物资采购管理体系论文

摘要：为加快推进多维精益管理体系变革工作，落实智慧供应链业务场景落地，促进ERP集中采购结算业务“全业务融合、全流程贯通、全线上结算”，财务部、物资部紧密协作，共同协商，形成集中结算业务的主数据标准、管理规范和系统集成规范。借助影像管理、电子签名、指纹身份认证等手段，将验收单、质保单、投运单等线下业务提升到线上管理，将项目、合同等业务信息与财务信息进行衔接，实现资金流与业务流的融合，推动结算业务全流程电子化、智能化。

关键词：项目；合同等业务信息与财务信息进行衔接；确保维度信息传递链路畅通；满足多维精益管理要求

1实施的目标

1.1实施背景。为加强业务精益管控，强化合同管理对资金收支管理支撑，保证资金支付合法合规，需打通ERP采购管理与经法系统的集成，扩展纳入采购订单管理的业务类型，实现业务横向集成、数据纵向贯通、流程全面可控的收支流程精益管理体系。同时，借助影像管理、电子签名、指纹身份认证等手段，对涉及物资流与资金流的业务进行严格管控、责任到人、规避风险，实现物资采购业务全流程的业务信息贯通、流程在线、风险可控。1.2实施目标。一是坚持依法合规原则，以公司财务管理、物资管理等相关管理制度为依据，进一步加强采购业务过程管控。二是坚持共建共享原则，以采购订单、付款订单等为载体，将项目、合同等业务信息与财务信息进行衔接，确保维度信息传递链路畅通，满足多维精益管理要求。三是借助影像管理、电子签名、指纹身份认证等手段，将验收单、质保单、投运单等线下业务提升到线上管理，将项目、合同等业务信息与财务信息进行衔接，实现资金流与业务流的融合，推动结算业务全流程电子化、智能化。

2主要做法

2.1物资采购全过程规范化管理。2.1.1管理规范。（1）在合同签定环节。对于经法系统管理的合同，在经法生效后将UDS存储地址通过接口发送给原始凭证电子化系统，实现采购订单与经法合同影像的自动或手工选择挂接。无电子签名的合同，纸质合同传递到财务部门有困难的，可由物资部门在电子化系统补采盖章页，纸质合同由物资部门或合同管理部门归档管理，财务部门不再接收纸质合同。（2）在物资收货环节。对到货验收单进行法律认可的在线CA电子签名，其中：对运到项目现场的需有“五方”（物资管理部门、供应商、项目单位、施工单位、监理单位）电子签名；对运到仓库的，需有“三方”（物资供应公司、项目单位接收人、供应商交付人）电子签名。（3）在物资入库环节。物资仓储管理人员在线审核到货验收单信息完整性，在指纹验证身份后才可进行收货操作，无完整影像化信息或签名不齐全不得收货。在收货后，入库单由库房主管在ERP系统中补充审批，审批不完全则不能进行发票校验操作。在资产实物ID、PDA涉及到的物资收货业务中，增加指纹身份认证功能，先进行身份认证后再扫码签收。（4）在物资领用环节。业务专责在线发起领料申请，部门负责人线上审批，物资仓储管理人员审核领料单信息完整性，在指纹验证身份后方可进行发货操作，实际领料人录入指纹存档备案。领料单信息不齐全不得发货，不经项目部门提出领料需求则不允许发货。在发货后，出库单由库房主管在ERP系统中进行补充签批。在资产实物ID、PDA涉及到的业务中，领料时增加指纹身份认证功能，先进行身份认证后再扫码发货。（5）对于其他物资业务。如物资报废、盘盈盘亏、废旧物资销售、公司间平衡利库、对外捐赠等业务，先通过指纹身份认证才能进行实物变动操作，内部单据需要线上生成及审批，关键外部单据（如合同）进行线上管理。（6）在发票校验环节。供应商提供电子发票的，发票电子版通过电子化系统提交至财务部门；供应商提供纸质发票的，各单位根据管理需要自行决定是否需由物资部门或供应商扫描及OCR识别并签收。2.1.2系统实现。（1）优化经法合同集成。实现经法系统将生效合同UDS地址、审批流程、关键字段自动发送到原始凭证电子化系统；实现经法合同与采购订单自动挂接，完成合同购销双方电子签名的功能实现。（2）开发到货验收单在线管理功能。签章不符合要求不允许收货，到现场物资需“五方”（物资供应公司、项目单位接收人、供应商交付人、监理单位、施工单位）电子签名；到仓库物资需“三方”（物资供应公司、项目单位接收人、供应商交付人）电子签名。（3）开发指纹应用功能。在物资收发货等实物变动环节，物资仓储人员在ERP系统中进行物资收发操作前，必须先进行指纹认证，才能进行业务处理；领料业务时，实际领料人需留存指纹影像以提高身份责任意识；指纹认证应有授权功能，当第一责任人不在岗时可授权他人通过身份认证后进行收货操作。（4）开发增值税发票管理功能。发票校验前自动完成增值税发票验真工作；自动完成发票全要素信息的获取；自动检查增值税发票是否在税务有效期内；自动检查税号、开票内容是否符合税务要求；自动检查增值税电子发票是否重复入账；自动完成发票的进项税认证。（5）与资产实物ID、PDA融合。在资产实物ID、PDA涉及到的物资收发货业务中，增加指纹身份认证功能，先进行身份认证后再扫码签收。2.1.3实施的效果。（1）强化业务规范。通过业财部门共建采购管理执行标准，进一步规范物资和服务业务处理。（2）加强业财融合。通过合同管理、采购管理和财务管理的横向集成，实现业务流程端到业务信息与财务信息的紧密衔接，加强业务部门和财务部门的融合。确保工程物资全过程、全链条、智能化穿透管理，理清部门职责、完善业务流程，实现业财深度交互，做到信息一次录入，全程共享。（3）促进信息共享。通过原始凭证电子化手段，实现合同、到货验收单等业务单据数字化存储、网络化共享、可视化查询，确保业务处理全过程的信息共享。利用供应商对业务信息、合同信息、付款需求的了解，充分发挥供应商的主观能动性，为物资结算前端业务提供信息支撑。

参考文献

[1]何红锋.批量采购是集中采购的发展方向[J].中国政府采购，2012（2）：12.

[2]朱文捷.供应链风险产生的机理及防范研究[J].现代商贸工业，2008（8）：31.

[3]邓永国.企业物资采购风险研究[J].中国物流与采购，2008（12）.

作者:房玲 单位:国网山西核算中心