社区档案规范化管理论文

社区档案工作是社区建设的基础性工作，也是城区档案事业的重要组成部分。为实现城区档案工作全覆盖，提升社区档案规范化管理水平，大连市西岗区率先谋划，积极探索，勇于实践，打造了辽宁省第一家省一级城市社区档案规范化管理社区，并荣获“全市社区档案规范化管理先进单位”称号。

西岗区档案局通过调研发现，在规范化建设正式启动之前，由于各种客观原因，各街道的社区档案工作处于分散、凌乱、参差不齐的状态：重视程度不够，体制机制不健全；工作队伍不整，业务素质偏低；档案管理不规范，工作基础薄弱；经费投入不足，设施设备陈旧。此外，社区档案多以文书档案为主，而反映社区工作全貌且有保存利用价值的社区声像档案、实物档案相对较少，结构不尽合理。

规范化管理的积极尝试

1.提高认识，增强社区档案规范化管理工作使命

西岗区区委、区政府提出了抓社区档案规范化管理工作就是抓基层组织建设、就是抓社会和谐稳定的理念，并将此项工作作为贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及辽宁省《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的抓手，纳入全区总体工作布局，在全区形成了党委政府统一领导、档案部门归口负责、街道社区主动作为、居民群众踊跃参与的社区档案规范化管理工作格局。区档案局确立了“三步走”战略，从2012年起连续3年将社区档案规范化管理工作列入年度工作要点，作为全区档案系统一号工程，高起点开局，高标准推进，确保达标工作不迷失方向、不偏离轨道。

2.树立典型，打造社区档案规范化管理工作样板

开展社区档案定升级工作没有现成的规律和经验可循，需要在实践中不断探索、总结、完善。区档案局确立了“选树典型、积累经验”和“以点带面、全面铺开”的指导方针。2011年7月，经过深入摸底，确立了档案基础工作比较好的北京街道北京街社区作为试点单位，集中市、区、街道档案部门的人力、财力和精力重点突破，在较短时间内实现了人员有专兼、经费有保障、存放有装具、管理有制度、查询数字化的目标，成为全区社区档案规范管理的标杆。2011年12月，西岗区承办了大连市城市社区居委会档案规范化管理工作现场会。2012年10月，北京街社区顺利通过了辽宁省一级档案定升级验收，其经验在全市推广。全区其他社区结合各自实际，在借鉴中创新，在创新中发展，先后完成达标任务。

3.齐抓共管，形成社区档案规范化管理工作合力

社区档案工作牵涉面广，任务量大，特别是一些街道、社区欠账较多，单靠某一个部门难以完成。区委制发了《关于加强社区档案工作的实施意见》，提出了规范化管理的目标任务和思路举措。分管副书记多次听取社区档案工作专题汇报，并在全区档案工作大会上提出明确要求。区档案局协调财政部门将社区档案升级工作经费列入预算，协调民政部门在社区硬件达标中事先预留档案用房，协调经信部门给予档案信息化建设的支持，并深入街道召开推进会，协调解决各类实际困难。街道党工委、办事处制定了《社区档案定升级实施方案》，举全街之力做好档案达标工作。日新等街道本着缺什么补什么、一步到位的原则，一次性投入近百万元，改造隔离出独立的档案库房，使社区档案室焕然一新。绝大多数社区添置了打印机、空调、灭火器等设备，使社区档案室基本达到“八防”要求。

4.规范管理，夯实社区档案规范化管理工作基础

区档案局参照《辽宁省机关档案工作评定办法》，加强档案基础业务建设。依据《大连市社区档案管理规定》，制定了既符合社区档案工作规律又具有西岗特色的《社区文件材料归档范围和保管期限表》等，明确了“五统一”：一是硬件建设统一，按照省一级、二级标准，规划建设面积达标、设备完备、保密安全的社区档案室。二是归档范围统一，从党群工作、行政综合、社会保障、治安调解、文化教育、环境卫生等7个方面收集归档材料。三是保管期限统一，将社区档案分为永久、30年和10年3个保管期限。四是分类原则统一，将社区档案分为文书、会计、声像、实物、户籍档案5大类：文书档案按“年度—机构（问题）—保管期限”分类；会计档案按“年度—形成”分类，分为凭证、账簿、工资明细表、报表4个门类；声像档案按保管期限分类；实物档案按年度、级别、奖励形式分类；户籍档案按“家庭住址—家庭成员”分类。五是整理要求统一，所有社区文书档案以“件”为单位整理，案卷排列按小流水的方法，文件编号用阿拉伯数字，以便于保管和查询利用。

5.开发利用，发挥社区档案规范化管理工作功效

区档案局指导建立了文书档案归档文件目录，实物、照片、会计档案案卷目录，全宗卷等检索工具；加强编研工作，指导编写了《社区大事记》《社区组织沿革史》及《基础数字汇编》等编研材料。社区档案工作不断完善，不仅使退管、计生、综治等工作成果有据可查，而且有助于为居民提供教育、就业、社保等政策法规咨询服务，在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、进行司法调解等方面发挥了作用。如每年收取采暖费、单亲家庭居民申报双失业独子奖励费时，社区工作者依据档案记载开具证明，确保将党和政府的温暖送到最需要的居民家中。

6.打造特色，丰富社区档案规范化管理工作内涵

在做好基础性工作的前提下，西岗区档案局积极动员那些档案意识强、有一定积累并且热衷于公益事业的社区居民将家庭成员的成长足迹、书信票证、古书字画、族谱家谱等史料规范整理成家庭档案分类存放，征集社区民间艺人的剪纸、小人书等非物质文化遗产建成特色档案集中展示，挖掘辖区收藏爱好者手中的文物资源开展婚俗礼仪、日军侵华铁证等专题展览，拓展档案文化价值。针对“两新组织”档案建设的需求，指导辖区非公有制企业、社区社会组织建档。开发“365社区家园档案”，丰富社区档案资源，完善社区档案结构。通过努力，2014年年底，西岗区45个社区档案工作已全部达标，其中，达到省一级标准的有32家，占社区总数的70%以上，3个街道的所有社区档案室均达到省一级标准。2015年6月8日，大连市城市社区档案工作总结会在西岗区召开。

几点启示

1.信息化是方向

采用信息技术和网络技术改造传统档案业务，提升档案管理水平和服务效率，是信息时代的发展要求，也是“智慧西岗”建设的题中之意。除了安装刻录机、购买移动硬盘做好光盘档案备份和存储再备份外，如果将文书档案数字化加工后并进行数据挂接，不仅可以提高查询效率，而且可以最大限度地保护原件。而配备“双套制”接收系统，建设社区数字档案室，实现网上查询则是远景目标。

2.标准化是重点

只有基础性工作细致、扎实，才能确保整体性标准、规范。比如，在公文行文环节，要求按照《国家行政机关公文处理办法》，对公文的格式、内容等严格把关，提高卷内文件质量；在归档环节，无论是装订案卷、拟写题名、填写封面与盒脊，还是编号、编目、装盒等都力求准确、清晰；在上柜环节，统一卷盒、备考表等装具；在保管环节，会计档案由会计人员和档案员双人保管，档案员调离工作岗位时严格办理移交手续。

3.专业化是关键

做好社区档案工作仅凭工作热情还不够，必须有懂业务的工作者队伍。实际工作中，各社区配备了大专以上学历、中共党员、年龄较轻、具有一定社区工作经验的档案员。区档案局业务指导科的3名同志直接将办公室搬到社区，集中办班，以训代会，现场讲解，做到讲明白、听明白、看明白、干明白，基本做到了业务知识“零盲点”、优质服务“零距离”、查档结果“零投诉”。督导验收人员由市局馆室处专家领衔，采取听取汇报、现场查看、封闭评议等办法，严把质量关。

4.制度化是保证

要确保档案工作有章可循，首先必须依据《中华人民共和国档案法》等法律法规完善规范化管理的规章制度。包括档案搜集制度、管理制度、利用制度、借阅制度、保密制度、奖励制度以及档案员岗位责任制等。建立档案借阅登记和利用效果登记，严格执行档案查、借阅手续，做好档案统计工作。西岗区档案局组织编写的《社区档案工作汇编手册》，对于社区档案的形成、收集、整理起到了很大的作用。

5.一体化是根本

社区档案管理的综合性、复杂性特点，决定了社区档案工作的推进需要方方面面的参与配合。日前，国家档案局、民政部联合印发的《城市社区档案管理办法》，使城市社区档案工作得到了主管部门的协作配合，这有助于建立起社区档案工作的长效机制。民政部门作为社区建设的主管单位，应对包括档案工作在内的社区工作进行宏观规划、整体设计；档案部门要对社区档案工作进行业务监督和指导；街道作为责任部门负责具体落实；宣传部门要加大宣传力度，形成有利于社区档案工作的良好氛围。

作者:宫传超 单位:大连市西岗区档案局