高校档案管理问题与优化路径研究

摘要：融合互联网进行档案管理工作不仅能够提升管理效率，更好地实现对原档案资料的保管，还能有效解决管理的时间与成本，是适应现代化发展形式的一种档案管理方式。现阶段高校开展的档案信息化建设尚存在诸多问题。本文通过分析目前高校学生档案管理的现实情况，运用“互联网＋”的新理念、新思维针对高校档案管理中存在的问题提出“互联网＋”视域下档案管理的优化对策，进一步推动高校档案信息化建设水平。

关键词：档案管理；“互联网＋”；优化对策

高校学生档案是记录学生在校期间各种表现的重要载体，包括学生在成绩、奖惩、现实表现、科研、党团关系等方面的内容，形成对学生、学校和社会有保存价值的真实记录材料。是国家和社会选聘人才的直观依据，对用人单位选聘人才具有广泛的参考价值。为了确保档案管理的真实性，高校学生档案管理显得尤为重要。随着日前网络信息技术的更新以及“互联网＋”的大力提倡，信息发展进步为人们工作和生活的各个领域都带来新的变化，在此背景下，高校档案管理应主动与信息技术融合，运用“互联网＋”的新理念、新思维不断优化档案管理工作，从而创建符合新时期高校档案管理特点和变化趋势的学生档案管理模式。

1高校学生档案管理的现状

目前，大多数高校的学生档案管理多为传统式的管理模式，档案管理人员的工作依然停留在对大学生档案资料的收集上，对大学生档案管理主要通过线下的收集、封装、保存、转递，档案的转入和转出主要依靠人工登记。由于高校对学生档案管理的重视程度不足，导致没有形成规范性和强制性的管理文件，管理人员工作怠慢，无积极性和创新性。由于缺乏科学管理意识，导致部分管理工作出现混乱，学生档案材料入档不及时、档案转递不规范出现档案材料丢失的情况。另外在档案管理过程中，由于工作程序化、创新型不强，工作亮点不突出，导致工作人员对档案管理的积极性不高。与其他学生管理工作相比，学生档案管理工作只是学生工作中的冰山一角甚至可以忽略不计，只要不出错，工作就算完成。以至于导致众多毕业多年的学生的档案丢失，错装漏装，甚至出现“张冠李戴”的现象。信息化手段管理模式较为落后，档案管理过程中人工操作的程序比较多，信息化利用程度较低，学生档案记载的丰富性不强，无法满足大学生的发展需要和就业需要。

2高校档案管理的原则

2．1保密原则。学生档案属机密文件，档案管理部门要严格遵守保密制度，未经许可不得擅自将档案带出档案室或向外人透漏档案内的任何内容和信息。档案管理部门应选配专人管理学生档案，并设置档案室，确保档案室安全。2．2登记原则。在学生档案保管、收集、整理、归档以及学生档案的查阅、移交、接收等工作中，需进行登记，做好相关转递记录，建立完整借阅、转递记录台账，做到档案各个运转环节有记录、有签名，确保学生档案的完整与安全。2．3及时原则。档案管理人员应根据学校招生部门、教务处、学院等部门移交的学生相关奖惩材料、鉴定材料及时归档，对学生档案进行动态管理。2．4完整性原则。对于学生档案而言，证明其价值的最基本条件就是档案的完整性，如果缺失，那么档案的价值、可用性会受到严重影响。所以，在进行档案收集、管理过程中，保证档案完整性是最基本的要求。在具体工作中，管理人员每年要对学生档案材料进行核查，尤其是要对奖惩文件、每年的鉴定材料及时装入档案，对于大四学生在毕业前要对其档案进行系统性核查以保证其档案完整性。2．5真实性原则。在高校档案管理工作中，严格归档程序、保证档案材料真实性是档案管理工作最基本的要求。档案管理人员第一要务是确保和维护学生档案的真实性，及时将能够反映学生德、能、勤方面的档案材料及时入档，严禁错装和漏装尤其是故意不装的行为。

3高校档案管理中存在的问题

3．1档案管理人员思想重视不够。大部分高校和部门对档案管理工作存在认识偏差，思想重视程度不够，在档案管理人员安排上大部分是工作能力不突出、年龄偏大、计算机水平不过关的人员管理档案。高校学生档案管理人员老弱无能化的现象比较突出，而且缺少专职档案人员，人才结构不合理。由于科学管理意识的相对欠缺，导致部分管理工作人员无法对数字化技术进行充分应用的现象。另外是在档案管理的硬件设施上配套不健全，经费投入不足。其实是档案管理人员对档案管理的重视度不够，责任心不强。突出表现在对于学生的奖惩档案不及时入档，学生档案材料存放不规范，档案查询、领取程序不规范。3．2归档内容陈旧、简单，已不能满足社会选才要求。高校学生档案归档范围一般涉及高校招生录取材料、军训鉴定表、学籍成绩、党（团）材料、将成文件、学年鉴定和毕业生鉴定等材料。但是随着时代和社会的进步、发展，学生档案信息多元化的要求越来越紧迫。但目前学生档案内所承载的信息内容简单、陈旧未能全面反映毕业生在校表现。在社会选才方面，用人单位通过查询学生档案，更多的希望是从中了解学生的个人素质、成就、能力、诚信等方面的材料，而档案中缺乏学生反映这些尤其是综合素质方面的材料。档案的鉴定表也多流于形式，很多班主任、辅导员在对学生个人评价中多是套用模板、千篇一律对于学生的特点描述不详，对于学生的个性材料较少，这很难满足用人单位想要了解的情况。3．3归档工作滞后。档案材料具有原生性，因奖惩产生的档案材料应及时归档。但多数档案管理单位大多在学生毕业离校时才突击整理档案，平时学生在校期间产生的奖惩材料、鉴定材料一般分散在辅导员、教务员或班主任手中，等到毕业生离校时才再集中整理归档。这不仅会造成档案材料的丢失，而且不利于就业单位全方位了解毕业生。转专业、降级学生的档案未能及时调整，导致学生在毕业时存在找不到档案的现象，往往对毕业生档案转递工作造成被动。3．4未达到毕业条件的学生的档案处理。不同高校对于未达到毕业条件的学生的档案处理方式不同，有些学校会将这部分学生档案跟随正常毕业的学生一同寄到用人单位或生源地人力资源与社会保障局，待这部分学生达到毕业条件后将毕业材料合档。另一部分学校的处理方式是将此部分学生档案暂存学校，待学生达到毕业条件后将毕业材料合档，再邮寄至学生单位所在地或生源地人力资源和社会保障局。对于这部分学生的档案管理并未有一个明确的规定。3．5电子档案网络化管理有待于规范与提高。往届毕业生档案查询还是依靠人工核查，未能达到历届毕业生自助查询档案的情况。学生档案管理信息化手段利用不够，档案流转、转递、查询等工作依然是在线下进行，档案管理的效率较低不适应社会发展的需求。信息化、网络化应用不够，导致针对往届毕业生查询档案工作耗费大量人力和时间。3．6学生档案意识薄弱。目前，学生只关注成绩、关注毕业、关注就业，但对于自己的档案如何存放，怎样提取，重视程度不高。加上目前毕业条件越来越严，有小部分学生不能正常毕业，并且有部分学生中途退学，往往是这部分学生的档案会存在丢失或保管不善的情况。当这部分学生走向社会需要迁移户口或找到的工作单位需要学生档案，这时学生才会通过各种渠道寻找自己的档案，往往此时，由于时间久远，学生档案管理人员更换频繁导致找不到相关档案的现象，最终会对学生造成不利影响。3．7学籍档案与党员、团员档案管理存在脱节。高校在学生档案管理过程中出现一个学生档案可能会有三位或更多的老师在进行管理。会存在学籍档案有档案管理老师在负责，团员档案可能是学院分团委老师负责，党员档案可能是学院组织员在负责，有些老师非专业档案管理老师，则会在毕业生档案归档时会出现党团档案缺失等情况。

4“互联网＋”视域下档案管理的优化对策

4．1提高认识，增强服务意识。做好高校学生档案工作，是提升高校学生档案严肃性和公信力的现实需要。学生档案材料的真实性、完整性直接影响到用人单位对高校学生的能力判断，高校学生档案是众多用人单位尤其是国家机关、政府、事业单位、部队等单位选人用人的标准，档案管理人员应严格按照档案归档程序和档案真实性、完整性的原则整理档案，保证学生档案材料真实、完整。针对档案管理中出现的漏装、错装、混装、归档滞后等问题，高校和档案管理人员对档案管理的重视程度显得尤为重要，各高校应进一步提高档案管理工作人员的思想意识，提高档案管理人员的专业水平、增强档案管理人员的责任心。尤其档案管理人员要转变工作思路，本着立德树人的根本任务和“围绕学生、关照学生、服务学生”的工作态度对待档案管理工作，在档案的归档、查询、保存、转递过程中要有为学生服务的意识和高度的责任感，确保高校学生档案材料齐全完整、信息真实准确，归档及时按程序进行，不能因为管理人员的疏忽侵害学生的正当权益。4．2强化规范管理、建立健全相关机制。目前，在学生档案管理过程中显著的问题是没有规章制度或者规章制度比较陈旧已不适应现在的档案管理模式。各高校应根据《高等学校档案管理办法》，结合自身学校实际制定出本校的学生档案管理规定，制定相应管理制度、措施和办法，以规范学生档案归档的质量、程序和时间，规范学生档案的保管、转递和查询要求，对档案材料的内容以及各类学生鉴定都应做出统一、具体的指导原则，做到有法可依，有章可循，确保学生档案的完整性、保密性、真实性、及时性，使学生档案能够为用人单位真实反映学生在德、智、体、美、劳、等方面的现实表现。4．3利用信息化技术，规范档案管理。规范并充实电子档案，建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。利用现代信息化技术，进行网上档案信息登记、流转、转递，进一步提高档案管理效率。高校应逐步形成学生电子档案，因纸质档案存储的有限性，无法将反映学生德、智、体、美、劳等方面的材料全部装入纸质版档案中，可将此部分档案的照片、证书、证明材料形成电子档案予以保存，待学生毕业后将电子档案与纸质版档案一同转递给用人单位。开通往届毕业生档案网上自助查询功能，释放档案管理员查询往届毕业生档案的压力。4．4规范学生档案材料的收集、整理。各高校和档案管理部门在对学生档案进行归档、收集、整理的过程中应坚持及时性、真实性原则。对于大一新生入校时的档案要及时进行整理，并及时将大学入学后形成的录取材料、军训鉴定等档案材料与高中档案一并归档建立学生大学档案，后期根据学生的专业、班级分类统一进行保管。档案管理老师要随时将事发性档案材料及时归档，对于学年鉴定类材料按时间要求及时入档。并对于学生档案做好电子档案信息的维护，需要拍照、扫描形成电子档案的材料要及时存储和录入，争取做到学生档案管理线上线下一同维护，同时进行。档案管理老师要有高度的责任心以保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确等人为错误。4．5提高档案管理人员素质，增强学生档案意识。档案管理工作是一项专业性、业务性、保密性比较强的工作，各单位在选配档案管理人员时，要选择责任心强、计算机水平高、工作纪律性强的同志来担任。以确保高校学生档案的完整性。因档案材料种类的多样性、档案保管的连续性对于档案管理人员要求具有固定性，以确保学生档案管理过程连续、合规。另外，学校、学院、辅导员要加强在学生中进行档案重要性的宣传，提高学生对自己档案的重视程度，尤其是对于毕业生，学院需通过开会培训、网上通知、公告栏公示等形式加强对学生档案转递、存放、档案的作用等相关知识的普及，增强学生档案意识。4．6未能正常毕业学生档案的管理。未能达到毕业条件的学生档案，此时档案中的资料是不完全的，后期此部分学生如果在规定的修业年限范围内达到毕业条件能够获取毕业证，那么他的档案存在合档的问题。笔者认为，为了保证档案的安全性，这部分学生的档案可在学校进行保管，待学生达到毕业条件后，档案管理老师将达到毕业条件的相关档案材料装入档案并进行邮递。这样会节省学生来回提档、合档的时间，并且档案在学校保管也确保了这部分学生档案的安全性。4．7高校应设置专人对学生在校期间的档案进行管理。高校在管理学生档案时，常常会有多个部门对接学生档案业务，对学生档案材料进行收集、整理个归档。为确保档案的安全性、完整性、及时性。负责学生入党、入团的老师要及时将学生的党团员档案交至档案管理员进行归档保管，防止毕业生档案邮寄时党团员档案丢失的情况。

参考文献

［1］朱芙蓉．“互联网＋”视域下高校学生档案管理探析［J］．陕西教育（高教），2016，（09）：61．

［2］胡娟．关于高校档案管理工作策略探析［J］．兰台内外，2019，（11）：58－59．

［3］王磊．高校学生学籍档案的数字化管理模式研究［J］．山西档案，2019，（06）：74－78．

作者:张芳 阿地力•多力坤 单位:新疆大学党委学生工作部