高校人事档案管理的挑战及策略

摘要：在大数据的背景下，面对海量的信息数据，不仅要做好收集和处理工作，还要进行全面分析，即使是比较复杂的管理组织行为，也能够有规律可循。本文对大数据时代进行了概述，分析了高校人事档案管理面临的挑战，提出了具体的应对策略。

关键词：大数据;高校;人事档案;管理;挑战

由于大数据时代的到来，高校发展既面临着巨大挑战，也遇到的新的发展机遇，具有双重性。在高校的人事档案管理中，大数据为管理人员提供了全新的管理思路。高校应该充分利用大数据，根据人事档案的相关信息数据，积极展开收集与分析工作，不断提高人事档案的工作效率，提高人事档案的管理质量，进而满足高校发展的需求。

1大数据时代的概述

在当今社会中，学术界还未能对大数据形成一个固定的定义，不过，相关的定义存在很多的共同特性，比如：数据量十分庞大。在数据的种类方面，不仅多，还很繁杂，由于互联网的不断发展，会不断产生大量的数据，在信息的传递方面，显得尤为关键。当然，对于大数据而言，也并不完全像大家想象的那样，仅仅是超大容量，这样的观点是错误的理解。在互联网时代，信息量十分巨大，信息种类也较多，涉及到了各行各业，在诸多的数据之间，内在的联系也是千丝万缕的，没有明确的界限，一些数据是毫无联系的，一些数据又是密切联系的，由于这些数据的存在，进而产生了大数据，随着数据量不断增加，需要有效处理这些数据，为人们的生活以及社会生产带来诸多便利。在大数据时代中，是继物联网以及云计算之后的又一次信息技术行业的飞跃。因此，进一步提升数据处理速度是必然要求，这就需要对数据处理技术进行创新。值得注意的是：大数据的本质是创造“大价值”，而不是创造“大容量”。对于大数据来说，主要的特点为以下几方面：一是庞大的数据量。由于互联网的不断发展，当人们在操作的过程中，会产生诸多数据，在获取信息时，也会造成很多的数据信息。二是数据种类多样化。在大数据中，数据的类别很多，比如：文本、微博，还有以视频、二维码等形式存在的数据。三是价值密度较低。以某个角度来说，在数据量以及数据价值之间，保持着反比例的关系。随着信息数据的逐渐增值，在信息数据方面，其价值密度会越来越小。四是处理效率较快。随着数据量的不断产生，在数据传播速度方面，也得到了明显加快。所以，为了有效提升数据处理速度，应该积极优化数据处理技术。

2高校人事档案管理面临的挑战

2.1高校人事档案信息资料收集面临挑战。在我国的高校中，人事档案管理涉及的内容较多，主要包括三方面内容，一是在编教职员工的档案，这些人员的档案是高校重点管理的内容；二是退休人员的档案；三是离职人员的档案资料。作为高校教师，往往拥有较高的学历，市场需求很大，流动性较大，由于各种因素的影响，很多离职人员的档案资料未能及时转走，这是普遍存在的现象。如果按照学科门类来管理人事档案，面对庞大的信息数据，管理人员会十分吃力。虽然，在各个高校中，针对档案管理工作均开展了信息化建设，不过，在人事档案方面，其信息化水平仍然相对较低，依然采用的是纸质形式进行归档。可见，在大数据的环境中，人事档案的信息化需要进一步建设，为了有效处理纸质档案，高校人事档案部门还需要付出更多的努力。2.2高校人事档案管理业务面临挑战。现阶段看来，在许多高校中，人事档案管理还使用着传统的管理模式，教职工的档案资料主要依靠手动查询，管理效率与管理质量都很低。对于高校的人事档案，在管理的过程之中，开放性不足，服务意识较弱。通过一个人的档案，可以得知一个人的过往，在有需求的时候，可以查询，纠正错误。不过，对于传统的档案管理来说，查看档案时，手续过于繁琐，更改也十分困难。在大数据背景下，应该积极利用大数据，对人事档案的纸质档案及时归档，利用信息技术，取消手动操作模式，在云平台中，对人事档案的相关资料进行储存、准确计算有关数据，做好分析，简化人事档案的管理流程，使这项工作朝着规律化、程序化的方向发展。2.3高校人事档案在服务人事管理方面面临挑战。对于传统的人事档案管理，在服务理念方面是缺失的，在管理权限方面也未能统一，没有明确的归属机构，对人事管理进行服务时，几乎都处于被动状态，人事档案不能得到高效利用率。在大数据的背景中，在云数据库中，应该针对不同的档案实施分类，并且，做好相关性的分析，在不同的信息数据间，分析他们之间的关系，而传统的管理模式则无法满足数据信息多样化的要求。

3应对策略和建议

3.1树立大数据人事档案管理理念。在大数据的背景下，针对人事档案的管理现状，高校应该做出相应的转变，领导层以及相关管理人员，都应该重视档案管理工作。作为档案管理的领导层以及相关管理人员，必须全面认识人事档案的大数据建设的重要性，意识到这项工作所带来的积极作用，在高校的现代化建设中，将人事档案管理作为一项重要的内容，不断加快人事档案的大数据建设，提高信息化建设水平，进而实现共同发展。不仅如此，由于大数据理念的不断深入，在高校的内部，树立大数据理念十分关键，只有这样，才能有效建设大数据。不管是领导层还是基层人员，都应该大力宣传大数据的管理理念，在校园内部建设大数据环境，让每个工作人员均能够具备大数据管理理念，进而推动高校的发展。3.2加大人事档案管理资源配置与建设力度。要想进一步加大高校人事档案管理资源的配置与建设力度，首先就必须针对人事档案管理队伍进行合理地配置。对高校人事档案管理队伍来说，不仅要具备坚定的政治立场，还必须要熟练掌握人事档案管理专业知识，同时还必须要具有良好的信息素养。这就需要高校高度重视人事档案管理队伍的建设力度，通过各种培训方案来提升人事档案管理队伍的综合素质。一般来说，高校应该积极展开培训教育活动，组织不同门类、不同层面的知识体系，对照人事档案管理机构的实际要求，以及档案管理人员的实际能力，满足大数据的需求，进而实施多形式以及多渠道的培训教育活动，对管理人员的知识体系进行完善。另外，在高校中，应该积极组织一些专题学术会议，提高相应的业务交流机会，举办不同形式的网络业务学习活动，可以邀请一些专家参加开展讲座，让领导层以及基层人员能够及时了解先进的管理方法，明确档案管理的发展趋势，进而顺应大数据发展，高效地管理人事档案。在此基础上，在高校中针对人事档案，要对基础设施进行优化，对原有计算机设备进行更新，并且，与社会的一些企业建立合作关系，根据人事档案的实际需求，设计相应的软件，在硬件层面、软件层面进行完善，进而改善人事档案管理质量。3.3建立人事档案大数据管理平台。对于每个人而言，人事档案具有重要的意义，记录着个人信息，只有足够透明，才可以有效地监督，自己也能随时了解自身的档案，避免存在错误现象。但是，由于个人档案牵涉个人隐私，需要有一定的隐私性，所以，人事档案的公开范围应该合理控制，作为知情人，要具有一定的资格，否则，不可以查看。对于透明化而言，并不是完全公开，指的是在特定的人群之内，只有指定的人物才可以公开，保证人事档案的信息安全。对于数据标准化和开放，有助于信息数据资源的有效整合。在高校中，就人事档案管理工作而言，应该对不同的院系、机构中的教师个人信息进行统一归纳，构建不同层次大数据管理平台，利用这个平台，可以统一整理高校内部的人事档案信息，实现资料的共享。不仅如此，利用大数据技术，可以对教职工的资料进行有效整合，针对各个院系的具体情况，开展不同层次的对比，加快实现高校的可视化目标，促进高校的战略发展。3.4加快人事档案数据库建设。为了实现高校人事档案大数据，科学可靠的原始信息是基础，在确保原始信息数据完整的基础上，还要建设基础的数据库。对人事档案的数据库进行实际建设时，应该符合国家的有关标准，投入充足的人力、物力等，建设不同层级的数据库，并且，要具有良好的通用性，在数据资源方面，要储备丰富，为高校人事档案的高效管理打下基础，使其具有良好的后台数据库。对于人事档案数据库，主要随着信息的增加而不断建立，在大数据的条件下，信息管理部门十分关键，要保证数据库的信息能够满足用户的需求，保证其他人事档案的安全性。由于人事档案数量不断增多，要确保录入的信息正确，不同的人事档案要科学归档，对人事档案的数据库进行优化。在现阶段看来，大多数高校的人事档案机构几乎都应用了数据库管理系统，通过FoxPro、DBase以及FoxBASE等进行编写。在某种层面上来说，这几个系统都是根据一般操作系统延伸的，只能应用在高校内部，不能满足大数据要求，在数据的完整性以及功能性等方面，还需要进一步完善。在各个高校之间，可以共同开发，相互合作，创建相应的操作系统，搭建硬件平台，进而构建统一规范的云数据库，能够及时更新数据库，共享人事档案信息。

4结束语

综上所述，在当今社会下，我们迎来了大数据时代，在这样的背景下，我国的经济得到了迅猛发展。自从改革开放以来，在教育方面，我国投入了大量的人力和物力，使教育事业得到了较快发展。对高校的人事档案管理工作提出了新的要求，所以，需要建设一套科学的、完整的管理体系，只有充分应用人事档案资源，才能够不断强化办学能力，为社会发展输送更多的优秀人才，实现稳健运营。只有这样，在大数据背景下，高校才能适应社会发展，运用先进的管理理念。对于人事档案管理来说，在向大数据发展的过程中，需要的系统性建设，消耗时间较长。所以在高校中，作为人事档案管理机构，需要充分认识大数据带来的机遇，树立大数据理念，加快创新人事档案管理进程，实现人事档案的价值，进而“让数据发声”。

参考文献：

[1]张慧，刘亚娟.浅析高校人事档案管理现代化建设的实现途径[J].科技情报开发与经济，2011（5）:129-131.

[2]刘冬梅.高校人事档案管理工作:意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报傲会科学版)，2011（3）:141-143.

作者:杨碧倩 单位:扬州市职业大学