电视媒体文书档案责任链管理探究

【摘要】充分利用现代信息技术提高管理及应用水平已成为时代赋予档案管理事业的新使命。本文从电视媒体档案管理常见问题出发，特别是从因缺乏“可信任”环境而导致的文书档案责任管理困难出发，提出了一个基于区块链技术的文书档案责任链管理设想，寻求对文书档案进行有效的控制、引导和管理，以确保程序的正确、过程的可回溯、责任的归属明晰。

【关键词】文书档案；信息化；区块链；可信任

一、电视媒体档案管理的常见问题

电视媒体的文书档案主要由文书转化而形成，在电视媒体管理中具有不可或缺的作用。电视媒体文书档案管理更多属于传统的档案管理。对于传统档案管理存在的问题，吴桂娟在其《加强电视媒体档案安全管理的措施》一文中有以下具体分析：一是档案员业务不够精通，缺乏专业系统训练，归档立卷分类不准确；二是人员变动带来档案风险，管理工作断档，资料泄露；三是对档案重视度不够，保管条件普遍较差，比较随意；四是档案电子化程度低，以纸质为主，有诸多不便；五是档案不完整；六是档案管理约束差，归还不及时；七是档案被恶意使用，不能正确授权；八是档案存在灾害风险。①针对以上问题，包括吴桂娟在内的多位研究者提出了若干解决方法，如建立健全档案管理制度、提高人员专业程度、建立综合性档案室、实现档案数字化等。

二、电视媒体档案管理的信息化使命

20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命——信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。作为信息资源，档案信息化也必将成为档案事业发展的战略选择，同时也是档案事业创新发展的契机。利用现代信息技术搭建数字化、网络化的档案管理服务平台，实现档案管理水平和服务水平的提升，以适应社会发展和国家信息化建设的需要，是档案管理工作发展的必经阶段，也是时代赋予档案管理工作的使命。为此，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出要加快档案管理信息化进程，要采用大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术，提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平，并在2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。“以信息化为核心”至少应该有两层意思，一是相当比例的档案以信息化的方式产生，二是档案管理相当普遍地采用了信息化手段。国家档案局令第13号《机关档案管理规定》把“信息化建设”作为一大专项工作部署，要求“加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划”，提出，应当建立档案数字化常态机制。2019年6月，全国档案局长馆长会议要求“加大档案科技攻关，加快推进档案信息化建设”。2019年12月，国家档案局在部署2020年全国档案工作时表示，要深入开展“十四五”规划编制调研，抓好顶层设计，对“十四五”时期档案事业发展作出科学规划，并同步推出档案信息化建设专项规划，作为综合规划的有机延伸，为“十四五”时期有关重点工作提供指引。

三、信息化技术支撑下的文书档案责任链管理探究

（一）文书档案责任链管理概要。如前所述，电视媒体的文书档案主要由文书转化而形成，是单位各项业务开展的依据。与其他文档比较，文书档案形成、实施、应用和管理对时效性、时序性、安全性等具有更严格的更高的要求，对于参与其中的相关人员的责任要求更高。本文所说的文书档案责任链管理是指在文书档案形成、应用和管理过程中，明确在各个阶段每个参与者所应承担的工作和责任，并对这些工作和责任进行有效的控制、引导和管理，确保程序的正确、过程的可回溯、责任的归属明晰。（二）信息化技术下文书档案责任链管理的难点。网络技术、数据库技术等信息技术的迅猛发展给档案事业的发展提供了良好的机遇。充分利用信息化技术，使得文书档案数字化后可以解决或大大缓解当前档案管理所存在的一些问题，极大提高档案管理的水平、效率以及安全性。一是文书电子化可以使得档案管理极为方便，比如查阅、发送，特别是可以使远程办公成为可能，大大提高了效率；二是文书电子化，复制和保存极为便利，可以云存储，可超长时间高可靠存储，保全性大大提高；三是文书数字化具有很好的延续性，数量、存储空间、时长均无限制，不会因为人员变动导致管理的断档；四是数字化后能够实现更合理、更细致的安全授权；五是数字化的前提是文书管理标准，标准确定后，更有利于文书档案的统一管理，更利于分享，利用率大大提高。②③但当前信息化技术下文书档案责任链管理还存在一定难点，主要集中在如何确保“可信任”上。具体说来当前信息化技术还存在以下困难：一是文书档案平台的安全性问题仍然存在，虽然采取了防扩散技术、动态水印技术、时间戳技术及文件加密技术等来提升文书档案的应用安全性，但这些安全措施都基于中心平台实现，在中心平台受损不能正常工作时，这些安全措施将大打折扣；二是身份验证安全服务成本高，现在一般采用电子认证技术来保障电子档案的真实性，而电子认证技术具有一定的服务期限，且需要服务费用，长期维持费用较高；三是难以跨机构可信任共享，当前信息化还不能提供可信任环境，电子档案一旦跨机构传输，就必须再次进行真实性验证，而这在现有不可信任环境下难以实现。（三）基于区块链的可信环境为文书档案责任链管理提供支撑。针对文书档案责任链管理的难题，区块链技术的“去中心化、多点记账、可追朔、不可篡改”等可信特征恰好为解决这些难题提供了绝好支撑。区块链以其去中心化的可信特征为世人所知。区块链从狭义说，是一种分布式账本，按照时间将数据区块组成链式结构数据，同时辅以密码学方式保证不可篡改和不可伪造。扩展来说，“区块链技术是利用块链式数据结构来验证与存储数据、利用分布式节点共识算法来生成和更新数据、利用密码学的方式保证数据传输和访问的安全、利用由自动化脚本代码组成的智能合约来编程和操作数据的一种全新的分布式基础架构与计算方式。”④区块链技术的可信环境特征最主要的是去中心化，取消了中心化的硬件或管理机构，每一个节点均是点对点平等的。可信特征其次是以对机器的信任取代对“人”的信任，即基于协商一致的规范和协议，并由机器代替人工监督执行，一个链就是一个由所有用户、节点共同管理的“自治区”。可信特征还体现在信息的不可篡改、不可否定，除非能够同时控制住系统中超过51%的节点，否则单个节点上对数据库的修改是无效的，数据稳定性和可靠性极高，且交易双方无须通过公开身份的方式让对方对自己产生信任。此外，也包括信息的开放性、透明性，除了交易各方的私有信息被加密外，区块链的数据对所有人公开，整个系统信息高度透明。⑤区块链技术的可信环境为解决现有的文书档案责任链管理难题提供了条件。

四、基于区块链技术的文书档案责任链管理设想

2019年10月，中共中央政治局就区块链技术发展现状和趋势进行集体学习。在主持学习时强调，区块链技术的集成应用在新的技术革新和产业变革中起着重要作用。2020年6月，国家档案局举办区块链技术视频专题讲座，探索区块链技术在档案管理中的运用，以期能更好地服务经济社会事业发展。针对文书档案责任链管理信息化支撑的不足，本文提出基于区块链技术建设文书档案责任区块链的设想，意在把文书平台与区块链相结合使用，从而搭建一个可信任的、可持续的文书档案存管、交换环境，保障文书档案责任管理。（一）文书档案责任链总体设计。文书档案管理责任链总体上是文书档案平台与文书档案责任链相结合，文书档案平台存储文书自身的具体内容，文字或图片等；文书档案责任链则存储文书衍生出来的数字指纹、责任分配、责任角色、数字签名等信息。⑥文书档案管理责任链以单位或部门为主体，每个单位或部门部署一个节点，所有参与单位或部门节点组成完整的责任区块链。文书档案责任链为私有链，设置查询核对接口，用于进行数据查询和对比；设置跨链接口，可接入其他公共链如联盟链。（二）文书档案责任链管理的主要内容。文书档案责任链管理的主要关键内容包括：一是流程管理，从文书立书的依据出发，到上报，多方签批，直至最后完成，设定相关的规则，确保流程完整，并且程序正确。二是责任管理，根据文书档案种类不同，设置密切相关的责任模型，包括参与的角色，不同角色的任务及责任，责任链可自定义。三是凭证管理，对文书档案处理的每一个阶段的结果进行留存，提取相关信息，进行去中心化的、不可逆的、不可纂改的封存，并且需要长期、低成本封存。四是安全管理，确保文书档案信息的真实性、完整性、加密性等。（三）文书档案责任链的重点。文书档案责任链基于区块链技术实现文书档案的管理，需要重点实现的项目包括以下一些内容：一是形成文书数字指纹。通过标准哈希运算和专用哈希运算生成“文书档案数字指纹”，该指纹可作为证据去验证文书的完整性，以防被篡改。这些数字指纹存储在区块链中，实质上存储的是“证据的证据”。二是形成文书的应用指纹。不同于通常区块链仅设置数字指纹来保障文书的真实性、完整性。文书档案责任链的一个创新之处是增加了文书的应用指纹，即把对文书的各个阶段的处理流程、责任人、责任内容、责任角色、处理结果、前后责任点、个人数字签名等信息，上链留存，进行可靠、透明存储，并基于此开展可信任应用。三是保障文书的真实性。基于文书的数字指纹和应用指纹，在需要对文书档案进行验证时，仅需对这些指纹进行对比，如有差异则表示保存文件被篡改。四是跨机构可信任验证及交换。通过区块链与文书档案系统集成，可以在有效对电子文件真实性进行保护的同时实现跨机构电子文件交换及验证。文书档案责任链作为一个标准服务对文书的指纹进行存证保护，同时也通过跨链技术将私有链上指纹上传至各机构间共建的联盟链上，并向文书档案平台及所需跨链的外链提供API接口，供查询验证，为可信交换提供保障。整个过程符合2018年9月颁布的《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》。该部分内容也充分借鉴业界已推的、共建的电子文件存证联盟链。五是全流程的数字化加工及相应的可信性检测。随着档案的数字化发展，数字化加工环节不断细化，逐渐形成了由档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理等环节所组成的一整套数字化加工流程。根据2018年4月的《DA/T70-2018：文书类电子档案检测一般要求》，还需在归档、移交和接收、长期保存这三大环节进行真实性、完整性、可用性及安全性四大类检测。六是基于智能合约的流程自动化处理。此类应用运用了区块链中的智能合约技术。可以在文书签转过程中根据有关法律法规的规定实现电子文件的到期自动处置，包括保存和销毁。

五、小结与展望

本文提出了一个基于区块链技术的文书档案责任链管理设想，总体上将文书档案平台与文书档案责任链相结合，包括流程管理、责任管理、凭证管理、安全管理等，最终实现文书全流程的数字化加工及相应的可信性检测、真实性保障、跨机构可信任验证、交换以及基于智能合约的流程自动化处理。区块链在当前还是一个较新的技术，各种基于区块链的应用还都在积极探索中。现实中，技术应用应以需求为导向，需求实现应以技术应用为支撑。因此在文书档案管理责任链后续的发展中既要紧跟区块链技术的发展，也要充分挖掘文书档案这一特定需求的实际，做到技术、需求、管理相互支撑。具体到技术应用上，后续将拓展更多的功能，包括智能合约的流程化处理功能，跨链的机制和效率，业务平台和区块链的相对统一等。

注释：

①吴桂娟：《加强电视媒体档案安全管理的措施》，《黑龙江科学》2020年第15期。

②刘金龙等：《探索电视媒体档案管理信息化建设的途径》，《兰台内外》2020年第22期。

③刘敏：《信息化背景下文书档案管理工作创新研究》，《城建档案》2020年第7期。

④许卫凡等：《基于区块链技术的档案管理系统架构》，《兰台世界》2020年第S1期。

⑤黄昆仑、刘永刚、王渊命：《基于区块链的视听媒体收视调查平台设计》，《现代电视技术》2019年第12期。

⑥李春艳：《区块链技术在大型企业集团电子文件管理中的应用——以中国石化为例》，《档案学通讯》2020年第1期。

作者:康春雨 单位:中国教育电视台办公室