基层医保业务档案管理问题及对策

医疗保险是一项事关国计民生的大事，医疗保险工作业务量大，工作繁复，随着社会的不断进步，医保业务档案的拥有量日益增多，相应报销人员的数量也迅猛增长，这要求工作人员的工作方法要进一步创新，对医保业务档案的管理工作也提出了更高要求。医保档案内容众多，它不仅包括日常工作中上传、下发各类文件资料，还包括辖区内各医疗机构、定点药店的各种信息，以及社会各类参保人员的各种相关信息内容。医保档案不仅涉及面广，信息量大，而且关系参保人员的切身利益，对档案的真实性、准确性要求也很高，因此医保档案管理工作不仅责任重大，而且非常重要；管理任务繁重，难度也较大。为此，笔者就如何加强和改善基层医保业务档案工作提出对策和建议，以求对基层医保业务档案工作有所促进。

1基层医保部门档案

基层医保部门档案由两部分组成，一部分是行政文书档案，另一部分是医保业务档案。所谓医保业务档案是指医疗、工伤、生育保险经办管理机构在办理医疗、工伤、生育保险过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子档案、图表、声像等不同载体的历史记录。医保业务档案是专业性很强的档案，和其他文书档案相比有许多不同的特点。1.1医保业务档案专业性强，利用频繁。特别是它关系到千家万户、与参保人员的切身利益息息相关，是一项“民生工程”。1.2保管期限长，数量多。随着参保人数的逐年递增，医保业务档案的数量不断增多，一直居全国各系统之首，并且根据《吉林省医疗工伤生育保险业务档案管理办法（试行）》的规定（吉人社联字［2012］23号），医保业务档案大多保管期限为定期（100年、50年、30年、10年），也有一少部分为永久档案。1.3纸质档案与电子档案并存。随着电脑的普及及应用，各地基层医保部门不同程度地将参保信息录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

2存在的问题及原因

2.1档案数量过大。以我市医保局（基层医保部门）为例，2010年以来形成医保业务档案均达3500件以上（经济发达地区数量将更大），参保数量的不断增加，直接导致医保业务档案数量的急速增长。2.2人员配备不足且频繁更换。目前，基层医保部门一般都配备专职或兼职档案员1～2人，有的基层医保部门则采取办公室财会人员兼会计档案管理员，文书兼行政档案和医保业务档案的管理员方式进行管理，或年末突击整理医保业务档案，人员极不稳定。这就极大地限制了医保档案的服务水平。2.3对电子档案管理不够重视。随着各级医保部门对办公设备的不断投入，档案室也基本配备了电脑，但受经费、人员素质的限制，对库存纸质档案数字化处理工作刚刚开始，基本没有形成完整的、规范的电子档案。即使有的单位把相关的内容录入电脑，作为医保业务档案管理的一种形式，既不备份，也不存档，一旦电脑出现故障，网络出现问题，档案很容易损毁、丢失。2.4医保管理机制不健全。随着社会的进步发展，使得档案管理工作形式多样化，档案范畴也逐渐扩大，但目前看来，医保管理模式仍不健全，制约了医保档案管理的现代化进程。大量医保档案管理材料分散管理，缺乏相关规章制度的制约，没有严格的考核，管理体制不够健全，或有相关管理体制，但是缺乏监管运营机制、执行不力、形同虚设等大大浪费了档案管理的人力和物力，严重影响医保档案管理的现代化建设。同时缺乏相关档案管理技术，网络技术的发展已覆盖各行业，而档案管理技术没有跟上时展的步伐。2.5档案价值没有得到充分发挥。医保档案信息量大，工作环节烦琐，本身管理难度就比较大，有的经办机构对医保档案管理这一基础性的工作缺乏足够的重视，致使管理投入不足、经费短缺、人员紧张、软硬件配置不达标，档案乱存乱放、丢失损坏的情况时有发生，对医保档案管理工作缺乏足够的重视，许多基层医保部门对档案实行“静态”管理，入档时原封不动，归档后束之高阁。由于人手不足等多种原因，利用渠道十分单一。一般只开展查（借）阅档案一项任务，而整理、统计、开展编研等工作几乎为空白。

3解决问题的对策

3.1全面普查档案。“去糟取精”。一是要根据《吉林省医疗工伤生育保险业务档案管理办法（试行）》的通知精神，同时要结合基层医保部门的实际情况和参保流程管理的需要，制定新的档案管理办法。二是要对库存档案进行全面清理，建立起医保业务档案价值评估机构，制定档案鉴定、销毁方案，同时建立销毁清册，把销毁的档案登记造册，上交相关部门备案。3.2提高档案管理人员素质。一是要保持档案人员的相对稳定，要不断提高他们的福利待遇，提高职业吸引力，使档案工作人员安心工作。二是要对专职档案人员进行定期业务培训，不断提高档案管理人员的业务技能。医保档案工作是一项业务性、政策性很强的工作，管理人员必须掌握必要的法律法规和医保业务知识，具备一定的计算机操作能力。因此，医疗保险经办机构应与档案行政管理部门加强合作与联系，努力提高他们的实际工作能力和各项业务技能。三是要加强对各科室业务人员的业务指导。四是建立长效机制，增强服务意识，改善服务环境，提高服务质量。3.3加快纸质档案数字化进程。要提高对原始纸质档案的录入速度，一是现有档案的目录数据库建设和重要的纸质档案和照片、音像档案的数字化：逐步实现软件管理。二是现行电子文件归档与电子档案管理，实现档案管理设施的升级。对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学地管理好新型档案材料。三是要规范电子档案的归档管理。一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关部门异地保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17～20℃之间，相对湿度保持在35%—40%之间，还要有防磁设施，等等。3.4加强档案管理意识，健全档案管理制度。首先要争取领导的重视，增强领导的档案意识，使其在多方面给予支持，争取创造更有利的条件，争取将档案管理纳入医保管理重要议程中。加强档案管理队伍建设，与医保业务建设齐抓并管，同步发展，促使医保档案工作人员认识到档案管理的重要性。对档案管理工作要有责任感，开拓思想，更新观念，医保服务单位要根据《档案法》等有关法律法规，结合本单位档案管理要求，制定本单位档案管理制度，进一步完善档案管理制度，同时加强档案管理监管责任制，完善考评制度，确保档案管理每个环节有章可循、有法可依、落到实处。3.5充分发挥医保档案的利用价值3.5.1随着档案需求的剧增，只有不断做好档案的开发利用，实现档案共享，才能体现档案价值的最大化。只有不断提升档案工作者的综合素质，增强其专业能力，才能适应现代档案的发展；只有不断提高档案的科技水平，才能跟上时展步伐。实践证明，档案的作用越大，价值越高，档案的价值愈加珍贵，发挥的作用愈加显著。要用科学的管理方法和管理工具，丰富医保档案管理的内涵，强化监管力度，加大人力和物力的投入，构建全民医保档案管理体系，充分发挥其价值功能，各地医保经办机构要将工作职责落实到档案管理的具体部门和管理业务人员，要按照“收集—整理—归档”程序，保证医保文档资料的完整性。3.5.2要建立真实、可靠、可查询的工作体系。医保经办机构的各级负责人和业务人员均需加强管理意识，同时，组织专门人员搞好档案的整理、统计、编研等工作，使这些工作和档案的利用齐头并进、全面发展，弥补以往档案工作方面的单一性，使医保档案工作健康发展。只有这样才能从根本上解决问题。

参考文献：

［1］张桂云，试论计算机技术在医保档案管理中的应用［J］.办公室业务，2013（7）：222.

［2］王季，对做好医保档案工作的几点认识［J］.黑龙江档案，2011（02）.

作者:韩国发 单位:公主岭市档案局（馆）管理科