高校教学档案规范化管理策略探讨

摘要：梳理高校教学档案管理内容和环节，针对当前教学档案管理上存在的普遍问题，从档案学的专业角度提出教学档案规范化管理策略。通过研究文献和分析教学档案管理工作的实际情况，为实现高校教学档案的规范化管理，从管理制度、管理模式、管理手段、工作规范等方面提出解决措施。

关键词：教学档案；规范化管理；高校；档案管理

高校教学档案成为衡量高校教学管理水平和教育教学质量的重要标志之一。[1]本文梳理了高校教学档案的管理内容与管理环节，在查阅文献和具体问题分析的基础上，从档案学的角度，为教学档案的规范化管理提出了策略和解决措施。

1高校教学档案管理环节

1.1教学文件分类。从工作流程角度看高校教学档案管理，首先梳理教学工作流程，将工作中可能形成的教学文件，依据需求分成大类，要求分类覆盖全部文件，同时内容不重合，即确定教学文件的归档范围。例如，不同教学活动产生的文件，可以分为常规性文件、项目性文件、创新性文件等几类。文件类别可以有层次，在上级类别之下可以设置下级类别。并分别确定各类文件中价值鉴定的标准，依此判断对文件实施处理还是存档的操作。再细化限定各类文件编号、名称格式、密级与保管期限等具体要求。最后编制文件分类编码表，供日后工作沿用。1.2现有文件收集与归档。按文件类别收集分散在各教师、办公室的教学文件，并鉴定文件价值，确定存档后认真填写文件分类编码表。如文件内容不完整，需补充、征集缺失的文件后再登记归档，以保证档案文件的完整性、真实性。如有电子档案，文件扫描上传至电子档案管理系统后，电子编码表应与实体档案同步。1.3组卷与上架。教学档案的组卷工作，将已分类的归档文件按编号排序，依次装入统一的装具中，组成一卷。每个非空装具都应编制目录，注明其中文件的序号、名称、保管期限等。档案装具使用统一的脊背标签、编号体系，方便后续的整理、利用与销毁等工作。完成组卷的档案即可按照脊背标签的编号，按序排列上架。在电子档案管理系统中，应确保电子档案与实体档案的一一对应。1.4按规定存取或利用。各教学部门，在每次归档完成后，都需要及时登记、更新档案检索目录，做到档案入库有据可查。根据各单位具体情况，制定专门的查档制度，致力于在保证教学档案文件的安全性、真实性、完整性的同时，又便于查找与利用。

2当前教学档案管理普遍存在的问题

2.1思想意识上对档案认识不足，管理制度缺失或有待完善。高校教学部门从上到下，对教学档案工作缺乏认识，没有把教学档案规范化管理制度纳入日常性、持续性的工作范围，以致经常出现教学部门为了应对上层检查、教学质量考核等，爆发式的对累积的大量教学文件进行归档。这种归档方式易产生工作质量低、文件价值低、内容混乱无序等情况。2.2教学档案管理规定不清晰。教学档案管理工作缺乏纲领性的规定，档案工作人员在实际工作中，由于缺少标准，对文件类型、档案价值、保管期限等内容难以判断。一方面可能导致档案工作者反复请示上级，影响工作效率；另一方面，档案工作者依据自身经验进行了错误的判断，以致浪费学校空间资源或损失有价值教学档案。2.3管理模式不能满足档案管理工作的需求。现在大部分高校教学档案管理模式依旧是分散管理。即档案文件分散在各老师、教学部门手中，甚至对同一项目而言，由于经手人或部门不同，档案文件成碎片化分布，难以实现对该项目全部档案文件的整理利用。这种模式下，一旦档案丢失或损坏是不能弥补的。分散管理模式对档案的安全、完整性造成威胁，不利于实现档案文件的查阅和利用。[2][3]2.4管理手段落后。高校的教学档案管理手段还是以实体档案为主，电子档案管理系统的应用较少、信息化建设水平不高。这一方面是由于教学档案开发利用不足，社会对教学档案的认识还停留在保管备查作用上，不了解教学档案的价值和重要性；另一方面，与高校经费分配息息相关。电子档案管理系统或者其他先进的档案管理工具都价格不菲，档案管理工作往往被认为是没有成果产出的工作，在高校看来投资价值不高。落后的管理手段不但增加教学档案管理的工作量，随着教学工作的开展还会带来不小的档案空间资源的压力。2.5工作人员专业素养不足。高校教学部门档案工作的负责人大部分属于非专门的档案工作人员，而是在教学工作之外兼职人员，主要工作是负责配合上层的检查和学科评估等任务。这些工作人员本身对教学档案管理的认识不足，在教学档案管理的制度和模式建立、规定和标准的制定上，缺少专业性的指导。工作人员专业素养的欠缺直接影响了教学档案管理的质量和效率，难以保证教学档案的真实性和完整性、实现档案的价值。

3教学档案规范化管理策略

3.1建立完善全面的教学档案管理制度。根据《普通高等学校档案管理办法》，教学档案必须做到“三纳入”“四同步”。“三纳入”要求高校将教学档案的管理工作纳入教学计划和规划、纳入教学管理制度、纳入有关人员的职责范围。“四同步”即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具档案证明同步。[4][5]3.2采取集中管理、同步管理、专人管理的管理模式。空间上实施集中管理，将分散的档案文件收集、整理、分类后统一归档，保证档案系统性和安全问题的同时，也便于日后查阅、利用。时间上实施同步管理，要求档案管理工作跟进教学部门的工作流程，及时收集档案文件，避免损失或降低档案价值。职能分配上做到专人管理，可以参考教学档案三级管理模式，从上到下划分档案工作的责任和任务，做到每份档案都可以找到直接负责人。3.3推进教学档案管理信息化建设。OA系统的普遍应用使教学文件以电子形式保存成为常态，实体档案归档落后的管理手段使档案管理工作难以与教学工作保持同步。为了保障教学档案工作的发展，高校有必要拨款用于档案信息化建设，打破纸质档案的限制、积极应用现代化的管理手段，尽快实现高校档案管理网络化、数字化。3.4明确档案管理工作中的规定与标准。高校应制定权威性的档案归档办法细则，对各类档案文件的分类标准、保管期限以及归档范围进行详细的划分与说明。[6]使教学档案管理工作有规矩可依，提高工作中档案价值鉴定、类别划分、保管期限确定等问题的准确性和效率。同时，需经常对档案工作人员开展培训与考核，促使归档制度落到实处。

参考文献：

[1]国家教育委员会.普通高等学校档案管理办法[Z].1989.

[2]王颢.高校教学档案三级管理模式初探[J].中国管理信息化,2015,18(21):201-203.

[3]姚国勤.高校教学档案管理存在的问题及对策[J].办公自动化杂志,2016(08):46-48.

[4]王少君.高等院校教学档案的科学管理与利用[J].大连民族学院学报,2004(03):84-86.

[5]连红,李元江.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].浙江档案,2007(05):48-50.

[6]高霞.信息化环境下高校教学档案管理研究综述[J].档案管理,2016(04):75-77.

作者:孙微 单位:长春汽车工业高等专科学校