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基层林业单位档案管理工作分析

摘要:林业档案能够如实地体现出林业发展和林业资料的实际情况,是林业单位项目建设中的主要组成部分。然而,现如今的基层林业单位档案管理工作中却仍然存在着一些问题,从而阻碍了档案管理工作的顺利开展。基于此,文中针对基层林业单位档案管理工作中存在的问题,提出了提升档案管理水平的有效措施。

关键词:基层林业单位;档案管理工作;问题;策略

林业单位档案管理工作主要指按照统一管理的原则,针对林业单位开展的搜集、整理和保存林业资料的立卷归档工作。落实好林业档案管理工作既有利于提升林业的工作效率,同时还能够促进林业的发展。然而,我国基层林业档案管理工作中却仍然存在着一些不足之处,从而制约了我国的林业发展。

1基层林业单位档案管理工作中存在的一系列问题

1.1缺乏档案管理意识。首先,基层林业单位的相关领导并未对档案管理工作发挥的重要作用引起高度重视,另外,也未正确地认识到档案管理工作在推动政治经济、社会以及科学文化等方面的发展所提供的参考价值,进而导致了档案管理工作缺乏系统性的规划和实施。其次,档案管理人员的工作热情不高,缺乏较强的责任意识,无法及时地搜集各个股室和部门需要归档的林业资料,进而造成了档案资料的不完善。另外,部分工作人员也未在第一时间内完成归档文件的搜集整理,从而既造成了资料内容的不完善,同时还降低了档案资料的利用率。1.2人力物力方面的投入较少。首先,大多数基层林业单位均未设置固定的办公、库房、阅览室三分设,室内也未配备专用的“八防”设施,从而不仅导致大多数档案资料出现了虫蛀、发霉、受潮以及字迹模糊等现象,而且还降低了档案的查找率和利用率。另外,还有部分基层林业单位的档案盒缺乏统一性,且档案的摆放还缺乏有序性。其次,有关领导干部未针对管理人才组织开展培训和招聘活动,以至于档案相关理论知识薄弱,多数档案管理人员都是通过传帮带,专业性及严谨性相对落后。由于机关事业单位的档案管理属于一项保密性、政治性以及专业性较强的工作,因此,要求档案管理人员必须具有较高的政治素养和保密意识。据调查表明,大多数基层林业单位的档案管理人员均担负多个工作职责,因此,缺乏足够的时间和精力来系统性地开展归档和管理工作,很多档案管理人员只是机械性地将需要归档的材料放进档案盒中,并未对档案进行合理装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。1.3档案管理交接过程中存在诸多问题。首先,交接档案的过程中存在手续不健全的问题。按照档案管理体系中的有关要求,档案交接属于一项手续完善、具体详细以及责任重大的工作,如果档案管理人员的职位发生了变动或者是需要请假离岗,就应该严格根据交接手续来办理,以防出现泄露和丢失机密档案资料的问题。另外,大多数管理人员在交接的过程中既不检查也不签字,并未对档案交接工作的基本要求和档案资料内容的重要性引起重视。其次,未及时开展档案交接工作,比方说,大多数人员的档案已经调离了以前的存档部门,然而,还有一些档案资料在存档部门保存,从而出现了责任划分界限不清和档案资料不健全的问题。1.4档案管理体系与设施不完善。一些基层单位并未设置分管领导负责管理档案工作,就算某些单位设置了分管领导也未对档案工作引起高度的重视;档案工作未安排专人负责,兼职的档案员往往负责多个岗位的工作;管理体系不完善,档案工作难以得到全面落实;另外,档案管理设施也不完善,档案室缺乏足够的装具,而且一些单位并未设立单独的档案室,常常与行政办公室一起办公,即使有些单位设立了档案室,也成为了放置杂物的仓库。除此之外,保管的档案类型也比较单一,仅保管了文书档案,未集中统一管理单位的全部档案,自行管理不同类型的业务档案,从而不便于保管与利用档案,最终对档案的安全保密工作带来了安全隐患。

2基层林业单位提高档案管理水平的有效手段

2.1提高基层林业单位的档案管理意识。首先,基层林业单位的相关领导应该对档案管理引起高度重视,充分认识到档案资料在林业发展中发挥的重要作用,建立健全档案管理工作体系。其次,增加资金方面的投入,加大档案管理的基础设施建设力度,重点吸纳优秀的档案管理人才,以此来提升档案管理工作质量,从而有利于推动档案管理工作的顺利开展。最后,作为基层单位的领导一定要将档案管理工作列进全年工作计划中,并与其它各项工作一起进行部署、开展和考核,将考核结果作为员工年终评优的一种主要参考依据。除此之外,还应该加强档案的宣传工作,逐渐提高整个社会的档案意识,以此来保证档案工作赢得整个社会的支持。2.2建立健全档案管理体系。档案管理体系,不仅是落实好档案管理工作的重要前提,而且还能够保证档案管理工作的开展能够做到有章可循。首先,基层林业单位应该按照我国制定的《档案法》中的有关要求,并且结合基层林业单位的实际发展情况,建立健全档案资料搜集管理、归档规定、档案销毁和利用以及档案交接与管理等方面的规章体系,以此来确保档案管理工作更具规范性。其次,还应该构建明确的评估和监督体系,让体系产生联动效应,从而有助于推动各个部门之间的相互合作。最后,应该将相应的体系与规定列进单位岗位责任制与年度考核办法中,让档案管理工作同绩效考核进行挂钩,以此来推动基层档案管理工作向合理化、科学化以及规范化发展。2.3加强基础设施建设,促进档案管理实现现代化。基层林业单位应该在基础设施的建设方面增加资金的投入,优化档案管理库房和办公环境,采购新型的硬件设施以及档案管理软件,加大对计算机的管理力度,积极应用多媒体技术。多媒体技术可以处理文字、图像以及音频和视频信息;光盘技术能够整合文字、图像以及音频和视频资料,并且还能够确保其被长时间保存,从而有助于促进档案管理实现现代化。另外,基于对信息技术的应用还实现了无纸化办公,因此,提升了档案管理效率。除此之外,还应该构建档案资料信息共享平台,进而既能够为领导作出合理有效的决策提供相应地理论依据,同时还能推动区域林业经济的快速发展。2.4提高档案管理人员的专业素质和技能水平。由于档案管理存在着一定的要求和内在规律,因此,应该安排责任意识和思想政治觉悟较高的工作人员来管理档案。另外,基层林业单位还应该设置足够的档案管理人员,定期针对专职和兼职人员组织开展业务知识的学习和技能培训活动,加强提高档案管理意识,不断丰富档案管理方面的知识,强化档案管理和计算机操作技能。同时也可以聘请优秀的档案管理人员进行讲解,搭建信息共享平台,以此来提高职工的学习积极性。另外,还应该对制度化领导引起足够的重视,将职工的绩效工资同档案管理工作成效挂钩,以此来制约职工的行为,让管理呈现出体系化和规范化,从根本上提升档案管理人员的专业素质。除此之外,还应该建立健全监管体系,监督职工将常规的档案管理工作落实好,根据规章制度和程序来分类、登记原始档案,充分了解《归档文件整理规则》等有关体系,进而能够促进林业档案管理工作更具标准化与合理化。

3结语

综上所述,林业档案能够体现出林业科研项目和实践活动的实际情况,并且在促进林业发展和建设的过程中还发挥着重要的作用。另外,随着科学技术的不断发展和进步以及林业项目建设的不断深入,实现林业档案的规范化和科学化管理,还有利于提升档案利用率。

参考文献

[1]王峰.浅谈基层林业单位档案管理工作[J].档案天地,2017(4)

[2]王丹.基层林业单位档案管理的现状分析[J].农业开发与装备,2016(12)

[3]早克热阿依•司马义.基层林业单位档案管理的实际操作[J].新疆林业,2016(2)

作者:李秀明 单位:河北省木兰围场国有林场管理局四合永林场

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