提升办公室综合管理效率策略探析

[摘要]办公室的管理工作对企业的发展具有至关重要的作用，它能够将沟通以及连接等作用充分地发挥出来，对各个部门工作之间的联系进行加强，能够保证企业的快速发展。因此，我们要重视办公室综合管理的工作，努力提高管理工作的效率。基于此，对提升办公室综合管理效率的策略进行重点分析。

[关键词]人性化；高效率；办公室；综合管理

1.引言

当今社会的快速发展，经济水平的迅速提高，办公室管理工作对企业的综合竞争力的提高有着重要的影响，本文对目前企业办公室综合管理的工作中存在的问题进行总结分析，之后找到提升管理效率的具体策略，通过科学合理的方法提高办公室综合管理的效率，从而帮助企业提高其综合竞争力。

2.办公室综合管理中的问题

2.1信息传递效率低。办公室综合管理工作中信息传输过程中有很多影响传输效率的因素影响到传输内容准确性，公司工作效率也会降低。例如笔者公司的信息主要是OA系统、内部邮件，最后是电话通信，通过各种通信方式，信息传输效率也得到了提高。但这对办公室工作人员有更严格要求，需要掌握不同办公系统的运作，要有较高的专业知识素养和能力，能够实时关注公司内部信息，全面掌握公司实施情况，如果有变化，要及时向上级部门反映。2.2专业人员短缺。在进行办公室综合管理的工作中，各企业都有自己的特点，企业的所有工作人员都在办公室综合管理的服务范围内，因此工作量以及工作难度都很大。这就要求了从事办公室综合管理工作的人员具有很强的专业能力。目前，在市场上专业性较强的管理人才比较稀少，以至于部分企业从事办公室综合管理的人员是由企业的管理人员担任的，他们不仅要做好自己的工作，还要做好办公室的综合管理，如此一来，工作量的增大，难度系数也变大，在办公室的管理工作中也会出现问题。2.3办公室考核制度的构建不够完善。办公室的评价制度的建立和实施对综合管理工作也有着很大的影响，但是在现有的办公管理工作中，对评价制度的构建还没有得到完善，对评估工作的构成缺乏准确的分析，评价制度的主要内容构成存在不合理的情况，导致评价系统无法发挥作用。在创新建设过程中，缺乏对办公系统成员日常工作的关注，影响员工的日常工作，员工无法体现出自身的工作价值。个别办公室评价系统的建立是对出勤率质量的考核，并不关注员工的业务性能如何，因此导致了无法有效地调动起员工的工作积极性，导致办公室评价系统的建立不够成熟和完整。

3.企业提升办公室综合管理效率的具体策略

3.1实现人性化管理。企业在办公室综合管理的工作中要利用以人为本的理念，从而实现以人性化管理。按照以人为本为指导的综合管理工作是较为科学合理，能够推动综合管理工作的全面实施。综合管理工作人员要全面贯彻以人为本的指导理念，以企业员工为基础展开办公室综合管理工作。第一，要对从事办公室综合管理的工作人员展开人文关怀，优化办公室的工作环境，为员工创造良好的工作环境，提高员工在办公室工作的效率和质量，促使其员工能够更努力工作。第二，要形成科学合理的惩罚机制，建立明确合理的保守和惩罚机制，确保体制科学特性，必须以员工为基础，以员工的自身利益为标准，在制定机制的过程中，优秀的工作人员必须在人性化的层面上获得补偿，工作能力下降的工作人员必须受到处罚，人性化也要体现在惩罚上。为了达到这一点，制定处罚制度的过程中，必须综合考虑实际情况。3.2建立高效的管理机制。在办公室进行综合管理的过程中，需要确立高效的管理机制，对日常业务建立相对统一的制度，根据制度来确定日常行为的规范标准，能够顺利进行相关业务。首先，将会议系统合理化。企业召开会议是为了对近期的业务进行交流总结，通常情况下办公室会议内容不够精练，会议时间长，会议制度缺乏灵活性。因此，需要加强办公室的综合管理，实现人性化的管理制度，提高召开会议对企业运行的帮助。企业要建立合理的会议系统，利用会议对企业近期业务进行总结，解决工作中存在的困难与问题，以便保证后续工作的顺利完成，其次，将交流渠道变得简单快捷。综合管理的效率主要反映在信息传输中，在过去的办公室管理系统中，由于不同级别之间的信息传输速率相对较慢，所以实施层和决策层无法进行有效的沟通，并且不能很好地理解对方的意思，会导致工作的安排和实施有问题。例如，在文档通知方面，使用办公网可以大大提高通知的效率，需要做的工作可以利用手机短信的方式进行沟通，能够有效地提高沟通效率。为了实现各级别可以传递信息，需要建立科学的沟通机制，对有价值的信息进行精准无误的传达，能够更好地提高信息传递的效率。最后，企业要意识到保密制度是对企业经济利益和业务发展有着直接的影响。在企业的实际工作中，为了增强办公室工作的安全性，企业需要建立保密制度，对从事办公室综合管理的人员要定期培训专业的保密知识，确保企业办公室工作的安全。3.3整洁的办公环境有利于提升工作效率。工作环境与我们的工作效率有很大的关系，面对脏乱差的工作空间，会发现工作效率无法提高，甚至会降低，工作时间也会得到延长，当我们面对干净整洁的工作环境时，工作效率也能够得到提高。员工可以整理自己的办公空间，首先如果办公用品多的话，可以先用组合法购买两种以上功能的单品，像笔记本电脑这样的多功能项目可以为工作节约空间。其次，使用可购买文章的两种功能的组合方法，可以将台历以及笔筒作为挂饰，有效地节省空间。最后可以利用分类方法。文档太多可以分为四种类型。第一种类型是处理后未提交的文档。第二种类型是当天必须处理的文档，第三种是类型是辅助文档，第四类是不同的文档，可以规划几个领域，将相应的文档放在各自的位置并做好标签。3.4利用OA系统提高管理效率。办公室OA系统是自动化的办公系统，他是一种企业从传统的纸质办公转变为互联网办公的新型办公模式，利用OA系统能够帮助企业内部的办公，简化企业事务办理的流程，提高企业工作的效率，能够节省办公运行成本，并实现无纸化办公。OA公文管理系统已形成一套完善的公文管理体系，以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用，实现了电子公文一体化运转，在线编写、修改公文以及收发公文，OA系统支持在移动的情况下让领导进行签批，因此领导可以随时随地的签署公文。并且还可以通过OA系统上传公司内部的各类培训视频课件，帮助公司员工随时随地观看学习。通过OA系统，会议可以实现无纸化，可将会议所需的纸质性文件以及其他材料通过电脑转化为电子文档，促使会议不在受到空间的限制，可以随时随地进行会议，并且还能够实现无纸化会议。在以往的部门联系需要通过打电话或者面对面交流的形式，通过OA办公系统，可以直接在线上通讯，方便省时。可以利用企业微信的通讯录，不用添加好友，就能够查找该员工的资料，直接进行在线对话。传统的办公管理模式大多体现在纸质化的文件中，部门之间的沟通、文件签署靠人力跑动来达成，不仅浪费了大量的时间还浪费了大量的劳动力。而办公OA系统的使用，让耗时耗力的办公管理变得高效起来。3.5完善办公室评价制度。在建立办公室评价系统的过程中，我们要特别注意评价工作要素的构成。特别是对办公室成员的工作情况进行详细的调查，可以让办公室成员能够更加注重日常工作，并认真努力地完成本职工作。办公室综合管理工作人员必须对办公室评价系统的要适当地削弱构成要素。特别是要下调出勤率的比重，促进评价制度更好地开发实用性。评价系统的建立要结合企业自身的情况，分析员工的工作能力，以业务考核的标准为基础进行分析，确保满足员工需求的因素能凸现员工的自身价值，为办公室评价系统提供更实用的价值。建立办公室评价系统需要加强对员工心理的关注，特别是要明确制定工作岗位以及每月的评价目标，让评价系统能够长期地激励员工，提高员工的工作效率。下标是笔者公司考核构建的KIP图表。

4.结语

办公室的综合管理效率是影响企业发展的重要因素，随着市场的开放发展，企业为了适应新一代市场竞争的需求，需要优化办公室管理效率。在这种情况下，办公室管理效率是影响企业开发质量的重要因素，需要制定全面的改革措施，以便于更好地提高办公室的综合管理质量。

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作者:李炎培 单位:国网湖北省电力有限公司宜城市供电公司