社会保险经办信息归档与利用

2010年以来，四平市社会保险局依法加强档案管理，2010年以来，四平市社会保险局依法加强档案管理，在收集归档要件上坚持真实性、及时性、规范性和全面性，使档案利用率得到大幅度提高，彰显社会价值、依法维护了参保人员权益。

一、归档内容必须突出真实性

社会保险服务对象包括城镇乡村的所有居民，其覆盖范围之广、经办内容之具体、执行法规政策之严密、服务保障时间跨度之长、各种信息量之大，都给归档内容保持真实性带来很大难度。为保持档案内容的真实性，四平社保局采取的办法是：1.当日事当日毕，防止归档要件混淆杂存。过去曾发生当日业务经办结束后，又组织加班加点，错误地将加班加点产生的归档要件打入第二天归档要件中。2.确立“缴费决定参保”原则，避免归档要件虚入。这是常见的问题，过去用人单位和个人办理参保登记、申保缴费手续后，即使参保单位和个人没有缴费到账，也一律视为已经参保。结果很多单位和个人钻空子，只办手续不缴费，不仅累增欠费数额，更重要的是归档要件都是虚入，不能真实体现实际的扩面征缴情况。对此，局下发文件规定，用人单位和个人办理参保登记、申保缴费手续，必须收到财务“缴费已到账”通知后，才能予以颁发社会保险登记证，正式承认参保。3.特殊补缴欠费，钱额可以前移，要件不可前提。这是一个无法规避的问题，例如，企业改革前办了参保手续但未全额缴费，进入改革程序后，法规政策要求企业必须一次性补缴齐全所欠社会保险费。在这种情况下，企业补缴的欠费额可以前移到办理手续时职工个人账户欠缴的年月，但业务经办产生的归档要件不可前提，而且必须按照办结补缴欠费时间收集归档，同时让企业出具《欠费补缴说明》，企业、社保、政府三家签字认可。这样，就可以体现归档要件的求实求是特质。4.事前布局、事中掌握、事后及时收集。事前布局，就是通过研究探讨，确定每个经办环节应该归档立卷的基本要件名录；事中掌握，就是要求兼职档案管理员注重看护要件名录上的资料文件，不能发生人为地损坏或遗失；事后收集，是要求兼职档案管理员结点时间到后，及时收集管理归档要件，重要的是要保持文件资料的互相联系、衔接有序、内容完整、真实有效。

二、收集归档要件必须突出及时性

1.经办流程必须依法制定。严格按照国家和省颁布的法律法规政策制定经办流程，依据法律法规政策细化操作规程，达到依法规范操作，避免制式上与程序上的不一致。2.制度必须覆盖经办每个细节。用制度强调收集要件资料文件的及时性和不可违逆性，规范运行，标准化管理。让档案管理工作每一步都有规矩和讲究。力保归档要件真实性、及时性、规范性和全面性。3.开展业务培训，提高业务水平。八年多来，每周都有一次集中培训，每季度都有一次业务考试，每月都有一次窗口优质服务标兵评比，这一系列活动，提高了整体经办水平，使操作误差率降至规定的0.5‰限度之下，为及时收集归档要件减少了障碍。

三、强调要件归档方法的规范性

要件归档的规范性，决定档案内容证鉴作用的可靠性，应该严格按照国家标准和统一的方式方法进行规范，对实践证明的不适用的办法，要积极创新，革故鼎新，争取最大的一致性。一是档案利用渠道创新与规范。除了重新规定纸质利用渠道的标准，还增加了计算机网络送达影像档案资料、图片档案资料查阅、影像档案资料查阅等及其操作标准。二是拓宽档案利用范围和查阅规范性动作标准，改变只提供退休人员档案的单一查阅，增设了文书档案查阅、业务经办档案查阅、财会管理档案查阅、大事记影像视频档案查阅等及其操作标准。三是创新特定档案利用方式。为适应财务档案查询人次逐年增多的趋势，在没有成功先例可循情况下，进行了财务原始凭证手工录入工作，并根据查询规律确定重点年度优先录入。

四、收集归档内容必须体现全面性

事实证明，归档内容范围越广，档案利用率就越高，社会利用价值就越大。所以，在科学严谨的前提下，收集归档内容范围应突出全面性。以四平社保局为例，最早的档案管理只涉及退休人员，从企业接收退休人员档案，实施专项服务管理。随着社会保险制度改革的深入和市场经济体制的逐步完善，社会保险体现社会化特性的需求愈发急迫，经过八年的改革，档案的收集内容范围由原来的一类，变成五类，归集时间从1985年至2016年，跨度为31年。几年来，由于有大量翔实的档案历史资料存在，为市委、市政府共处理历史遗留及信访难题130余件，提高了档案社会利用价值，加大了服务力度，满足了社会各界社保档案的利用需求。

作者:刘琳 单位:四平市社会保险档案管理中心