中小企业会计电算化的若干意见

我国的会计电算化从20世纪70年代末开始，经过了近30年的发展，已经取得了长足的进展，到目前为止，我国已有相当数量的大中型企业实现了会计电算化，并开始着手实施ERP管理系统。近年来，随着计算机性价比的快速提升，财务软件技术的日趋成熟，加上企业信息化管理需求的日益迫切，很多中小企业也开始计划或已经开始实施会计电算化。然而，值得注意的是，由于中小企业在规模、资金、人力资源、经营方式上与大企业都有很大的区别，所以在实施会计电算化时不能完全模仿大企业的思路和方法。那么，中小企业应如何实施会计电算化呢?在实施会计电算化过程中又应注意哪些问题呢?本文将针对目前中小企业实施会计电算化过程中存在的问题，提出若干建议。

一、端正态度，做好思想准备

与大企业相比，中小企业规模一般比较小，业务量相对较少，所以有些中小企业领导认为本企业会计工作手工足以胜任，投资实施会计电算化纯属浪费。同时由于实施会计电算化会不可避免地带来会计工作中的变革，致使很多财务人员因担心不能胜任新工作而产生抵触情绪，影响了会计电算化的实施。针对此类现象，笔者认为，中小企业实施会计电算化，首先需要各级领导和全体财务人员端正态度，从思想上做好准备。

作为企业领导，首先应明确“发展才是硬道理”，企业只有发展，才有前途，要发展，就必须跟上时代步伐。会计电算化是企业管理信息化的基础，而企业管理信息化已经成为企业发展的必然。所以，中小企业实施会计电算化是其实现管理信息化的一个途径。虽然实施会计电算化需要资金投入，可能会在短期内对企业产生一些不利影响，然而，企业领导应认识到会计电算化将来对企业管理信息化的作用，企业会计电算化的正常运转，为企业管理信息化的实现铺平了道路。另外，那些熟识企业财务状况的财务人员也要端正态度，勇于面对变革，克服抵触情绪，因为一切事物都是不断变化的，“变则通，通则久”，随着经济的发展，会计变革是必然的。所以，财务人员应积极主动地学习新知识，提高自身业务素质，以迎接会计电算化的挑战。其实，实践表明，企业实施会计电算化后，财务人员的工作量可以降低2／3，不但减轻了劳动强度，提高了工作效率，而且可以有更多的时间和精力参与企业经营管理，为企业领导提供各种各样的分析报告。同时，还可以挤出更多时间学习计算机应用知识和会计专业知识，这必然使企业财务人员的素质逐步提高，从而更好地为企业发展服务，形成良性循环。

二、购置设施，做好基础准备

企业要实施会计电算化，就需要配备相应的软、硬件设施。在购置设施时，首先应考虑企业自身的规模、软硬件费用和技术承受能力。中小企业规模一般比较小，所以，没有必要购置“高精尖”、“大而全”的软件和硬件，但要考虑软硬件之间的协调和发展。作为硬件基础的计算机，其配置既要保证当前财务软件的正常运行，也要考虑到将来财务软件升级后，该计算机的运行性能，避免软件升级后与计算机硬件不协调，导致重新购置硬件，造成资金浪费。同时，如何选择合适的财务软件也是企业实施会计电算化的一个重要环节。购买财务软件，应从全方位考虑：

(1)要满足购买方——企业自身规模和经营特点的要求。目前，市场上通过财政部门评审的财务软件有很多种，一般都具有账、表、存货、工资、固定资产、往来款项管理等通用模块，有的还具有成本核算、资金管理及财务分析功能。就我国目前中小企业发展的现状来看，企业规模或大或小，很不均衡，所以中小企业实施会计电算化最重要的一点是明确自身需求，通过对本企业资金规模、业务特点、硬件配置、人员素质及发展方向等方面的研究定位来确定所需财务软件的性能、功能、运行平台及实施方法和步骤，可以先选择一些常用的模块，如账务处理、报表处理作为试点，随着企业规模的扩大和业务量的扩充，再投资选用其他的模块。这样，既避免企业一次性投入费用太高，也能使中小企业财务人员在循序渐进过程中更好地使用财务软件，为企业服务。

(2)要考察供货方的实力和商誉。首先，大面积“撒网”，多选择几家软件公司作为目标。然后，采用合适的方法考察选中的软件公司。作为购买方的中小企业在考察过程中，可以找专门从事软件咨询服务的公司进行咨询，也可以对与本单位背景环境相似的用户进行考察，同时，还可以参阅专业媒体有关财务软件的评测报告，来考查该软件系统是否安全稳定、功能是否全面实用、操作是否简捷易用。在此基础上，还要重点考察软件供贷方的商业信誉和售后服务。中小企业应选择那些技术力量雄厚、售后服务体系健全，有良好的商业信誉，而且经营时间较长的软件开发商。因为这些软件公司在企业实施会计电算化过程中，有能力提供用户培训和技术支持，而且在激烈的市场竞争中能长时间拥有较大的用户群，足以说明其质量和信誉应该是不错的。

(3)另外，需提醒中小企业：不要因为财务软件价格高而放弃购买，转而自行开发。因为中小企业的资金规模小，技术力量薄弱，业务类型不很规范，因而，自行开发的软件通用性——般较差，还可能存在一些问题。而且一旦计算机软、硬件技术或会计制度出现重大变革，需要重新编写财务软件程序时，可能会出现与先前的软件程序相矛盾的地方，处理起来就很麻烦了。另外，修改后的财务软件程序是否能实现财务数据的安全对接与转换，也是一个需要考虑的问题。而对于商品化财务软件来说，上述问题就很好解决了。通过财政部评审的财务软件不但功能规范，错误较少，而且其升级换代和维护均由软件开发商负责，企业没有开发维护这个后顾之忧，完全可以“轻装上任”。

三、组织人员培训，取得技术支持

会计电算化工作是一项技术含量较高的工作，不仅需要会计、计算机专门人才，更需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。由于种种原因，大多中小企业只重视软件、硬件的购置和安装，不重视对相关人员的培训。而实际上，由于中小企业在人力资源和技术力量方面相对落后，更需要做好相关人员的培训工作。一方面可以让相关人员掌握工作知识和技巧，另一方面增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性，提高工作效率。培训方式可以多种多样，但不论哪种培训，都可以分为初级、中级、高级三个层次。大部分财务人员要通过初级培训，掌握计算机和财务软件的基本操作技能；一部分财务人员要通过中级培训，能够对计算机系统环境进行一般维护，对财务软件进行参数

设置，以及对会计核算信息进行简单分析和利用；少部分财务人员要通过高级培训，能够进行财务软件的分析和设计。就中小企业而言，可以只对其财务人员进行初级和中级培训，并由培训后的中级财务人员组织成立企业内部的“技术支持部”，对企业的会计电算化工作给予指导。由于一般的财务软件供应商都会提供包括软件使用培训和系统维护等售后服务，所以，在系统安装调试及软硬件升级时，“技术支持部”可以直接与外部的财务软件供应商联系，取得技术支持。

四、整理会计资料，做好系统初始设置

企业购买了商品化财务软件后，接下来要做的第一件事就是整理本单位的会计核算业务，使之适应电子计算机处理的需要，即：不仅将手工核算的方法、规则、内容、形式等“告诉”计算机，还要将手工处理的会计数据“移植”到计算机中。在手工核算方式下，很多中小企业会计基础较差，会计工作不规范，账、证、表格式、内容混乱，核算方法、程序不统一。同一类业务，不同的人做法可能不完全相同，而且有的可能不符合有关要求。而商品化财务软件具有通用性，即不提供某一具体核算的不规范处理方法，所以就要求中小企业在实施会计电算化之前，先将手工会计资料进行整理。首先应当判别原有数据的真实性和有用性，对于因为中小企业原有会计系统缺陷等原因造成的非真实和非相关数据，就没有必要进行数据转化，因为此类数据无益于提高新系统的作用。其次，需要整理企业概况，包括企业名称、企业简称、企业法人代表、单位地址、邮编、电话、传真、电子邮件、税号、开户银行、银行账号、企业类型、行业性质等信息。再次，整理部门档案、职员档案、客户和供应商档案。最后，确定凭证类别、会计科目及科目期初余额表。必要时，还可将常用摘要及常用凭证整理出来备用，以减少后续工作量。由于系统初始工作直接影响企业的日常账务处理和期末业务处理，所以，中小企业在进行系统初始化时，最好由软件供应商的专业技术人员来帮助完成，共同做好系统初始工作。

五、明确分工，严格内部控制

会计电算化不但要求企业财务人员加强协作，而且对其各自权限做出了严格划分。准备实施会计电算化的企业，应根据内部控制制度的要求和本企业的工作需要，建立会计电算化岗位责任制，明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查。企业会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、软件开发等岗位。由于电算维护、电算审查、软件开发岗位需要具备较高的会计知识和计算机软硬件开发、维护技能，所以，对于中小企业，可只设电算主管、软件操作、审核记账、数据分析岗位，由电算主管负责财务软件运行环境的建立和财务软件日常运行的管理，以及各项初始化工作。由软件操作员负责会计数据的输入和会计信息的输出及备份处理。由审核记账人员负责对输入计算机的会计数据进行审核记账，并对打印输出的账簿、报表进行确认。由数据分析员对计算机内的会计数据进行分析，提供会计信息。基于中小企业财务人员相对匮乏的现实，上述几个岗位可以一人多岗，如电算主管、审核记账、数据分析岗均可由会计主管兼任，而软件操作岗则可以由其他人员完成。但要把握一个原则，即不相容职责相互分离，如会计与出纳、凭证录入员与审核记账员等均不能为同一个人，以严格内部控制，防止舞弊。

六、缩短试运行，灵活甩账

“试运行”即会计电算化信息系统正式使用之前，手工与计算机同时进行会计业务处理的过程。“甩账”即甩掉手工，单独由计算机完成会计核算工作，这需要会计电算化信息系统经过一定时期的试运行，并通过相关财政部门的审批。对于中小企业，试运行与甩账过程中，应注意以下几点：

(1)试运行时间应放在年初或季初等特殊会计时期，并行时间不宜过长。因为年初或季初的会计资料比较好整理，数据转换工作比较好完成，又由于手工与计算机并行时间太长，会增加财务人员的工作量，既造成了资源浪费，还很有可能挫伤财务人员的积极性。所以，并行时间应尽可能缩短，最好不要超过3个月。

(2)选定工作重点，安排工作进度，定期检查，及时总结。试运行的工作很多，包括期初数据录入，日常会计业务处理，账簿查询和打印，报表编制和输出，以及会计数据分析等。所以，在试运行阶段，应选定工作重点，并安排好工作进度，在每一进度完成后，进行定期检查，比较手工与计算机两种方式的处理结果，若发现问题，及时向技术支持部门和软硬件供应商寻求技术指导。

(3)甩账方式灵活选择。从试运行向计算机系统转换，替代手工核算，一般有两种方式：一种是全部核算业务一次性完成转换；另一种是分阶段逐步转换，以保证系统可靠，平稳过渡。原则上，对于那些业务简单或单项应用的核算业务，可用一次性转换。但考虑到中小企业人力资源较弱，业务量不均衡，进行甩账时可灵活选择甩账方式。