基础工作下的档案管理论文

一、加强档案管理基础工作的方法

档案管理基础工作时对档案进行收集、整理、编研、著录和保存等，在具体工作中要以科学的方法对其实行标准化、规范化操作，具体工作如下：

（一）加强档案清查工作

档案管理中对档案室收集的文件资料，必须进行严格分类，整理、著录、归档这些程序，才能实现档案标准化、规范化管理。

（二）统一档案分类号

应用现代化进行档案管理能够方便人们对档案资料的快速查找需要。因此，对企业档案室的档案进行统一分类号是非常必要的。遵循国档发[1991]20号《工业企业档案分类试行规则》（企业档案十大类分类法）的要求，以本企业全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，作出科学的、统一的档案分类号，制定了本企业《档案分类细则》，从而保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用，共设置十个一级类目，采用0—9标识。例如：党群工作类一分类编号“0”、基本建设类—分类编号“6”等。结合各大类档案形成的不同的特点，可以设置二级类目、三级类目。如：地形—分类编号“6.11.13”。

（三）规范使用题名提高检索准确率

首先要保证档案题名与档案内容相符；一般照实抄录。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]号”，有副标题的文件，如果正题名能够反应文件内容时，则无需抄录副提名。其次独立性强的文件附件，可在正提名后抄录副提名，外加“（）号”，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定（附：市民公约）”。最后，需要根据用户检索需求，正确填写档案内容。如：“关于聘任李玉等2名同志专业技术职务的通知（质计部：李玉，生产部：王东）。”利用计算机一次输入多次输出的功能将人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作等检索工具打下了基础。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

档案基础工作数据量非常的大，因此需要采用科学的、规范的工作流程才能够最大限度的提高档案现代化信息管理进程。

（一）抓重点，循序渐进进行整理

档案管理的工作重心是提高档案的利用率，因此在档案基础工作整理中，要抓住档案内容重点，满足实际需要，快速建立起与实际应用的沟通机制。在对档案进行综合整理过程中，首先，对应用价值高、利用率高的档案进行优先整理，其次，对开放性的核心档案进行加工整理，再次，对不开放的档案进行整理，最后对利用率低的档案进行整理。档案整理不可盲目性和随意性，要严格按照整理历程循序渐进进行。

（二）分等级、分层次著录

在进行档案著录过程中可以根据档案的等级进行分层次著录。在对档案进行分级时，大体可以分为四个等级，第一等级是利用率高的重要文件；第二等级是利用率高的一般文件；第三等级是利用率低的重要文件；第四等级是利用率低的一般文件。在分级的档案中又可对其进行分层次著录，可以分为三个层次，即：文件级著录、组合级著录和案卷级著录。文件级著录是档案包含内容庞杂，理论点多的文件；组合级著录是档案涉及文件多但内容相同或者相关；案卷级著录是档案反应问题单一的文件。分等级、分层次著录能够区分出档案的内容和特征，同时又可以在整理中有序进行省时省力。

三、结束语

档案管理基础工作是现代化档案管理的前提，只要扎实的、有序的、标准的、规范的对历史档案进行收集、整理、编研和著录才能够确保在信息化时代下利用计算机更好的进行档案管理和利用。在档案管理的实际工作中，不仅要打下夯实的基础工作，还应不断的总结、创新，为实现档案管理现代化提出更具有建设性意见和建议。

作者:张正单位:重庆建峰工业集团有限公司办公室