信息资料范文10篇

时间:2023-03-30 00:27:00

信息资料

信息资料范文篇1

这里讲的资源,主要是指内容资源,包括本集团拥有的内容资源、本集团不拥有但可以利用的资源(如友好单位、图书馆、互联网上的内容资源)。具体可分为文献资源、资料资源、信息资源、知识资源等。信息资料工作是以内容为王的,内容资源建设是它的基石。但是这种内容资源建设不是漫无边际的,它要有新闻传媒集团的特色,围绕新闻传媒集团的中心工作和业务需要去具体展开和优化结构,使信息资料部门能够凭此成为本集团的信息聚集中心和知识传播中心,以信息资料的收集、存储、提供、开发、管理等方式,参与集团中心工作和业务活动,起到信息资料保障和前沿知识引领的双重作用。为了加强信息资料工作的内容资源建设,应当重视解决好六个问题。一是体系问题。内容资源要全面、准确、形成体系,这样才能有效地满足采编、经营和管理活动对信息资料的需求。二是分类问题。即内容资源的分类要科学、明确、便于查找,这样才能有效地利用它。三是存储问题。在当前的新形势下,内容资源的存储要采取纸质资源与数字化资源相结合的方法,并以数字化资源为主,尽量利用高新技术增加存储容量、提高存储质量、延长存储时间、方便存储利用、确保存储安全,这样才能节省存储成本、增强存储效益。四是整合问题。要按照采编、经营和管理活动的需要,对分散无序的内容资源进行类聚、融合和重组,使其重新组织为一个新的有机整体,形成一个效能更好、效率更高的新的内容资源体系。五是网络问题。要将集团和所属二级单位及其基层单位的内容资源,通过内部局域网连接起来形成网络,克服互不相联的“信息孤岛”弊病,使全集团的内容资源得到共享,发挥更大的作用。六是理念问题。要存用结合、以用为主,以用导存、以存助用,防止为存而存的现象。

加强机制建设,为促进信息资料工作的发展提供机制保证。

机制建设要解决的是信息资料的有效收集管理和开发利用问题,使信息资料工作通过管理机制找到与本集团的中心工作和业务活动的结合点,并实现“标准化”和“流水线化”。为此,应按照信息资料提供者和管理者的要求,建立起两个层级的运行机制,即基于本集团整个系统的运行机制、基于信息资料工作职能部门的运行机制,包括工作流程和规章制度两个方面。比如:在集团层面,要明确集团、所属单位及其基层单位的信息资料工作职能部门,集团层面设专职部门和专职人员,所属单位及其基层单位设专职部门、专职人员或兼职部门、兼职人员都可以,但不管专职或兼职,工作职责、工作程序、工作标准、考核办法等都必须建立起来,形成职责清晰、运行有序、上下连动、协调配合的工作格局,同时要规定信息资料的使用权限和办法;在信息资料工作职能部门层面,要明确所有人员的职责范围、具体任务、工作细则、操作流程等,使每个工作人员都职责明确、任务明确、工作细则明确、操作流程明确,以便各司其职、各尽所能和协调配合地做好信息资料工作。

加强技术建设,为促进信息资料工作的发展提供技术保证。

当今的信息资料工作,是建立在信息技术高度发达基础上的,如果没有技术作为支撑,“社会信息化、信息社会化”就只能是一句空话。因此,技术建设是信息资料工作赖以发展的一个重要的物质条件,务必给予高度重视。尤其要积极利用web2.0技术、移动互联网技术和云技术等高新技术来确保实现日益增加的信息资料需求。但是在加强技术建设的过程中,又不能盲目投入、贪大求洋,而应以提高本集团信息工作的质量和效率,实现信息资料工作的可靠性、全面性、实时性、有效性为目标,根据前面讲到的信息资料工作的资源建设和机制建设的需要去决定,做到顶层设计、稳妥推进、实用优先、适度超前,尽量争取低投入、高回报,达到良好的性价比。通过技术建设,要实现内部的信息资料收集、整理、储存、开发、共享等环节的数字化、智能化和网络化,并且实现与外部的信息资料互联互通互享,为提高信息资料工作的质量和效率打下坚实的基础。

加强文化建设,为促进信息资料工作的发展提供文化保证。

信息资料范文篇2

关键词:图书馆;资料管理;思考

经济的常态化发展,信息技术的完善和推广,人们获得信息的方式逐渐变为计算机和网络,致使传统图书查阅知识方式已经被人们所忽视,这无疑对实体图书馆造成了巨大的影响。比起图书馆资料翻阅,人们更加倾向于电子图书的自动阅读,但却并不代表着实体图书馆的地位被电子书籍所代替。在信息资料中图书资料有着十分重要的影响,其自身的价值是不容易被忽视的。

一、图书资料信息管理的概括

(一)实体图书资料的管理。实际上,实体图书资料的保存、借阅等往往都是在图书馆进行,人们在资料查询时,都会到图书馆进行资料查阅[1]。因此,图书馆的主要功能是将对人们有意义的资料进行统一收集、分类、汇总并储存,方便人们资料的查询。通常情况下,图书馆工作人员的主要任务就是资料的收集、整理、馆藏和服务。(二)电子图书资料的管理。电子图书资料管理就是对互联网下的电子资料进行规范的管理。通常情况下,电子图书资料管理主要包含以下几个方面,具体而言:①信息资料的收集,是图书资料管理的初始阶段,该工作不会二次进行开展[2]。②信息资料的整理,其主要目的是对已经收集的各种图书资料,按照一定的分类标准进行分类,进而可以帮助阅读者快速找到自己所需要的材料,缩短材料寻找时间。③信息资料的储存,若想构成一个图书馆,信息资料的储存是十分有必要的一个环节。④信息资料的检索,其目的是为阅读者提供更多的信息资料。(三)图书资料的信息管理。图书资料信息管理与电子图书资料管理之间存在着本质上的不同,通常电子图书资料管理是对电子书籍、文档等资料信息的管理,进而可以方便阅读者通过网络获取信息;而图书资料信息管理则是需要使用现代设备和技术对实体图书馆所馆藏的信息,按照一定标准进行管理。

二、图书资料信息管理的意义

在传统图书资料管理过程中,往往是通过文献资源的方式对信息资料进行统一的管理,具有一定的封闭性,但同时也形成了一套完善且可行的管理制度。随着经济常态化发展,信息资料的增多,传统图书资料管理缺点逐渐暴露,为更好地顺应新时展,满足人们对信息资料的要求,需要传统图书资料信息革新发展[3]。不仅需要从技术方面有所提升,而且还需要满足阅读者的需求。此外,伴随着网络的快速发展,为人们提供了诸多的方便,阅读者可以不用去图书馆,足不出户就可以从互联网上查阅自己所需信息资料,这在一定程度上使得图书资料需求在不断地减少。

三、提高图书资料信息管理水平的对策

(一)将信息管理作为工作的重点。在原有的图书资料管理中,通常都会以文献资料为主,整个管理具有一定的封闭性,显然与当前社会发展不符合。此外,虽然原有的图书资料管理拥有一套完善的工作流程和管理制度,但随着现代信息的不断增多,传统图书资料管理方式已经无法满足当前阅读者的需求。因此,急需进行创新和发展。伴随着社会信息化和数字化的快速发展,图书资料管理的信息化已经成为当前发展的主潮流。(二)建立以管理为导向的方法制度。对图书资料信息进行合理的管理,在一定程度上可以促使管理水平的提升。所以,需要建立以管理为导向的方法制度。这就需要在图书资料管理过程中,积极引进信息论和系统论,站在全局角度考虑问题,进而才可以建立完善的系统管理制度,使得各个部门之间架起沟通与交流的桥梁,能够将整个图书资料信息管理作为一个整体,充分利用现代技术和思想对其进行管理,从而促使图书资料信息管理水平的提升。(三)加强图书馆基础设施建设。图书馆完善的基础设施是提供优质服务的先决条件,也是图书资料管理水平提升的重要渠道,同时也可以满足阅读者对资料信息的需求。原有的图书资料设备主要包含书架、书柜和阅读者的桌椅等基础设施,是图书馆赖以生存的基础。随着社会的不断变化和图书资料信息管理需求的增多,使得传统文献储存方式也向着多元化发展,即可以通过计算机实现信息数字化和现代化发展。在信息技术日益完善的当前,网络逐渐融入图书馆管理中,促使图书资料信息的使用率有所提升,并且也实现了资源共享,并且也促使图书馆业务发展方式发生巨大的变化,即增添了诸多现代化设备,使传统的木质办公设备在向着网络化设备靠拢,其中最为典型的变化是图书馆增加了计算机,可以使阅读者通过计算机查询自己所需要的书籍,并且也可以了解自己的借阅情况。(四)加快网络建设速度。互联网时代的到来,促使图书馆管理发生翻天覆地的变化,进而对图书馆网络建设提出更为严格的要求,不仅需要涵盖基础的局域网服务建设,而且也需要通过不断的研究实现地区联网和校际联网。在这个信息爆炸的时代,促使全国各地联系更加密切,拉近了全国各地图书馆之间的距离,各大图书馆既可以取长补短,而且能够更好地挖掘和利用资料信息。所以,图书馆加快网络建设速度是十分有必要的,不仅可以实现资源共享,促使查阅速度的提升,而且还可以缩小地方图书馆与部级图书馆之间的距离。(五)建立完善的数据库。在图书馆资料信息化管理过程中,完善的数据库发挥着十分重要的作用。若想要保证图书馆网络基础设施的完善性,则可以通过引进先进的设备而实现。但图书馆数据库管理和后期维护则需要拥有专门的管理工作人员负责。所以,需要组建一支综合能力较强的专业数据库管理团队,进而促使图书馆数字化水平的不断提升,保障数据库的全面性和规范性,实现资料信息的共享和相互兼容。此外,在网络快速发展浪潮下,各个图使馆之间联系更加频繁,但却缺少统一的管理,所以在资料信息共享方面还是存在一定的局限性,管理方式不统一。这就需要详细了解数据库,进而为阅读者提供更加优质的信息服务,满足阅读者查阅需求,实现对网络信息的有机整理,促使网络资源与图书馆资源更好的结合,丰富图书馆图书资源,为文献资料信息共享提供前提条件。

四、未来图书资料管理发展方向

(一)便捷、高效的图书资料管理。经济的繁荣发展,人们生活节奏的加快,使得人们难以静下心进行阅读,而是更加倾向于在网络上查阅自己所需的资料,而这些要求传统图书资料信息管理是难以满足的。但在现代化的图书资料信息管理中,遵循提供优质服务,面向全社会成员的准则,可以实现便捷、高效地为全社会提供所需资料,与时展相适应。所以,今后的图书资料信息管理会向着便捷和高效方面快速发展。(二)建立多功能图书馆。现代化图书资料信息管理不单是为了实现传统模式下的借阅,而更多的是需要实现数字化、现代化、科技化为一体的多功能图书馆,进而可以满足阅读者的查阅要求,与世界相接轨,学习更多优秀的世界知识。(三)加快社会文化经济建设。一般情况下,传统的图书资料管理中,其借阅对象往往是教育机构,导致一些具有社会文化的书籍未能够最大化发挥自身作用,无法发扬和传承传统文化知识,在一定程度上影响社会文化经济的建设。而现代化图书资料管理,则是面向大众和社会各界的。所以,在现代化管理方式发展中,需要以大众为前提,以服务社会为导向,将图书馆与社会经济发展相结合。

综上所述,图书资料管理工作水平的提升,实际上是为了更加方便和科学的管理图书资料,使图书资料管理工作更加全面和规范,避免图书资料管理混乱情况的发生,促使信息处理能力和精度的提升,能够准确、快速查找和修改相关资料信息,进而可以方便阅读者更好的使用。所以,科学合理的图书资料管理,是现阶段图书资料管理工作人员重点关注的问题,只有管理方法得当,才可以避免事半功倍情况的发生。

参考文献:

[1]安静.信息时代背景下图书资料管理研究[J].文化创新比较研究,2019,3(32):197-198.

[2]刘志春.互联网冲击下的图书资料信息管理工作[J].信息记录材料,2019,20(10):174-175.

信息资料范文篇3

就目前的现状而言,高校图书资料管理在硬件设备、管理思想、服务意识和手段方面都与现在科技水平不相符,图书的信息服务功能未能充分发挥,其中最突出的一点就是资源利用率低。目前产生的问题较多,本文仅取其中较为突出且广泛的问题加以论述,具体内容如下所示:

(一)管理思想陈旧,图书共享率低。在一些高校中,管理者尚未意识到图书馆对提升办学质量的重要作用,未将图书馆的建设放在工作中的重要位置,因此使得高校图书馆缺乏经费,也就无法引进高技术含量的图书管理手段、购置相应的硬件设备和管理系统。而有的高校虽非常重视图书馆的管理工作,但却坚持陈旧的管理思想,注重藏书,而不是借阅。特别对于较稀少、珍贵的文献,很多图书馆更愿意将其放入良好的环境中储存,远离读者。这就使得这些珍贵的图书资源只能深藏图书馆,而无法进入读者的视野,也就失去了图书自身的价值。

(二)管理员素质水平较低,服务水平不高。在很多图书馆的工作人员都不是专业人员,无论是职业素养还是思想道德修养方面都还有所欠缺,更没有服务读者的思想领悟,对图书资料信息化管理系统的操作也不够熟练等等。这就使得管理员的服务质量不尽如人意,也无法为读者提供优质的服务。

(三)设备落后,信息更新慢。在图书管理中,涉及到资金的分配问题,有些高校可能由于资金的缘故而无法更新设备,由此导致图书管理系统运作差强人意,而有些高校则可能由于观念上的错误认识,例如,认为图书馆图书的管理无所谓是否便利快捷,设备也不用更新,只要有可以使用的设备即可。这些都会使得图书管理系统设备过于落后,信息更新的速度也更不上,可能会为读者提供错误的图书信息。

二、应对存在问题的对策

(一)树立创新管理意识,以人为本。在图书信息化管理的过程中,要注意转变图书管理员的思想转变,要让管理员充分认识图书资料信息化管理的重要性,并积极主动地去适应新的图书管理方式。力求为读者提供更优质的服务,促进图书馆的信息化管理朝着积极的方向前进,同时高校管理者也要注重对图书馆的建设工作,加大对图书馆的投入力度,无论是人员配备还是基础设施配备方面。

(二)提升管理员的整体素质。图书管理员也要熟悉图书资料的信息化管理流程及其原理,校方可定期组织对图书管理员进行专门的培训,培训内容可涉及如何为读者提供良好的服务、还有最基本的图书管理系统的操作和维护、更新,计算机的常用操作等。除职业素质外,图书管理员自身的综合素质也要有所提高。要能够掌握数据库和计算机运作的基本流程,对图书的分类、图书信息的录入和修改等,以及自身的人文素养和道德修养。当然,其中也不能缺乏高素质的专业人才,这是一个图书管理系统信息化高效运作必不可少的条件。

(三)建立标准的图书资料数据库,提高图书共享率和更新速度。在图书资料信息化管理中,应该充分利用现代网络的发展,为图书馆建立专门的网站,和标准化的数据库,以储存和共享图书信息。利用网络的共享性,为广大读者更好的提供借阅服务,还可以与其他图书馆进行网络合作,扩充了读者的借阅资源。在搜寻图书时,也可以快捷的使用图书馆的搜索引擎,提升读者借阅图书资料的快捷度。

(四)及时引进和更新硬件设施和软件。图书资料信息化管理时,不但会涉及到很多新型的、高技术含量的硬件设备和软件,而且还要防止黑客恶意入侵图书数据库,因而加强数据库的安全性也是非常必要的。在引进或者更新设施时,也要注意有限资金的分配,内部也要有高素质专业电子信息人才。还可以选择自动化较高的管理设备,以减少人员的配备,使图书管理系统高效运作。

三、结论

信息资料范文篇4

从世界范围来看,信息服务业作为一项以文献、图书、情报等的采集、利用为主要内容的传统服务早已存在。但作为新兴的信息产业的支柱组成之一的信息服务产业,其崛起却是在20世纪60年代以后。信息服务的根本立足点在于实现对信息资源的采集、处理、传输、利用等综合服务内容上的商品化、产业化和手段上的电子化、网络化。上述信息资源,有相当部分来自个人资料。而国际互联网的兴起,为资料的跨国流通与信息服务贸易提供了便利。

资料的跨国流通,英文为TRANSBORDERDATAFLOWS(简称TDF或TBDF),TDF最早在由经合组织赞助的一个关于隐私权保护研讨会上首次使用。经合组织于1980年9月23日通过的《隐私权保护及个人资料跨国流通准则》提到“TDF是指个人资料跨越国境的流通”。该准则指出个人资料是指任何关于一个被识别或可以被识别的自然人(本人)的信息,其形式不仅限于电脑处理的个人资料,还包括以人工处理的个人资料。其流通方式包括国际航空信件、国际电话、电报,无线广播、电视之跨国广播,互联网传播,甚至各种有形资料通过人工携带出境。

TDF最初是围绕个人隐私权保护提出的,然而,随着跨国经济组织的蓬勃发展,TDF的范围已不限于个人资料,而是包括了大量的商业数据、科教文化资料等。本文仅涉及个人资料。信息服务的跨国贸易迅猛发展,要求资讯(包括个人资料)在全球范围内自由流通,个人资料的安全在贸易自由化过程中不可避免受到影响。如何在贸易自由与保护个人资料之间寻求一个最佳结合点,是本文要讨论的问题。

二、信息服务贸易与个人资料保护的矛盾及冲突

1.资料与信息

资料(data)一般指关于某一方面事物或人的原始数据,比如个人的身高、体重、肤色等外貌特征。信息(information)是指按照不同目的、方法,对资料进行分析处理,经过特定处理的资料就成为对人们有用的信息。比如通过对特定人群的个人资料进行分析处理,就可得出他们的消费习惯、消费心理等信息。资料是信息的基本要素,信息由资料处理而来。而资料与信息的区分也不是绝对的,因为信息还可以再加工,对再加工的信息而言,前面的信息也是资料。因此,本文在讨论信息跨国服务时,对二者并没有严格区分。

2.信息服务贸易对个人资料保护的影响

(1)资料成为贸易标的。经合组织最早提出资料跨国流通,是以保护自然人隐私权为出发点的。在上个世纪80年代,国际间对资料跨国流通讨论的重点主要仍在于个人资料的保护上,而随着信息服务业渐次发达,有百分之九十的资料跨国流通是属于非个人资料之传输,因此如何避免各国藉保护个人资料之名行贸易保护之实,成为世界贸易组织及各国着力解决的新问题。

以提供信息服务为目的的交易行为,我们称之为信息服务贸易。

对于信息服务的定义,各国法律并无一致规定,我国《互联网信息服务管理办法》第二至第四条规定:本办法所称互联网信息服务,是指通过互联网向上网用户提供信息的服务活动。

根据不同标准,可对信息服务进行不同分类。基于信息产出流程,可将信息服务分为:①信息生成与采集服务。②信息加工筛选与处理服务。③信息传输与利用服务。

信息服务所涉范围较广,本文仅讨论与资料跨国流通有密切联系的利用国际网络提供信息的电信增值网络服务业,即信息传输与利用服务业。

与国际货物买卖相比,信息服务贸易具有以下特征:①交易标的不同。国际货物买卖的标的为实体上的有形物(something),而信息服务贸易则以理念、知识、信息等无形财产权为主要贸易对象。②交易渠道不同。前者运送标的物的渠道有车、船、航空器等传统交通工具,而信息服务则需藉由光纤、卫星、电脑、电话等通信网络来传输信息资料。③交易形式不同。电脑与电信结合之后,信息的内容非同于以往,仅以书籍、纸张等有形物显示,而可改以其他特殊物理形式出现,如电脑荧幕显示的画面、电脑磁盘、无线电波等形式。

(2)信息服务贸易中个人资料本人的权利。信息服务贸易的发展使得我们每个人的资料可能在不知不觉中成为他人贸易的标的,对此我们应主张何种权利?如何寻求救济?根据对个人资料的不同保护模式,会得出不同答案。如依据财产权保护模式,则本人可向信息提供者请求返还不当得利;如依据隐私权保护模式,则会主张侵犯隐私权的精神损害赔偿。如上所述,个人资料体现的是某种与特定自然人有特定联系的信息,是自然人身份的标识,与人格利益相关。而信息的价值因人而异,没有一个客观标准,因此,财产保护模式不能很好地救济资料本人所受侵害。至于隐私权保护模式,可以在一定程度上解决问题,但并非所有的个人资料都涉及隐私,商家收集的消费者资料大多与隐私无关,如年龄、性别、收入等。因此,应该采取个人资料自决权保护模式。在信息服务贸易中资料本人的权利应包括:①个人资料公开权。即本人可向信息服务业者提供自己的个人资料。②个人资料更正权。提供给信息服务商的资料如与真实情况有出入,可向其要求更正。③停止侵害与损害赔偿请求权。未经本人同意而将其个人资料加以处理并供他人利用,本人可请求信息服务商停止使用或永久删除其个人资料并给予损害赔偿。基于一般人格权的损害赔偿并没有一个客观标准,可根据对本人精神上的损害程度和信息服务获利情况来决定。

3.个人资料保护一定程度上限制了信息服务贸易的发展

各国对信息服务贸易的限制措施主要有以下几种:①限制信息产业的外国投资。②施行贸易保护政策。③通过个人资料保护严格控制资料跨国流通。

为保护本国公民的个人资料不被滥用,各国都对TDF采取相应的限制措施。如德国《联邦个人资料保护法》第17条、英国《数据保护法》第3、5、12、37、39条的规定,以及我国香港《个人隐私条例》及台湾《电脑处理个人资料保护法》的相关规定。归纳起来,各国对TDF的限制主要包括以下几种方式:①内容限制,如涉及国家利益、公共利益的资料不得输出。②程序限制,如需获得权利人的书面许可,履行相应的审查、登记、备案手续。③法律限制,指资料传输目的国对个人资料有与输出国程度相当的法律保护。

在个人资料保护较为严格的国家,资料的跨国流通受到诸多限制,这就使得相当部分的资料无法作为信息服务的标的,或者要经过繁琐的登记审批程序,影响了信息服务跨国贸易的发展。而贸易自由化是全球经济发展的要求,因此,国际社会在信息服务贸易方面出台了一些规范,以促进各国信息服务业的健康发展。

三、国际间关于信息服务贸易的规范

1.经合组织资料跨国流通宣言

经合组织于1985年通过了世界第一份有关资料跨国流通经济性议题的文件,即资料跨国流通宣言,内容如下:

(1)由于信息技术发展,使得各国经济发生结构性变动,各国应认识到建立共识、协调解决方案的重要性。

(2)在尊重各国国内法律的情况下,各会员国政府应尽力促成信息服务业的开放,避免对资料跨国流通产生不公平障碍。要求各国将相关法规透明化,发展并寻求解决资料跨国流通所生问题的方案,考虑他国处理资料跨国流通相关问题的可能措施。

(3)资料跨国流通的三种类型,供各国参考。三种类型的资料跨国流通包括了公司内部资料、从事国际贸易所生资料、信息服务业者提供的资料。

该宣言与上述经合组织的《个人TDF及隐私权保护指导纲领》相同,均不具有法律约束力。

2.WTO服务贸易总协定

针对是否将服务贸易纳入GATT多边贸易体系的问题,发达国家与发展中国家间存在较大分歧。以美国为首的发达国家希望自由服务贸易国际规范的制定消除服务贸易障碍,以促使各国开放市场。另一方面,由于发展中国家在服务贸易上多不具优势,故对服务贸易自由化持反对态度。经过若干协商,1986年GATT始将服务贸易列入谈判议程。经过七年谈判,在1993年12月15日达成协议,称服务贸易总协定(GeneralAgreementonTradeinServices),简称GATS。总协定附则3为电信附件,适用于会员国有关公共电信传输网络及服务之接入或使用办法,而不及于电话、电报、传真、电视等基本电信网络的经营。也就是说,附则3是规范电信增值服务业者及其他服务业部门供应者使用电信传输网络及服务问题。服务总协定还确定了服务贸易的渐进式自由化模式。

从上述国际协议的内容可看出,信息服务贸易的开放与个人资料的保护均为今后世界贸易的发展方向。但如何规范信息服务贸易过程中发生的侵权行为,是我们今后要着力解决的问题。

四、我国的应有立场

1.国内现行规定

2000年以来,与信息服务相关的《电信服务标准》、《电信管理条例》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理办法》等一系列法律法规相继出台。如《中华人民共和国电信条例》附则二对增值电信业务的业务范围作了列举式规定,包括以下九种:(2)电子邮件;(2)语音信箱;(3)在线信息库存储和检索;(4)电子数据交换;(5)在线数据处理与交易处理;(6)增值传真;(7)互联网接入服务;(8)互联网信息服务;(9)可视电话会议服务。

而《互联网信息服务管理办法》则对信息服务作了概括式定义,并将其分为经营性与非经营性服务。其第15条、16条、20条对信息服务者提供内容的限制及其法律责任作了规定。

由于该办法属于行政法规,对违反第15条的信息服务商仅规定了其行政责任,刑事责任与民事责任有待其他法律来确定,而个人资料本人也不能从本法中直接得到救济。并且第15条第八项中的“合法权益”能否包括个人信息自决权还有待进一步解释。

总的来说,我国的信息服务业仍处在起步阶段,而上述立法也比较概括,多为宣言式条文和授权性规范,对信息服务中发生的侵犯个人资料、信息服务业的开放等问题没有具体规定。

2.我国应持逐步开放,兼顾保护的立场

如何平衡贸易自由与个人资料保护的关系,颇费思量。这涉及法律的价值选择问题,即自由与安全的选择。法的价值是有位阶性、冲突性的。当贸易自由与个体权利发生冲突时我们该如何取舍?我们应该鼓励交易还是仅关注个人资料的安全?信息服务业的开放是实现信息服务贸易自由化的必经之路,而个人资料在信息服务业的发展过程中也不可避免会受到更多侵害。个人资料在本人不知不觉中已成为跨国贸易的标的。资料本人应如何主张、救济自己的权利?个人资料保护在发达国家已有先例可循,而我国在这方面的立法尚属空白。

WTO要求其成员必须在市场经济的共同基础上,实现全球范围的贸易自由化,信息服务贸易是其中的重要组成。而我国电信体制在这一方面却相距甚远,目前尚无完整成文的《电信法》,所以,加入WTO,我国的电信服务业将面临一场严峻的挑战。当然,中国加入WTO后,按《服务贸易总协定》的电信服务协议,作为发展中国家,中国在开放过程中可逐步参与,并可以要求有关的电信组织和一些发达国家提供先进的通信技术设备和相应的服务技术帮助我国发展电信业。还可以利用保护幼稚产业、安全例外等条款,保证民族产业的发展。

按照我国加入WTO的有关协议,中国将在两年内取消增值电信服务的地域限制,而外资最高可达50%。基础电信业的开放也将在新一轮的谈判中解决。由此可见,服务贸易自由化的脚步越来越近,而我国国内相关立法还远远不能满足要求。就个人资料保护而言,是当前最为迫切的立法要求。在经济全球化、贸易自由化成为历史发展趋势的今天,个人的私权利不得不在相当程度上容忍全球化对其带来的负面影响。自由与安全其实是对立统一的。在信息时代,如果个人资料得不到有效保护,则会严重挫伤消费者享受信息服务的积极性,从而阻碍信息服务业的发展。因此,我国的立场应是顺应贸易自由化的国际趋势,逐步开放信息服务业;同时,加快规范信息服务业,以及个人资料保护的立法,以期获得贸易自由与个人资料保护的双赢。

信息资料范文篇5

【关键词】图书资料;检索;信息化建设;重要性

无论是一般的图书馆还是高校中的图书馆,其中都保存着数量繁杂,总量繁多的图书资料,出于经济以及其他多方面的因素考虑,大部分人对待图书更愿意以借代买,高校的学生更是如此,因此无论是哪里的图书馆都是一个使用率极高的地方,人们在图书馆选择自己需要借阅的图书,使用传统的检索方式有时并不能准确地找到自己需要的图书,有时即使找到了,也会耗费大量的时间,严重缩短了阅读的时间,经济发展带动了精神文化的发展,新世纪的图书馆的规模也在不断扩大,在带给人们更多知识的同时也使得检索的难度增大。

1.图书资料检索信息化建设的重要性

身处于一个高速发展的生活环境,人们的生活理念也发生了改变,对于速度的追求是人们现如今的共识,人们获取信息的方式也变得多样化,与其去图书馆进行查阅资料,还不如在家中就完成资料的检索,这是现如今的大部分图书馆所面临的困境,同时也是对图书馆的一个新考验,只用接受时代的改变,转变传统的检索模式,才能在这个信息化社会发展得更好,图书馆的图书资料一般都会被多次借阅,一些不爱惜图书的人会对这些重要的资料进行不同程度的损坏,但是信息化的图书资料是可以有电子版这种形式存在的,如此既可满足人们的借阅需求,又不能够保证纸质图书资料的完整,减少在图书上的不必要的花销,使图书馆的资金可以更多地用到建设上面。

2.我国的传统图书馆检索模式

传统的图书检索模式是非常繁琐的,人们在查找图书的时候,需要完成两方面的而工作,先到卡片箱的位置,查找要借的图书,查询卡片上记录的图书目录,主要通过目录对比文献的特征,来缩小查找范围,再在逐渐的缩小范围的过程中确定图书馆是否存在这份图书资料,然后再去外借处与图书管理人员进行沟通,查询这本书是否已经被外借了,这种极其浪费时间的检索模式已经逐渐退出图书馆的管理系统了。

3.图书资料检索信息化的优点

3.1有效提高检索速度

传统的图书检索采取的卡片方式,不仅过程繁琐,在一些图书馆中,由于管理员工作上的疏忽,使卡片上的信息与图书资料实际所在的位置并不是相对的,使得读者难以顺利借阅到图书资料,加入信息化的图书资料检索模式的检索载体从卡片进化成了计算机,计算机有着检索速度快、信息储存量大的优势,在建设图书资料的数据库的同时还可为读者建立起一个完备的图书资料目录,人们可以很快地检索到资料,不进如此,图书资料的检索的高度自动化也有效地降低了图书管理员的工作量,可以有更多的时间进行整理图书,是人们能够更加方便地借阅。

3.2有效提升图书的利用率

图书馆中的大部分图书资料都是很大程度上向读者开放的,只有一小部分比较珍贵或者是特殊的图书资料是带有高度保密性的,图书的管理人员可以将具有公开性的图书资料上传到图书馆的管网上,以供那些比较缺乏时间的人们在工作之余不用长途跋涉到图书馆中,就能读到自己想要的资料,还可借此提升人们对于图书馆的好感度,在信息时代,信息共享是大势所趋,图书馆分享的资料,使图书传播的速度更快、传播的范围更广,使更多的人加入到阅读图书的行列之中。

4.将信息化建设加入图书资料检索的方式

4.1图书资料的管理模式信息化

在进行图书信息化管理的过程中,可以尽可能的建立规范的书籍数据库,确保每个图书馆书籍数据库分类的标准化,从而方便读者理解,减少读者在跳转之后的不理解,从而增加读者对于书籍数据库的应用度。

4.2提高人们对图书资料信息化的重视程度

在信息化时代不断发展的今天,传统的图书管理模式已经不能满足人们的需求,图书馆发展的一个主要因素,就是管理者的思维模式是否与时俱进,所以如果想要加快图书馆的信息化建设进程,就要更好的提高管理人员对于信息化管理的重视度。

4.3信息化系统建设

图书资料管理信息化涉及很多标准,而制约我国图书馆信息化建设的一个重要因素就是并未建设完善的信息系统标准体系,国家需要加强关于图书馆资料管理信息化方面相关标准。

4.4逐步培养人们使用信息化检索的能力

培养对象主要是老年人,老年人由于年龄的局限性,使得他们对于新鲜事物的接受能力比较弱,对于计算机的操作方式也比较陌生,甚至排斥使用信息化检索模式,然而图书馆的主要借阅对象有很大一部分都是老年人,因此图书馆可以定期开设一些教授使用计算机进行图书检索的技术课程,让他们认识到信息化检索的优势,使他们能够习惯于信息化检索,喜欢上信息化检索模式。在应用信息化检索模式时要注意总结经验,信息化检索虽然有着诸多优势,但是仍旧存在一些问题,比如当网路出现故障时,系统发生瘫痪时,管理人员应当如何应对突发状况,这些都是图书馆的建设者不得不面对的问题。

计算机技术以及信息化的迅猛发展在不知不觉间改变了人们的生活方式,人们已经习惯于信息化的生活习惯、信息化的沟通方式、信息化的阅读模式,因此图书馆的建设者要看到这一时代去死,抛弃已经陈旧的图书资料的检索方式,逐步完善信息化检索模式,使其更好地为图书馆工作与服务。

作者:邢颖 单位:安达市委党校

参考文献:

信息资料范文篇6

数字化时代影像资料档案管理的现状

以往存储影像资料档案的载体主要为感光材料,负责影像资料采集的档案管理人员还需要具备良好的专业摄影、录像设施操作技能,而且,还要熟悉构图、光影等专业知识,除此之外,还需要了解档案的归档、安全存储等档案管理知识[1]。但当前很多档案管理部门的影像资料档案管理工作中存在诸多问题。而且,我国影像资料档案管理数字化发展水平目前仍处于初级阶段,实际的操作环节也存在不少困难。在数字化时代下,提升影像资料档案数字化利用率也是企事业单位现阶段需要重视的问题。面对上述一些影像资料档案管理问题,档案管理部门可以在工作实践中运用信息技术,也可以深入研究新型档案管理软件与信息化系统,使影像档案管理更加高效,促使影像资料档案管理效率提升,推动影像资料档案管理由传统的单一化管理逐渐转变为集成化管理。在信息化时代背景下,依然有不少档案管理工作人员信息化意识薄弱,对影像资料档案管理信息化建设缺乏正确认知,导致数字化影像资料档案管理流于形式,无法发挥其作用与价值。此外,现阶段我国数字化档案资料管理技术的研发与应用还处于初级阶段,难以统计、采集、处理大量影像档案资料,也达不到影像档案资料数字化管理的要求。

积极发展数字化档案管理的必要性

现代信息化时代的环境,对社会各个行业的影响是巨大的。为了适应信息化发展的潮流,档案管理部门在开展档案资料管理工作时,也要与时俱进,积极进行改革与创新。但从当前的影像资料档案管理工作来看,依然有不少档案管理部门采用传统的档案管理方式进行工作,导致影像资料档案管理工作效率与质量受到一定影响。在这种社会背景下,数字化档案管理模式应运而生,档案管理数字化主要是对企事业单位的资源与发展等情况进行记录与整理,以保证内部工作协调性,提高档案管理人员工作效率。在不断推进档案管理数字化建设的过程中,企事业单位也面临着新的机遇和挑战,且越来越多的企事业单位对档案管理数字化建设重视起来。为了提高企事业单位的整体工作效率及质量,在对企事业单位内部的档案管理工作加强数字化处理的同时,还要对档案管理方式进行不断创新。首先,进行数字化档案管理,对于影像资料档案而言,能够有效降低存储空间,解决传统的影像资料档案存储空间较少的问题。而且,在视觉文化占据主导地位的时代,与图片、文字和录音等档案资料相比,影像在记录信息完整性与准确性等方面更有优势,同时,影像更能表现出文化象征符号的关系及其之间深层次的文化内涵[2]。但是,当前很多影像资料正处于老化状态,导致影像资料的画面质量较差。现代数字修复技术可以有效修复这部分档案资料,同时也可以利用现代信息技术及时读取档案信息,提高影像档案管理效率。其次,企事业单位影像资料档案在数字化时代下,逐渐转为电子档案,影像资料存储于数据库中。设置不同的信息管理权限,并将影像资料提供给不同用户,在确保影像资料档案管理效率的同时,也可以保证其完整性。

数字化时代影像资料档案管理中存在的问题

影像资料档案管理缺乏规范性

目前,影像资料档案管理工作存在管理混乱、管理水平较低等普遍性问题。而且,大部分档案管理部门在进行影像资料档案管理时仍处于一种无章可循的状态[3]。尤其是在数字化背景下,大多数档案管理部门的影像资料档案缺乏规范性管理,促使档案信息化业务与技术缺乏针对性,导致档案资料信息无法实现共享。首先,影像资料管理人员对档案管理意识不强,完整归档存在一定的难度。多数尽管配备了专门的摄录系统,但未分配对应的工作人员。部分尽管由专人负责摄录,但管理意识淡薄,认为录制完成便工作结束,未做好归档与收集工作,容易出现档案管理混乱甚至档案丢失现象。其次,影像资料档案对时效性有着较高的要求,不仅要做好底片归档,而且需要文字辅助说明。但资料整理、归档不完善会导致影像资料利用价值与保存价值丧失。从当前市场中的档案管理软件来看,多数档案管理软件都不具备联网效果,很难适应现代数字化发展需求。缺乏充足的档案管理资金规模数字化档案管理工作的有效开展,离不开基础设施建设。而且,基础设施设备质量决定了档案管理数字化建设水平。在进行影像资料档案数字化管理时还需要大量资金支持,用以购买数字化影像资料档案管理基础设施设备,但数字化档案管理设施价格昂贵,档案管理部门资金又有限,因此档案管理部门的基础设施配备数量比较少,影响了档案管理的信息化建设,无法达到影像资料档案管理的数字化要求标准,进而导致数字化档案管理发展严重受限。

影像资料档案管理缺乏安全性

一直以来,我国档案管理都处于封闭式管理模式中,随着档案管理的社会性与开放性不断提升,档案信息使用开始面向社会,档案信息化建设也从线下转为线上,从而引发一系列档案信息管理的安全性问题[4]。另外,传统的档案资料主要以纸质档案、磁带档案、图片档案等为主,实物档案需要占用一定存储空间,而且档案资料的存储也需要消耗大量的人力、物力和财力。但在数字化时代的背景下,档案资料管理信息化建设也使得档案资料的载体呈现出数字化的特点。而数字化档案管理通常以信息技术为主,但信息技术的两面性导致档案资料利用过程中会出现一些安全隐患。而且,档案管理人员缺乏安全意识导致影像资料档案管理防范措施不佳,也会影响影像资料档案管理的安全性。再加上,部分档案管理部门为了方便工作,将档案管理工作对外承包,很容易引发影像资料档案信息外泄的情况发生。档案管理者业务素质水平较低虽然目前一些影像资料档案管理人员的文化程度较之前有所提升,但多数档案管理人员缺乏专业知识及相关技能方面的培训,且从事录像工作的人员基本上都是上岗后才开始学习数字化摄像技术,掌握相应的操作流程[5]。因此,当前不少档案管理工作人员的专业素质水平普遍较低,在进行档案管理工作的过程中,他们因缺少专业知识而无法适应档案数字化管理要求。而且,符合影像资料档案数字化管理条件的工作人员很少,多数从其他行业转行而来,素质水平参差不齐,给影像资料档案管理工作带来诸多不利。再加上采用信息技术时,因受到专业知识的限制,一些档案管理人员电脑操作技术不高,从而使影像资料档案管理工作效率较低。

数字化时代影像资料档案管理信息化建设

建立完善的影像资料档案管理制度

完善、合理的影像资料档案管理制度对于改善当前混乱的档案管理局面、提升影像资料档案管理效率有着重要的意义。按照我国影像资料档案管理的信息化建设要求,档案管理部门还要提升创新意识,进一步完善影像档案管理制度,可以采用分权管理模式,构建自上而下的分工合作管理制度,明确每个档案管理人员的工作责任。严格按照影像档案管理的制度流程,在完善管理体系的同时,应加强对影像资料的集中化、统一化管理,预测可能存在的问题,制定应急处理对策,防患于未然。构建影像档案借阅、保管等登记体系,不仅要对档案进行定期移交,而且要积极落实各项工作流程,按照规章制度进行管理。档案管理部门还要加强精细化管理,以完善档案管理制度。定期对摄录人员、管理人员进行相关培训,提升其管理意识,督促其遵守行为规则,保障影像资料档案管理质量。同时,档案管理工作人员还要优化处理相关的业务,以提升档案文件的控制能力,将影像资料进行分类,并对影像资料进行备份,创建影像资料数据库,同时对影像资料进行存储。同时,还要以档案信息网站为基础,加大对影像资料档案制度的宣传,积极拓展线上档案管理业务,实现影像资料档案的共享业务,并对其加强安全防范,避免影像资料档案出现安全风险。

加强档案管理软硬件基础设施建设

在影像资料档案管理数字化建设中,软、硬件基础设施建设是重要组成部分,因此,档案管理部门还要加强影像资料档案信息化建设,完善档案管理设备,及时更新影像档案设施,提高影像资料档案管理效率,为档案管理信息化建设提供有力支持。在硬件方面应注重对摄像机、录像机以及照片扫描仪等设备的引进,注重采集与技术处理的升级,安装杀毒软件、防火墙等安全软件,提升信息管理设备的安全性。在软件方面应加大经费投入,引进专业技术人员与管理人员,定期组织档案管理人员参与学习与培训,提高技术和能力,与档案管理工作相适应,提高对影像资料档案的管理能力。此外,还要对影像资料档案进行电子化处理,保存已扫描过的档案内容,实现档案资料电子化转化。同时,档案管理工作者还要对电子档案资料进行分类,对影像资料档案中的数据进行分析,创建档案数据库。另外,档案管理部门还要多购买一些先进的档案管理设施设备,在提升影像资料档案管理效率的基础上,还要确保影像资料档案管理的安全性,以免病毒入侵,导致影像资料泄露[6]。

加强影像资料档案信息安全化管理

鉴于影像资料档案管理的原始性,在对影像资料档案进行管理时不能对其中的信息内容进行随意更改。同时,在进行影像资料档案信息化管理期间,还要加强其信息的安全性[7]。为了保障影像资料档案管理的安全效果,档案管理部门还要严格按照档案信息安全管理规范要求,加强对档案管理人员的安全意识培养,使其能够在进行影像资料档案管理时,可以确保影像档案管理的安全,做好相应的备份工作。同时,也要不断提升影像资料档案的安全管理技术,可以引进一些先进的信息管理技术,提高影像资料档案管理的安全程度。进一步加强影像资料档案数据库建设影像档案管理的收集、整理、归档和存储等一系列工作,还需要做到条理清晰、目的明确,以保证影像资料档案的完整性,以免影像资料档案信息出现丢失或遗漏等情况,保证影像资料档案的及时、准确存档[8]。而信息技术的创新与发展,为影像资料档案管理数字化建设发展奠定了坚实基础。基于此,档案管理部门还要建立完善的信息数据库,统一管理影像资料档案,提高所需的影像资料的质量,对档案信息加以利用。利用大数据技术,分析档案间的共性问题及有机联系,指导具体的工作过程,提升风险防控质量。同时,影像资料档案管理人员还要增强自身的服务意识,对影像资料的价值进行深入研究与分析,促使影像资料档案实现个性化发展,并对档案管理的发展方向进行明确,定期为相关地区提供影像资料,满足人们对影像资料的使用需求。在信息化高速发展的时代,信息技术被广泛应用于社会各领域,不仅给影像资料档案管理带来便利与机遇,也为其带来了更多挑战与困境。因此,要提升影像资料档案管理的效率及利用率,还要加强影像资料档案管理信息化建设,构建科学的档案管理制度,确定影像资料档案信息化管理的目标,打造专业的影像资料档案管理团队,提升影像资料档案管理工作效率及质量,促进档案管理行业的数字化发展。

参考文献

[1]黄岩新.电视台影像档案管理数字化建设探究[J].办公室业务,2020(14):180+188.

[2]秦臻.民俗艺术数字影像档案记录与理论研究[J].新闻研究导刊,2020,11(16):13-14.

[3]严悦.新媒体环境下影像档案资料管理策略探究[J].兰台世界,2019(04):46-48.

[4]唐莉娟.社会研究机构档案信息化建设研究[J].沿海企业与科技,2019(04):78-80.

[5]何知洋.新媒体环境下的影像档案资料管理策略[J].办公室业务,2021(04):143-144.

[6]李霞.数字化时代影像资料档案管理的信息化建设研究[J].文化产业,2021(21):165-166.

[7]刘磊.医院音影像档案管理系统在系统科学方法下的构建[J].办公室业务,2018(08):164+192.

信息资料范文篇7

「关键词」行政信息公开,个人资料保护,隐私

「案情」

2004年5月10日,董某向徐汇区房地局申请查阅一处房屋的产权登记历史资料,董某称“该处房屋由其父于1947年以240两黄金从法商中国建业地产公司购买,自1947年9月1日起至1968年7月16日董某一家实际居住该房屋”。针对董某的查阅请求,徐汇区房地局作出书面回复:“因该处房屋原属外产,已由国家接管,董某不是产权人,故不能提供查阅。”董某查阅房屋产权登记历史资料的目的在于获取该房屋历史上属于自己的证据,只是由于特殊原因被他人占用,从而为自己的民事诉讼提供充足证据。

对徐汇区房地局拒绝公开行为不服,董某向徐汇区法院提起行政诉讼,要求法院判令被告履行信息公开义务。董某提起诉讼的理由是,根据《上海市政府信息公开规定》(以下简称《信息公开规定》,政府信息公开工作应以公开为原则,不公开为例外;除法律明文规定可以免除公开的信息,其余政府信息应该按规定公开。而徐汇区房地局没有法律依据,拒绝公开她要求查询的信息,违反了《信息公开规定》的规定,因为该规章确定了任何人可以请求查阅政府信息的请求公开制度。[2].诉讼请求是“判令被告向原告提供本市岳阳路200弄14号在1947年9月1日至1968年7月16日期间,原告之父董克昌购买产权及后被政府接管的相关档案资料信息”。8月16日,徐汇区法院公开审理了董铭状告上海市徐汇区房地局信息不公开一案。

在庭审中,双方争议的焦点在于“徐汇区房地局对于董某的查阅请求究竟应该适用《信息公开规定》,还是《上海市房地产登记材料查阅暂行规定》(以下简称《登记材料查阅规定》)”。因为《信息公开规定》与《登记材料查阅规定》二者同为政府规章,确立的查阅规则不尽相同,《信息公开规定》确定的是“公开为原则,不公开为例外”的查询规则,而《登记材料查阅规定》确立的是“权利人”查阅规则。原告认为,被告拒绝行为理由不正当,“因该处房屋原属外产,已由国家接管,董铭不是产权人,故不能提供查阅”的理由不属于《信息公开规定》第10条所列举的免予公开的范围,因为只有属于“国家秘密、商业秘密、个人隐私等5种情形以及法律、法规规定免予公开的其他情形”,才能免予公开。

而被告认为,第一,应该适用《登记材料查阅规定》;第二,如果适用《信息公开规定》,该房产登记材料会因为涉及第三方权益不能对董某公开,因为《信息公开规定》第14条(对涉及第三方信息的处理)规定:要求提供的政府信息可能影响第三方权益的,除第三方已经书面向政府机关承诺同意公开的外,政府机关应当书面征询第三方的意见。第三方在要求的期限内未作答复的,视作不同意提供。而被告曾征询过该房产现在的产权人某公司是否愿意公开资料,而某公司在3天内没有答复,也就是说不同意公开。

经过近3小时的法庭审理,徐汇区法院没有当庭作出判决。截至本文写作完成之时,一审判决还在等待之中。

「评析」

各界均认为本案是公民行使知情权的典范[3].对于公众,事件过程是其关注的重点;对于新闻界,公众兴趣点是其关注对象;对于学者,则需要透过表象洞察本质。站在法院立场,作为特殊类型同时有重大影响的案件,无论对于法院还是法官,均是一个非常严峻的考验。[4]笔者认为,要对该案作出判决,必须对以下问题作出满意解释。第一,被诉具体行政行为是什么?被告作出具体行政行为的依据是什么?第二,《登记材料查阅规定》)与《信息公开规定》之间的关系如何?《信息公开规定》能否适用于徐汇区房地局?第三,房地产登记材料的性质如何?

一、被诉具体行政行为的依据

据媒体报道,董某在此之前曾试图查阅,却因为档案信息不对外公开作罢。在《信息公开规定》于2004年5月1日实施之后,董某认为可以摆脱查阅人必须是权利人的束缚,同时该档案信息并不属于除外事项中的“国家秘密、商业秘密或者是个人隐私”等事项,而属于“在一定条件下可以对相对人公开的政府信息”,因此自己能够获知该档案信息。徐汇区房地局收到查阅申请后,适用《登记材料查阅规定》作出拒绝行为,认为只有“房地产登记材料房产所有人和权利人享有查阅的权利”,而董某并不是权利人,所以不能查阅该档案信息。

该拒绝行为有以下含义:第一,董某作为中华人民共和国公民,即使在宪法条文没有确定知情权的基础上,依据《信息公开规定》(需要注意的是,不是依据《登记材料查阅规定》),有权请求徐汇区房地局公开信息,这意味着董某在一般的宽泛意义上能够请求行使公权力组织公开其拥有的信息;这种请求权在行政程序上为行政机关设置了答复义务,不同的答复结果形成两个不同的行政行为:公开或者不公开的行政决定。如果公开,满足了请求权人的要求,是一个公开的具体行政行为[5];如果拒绝,就是一个拒绝行政决定。对于这两个不同的行政行为,权利人可以寻求不同的救济方式。这也意味着针对徐汇区房地局作出的不予公开的行政决定,董某能够据此向法院提起行政诉讼。正如双方当事人在接受新闻媒体采访时而言,提起行政诉讼是当事人的一种诉讼权利,法院应该对董某的诉讼请求进行审查,判断是否属于受案范围,但法院如何作出判决则是对董某的实体权利的一种回应。第二,徐汇区房地局不是以“该档案信息属于不能对外公开的事项”等除外事项上的原因加以拒绝,而是以董某非权利人不能查阅为由拒绝了公开请求;第三,该拒绝行为的另一个隐含意义在于徐汇区房地局认为《信息公开规定》并不是对房地产登记材料查询问题进行规制的有效规定。

根据审查规则,法院应对拒绝行为的主体、程序、事实、理由以及法律适用等问题进行审查:被告认为原告不是“权利人”,不能获得特定房地产的登记材料,故而作出拒绝行为,故而只要在被告在法定期间内提出证据证明原告确实不是权利人,其拒绝行为就是合法的。依据《登记材料查阅规定》,董某请求公开时还确实不是“权利人”,其正是希望通过房地产登记材料的查阅来支持自己的确权民事诉讼。如果完全依据《登记材料查阅规定》,那么法院毫无疑问应作出维持判决。案件虽已解决,但本案的研究意义也大大削弱。

这也从另一个角度说明本案应着重对拒绝行为的法律适用问题作出回答。因为董某依据《信息公开规定》提出申请,《信息公开规定》作为一个通过法定程序制定

和公布的规范性文件,其内容不违反上位法的规定,是合法有效的地方政府规章。于2004年5月1日生效之后,在上海市行政区域范围内有效,约束上海市行政区域内各行政主体的信息公布行为;上海市徐汇区房地局作为徐汇区的一个组成部门,当然也受《信息公开规定》的约束,即应该按要求履行公开信息义务:一方面主动公布政府信息;另一方面应公民请求被动公开政府信息。[6]公民也能够根据《信息公开规定》第七条(公开请求权)的规定,要求政府机关向其提供政府信息。而徐汇区房地局依据《登记材料查阅规定》作出拒绝行为,似乎能说明徐汇区房地局拒绝行为存在“适用法律、法规不正确”的嫌疑,即应按照“新法优于旧法”的适用规则,在同一位阶上,应适用《信息公开规定》而不是《登记材料查阅规定》作出行政决定。

本案是否到此就能作出判断呢?回答是否定的。因为董某是否有权申请不是问题关键,申请公开信息的性质才是“阿里巴巴神秘山洞的开门秘诀”。因为在政府掌握的信息中,有的属于个人事项,只能对自己公开,供本人查阅或者修改,非权利人不能查阅[7];有的是公共信息,如同公共财产的任何人享有和使用的性质,是能够对所有人进行公开的。在此基础上,信息公开制度也区分为不区分所有人的行政信息公开制度和仅针对具体相对人公开的个人信息查阅制度,二者法律基础以及适用规则存在差异,不能混同适用。

二、行政信息公开制度和个人资料保护制度

作为知情权具体化的行政信息公开制度,其权利主体是不区分所有者的任何人,因为行政信息公开制度的宪政基础不仅仅是满足表达自由,不仅仅是表达的需要,而是公民基于人民主权的监督行政以及具有多重意义的知情权。如日本的地方信息公开条例认为,信息公开制度不是关于特定个人的主观权利被侵害之争的制度,而是为了住民或者公民进行行政、政治参与的制度。行政信息只要对参加行政、政治有必要,不管是谁都应能够接触,即使对于各请求人不重要的信息的请求也应该允许。与此同时,政府信息公共财产性质的确立,获取权原则得到认同[8],即对于所有公民来说,政府信息具有公共财产性质,每个人都有得到信息的平等权利[9].不仅和文件相关的直接当事人可以申请得到文件,其他任何人都可以申请得到信息,没有申请人资格的限制。有学者对此评价说:“行政主体保管的公文书,一方面是公用财产,但是在信息公开制度的背景下,在所有人都可以利用的意义上,似乎也可以称为公共用物。”[10]

而个人资料保护制度是指政府基于管理要求,拥有大量有关公民个人信息,在对这些个人信息进行处理的过程中,可能会对该信息的处理存在一定的错误,基于隐私权的考虑,行政机关需要向这些个人公开信息以便于保持信息的准确性;与此对应,如果个人信息的权利人需要获取信息使用,可以请求政府将个人信息提供给自己,政府同样不得拒绝。在个人资料保护制度中,也存在着请求公开,同时这些被请求公开的信息似乎也属于行政信息公开制度界定“公共信息”[11],这也是容易将二者混同的根本原因。[12]

二者也存在较大差异,第一,在制度设计的权利基础上,行政信息公开制度是任何人均得要求政府公开其所保有的信息的制度,其权利基础是知情权;而个人资讯保护法是本人得接近政府所保有的个人资讯,并于发现错误时得要求订正之权利的制度,其背景为隐私权以及个人的人身权,以使社会上作为单个个体的个人能够抱有自己不欲为人知的一面,而且进一步自己掌控有关其个人资料的公开与否以及资料利用可能造成的后果,“这一信息自决权(数据保护)是对国家因现代信息技术而获得的极大的监控的可能性的一种反应。”[13]第二,就制度论而言,二者保护的法益不同,一个为政府应履行对于主权者人民的说明责任,另一为须抑制因个人资讯之处理导致之权益侵害。当行政机关所拥有的个人信息所载内容与事实不符时,就会对当事人造成重大损害。要求政府公开人民的有关档案信息,目的就在于让人们了解自己的“历史”,也了解档案所载历史是否存在疏漏,当出现疏漏时,可以进行修正。

三、房地产登记材料的性质与判决

有同志会提出疑问,《信息公开规定》并没有区分这两种制度,而是将两种制度规定在一个法律文件中[14].这就意味着徐汇区房地局错误适用了拒绝行为的法律规定,应予以撤销,法院应责令其重新作出行政决定。对此,笔者认为,各国立法实践中,确实也存在将二种制度规定在一起,然后通过行政信息公开制度除外事项中的“隐私权项”将属于个人资料保护制度中的个人资料列为不能对所有人公开的内容的方式加以保护[15][16].但这并不能成为董某必然能够获得该房地产登记材料的理由。

随着信息化的发展、电子计算机的利用,极大的有助于提高公民生活的便利性。但与此相反,由于电子计算机处理的扩大和网络化的发展,极易于把一定的信息和其他信息联结和远距离进行即时检索,且看不到信息的处理过程。随之而来的,在公民中产生了关于自己的信息可能会在预想不到的情况下被收集和利用、可能会在察觉不到的错误信息下照旧被广泛利用等不安全感,信息处理不当就会有侵害个人权利和利益之嫌。为解除公民的这种不安全感和权利利益被侵害的疑虑,确立关于处理个人信息的基本性规则,切实地推进个人信息的保护对策,就成了向高度信息化社会提出的重要课题。对于个人信息的保护,在遵循国际性准则的八原则的同时,也考虑到现代的私生活不受干扰的理论,把握住私生活不受干扰包含着自己信息的支配权(自己的信息系统自己管理的权利),按如下思想制定:(1)不仅电子计算机处理的个人信息,手工作业处理的个人信息,也被作为保护对象;(2)对于保存的个人信息,本人可知道自己的信息和要求修正;(3)有关保存个人信息的收集、管理和利用等,都建立综合性的保护制度;(4)对民间事业者也明确其职责,以促进民间事业者与自身的自主相适应。

在房屋登记查询制度中也如此,作为财产主要表现形式一种的“房地产”,深受“财不露白;枪打出头鸟”等中国古谚影响的中国房地产拥有者可能基于保证家人人身安全的需要,也可能是基于其他目的,不愿让外界知道自己财富拥有量。假定存在一个案件,作为一个企图进行绑架的犯罪嫌疑人,他的一个基本考虑是根据被绑架对象的家庭财富拥有情况决定索要金额的数额,如果被绑架对象家庭富余,那就根据其能够支付的数额稍微索要,只要没有过分超出其支付能力,只要不是“铁公鸡”,一般情况下可能会选择私下交易以保全被绑架人的人身安全。既不会因为支付不起被逼报案,也不会因为索要金额过低而漏掉一条大鱼。因此,有预谋的试图获取金钱利益的绑架案件的步骤中一定包含着一个必经程序——那就是“踩点”。通过“踩点”确定被绑架人的家庭支付情况,财产拥有情况等等,判断是否具备被绑架的“素质”。误绑之后[17]无法确定索要数额采取的“鱼头诊断法”也是一种信息获取的制度途径,如果存在“任何人”均可以查阅房屋登记信息的制度,那么绑匪即可通过制度捷径查阅被绑架人的家庭财富,而不必用“踩点”等容易引起注意、风险较大的方式得到信息。国家也正基于保障当事人隐私权以及其他利益的考虑,确定了在一般情况下房地产的登

记材料只有权利人才能查阅,其他人不能查阅的制度。只有在交易过程中,基于交易安全、保证第三人利益的需要,提交证明文件后,欲购买房屋的人能够查阅出售人的该房屋的登记状况,判断是否为其所有,是否存在设定抵押,是否有其他权利人等影响交易安全的因素。

正是因为房地产登记材料属于个人信息,只能供权利人自己查阅。通俗的说,因为董某要查阅的是别人的房地产登记材料而不是公共信息,所以徐汇区房地局可以对其公开请求加以拒绝。这就像依据行政复议法的规定,申请人以及第三人有权查阅被申请人提交给复议机关的有关材料。但需要注意的是查阅主体仅仅是申请人以及第三人,而不是任何人,因为申请人和第三人是与案件有利害关系的人,可能受到复议机关作出的复议决定的影响;同时被申请人提交证据材料是履行举证责任的表现,申请人和第三人获取证据材料后能够及时回应被申请人,以便于在行政复议过程中提出反驳,从而更为充分的行使自己的辩护权。而案外人与案件并无直接利害关系,赋予其申请获知证据材料的权利可能会损害当事人的权利,例如当事人基于商业秘密、个人隐私等原因可能不愿意让别人知道案件情况。因为案件在一般情况下是当事人自己的事情,属于个人隐私,对于案件的详尽过程自己了解就行。如果申请人或者第三人认为行政复议机关可能会不公正处理,其能够自己申请有关证据材料,然后转交给相关媒体加以监督。如果该案件可能涉及公众利益,而不仅是当事人利益,那么在案件公开问题上应有所转变,公众利益的考量超出个人隐私保护的需要,行政机关起码应该对案件的相关处理加以公布以便警示公众。在某企业因销售的感冒药含有不良物质被药品监督管理部门加以处罚申请复议的案件和某人因欺诈进行婚姻登记被撤销所引发行政复议案件所涉及的利益类型是有所区别的。

基于前述房地产登记材料属于个人隐私材料的分析,即使适用《信息公开规定》,徐汇区房地局也应以该房产登记材料属于涉及个人隐私的信息为由拒绝对董某的公开;如果徐汇区房地局决定公开,也应该在公开之前征询该处房地产权利人的相关意见。也就是说,徐汇区房地局在重新作出的具体行政行为中能以该房产登记材料属“个人隐私”拒绝公开;如果董某对该决定还是不服,仍有权提起行政诉讼,在行政诉讼过程中,徐汇区房地局提供足够证据证明拒绝行为是有法定理由的,人民法院在徐汇区房地局提供证据的基础上审查拒绝行为理由是否充分,该档案材料是否涉及“个人隐私”。如果涉及,该拒绝行为是正当的,董某还是不能获得房产登记材料。更何况,《信息公开规定》第15条第3款(自身信息获取和更正的程序)还对个人信息的查阅作出规定,对与公民、法人和其他组织自身相关信息的查询、提供,国家另有规定的,依照其规定。也就是说,既然《信息公开规定》将行政信息公开制度和个人资料查阅制度规定在一个法律文件中,徐汇区房地局在作出拒绝行为时,应该告知董某该房地产登记材料因为属于个人隐私,不能对外公开,只能对权利人公开;同时因为有《信息公开规定》第15条第3款的规定,则应该适用原有规定作出处理决定,因此,本案中,徐汇区房地局适用《登记材料查阅规定》作出拒绝行为,适用法律完全正确,法院应该予以维持。

四、余论

对于法院而言,案件似乎能够作出判决。但引起深思的还有许多,比如,行政机关在制定规章之前,是否已经充分细致的探讨,如何协调现行制度和将实施制度之间关系;行政机关如何面对制度实施之后的具体实践[18][19].更何况,本案还带来了一个更应探索的领域[20],即:《信息公开规定》如何与《档案法》的相关规定协调,因为即使是“政府信息”,如果经过归档程序成为档案,那么在性质上就属于“档案”,就应该归属于档案法的调整,而不能适用《信息公开规定》的规定,而二者在公开范围、救济程序等问题上均存在较大差异。对于该问题,限于篇幅,只能在下一篇文章作出探讨。

注释:

[1]媒体报道中称本案是信息公开第一案,实际上在此之前,北京以及杭州等地区已经发生过若干起与基于本案同样的原因和目的查询档案材料,被拒绝后遂向法院提起诉讼的案件,但是因为缺乏法律的支持,败诉。例如,2002年12月16日《中国青年报》报道:某市中学教师张岩,为查阅自家的房产档案已经“奋斗”了十年,但该市房地产管理局还是以“我们内部有规定,产权人一律不能查档”为由拒绝了她合理的查档要求。2002年10月18日,张岩以“行政不作为”为由,将该市房地产管理局告上了法庭。但是,以在依据实定法上的《信息公开规定》而言,本案确实是第一起行政信息公开诉讼案件。

[2]笔者在早前发表的几篇文章已经提出,第一,尽管我国宪法条文中并没有确定“知情权”,但随着人权条款的加入,能够通过宪法解释的方式从人民主权、参政权以及表达自由权等权利的缝隙之处解释出知情权;第二,在“夜警国家”时期,奉行的是干涉最少的政府是最好的政府的理念,一方面人民能够过自己的信息交流来满足自己的需求;另一方面政府所拥有的信息也不是特别多,知情权的权能形态主要表现为排除妨碍,即政府不干涉信息传输自由;第三,随着国家权力的提升,人民单纯从社会中获取信息已经不能满足信息需求需要。在这种背景下,知情权的请求权能逐渐形成,权能形态也主要由请求公开权、排除妨碍权以及主动获取信息权组成。第四,行政权由于其效率等特性逐渐成为国家权力运行的主要形态。相应而言,行政机关也成为国家信息的中心,大量信息掌握在行政机关手中,行政机关成为信息公开的主要义务主体。第五,知情权的三种权能形态中,“请求权能”是现代国家中体制中最为重要的。公民的请求权对于行政机关而言,意味着承担应请求公开的义务。如果拒绝公开,应承担证明存在拒绝正当理由的举证责任,这种正当理由在行政信息公开制度中表现为除外事项,一般包括但不限于国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他事项。

[3]首例市民诉“政府信息不公开”案正式立案,在政府部门中引发“震荡波”。徐汇区信息化委员会负责人说:政府信息公开规范了政府运作,为市民知情、参与和监督政府运作提供了平台。随着行政透明度的增加,政府办事必须更审慎和更透明。

[4]如行政信息公开诉讼审判方式比较特别,各国普遍允许由法官采用暗箱方式进行审理,即为了避免原告通过诉讼过程间接获取信息,从而不能参加法院的审判过程。这种暗箱方式不同于不公开审理,因为不公开审理的不公开对象不包括原告和被告。从开庭情况看,法官以及被告律师显然没有考虑到这个问题。例如,在开庭过程中,被告律师为了证明房产登记材料涉及第三人权益,出示了原告请求查阅但是没有被获准的资料,也就是说,原告通过请求查阅方式没有取得登记材料反而通过诉讼途径看见了。

[5]需要特别说明的是,为了保障第三人的利益,各国法律采取了这种独特的做法。在行政机关决定公开的过程中,如果第三人得知可能公开的信息是自己提供的商业秘密或者可能侵害到自己的个人隐私,可以在行政机关作出公开决定之前提起反行政信息公开诉讼。与一般的行政诉讼不同,该种诉讼是在行政决定作出之前提出,因为行政决定如果作出,

在行政法上须承认行为效力,一般情况下提起诉讼并不妨碍行政公开决定的执行。

[6]《信息公开规定》第5条(责任机构)规定:各政府机关应当指定本机关处理政府信息公开事务的专门机构,负责本机关政府信息公开的日常工作。具体职责包括:(一)负责本机关主动公开政府信息的事宜;(二)受理和处理向本机关提出的政府信息公开申请;(三)保管、维护和更新或者督促本机关有关机构保管、维护、更新本机关的政府信息;(四)组织编制本机关的政府信息公开指南、政府信息目录和本机关政府信息公开工作年度报告:(五)法律、法规、规章规定的其他职责。

[7]正如《最高人民法院关于诉讼人查阅民事案件材料的规定》所第1条第1款规定的那样,民事诉讼的律师和其他诉讼人有权查阅所案件的有关材料。人之所以能够查阅案件材料,并不是因为作为律师的个人或者作为诉讼人本身的原因;而是因为接受了当事人的委托才能查阅有关材料,查阅材料的请求反映的是当事人的意愿。同样,查阅的范围也仅限于所案件而不是人民法院审理的所有案件。其原因为何?就是在于案件材料(不包括最终的判决)并不是完全意义上的公共信息,而是在性质上偏重于属于案件当事人的个人信息。

[8]“获取权原则”经历长时间的争论才确定下来。如德国和瑞士的立法例中仅仅赋予利害关系人的信息接近和使用权;美国1946年的《联邦行政程序法》规定文件只对和文件直接有关的人提供,不对一般公众提供;最初日本的东京都公文开示制度规定:请求开示公文的,可以是在都内有住所的;在都内有事务、事业单位的个人、法人和其他团体;在都内事务、事业单位的工作人员;在都内学校的学生;利害关系者(可以请求开示的,仅限于开示有利害关系的公文)。但是在日本的《神奈川县关于机关公文书的公开之条例》的信息公开请求被拒绝的案件,横滨地方法院判决认为该公文书没有直接利害关系的人,其自己的具体权利、利益并没有因为请求拒绝处分而受到任何影响,所以驳回了起诉。而作为控诉审的东京高等法院判决认为:在该县内具有住所等的人,视为与县政府的行政具有利害关系。并且立足于“与县政府的行政具有利害关系的人关于公文书的阅览一般具有利害关系”的假设,认为赋予了这些人作为个别的具体权利的阅览请求权,承认了诉的利益。该判决还认为:对每个人直截了当的赋予公文书的阅览权,可以和县的设施之利用权被赋予每个人同样理解。所以,关于该利用拒绝,可以通过撤销诉讼争议。关于信息公开拒绝处分之撤销诉讼的其后的判例,都承认了原告的诉的利益的存在。

[9]政府机构制定法律、法规、规章以及其他规范性文件,其收集、利用、传播、保存和负责处置所需的经费,均是来源于纳税人的税金,因此这些信息应该为所有公民所知晓和利用。

[10]盐野宏著,杨建顺译:《行政法》,法律出版社,1999年版,第752页。

[11]这些信息尽管是在政府的权力运行过程中形成的,在某种程度上具备公共信息的属性,但其反映的内容却无疑完全是个人的隐私,因此,在法益衡量体制下,这些信息的个人属性超出了公共属性,仅属于个人的信息。

[12]《信息公开规定》第15条规定:公民、法人和其他组织要求政府机关向其提供注册登记、税费缴纳、社会保障等方面与自身相关的政府信息的,应当持有效身份证件,当面向政府机关提交书面申请;发现与自身相关的政府信息记录不准确、不完整、不适时或者不相关的,有权要求有关政府机关及时予以更改。

[13]艾伯哈特·施密特-阿斯曼:《通过基本权利及宪法保障所进行的权利保护》,《中德法律研讨——对行政的法律约束和对个人权利的保护》,第270页。

[14]《信息公开规定》第15条第1款规定:公民、法人和其他组织要求政府机关向其提供注册登记、税费缴纳、社会保障等方面与自身相关的政府信息的,应当持有效身份证件,当面向政府机关提交书面申请。

[15]该个人资料信息对于自己来说,就不存在隐私问题,属于可以对自己公开的事项。

[16]各国普遍将两种制度分开作出规定,分别制定信息自由法和个人资料保护法。

[17]据说,绑匪如果误绑孩童,导致身份无法确认,他们总是把绑来的孩子饿几天,然后端盘大鱼给孩子吃,若饥肠辘辘的孩子先吃鱼头,绑匪就会断定该孩童是富人家的孩子;如果先吃鱼肉,则是穷人家的孩子。狡猾的绑匪们就是依此为据,敲定向事主索要财物的数量。

[18]在作出的拒绝公开行为中,如果徐汇区房地局能够对房产登记材料的性质作出判断,在此基础上再充分说明理由,说明应该适用《登记材料查阅规定》的相关依据,而不是简单的一拒了之,相信案件的解决会比现在更加有说服力。

信息资料范文篇8

【摘要】中小企业作为企业群中的重要组成部分,对我国的国民经济增长发挥着重要促进作用。全面改革实施后,中小企业在各方面的管理上也提出了更高要求,其中档案管理信息化就是重要管理内容。本文主要就中小企业档案管理信息化需求以及作用发挥进行分析,然后结合实际对中小企业档案管理信息化问题和建设措施详细探究。

【关键词】企业;档案信息化;问题

中小企业的诸多管理工作中,档案管理是重要管理内容,这对企业领导的发展决策以及整体管理水平的提高,都起着积极作用。信息化发展背景下,加强企业的档案管理信息化建设就显得比较重要,这是促进档案管理水平提高的重要举措,在信息化技术支持下,对档案管理人员的工作效率提高提供了技术支持,也对档案管理模式的优化创造了有利条件。

一、中小企业档案管理信息化必要性及重要性分析

(一)中小企业档案管理信息化必要性。信息化时代的到来,为中小企业档案管理信息化建设提供了良好环境,中小企业要想提高市场竞争力,就必须要注重新技术以及新管理模式的科学应用。在中小企业管理工作中,档案管理作为比较重要的管理内容,是提高企业市场竞争力的重要保障力量,这也是档案管理未来的发展趋势。中小企业的发展,需要新技术的支持,企业管理水平的提高也需要新技术的支持,档案管理的信息化建设是企业全面发展的必要环节,只有在这一层面得以实现信息化建设目标,才能真正促进中小企业的良性发展。(二)中小企业档案管理信息化重要性分析。通过档案管理信息化目标的实现,就能有助于档案资源的共享,提高档案管理的整体效率水平。计算机技术的进步也对中小企业档案管理工作提供了技术支持,信息化档案管理从整体上节约了管理时间。信息化的档案管理能提高档案查询的效率,对档案资源也能充分利用。工作人员可通过组合查询以及模糊查询等方式,来查找自己所需要的档案资料内容,这就极大地提高了工作人员的工作效率。另外,中小企业档案管理信息化也有利于提高企业的决策效率,能为企业的计划以及组织等工作顺利进行打下基础。信息化的档案管理工作能迅速地进行档案备份,实现对档案资源高效化的管理。

二、中小企业档案管理信息化问题和建设措施

(一)中小企业档案管理信息化问题分析。从当前我国的中小企业档案管理信息化现状来看,其中还存在着诸多不足有待解决。一些中小企业对档案管理信息化的认识比较薄弱,有的企业领导在档案管理的思想观念上,没有和时展需求相结合,对信息化管理人才不重视。在档案信息化的推动方面缺乏信心,这就对实现档案信息化目标产生了阻力。再者,中小企业档案信息化管理人才比较缺乏,在信息化管理的安全性方面需要进一步强化。档案信息化管理,需要有专业化人才的支持,从当前中小企业的档案信息化管理人才的培养情况来看,企业在这一层面还需要加强,没有及时将人才知识结构单一化的问题有效解决。在档案信息化的安全性方面也没有加强,这些都不利于中小企业的竞争力提高。档案信息化建设发展中,没有重视软硬件的更新以及维护。实现档案管理的信息化目标,就要在硬件基础设施建设层面不断加强和深化。但是从实际的发展情况来看,企业领导者并没有充分重视软硬件的更新以及维护,造成档案信息化管理的整体效率比较低。(二)中小企业档案管理信息化建设措施。第一,加强对档案管理信息化建设的重视。要想促进档案信息化管理水平提高,中小企业领导者就要对此充分重视,认识到信息化档案管理的价值,对具体的管理工作要有详细的了解。并要能在档案管理信息化建设的宣传工作上加强重视,通过多种手段方式进行宣传,让企业员工认识到信息化档案管理的重要性。第二,注重信息化档案管理人才培养。档案信息化管理需要专业人员支持,企业领导要充分重视对专业化管理人才的培养,不断提高档案信息化管理人员的综合素质以及业务能力。通过定期的培训工作,加强档案管理人员的职业道德以及技术能力,在这些基础层面得到了完善,才能有助于整体服务水平提高。通过构建高素质高技能的档案管理队伍,对中小企业的档案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三,构建完善的档案信息化管理制度。良好的管理制度能规范管理人员的行为,对促进档案管理的规范性操作有着保障作用。地方行政管理部门,要进一步强化中小企业的档案管理工作指导以及监督,遵循国家的政策方针,在信息化建设过程中,积极发挥新技术的应用作用,为档案管理质量提高打下基础。行政部门要对中小企业的档案收集以及整理和保管、利用等各个环节的管理进行加强,在信息化档案管理建设方面的完善性得以保障。第四,加强档案信息化的安全保障措施实施。要加强档案信息化建设的安全工作,从多方面实施安全保障措施,实施生物识别身份以及加密措施,充分保证档案信息的安全性。

三、结语

总而言之,中小企业的档案管理工作中,实现信息化的目标,是促进中小企业竞争力的基础。通过从理论上对中小企业的档案管理信息化建设进行研究分析,就能为实际档案信息化管理发展提供理论依据,从而更好地促进中小企业档案信息化建设。

作者:赵红 单位:中盟科技有限公司

【参考文献】

[1]郭胜溶.变"藏"为"养"--加强档案环境建设的思考[J].云南档案,2016(01).

[2]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014(08).

[3]杨思.我国中小企业档案管理现状分析[J].云南档案,2014(04).

[4]樊英颖.浅议我国中小企业档案管理模式[J].北京档案,2013(12).

第二篇:论城市建设档案管理的信息化建设

一、城市建设档案管理信息化的概念

城市建设档案指的是以文字、影像和图片等为载体,记录了城市规划、建设以及管理过程中形成的资料和信息,因此可以将其看作是城市发展的日记。在新时期社会经济和科学技术都呈现出了新的发展趋势,城建档案管理也应当紧跟科技发展的步伐,积极应用信息化技术来完事城建档案的信息化管理。另外,随着我国城市规模的不断扩大以及城市建设工程数量的逐渐增多,城建档案的数量也将会持续增加,相应地档案管理工作难度将会增大。因此,在城建档案管理工作中开展信息化建设有着重要的现实意义。

二、城建档案管理信息化的主要内容

(一)城建档案信息化的资源建设。主要包括实现现有城建档案的数字化,整理并收集各类电子文档,然后统一纳入到信息数据库当中。(二)城建档案管理应用系统的建设和基础设施的建设。应用系统的建设主要指的是通过对各类信息的收集、整理和使用来提高档案的利用效率;基础设施建设主要指的是进行城建档案信息网络的建设和数字化设备的组建。(三)档案信息化管理队伍的建设。重点为城建档案管理的信息化进行人才储备,提高城建档案信息化队伍的专业程度和综合素养。(四)相关标准化的工作流程和规范。主要包括城建档案电子文档的收集、整理、建档、归档以及后期的电子信息存储、查询等工作流程与相关的规章制度,确保城建档案管理信息化的有序进行。

三、实现城建档案管理信息化的对策

(一)提高城建档案信息化建设的重视程度。提高社会各界对城建档案信息的重视程度,通过实际的操作案例和理论宣传教育,促使各级岗位员工都能够意识到城市建设档案信息化工作的相对优势和长处,并且通过一定的宣传手段,获得社会和政府对城市建设档案信息化建设的物质保障和政策支持。另外,更重要的在于转变城建档案信息化建设工作人员自身的意识,在不断接受挑战的基础上创新工作思维,切实提高城建档案信息化建设的发展水平。(二)建立完善的网络系统。首先,应加快网络基础设施建设。基础设施作为城市建设档案信息化建设的基础工程,同时也是城建档案信息化程度最直接、最集中的表现。网络基础设施所涉及的内容较多,其中档案信息网络作为档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物,在基础设施中最为重要,它的主要作用在于推动档案信息的传输、转换以及实现资源的共享。其次,建立数字化综合应用平台,健全内部服务网发挥网站的作用,使得档案网站能够成为宣传城建档案工作、开展城建档案信息服务的有效窗口。最后,还应当定期更新信息网络系统的硬件设备,提高城建档案管理软件的技术和应用水平,为保证档案信息交流、实现档案信息资源共享创造条件。(三)加强电子文件管理。随着办公自动化技术的推广以及城建档案信息化的建设,各类档案几乎都是以电子文件的形式来存储的。电子文件虽然存储和传输便捷,但也有着稳定性差、易损坏等缺陷,随着计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。因此,为了确保电子文件的安全性,在传输之前应先按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换,以保证数据的可靠性和通用性。另外,新型文件材料的归档是城建档案管理信息化建设工作中的重要组成部分,做好城建档案归档电子文件的技术处理工作将会成为今后工作的重点,这就要求档案工作者必须能够对大量电子文件的接收、处置乃至存储工作有较深的了解和认识,能够了解文件信息重新组合的来龙去脉,保护电子文件的原始信息,从而识别和保护电子文件的原始结构,确保电子文件的可靠性。(四)完善相关法律法规的建设。城建档案管理是我国档案管理的一个分支,它具备档案管理的普遍特征和基本属性。现阶段,我国的城建档案管理工作主要以《档案法》作为法律依据,在实际的工作中难免会存在一定的局限性。因此,今后应加大城建档案管理法律法规的建设,并且各城市可以结合自身的发展特点与实际需求,制定符合本身发展需要的城建档案管理政策,严格制定城建档案管理的收费标准、工作流程等法规,保证信息化管理的有序进行。(五)提高管理人员的综合素质。城市建设档案管理的工作人员是实现信息化管理的重要因素之一,为了全面提高档案信息化管理的水平,应重点加强人员队伍的建设,提高档案管理人员的综合素养。首先,可以针对现有的档案管理工作人员进行系统化的再教育,开展岗位培训和信息化管理技能的培训。其次,要招聘城建档案信息管理专业人才,有计划有步骤地实施人才培养方案。最后,制定合理的激励政策,鼓励管理人员为城建档案管理信息化的实现做出贡献,充分调动工作人员的积极性。

四、结语

城建档案是一个城市发展的纪录资料和信息载体,对于城市的发展而言意义重大。城建档案管理的发展应顺应时代大环境,积极引入新的信息化技术和管理模式,才能实现城建档案管理模式的创新,从而提高城市建设档案的信息化管理水平,推动城市的长远发展。

作者:仝亚红 单位:河南省洛阳市城市建设档案馆

【参考文献】

[1]卞成志.城市建设档案信息化管理[J].科技与企业,2013(6):22.

[2]张珺.档案部门在智慧城市建设中的角色定位与措施[J].档案管理,2014(5).

第三篇:档案信息化建设与档案管理探索

作为现代档案管理的主要方式,档案信息化建设已经成为我国未来档案管理工作不可逆转的发展方向。随着我国信息技术的不断发展与深化,其在我国档案管理工作中的有效应用,也推动了我国档案管理工作水平的不断提升,为我国档案信息资源的共享提供了可能与保障。

一、档案信息化建设的基本理论

档案信息化指的是将计算机、网络等现代化的信息技术应用于档案管理工作当中,实现档案收集、保存、管理的统一化、和谐化,实现档案信息共享化的一种模式。

二、档案信息化建设的特征

在实验时期,档案信息化建设的特征主要表现在两个方面:一是档案管理向着多元化的方向发展。二是实现了对传统档案管理的优化。在普及时期,档案信息化建设又表现出了其他固有的特点,主要包括:1.对档案的公布,并实现对档案检索的开发与利用。2.计算机的使用逐步得到社会各界的肯定,计算机编目进一步普及,计算机辅助立卷得以实现。在网络时期,档案信息化建设的特征主要体现在:计算机已经成为引领档案管理的中坚力量,多媒体技术和光盘存储功能已经得到了广泛的应用。数字档案时期,档案信息化建设的主要特征表现在:数字档案已经成为档案管理的主流,各档案数据库得以建立和使用,同时,电子文件的相关管理网站也逐步建立和完善,数字档案管理成为档案管理不可逆转的发展潮流。

三、档案信息化建设与档案管理的措施与方法

(一)不断推进档案管理信息资源的整合工作。在日常的档案管理工作当中,档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先,要实现档案信息资源的共享,就必须以档案资源工作为前提。通常而言,档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向,同时,还能够反映出人们日常生活的点滴细节,将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作,就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导,并结合档案分级管理制度的相关要求,实现对国家资源的合理配置与高效应用,实现社会资源的共享。此外,实现档案信息资源管理的整合主要可以通过两种途径,即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中,档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用,此外,为了提高档案信息的固有使用价值,还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外,信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法,对整合的目标进行档案资源的结构管理,确保信息资源能够在宏观角度上实现优化发展。(二)提升电子文件归档管理的信息化水平。在接收到各相关资料与信息之后,档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点,就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面:纸质信息的电子化形式转化;照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外,还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别,并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是,一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时,还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范,不断提升档案信息化管理水平。(三)提升档案管理人员的服务意识,拓宽档案信息管理人员的管理思路。之所以要进行档案管理工作,主要是为了为社会提供有效的服务。要实现这一点,档案管理部门以及其内部的相关管理人员就需要不断拓宽其管理思路,提升档案管理工作的服务意识。传统而言,我国的档案管理工作将过多的精力放在了“保管”资料之上,而没有对资料进行充分的“利用”,这制约了档案资源价值的实现与发挥。因此,需要转变这一观念,集中注意力到资料与资源的利用之上。此外,我国传统档案管理还存在着过于重视档案信息资源的安全性与可靠性的价值取向,在档案信息化建设时期,一定要转变这一理念,推进档案信息管理的全面发展,提升档案管理人员服务大众的思想意识。除此之外,档案管理人员还需要不断提高自己的专业知识水平和综合素质能力,使自己从单纯的档案资料管理人员向着档案信息管理的方向不断发展。档案管理人员一定要铭记于心,档案管理工作并不仅仅是对档案的保存,更需要综合性的人才对档案信息进行分析和归纳,为社会经济发展提供信息支持。当然,相关领导也需要立足长远,充分发挥出档案对国家发展的积极作用,只有这样,才能够顺应时代的发展要求。

四、结语

随着世界范围内计算机技术的不断提高,将信息化技术应用于我国的档案管理工作已经成为不可逆转的发展方向。档案的信息化建设能够有效提高档案管理的水平,为我国经济社会的发展提供信息支持。本文从简要介绍档案信息化建设的基本理论与特征入手,从不断推进档案管理信息资源的整合工作、提升电子文件归档管理的信息化水平以及提升档案管理人员的服务意识、拓宽档案信息管理人员的管理思路三个方面提出了档案信息化建设与档案管理的措施与方法,以期为提高我国档案信息化建设与档案管理水平贡献一份微薄的力量。

作者:齐宏佳 单位:河北省秦皇岛北戴河新区高新技术产业开发建设办公室

【参考文献】

[1]刘莉.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].商,2016(26):235.

[2]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016(05):58

第四篇:地质档案资料信息化建设

摘要:地质档案资料的信息化建设是为了提升地质档案使用率的管理能力,给读者们提供质量更高的服务,让使用者可以随时随地对目录、索引甚至全文的资料进行搜索与查找。地质档案资料信息化建设一般体现在地质档案数据库的建设、软件硬件的建设构思、数字化的检查搜索方法以及数据库的一些权限设置等。它的优点是可以达到强大的通用性、极高的安全性和可靠性。利用互联网建立起相应的虚拟资源,进行地质档案资料的信息分享,让信息的资源管理更加智能,用户在使用上更加方便,也可以随时随地获得更加精确的信息。

关键词:地质档案资料;信息化;建设

从目前的发展情况来看,地质档案资料的信息化建设是必然的,尤其是当今信息技术的迭代更新非常快的形势下,档案的重要性被人们提高到了一个新的高度,同时也越来越重视对信息的使用与开发。地质档案是地质的勘探工作中产生的非常重要的信息,这不仅对相关的地质部门的管理有着很强的作用,并且也能对长期的地质工作开展有着重要作用。所以利用对地质档案的信息化建设可以高效的提高整个地质档案的管理水准,以保证档案工作质量以及服务的水平有所提高,也可以加强对质地档案信息的共享。

1地质档案资料信息化建设简述

地质档案资料的信息化建设是依靠整个的信息化技术,利用设定一个相对比较完整的档案信息系统,要尽可能最大程度发挥所有新型设备的作用,使用网络和大数据对地质档案资料信息进行一个全面的综合性管理,并且要提供快速检查与搜索的入口,这样可以让用户更轻松的、高效的寻找到所需的信息资料。地质档案资料的专业性是非常强的,使用一些传统的载体对其进行保存后很难进行轻松的查找与阅读,所以在新型的地质档案资料信息化的建设中,我们可以使用先进的新型载体来对档案资料进行存储、管理、查找以及使用,这样能够让查阅资料的人更加方便。相关的地质勘探单位的档案资料信息化建设急需要非常先进的新型设备、同时更加需要许多专业知识比较强、能够精通操作该设备的人才,此外也需要做好档案资料的基础工作,要同时做好档案资料信息的接收、整理、储存、开发、检查、搜索以及传输等方面的工作,这样才可以有效的加快档案资料管理发展,早日实现标准化与规范化的目标。

2地质档案资料信息化系统建设方案

2.1提高地质档案信息化建设重视程度。我们国家的各方面发展起步比较晚,一些观念与理念相对发达国家就比较落后,因此在过去的一段时间内我们国家的地质档案资料的管理水平理念都比较落后,档案资料的相关管理人员与工作人员的思想还停留在比较旧的一个阶段,也就导致了我国的地质档案管理的发展非常缓慢。因此在现在的地质档案资料信息化的整个建设过程中,首先要让相关的档案管理工作人员接受新的理念,抛弃掉之前的守旧思想,脱离掉那些非常传统的观念,这样才能够让信息化的形式扩散的速度更快,才能够更好的为我们的社会服务。档案资料的管理人员要走出传统的存储与保密观念,建立为用户服务的新型理念,要能够在档案资料的工作过程中时时刻刻为用户考虑,要学会站在客户的角度上来思考问题。此外还要建立资源共享这一理念,要很好利用网络与科学技术作为介质对信息进行高质量的整理和传播,提高实现档案资料信息共享的效率,让地质档案资料的自身价值能更好的体现。2.2基础硬件设施建设。基础的硬件设施是整个档案资料管理的基础保障,如果没有一个好的基础硬件设施即使在软件技术上有很强的实力也很难去建设一个优秀的档案信息管理系统。硬件设施也是档案资料信息的传输、交换以及共享的重要基础社设施,当一切的基础硬件设施非常完善的时候才能够最大程度的去发挥档案资料信息化的整体作用。在整个地质档案资料硬件设备的建设过程中,工作人员要时刻开率时机的情况以及需求哪些方面,同时也要估计前后衔接上的问题,要给出一个长期规划的设计方案,利用按年份逐年增加的累计方法来完善整个硬件的基础设施配置,这样可以让在硬件上投入的资金得到充分的的利用并发挥出最大的作用。2.3建立数据库及管理系统。建立数据库和管理系统首先要对城市的地质资料汇交、管理机制以及社会的共享体系进行详细的研究,并集成各个类别的地质档案资料,要发掘它潜在的价值以及相应的社会需要,要建立城市地质钻孔数据库、城市的数字地质图数据库以及城市的水工环地质数据库,对系统进行开发与管理。同时要对三维的地质结构以及地址欢迎的连接进行探索,对三维地质结构和地下空间进行匹配,达到能够模拟或预测地质环境的变化的目的。要实现城市建设、地下空间通过和地质环境的有效整合和合理利用的目标,同时要建立并完善城市地质三维空间数据库的管理系统以及相关的咨询、服务入口。

3地质档案资料信息化服务建设方案

3.1建立地质资料信息共享服务体制。整个地质资料信息的共享体制的建立中,利用地质数据这一资源的整合与建立,可以很好的使用现代化的信息技术来推动地质资料的开发和使用,进而让地质档案资料的服务水准上升一个高度。同时要组建完善的地质档案资料信息的服务平台和相关的网络客户服务系统,重点要落在地质资料信息服务集群化上,同时要对外界提供相应的服务工作,让地质资料信息产品的开发速度更快,同时也是整个服务产业化的发展的基石。3.2建立全面服务的意识。地质资料的建设结果服务具有领域多、功能全面、专业性强、效率高等优秀的体型,相关的建立部门在常规的服务上要结合全面这一理念,让过去的管理人员从工作本质上转变为一个促销者,以这种新型的方式来对这项服务进行宣传。同时要建立客户的反馈体系,这样可以及时发现现阶段的一些不足,能够及时做出调整以完善整个服务体系。并且也要建立地质资料数据中心,以建立信息的共享和服务这两个重要的平台。3.3加强档案管理人员的专业技能。档案信息化的水平高低取决于档案管理人员素质的高低。所以地质单位需要组建一个素质非常高的档案部门,为档案信息化的建设提供人才上的保障。首先要注重对人才的建设。相关地址单位可以按照需求来招收一定量的信息化专业的人才,而不要只挑选管理经验丰富的人才。其次是要价钱在职管理人员的培训与培养。整个团队的建设和壮大需要对相关知识的学习以及专业技能的培训,管理人员可利用讲座的方式来获取知识并且更加深入的了解相关的科技知识,要时刻去适应档案信息化建设。地质档案资料的信息化建设属于一种长久性与系统性的工作,并且在目前科学发展飞快的时代,档案资料的信息化建立的进程也在逐渐的加速,虽然在整个项目的具体实施途中依然存有一些问题,但是经过相关地质单位的努力,档案资料信息这一技术水平以及信息管理的标准化水准已经有了一个很大的进步,与此同时管理人员也在接受新的理念,同时也在不断提高自身的专业能力和素质,能很好的完成目前档案资料信息化建设途中大部分的工作需求,给地质档案资料的信息化、数字化打下了坚实的基础。

作者:杨云梦 单位:黑龙江省煤田地质物测队

参考文献

[1]梁其华.浅析地质档案数字信息化建设与发展[J].中国地质调查,2015(1):61-64.

[2]高爱红.试论地质档案资料信息化建设[J].信息化论坛,2014(3):46-48.

第五篇:党校档案信息化建设研究

【摘要】随着社会经济水平的不断发展,“低碳”这个新兴词汇也逐渐进入人们的视野,低碳这一理念也逐渐融入各行各业中,党校档案的信息化建设也不例外。而在采用低碳理念进行党校档案信息化建设后,档案管理起来更方便,调阅也更快捷,节省了大量的人力、物力。在此以低碳视角对党校档案的信息化建设实践进行分析。

【关键词】低碳;党校档案信息化;实践

一、党校档案信息化建设现状

(一)发展不平衡。由于我国对档案信息化建设的不重视,导致了我国档案信息化建设和发展程度的不平衡。当前我国各党校尚没有一个拥有足够完善的档案信息化管理系统,导致系统中存储的信息资源的作用不能完全发挥出来,而档案信息化管理系统的这种不完善性,在不同党校体现出来的又不一样,有的党校仅仅做到了管理档案目录,而档案的全文信息还需要人工才能翻找到,有的党校档案信息化管理程度较高,搜索文件名便可以找到对应文件进行查阅。(二)档案信息化管理系统不完善。要想充分利用档案信息化为档案查阅服务,就要引进办公自动化系统。档案管理系统的信息化升级可以为教学管理系统更好地服务,管理并利用有关档案信息也更便捷。反之,如果还像之前一样,利用不完善的半成品来服务于档案管理,则无异于对资源的浪费,人工翻阅的盲点以及纸质档案保存的不利亦会导致大量信息的流失。档案信息建设的终极目标是要通过档案管理系统查阅电子文件,倘若这个目标没有达成,半途而废,那么不仅之前的努力得不到收获,也会阻碍之后档案信息化建设的发展。(三)对电子文件的管理不够完善。合理、有效地管理电子文件是各党校档案信息化建设的重要一环。我国多数党校在这个信息化时代的档案信息化管理初见规模,但对电子文件的管理仍有不足。根据当前形势分析,这是各党校对管理电子文件的重要性认识不足造成的,很多电子文件根本没有保存,文件遗失现象等情况时有发生。有的党校对电子文件稍有重视,加以管理,文件的真实性、完整性和保密性却保证不了。两种情况都造成电子文件的价值没有完整地发挥出来,党校档案资源由此严重浪费,低碳党校档案信息建设举步维艰。

二、党校低碳档案信息化的建设原则

(一)选择合适的设备。档案信息化建设要想更好地发展,同时为了减少资源浪费,首选设备要具备“三高”的优点,即稳定性高、效能高和等级高。(二)信息要重质量。我国各党校对档案进行信息化管理的信息基础是馆藏传统档案,这样一来,档案信息建设的电子文件的真实性得以保证。当下各党校普遍采用扫描、拍照及资料归档等办法来完成对馆藏传统档案的信息化处理。然而采用这种方式无疑会增加相当大的人力,对电能也是一种浪费,这与低碳生活的理念相悖。各党校应有选择性的对馆藏传统档案进行信息化管理,其依据包括档案的内容和时效性,在这一过程中,讲究的是档案的质量而非数量。档案信息化管理的这一举措,不仅可以使档案信息化管理的效率提高、进程加快,对低碳理念也是良好的贯彻。

三、党校实现低碳档案信息化的方式

(一)加大经费投入。“兵马未动,粮草先行。”各级政府要对档案信息化的管理加大认识,对这一方面的资金扶持力度要加强。各党校也要加大档案信息建设的经费投入,在系统研发、设备引入、聘请专家给档案管理人员做培训等方面积极推进低碳档案信息化管理。档案信息化管理的不断发展对推动社会低碳生活、可持续发展具有重要意义。(二)深入利用计算机网络技术。1.数据压缩技术。多媒体数据中的声音、视频、图像、动画等信息在未被压缩的情况下,数据量惊人。例如:一张24位真彩色的图片,5寸(1050x1500)大,分辨率是300dpi,就要占据4.5M左右的存储空间;视频的数据量相对更大,一个PAL制式(24位色彩,352x240分辨率,25帧/s)的视频,在不压缩的情况下,仅一分钟就有362.55M左右的数据量。由此可见,多媒体的电子档案数据量庞大,这就要利用数据压缩技术对数据进行压缩,便于保存。数据压缩技术是软、硬件配合来实现的,多媒体信息经过压缩以后,数据所占空间大幅度减小,可以为存储介质腾出更多的存储空间以收录更多的档案。2.数字信息处理技术。数字信息处理技术是通过视频、图像的编码和解码技术,数字信息与模拟信息的互为转换,将文字、动画、图像、声音、视频等信息转变成计算机能够处理的数据,为后期处理打下基础。(三)对党校档案采用数字化、科学化管理。各党校建校均有多年历史,建校以来所产生的文件数不胜数,其中也包括很多以图像、音频等形式存储的电子文件。电子文件的归档不仅要及时,还要对文件的完整性和真实性加以甄别和负责。这样做,归档人员可以减少一定的工足量,也可以提高归档效率,同时能有效避免资源浪费,切实贯彻低碳生活的理念。电子文件易操作的优点显而易见,但它也携带一定的不完整性和不真实性,前者为归档者提供很多便利,后者却是档案信息化管理中不容忽视的难题。因此,解决这项难题刻不容缓。对此,应加强对电子文件甄别的培训并采用科学严密的管理措施,这样可以使电子文件有效归档,并使文件归档后更具规范性、稳定性和安全性。

四、结论

我国信息化建设整体起步较晚,在档案管理信息化建设方面先天不足,但不能因为这样就停滞不前,“前人栽树,后人乘凉”,各党校要摒弃原有的档案管理方式,引入“低碳”理念,使学校的珍贵资料和历史文献方便、完整地保留下来,供后人随时查阅。

作者:计鹏燕 单位:中共长治市委党校社会培训中心

【参考文献】

[1]王雅新.低碳理念的高校档案信息化模式探讨[J].经营管理者,2015(1).

[2]李伯新.档案信息化建设中存在的问题和对策[J].科技创新导报,2015(25).

第六篇:档案信息化建设中人才思维的转变

摘要:一个单位或者是企业的档案管理既是对企业或者单位过去历史的记录,同时也是企业或者单位未来发展的导向,就当前档案建设工作发展情况来看,人才在档案信息化建设过程中发挥了至关重要的作用。所以随着经济发展的不断进行,企业或者单位想要在激烈的市场竞争中取得一席之地,在人才的自身素质和专业水平方面必须提出更加高的要求,以适应当前档案信息化建设的要求。高素质和全方面发展的人才是档案管理工作高效进行的硬件保障。本文将针对档案信息化建设中人才战略的思维转变进行简要介绍,提出合理建议。

关键词:档案信息化;建设;人才战略思维

当前人类已经步入了信息化的社会,信息化建设在各行各业中都不断兴起应用,实践证明信息技术的加入,为人们的生产生活工作带来了很大的方便,同时也提高了工作效率,将档案管理做到信息化,一方面可以提高档案管理的效率,另一方面对于档案管理工作更加具有促进作用。档案管理信息化建设尽管打破了传统档案管理模式人工操作的弊端,但是在不断的发展中却出现了很多问题,其中档案管理信息化建设人员的素质差异性很大,以及他们的思想没有做到与时俱进,这些问题的存在严重阻碍了档案信息化建设的脚步,面对这种现状,我们转变人才战略思维,壮大档案管理信息化人才队伍。

1档案信息化建设人才培养存在的问题

1.1档案管理人员责任意识薄弱。随着市场经济体系的不断完善,现在多数企业和单位对档案管理工作已经加大重视程度,总体来看积极性比较高,但是却不可否认在很多方面都存在问题。其中档案管理人员对于档案管理的观念比较落后,仍然会受到传统档案管理模式的影响,对于档案管理的责任意识也比较薄弱,没有真正意识到档案管理的重要性,观念上的不重视导致档案管理实际中会发生很多问题。档案管理工作包括很多复杂的过程,只有每个环节都做到认真负责,才能够保证档案工作的整体质量。所以由于管理人眼责任意识的薄弱,所以在操作时难免会存在不规范的现象,这些操作会对档案本身造成一定的损坏,甚至会导致一些难以挽回的错误。总之,档案管理人员责任意识薄弱是阻碍档案信息化建设的重要问题。1.2档案管理人员专业技术不高。当前我国很多的档案管理人员都不是专业的,所以他们的专业素养都相对较低,关于档案管理的技术仍然停留在传统的手工操作阶层,对于当前信息化建设中电子档案信息的归档、整理、收集、以及存储等操作都不熟练,这不仅影响了档案管理的效率,同时对于档案信息化管理的发展也有一定的阻碍。当前很多档案管理人员对于档案管理软件的使用频率过低,依旧依靠传统的手工操作,使信息化建设没有发挥其本来的作用。或者是有一些管理人员只是懂得简单的操作,对于档案归类以及整理等工作还处于探究阶段,他们对于档案管理程序的设计以及维护更是知之甚少,这样对于信息化建设具有极大的阻碍,档案信息的作用也没有发挥出来。所以想要实现档案信息化建设,首先必须转变人才战略思维,提高档案管理人员的专业素质。

2提升档案管理人才队伍建设的对策

2.1引入优秀人才。在企业或者单位建设管理人才队伍时,不仅要注意提高内部人才的专业素质,同时也要加大力度引入外界优秀人才,不断增添新力量对于企业自身的发展具有促进作用。首先,应该加大力度引进具备先进化信息技术的年轻人,因为年轻人的学习能力较强,在他们加入企业或者单位之后,一方面可以跟着档案管理部门的前辈学习经验,同时还可以将自身具备的信息化能力发挥出来,这样一来他们的能力在短时间内会得到很大程度的提升,将来会成为工作中的骨干人员。此外,加大力度引进优秀的培训人员也是引进优秀人才重要的一部分,培训人员在信息化技术方面应该相对熟练,所以他们的加入可以解决部分员工信息技术落后的问题,加强对信息化技术的应用,对于促进档案信息化建设是重要的。2.2提高领导人员的素质。一个企业或者单位领导人员的素质直接关系到该企业或者单位未来的发展情况,档案信息化建设想要从根本上得到落实,离不开领导人员的支持,他们的领导能力对于员工监督和管理等方面都具有很大的影响。尽管是领导人员带领员工工作,但是如果员工向领导请教问题,此时领导对于员工提出的问题不能够解决,或者是一无所知,这样会给员工不好的印象,长此以往领导会失去公信力,员工也会觉得自己所在的单位没有发展的前景,进而导致大量的人才流失。所以作为一名管理者,应该在完成自己本职工作的同时,不断提高自己的素质,此外在不断获取新知识的同时,不能够只是纸上谈兵,还要注意理论与实践结合,否则也不会收获很多。此外,领导要加强与员工之间的沟通,了解他们的需求,并且尽可能的为他们提供便利,这样可以减少人才的流失。此外,在分配任务时,领导应该对每位员工的专业素质有个整体的了解,这样才会根据员工的能力进行合理分配,避免大才小用。2.3提高档案信息化人才队伍的专业素质。由于我国当期档案信息化管理人员的素质普遍较低,所以在进行档案信息化管理时会出现很多问题,例如对于管理软件的应用不熟练,以及档案管理思想仍然停留在传统的管理模式上等,这些问题对于我国档案信息化建设具有极大的阻碍,也从侧面影响了我国的经济建设进程。所以管理者应该注意到这一点,并且采取科学有效的方式提高档案信息化人才队伍的专业素质,既注意专业技能的培训,又要提高他们的责任意识,无论是做什么事情只有具备责任意识才能够从心底引起重视。管理者可以在引进高素质人才的同时,加强对企业内部档案管理员工的技术培训,提高我国档案管理工作者的技术水平,建立高素质的档案信息化人才队伍。2.4保证档案工作者的切身利益。随着社会的不断发展与进步,对于档案工作者的要求也越来越高所以信息化建设的历程任重而道远,所以要求管理者不断提高自身的专业素质,以适应不断提高的要求,同时也要探索更加高效科学的档案管理方式。这些工作的进行都离不开档案工作者的参与,所以为了提高他们工作的积极性,企业或者单位应该充分保证档案工作者的切身利益,领导阶层要加强与工作人员的之间的沟通,了解他们的需求,对于特殊情况的工作人员企业要额外照顾,以便于他们安心工作。使员工与企业之间形成相互依赖、和谐的工作关系。

3结论

档案信息化管理是科技进步导致的必然结果,信息化建设可以有效提高档案管理的效率,进而更好的为人们提供服务。随着社会的进步与经济的发展,对于档案管理工作也提出了更高的要求。针对当前档案管理人员责任意识薄弱以及专业素质较低的现状,企业或者单位应该引入优秀的人才,提高领导人员的素质,同时也要提高信息化建设队伍的专业素质,全面促进档案管理工作信息化建设。

作者:吕函 单位:黑龙江农垦人才中心,黑龙江 哈尔滨

参考文献

[1]孟世恩,王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究,2013(5):29-32.

[2]项凌燕.浅议档案信息化中的保密安全问题[J].机电兵船档案,2011(3):35.

[3]李飞泳.档案信息化建设的基本对策[J].南方论刊,2011(11):41.

第七篇:人才服务机构档案管理信息化建设分析

【摘要】目前我国人才服务机构的档案管理已经在很大程度上与国外一些比较先进的档案管理方法逐渐地接轨,并从中去冗存精。本文立足于人才服务机构档案管理信息化建设深入进行研究分析,以在最大程度上为国有人力服务机构的档案管理提供参考性的建议。

【关键词】人才服务机构;档案管理;信息化建设;分析研究

随着我国进入21世纪以来,科学技术的不断发展创新,在对于档案管理信息化建设上也明显地增加对其的重视度,档案管理信息化也已经成为当前的一种必然趋势,而传统的人才档案管理也将面临着巨大的挑战,只有真正地发现目前我国人才服务机构在档案管理当中所出现的问题,并及时地展开探讨,这样才能真正地提升我国人才服务机构档案管理的效率,下文主要以人才服务机构档案管理的信息化建设进行阐述。

一、人才服务机构的分析概述

人才服务机构从隶属的关系上来看,主要分为两大类:1.是人力资源社会保障部门所属的人才服务机构,也就是国家的人力资源与社会保障下的具有全国性的人才流动服务机构。2.是非人力资源社会保障部门所归属的人才服务机构,为各个层级的政府以及其他部门或相关的企业单位、社会群体等所属的人才服务机构。从本质上来看,这两种人才服务机构的区别就在于,人力资源社会保障部门所归属的人才服务机构具有社会保障人力资源部门所全权授予的行政职能,负责为企业开展社会化等技术上的考试与评审,以及转正与工龄的核定等等。而非人力资源社会保障部门所归属的人才服务机构,就不具备拥有行政的权力,并且经过人力资源相关的保障部门重重审批以后,才可以对人才的供求信息做到搜索、整理、咨询,主要开展针对于人才的搜索、介绍、招聘、培训、考核等其中一种或者多种的中介服务。

二、目前我国的人才档案管理现状分析概述

由于我国人口数量众多,所以导致相关的人才服务机构的人才流动性比较高,而在针对于人才服务机构中的流动人才的档案管理涉及到很多方面,内容也是较为繁杂的,其中不仅包括了人才到相应企业、单位所签署的工作合同,还包括了与其相对应的专业职称的评审核定等问题,在人才升职以后,其步入了一个新的城市以及新的工作环境以后,人员的调配问题等,我国也下达了一系列关于人才服务机构中流动人才的档案管理的规章制度,在很大程度上帮助了人才服务机构对其有效地实施档案管理。随着社会经济不断的进步,对人才也有了更高的要求,我国目前的人才服务机构的档案管理无法满足现在这个社会对于人才档案管理的需求了,那么我们一定要不断地进行创新完善,从中寻找到真正与时代相符的人才服务机构的档案管理方式,才能在最大程度上使我国的档案管理水平晋升到一个新的高度。

三、人才服务机构档案管理信息化建设的分析概述

在人们越来越重视信息化建设的今天,加强对人才服务机构的档案管理信息化建设的根本目的就是,在对自动化的信息管理系统上的再次开发与利用,并表现出具有动态、便捷、即时性等特点,这样才能在很大程度上提升人才服务机构档案管理的水平。因此,要强化档案管理的信息化建设的主要思想,并要求人才服务机构中的所有员工重视起档案管理的信息化建设的重要性。档案管理人员也应当对自身有着更高的标准要求,1.必须要积极上进,具有良好的科学先进的思想。2.提高自身的档案意识,做到统一全面性的管理。3.要从实际的角度出发,循序渐进,并在实践的过程当中,提高对信息化建设的应用水平。而在档案管理信息化建设的过程当中,也要加强对其过程上的管理,并合理地利用好当前最有效的电子档案管理,以此在最大程度上为档案信息的完整与安全提供重要的保障。而在对于接受档案信息的过程当中,也可以将人力档案的管理逐渐地转变为一体化的服务职能。

四、结语

人才的档案是宝贵的社会资源,也是人才服务机构的重要支撑部分,随着社会经济水平的不断提升,对于人才的档案管理也有了更好的要求,只有真正地利用好现代科学技术以及信息技术来加强人才服务机构档案的管理,才能真正地实现档案管理的高安全性、高效率。

作者:韩英波 单位:鄄城县人力资源和社会保障局

【参考文献】

[1]纪鹏.从构建人事人才公共服务体系的视角来看内蒙古地区政府人才服务机构的发展现状及其问题[J].内蒙古师范大学学报(哲学社会科学版),2008(S2):67-69.

[2]谢元荣.改革创新,充分发挥基层人才服务机构在人才工作中的作用[J].辽宁行政学院学报,2004(05):50-51.

[3]陈晓东.全球化背景下政府人才服务机构的战略突围[J].江南大学学报(人文社会科学版),2004(04):61-64+67.

第八篇:机关档案管理信息化建设研究

【摘要】在信息化建设和互联网技术的推动下,档案管理工作信息化已然成为当今各行业各机构后勤行政管理的根本趋向。档案管理工作信息化是一个系统、繁琐的长期工作,这对于档案管理人员的综合素质也提出了更为严格的要求,作为当今行政机关的档案管理人员必须努力提升自身的信息化技术水平,以适应当今社会经济发展和信息化建设的多重需要。笔者针对机关档案管理工作的信息化建设进行了深入阐述和系统研究。

【关键词】机关;档案管理工作;信息化建设;研究

一、引言

机关档案管理工作信息化建设,主要是响应政府的号召和领导,借助于互联网技术和电子信息化手段对于海量的档案资料实施规范化、系统化的全面整理与分类,实现全部数据信息的资源存储和资源共享,构建起一套全权服务于社会的数据库档案信息管理系统,使繁琐、凌乱、复杂的档案管理工作变得更为简单、规整和快捷,档案管理工作信息化不仅大大降低了资源管理成本,而且很大程度上提升了机关档案管理的整体工作效率和综合管理水平。

二、当前机关档案管理工作的不足之处

(一)无法完全体现重要的社会价值。机关制度要求档案管理工作的性质归属于辅助和服务,强调档案管理工作的实质就是确保数据信息资料的安全和保密,这样完全注重此项工作服务于机关的利用价值,却大大忽略了其重要的社会利用价值。《档案法》一系列法规中虽明确规定,现存的各类档案文件资料通过上级机关或同级单位审批后,能够对外提供其服务和利用的价值,但归咎于保密意识的根深蒂固和手续办理繁杂的多种因素,对外的服务和利用价值不能真正实现。立足于机关管理的角度分析,档案部门从属于内部机构必然要全权做好档案文件资料的管理和保密工作,这种过度保护的管理观念从根本上限制了其为外所用的功能,无法真正体现其重要的社会价值。(二)信息化管理制度有待于完善和健全。当今大多数机关单位对于档案信息化管理缺乏足够重视,缺失明确的目标和规划,一般都是单纯为了应对上级的考核和评估,将信息档案仅仅收集归拢并作为备份用于日常所需,往往疏于完整安全存储及合理有效利用。很多机关单位虽然设置了局域网但却未将这些信息档案链接到局域网中实现资源共享,上级单位或其它部门进行档案信息的查询仅能使用档案室的专用电脑,这样无异于传统的纸质化办公,无法体现信息化时代档案管理资源共享和信息传输带来的高效作用。此外,一些机关单位虽然设置了电子化信息服务设备,但缺失相对健全的电子信息档案管理规章制度,同时对于电子信息容易被入侵的弱点也未制定相应的安全保护措施。以信息化技术为支撑的电子文件档案管理,其软肋就在于软硬件系统一旦发生故障,硬件设施损坏或者病毒黑客入侵等,便会导致电子文件档案内容部分或全部的破坏损毁,亦或是软硬件不兼容引起的文件信息不能识读,这都给档案管理信息化建设带来了极大的安全隐患。(三)档案管理人员的综合业务素质不高。互联网的普及和信息化技术的推广对于档案管理人员的综合素质提出了更严格的要求,信息化档案管理需要管理水平高、业务素质强、信息化技术精的高素质人才,而大多数档案管理人员普遍流动性较大。加之都未受到过正规、专业、严格的相关指导和培训,同时又缺失档案管理工作重要性的正确认知和丰富的管理经验,还有整体人员结构的老化,致使他们无法满足信息化建设、档案管理现代化的基本需求,加上各级领导对于档案管理工作的认知模糊和重视不够,致使机关档案管理人员的整体素质偏低,这样很大程度上束缚了档案管理工作信息化建设发展的脚步。

三、加强机关档案管理工作信息化建设的策略

(一)充分发挥服务社会的重要价值。长期以来,档案管理都被视为一种故步自封、保守被动的工作,在信息化技术的推动下,这种管理模式也进行了脱胎换骨的变革,不仅是满足于内部之需,更应体现其服务于社会的重要利用价值。社会上“以人为本”的管理理念和社会服务意识的提倡,以及社会其它行业的多方面需求,给档案管理工作带来了强烈的冲击,大大促进了档案管理的稳序发展。市场经济的迅猛发展对于档案信息资源的利用需求也变得异常重要,这就需要机关档案管理人员积极探求出一套行之有效的规范化管理模式,实现服务于社会“开放型”的社会效能,直接满足于社会经济、政治、文化发展的需求,充分发挥服务社会的重要价值。(二)强化电子文件档案的规范化管理。利用局域网信息传输快捷的功用,在机关自身网站制作出电子档案信息利用的网页,确保归档后的电子信息档案第一时间,设置电子文件档案的检索查询系统,方便其它部门人员及时获取网上信息数据,为需要者提供更便捷的服务。加强电子文件档案的系统化、规范化管理,加强档案管理法制化建设,除了贯彻落实国家颁布的《档案法》相关制度法规之外,还应依据本机关自身的客观现实情况制定相应的管理规章制度、电子文件收集归档制度等等。比如,电子文件档案管理奖惩制度,对于不及时归档提交信息档案的部门给予一定的惩罚措施。此外,还应建立电子文件档案迁移的管理制度,电子档案与纸质档案并存缺一不可,抓好双套制管理,将电子文件复制到与计算机脱离存储的耐久载体上,并实施有效、严格的维护和检测,以及复制备份,以保证电子文件的完整、安全和有效。(三)加强档案管理软硬件设施建设。不断完善档案管理基础设施的建设投入,为档案室购置质量上乘的档案密集柜、温湿度计、灭火器、空调、防光保护窗帘等设备,以加强档案室的安全防范措施。为规范档案管理,提高档案管理质量,安装档案管理的系统软件,对所有归档文件材料整理后全部输入计算机管理,以提高检索速度和档案管理质量。文件材料归档全部使用无酸档案盒,文件不易被破坏和腐蚀变质,利于全部档案的完整完好保存,确保档案管理日益走向规范化、科学化管理轨道。严格信息档案文件的一体化控制,依据归档要求设置系统化管理模块,各项工作子模块都应设置相应的归档接口,确保电子文件的及时、完整归档。(四)构建一支综合素质高的管理人员队伍。居于档案管理工作信息化的需要,作为档案管理人员必须具有熟练的计算机操作能力和专业化的档案管理基本技能,由此,机关应招纳一些综合素质强的专业化人员来充盈整个管理队伍。首先,建立完善的人才引入和培养双向计划,坚持贯彻落实党的路线、方针、政策,定期或不定期进行系统化的教育培训,聘请相关专家来开展专题讲座,不断加强政治理论、档案管理专业知识的深入学习。其次,不断强化思想道德和职业操守的教育,严格要求他们正身律己,加强自身的作风建设,工作中以制度、纪律规范自己的言行,遵守机关单位各项规章制度,促进自身档案管理工作的顺利开展。再次,强化职责意识,树立正确的人生观、价值观,增强事业心、责任感,奋发进取,发挥先锋模范的带头作用。此外,应建立完善的评估考核机制,公正、公平地开展个人工作业绩的严格评估与考核,并设立奖惩机制,以提升机关档案管理人员的工作积极性。

四、结语

总之,档案管理工作信息化建设是一项长期的、复杂的系统工程,这就需要档案管理人员在实际工作中积极探索与时俱进的管理模式,及时纠正不合时宜的工作方法,各级党政机关也都要结合自身发展的实际情况,立足于信息化建设的视阙,明确规范化的管理目标,统筹规划、合理配置、有效利用整体资源,力争开创出信息化、法制化和社会化档案管理工作的新局面。

作者:陈慧 单位:宁德市蕉城区机关社保管理中心

【参考文献】

[1]刘鹏程.以信息化建设推动档案工作规范化管理[J].兰台内外,2015(03):47.

[2]卫巧丽.机关档案管理适应信息化建设新要求[J].工作园地,2015(01):78-79.

[3]李宏霞.对机关档案管理信息化建设分析[J].信息工作,2016(09):48-49.

第九篇:医院病案管理信息化建设研究

〔摘要〕信息技术、互联网是现代社会的两个重要特点,展现出的优势使其在社会的多个领域中被广泛地应用。医院是社会公共事业,为人们提供重要的医疗服务和保障。在医院管理中,病案管理是一个重要环节,要适应社会的发展、满足现代医院的管理要求,就要加强病案管理信息化建设,使病案管理更加规范、便捷,为医疗研究和教学提供更加完整、真实、可靠的信息。本研究对医院病案管理信息化建设的必要性进行分析,对医院病案管理信息化建设提出了自己的见解,以加快医院病案管理信息化的脚步,促进医院管理水平的提升。

〔关键词〕医院病案管理;信息化建设;措施

科技进步促进了现代信息网络技术的蓬勃发展,也加快了信息的流通,大大提高了人们获取信息的速度。医院作为重要的医疗机构,也要顺应时代的发展,将网络信息化作为病案管理的重要方式,实现医院病案管理的有序化、科学化,促使管理人员工作向高效化转变。不但如此,病案管理信息化还能为医学专家进行医疗研究提供更多、更全面的宝贵资料,缩短了科研成果的获得时间,从侧面推动了医疗事业的发展。医院病案管理实现信息化前,多采用传统的资料整理方法,不仅耗时费力,也不能保证病案资料的真实可靠性。病案管理信息化为资料获取、保存提供了一种有效方式,是医院走向现代化的一个重要措施,必须给予高度的重视。

1医院病案管理信息化建设的必要性

1.1可以使病案资源信息实现共享。信息技术依靠计算机、网络的应用实现了病案资源的共享,并通过调阅、查询等功能的设置实现了对病案资料的访问、智能检索、浏览及查询,还能通过远程控制实现对信息的传输。患者能通过计算机技术利用网络建立终身档案,不仅在医院内实现信息的共享,也能将信息共享在医疗机构之间,改变了之前传统的病例信息提供方式,将为信息实现区域及远程的医疗服务提供保障。1.2有效防止病案信息损坏和丢失情况的出现。信息化的病案资料会存入电脑中,实现了无纸化,因此也不会出现资料变质、破损的情况。之前被大量资料堆积的资料室也不需要摆多个书架放置资料,实现了存储方便。需要资料的工作人员只需要几步简单的操作:浏览-检索-复制,就可以完成对资料的调取、统计和分析,大大提高了对资料的管理、利用效率。1.3能够提高病案管理的实际水平。病案管理的电子化改变了传统信息输入计算机的局限,成功实现了对病案信息的需求满足。从20世纪的70年代开始[1],电子化病案的内容开始丰富,功能得到拓展,形成了综合性的立体系统。病案管理信息化实现了对传统管理模式的转变,将管理人员从烦琐、复杂的管理中解放出来。电子化的病案能够在不同的医院之间实现信息的共享,给远程医疗带来了极大的方便,大大降低了管理人员的劳动强度,有效解决了海量病案信息的存储,从整体上实现了病案管理的安全化、可靠化、高效化和便利化,促进了医院病案管理水平的提升,使病案管理更加科学、规范、快捷。

2加快医院病案管理信息化的有效措施

2.1提高医院领导对病案管理信息建设的重视度。病案管理信息化建设必须得到重视才能顺利的实现,这样医院才能在合理化的原则下实现对病案管理的最大化投入,例如配备完整的病案管理信息化所需设备,招聘病案信息技术管理人才。最关键的一点是,医院领导对病案信息化建设引起足够重视后,工作人员的积极性会得到激励和提升,更加全身心地投入到工作中,大幅度提升员工的工作效率,成为病案管理信息化体系建设最坚实的基础与后盾。2.2明确医院病案管理信息化建设的目标。医院病案管理信息化建设必须有明确的目标才能顺利进行。统一的工作平台是信息化建设首先要建立起来的,这其中应用了计算机和网络技术,实现了对病案信息的收集和管理。除此之外,还要建立方便搜索的简便引擎,这样相关人员就可以对资料实现查阅和管理。这样做将医院病案管理的作用充分的激发,使其发挥出了最大作用,实现了对患者病案的建立和完善,为医疗研究及医疗教育做出了贡献。在建立了努力的目标后,医院病案管理信息的工作人员才会有正确的方向,给他们指出正确的发展道路,促进了他们工作的积极性和效率的提升,促进了医院整体管理水平的发展。2.3加大对核心部件系统的研发设计。医疗事业是我国的公共事业,随着我国重视程度的加大,办院规模也在扩大,如果还沿用传统的病案管理方法不仅不能实现信息的有效管理,也不能满足当前大型医院医疗、科研、教学三位一体对资料的需求。为此,必须对病案管理模式做出创新和改革,创建起现代化医院病案管理系统。病案管理信息化系统是重要的核心部分,加强系统先进性、科学化的研发是医院病案管理实现信息化的一个关键,更是改变烦琐手工病案管理、提高工作效率的重要渠道。2.4科学梳理管理流程,精心设计每个环节。病案管理成功实现信息化建设后不仅具备数字化和网络化两个功能,还可以通过检索及查询功能来完成信息数据的共享[2]。数字化和多媒体化是医院病案管理的重要特征,医院方面必须从自身实际情况出发,结合自己的发展特点,加强对管理流程的梳理,并从需求出发对功能进行细化,优化信息系统和软件选择,将系统功能与实际管理工作实现有机结合,发挥出最大效能,提升病案管理的信息化水平,从而促进医院整体工作效率的提升。2.5全面提升病案管理人员的业务水平。病案管理人员是开展病案管理的关键要素,要顺利实现病案管理信息化并发挥出其作用,就必须加大对管理人员的培训。在培训中除了要让他们学会对系统的管理,还要学习相关的医学知识和专业技能,熟练掌握国际疾病和手术的分类方法。尽量为病案管理人员安排省市级的疾病编码培训、业务培训等,让他们的学习更加系统和专业。另外,相关的法律知识也是管理人员应该学习和掌握的,这样在档案收集、整理和利用时才能做到合法合理,严格按照法律规定对病案的数据进行保护,防止涂改、伪造情况的发生,确保病案信息的真实性和可靠性。

3结语

医院的病案管理是医院管理的一个重点,更担负着为医疗研究和教学提供重要资源的重任。在当前信息技术和网络发展速度的时期,医院管理要结合医保付费和卫生政策的要求加快信息化建设,实现信息的共享,促进医院管理向现代化方向过渡和发展,进一步为社会提供更加优质的医疗服务。

作者:周晓静 王鸿雁 单位:天津市安定医院

[参考文献]

[1]刘克新,柏朝青,郑琳.谈病案管理信息化建设[J].中国病案,2012,13(12):28-29.

[2]李廷珊,陈振兆,丁惠.病案管理信息化建设的重要性与措施[J].现代医院,2013,13(3):135-136.

第十篇:医院档案信息化管理的重要性

【摘要】本文结合工作实际,论述了医院档案信息化管理的重要性。将档案信息化处理以后,可以提高档案的运行效率,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。

【关键词】医院;档案信息化管理;重要性

随着各行各业信息化的迅速发展,档案信息化管理也成为现代医疗卫生管理工作的重要内容。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案、登记目录、查找档案。而将档案进行信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,有效地提高了工作效率。

一、医院档案管理信息化是当今信息社会发展的形势需要

现代信息社会日新月异,各行业对内对外交流日益增多,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大。当前,由于各级医院管理意识、设备和技术方法比较落后,档案管理和利用水平较低。面对这种冲击和挑战,各级医院只有顺应时势,加快档案信息化建设,运用先进的技术设备,尽快实现档案管理现代化,进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。

二、医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展的需要

医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才,而只有翔实全面地掌握人事档案材料,才能合理使用人才,充分发挥人才的作用,确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案的寿命。

三、档案信息化有利于实现档案信息资源共享的需要

将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可呈现在电脑上。电子文件比档案原件更易于查询,可增强对原始档案的应用程度和应用范围,更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,进一步提高了档案原件的利用率,最大限度地实现档案信息资源的共享。

四、档案信息化有利于档案信息资源的长期存储

在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。医院建设和发展过程中,将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,可以有效地避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏,可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险,从而有效地保护档案原件。

总之,将档案信息化处理以后,可以提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,同时又保障了档案的安全备份。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。

信息资料范文篇9

关键词:实物地质资料;档案;信息化管理

实物地质资料是指在工程地质工作中所获得的相关样品与标本,实物地质资料、地质资料以及原始信息等都是地质工作的重要成果,是以巨大的经济代价为基础而获得的,具有极高的应用价值,实物地质资料档案属于一种极为重要的档案资源。随着信息技术的快速发展,信息技术也逐渐被应用于实物地质资料档案管理中。但是从总体上来看,现阶段我国实物地质资料档案信息化管理中还存在着较多的问题,服务效率也相对较低。为提升实物地质资料档案信息化管理水平,提升档案服务效率,笔者对相关问题进行了探究。

一、实物地质资料档案管理与服务信息化的必要性

矿产资源对任何国家的发展都具有非常重要的意义,为了保障经济的稳定发展,我国于2006年颁发了《关于加强地质工作的决定》,促进了地质工作的进一步发展,加强了矿产资源的开发力度。随着地质工作的全面开展,大量的实物地质资料逐渐增多,实物地质资料在实际生产中所发挥的作用也越来越重要。而传统的实物地质档案资料管理是以人工手动管理为主,效率相对低下,无法实现信息资源共享,利用效率不高,并存在着大量的错误,已经无法满足时展的基本需求。实现实物地质资料档案信息化管理已经成为现阶段我国地质与矿产资源开发工作的重要任务。实物地质资料在使用中也存在着一定的不便性,例如岩芯、岩石样品等实物地质资料体积相对较大,如果直接使用则需要耗费大量的人力物力进行搬运。通过信息技术的应用可以实现实物地质资料档案的数字化并实现资源共享,使用人员只需查阅电子档案就可以找到自己所需要的所有信息,而不需要使用实物标本,从而极大地提高了档案的利用效率。现阶段大部分实物地质档案资料管理系统都设计了查询系统,用户在使用系统进行档案查阅的过程中只要输入关键词就可以快速找到自己所要查阅的档案资料。实物地质资料档案是我国的重要资源,其管理过程需要遵循严格的保密性。实物标本的保密性只能通过加强管理的方式得以提升,但是通过信息技术的应用可以将相关档案存储在数据库中,并通过安全技术的应用加强管理,从而提升档案管理的保密性。

二、实物地质资料档案管理与服务信息化发展中存在的问题

(一)缺乏专业化实物地质资料档案管理与服务平台。现阶段大部分地区在进行实物地质资料档案管理与服务时都侧重于实物档案的数字化转化工作,虽然已经建立了实物地质资料档案管理与服务平台,但都是以数据库为主,主要是用于相关档案的存储,这就导致虽然已经实现了实物地质资料档案的信息化转化,但是相关的电子档案依然无法得到有效的应用,这与实物地质资料档案信息化管理与服务的目标已经发生了较大的偏离。(二)服务意识不强。进行实物地质资料档案信息化管理的目的在于促进地质资料档案在实际生产中的进一步应用。但是从总体上来说,现阶段大部分地区的实物地质资料档案信息化管理都是以建设为主,并没有充分意识到服务的重要性,这最终导致服务效率的低下。例如,许多单位在进行实物地质资料档案编码过程中并没有考虑用户的使用是否方便,对相关档案进行分门归类的编排,最终用户在使用时存在着较大的不便性,无法快速找到自己所需要的档案。(三)信息技术的使用存在着较大的不足。现阶段实物地质资料档案信息化管理中现代化信息技术的使用力度不足是影响其发展的关键因素。虽然在最近几年中实物地质资料档案信息化发展的基础设施得到了全面提升,但是从总体上来说所使用的技术还停留在计算机、扫描仪等传统信息技术的基础上,现代化的信息技术使用力度还相对较为薄弱,如大数据、云计算等技术的应用还存在着较大的缺陷。

三、实物地质资料档案管理与服务信息化发展策略

(一)加强专业管理与服务平台建设。管理与服务平台是实现实物地质资料档案管理与服务信息化发展的基础,只有建立专业化的管理与服务平台才能保障管理与服务的效率。在进行平台设计时首先要对管理与使用的实际需求进行分析,并针对实物地质资料档案信息资料的特征确定平台的具体架构,例如,可以针对实际管理中所需要使用的基本功能设计不同的管理模块,根据用户所需求的信息的不同将用户入口进行细化。其次,在进行专业平台设计时还需要充分考虑平台的兼容性,为后期的新技术使用提供必要的接口,或者采用兼容性较高的平台。(二)提高服务意识。现阶段实物地质资料档案管理人员需要充分地认识到实现实物地质资料档案信息化管理的主要目标在于提高档案的服务与利用效率,发挥档案的作用,仅仅从提高档案的管理效率入手并没有任何的意义。在进行实物地质资料档案管理中需要将服务理念融入到管理的全过程,通过信息管理技术的应用提升档案服务与利用效率,满足人们的实际使用需求。(三)加强现代化信息技术的应用。信息技术更新换代的速度相对较快,许多信息技术已经逐渐被淘汰,现代化的信息技术也快速地发展起来。在进行实物地质资料档案信息化管理与服务的过程中需要加强现代信息技术的使用力度,通过技术手段提高档案管理与服务效率。例如,近几年移动技术逐渐趋于完善,现阶段可以开发可以在智能手机上运行的客户终端,允许管理人员以及用户通过手机进行管理或者进行相关档案的查阅,从而满足移动办公的基本需求。随着信息技术的快速发展,其在实地地质资料档案管理与服务中所发挥的作用将越来越大。

参考文献:

[1]王雷.关于实物地质资料档案馆藏体系建设的思考——以广东省实物地质资料档案管理工作为例[J].城建档案,2017(5):87-89.

[2]王圣洁,张兆代,王黔驹,连健,吕胜华,宋岱珉.我国地质资料研究论文的增长与学科发展[J].中国矿业,2016,25(11):76-82.

[3]李丹秋.从广东的工作实践看实物地质档案资料的科学化管理与发展趋势[J].档案管理,2016(6):51-52.

[4]李然菊,陈庆丰,何俐.制作成果地质资料地质档案管理人员需要解决的问题[J].科技信息,2010(7):191.

[5]刘遵瑜.打破封锁,开放地质档案资料的意义与途径[J].档案学通讯,1999(3):26-29.

信息资料范文篇10

关键词:办公室;文件资料;信息化;管理

一直以来,办公室文件资料都采用了纸质文档的保管模式,存在的弊端十分明显,无论是资料的保管还是使用都面临着重重困难。信息化管理的应用给办公室文件资料管理工作注入了新的生机和活力,大幅度提高了管理效率和管理质量,减轻了工作人员的负担,更为符合新时期办公室工作的具体要求,值得在办公室文件资料管理中予以推广,需要相关工作人员能够贯彻落实信息化建设和管理的相关举措,进而给企事业单位的发展提供有力的支持和保障。

一、办公室文件资料管理现状

通过对当前办公室文件资料管理现状的分析不难发现,待归档的文件资料数量越来越多,依托传统管理模式无法满足管理要求,还经常会出现各种各样的问题,如若处理不及时,将会直接威胁到文件资料的安全性和归档效率。比如说文件资料在同一时间只能供单人使用,其他人要想借阅只能等到上一个用户归还资料以后,而办公室文件资料的用户数量庞大,难免会发生多人需要同一份资料的情况,传统管理方式尚不能实现文件资料的共享。工作人员的时间和精力有限,需要服务的用户众多,用户提出借阅需求以后往往通过手工检索,耗费的时间较长,给工作人员带来了沉重的负担。再加上传统的文件资料管理模式是以纸质为媒介,长时间使用纸质文档容易泛黄、破损,维护起来相当麻烦,成本也比较高昂。这些问题的存在给办公室文件资料管理工作的开展造成了巨大的阻碍,可以说,文件资料管理模式的改革和创新已经迫在眉睫。

二、文件资料信息化管理内涵

所谓信息化管理就是应用信息技术、计算机技术、通讯技术等多种先进科技,构建信息管理平台,该平台的功能多样,可以很好的满足不同用户的多样化、个性化需求,使得办公室文件资料的管理更加趋于标准、规范,使用率也会迈上一个崭新的台阶。现如今办公室文件资料的信息化管理通常可以概括为两大模式,即电子文档的标准化处理和编目检索。首先,我国的企事业单位长期以来都运用的纸质文件保管模式,这些文件资料要想凭借手工方式录入计算机无疑是一个庞大的工作量,还容易受到工作人员主观因素的影响出现信息数据失真的现象。扫描技术的应用攻克了这一难题,只需要将纸质资料进行扫描,计算机上就可以清晰的显示资料内容,再经过格式转化使文档成为统一格式保存在系统平台中,即可完成资料的归档任务。

其次,计算机的自动编目对工作人员的技术水平提出了较高要求,需要工作人员能够积极革新思想观念,主动学习先进的编目技术,结合本单位的实际情况开展编目工作,对于发现的问题要及时加以解决,防止给文件资料管理埋下隐患,唯有如此才能保证计算机自动编目功能的实现,大幅度提高编目的灵活性,进而打破手工编目的局限性,促使办公室文件资料信息化管理彰显实效。检索工具是查寻文件资料的重要手段,是进行文件资料管理和提供利用的一种工具,是打开文件资料宝库的钥匙,是提高文件资料管理工作水平和实现科学管理的有力举措,是建立目录中心和进行信息交互的前提条件。电子文件资料的检索工具很多,如Windows操作系统自带的搜索功能等,但由于没能提供全文检索功能,在具体的使用过程中仍然会受到限制,不能满足现代办公室文件资料信息化管理需求。一般情况下,企业和单位都采用了和数据库结合专用的检索工具,最简单的办法就是建立电子表格的形式,对文件资料的分类、来源、发放等进行管理,也可使用Access简单数据库实现,这在小企业中比较适用。对于一些大中型企业,可以采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型数据库系统,基本上可以实现文件资料在保管和使用过程中,对使用者的计算机软件环境复杂度的要求。

三、办公室文件资料信息化管理有效路径

要想实现办公室文件资料的信息化管理,必须从实践工作中不断总结经验,对于管理中的常见问题做到心中有数,并以此为依据制定解决对策,这样才能进一步的强化管理效果。大量的调查和研究表明,办公室文件资料信息化管理工作中的主要问题包括以下两种:其一,文件资料的易变问题。众所周知,通过计算机来修改文件是一件非常方便的事情,而且修改后很难找到痕迹,这就容易被某些人钻空子,为了一己之私而随意删改数据信息,破坏了文件资料的完整性,给企事业单位带来了不可估量的损失。其二,文件资料的安全问题。由于电子文件储存在网络环境中,一旦计算机网络遭到攻击,电子文件的安全性就无法得到保障,单位的机密文件也会遭到窃取。对于上述问题,企事业单位必须要予以充分的重视,可以在外部网络和内部局域网之间构建防火墙,任何进入内部局域网的信息都会经过过滤,还要实时进行信息的监测,以防范病毒木马的攻击。机密文件要予以加密处理,避免其他人员使用计算机来盗取文件,这也可以在一定程度上提高电子文件的安全性。除此之外,经常对电子文件进行备份,备份文件要用其他存储设备单独保存,当遇到停电、系统故障时就不怕电子文件会丢失了。

四、结语

总而言之,文件资料的管理是办公室工作的重中之重,必须要注重现代化技术手段的应用,积极实施信息化建设,与此同时,对于信息化管理应用过程中暴露出的问题加以妥善解决,以扭转传统管理模式弊端,最大化的展现信息化管理的优势,给办公室文件资料管理工作的顺利开展增添助力。

参考文献:

[1]任灵芹,李桂玲.初探办公室文件资料信息化管理[J].河南水利与南水北调,2012(16).

[2]王丽.如何做好会议文件资料管理工作[J].秘书之友,2010(10).