高校档案网络化管理综述

高校档案计算机管理已基本普及,但网络化档案管理还不成熟,本文从三个方面提出如何实现高校档案的计算机与网络化管理。

1.高校档案计算机管理现状

目前,高校档案的计算机管理已基本普及,但对那些规模较小的院校来说仍存在着管理水平不高的问题,网上档案管理较其他网络产物还显得稚嫩、不成熟,高校档案网络化管理的现状还不容乐观,有链接标识的档案管理仅占上网总数的百分之几,而与此相比,几乎每个上网高校都有图书馆的主页,究其原因,可归纳为以下几点:①传统档案管理在宣传力度和服务意识上有一定欠缺;②档案管理人员自身缺乏应有的现代化意识和勇于开拓的精神;③档案管理人员计算机与网络技术知识和现代化设备的操作能力有待进一步提高;④高校领导部门对档案实现计算机网络化管理不够重视。

2.高校档案计算机管理应注意解决的几个问题

2.1更新观念,解放思想。档案管理人员应从现在做起,改变现有状况,有关部门应及时对档案管理人员进行计算机操作和计算机辅助档案管理、上网等方面的培训,进行更新观念的教育,提高创新意识,以适应信息时代给人们带来的新挑战。

2.2制订规划,分步实施。高校应致力于计算机与网上档案资源的开发,服务于大众,重塑档案管理的良好形象,借鉴网上图书馆的成功经验,有计划、分步骤、实实在在地下功夫进行计算机网上档案管理的各项建设。

2.3领导重视,措施得力。高校领导应充分重视这项工作,在资金、设备、人才上给予充分的支持和保证,努力办出富有个性、别具特色的计算机网上档案管理。

3.高校档案计算机管理要围绕服务开展

工作服务是档案管理的目的,是档案管理的关键所在,一个没有实际服务功能的档案管理部门就没有存在的意义。高校档案的计算机与网络化管理要为档案利用者提供更全面、更方便的查询服务,做好以下几方面的工作。

3.1建立具有特色的档案主页。档案管理主页设计应生动形象,具有美感和新意,且能突出本校特色,主页上应包括档案管理部门概况、学校简介、档案管理信息服务内容、档案检索工具使用方法、档案管理工作制度、用户信箱及一些有关档案管理的近期信息、新闻动态等信息和文章,并将主页链接到校园网或因特网,供广大利用者及时获得有价值的信息。依据国家有关规定,对高校有关部门和师生员工的一些不宜公开的信息,经专家审定后,应采取相应的保密措施。

3.2提供全方位的档案查询服务。档案查询是计算机与网络化档案服务的主要内容。读者登陆到某高校档案管理部门,主要还是为了查阅现行的电子文档。要按照统一规划、分步实施的原则,逐步建立并完善文件档案、教职工和学生档案数据库等,为各种文档的检索和查询服务打下基础。第一、文件档案数据库。高校档案的公共文件应包括以下主要内容:教学、科研、人事、外事、校产等。建立完善的档案数据库是高校档案建设的重要组成部分,一个高校的基本情况,应当从本校的档案管理部门中得到全面的反映。