创新档案管理服务学校发展论文

编者按：本文主要从学校档案工作存在的问题；学校档案工作创新的必然性；学校档案工作的创新思考进行论述。其中，主要包括：学校档案记录了学校的办学历史、发展历程、管理轨迹等、大部分学校的档案管理工作还处于比较低的层次、档案意识薄弱、部分学校档案工作人员大局观念不强，意识狭隘，责任心不强、管理混乱、不规范、对档案资料的收集、整理、录入不规范、机制呆板、不灵活、工作机制上，法律法规意识单薄、业务人员素质普遍低下，思想僵化、设施、设备老化，信息化设备配置不到位、创新是民族发展的动力，是社会前进的助推器、管理创新、创新管理观念、发挥学校档案人员的创新主体作用、不断增强用户档案利用意识等，具体请详见。

档案工作不仅承担着“记载历史、传承文明”的职能，更担负着对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任。

从宏观上来看，学校档案记录了学校的办学历史、发展历程、管理轨迹等，这对贯彻党的教育方针、深化学校内部体制改革、优化教师队伍、提高办学水平具有重要的参考利用价值；从微观上来讲，学校档案能够真实全面地反映学校最基本的职能活动，为教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估工作提供重要的凭据。因此，学校档案工作是学校管理和发展中的重要组成部分。

一、学校档案工作存在的问题

目前，大部分学校的档案管理工作还处于比较低的层次，仅仅是单纯地、被动地记录，它在学生日常管理、思想政治教育工作以及学生日后就业中的评价、约束和激励作用没有得到很好地开发和利用，档案的种种功效没有被活用。目前，学校档案工作存在的问题主要体现在以下几个方面：

1．档案意识薄弱。

部分学校档案工作人员大局观念不强，意识狭隘，责任心不强，认为档案工作只是档案部门的事，不能将其与学校发展及各项建设结合起来，不能把工作业务与自身建设和发展结合起来。档案保护工作是为学校各项工作服务的。由于学校工作过分强调为教学服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就是对档案工作抓得不紧，管得不严；对档案资料疏于整理和保护。

2．管理混乱、不规范。

一是对档案资料的收集、整理、录入不规范，文书制作格式不统一。领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系。二是立卷工作不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全。三是档案存放不合理，保护不当。各门各类档案排列顺序混乱给档案查阅和利用工作带来了很大的困难。电子文档，如光盘，软盘等介质档案保护措施不当，造成重要档案数据丢失或机密档案泄露。

3．机制呆板、不灵活。

工作机制上，法律法规意识单薄，随意性和盲目性强，岗位责任不明确；服务机制上，服务意识差，工作缺乏主动性和创造性；用人机制上，人员结构老龄化趋势明显，以经验管理居多，制约了人才引进，形成了档案部门是“铁饭碗”的现象，工作人员“混”的思想严重。

4．业务人员素质普遍低下，思想僵化。

长期以来，有的学校档案馆室既是“养成过渡”“干部晋级”的好去处，又是“贵夫人”和老、弱、病、残的养尊处优之地，安于现状。再者，专职档案人员大多是“半路出家”，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力。

5．改革创新、自强意识不强。

学校档案部门工作多处于被动状态，这主要是因为其自身改革发展的指导思想存在局限性，导致发展思路片面、管理体制单一、工作方式封闭、服务手段落后。

有些档案工作部门人员自觉低人一等，不愿去抓根本性、长期性、建设性的事情，对任务的艰苦性和复杂性以及与之有关的困难和问题认识不清晰，缺乏自强意识。

6．设施、设备老化，信息化设备配置不到位。

主要是还有少部分学校仍在用木制档案柜装档案，档案室控温设备差，不利于档案存放和安全。档案设备存在单一、老化问题。而一些必需的信息化设备又不能及时配备到位，使得归档、存档、开发资源工作效率低、耗力高，阻碍了档案工作的高效开展。

二、学校档案工作创新的必然性

在新形势下，传统的档案工作已经不能适应教育改革与发展的需要，这就要求档案工作必须解放思想、转变观念、树立创新意识。这不仅是马克思主义理论的创新本质要求，也是顺应时展的必然要求。

马克思主义创新的本质认为，创新是民族发展的动力，是社会前进的助推器。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，才能有创新动力。时代前进的步伐和社会发展的要求，使得新时期的学校档案工作必须不断创新和进步。

同时，创新也是顺应时展的必然要求。知识经济的发展要求科技产业、运行机制、管理体制等都必须以知识为基础，发挥智慧性创造力，依靠科技创新、知识和网络来进行可持续发展。在这样的背景下，社会对学校档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。一是使用各类档案的需求。传统的纸质、文书、实物档案已经不能满足人们日益增长的使用需求，科技、专业、声像档案，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息越来越多地被人们使用。二是扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。电子档案这类新载体档案随着数字科技信息的发展被广泛使用，如何广泛搜集、管理和保存这类档案资料成为学校的一个重要课题。三是对档案资料的需求服务逐渐多样化、特殊化。除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。要满足各种各样的需求，则要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制，才能符合时代教育发展的要求。

三、学校档案工作的创新思考

学校档案工作的创新，要以意识创新为前提，管理创新为根本，人员创新为主体，服务创新为内容，改变学校档案工作被动滞后的局面，积极服务于学校其他部门、教职工、学生以及社会，发挥自身在新时代大背景下应有的功能和作用。

1．管理创新。

首先，要创新管理观念。传统的档案管理视经验为“至宝”，惯常的档案工作仅仅满足于立卷、归档、提供利用卷次等基本服务。而在市场经济高速发展的今天，服务对象要求学校档案工作部门提供的资料和服务范围不断扩大，学校档案工作者若对新兴的学科发展、社会需求了解不充分，不超前预备，则无法实现其真正意义上的服务功能。许多学校档案部门都有大量来之不易的档案资源成为死信息，毫无实用参考价值。因此，学校档案部门要改变其角色定位，激活档案工作。将档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与、事后保护的管理新观念。

其次，要创新管理模式。推行信息化、数字化、智能化管理，从立卷到工作手段都应遵循简化、便利的原则。如组卷形式既要方便日后调档，又能缩短立卷归档周期。纸质档案、实物档案分门别类存放，以光盘、软盘为介质的电子档案要注意防潮、防尘、防热、防损。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流，提高管理效率和管理水平。除了各类档案目录的输入、输出和检索等基本用途外，还可以扩大计算机应用的范围，比如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行缩微处理、采用条形码来代替档号，可大大提高利用和借阅归还的速度。最后，要创新管理机制。要从源头上解决学校档案部门的机制弊端，就得实行竞争机制，积极推行全员聘任制。通过公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，增强档案工作者的危机感，激发每个人的工作热情。除此之外，还要建立相应的配套激励机制，如创新的考核制度、分配制度、奖励制度等，以此来杜绝档案工作人员可能出现的“闲”“惰”“散”。

2．发挥学校档案人员的创新主体作用。

学校档案工作局面能否得到改善，关键在于专职档案人员是否具有创新意识、创新精神和创新能力。要发挥创新主体的作用，学校档案人员要做到三个“具有”。

一是具有创新意识。

教育的改革与发展促使许多学校进行人事制度改革、绩效工资改革等，在这种环境下，档案工作人员面临着更大的压力。因此，档案人员有必要对自己重新定位并作相应的调整。改变被动的“伸手派”的作风，树立积极主动的服务意识，努力让学校的档案工作创造经济效益和社会效益。

二是具有扎实专业的业务技能。

档案工作是一项兼顾业务性和管理服务性的工作，它要求从事档案工作的专职人员，既要有扎实稳定的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。他们要熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各载体档案的管理办法；面对传统的条条框框和管理模式，要敢于创新，敢于突破。三是具有丰富知识和广阔视野。信息社会的发展使得各行各业对档案信息资源的互补和共享要求越来越高，档案人员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还应加强计算机技能的学习和应用，广泛涉猎其它知识领域，扩大视野范围。从事人事档案管理的人员，要掌握劳动工资、职称评审和岗位责任制等知识；财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识；科技档案工作者应该保证每一份科技档案客观真实、精确无误地对应于与其相关的科技现象、科技活动、科技事物；学生档案管理的人员应该了解当前就业形势，国家相关的就业政策，学生的就业状况等。

3．扩大资源范围，创新服务方式。

档案工作的实质是为其服务对象提供有价值、可供参考和利用的各种资源，促进各行各业的改革和发展。因此，学校档案部门要着眼于为用户提供优质高效的档案信息服务，可以从以下三个方面进行创新。首先，丰富档案储量，扩大资源有效利用范围。丰富的储量是提供信息的前提保障和物质基础，收集有价值的档案资料时要力求“面面俱到”，不漏重点，争取做到“有求必应”“有求能应”。不仅要收集特定领域、特定专业的档案资料，还要及时地收集与之相关的有价值的报刊资料、文声影资料，甚至对重点内容进行专项建档，专题研究。其次，加强档案宣传力度，主动开发信息。学校应加强档案宣传，扩大档案利用的广度，让社会了解档案，充分认识档案在教学、科研和经济活动中所起的重要作用。

不断增强用户档案利用意识，从而使他们自觉广泛地利用各类档案，为学校档案部门提供有价值资源，促进和加强档案部门和外界的交流与互动。变“等”为“跟”，在主动追踪的过程中创建档案，丰富档案信息。例如学校举办的各类大型学术交流、科研项目和制度建设等活动，档案部门应提前介入，积极参与，事后归纳整理。把部门的建设同学校发展紧密结合起来，真正服务于学校工作。近几年来的大学毕业生就业困难问题同样给了学校档案部门新的启示。许多大学生的档案由于不具备应有的参考性而成为“一纸空文”，用人单位无法从学生档案里获得有价值的信息，比如学生的心理健康状况、诚信品质如何等等。档案部门应根据市场需求来做相应的调整，建立学生诚信档案、心理档案、技能档案等，主动适应市场需求和变化，为学生顺利就业提供便利。最后，重视技术创新，提供多维服务。档案工作应该从传统的手工操作管理转向办公自动化、信息化、数字化。简化操作程序，充分利用计算机技术将档案内容、声音、图像、文字等实现一体化存储；利用通过网络，检索和提供最新档案信息，真正实现资源共享，使档案信息能为社会经济建设提供最快速度的优质服务。除传统的基本服务外，学校档案工作部门还应开辟一些特殊的档案利用服务方式，如制发档案复制件、出具档案证明、委托服务、咨询服务等，充分满足用户需求，让档案部门真正成为学校发展中的重要“窗口”。