基层单位档案规范化管理研究

做好基层单位档案规范化管理工作，是档案工作迈向信息化的关键一步。随着《四川省档案工作规范化管理办法》的颁布，基层单位档案规范化管理工作有了新标准。当前亟需掌握基层单位档案工作第一手资料，并以此为依据找出问题、分析解决问题，提出清晰的努力方向，创新档案工作举措，更好地服务地方经济建设及各项工作。对此，县档案局于2018年4—5月对全县各镇（乡）人民政府、县级机关和园区档案工作规范化管理情况进行了全面调研。现就调研中发现的问题及今后的工作构想谈谈自己的看法。

一、调研中发现的主要问题

（一）档案室建设不规范。档案室是基层单位开展档案工作的主阵地，是直接反映档案工作是否规范的重要载体。在调研过程中，我们发现部分基层单位档案室建设达不到规范化管理的标准。一是档案专用柜架陈旧破损，档案装具不符合国家标准；二是档案室未配齐消防器材、温湿度计、空调机等“八防”要求的设备；三是档案室堆放杂物，卫生条件差。甚至极个别单位无专用档案室，档案分室存放。（二）管理工作不到位。调研中，我们发现个别单位在文件材料收集、整理和档案保管、利用等方面或多或少都存在一些问题。一是文件材料收集不齐全，或将不在归档范围内的文件一并收集；二是整理不及时，文件材料长时间不整理归档，出现新的积存文件；三是保管不细致，部分单位未建立档案统计台帐，对室藏档案数量不清楚；四是利用不规范，缺少必要的借阅手续，有档案利用登记簿但未认真填写，档案利用完毕不归还或随手乱放。（三）制度执行不彻底。建立健全档案工作制度是档案规范化管理的重要内容。虽然大部分单位都建立了档案工作制度，也都做到了制度上墙，但部分单位存在制度执行不彻底的现象。一是档案移交手续不全，档案室管理人员变更时仅移交档案室钥匙，而未办理正式交接手续；二是未坚持档案安全检查，无安全检查台账、温湿度数据记录等；三是档案室管理人员未认真学习相关制度，仅凭经验管理。（四）信息化建设滞后。档案信息化建设是大势所趋，是让档案焕发新生命，变成“活”资源的根本性工作。但部分单位档案信息化建设缓慢，“双套制”移交工作进展仍有阻力。一是数字档案室建设没有纳入规划，有的单位虽启动但经费投入不足；二是数字档案室建设缺少专业人才的参与；三是电子文件收集不齐全，与纸质档案不匹配；四是部分单位没有独立开展档案数字化工作的能力。

二、综合分析问题根源

（一）领导档案意识淡薄。个别单位领导对档案工作重视不够，没有清晰地认识到档案的重要性，档案意识淡薄，忽视日常管理，导致该收集的文件没收集，该添置的设备不添置，该学习的法规未学习。事实证明，任何不被重视、疏于管理的工作最后都难免走向荒废，而被弱化荒废的工作是难以发挥、展示其应有价值的。（二）经费保障不确定。建设数字档案室，涉及软件系统、扫描识别、格式转换、数据维护等工作，无论是购买相关专业设备，还是档案业务外包服务，都需要充足的经费来支撑。但个别单位档案工作经费没有保障，导致档案设施设备陈旧落后，档案业务外包服务、档案数字化等工作推进较慢。（三）人才队伍参差不齐。基层单位档案人才缺失。在与档案管理人员的交流中，我们发现不少年轻同志身兼多职又刚接手档案工作，业务不熟悉，学习时间得不到保障，希望得到专业培训；另一方面是一些老同志长期从事档案管理工作，懂业务、责任心强，但感叹自身精力有限，对于新标准、新科技的学习有心无力。

三、今后工作的构想

（一）创新宣传方式。提高社会档案意识，加强宣传是一种重要手段。但传统的宣传方式形式单一、内容单调，难以给宣传对象留下深刻印象。因此，必须创新宣传方式以档案解决实际问题，如汇编档案工作服务民生等生动、典型的事例，汇编违反档案法律法规典型事例及处理案例，加强宣传教育。通过微信公众号、微博等新媒体平台推送相关信息、文章和图片，丰富宣传内容，扩大宣传范围。（二）开展档案工作清单式管理。对在全县推行的档案业务工作，以清单方式推进。如按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《归档文件整理规则》等规范性文件，结合地方实际，统一制定规范的“乡镇、部门文件材料归档清单”“基层档案室日常工作管理清单”等，推进档案工作清单式管理，实现基层档案工作人员工作快速上手、即查即用，缓解人才缺失的压力。同时加强业务指导和培训，在能干会干的基础上，提高档案人员业务水平。（三）建立切实可行的激励机制。要切实做好“三建议”，更好地促进档案事业发展。一是建议提高档案工作在全县综合目标考核中的分值，以此加强各部门的重视程度；二是建议政府对做出成绩的专兼职档案人员予以表彰奖励，激励档案人员的奉献精神；三是建议组织、人事部门在培养和选拔干部时，在政策上对工作突出的专兼职档案人员予以倾斜，使档案人员能安心档案工作又有成长空间。

作者:汪涛 单位:仁寿县档案局