城乡居保业务档案规范化管理研究

社会保险业务档案是社会保险经办机构在办理业务过程中形成的原始记录，是确定参保对象享受社保待遇的重要依据，也是反映社保事业发展的宝贵资料和重要历史凭证，是重要的民生档案。推进社保档案规范化管理，维护好、实现好、发展好广大参保群众的根本利益，是社保经办机构的共同责任。近年来，内江隆昌市城乡居民养老保险经办机构按照人社部、国家档案局的部署要求，以贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》《社会保险业务档案管理规范》为契机，以完善制度为前提，在推动实现社保档案规范化、标准化和信息化方面下足了功夫。

业务档案管理基本情况

隆昌市城乡居民社会养老保险业务档案管理工作在各级领导及上级业务部门的大力指导下，档案管理基本完成“落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障”的要求，实现了制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细的三大转变，于2014年达到了档案管理省二级。。档案资源比较完善。隆昌市城乡居保中心高度重视档案资源建设。健全规章制度。统一分类档案，明确各类档案归档范围和保管期限，建立档案收集、整理、保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等十几项制度。集中规范整理。自2011年7月隆昌市城乡居民社会养老保险试点工作启动以来，通过不断实践摸索，规范整理业务档案大致分为两个类别：一类是2011年—2013年，参保人所有参保档案均按个人装袋，共计237781件；二类是2014年至今，参保人所有参保档案采用分类组卷装盒，共计1164盒3402卷29791件。其中2017年和2018年装订全民参保和社保扶贫档案资料共计310盒624卷8310件。档案涵盖业务、文书、会计、声像、实物、电子等门类，形成门类较齐全、内容较丰富的档案资源体系。实行部门立卷。按照“谁经办、谁整理”的原则，明确经办业务部门负责收集、整理和立卷工作，档案室负责业务指导和集中保管、利用，确保业务材料收集齐全完整，档案整理编目编号准确规范。基础条件明显改善。隆昌市城乡居保中心积极协调专项资金，档案管理的基础条件不断改善。目前，业务档案管理专用库房两间，库房面积约102平方米，档案库房设在办公楼内，管理严格，有保安24小时巡逻，有防盗、防虫、防潮设施，档案室内干净、整齐、有序。配备了27组密集架、3组双节内抽、一部书车、一架书梯，档案用具的样式和规格及质量均符合国家规定。档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒，外观和质量符合国家要求。库房内安装了5台空调、3台除湿机、2个温湿度计，达到了防潮要求；定期投放防虫防鼠药，达到防虫、防鼠要求。档案管理部门配备了7台电脑、1台打印复印一体机、3台打印机等现代化办公用品，基本实现现代化办公。管理队伍不断壮大。隆昌市城乡居保中心设置信息档案股，专门负责城乡居民养老保险档案管理，并具体落实各股室业务档案整理、归档，对库藏档案进行保管、借阅和统计。人员配置方面，共有档案管理人员4名，均具有较强的业务素质和文字表达能力，熟悉档案业务、爱岗敬业，专业能力不断提升。服务利用效果初显。隆昌市城乡居保中心注重档案开发与有效利用，与优化业务流程相结合，对不符合规程的档案不予接受，重新补正完善后监交入库；与风险控制相结合，利用业务档案对经办工作进行内部审计，审验业务办理的适宜性，查找经办风险，建立了查阅、借阅制度，做好查阅、借阅登记。近年来，累计接待档案查阅2000余人次，查阅案卷500余卷，累计复印材料13余万份，向隆昌市档案局移交退休档案89404件。规范整理后的城乡居民养老保险档案在社保基金专项审计以及解决历史遗留问题、信访维稳等方面发挥了重要作用。

业务档案管理存在的问题

从隆昌市的实际情况看，城乡居民养老保险业务档案在安全保管、库房建设、人员配备、收集立卷、信息化管理等方面仍存在一些问题。库房安全措施不到位。业务档案安全是档案管理的重中之重，目前还存在库房后续硬件建设投入不足，“九防”措施落实不到位，空调、灭火器等设施更新维护不及时等问题，还没有建立档案出入库记录、人员出入库记录和温湿度调控日常记录。档案场地面积不够。根据人社部、国家档案局有关规定和国标《社会保障服务中心设施设备要求》，经办机构业务档案管理要实现库房、阅档室、办公室（整理室）分开设置，库房面积要在100平方米以上，并且库房面积要适应业务档案增长需要，不得低于40平方米/万卷的标准。目前隆昌市城乡居民养老保险档案专用库房承重不达标，档案安全保管存在隐患；档案库房已无多余空间，近几年的业务档案无法入库，档案存放在办公室或者分散在各业务部门等问题。档案管理力量薄弱。工作人员与管理的档案数量不相匹配，低于1人/万卷的标准要求，人员配备上存在一定差距。档案人员流动频繁、未经培训、无证上岗、规范化管理能力欠缺等问题突出，制约了业务档案管理工作的开展，导致档案管理水平下降。同时，对业务档案管理人员开展培训力度也不够。档案信息化水平不高。没有档案管理软件和应用业务档案管理的信息系统，业务经办人员仍采用原始的手工录入方式进行著录；没有对档案进行数字化扫描和计算机管理及网上检索，也没有实现业务档案数字化挂接，档案立卷效率和信息化管理水平较低，不利于档案安全和风险防控。

加强业务档案管理的对策建议

城乡居民养老保险业务档案规范化管理是一项长期、系统的工作，需要投入大量人力、物力、财力。在今后一段时间，要继续认真落实人社部、国家档案局要求，持续做好社保档案规范化管理工作，重点推进社保业务和档案管理一体化、电子化。加强人员队伍建设。以加强专业化档案人员队伍建设为目标，提升人员素质。按照人社部办公厅《关于开展业务档案管理达标验收工作的通知》要求，每万卷档案配备1名工作人员，以满足业务档案规范化管理的需要。加强业务培训，经办机构业务档案人员每年至少进行一次培训，提升业务档案规范化管理水平。通过开展业务培训、总结交流、典型示范活动，培养一支业务素质较高、相对稳定的档案管理队伍。加快信息化建设。顺应创新服务、网上经办的趋势，推进业务档案标准化、数字化、信息化建设。加强业务档案一体化，减少业务材料立卷不规范、不标准、不齐全问题，助力经办风险防控。加强业务档案数字化，要以应用一体化系统为契机，努力推进存量档案数字化，建立全省社保档案全文数字资源库。推进业务档案电子化，创新和突破传统档案管理方式，推行电子档案在线归档，做好电子档案存储备份工作，全面提升经办机构业务档案信息化管理水平。加强标准化建设。应强化档案标准意识，认真贯彻落实《社会保险业务档案管理规范》标准。建立健全各项管理制度，完善社会保险业务材料归档范围和保管期限。做好业务档案统计分析，做好大事记录、组织机构沿革续编、档案利用实例汇编等工作，提升服务利用水平。夯实硬件基础。夯实打牢规范化管理的基础，争取资金支持社保档案建设，力争建立常态化的经费保障机制。强化库房建设和安全管理，改善档案保管条件，及时更新和完善防护设施设备，达到档案“九防”要求。严格落实各项档案管理制度，完善应急预案，每年至少开展一次档案安全专项检查，确保档案安全。

综上所述，社会保险业务档案规范化管理是一项基础性、长期性的工作，这就要求社保经办机构常抓不懈。从目前的情况看，社保经办机构还需要进一步提高思想认识，在人员、硬件、资金、技术等方面加大投入，认真贯彻国家标准，落实档案管理制度，加强业务档案资源建设，夯实档案管理基础，推进社保档案专业化、标准化、信息化建设，提升社保档案服务利用水平，实现为参保人员“记录一生、保障一生、服务一生”的目标。

作者:邓林明 单位:隆昌市居保服务中心