加强高校经济合同控制探讨

一、加强高校经济合同控制的必要性

（一）有助于学校防范法律风险，维护合法权益。市场经济条件下，高校在参与社会经济活动时与其他经济组织产生利益冲突在所难免。合同作为调节签约双方经济关系的依据，能够以法律形式规范合同订立与履行过程中的行为，保护合同当事人的合法权益。有效的合同控制，一方面能够培育高校信用，推动高校自觉履行合同义务，预防经济纠纷，减少经济损失；另一方面，能够规范、约束合同双方交易行为，保护学校在合同中的预期利益和交易成果，维护学校合法权益，不受违约方侵害。（二）有助于学校预算执行管理，提高财务管理水平。经济合同是学校预算执行的重要手段，是学校重大经济活动的先导，是学校一系列互相衔接、互相监督、互相制衡、共同协调行动的经济活动的桥梁。经济合同控制贯穿于学校对重要经济活动进行组织、执行、监督和检查的全过程。有效利用合同控制能够协调学校内部各方关系，合理配置各类资源，规范预算管理，提高财务管理水平，有效防范各类风险。（三）有助于学校控制财务风险，提升资金使用。效率当今社会，金融渗透到社会的各个领域，逐渐成为现代经济的核心，高校已经越来越多地参与到金融活动当中，能否通过合同管理有效控制金融和财务风险，关系到学校持续高质量发展。有效利用合同控制对复杂金融合同制定风险应对策略、监控和计量财务风险，则能够保证合同目标与学校财务战略目标相协调，控制学校融资风险；同时，有效的合同控制，能够帮助学校节省交易时间，降低交易成本，保证交易正常进行，加速资金周转，减少费用，提升学校资金使用效率。

二、高校经济合同控制现状

（一）合同组织管理和运行机制。在合同组织管理及运行机制方面，有的没有设置经济合同的统一归口管理部门和岗位，合同管理工作职责分工不明确，不相容岗位未实现相互分离；有的合同管理组织领导与协调机制不完善，还存在多部门共同管理的边际盲区；有的合同管理制度和流程不健全，缺乏系统规范的合同管理制度文本；有的各职能部门合同管理混乱，各自为政，出现多头管理现象；有的不同类别的合同的授权审批和签署权限不明确，出现未经授权或越权审批、签署；有的将需要招标或领导审批的重大经济合同拆成标的金额较小的若干不重要合同，采用化整为零的方式，有意拆分合同，故意规避合同控制规定；有的合同管理手段落后，仍然停留在传统、单一的人工管理方式。（二）合同的订立。在合同订立方面，有的签约人法律风险意识不强，延续着传统观念和经验做法，未经授权违规签订担保、借贷和投资合同；有的未建立信用评价体系；有的泄露合同谈判策略；有的合同签订双方主体资格不合法；有的对签约方履约能力和商业信誉评价不恰当；有的合同内容和条款不合理、不严密、不完整，文字表述不严谨，未准确表达谈判结果，存在重大疏漏和欺诈，或违反国家法律法规及国家行业产业政策；有的合同谈判中忽略合同重大问题或重大问题上做出不当让步，谈判经验不足，缺乏技术、法律、财务、会计等专业知识支撑；有的合同印章管理不当，或者没有使用合同专用章，签署后的合同被篡改；有的合同订立过程不透明，缺乏民主决策过程，学校利益得不到保障；有的合同订立过程缺少书面记录，出现问题后难以追究责任；有的合同订立随意，相互复制条款，漏洞明显。（三）合同的履行。在合同履行方面，有的校内各部门缺乏有效沟通，未按照合同条款规定履行合同；有的合同未明确事项，未及时协商沟通处理，合同无法正常履行；有的应变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为，合同变更未经相应的程序；有的未建立有效的合同纠纷处理机制，合同纠纷处理不当，错过了国家法律规定的诉讼时限，贻误了最佳时机；有的违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款或在没有合同的情况下盲目付款；有的未达到终止条件的合同终止，合同终止未办理相关的手续等。（四）合同的归档。在合同归档评估方面，有的未妥善保管合同文本及相关资料，管理方式停留在传统的单一的人工方式，合同保管工作不到位，合同归档不及时甚至出现纰漏；有的未建立合同信息安全保密机制，合同管理不严格，在合同谈判、订立、履行过程中，泄露商业或学校秘密；有的未建立合同管理后评估制度，合同管理虎头蛇尾；有的合同管理后评估程序不合理、方法不科学，合同管理中的问题长期得不到解决。

三、高校经济合同控制制度的设计

（一）合同管理组织体系控制。1.合同管理组织控制。建立完善的合同管理组织体制，加强对学校合同的集中统一管理，成立合同控制领导小组，指定合同归口管理部门，根据经济业务类型，设置相应的合同管理岗位，实行不相容岗位相互分离、制约和监督，明确合同管理人员专业胜任能力和职业道德素养要求，对合同事务实行审核把关、统一管理，确保签订合同的格式、内容合法合规，符合学校利益；同时，建立合同管理各部门之间的沟通协调机制，明确经济业务承办部门、合同归口管理部门、财务部门、审计或纪检部门在合同管理中的职责分工和协作运转方式，加强其协同整合能力，确保经济业务承办部门、财务部门、审计或纪检部门与合同归口管理部门之间及时进行有效的信息交流，优化资源配置，形成管理协同机制，促进合同管理与财务预算、资金收支、工程项目、资产及采购等管理的有机结合。2.合同管理制度流程控制。学校要加强合同管理制度建设，建立健全规范的合同管理制度体系，设计严密的业务流程，对合同实行分级分类管理，明确合同订立的授权审批程序、权限，确保所有签订合同经过学校合法授权，严防签订超出有关规定范围的合同情况的发生，严禁校内部门、单位或个人未经授权以学校名义对外签订各类合同，严禁违反上级规定签订担保业务合同、对外投资合同和资金借贷合同。同时，学校应全面梳理合同管理业务流程的各个环节，查找各环节可能存在的风险，确定关键控制点，明确合同管理在合同调查、谈判、审核、签署、履行、结算等各环节的控制要求，不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督，并设置相应的记录或凭证，及时、客观记录各环节业务的完成情况，实行痕迹管理，确保合同订立、履行、后续管理等环节得到有效控制。3.合同管理归口控制。学校根据自身实际情况，设置合同归口管理部门，制定部门工作职责；根据合同管理需要，定编定员，定岗定责，对合同进行统一规范管理。具体来说，负责梳理学校合同管理业务流程，进行风险评估，确定关键控制点，制定合同管理制度体系，发挥专业特长，审核合同权利义务的对等性、违约责任、争议解决方式等重点条款内容，提出修改意见，管理合同标准文本和相关资料，参与学校重大合同的文稿起草、协商谈判、内容审查和正式签订，监督检查合同的履行、变更、解除等情况，组织相关部门开展合同纠纷的调节、仲裁、诉讼活动，妥善保管合同专用章，对合同履行情况进行适时登记，对合同资料进行及时归档等，定期进行自我评价，及时发现合同管理中的高风险点和薄弱环节，有针对性地修补漏洞和纠正偏差，实现合同管理的不断完善。（二）合同前期准备控制。1.合同策划控制。合同策划是合同业务的起点，也是合同控制的起点。学校应明确合同签订的经济业务范围、合同订立的业务流程，规定凡是应当签订合同的经济业务或事项均应按照流程签订书面合同，不得用其他方式替代；不得将需要招标或领导审批的重大经济合同化整为零，拆分成若干金额较小的经济合同；严格审核合同策划是否符合学校事业发展和长远利益，是否与学校年度工作目标或项目目标一致，协调好合同在内容、技术、时间上的可行性；加强计划管理，防止因签订合同导致超计划投资、超预算支出。2.合同调查控制。建立合同调查协调机制，组建合同调查工作组或类似组织，落实合同调查的主体责任，制定相关岗位的工作职责，明确调查人员专业素质和职业道德要求，并签订责任书。合同调查过程中，应重点审查合同对方当事人的资信情况，具体审查订立合同当事人的主体资格是否合法、签约代表人授权书是否有效、法律地位是否平等、是否遵循相关法律法规与公序良俗原则、营业执照是否有效、是否具备履约资格、合同所涉交易内容是否在经营范围内，查阅经审计的财务报告、政府相关部门的专项检查报告、以往交易记录和社会客户评价等财务和非财务信息，综合评估合同对方当事人的财务风险和信用状况，建立信用档案，定期进行授信评价，必要时组织相关人员进驻现场，实地考察和了解合同对方当事人的经营范围、产品种类、规格型号、质量等级、生产能力、技术水平等生产经营情况，资产、负债等财务状况，全面评估合同对方当事人的履约能力。3.合同谈判控制。建立合同谈判集体会审制，由熟悉国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等的经验丰富的专家、学者、管理人员、业务人员等组成谈判团队，发挥团队智慧，在合法的前提下，遵循“诚实信用、平等互利、协商一致”原则，选择适当的洽谈方式，充分掌握对方资料，预先制定谈判策略，除关注合同一般性内容条款外，重点关注合同的核心细节，如合同标的名称、规格、型号等要素是否准确、具体、确切，数量是否清晰，计量单位是否明确，质量或技术标准是否详细具体，价款或报酬的确定方式是否合理，合同价款或报酬的结算方式是否快捷可行，履约期限、地点和方式有无争议等；对于合同金额大、影响范围广、专业技术强、法律关系复杂的合同还应当聘请具有专业资质和胜任能力的外部专家参与谈判相关工作。谈判过程中要注意安全保密，尤其是合同信息资料的保密，建立严格的保密责任追究制度，并对重要事项的谈判过程、参与谈判人员的主要意见记录在案，妥善保存，防范舞弊风险，进行责任追究，维护学校利益。（三）合同订立环节控制。1.合同拟定控制。合同是签约双方当事人真实意愿的准确表达，合同文本格式必须规范，符合国家法律法规规定的要求。国家或行业有标准文本的合同，必须使用国家或行业的标准文本，以减轻合同文本拟定工作量；国家或行业没有标准文本但有示范文本的合同，可以参照示范文本合同，并对涉及签约双方当事人权利义务关系的条款内容进行反复斟酌、认真审查，结合签约双方具体情况进行修改；国家或行业没有标准或示范文本的合同一般由学校业务承办部门起草，由法务部门审核；对于合同金额大、影响范围广、专业技术强、法律关系复杂的合同，还应当聘请校外法律和技术专家或顾问参与起草；对对方草拟的合同文本，学校业务承办部门和法务部门应当组织相关人员进行认真审核，确保合同条款能够准确反映学校意愿表达，准确反映签约双方谈判达成的一致意见，合同文本格式和内容规范合理。2.合同审核控制。加强对合同的审核，建立合同会审制度和分工协作机制，归口管理，分级负责，设计严密的合同审查流程和关键控制节点，明确审核人员的专业素质、胜任能力和职责范围，制定合同审核操作指南或类似办法，具体指导合同审核工作，记录合同审核过程和审核意见，编制合同审核工作底稿，便于事后监督检查和责任追究等。审核内容包括合同文本的合法性、签约过程的严密性、履约操作的可行性和实施结果的经济性，签订合同的主体资格、书面授权人资格、内容条款和文本格式是否合法合规，合同内容是否表示当事双方真实意思，合同条款是否完备，合同要素是否齐全，文字表达是否准确，违约责任等关键条款是否明确等。对合同金额大、影响范围广、专业技术强的重大合同，业务承办部门、法务部门、财务部门、审计或纪检部门应当从各自的专业角度进行审核，各司其职，各负其责；经济业务承办部门主要审核标的物的名称、规格、型号、技术标准、质量、时间进度等条款内容，负责经济合同起草、签订、履行过程中的业务风险管理；法务部门主要审核文本格式是否规范，内容条款是否完整，文字表述是否严谨，负责经济合同权利义务条款相关的法律风险管理；财务部门主要审核合同价格条款、结算期限和款项支付方式条款内容的合理性，负责与资金收付审核相关的财务风险管理；审计或纪检部门主要审核合同使用定额标准、市场价格、工程量等条款内容，负责经济合同全过程监督管理。审核部门和人员应当编制合同审核工作底稿，对审核结果负责。学校可通过设计合同审签表格，规范合同审核程序，借助信息化手段实现合同的线上审核，切实提高合同管理效率。3.合同签署与登记控制。学校建立健全合同签署控制及合同登记控制的管理制度，根据合同类别性质，合理授权，明确各类合同签署权限、审核审批等业务流程，严格按照规定的权限和程序签署合同，严禁未经授权或越权签署合同，并在归口管理部门内设置专门岗位负责合同的日常保管，为合同保管提供相应的条件，对合同进行统一编号，登记合同管理台账；同时，要建立合同专用章保管制度，明确合同专用章的掌管部门、合同专用章的保管和使用等具体要求，只有经合同归口管理部门的审核、统一编号、学校领导审批及法人或其授权人签署之后，方可履行盖章手续，否则不得盖章；最后，应当采取加盖合同文本骑缝章、使用纸质合同文本、使用防伪印记专用纸张、第三方公证、使用不可编辑的电子文档等防范措施加以严格控制，防止已签署的合同被篡改。（四）合同履行环节控制。1.合同履行监控。加强对合同履行的跟踪监控，及时主张权利、承担义务，督促对方积极履行合同，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收；对需要补充、变更、转让和终止的，应该明确规定审批流程和权限，合同变更或转让的内容、条款必须与合同对方当事人进行平等协商，形成一致意见，达成共识，便于操作；变更后的合同或转让后的合同应作为新签订合同，还需要履行规定的授权、审核、审批等环节控制程序。在合同履行管理过程中，要建立健全合同履行管理责任制，加强责任约束，压紧压实合同履行主体责任；合同终止或解除时，相关部门必须出具合同履行报告，全面总结合同履行情况，对需要追究责任的要提出处理意见建议，实施严厉问责。2.合同变更控制。学校在合同履行过程中，因故无法按时履行的，应及时采取应对措施。对于合同未约定的内容或存在争议、歧义的条款，致使合同无法继续履行的，合同双方应就相关问题及时沟通协商，采取补救措施，对原有合同条款进行补充说明，完善合同内容；对因国家宏观政策调整，法律、经济、金融等环境变化，自然灾害等不可抗力客观因素影响，偏离合同订立初衷，造成学校利益遭受损失的合同，应及时进行损失评估，向学校领导报告，并积极与合同对方当事人协商谈判，达成一致意见，按照规定程序和权限，履行相关手续，办理补充、变更合同条款或解除合同事宜；合同变更应采用书面形式，严禁在原合同文本上抹涂、添加、修改；合同对方当事人未经协商，违反约定擅自变更、转让、终止或解除合同，损害学校利益，给学校造成经济损失的，有权要求对方赔偿。3.合同纠纷处理。合同履行过程中涉及合同纠纷的，学校应当依照国家相关法律法规，明确规定合同纠纷处理的审批权限和责任，在规定时效内与对方协商谈判，确保合同纠纷得到及时有效的解决。能够协商解决的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应当向学校领导报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。合同纠纷处置方案应当经学校领导班子审核批准，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。4.合同价款结算。合同结算是合同业务中最关键的环节，也是合同风险最直接的表现。学校财务部门应当建立职能部门的合同负责制，设置专门岗位负责合同履行，建立合同履行信息管理台账，实现财务结算系统和合同控制系统的衔接，遵照条款的规定进行审查，掌握合同履行进展情况，在临近付款期限的合理时间内发出资金结算提示，根据合同履行情况办理价款结算、收付款项并进行账务处理，及时催收到期欠款，严把结算付款关。付款时要明确业务承办部门经办人、负责人或项目负责人、分管业务的学校领导和分管财务的学校领导的责任，对不符合付款条件的，如合同对方未按照合同条款履约的、或应签订书面合同而未签订的、或验收未通过的，财务部门应当拒绝付款，并及时向分管财务的学校领导报告，避免给学校造成不必要的损失。（五）合同归档评估控制。1.合同保管与归档。高校合同管理部门应当充分利用现代信息技术手段，加强合同登记管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，实行合同的全过程封闭管理；建立合同文本科学分类和统一编号制度，按照类别和编号妥善保管合同文本，建立合同台账，防止或及早发现合同文本的遗失；加强合同信息安全保密工作，未经学校合同管理部门批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密或商业秘密；合同原件无特殊情况不得外借，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求，对合同保管情况实施定期和不定期的检查。2.合同管理检查评估。建立合同管理情况检查评估制度，定期不定期对合同管理情况进行总结评估，及时总结经验，改进不足，不断完善学校合同管理工作。评估内容包括：合同策划是否科学，合同调查是否充分，合同谈判策略是否恰当，合同签订是否符合程序，合同签署是否在授权范围内，合同文本是否规范，合同审核意见是否得到合理采纳，合同是否全面履行，履行过程中是否存在不足，合同纠纷是否得到妥善处理，合同资料是否全部归档，合同管理内部控制制度设计和执行是否健全有效，合同管理水平是否逐步提高等等。

参考文献：

[1]方周文，张庆龙，聂兴凯.行政事业单位内部控制规范讲解[M].上海:立信会计出版社，2013.

[2]张俊民.内部控制理论与实务[M]大连:东北财经大学出版社，2014.

[3]刘永泽.行政事业单位内部控制制度设计操作指南[M].大连:东北财经大学出版社，2013.

[4]张庆龙.政府部门内部控制框架设计与有效运行[M].北京:化学工业出版社，2012.

作者:何珊 王永 单位:徐州工业职业技术学院