干部人事档案数字化管理探讨

时间:2022-09-29 08:54:56

干部人事档案数字化管理探讨

摘要:干部人事档案是对干部工作的评价、思想道德的鉴定等资料的集合,是进行干部选拔的重要参考依据。目前,越来越多的组织人事等部门开始采用数字化管理,这样不仅能够提高工作效率,节省空间,而且可以较好地保护原件档案。但是,在管理过程中还存在以下问题:一是管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进;二是管理人员的素质不高;三是干部人事档案的利用深度不够。本文对这三个数字化管理干部人事档案问题展开了讨论。

关键词:干部人事档案;数字化管理;问题

随着科学技术的不断发展,我国已经进入了信息化社会,在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革,包括数字化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间的表现,领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理,对干部的选拔有重要的参考价值。近年来,我国对干部人事档案管理还是使用纸张为保存载体,这样不仅占用空间,而且查阅起来也不太方便,同时,干部人事档案是会随着干部的调离而调离,对其档案纸张有一定的损害,总而言之就是不利于保存。因此,数字化档案越来越受到档案管理者的青睐,但是,在进行干部人事档案数字化管理时,还存在一些问题,本文也就此展开讨论。

一、干部人事档案数字化管理的作用

对干部人事档案进行数字化管理时,不仅能够提高工作效率,节省空间,而且可以很好地保护原件档案。详细内容如下:

(一)减少管理成本。传统的纸张档案管理,需要较多的工作人员和占据较大的空间,因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间,输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息,同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多,从而减少了管理成本。

(二)提高工作效果。只要有相应的权限,数字化干部人事档案管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档,把原先复杂的工作简单化,解放劳动力,同时也提高了其工作的效率。(三)保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点,如果翻阅频繁,则会增加对档案的损害率,而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案,使其保存得更为完整,查阅起来也比较方便,同时也消除了档案篡改的情况。

二、目前干部人事档案数字化管理三大问题

虽然人事档案数字化管理能够提高工作效率等优点,但是,目前还存在很多问题,例如管理方式存在缺陷,管理设备不够先进,管理人员的素质不高等。详细内容如下

(一)管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部人事档案数字化管理的时间不长,而且有很多方面还是沿用传统的管理体制,大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时,干部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的,其软件设备还是存在一定的缺陷,无法实现计算机管理的环环配合,而且进行数字化管理的硬件配置也相对而言比较低,无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。并且,在实际的管理过程中,存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况,导致档案信息数据库内的质量不高,从而减少了对数字化干部人事档案的使用。而以上的种种问题,都与数字化干部人事档案的要求不符,同时没有实现真正的人事档案数字化管理,还是需要翻阅纸质的档案,使用传统的查档、调档方式,这样不仅不会提高工作效率,反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便,对服务的效率带来一定程度上的影响。

(二)管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才,工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理,又需要具备熟练操作计算机的技能,因此,给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前,进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训,因此,其计算机水平相对较低,这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前,干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升,提高其素质,但是由于种种原因,要想普遍提高工作人员的素质,需要一个较长的过程。

(三)干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的开发过程中,总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时,工作人员会有烦琐、枯燥之感,从而形成一个比较被动的局面,不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精确的找出所需要的干部人事档案信息,但是,目前其有些资源还没完全的开发出来,还有利用空间值得挖掘,这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以,在保证信息的安全下,需要加强对干部人事档案的开发力度和深度,最大程度上利用数字化管理,将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当然,这不是一蹴而就能够完成的,需要工作人员不断地去进行深度探讨和挖掘。

三、结语

干部人事档案对干部的升职是有重要作用的,但是传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间,因此,需要对干部人事档案管理方式进行改变,而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于应用这种管理方式时间不够长,有着管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进等问题,所以需要管理人员积极地去解决,可以从转变管理方式,购买先进的管理软硬件,加强对工作人员的系统培训等方面着手。

作者:李纯 单位:呼伦贝尔市人力资源和社会保障局

参考文献:

[1]曹炜炜.浅析干部人事档案数字化管理问题[J].管理观察,2015,21(7):60-61.

[2]关凤明,郝永琴.干部人事档案数字化管理的思考[J].兰台内外,2014,(04):79.

[3]赫妍.略论干部人事档案的数字化管理[J].科研,2016(2):00130-00130.