高校软件资产管理分析

［摘要］随着高校信息化水平的逐步提升，软件资产已成为高校固定资产中的重要组成部分，它们对高校的教学、科研乃至行政管理工作具有重要作用。针对目前高校软件资产管理中普遍存在的问题，本文从制度建设、管理理念等方面，结合软件资产的主要特征，对软件资产管理提出一些建议。

［关键词］硬件软件;软件资产;资产管理

一、软件资产管理的时代背景

进入21世纪以来，计算机工业发展迅猛，软件产业技术和产品的更新换代日新月异。国家对高校教学科研成果的日益重视，促进了高校各类教学科研硬件及相关应用软件的采购比重日趋加大。软件资产已经逐渐成为高校资产的重要组成部分之一。在这样的时代背景下，我们应抓住机遇，采取行之有效的软件资产管理方法，确保高校国有资产的保值增值。

二、高校软件资产管理现状

软件资产，是指以软件载体、许可、信息化成果的拷贝(含文档资料)等形式存在的，单位价值达到固定资产标准或授权使用期限在一年以上的批量同类资产。软件资产作为高校资产的一部分，与高校其他资产一样具有成本价值和使用价值。如今，软件资产正随着多媒体、校园网络的逐渐开发和普及，呈现逐步增长的趋势。近年来，无论是对外招投标购置的软件，还是高校自行开发的软件，在采购数量和预算经费上均呈现递增趋势。比如，目前高校的管理软件有涉及日常校务信息往来的办公平台，有管理学生学籍信息的学生自助登录系统，有打印学生成绩、毕业证书的管理软件，有管理资产、人事、财务、科研数据等专业信息的专业管理软件，等等。高校无论是服务于学生、教师，还是服务于行政、教学和科研岗位，都在借助管理软件辅助人工的办法完成日常工作。利用并管理好软件资产，已成为高校资产管理人员必须面对和思考的问题。由于软件资产的自身特点及各种主客观原因，高校软件资产管理存在以下问题:(一)管理观念较为守旧。按国有资产管理有关条例界定，软件资产应为无形资产。而我国对无形资产的认识和研究界定相对较晚，在理论探讨和舆论宣传上相对滞后。此外，从高校资产购置组成形式看，早期高校资产在购置和管理上比较侧重传统硬件类型设备，如电子仪器设备、行政办公设备、教学仪器设施、房产等。从当前高校资产组成比例来看，硬件资产仍占资产总额的较大比例，因而高校资产管理部门仍然较注重对此类资产的管理。软件类无形资产因发展较晚，与其相关的管理思路和具体管理方法仍处在探讨摸索阶段。目前，高校对软件资产的购置、管理、监督、处置、评估、审计等工作仍未形成统一的管理机制，软件管理意识仍然不足。若采购单位重视，则会根据国有资产管理办法完成软件资产的入账登记等手续;反之，则对这类资产无视。这在很大程度上要求资产管理者加强对软件资产的重视，在实际操作中形成规范、完善的软件资产管理模式。(二)“无形”特点加大管理难度。在高校中，软件资产作为一种无形资产，可能是教务管理中的一个虚拟网址，也可能是一组计算机序列符号。软件资产无具体形态，并且有可能在一段时间后出现变更，所以在购置、使用、验收和效益评估、报废销账等实际操作环节中往往给高校资产管理工作增加难度。高校资产管理部门和软件资产具体使用部门因职能分工不同，不能就软件资产的管理、使用、反馈等情况及时沟通，往往造成软件资产难以管理。软件资产与硬件资产不同之处还在于，软件资产一经采购仍存在后续升级、安全维护等系列问题。例如学生学籍管理软件或资产管理软件这些专用类教学辅助管理软件和行政管理软件，会存在后续版本升级、功能增加和完善等要求，并因此产生相应费用。这些后续费用加上软件购置原值，导致一款软件的单位价值不断累加。对于此类情况，资产管理部门可以将其视为软件升级，并在软件资产最终入账金额上呈现出原值和后续费用的累计。但如果软件资产的具体使用部门未能主动到学校资产管理部门登记管理，而仅仅将此类费用作为硬件后续的维护费用，那么该款软件的单位价值就缺少了该部分价格，从某种意义上说造成了国有资产流失。此外，软件使用部门的人员对软件的不规范操作与应用，也会使软件资产维护成本提高，并存在某些安全隐患，加大软件资产管理的难度。(三)计划与采购脱节。随着学校规模不断扩大，学校各部门因教学、科研、行政工作等需要，申报采购各种软件。学校若没有做好总体的软件管理规划，就容易出现各部门对同一个软件反复申购的情况。在购置软件后，采购单位(国有资产管理部门)因为没有直接接收软件，不可能对软件进行复制备档;而使用部门收到软件后若不及时对软件进行刻盘保存或对无法复制的软件安排专人保管，就会降低软件的使用周期。针对目前高校软件管理存在的问题，应尽快建立健全软件资产管理制度，探索良好的软件资产管理方法。

三、规范软件资产管理程序，逐步建立和完善软件资产管理长效机制

(一)提高认识，强化软件资产购置预算申请程序。高校资产管理部门应与时俱进，把完善软件资产管理作为国有资产管理全局工作的有机组成。在遵从国家推进软件知识产权保护工作原则的大背景下，紧密结合学校实际情况，有计划、有步骤地推动本校软件资产的购置、整合。高校资产管理部门在对全校资产清查过程中，应组织学校各职能部门对各自业务系统和办公系统的软件进行认真核查，并对计划购置的软件作出详细的购置要求。经过学校详细采购规划后，资产管理部门统一登记归类，区分操作系统软件、办公软件和杀毒软件，由学校进行集中招标采购。这样，在采购环节既可预防同一软件反复购置的情况，又可以确保购置正版软件。此外，应充分发挥审计、财务等外部监管力量，切实将软件资产的财务核算、配置使用以及软件正版化等情况纳入部门审计范围，确保软件资产管理规范工作有序推进。(二)以“软件”管理软件，完善软件资产管理系统。目前高校资产管理都有一套相关的管理系统，或借助开发公司制作固定资产管理软件，或自行开发管理软件。根据高校情况的不同，此类管理系统或为单机版或为网络共享版，实现用“软件”管理软件。在计算机网络普及和完善的背景下，高校资产管理已具备了实现软件集中管理、资源共享的条件。高校在不侵犯软件著作权益的前提下，实现资源最大化共享必须对采购后的软件进行分类。可进行共享的办公通用软件、杀毒软件等，在购置后由国有资产管理部门统一复制备份，这样既能保证原装软件的存储，又可以满足资源共享的可能性。(三)明确职责，建立责任追究制度。根据软件资产的实际情况逐级建立购置、使用责任制，明确软件资产在购买、使用、升级维护等环节的直接使用人和保管人，并建立领导监督制，确保软件资产的常规使用。各高校应尽快健全软件资产验收、入账、使用、升级、维护等内部管理制度，做好日常管理工作。对软件资产使用部门的具体经办人员应加强培训，让具体管理人员明确自身工作职责，强化软件资产管理。对购置的软件应注重外观检查，仔细核对合同，检查质保书、保修书，认真阅读使用说明书;在现场安装调试时，对各功能模板进行逐一测试。以上程序确认无误后，方可至国有资产管理部门做好软件入账手续。国有资产管理部门在对软件资产进行入账后，围绕软件升级、更新和维护，应加强与软件使用部门的沟通交流，根据工作职责建立明确的软件资产使用管理责任制，根据不同软件资产的特点有针对性地完成软件管理工作。

四、结语

软件产业是国民经济和社会信息化的基础性、战略性产业，对经济和社会发展具有十分重要的作用。保护和使用正版软件，清理和抵制盗版软件，是保护和完善我国知识产权的必然要求。高校资产管理部门应提高认识，带头使用正版软件，抵制盗版软件，在校园内积极营造保护知识产权的良好环境。在国家保护知识产权的大背景下，建立健全高校软件资产管理机制，提高高校软件资产管理水平，是今后高校资产管理工作的重心。

［参考文献］

［1］刘晓舒，邱路，邓凤兰．高校软件管理的探讨［J］．实验室研究与探索，2004(4)．

［2］朱光辉，刘涛．关于软件管理中的资源共享［J］．实验技术与管理，2005(3)．

作者:陆威 单位:闽南师范大学