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新建企业合同的重要性

建章立制是合同管理的有力保障

为了捋顺合同管理程序,防范合同管理风险,有效控制建设速度,减少潜在的经济损失,企业应根据实际情况建立相应的合同管理制度,合同管理工作做到有章可循。(一)建立企业合同管理制度要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、下达、交底、学习、责任分解、验收、履约跟踪、变更、中止、解除、终止、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。(二)设立合同管理机构,配备专职法律人员有了健全的合同管理制度,只是为合同管理的风险防范创造了环境,合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱,直接影响着合同管理的质量。企业应配备思想水平、法制水平、文字水平、沟通能力和业务能力强的高素质法律人员,负责合同签订对方资质的审核,合同文本的合法性、严密性审核,合同的登记管理和监督检查,提高合同的签约和有效履约率,从体系上保证了合同的有效实施。(三)加强企业合同管理档案和企业合同专用章管理合同档案管理是企业档案管理的一部分,同时又是企业合同管理工作的一部分,合同档案应设专人管理,由合同章管理人员监管,并建立起严格的审核、登记、领用、发放制度,凡是经企业加盖了合同专用章的合同或其他文书,都必须在企业有备案资料并登记。

动态监管是企业风险预防和控制的有力保障

合同管理是一个系统的管理过程,即合同签订准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。也就是围绕各个阶段开展的风险预防和实时控制的活动。(一)合同准备阶段,调研招标双重进行建设新的水泥生产线项目,需采购大小设备5000余套,土建安装项目拟投资3亿余元,还需有设计项目、勘察项目、工程监理项目以及立项前期有些公文、报告、方案的报批文等等,需要签订大量的合同。企业应当进行市场调研、价格咨询,判别各个项目的大致费用,确定选择合同相对人方式。1.费用较低的服务类项目,可简化程序企业自行选择合同相对人。项目虽小但不可轻视,同样应严肃谨慎、认真对待,针对项目进行详细的市场调研,调研内容包括:可做项目服务的企业有哪些,其资质类别、资质级别、企业信誉、服务质量、服务费用、服务期限、近年绩效等,对所调研情况都应分类比较,为企业订立合同提供依据,确保签约的可靠性和合同的有效实施。2.费用较大的工程类、设备类等项目,可通过招标公司代理服务。为了选择性价比较高的服务、货物及工程施工安装单位,降低合同履约风险,委托招标代理公司代理服务是企业较为理想的选择。招标公司通过专家对投标单位的资质信誉、产品性能、技术性能、产品(服务)质量、运行成本、售后服务、履约能力、近期绩效等方面进行科学评判,经过综合比较推荐适合的单位中标,为企业下一步签订合同做好了前期准备。(二)合同签订阶段,专业人员评审把关从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段,这就意味着合同的签订已进入实质阶段。合同一经依法成立,就具有法律效力,当事人必须严格履行。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性,避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现,必须做好合同签订阶段的工作。新建项目需签订合同很多,企业应预定的最佳目标和起码标准,拟定标准的合同文本。作为甲方,应尽量采用本企业的合同文本。用本企业的文本,起点高,顺着自己企业的思路。双方当事人协商一致拟定的合同文书,还应该进行必要的审查把关,避免合同内容的漏项和质量要求降低的风险。企业应指定相应的工程技术人员、财务人员、法律人员分类别审阅合同,避免出现差错。如果是通过招标确定的中标人,合同文本应与招标文件、投标文件进行对比,选择有利于招标人的内容。如经审查,认为切实可行无疑义,最后双方签字并加盖合同专用章,合同成立并生效。(三)合同履行阶段,定期监督检查签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,对合同的履行进行监督是十分必要的,是合同管理的重要环节。通过检查可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。企业应定期对合同履约情况进行监督检查:1.服务报告类检查项目包括服务质量、报告质量是否能通过政府相关部门的审批,时间是否满足合同约定等;2.设备类合同检查包括货物数量验收,品种规格验收、物品外观及尺寸验收,材质检验,文件资料验收,安装运转验收情况等;3.工程施工安装合同检查内容包括相关人员学习合同文件记录,对施工管理人员进行详细交底记录,工作质量和工程进度记录,特殊情况处理记录,风险防范措施记录,有关各方的沟通的信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件存档记录等等。各类合同履约情况是否满足合同要求,如与合同约定不符,则应调查情况查找原因,发现存在纠纷隐患,及时解决,避免合同风险。(四)总结履行情况,提高管理效率归纳整理和总结经验可以有效促进企业管理水平的提升。企业应根据不同业务合同进行分类归档,构建业务合同库。合同履行完毕或合同的权利义务终止后,合同管理部门应将每份合同的背景材料,当事人主体资格及资信等证明文件,合同审查意见书,合同正本(含附件),授权委托书,合同履行情况、争议解决情况的说明,合同变更、解除的相关文件,合同双方的往来电函和协商记录,其他与合同有关的文件,分类归档,以备查考。建立优良供应商、服务商名单。当每份合同履约完毕,企业应当及时对合同主体、货物交付、产品(服务、施工)质量、售后服务等作出评价,以待日后补充备品、配件,后续服务,选择生产商及经销商、服务商做好准备。合同履行评价划分为优、良、中、差四个等级,优级完全按照的约定履行合同,质量优良,质保期质量完好;良级经督促完成合同,质量较好,质保期经商家电话指导完善;中级经催促二次以上完成合同项目,质量有瑕疵,质保期商家进入现场修改完善;差级送货延期较长且产品(施工)质量有瑕疵反复修改完善。合同管理制度化,过程控制程序化。企业应认真对待每份合同,做到准备充分,共同把关,监督检查,总结提高,从而实现合同目的,确保建设项目的顺利完成。

本文作者:智春兰工作单位:西山煤电(集团)有限责任公司水泥厂

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