质量及进度要求，业主单位应定期或不定期组织或要求各参建单位档案人员参加相关业务培训，如上级文件的贯彻落实、管理制度的执行、档案编制的技术及要求，电子档案的形成及归档要求等等。（三）抓好各参建单位档案质量和进度控制。高速公路建设项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料等。现广东省建设项目文件材料归档范围主要包括八大类内容（详见下表）。抓好建设项目档案的质量和进度管理，是日常档案管理最基础、也是最重要的工作。档案的质量主要是指文件资料形成的质量及案卷的组卷质量；档案的进度管理，是指各参建单位在项目实施各阶段按要求完成各阶段的档案工作，保证档案工作与项目建设同步。广东省建设项目文件材料归档范围及分工表1.文件资料形成质量控制。在项目开工初期，业主单位须向各参建单位明确对文件资料形成质量的要求，并在资料收集整理过程中联合监理单位定期或不定期对形成的文件资料进行抽查，对不符合要求的，要求其整改和完善，直至达到组卷要求。2.案卷组卷质量控制。案卷的组卷工作是整个档案整理工作的重要环节，案卷的组卷质量直接反映出档案的整体质量，并关系到今后档案的保管和利用，因此，必须在案卷组卷时做好质量控制。（1）实行工程计量与档案质量挂钩。在项目施工过程中，因为存在施工进度的压力，施工过程中资料形成缓慢、错乱多，施工后资料交接脱节，又必然导致档案工作的脱节。虽然可在合同中明确对档案的各项要求及奖罚措施，但从管理上来说，要根本杜绝这一问题，最好采取工程计量与档案质量挂钩的方法。每月的计量支付，是最能调动施工单位积极性的。通过在计量前引入档案质量确认的环节，可以在很大程度上提高其做好档案的积极性，同时也可以在施工过程中形成一个共识：只要资料不合格，就延期支付或不完全支付。通过在计量前引入资料的质量检查，可以将很多可能积累到最后才来解决的问题在日常就解决，防止“积小疾而成大病”，这对于项目的后期管理是非常有利的。（2）对施工、监理单位的档案人员应纳入管理受控范围，对施工、监理单位的档案人员实行报备手续，不得随意变更，出现变更时须向业主单位申请办理变更手续，并纳入合同制约条款，违者实施相应处罚。以此保障施工、监理单位档案人员的稳定性，避免因人员更替导致的工作脱节，从而保障档案整理质量和进度。（3）充分发挥监理单位的监督职能，要求其对施工单位的档案整理质量进行监督、指导；同时，业主单位需联合监理单位定期开展项目档案工作的阶段性检查。3.档案整理工作的进度控制。要抓好各参建单位档案整理工作的进度管理，首先应将档案工作纳入各施工、监理单位的合同管理，明确档案工作进度要求、违约责任等，对施工、监理单位形成一定的制约。其次，业主及监理单位要履行好各自的监督职能，确保档案工作进度与工程进度同步。抓好各参建单位档案的质量和进度控制，还可采取一种更直接有效的办法，那就是由业主单位编制印发项目档案工作的综合评比办法，实行激励机制，在项目实施过程中定期或阶段性对监理、施工单位进行档案工作综合评比，对档案质量和进度做得较突出的给予奖励，对达不到要求的予以通报批评，提高他们对档案工作的重视度和积极性。（四）重视各参建单位档案安全管理。档案安全工作直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。要做好项目档案的安全管理，应主要抓好以下几点工作：1.档案的安全管理范围包括对纸质文件材料的安全管理、对电子文件材料的安全管理、对档案存放环境的安全管理等。2.在各参建单位中宣贯档案安全工作的重要性，加强档案安全工作监督管理，业主单位负责对施工、监理单位的档案管理进行监督，业主及监理单位对施工单位进行监督，同时各参建单位应在日常工作中加强自我监督。3.根据高速公路建设项目施工点多、施工单位办公场所分散、资料分散整理、存放环境简陋等特点，档案在收集、整理及保管过程中较容易出现各种突发状况，各参建单位应制定档案抢险应急预案，出现险情时及时启动应急预案，保障档案的安全。

六、结语

本文从建设项目档案管理学习者的角度出发，对如何做好高速公路建设项目档案管理工作作出了初步分析，希望能给高速公路建设项目档案管理带来一定的帮助，并请各建设项目档案工作者共同探讨、多提宝贵意见及建议。

作者:何燕飞 单位:广东开阳高速公路有限公司

【参考文献】

[1]重大建设项目档案验收办法(档发﹝2006〕2号).

[2]广东省交通运输厅.关于印发﹝广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法〕的通知(粤交办﹝2012〕406号)[Z].

[3]关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知(粤档发﹝2015〕61号)[Z].

[4]宫晓东.企业档案管理体系的建设与运行[M].北京:中国工商出版社,2016(4).