改革精神提高档案服务论文

编者按：本文主要从深入理解信息化管理，创新服务理念；利用网络信息共享特性，拓展服务范围；利用网络信息化管理，创新服务手段进行论述。其中，主要包括：互联网的普及和发展给我们的生活带来了极大的便利，也使得人们对社会信息掌握和运用的需求不断增加、在管理活动中，思维和理念的作用非常大、档案管理理念的创新应从两个方面进行、必须树立主动服务的意识、信息化管理将成为档案管理的发展趋势、档案部门通过建立网站，公共信息，可以实现这一服务范围的拓展、开展在线咨询服务、通过信息网络，使用先进的管理软件开展网上办公、为相关部门提供人才信息服务、加强信用档案工作，为改善经济建设环境服务、为创建和谐社会服务等，具体请详见。

互联网的普及和发展给我们的生活带来了极大的便利，也使得人们对社会信息掌握和运用的需求不断增加,社会档案意识日益提高,档案和档案工作越来越被人民群众所重视。在这样的形势下，传统档案服务方式显然已经跟不上时代的要求，档案服务的创新已经成为档案管理改革的重要课题！

一、深入理解信息化管理，创新服务理念

管理界有一句非常流行的话"比到最后比观念"，这句话同样适用于档案管理。在管理活动中，思维和理念的作用非常大，它往往就直接决定了管理效率的高低。因此服务创新，首先要求观念的改变和创新！只有观念改变了，才能接受新的变革，才能有新的驱动力去创新服务手段，更好的发挥档案部门在信息社会的作用。

档案管理理念的创新应从两个方面进行：一方面要深入理解信息化的意义，接受和认同信息化管理。在当今社会，网络通信已经成为了人们生活和工作的重要组成部分，信息化的管理具有简化操作、速度快捷、功能强大等特征，不仅如此，长期来看，信息化的管理还能节省管理的成本。档案管理的现代化、信息化已经成为不可避免的趋势，但是当前许多档案管理人员依然没有认识到这一点，工作安于现状、思想仍然停留在传统被动的阶段，导致工作上不能实现创新。因此，加强思想认识，从思想上真正接受现代化、网络化管理，是创新服务理念的前提条件。只有思想认识到位了,工作才能到位;有了创新服务观念,才能扎实推进档案服务创新工作。

另一方面，必须树立主动服务的意识。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。在网络环境下，档案部门的服务方式要实现由被动服务向主动服务、由滞后服务向超前服务、积极主动通过互联网等电子化手段为社会提供服务，不断展现档案部门的作用，为档案部门的发展创造出良好的环境，也不断提高自身的管理水平。

二、利用网络信息共享特性，拓展服务范围

在网络条件下，人们不再满足于传统的纸质档案资料的查阅和检索，而是需要快速便捷的电子化检索，信息化管理将成为档案管理的发展趋势。实行信息化管理不仅提高了管理的效率，还能从多方面拓展档案信息的服务范围，实现服务范围的拓展与创新。主要体现在两个方面：档案信息服务的社会化以及服务主体的横向联合。

1.服务社会化

档案信息服务的社会化，是指档案部门的服务范围由为企事业单位内部服务转化为社会全方位服务,在信息社会，这已成为档案治理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为公众提供特定服务。档案部门通过建立网站，公共信息，可以实现这一服务范围的拓展。

2.服务综合化

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，实现服务的综合化。

如在具体管理实践中，可以通过建立联合目录的形式拓宽资源。建立联合目录是指用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、综合化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

三、利用网络信息化管理，创新服务手段

在新的服务理念和服务范围下，只有不断创新手段才能适应和满足社会需要。而要创新服务手段，就必须充分发挥互联网络和信息化管理在信息传递、检索等方面的优势，其基本思路是建立相关的数据库和网站，在此基础上展开多种新的服务。

（1）开展在线咨询服务

这是档案部门主动服务的重要体现。传统的档案利用方式，需要档案资料只能到档案部门去阅览、复制和检索。而在网络信息化时代里，这种方式必然要发生变化，至少是部分变化。利用互联网络，开展在线咨询服务不仅可以使档案部门主动服务用户，提高信息的使用率，还可以直接了解用户的需要，改善我们的服务质量。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

（2）网络办公

即通过信息网络，使用先进的管理软件开展网上办公，更好地服务社会公众。具体如四川省档案局将建立现行文件服务中心列入四川省电子政务外网建设平台，作为四川省电子政务外网的便民服务窗口，开辟专栏；哈尔滨市档案局建立了局域网，实现了信息共享、目标管理、网上办公、考勤等功能，并与政府网站实现了联通。完成全息数据扫描197.6万页；录入案卷级、文件级目录30万条。黑河市档案局研制完成了《现行文件中心综合管理系统》，已接收72个单位的电子档案进馆。等做法都值得我们借鉴。

（3）为相关部门提供人才信息服务

在各单位的档案信息中，有一部分是人力资源信息。档案部门可以利用这些资源建立相应的人才数据库，将各类人才信息等汇集起来，并通过网络工具进行传播等，这样不仅可以为企事业单位提高人才选择的效率，也在一定程度上拓宽了档案部门的服务范围。

如由于金融危机的影响，我国就业难的问题进一步突出，2008年底我国只能在家待业的大学生就有20万之多，农民工就业更是困难重重。激烈的就业竞争，导致了一些伪造学历学位证书的现象出现，影响了社会公平，对此相关的档案部门可以利用自身的资源优势，为社会提供鉴定和证明服务。如高校档案部门可向用人单位提供毕业生学籍学位档案信息，通过检索学籍档案、入学记录等鉴定学历真伪，并出具书面证明材料等，而其他档案部门则可在人才流动档案、人才科研档案等方面为用人单位提供鉴定服务。这对于强化社会诚信，倡导公平竞争起着良好的社会作用。

（4）加强信用档案工作，为改善经济建设环境服务

信用档案是我国经济工作建立国家信用体系中的重要组成部分和基础信息保障，是档案服务创新工作的主要内容。网络环境下各有关政府职能部门，特别是经济和执法部门要加强信用档案建设，充分利用信用档案为经济建设服务。要逐步健全社会信用档案信息数据库系统，记录和公布各类信用档案信息，为政府各部门的监督管理提供依据，为社会各界和人民群众查询信用信息提供服务，努力创造良好的信用氛围，不断改善经济建设环境。

（5）为创建和谐社会服务

当前我国正在进行社会主义和谐社会建设，作为掌握社会信息资源的档案部门，在人文素质培养上承担着和谐社会建设的重任。档案部门可以发挥自己的所长，利用所掌握的档案信息，通过网络传播工具开展宣传教育的活动，为创建和谐社会做出自己的贡献。如哈尔滨市档案馆通过档案信息网，精心举办了"哈尔滨解放60周年图片展"；编辑印发了《哈尔滨解放》史料专辑；举办了《回眸历史、展现辉煌、再创未来》大型展览等。

总之，网络条件下的档案部门要跟上形势的发展,顺应社会的要求,创新服务。要实现档案工作服务创新,就必须解放思想,转变观念,树立全新的档案服务理念；并结合当前发展的总体目标,找准档案工作服务的最佳切入点,进一步拓宽服务领域；要用改革的精神,提高档案工作服务质量,用新的服务方式取代传统的服务方式,使档案工作更好地为社会提供服务。

【参考文献】

［1］侯海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究[D]黑龙江大学,2007

［2］韩秀成;.实现档案创新之经验谈[J].机电兵船档案,2008,(03)