顾客满意度过程控制论文

[摘要]2000版ISO9000标准对“过程”给出了新的定义,使得“顾客”包含的外延十分丰富,这为企业质量管理中过程质量的控制提供了新的思维方式和方法。但如何运用这种新的思维方式和方法进行过程质量控制,却少有人引起重视。基于此,本文从物质采购、生产制造以及各部门员工工作等过程,探讨了如何进行过程质量控制的具体策略。

[关键词]顾客满意;过程;质量控制;探讨

ISO组织颁布的2000版ISO9000族质量管理体系标准,要求企业在质量管理中采用过程的方法进行质量控制。由于该标准采用了“过程”的术语,使得“顾客”的外延十分丰富,既指组织的外部顾客,也包含了组织的内部顾客。这就为企业提供了一种以“顾客满意”为前提、为出发点,进行过程质量控制的新方法或新思路。这种新方法或新思路,将改企业质量管理普遍存在的“要我控制”被动控制局面变为“我要控制”的主动局面。可以说,这是一种过程控制方式革命性的变革。但遗憾的是,自ISO组织颁布2000版ISO9000族标准8年来,许多企业在具体的过程质量控制中仍然沿用过去被动的操作方法,也少有人对这种新方法或新思路引起重视,究其原因,可能除了对“内部顾客”及其满意情况认识不足外,还可能与如何基于内部顾客满意,进行过程质量控制的方式方法欠缺有关。本文试图从贯彻以顾客为关注焦点这一质量管理原则入手,探讨企业内部基于顾客满意,如何进行过程质量控制的策略。

一、“顾客”及与“顾客”相关术语的理解

为便于对“顾客”的理解,先了解2000版ISO9000族质量管理体系标准对过程、产品给出的概念。

1.过程:是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。在我国,过程的术语出现很早,但是属于一般性的词语。由于ISO9000族标准的出现和推广,这一术语才被逐渐纳入管理学领域,成为管理学的基础术语。

过程的单词是process,工序也是这个单词。过去用工序或工艺描述过程的内容,现在一般不使用工序或工艺术语,而提倡使用过程术语。

过程的概念很广泛,任何一组相互关联或相互作用的活动都可以识别为一个过程。过程由输入、实施活动和输出三个环节组成。一个过程的输出(结果)往往是另(下)一过程的输入。企业员工所有活动构成的过程可归纳为两类:生产或制造过程(包括采购过程)、各部门的工作过程(包括营销过程)。其中最重要、普遍存在的是企业物质采购过程、产品的制造过程以及各职能部门的工作过程。

2.产品:即过程的结果。产品的定义很简单,但因过程的概念广泛,故产品的概念也很广泛。产品有四种类别:服务、软件、硬件、流程性材料。产品既可以是以上四种类别中的一种,也可以是几种不同类别的产品组合构成。此外,同一类别的产品在不同阶段也有多种名称,如制造企业同一类别的硬件产品,有在制品或中间产品、最终产品等之分;又如研发部门的产品有图纸、工艺参数、要求等。在服务行业,服务本身就是一种产品。

过程的结果有好(预期的结果)有坏(非预期的结果,例如污染物)。不过,在质量管理中,过程的结果是指预期的结果。3.顾客:指接受产品的组织或个人。如果将上述三个术语联结在一起,顾客可以表述为:接受一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动结果的组织或个人。这种表述不难看出:由于过程、产品的概念广泛,因而顾客的概念不仅仅局限于外部顾客,只要是接受产品的组织或个人都是顾客,既包括组织外部的消费者、委托人、最终使用者、零售商、受益者、采购方,也指组织内部的下道工序操作者、同台设备的下个班组(即生产、服务和活动中接受前一过程输出的工序、岗位和个人),甚至包括明天的同一岗位、同一工作的你我等(组织内部的以下统称为内部顾客)。由此可见,企业员工之间、部门之间,相关的岗位、过程之间,甚至自己与自己,等等都互为顾客,这一概念非常重要。企业贯彻“以顾客为关注焦点”这一质量管理原则,不仅要始终关注外部顾客,也要关注内部顾客;每个员工、工序、岗位既是供方,也是顾客,要牢固树立“内部顾客同样至上”的观念,要像重视外部顾客那样充分考虑、关注内部顾客的需求,使内部顾客满意。基于这种认识,每个过程、每个环节就可以从关注顾客的角度加以控制起来,这也为组织从关注顾客角度进行质量控制提供了理论基础。

二、基于内部顾客满意的过程质量控制

现代企业进行质量管理,无论是运用全面质量管理的理论,还是以ISO9000标准建立组织质量管理体系,其最终目的是使顾客满意。因此。过程质量控制中要使内部顾客满意,企业员工无论处于何岗位、何过程,也无论从事什么活动或工作,要时时处处秉承“下一过程就是顾客”的内部顾客理念,时刻牢记“以顾客为关注焦点”、“顾客至上”的宗旨,各尽其能、各司其职地做好每一项工作。

1.采购过程的质量控制。物质(包括设备、材料、配件、外协件等)采购过程,是企业生产经营的基本过程,其内部顾客,涉及设备使用、管理、维修过程,产品制造过程、各部门的日常工作等过程的组织或员工。这一过程如果控制不当,将给企业生产经营管理带来直接影响,或者说会对后续诸生产经营过程及其内部顾客产生深远的负面影响和反响。例如,使用不合格设备、材料、元器件等物质,会对后续过程、产品的固有特性等留下永久的隐患。

为充分考虑采购物质对后续过程的影响及其内部顾客的满意度,杜绝不合格产品,采购部门在采购过程中要严格讲究采购程序:

首先,应对企业需要的众多物质,按其质量对诸过程及其产品影响程度分类,突出重点进行管理,一般分为三类:在生产经营使用过程中,可能对各过程及其产品生产质量带来直接、重大影响的物质可归为A类;生产经营使用过程中,可能给过程及其产品质量带来间接或较重要影响的物质可归为B类;一般为辅助件,对后续过程及其产品质量影响一般或轻微的可归为C类。

其次,应按分类分别对供应商进行考察、评价。对A类物质供应商的评价,一般要实地考察其质量管理体系运行状况、既往供货情况、供货质量异常时的处理与整改能力等质量保证能力,以及如期交货及交货数量能力、其产品的性价比、其技术开发能力与提供技术服务能力及其效果情况、其售后服务能力(包括售后服务态度、及时性、效果)等。同时,还要通过查阅供应商提供的资料,从供应商的其他顾客处侧面调查、了解,对提供的物质样品进行测试和试用,与其他供应商提供的物质样品及其试用情况进行比较,对提供物质质量的定期分析结果等方式进行评价。对B、C类供应商评价,无须实地考察,一般通过查阅供应商提供的资料,对提供的物质样品进行测试和试用,统计提供物质质量定期分析的结果等方法,就可以对B、C类供应商进行评价,达到对供应商控制的目的。其中对B类供应商的评价,由采购部门提出B类供应商评价名单和提供B类供应商的相关资料,或以往B类物质检验、使用情况等质量、服务、价格等资料、信息,送技术、制造、质量、财务等相关部门会签(评审),报高层管理者批准备案即可;对C类供应商能力的评价,由采购部门提出C类供应商评价名单,由质量、财务(必要时加物流)部门会签,采购部经理签字后执行。

第三,选择、确定合格的供应商。采购供应商的选择、确定,取决于上述对各供应商质量保证能力评价的结果,以及内部顾客满意度、价格、信誉等因素。但内部顾客使用物质的满意度是选择、确定合格供应商时重点考虑的因素。在内部顾客满意度以及各供应商质量保证能力基本相当的情况下,应适当多选择几家同种物质的供应商进行对比,最后再调整、确定供应商(对供应商进行优化)。

第四,严格物质入厂验收控制。一是对无需检验的物质应依据采购合同、随货同行的《合格证》、《材质书》等质量证明材料验收;对个别低值易耗品而难以出具相应《合格证》、《材质书》的,必须提供样品。对无《合格证》、《材质书》的物质,应拒绝验收、入库。二是对需检验的物质填写《送检记录》,并经检验合格后方可入库。三是要检查物质的外观质量,包括外包装物有无破损、缺陷,内包装物有无腐蚀、渗漏,并检查品名、等级、规格型号等标识是否清晰。四是物质验收合格入库后,保管员应及时按物质名称、规格、型号、生产厂家、到货时间、到货数量、合格数量、验收时间等建立《物质入库验收记录》以备查。五是对只有在内部顾客将物质进行安装和使用时才能暴露出来的内在质量问题,物质保管员要建立质量跟踪卡,保持与内部顾客及时沟通,掌握第一手资料,做到发现问题及时反馈,并通知采购部门及时处理。

第五,应做好采购物质质量的定期分析。对采购物质质量的定期分析,可以发现供应商供应的物质质量在稳定方面是否有规律,可为后续生产经营过程质量控制和以后对供应商的选择和调整提供重要的信息甚至依据。物质采购质量定期分析的输入(信息采集),一方面可收集入厂质量验收的结果;另一方面通过走访内部顾客,对内部顾客满意度进行调查、了解,可获得对物质的使用情况。

2.生产制造过程的质量控制。某一生产制造过程,既是上一过程(工序)的内部顾客,又是下一过程的供应商。这一过程主要从人、设备、材料、方法、环境和测量六大要素进行控制。上述已对“材料”的控制进行了一般性讨论,此处不再赘述。

(1)生产制造过程中人的控制。为满足各过程对人的要求,确保生产、工作质量,对人的控制应主要把握以下几点:对管理者,其个人学历、经历、技术、能力及质量管理知识、意识均要有一定要求;对操作者,主要在操作技能、质量意识等方面要有明确规定;对从事特殊工种和关键过程的人员必须持证上岗。同时,要从人的生理缺陷、人的心理行为、人的错误行为、人的违章违纪等方面综合考虑,把住用人关。

(2)生产制造过程使用的设备维护维修控制。设备主要是在维护和维修两方面的控制。

基于下个班就是顾客,或者说当班人员改日再上班就是顾客的理念,当班或下班之前设备的维护控制应做到“三见”和“六不走”。“三见”是:沟见底、轴见油、设备见本色。“六不走”是:设备不擦不走、工件不放整齐不走、工具不清点不走、交班记录不填好不走、不切断电源不走、地面不打扫干净不走。

对于设备维修,其现状是:设备维修及维修状况往往只与某个师傅或某几个维修人员密切相关。例如:某甲机器故障,只能靠李师傅修理,而某乙机器故障,只能由张师傅修理,等等。如果李或张不在,则对甲或乙机器无法修复,若其他人维修,则要摸索相当长时间才能修复。为此,基于“下次维修的人员就是顾客”,在维修过程中,专业维修人员一方面要做好以下维修工作:在设备维修前,要对设备故障模式、故障产生原因进行分析、判断,根据设备档案资料(如设备说明书、以往维修记录)等制订修复方案,并在人员、物资、时间、维修步骤等方面进行安排、准备;在设备维修的实施过程中,应按维修前策划的结果(方案)进行设备维修,设备维修过程中如果有出乎意料的情况和问题,要及时研究处理;在设备修复后,要通过开启设备试运行(必要时应试生产)进行维修效果检查,以验证设备维修效果、状况是否达到策划时规定的要求。另一方面,特别要对故障现象描述、故障诊断结论、故障原因分析、维修措施、维修实施、维修效果验证及其处理等维修全过程进行详细记录,并及时存档保存。只有这样,后续无论哪个维修人员,通过查阅设备档案资料,均可对同台或同类设备顺利进行维修。

(3)生产制造过程方法的控制。方法的控制主要是生产制造过程所采用的技术方案、工艺流程、工艺参数、操作规程、检测手段等技术文件的控制,是对这些文件的符合性、适宜性、充分性的控制。为了确保这些文件的符合性、适宜性、充分性,企业研发人员在文件制订前应充分了解内部顾客素质,以及生产工艺、质量、设备、材料、环境要求和设计意图等输入信息。文件制订后,要按程序进行评审并履行批准手续。文件分发给相关制造工序后,要及时跟踪文件对生产制造实际过程的符合性、适宜性、充分性以及各过程内部顾客使用的满意情况。若在生产过程中发现文件与实际状况不符,则应按规定的程序对文件进行修改。

(4)生产制造过程的环境监控。生产制造过程中的环境因素常常对产品质量有不可忽视甚至直接的影响。因此,在生产制造过程中,要不断改善和保持生产现场的环境和操作环境。基于内部顾客满意,在下班或停产、停工时,要清扫生产现场环境和操作环境,为下一班的别人或自己创造一个良好的开工环境。一般要做到一平(地面平坦)、二净(门窗玻璃净、地面及墙壁净)或“三光”(地光、门窗玻璃及墙壁光、设备见光)。

(5)生产制造过程的产品检验与不合格品控制。为对后续过程的内部顾客负责,某制造过程应对本过程生产的产品严格实行“自检”、“互检”、“专检”(“三检制”)等检验制度。产品完工后,还要进行完工检验。产品检验合格,才可转入下一过程(俗称“转序”)使用。否则,不得“转序”。公务员之家

为防止后续过程内部顾客的混用、误用,不合格品应放置于指定区域,严加隔离管制并标识,任何人不得变动不合格品区域和擅自除去不合格品标识。

不合格品经返工或返修后,要重新检验并记录,合格可“转序”。否则,不得“转序”。

被判为让步接收的一般部件不合格品,要由授权人员批准,关键件、重要件须经高层主管批准甚至总经理批准,并作让步接收标识才能“转序”。而且,要对让步接收件进行质量跟踪、观察,及时了解、掌握后续过程的使用情况。

3.企业各部门工作过程的质量控制。如上述,在同一岗位,明天的张三、李四分别就是今天张三、李四的顾客;部门之间的工作、活动,常常相互输入、输出,互为因果,因而也互为内部顾客等。部门人员工作过程质量的控制,主要在工作上不出差错、不推诿、不转移矛盾;“今日事今日毕”,使每件工作“四满意”:自己满意、上级满意、同事满意、部门之间满意。为做到这些,对员工除了进行内部顾客满意、“质量在我手中”的质量意识教育外,还应该要求他们按照PDCA的思路,做好每一件具体的工作,即事事有策划、件件有落实和处理、常常有反省,不将问题、遗憾留给别人,不将矛盾交给其他相关部门。

三、结语

基于顾客满意的过程质量控制方式,是一种全新的质量管理方式。它将改变过去乃至今天企业质量管理普遍存在的“要我控制”的被动控制局面,将使全面质量管理“全员参与,全过程、全范围、多方法控制”的理念得以真正变成现实。

一个组织的“活动”很多,识别的过程不会少于上述讨论的几个“过程”。本文择其重要的几个过程进行论述,权当抛砖引玉。

参考文献:

[1]王守旭,王维婷.产品生产过程的质量控制[J].大众标准化,1999,(3).

[2]卢继东.机械设备维护与管理[J].中国水运,2007,(4).

[3]王卉.制造过程质量控制的质和量[J].电子标准化与质量,2000,(3).

[4]郑金城,杨其兰,冯会发.质量管理过程控制的几要素[J].长江职工大学学报,2001,(2)