图书馆采购关键因素分析

〔摘要〕文章结合国外图书馆实施读者决策采购（PDA）过程中面临的问题，具体探究PDA在图书馆的经费节约、文献保障、馆藏资源建设质量等方面的实际作用。本文分析现阶段我国图书馆实施PDA的条件，探究PDA在我国图书馆成功推行的关键因素，进而提出积极寻求政策突破、确定灵活的PDA经费比例、制定完善的采购标准和权限、选择合适的供货书商、及时跟踪与评价、构建开放的PDA平台等建议。

〔关键词〕PDA;读者决策采购;图书馆;馆藏建设

1引言

印度图书馆学家阮冈纳赞曾提出图书馆是一个生长着的有机体。近年来，用户需求的满足程度和馆藏资源的利用程度在图书馆馆藏建设评价中的重要性日益凸显，加之图书馆经费增长放缓、馆舍面积有限以及图书利用率低等因素，使得以馆员为主体的文献采购模式受到挑战[1]。20世纪90年代，美国高校图书馆读者决策采购（PDA）兴起，其目的是为了提高图书采购和用户需求的匹配度。它是一种以用户为主导的资源建设模式，依托于网络系统，以图书馆事先制定的文献采购标准和使用参数为依据，由用户的阅读需求或实际使用情况来确定采购文献[2]。一时间，国内图书馆与学界似乎找到了解决预算投入不足、图书利用率低下等现实难题的有效对策。PDA研究热的背后是否存在着人为夸大PDA实施效果的因素？现阶段图书馆的馆员采购模式能否被PDA模式所取代？本文试图从国内外图书馆开展PDA的具体实践着手，分析当前图书馆的PDA实践在经费利用、文献保障率、馆藏资源建设质量等方面的现状，并对我国图书馆现阶段是否具备实施PDA的内外部条件进行探究，进而探讨我国图书馆成功开展PDA采购模式的关键因素。

2图书馆实施PDA出现的问题

2.1购书经费超支。图书馆开展PDA的主要目的之一是缓解本馆日益紧张的经费预算，并最大限度满足用户的文献需求，让经费利用效益最大化。相关文献研究表明，国外很多图书馆通过实施PDA不仅未明显缓解经费紧张，甚至出现了经费超支。如2009年杜克大学图书馆与Ebrary供应商合作实施的PDA项目，首先投入的2.5万美元仅用两周即全部花完。随后再次投入2.4万美元，4周共采购电子图书347种，使用经费4.9万美元，比预算经费多出近一倍[3]；英国北安普顿大学图书馆，投入75000欧元，计划用于2011—2012学年的PDA项目，但实施过程中发现每月平均费用高达19000欧元，16周就用光预算投入[4]；同样，南伊利诺伊大学、丹佛大学、诺丁汉伦特大学等高校图书馆的PDA项目月均费用都超过其预期经费投入。经费使用过快和超支的问题让这些高校图书馆无法继续PDA项目，只得暂停PDA服务，等待下一周期经费的再投入。出版的图书将被推迟购买甚至取消，导致后期出版的著作出现缺藏，若是订购过迟，一些重要图书也会因为断版而无法获取。为保证PDA项目的持续开展并继续为用户提供此项服务，图书馆不得不花费很大精力经常性地动态调整PDA策略。由此可看出，图书馆实施PDA，其采购费用不一定低于传统采购模式。2.2藏书体系失衡。传统的采购模式依据馆员的采购经验，并结合馆藏特点及采购计划，根据不同学科专业的设置，比较合理地分配不同学科文献经费，通过持续不断的购买保证了图书馆馆藏结构的系统性和完整性，基本保证了图书馆馆藏资源建设的长期发展需要。而PDA模式主要根据用户的点击浏览次数是否达到购买标准而进行文献采购，主要目的是满足用户的当前需求。对于高校图书馆，用户群体的当前文献需求很可能无法与学校的学科发展、科研需求相一致[5]，难以实现图书馆馆藏体系建设的特色化和系统化。研究人员因为自身的项目需要而点击相关的文献资料进行采购，虽然一定程度上补充了该领域的文献资源，推动图书馆的资源建设走向深度发展，但其他相关领域的非研究性文献资源可能因为点击次数不足而未能纳入图书馆采购的范畴，对于综合性大学学科尤其是重点学科的长期发展是极为不利的；本科生偏向于依据个人阅读喜好选书，可能挑选一些关于热点话题的畅销书，或者为了完成作业而查找文献资料，未能考虑图书馆馆藏体系建设的长期发展[6]。对于公共图书馆，可能出现某些出版商雇佣部分用户为其所提供书目增加点击量，用户的阅读需求这一难题难以得到有效解决。在PDA经费投入不大的情况下，影响较小；若PDA经费投入过大，将会造成某一类文献资源系统性缺失，导致馆藏结构失去平衡，影响大部分图书馆用户的阅读权利。2.3馆藏质量不能得到保障。馆藏质量是图书馆馆藏资源建设的生命线，高校图书馆实施PDA表面看来是赋予了用户选书的权利，满足了部分用户的需求，但从长远来看，是以牺牲馆藏质量为代价的。在高校图书馆馆藏资源建设方面，学术性文献应是馆藏的重点，而高校用户尤其是本科生在选择图书时具有一定的随意性。如果没有科学合理的引导，容易选择一部分符合一时兴趣而质量不高的图书，会对高校图书馆的学术地位产生不良影响，对长期的资源建设是不利的。例如，普渡大学图书馆自2000年开展了PDA项目，以本科生为主体的用户在2000—2009年间共采购了9572种电子书，其中人文社科类占82%，科技类占15%，其他类占3%[7]；伊利诺伊大学香槟分校图书馆在实施PDA期间，2010年用户点击购买了677种电子书，人文社科类占80%，科技类仅占20%[8]。这些实践案例很大程度上表明，用户选书倾向偏离高校教学科研需要，图书馆过分依赖PDA采购模式会严重影响馆藏质量，给未来的馆藏资源建设造成无法挽回的局面。2.4难以服务重点用户群。高校图书馆的资源采购主要满足教学、科学研究的需要，尤其侧重于重点学科的文献资源投入，因此教学、科研工作者，重点学科的师生是其重点文献保障对象。而高校图书馆在实施PDA的过程中，实际情况可能并非如此，PDA模式的文献采购权主要掌握在利用图书馆和熟悉PDA流程的用户手中。PDA需通过图书馆的自动化系统进行操作，这为年轻用户采购文献提供了便利；相反年龄较大的教学和科研型用户可能无法较为熟练地进行电脑操作，对图书馆的自动化系统依赖较低，对PDA的利用较低。高校学生人数众多，而教学及科研工作者人数相对较少，因此PDA很可能成为学生用户的选书工具。科学的馆藏资源建设应该对整个高校用户群体的文献需求负责，尤其是对教学和科研的重点用户群负责。2.5图书馆员采购能力被忽视。在高校图书馆方面，虽然PDA的主体是高校师生，甚至特定专业的学生比图书馆员拥有更多的某一领域的专业知识。但不可否认，图书馆员拥有更多的图书采购方面的知识和经验，了解出版状况、关注核心出版社，熟悉图书供应商，而大部分师生对此并不了解，尤其是本科生缺乏从大量出版物中挑选最相关的图书的经验。同时，文献采购时图书馆员关注的侧重点不是图书本身，而是它对整个馆藏资源建设的价值和平衡。例如，一种新书，其内容已经在馆藏的其他文献中出现过，那么它潜在的馆藏价值就很小，在采购时图书馆员就可以减少这类文献的购入，实现经费利用效益的最大化。高校图书馆如果不加限制地让用户参与PDA项目，将削弱图书馆员采购图书的知识和经验的作用，最终可能导致馆藏质量下降。面向社会用户的公共图书馆，其馆员在进行文献采购时，无疑有着比用户更为丰富的购书经验和购书渠道，更有其独特的文献价值评估技巧等优势，实施PDA将无法有效发挥馆员的采购经验与优势。

3PDA在我国图书馆实施的现有条件

3.1以用户为中心的理念得以贯彻。程焕文将用户的图书馆权利解释为自由、平等的权利[9]。PDA的主要特征体现在图书馆馆藏资源建设中的用户权利，PDA模式赋予了用户采访的决策权，使其由馆藏资源建设的接受者向发起者和决策者转变，意味着图书馆资源建设思想的一次重大转变。近年来，为了广泛了解用户阅读需求，提高购书的利用率，各图书馆普遍开展了各种形式的用户荐购活动，让用户参与资源建设工作，以用户为中心的理念已深入图书馆的服务实践中。对于新时期的图书馆来说，实施PDA将是馆藏资源建设发展的必然趋势，使用户成为图书馆资源建设的参与者，让用户的权利得到更充分的享受。3.2馆藏图书利用率低。目前我国图书馆的馆藏资源建设面临的困境是用户真正所需的馆藏未被购买，购买的馆藏资源流通率很低[10]，在国外，康奈尔大学图书馆的2010年度报告指出，1990年至2010年间该校图书馆所采购的55%的纸质文献从未流通过[11]；伊利诺伊大学与宾夕法尼亚大学在2010年对本校图书馆的阅选书目也进行了比较分析，结果表明很大一部分的纸质文献从未离开过书架[12]。而国内图书馆的图书利用率也不是很理想，比如武汉大学图书馆2010年入藏的9000余种经济类中文图书中，截至2016年12月共有2000余种没有被借阅过[13]；华南农业大学2008年至2010年共入藏外文书9000余册，截至2010年12月31日，零借阅的比例高达68%[14]。可见图书馆员的文献采购未能准确预测用户的实际需求，这为以用户需求为中心的PDA模式实施提供了条件。3.3现代信息技术、电子商务的发展成熟。PDA的发展是现代信息技术和电子商务在图书馆馆藏资源建设中的直接应用，促进了图书馆服务手段、服务理念和服务流程的提升与改变。PDA在国外高校图书馆能够成功实施，在很大程度上得益于现代信息技术与电子商务的高度发展[15]。国内的图书馆网页已经具备了与外部网页链接的技术条件，使用户、图书馆、经销商等可以实现跨平台交互，得益于现代信息技术的支撑，基于网络的图书营销很大程度上可以精准分析顾客的图书需求。同时，目前网络书店的蓬勃兴起和电子商务的迅猛发展为图书馆PDA的开展提供了经验借鉴和运输保障，国内既做馆配业务又做网络书店的大型图书公司的出现更是为我国图书馆PDA的实施提供了契机。我国图书馆应该加强与供货书商、出版商的合作，积极将现代信息技术与电子商务融入馆藏资源建设中，向用户提供更精准、更及时的文献资源服务。

4我国图书馆成功实施PDA的关键因素

4.1积极寻求政策突破。美国图书馆界实施PDA的重要条件是具有便捷的支付手段，在很多图书馆的PDA系统中，可以实现按册支付、按时间支付、按流量支付等。而在我国图书馆界，尤其是公共图书馆的文献采购支付受到国家政策的限制[16]，比如，各大图书馆的文献采购普遍施行政府招标采购，这在一定程度上保证了图书馆上游市场的公平性，但也在很大程度上制约了图书馆采购业务的多元化发展。在政府招标中限定了出版商、书商的范围，而这些出版商、书商可能没有开展PDA的相关业务，或者业务范围很小，满足不了用户的需求；同时政府招标采用批次支付、阶段支付，与PDA的即时、小量支付要求不符。因此我国图书馆界应该深入研究现行的国家政策，积极寻求政策突破，探究PDA与政策的结合点，分析国家政策与PDA的关联性，从图书馆角度向政府相关部门提出政策创新的建议；同时通过各种途径宣传PDA的价值，争取政策制定部门对PDA的认同，进而推动相关政策变革。4.2确定灵活的PDA经费比例。对于公共图书馆，包括省、市级图书馆，应做好自身的发展方向定位，合理分配PDA采购资金，推动馆藏结构的优化。具体来说，经费分配应以传统采购为主，包括图书采购、报刊采购及数据库采购等；而PDA经费的分配应当从文献采购经费的实际出发，结合本馆馆藏建设的方向制定采购方案，由图书馆采购工作人员进行文献采购。对于高校图书馆，为避免出现经费超支的问题，也需要对PDA经费进行灵活分配。通过设置较短的PDA经费分配周期，一旦高校用户的PDA经费达到预算上限，暂停这一时期的PDA服务，等到下一周期再次开启PDA服务，保证预算经费的可控性。图书馆可根据情况灵活把握导入OPAC书目的时间，让用户有机会选择因PDA经费暂停而未购买的图书，避免等待时间太久，推动更能满足用户需求的馆藏资源建设。4.3制定完善的采购标准。和权限美国的很多高校图书馆在实施PDA过程中，制定了比较完善的文献采购标准和不同的用户采购权限。采购标准与用户权限的设置，不仅可以有效约束用户在决策选购中的随意性，更能有针对性地满足用户文献需求，还能让图书馆减少重复采购，提高经费利用率，缓解PDA实施过程中文献经费使用过快、超支的问题。对于高校图书馆，保证馆藏结构合理是其重要职能之一，但由于各自的特色馆藏建设目标，不同规模、不同特色的图书馆应该实施符合自身需求的PDA模式。对于规模大、经费足、馆舍空间充裕的大型高校图书馆，可以继续推行传统的馆员采购模式，PDA只作为传统资源建设模式的补充，用来满足用户的特殊需求。而对于经费短缺、特色藏书不明显的中小型高校图书馆，可以考虑将PDA作为主要的文献资源采购模式之一，但对于重点学科、特色馆藏的文献采购继续采用馆员采购方式。在实施PDA的过程中，高校图书馆与图书供应商制定符合馆藏发展的预设文档，此文档主要控制出版社、出版时间、学科范围、图书价格等，用户只能在设定的文档框架内行使选书权。同时，可以将PDA的选书权限划分为5个层级，即教师、博士生、研究生、高年级本科生、低年级本科生。层级越高所选图书的价格、数量、学科等范围越广，尤其是重点学科或有重大科研项目的科研工作者，可给与其充分的选书权限。对于公共图书馆，其绝大多数用户缺乏文献采购的专业知识与经验，无法把握图书馆的经费预算与馆藏结构的合理性[17]。因此，图书馆可以通过设置“预设文档”，对用户所拥有的PDA文献采购权限进行详细规定，其内容主要包括：出版社、出版时间、点击次数、单本图书售价等。其中，图书价格是导致PDA采购超支的重要因素，图书馆应对图书价格进行严格限制。其次，图书的被点击次数、阅读时间等要素必须达到一定条件才能触发购买。通过预设文档，用户只能在图书馆设定的框架内行使选书权。例如杭州图书馆在实施PDA过程中对用户采购的文献种类、单本图书售价和对象等都做了较为明确的限制，不在“预设文档”框架内的文献均无法触发购买。此外，对于规模较大、经费较充足的省、市级图书馆，可以将PDA作为传统资源建设模式的补充手段，从而保障更多用户群体的权益；对于经费短缺、馆舍较小的县级图书馆，可以考虑将PDA模式作为主要的文献资源采购方式，更精准地满足用户文献需求。4.4选择合适的供货书商。美国图书馆实施PDA的重要基础是与供货书商的协作。我国的图书馆也应与供货书商共同探讨实施PDA的程序、规则、技术等各方面的问题，深化与扩展二者间的合作，为用户提供丰富的书目资源和及时的服务。首先，图书馆对内部的招标、采购等流程进行调整，实现图书供应商的服务系统与图书馆信息系统的无缝对接，方便用户及时快捷浏览不同学科不同门类的图书；其次，选择有实力、可靠的书商，可以很大程度上保证其所提供书目信息的准确性和完整性，方便图书馆后续的编目工作。对于公共图书馆，尤其是省、市级公共图书馆，可以与邻近区域内的多家正规书店合作，为用户提供较多的图书品种，方便用户就近选择，在较短时间内将图书送达用户或者图书馆，实现PDA服务的及时性。对于高校图书馆，由于其学术性的定位以及丰富的学科专业，在重点加强与邻近区域正规书商合作的同时，为满足高校用户多元的文献需求，可以与国内甚至国外的书商建立合作关系。4.5及时跟踪与评价。众多美国图书馆将自身比较规范成熟的评估标准引入PDA项目中，基本实现了科学化、标准化、动态化的PDA评估[18]。我国在2011年引入PDA的概念，对PDA的研究多集中在理论层面，缺少比较成熟的PDA案例[19]。在实施PDA的过程中更应该进行评估和跟踪，进而发现问题，分析问题，提出改进措施，不断提高PDA模式的适用性和实用性。一般来说，供货书商会提供购买数量、价格、浏览量、购买前后的使用量等相关数据，图书馆可以据此评估和发现PDA项目中存在的问题并动态调整相关参数。具体来说，可以从两个层面对PDA进行评价。若实施PDA的目的是为了缓解经费紧张，那么可以从成本、借阅量、书商等方面对PDA采购与馆员采购进行比较分析，整体评价PDA的实施效果；若目的是为用户提供更精准的文献服务，则可以评价对比不同时期PDA采购标准下的用户反馈，进一步动态调整相关标准参数，满足用户更多元、细化的文献需求。4.6构建开放的PDA平台。美国图书馆成功实施PDA模式很大程度上是基于图书馆管理系统与书商服务系统的对接，打造了比较开放的PDA平台，吸引了用户参与。当前，我国相对成熟的是内蒙古图书馆自主研发的“彩云服务平台”，该平台整合和集成了内蒙古图书馆和多家品牌书店的资源与服务，包括图书查询、借书、售书、还书、结算等功能模块，可以为用户、图书馆、供货书商提供图书借阅、联合编目、资源共享等服务[20]。基于此，开放的PDA平台首先应能与图书馆的管理系统实现无缝对接，具有采访、编目、借阅、流通等功能。在用户进行文献检索时，若图书馆尚未收藏该文献，PDA开放平台会在其书目中进行搜索，进而给用户推荐符合需求的书目；若图书馆已收藏该文献，该平台还会推荐相关度较高的其他书目。其次，PDA平台通过一定的技术标准可以与书商服务系统实现对接，该平台应该具有兼容不同大型书商服务系统的功能，为用户提供更高质量和更多种类的图书选择。同时可以根据用户的借阅习惯和借阅记录，定期给用户推送相关领域的书目信息，更精准地迎合用户需求，提高用户参与度。

5结语

PDA作为图书馆新的馆藏资源建设模式，既有其独特的优势也存在着一定的不足。但从长远看来，PDA对我国图书馆未来的发展有很大的借鉴意义，并且当前我国图书馆也具备了实施PDA所需的内外部条件。因此，我国图书馆可以在借鉴国外图书馆推行PDA模式经验的基础上，分析和研究成功实施PDA的关键要素，逐步在我国图书馆应用和推广PDA模式。但应注意，我们不应过分夸大PDA的作用和过度依赖PDA，它并非完全代替传统馆员采购方式，而是将PDA采购模式作为图书馆文献资源建设的有力补充，从而促进图书馆馆藏资源建设的可持续发展。

作者:段玉昆 单位:中山大学资讯管理学院