小型房地产开发企业工程档案管理策略

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摘要:当今社会已进入智能化时代,工程档案的管理也应该与时俱进以适应新时代的需要,工程档案管理的规范化和信息化应是房地产开发企业努力实现的基本目标。但纵观各小型房地产开发企业的工程档案管理水平参差不齐,对工程档案管理的重视程度也各有不同,因此,加强小型房地产开发企业工程档案的管理,成为了各参建单位共同努力的目标。

关键词:房地产;工程档案;管理

1概述

2019年11月29日,住房和城乡建设部关于国家标准《建设工程文件归档规范》局部修订的公告正式,规定自2020年3月1日起正式实施新修订的《建设工程文件归档规范》。新的规范主要增加了对归档电子文件的质量要求及其立卷方法、工程文件的归档范围、各类归档文件的编号体系等五项内容。规范的修订体现了国家对建设工程文件归档的重视,与社会发展需要相吻合,与当今科技发展水平相适应。房地产开发企业尤其是小型房地产开发企业应该快速适应新修订的《建设工程文件归档规范》中的各项要求,按规范做好建设工程文件归档,为企业管理的规范化和发展壮大奠定良好的基础。

2房地产开发企业工程档案的特点

2.1档案涉及专业多

工程项目包含很多专业,无论是简单的工程项目还是复杂的工程项目,都包含建筑、结构、装饰、强弱电、给排水、暖通、消防等各主要专业,有的项目还有幕墙、电梯、智能、太阳能、光伏、地源热泵、中央空调、热水系统、雨水回收系统、污废水处理系统、集中供暖系统等专业。对项目前期阶段还包含立项、可行性研究、各类评估、图纸设计、工程造价等许多专业性较强的工作内容。由此可以看出,工程档案所涉及的专业很多,而且涉及的面非常广泛。

2.2档案资料较复杂

工程项目档案涉及的专业多、覆盖面广,决定了档案资料相比其他档案要复杂很多。档案的收集整理依靠办公室文员的一方力量是无法完成的,应该是多专业、多工种、多人员通力协作完成的一项复杂工作。其中任何一个环节不予配合,均会造成档案资料的不完整,甚至会造成关键档案资料的缺失,情节严重的还会给房地产开发企业带来意想不到的伤害或损失。

2.3档案采集周期长

工程项目的一个明显特征是有一定的周期,从项目立项到竣工移交直至决算完成是要经历一定时间的,小的工程项目经历的时间短一些,复杂或规模比较大的项目,经历的时间要长一些,一般都是以年或月为单位来计算时间,特大型项目建设的周期更长。档案的采集从立项甚至更早的时间就要开始,直至项目财务决算完成,经历的周期很长,给档案的采集会带来一定的挑战。在档案采集期内,可能会有人员调动、场所变动等各种情况发生,在交接期容易发生档案采集不全或丢失现象,给企业档案管理工作带来一定的麻烦。

2.4档案的条理性和系统性较强

工程档案虽然复杂,但从立项到财务决算整个过程都非常有条理,不会显得杂乱无章,且每项工作、每个阶段、每个专业都形成环环相扣,有机统一的一个整体,能体现较强的系统性。主要原因是工程项目各项工作的开展基本上都是有程序性的,先做什么,后做什么,工作做完之后,才能开展下一步工作,都有较为明确的规定,如果不按这样的规定开展工作就容易在政府相关部门的审批流程中遇到障碍,这个并非政府相关部门故意刁难,而是房地产开发企业自身没按规定开展工作。所以工作程序的有条理、有系统,给档案的条理性和系统性提供了良好的基础条件。

2.5项目档案独立完整成套

房地产企业的开发项目基本上都是在规划用地范围内以总的项目名称进行开发的,在总的项目内部还会分为若干个独立的单体项目。一般来说,各个单体项目的档案资料都是相互独立成套的,在独立成套的档案资料内可能会存在共有的档案。比如项目的立项、可行性研究、环境影响评价、社会稳定风险评价、规划许可证、施工许可证、竣工验收报告等,但这些共有档案不影响单体项目工程档案的独立性与成套性。而且按照作者所在地区的城建档案管理部门的要求,所有单体项目均应是一份完整独立成套的档案资料移交给城建档案馆,共有档案可以是独立存档,也可能是依附于某个单体项目存档,无论以何种方式存档,均不影响总项目档案的独立性、完整性与成套性。

3房地产开发企业工程档案的重要性

房地产开发企业的工程档案最真实、最完整地反映了工程建设项目的全过程,对建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、主管部门、审计单位、使用单位或个人都具有十分重要的意义。

3.1方便需求方调阅档案

任何一件档案资料都有可能被调阅的可能,工程档案也不例外,也许有的工程档案在工程项目的生命周期内都不会被调阅,但这丝毫不影响工程项目档案作为永久保存档案的作用。在工程项目财务决算完成前,档案被调阅是大概率事件,调阅人主要是工程质量监督部门、工程安全监督部门、消防管理部门、审计单位等,如果工程项目存在违规违纪情况或法律纠纷,纪委监察部门、司法机关也会调阅工程相关档案资料。上述相关单位能否顺利推进相关工作在很大程度上都依赖于工程档案的真实性和完整性,为他们的工作开展提供有价值的佐证材料。

3.2有利于日常管理的需要

房产开发企业在房屋竣工交付使用后,一般不再专门安排工作人员对房屋及室外环境进行日常管理,有的是交付给产权所有人来负责日常管理,有的是委托物业公司来管理。房地产开发企业只负责工程质量保修,在质量保修期内如果有质量问题会安排施工单位进行维修。过了质量保修期,正常的维修任务就移交到了产权所有人或物业公司。因此,在工程移交时,房地产开发企业应将工程档案资料中的竣工图同步移交一份给项目的使用单位或管理单位。移交的目的主要是服务于日后管理及维修的需要,特别是建筑图、结构图、强弱电图、给排水图、室外管网图等。这些图纸在室内装修及室外管网维护等方面将会发挥非常重要的作用。比如室内装修需要知道水电预埋管的位置,防止破坏水电管路造成漏水漏电,引发安全事故。还要知道哪里是承重墙、柱,哪里是非承重墙。承重墙和柱是禁止改动的,否则影响结构安全,近些年发生的多起房屋坍塌事故教训深刻。这些事故的发生往往都是忽视了工程项目图纸档案资料的作用,由此可以看出,工程项目装修时调阅图纸资料是非常重要的。

3.3有利于企业管理规范化

房地产开发企业应该有自己的企业文化,企业的管理制度也应是企业文化的重要组成部分。制度是否健全可以体现该企业的管理是否规范,健全的企业档案管理制度可从侧面反映出企业的运行处于一个健康的水平,也是企业精神文化的表现形式。这种带有强制性的档案管理制度能够记录企业的成长过程,保护企业的发展利益,规范企业的运行机制。工程档案是房地产开发企业宝贵的业绩档案,按规范保存好每一份工程档案既是企业管理规范化的需要,也是呈现企业发展壮大的历史轨迹。

3.4有利于提升企业专业管理水平

房地产开发企业的档案既有文书档案也有科技档案。工程档案即属于科技档案的范畴,文书档案主要是记录房地产开发企业的党群管理、人事管理、财务管理、业务管理等,该部分档案的管理由办公室的文员可以完成,通常文秘专业、档案专业的工作人员可以胜任该方面的工作。工程档案的专业性比较强,要求档案管理人员要具备一定的工程专业方面的知识,对工程建设各个专业都要有一定的了解,这样在档案管理过程中才能按《建设工程文件归档规范》做好各专业材料的归档。专业的工程档案管理对于提升房地产企业的管理水平很有益处。

4小型房地产开发企业工程档案管理存在的问题

工程档案管理在大型房地产开发企业的重视程度相对较高,一般大型房地产开发企业都具有较为完善的管理制度,也明白工程档案管理的重要价值。小型房地产开发企业对档案管理方面相对较弱,原因各有不同,大致可归纳为以下几点。

4.1档案管理不规范

小型房地产开发企业一般情况下开发的项目也相对较小,获取的利润相对较低,可能不会投入太多的精力去搞好工程档案的管理工作,对工程档案的管理不符合《建设工程文件归档规范》的具体要求。档案的收集整理比较凌乱,有的堆放在档案柜里很长时间无人整理,有的即使整理也是随便地塞进档案盒,有的没有按专业按类别存放,有的没有编码、编号等现象时有发生。这些不规范的管理行为给后期调阅档案带来很大的麻烦。

4.2档案管理意识薄弱

有的小型房地产开发企业的档案管理意识不强,认为档案管理是一种累赘,没有真正意识到档案管理在企业的日常管理中的重要作用。这种现象在工程建设过程中有所体现。例如施工单位不能及时如实地记录工程建设期间的过程检查或验收记录,在工程即将竣工验收时,大量的补填各种检查或验收表格,根本不是真实反映当时的实况,存在明显的弄虚作假行为。工程建设的监理单位甚至对此也是睁一只眼闭一只眼。作为房地产开发企业的管理人员,没有意识到这类问题的严重性,面对此种情况有时也没有及时采取制止措施。这种不规范行为制造出来的档案,早已失去保存的价值,有害无益。

4.3档案管理人员专业水平不高

大型房地产开发企业通常不缺工程项目管理人才,建筑安装、工程造价、账务管理、工程管理、项目设计、档案管理等方面的专业都是人才济济,这些专业性人才在工程业务管理工作中都发挥了较大作用,从项目立项至竣工验收,在工程质量、安全、投资、进度、档案等方面都能体现一个大型企业应有的形象。小型房地产开发企业在专业人才队伍建设方面略显不足,有的差距还比较大,尤其是在档案管理方面的专业人才明显不足,很多情况是文书档案与工程档案为同一人在管理,管理的规范性有很大提升空间。有的小企业在工程档案管理方面直接就是无人可用,不得不委托社会上的工程资料员来协助收集整理工程档案,档案的质量往往得不到保证。

4.4档案存储基础设施条件较差

工程档案既要有专业的人员来管理,同时也要有相应的基础设施条件为档案的存储提供保障。大型房地产开发企业在基础设施方面有天时地利的条件,硬件设施、专业队伍和智能化水平都有良好的基础,有专门的档案室,且档案室的室内环境符合档案存放要求,恒温恒湿、气体灭火、专业橱柜、智能化设备及软件等基础设施比较齐全。小型房地产开发企业在这方面的投入有很大的不足,没有专门的工程档案室,有的与文书档案合用一间房间,房间内的设备配置也不能同步跟上,在梅雨季节甚至会出现档案发霉的现象。有的小企业甚至没有固定的档案室,房间功能变来变去,档案经常搬家,容易造成档案遗失事件发生。

5加强小型房地产开发企业工程档案管理的策略

小型房地产开发企业在企业管理的许多领域还有不少值得努力的空间,工程档案管理方面同样如此,加强档案方面的管理可以塑造企业的文化和提升企业的核心竞争力。

5.1加强档案管理的规范化建设

工程档案管理要有规可依,有章可循,要以《档案文件整理规则》《建设工程文件归档规范》等为准绳。小型房地产开发企业在工程档案管理的规范化建设方面要建章立制,制定企业档案管理的相关规章制度,明确工作人员、工作职责、工作流程、惩罚措施等,同时也要有相应的检查督查机制,要对档案工作进行常规检查和监督抽查,对不按章管理档案和不按规范管理档案的人员要有相应的惩罚措施,使大家牢固树立工程档案管理的大局意识、规范意识。

5.2正确认识档案管理的重要性

小型房地产开发企业在企业文化里,要根植重视工程档案管理的基因,从上层管理人员到基层员工都要在思想上认识到工程档案管理的重要性。平时要加强这方面的宣传引导,利用“国际档案日”等重要时间节点开展档案工作的学习宣传教育。只有在思想上重视,行动上践行,才能营造重视档案的企业文化氛围,再利用档案方面的管理制度,巩固档案工作的重要地位。档案工作管理好,对企业的长远发展必将发挥极具价值的遗产作用和利用价值。

5.3增强档案管理人员的专业素养

古人云:“闻道有先后,术业有专攻”,专业的事交由专业的人来干。土木工程专业技术含量很高,要弄通搞懂不是轻而易举的事。工程档案管理人员不仅要有档案专业方面的知识,同时也要对工程各专业有所了解,对人的综合素质要求较高。小型房地产开发企业要舍得在这方面招揽人才,或者在企业内部培养工程档案管理人才,可以采取走出去和请进来的方式进行系统的培训,想方设法提升档案管理人员的专业素养。该类人才成本在企业运营成本中微不足道,但他们在企业的档案管理中却能发挥非常有价值的作用。

5.4加强档案存储基础设施建设

许多小型房地产开发企业在工程档案基础设施建设方面有先天不足是客观事实,但如果要在激烈竞争的房地产市场有一席之地,加强自身建设是绕不过的永恒课题,包括硬件建设和软环境建设,加强档案存储的基础设施建设当然包括其中。要安排相对固定的档案用房,房屋内部设施齐全、设备先进。要充分运用智能化技术来管理档案,引进先进的档案管理系统,充分发挥BIM技术在工程管理及档案管理中的作用。

6结语

在房地产行业不断加强宏观调控的新时期,坚持房子是用来住的、不是用来炒的定位,不将房地产作为短期刺激经济的手段,是国家长期坚持的一项基本政策。小型房地产开发企业面对的形势更加严峻,如何在夹缝中求生存也考验该类企业的智慧。工程档案的高质量管理只是企业运行的一个小小的分枝,坚持质量就是生命,管理就是效益应该成为企业始终不渝的追求。

参考文献

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作者:李玉松 沈霖 单位:淮安市师苑置业有限公司