档案寿命范文10篇

档案寿命范文篇1

关键词：种类繁多；影响因素；寿命延长

在21世纪到来之际，我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，说明档案管理已朝信息化发展。如今众多档案管理办法比比皆是，如纸质档案、电子档案、磁盘档案等，然而影响它们使用寿命的因素也很多。

1电子档案文件及保护

电子档案文件是通过电子计算机来阅读和处理的信息，从其载体的形式来看，它不再是传统的纸张和字迹，而是新型的载体材料即磁性载体和光盘载体。

1.1电子档案文件损毁的主要原因

电子档案文件与纸张和缩微胶片相比，耐久性要差得多，除其自身质量的影响外，外界条件对电子档案文件的影响也是十分重要的。

1.1.1不适宜的温度和湿度的影响

一般来说，16℃～20℃的温度，40％-50％的相对湿度是保管电子档案文件的理想条件。不适宜的温度和湿度会使磁性载体和光盘载体的寿命减少，导致制品发脆。光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下很易变形，而光盘的表面只要有稍微的弯曲，都会影响激光束精确定位和数据读写。湿度大，磁性载体涂层中的粘合剂易吸水、粘连、脱落，使涂层移位和变形，造成记录的信息丢失；还会使磁性载体材料中的粘合剂长霉、水解，导致磁性氧化物分离变成许多碎片并产生斑点，使磁性载体材料变质，永远失去使用价值。湿度过低，则输片时盘基(带基)容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏载体。

1.1.2有害气体的影响

大气中的有害气体(如二氧化硫、二氧化氮、硫化氢、氯气等)在一定条件下，沉积和吸附在磁性载体和光盘表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物质，腐蚀、破坏磁性载体和光盘载体，致使盘基(带基)老化、变质，造成电子档案文件信息丢失，盘体(带体)损坏，寿命缩短。

1.1.3灰尘的影响

灰尘对电子档案文件载体有物理、化学和生物损坏。如表面灰尘与电子档案文件载体摩擦，使磁盘、磁带、光盘表面产生划痕，引起磁性记录信号的衰减，造成记录信息的损毁。灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏。同时灰尘还可作为有害生物(主要是霉菌)的培养基不断地繁殖，落在电子档案文件上，软盘(磁带)发霉后，不仅会使数据丢失，而且会污染驱动器读写磁头，甚至会不断传染给其它软盘(磁带)。

1.1.4光线的影响

光线特别是太阳中的紫外线，能与电子档案文件制成材料发生光氧化反应，使磁盘、磁带、光盘的盘基、带基老化，脆性增大，强度下降，耐久性降低，发生明显的不可逆变化。

1.1.5机械磨损和震动的影响

磁性载体档案文件使用时，磁盘、磁带都是在驱动器内高速运行，长期使用会使它们磨擦损伤，电子档案文件在保存和传递过程中也会产生磨擦、磨损、划伤、弯折等现象，这些都会引起磁记录信息和光盘记录信息损坏。强烈的震动，也会影响磁性载体材料中磁物质内部磁分子的排列次序，对剩磁也是一种潜在危害，能破坏已记录的信号。

1.1.6磁场的影响

磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度在记录和读出信息时起着决定性作用，随着磁性涂层剩磁的消失，磁性载体所记录的信息将会荡然无存。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层剩磁退磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，影响读出效果。事实上，在我们周围的环境里，存在着多方面的电磁干扰，如电动机、发电机、变压器、电视机、放大器等。经调查，30奥斯特的外磁强度就会对磁性载体产生磁化效应；外磁场强度超过50奥斯特能产生明显的退磁，就有可能将磁性载体上的信息抹掉，使磁性载体材料失去应有的功效。

1.2如何电子档案文件的保护

[2]电子档案文件一方面以更准确、形象、生动以及最简便的信息记录方式和便于检索、海量存贮等无可比拟的优越性得到人们的青睐；一方面又以不易保存，一旦出错，满盘皆无的品性警告人们对其加强保护。电子档案文件载体没有纸张和缩微胶片保存时间长，普遍认为磁性载体保存时间为10年左右，光盘保存时间为10～20年，且保管不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远；因此，应采取有效的措施，加强对电子档案文件的保护。电子档案文件在保存时，要求一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。

1.2.1软盘(磁带)的保护

软盘(磁带)作为微机系统的重要外存贮器，在数据备份，信息交换等方面起到了重要作用。正确使用和保存软盘(磁带)，能有效地延长其寿命。

控制好温湿度，防止高温、高湿以及低温、低湿对软盘(磁带)的影响。防止温湿度急剧变化，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％。在使用过程中温度、湿度相差较大时，要在环境中平衡后才能使用。

严禁折弯盘片和触摸盘片裸露表面。折弯盘片会损坏盘基和磁性涂层；触摸盘片会擦伤介质表面，如留下了指纹，会因粘上灰尘使其发霉，导致数据存储出错。一旦磁盘(磁带)发霉，绝对禁止使用，以防损伤磁头；要用干净药棉蘸高纯度酒精洗干净、干燥后才可使用。

保持清洁，不要吸烟，防止灰尘和有害气体对软盘(磁带)的污染和危害；防止强光的影响，不允许紫外光线直接照射在软盘(磁带)上。不可在软盘(磁带)上堆放、压放重物，以免引起变形和永久性损坏。软盘(磁带)存放时，应使其竖直地放在盒内，确保不被挤压、弯曲和折叠。

防止外磁场的影响。软盘(磁带)在保存和使用过程中要确保不受外磁场的破坏，一定要远离强磁场；库房建筑最好是由抗磁性材料制成的围护结构，磁性载体应存放于抗磁性的框架内，使保存软盘(磁带)周围环境的杂散磁场强度低于l奥斯特；珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。另外，还要防止静电作用而引起磁性载体的数据信息丢失。

不能用圆珠笔或铅笔在软盘上直接书写，如需加标记，应先将标签内容填好，然后贴到封套上去。严禁用橡皮筋、绳子、夹子来捆夹软盘，以免造成封套或软盘介质损坏、变形。软盘(磁带)在使用和传递时，要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。

磁带在理想的温湿度环境条件下(温度为18±12℃，湿度为40±5％)，可每隔3-5年倒带一次；若不能保持上述温湿度范围，倒带间隙应视保存环境不同而相应缩短。倒带速度要慢，倒带卷绕张力要恒定，保持1.7～2.2N(牛顿)，磁带倒带后要保持在标准的读写状态。

定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器，严格遵守操作规程使用磁性载体材料。磁性载体保存信息的时间是有限的，在保存过程中，应定期复制，在正常保存条件下，软盘(磁带)可每10年复制一次。

1.2.2硬盘的保护

硬盘采用温氏技术之后，可靠性大为提高。但如果不注意使用方法，也会引起故障；硬盘的损坏大约70％是人为操作不当造成的。因此，对硬盘进行预防性维护是十分必要的。

注意环境的温湿度和清洁条件。由于主轴电机是高速运转的部件，再加上硬盘是密封的，所以周围温度太高，热量散不出去，会导致硬盘变形，产生故障；但如果温度太低，又会使硬盘受热胀冷缩的影响，影响硬盘读写效果。因此，要加强对温度控制，采取防潮措施。硬盘虽然工作在一个密闭式结构的密封体中，以带有超精过滤纸的呼吸孔与外界相通，它可以在普通无净化装置的室内环境中使用。但是若使用环境灰尘过多或太潮湿，也会使呼吸过滤器堵塞，影响空气过滤系统的正常工作，导致硬盘损坏。所以，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，并适时清除印制电路板上及主轴电机转子部分的积尘。

减少震动冲击，防止磁场影响。硬盘驱动器应平稳固定好，否则当执行读写操作时，一旦发生振动，磁头易划伤盘片的数据区。因此，硬盘驱动器执行读写操作时，不要移动或碰撞工作台，否则，易使磁头划伤盘片，造成盘片上的信息读写错误。另外，尽可能使硬盘驱动器远离强磁场，如音箱、电台、电机等，以避免磁盘里所记录的数据遭到破坏。

注意防静电。硬盘驱动器的外壳一般都有接地插片，在加电之前就应使其接入微机系统的地线，切不可加电启动后随意插拔。另外，硬盘驱动器中采用了许多微电子器件，对静电均很敏感，同微机系统一样，应注意防止静电的危害。

做好微机硬盘分区表、主引导扇区以及CMOS参数的备份工作，以便系统崩溃时能有效地找回已存储的档案文件。定期对微机进行病毒检查和系统维护工作，使存储在微机硬盘中的档案文件处于一个相对安全易于整理的环境中。

1.2.3光盘的保护

控制好温湿度，防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害。保持清洁，防有害气体与灰尘对光盘的破坏。光盘在使用时不能用手直接接触盘片的信息部；光盘使用后应放在盘盒中储存，避免长时间暴露在空气中遭受灰尘、有害物质的侵蚀。光盘在保存时，还应注意防止强光(特别是紫外光)和静电对光盘的危害。

禁止用橡皮筋、夹子等来捆夹光盘，以防造成光盘介质的损坏和变形。严禁折弯盘片，折弯盘片会损坏盘基及记录介质。光盘存放时，应以竖直方式放在盒内，确保不被挤压。采用具有防潮、防磁、防静电等功能的储存柜有利于光盘的保存。光盘在正常的保存环境中，每隔10年～15年复制一次。

1.2.4优盘（闪存）的保护

这是最近两年才出现的新的存储载体。

优盘的优点：与软磁盘相比，存储容量大，读取速度快，稳定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驱动器，Windows2000以上的操作系统都自带驱动程序。

优盘的缺点：目前价格相对较贵，保存寿命还不能完全确定，缺少通用标准。

优盘的维护：闪存介质理论上可反复使用10年，但这只是理论值，实际使用过程中受环境、操作规范、产品质量等因素的影响，往往达不到这个标准，故在平时使用中要注意闪存的维护。

注意使用环境。普通储存设备在-20℃—55℃，湿度在65%时仍然可以正常使用。1GB以上的产品性能条件更加宽松，最高规格的产品的工作温度普遍是在-20℃—65℃。如果超过这些指标的环境，建议避免使用，以免损坏移动储存设备。

正确插拨。虽然移动储存设备支持热插拨，但在卸载设备前，一定要等到计算机对储存设备的读写完毕时再进行，否则很可能损坏硬件设备或者破坏数据。

减少低格次数。使用时如果发现闪存盘的盘符丢失，容量骤减或传输数据经常出错时，可尝试通过低格来修复。可是经常性低级格式化会损伤硬盘的介质，影响FlashRam的寿命。基于Flash存储技术的内存设备在工作时是通过二氧化硅形状的变化来记忆数据的，随着时间的推移而变小，频繁地初始化操作会加剧Flash芯片的老化。

从发展趋势看，优盘可以完全取代软磁盘作为小型移动存储的介质。随着信息技术的发展，电子档案文件会越来越多，我们要加强对电子档案文件载体的研究，并研究保护它们的技术方法，以便延长电子档案文件的寿命。

1.3电子文档几方面保护

1.3.1电子文件设计制作时的保护要求。主要[5][1]包括文件制作系统的设计和制作时要系统设计出确保文件在形成中和公务流通中,以及归档长期保存过程中保障其原始记录的真实、可靠、长久可读的相关保护技术。

1.3.2利用传输中的保护技术。主要指电子文件在执行公务活动的流通过程中所遇到的保护问题。重要的是网络传输中的信息安全问题。

1.3.3脱机归档材料的保管技术。主要针对载体的保护和内容的不断迁移技术。

1.3.4记录信息恢复技术。对因各种被污染、被破坏的档案信息进行恢复的技术。

2电子与纸制档案两者差异及保护

2.1电子文件形成中的保护技术

电子文件形成保护技术是指文件在形成时通过软件工程和相应的文件管理制度确保文件的真实、可靠、长久的技术。这方面主要涉及到标准(兼容性好)而安全的软件开发和应用，电子文件形成过程中确保文件可靠性的各种监控、保障技术，如备份措施、加密技术、电子签署技术、审计跟踪技术等，以及相关的登录认证、访问控制、法律凭证依据等技术。有学者认为：“如果文件的生成者不从电子文件产生之时就采取措施来保证它们的可靠性的话，未来将没有多少文件值得保留”。④这种文件形成时的保护技术如同纸质档案形成时，对载体和字迹重视一样，以确保文件从形成那一刻起就贯彻保护的原则。

2.1.1利用传输保护技术

利用传输保护技术主要指档案在开放的网络传输中的保护问题。如安全网络的建立和运行、信息污染环境的控制技术(包括防计算机病毒技术)、防黑客攻击技术、网上知识产权保护法规等。

2.1.2保管技术

保管技术包括两方面：一方面可借鉴纸质档案的保管技术，因为电子档案也需要保存一定量的信息载体，这些物质实体同样需要良好的环境条件，所以有关保存环境的温湿度调控、防光、防尘等技术也是必须的；另一方面针对电子档案材料结构的多样性、复杂化，库房中的管理措施更应注意强调个性化、多样化，以适应不同形式材料的理化性能和保存环境的特殊要求。

2.1.3信息修复技术

信息修复技术是指信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术、磁盘、光盘等物质载体破损的修复技术等。

2.2电子档案与纸制档案差异及纸制档案的保护

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域[2][5]。

2.2.1载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

2.2.2环境条件影响的差异

1）温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2）灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3）外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4）光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

2.2.3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。

因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：（1）将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；（2）在纸与缩微胶片上制作拷贝；（3）将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准DA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

2.2.4信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

2.3纸制档案的保护

纸张档案之所以采取保护原始制成材料的方法,来达到保护档案原始记录的目的,是因为档案的原始记录被封闭在原始的制成材料上,二者不可分离。[5]纸张档案中的原始材料和原始记录共同构成了我们熟知的“原件”。在这个“原件”上,档案的原始记录性所包含的内容,诸如“特定的内容、载体、字迹材料、体例、格式以及有法定效力的签署、印章等,其中任何一项发生变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。原件还必须是由特定的作者,在特定的时空条件下制作完成,时间和空间的差异也可以作为否认其原始性的依据。所以“原件”对纸张档案所涉及的原始记录性的特征表现的一览无余,它的存在和长久保存可以把纸张档案的原始记录性的真实性、完整性、可读性完全保存下来。

3胶片档案及其库房保护管理

3.1胶片档案的结构组成

3.1.1黑白胶片的结构组成

各种银盐型黑白胶片虽然其用途各有不同，但其结构却基本相似，一般都是由保护层、乳剂层、防光晕层、底层、片基、背涂层等几个部分组成。

3.1.2彩色胶片的结构组成

彩色胶片由保护层、感蓝层、感绿层、感红层、底层、片基和防光晕层组成。

3.2胶片档案的保管

胶片档案的保管就是要采取各种有效的措施、科学的方法，克服与限制可能损胶片档案的各种不利因素，从而达到安全保管胶片的目的[4]。

3.2.1装具

1）装具材料。用于制作装具的材料主要有纸张、塑料和金属三类。

用纸张制作而成的胶片装具有纸卡、纸袋、簿册和纸盒等。制作胶片装具用的纸张应为表面光滑的中性纸张,含酸量较高的纸张或含有硫或二硫化碳的玻璃纸不宜用于制作胶片装具。用塑料制成的胶片装具有片轴、片盘、片盒和封套等。胶片装具应使用化学性能稳定、不易老化、耐腐蚀、不释放有害气体的塑料。金属可用于制作片盘、片盒及柜架等。所用金属材料一般为经过氧化处理的铝或不锈钢，也可使用经过喷漆、镀锡或其他防腐蚀处理的金属材料。

2）装具类型。根据密封程度，胶片装具有开放式、密闭式和密封式三类。

(1)开放式装具。这是一种能防止胶片遭受机械性损伤，但不防光，并可以接触到周围空气的装具。这类装具有开窗卡片、片盘、片夹等，短期保存的胶片档案可使用这类装具保管。

(2)密闭式装具。这是一种能限制胶片与周围空气的接触，并可以防光、防尘、防机械损伤的装具。这类装具有封套、片盒、平片箱等，短期保存或长期保存的胶片档案均以使用这类装具保管。

(3)密封式装具。这是一种能完全切断胶片与周围空气接触，并可以防光、防空气污染防潮的装具。这类装具有密封式平片盒、密封式卷片盒、密封袋等。主要用于胶片的长期保管或耐久保管。

3.3胶片档案的保护

保管胶片档案的环境和条件直接影响着胶片档案的使用寿命,而做好库房管理工作则能为胶片档案提供良好的保护环境和条件。胶片档案由于制成材料的特殊性,因而在库房管理方面有如下具体要求[5]:

3.3.1控制温湿度

胶片档案对环境温湿度要求较为严格，控制好库房的温湿度在胶片档案的保护工作中占有重要的地位。根据国家档案局1987年正式颁发的《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片的适宜温度是14℃~24℃，相对湿度为45%~60%;保存母片的适宜温度是13℃~15℃，相对湿度为35%~45%。在保管胶片档案的过程中,有条件时应在库房内安装空气调节机和除湿设备，以控制库内的温湿度，最大限度地延长胶片档案的寿命。

3.3.2防止阳光照射

阳光直接照射在胶片上，会使胶片变色、脆裂。保存胶片档案的库房最好选用无窗库房。库房有窗时，可加设外遮阳和内遮阳设施，也可以把窗户密封起来，以防止阳光直接照进库内。

3.3.3保持库内清洁

搞好库房清洁卫生工作，是防尘的措施之一。因为灰尘能随风飘扬而散布到库房，而要杜绝灰尘的来源，除库房围护结构内表面采取必要的防尘措施外，在库房日常管理中，定期进行库房清洁卫生工作是必不可少的。

3.3.4注意预防火灾

胶片制成材料多为易燃性物质，一旦发生火灾，将会造成无法挽回的损失。在胶片保管过程中，胶片库房要远离火源；要禁止将火种，如火柴、打火机等携带进库；严禁在库内吸烟；库内禁止使用明火；定期检查电气设备和线路，发现问题及时处理；库内应设置气体灭火设备和自动报警装置。

3.3.5加强检查

胶片入库时，均应严格检查验收。要认真检查胶片有无影响阅读的划伤、手印、污迹,有元受潮、脆裂、生霉现象，对于不符合要求的胶片应采取适当措施及时进行处理。在库房管理工作中，应建立并严格执行检查制度。可采用定期和不定期相结合的方法，随时观察和发现胶片的异常变化，以免造成胶片严重受损。

此外，当库内外温湿度相差较大时，胶片进出库房前应在调节室或调节柜中进行温度和含水量调节后方能进出库房。

4声像档案及其保护措施

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。据调查（湖北马房山区）发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

4.1声像档案管理存在的问题

4.1.1声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

4.1.2摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

5.1.3声像档案管理混乱，问题复杂

1）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2）档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3）保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！4）收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今局面。

5）区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

4.2[5]加强声像档案管理的保护

4.2.1加强宣传、提高意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

4.2.2加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

4.2.3加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4.2.4结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4.2.5全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

4.2.6建议档案主管部门参与全区各类重大活动

针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。[来源

参考文献

[1]郭莉珠主编:《档案保护技术学教程》,中国人民大学出版社2000年版,第1、2页。

[2]国家档案局编著:《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社1999年版,第29页、86页。

[3]赵淑梅《关于界定档案寿命的一些思考》,《档案学通讯》2003年第6期,第79页。

档案寿命范文篇2

关键词：种类繁多；影响因素；寿命延长

在21世纪到来之际，我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，说明档案管理已朝信息化发展。如今众多档案管理办法比比皆是，如纸质档案、电子档案、磁盘档案等，然而影响它们使用寿命的因素也很多。

1电子档案文件及保护

电子档案文件是通过电子计算机来阅读和处理的信息，从其载体的形式来看，它不再是传统的纸张和字迹，而是新型的载体材料即磁性载体和光盘载体。

1.1电子档案文件损毁的主要原因

电子档案文件与纸张和缩微胶片相比，耐久性要差得多，除其自身质量的影响外，外界条件对电子档案文件的影响也是十分重要的。

1.1.1不适宜的温度和湿度的影响

一般来说，16℃～20℃的温度，40％-50％的相对湿度是保管电子档案文件的理想条件。不适宜的温度和湿度会使磁性载体和光盘载体的寿命减少，导致制品发脆。光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下很易变形，而光盘的表面只要有稍微的弯曲，都会影响激光束精确定位和数据读写。湿度大，磁性载体涂层中的粘合剂易吸水、粘连、脱落，使涂层移位和变形，造成记录的信息丢失；还会使磁性载体材料中的粘合剂长霉、水解，导致磁性氧化物分离变成许多碎片并产生斑点，使磁性载体材料变质，永远失去使用价值。湿度过低，则输片时盘基(带基)容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏载体。

1.1.2有害气体的影响

大气中的有害气体(如二氧化硫、二氧化氮、硫化氢、氯气等)在一定条件下，沉积和吸附在磁性载体和光盘表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物质，腐蚀、破坏磁性载体和光盘载体，致使盘基(带基)老化、变质，造成电子档案文件信息丢失，盘体(带体)损坏，寿命缩短。

1.1.3灰尘的影响

灰尘对电子档案文件载体有物理、化学和生物损坏。如表面灰尘与电子档案文件载体摩擦，使磁盘、磁带、光盘表面产生划痕，引起磁性记录信号的衰减，造成记录信息的损毁。灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏。同时灰尘还可作为有害生物(主要是霉菌)的培养基不断地繁殖，落在电子档案文件上，软盘(磁带)发霉后，不仅会使数据丢失，而且会污染驱动器读写磁头，甚至会不断传染给其它软盘(磁带)。

1.1.4光线的影响

光线特别是太阳中的紫外线，能与电子档案文件制成材料发生光氧化反应，使磁盘、磁带、光盘的盘基、带基老化，脆性增大，强度下降，耐久性降低，发生明显的不可逆变化。

1.1.5机械磨损和震动的影响

磁性载体档案文件使用时，磁盘、磁带都是在驱动器内高速运行，长期使用会使它们磨擦损伤，电子档案文件在保存和传递过程中也会产生磨擦、磨损、划伤、弯折等现象，这些都会引起磁记录信息和光盘记录信息损坏。强烈的震动，也会影响磁性载体材料中磁物质内部磁分子的排列次序，对剩磁也是一种潜在危害，能破坏已记录的信号。

1.1.6磁场的影响

磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度在记录和读出信息时起着决定性作用，随着磁性涂层剩磁的消失，磁性载体所记录的信息将会荡然无存。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层剩磁退磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，影响读出效果。事实上，在我们周围的环境里，存在着多方面的电磁干扰，如电动机、发电机、变压器、电视机、放大器等。经调查，30奥斯特的外磁强度就会对磁性载体产生磁化效应；外磁场强度超过50奥斯特能产生明显的退磁，就有可能将磁性载体上的信息抹掉，使磁性载体材料失去应有的功效。

1.2如何电子档案文件的保护

[2]电子档案文件一方面以更准确、形象、生动以及最简便的信息记录方式和便于检索、海量存贮等无可比拟的优越性得到人们的青睐；一方面又以不易保存，一旦出错，满盘皆无的品性警告人们对其加强保护。电子档案文件载体没有纸张和缩微胶片保存时间长，普遍认为磁性载体保存时间为10年左右，光盘保存时间为10～20年，且保管不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远；因此，应采取有效的措施，加强对电子档案文件的保护。电子档案文件在保存时，要求一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。

1.2.1软盘(磁带)的保护

软盘(磁带)作为微机系统的重要外存贮器，在数据备份，信息交换等方面起到了重要作用。正确使用和保存软盘(磁带)，能有效地延长其寿命。

控制好温湿度，防止高温、高湿以及低温、低湿对软盘(磁带)的影响。防止温湿度急剧变化，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％。在使用过程中温度、湿度相差较大时，要在环境中平衡后才能使用。

严禁折弯盘片和触摸盘片裸露表面。折弯盘片会损坏盘基和磁性涂层；触摸盘片会擦伤介质表面，如留下了指纹，会因粘上灰尘使其发霉，导致数据存储出错。一旦磁盘(磁带)发霉，绝对禁止使用，以防损伤磁头；要用干净药棉蘸高纯度酒精洗干净、干燥后才可使用。

保持清洁，不要吸烟，防止灰尘和有害气体对软盘(磁带)的污染和危害；防止强光的影响，不允许紫外光线直接照射在软盘(磁带)上。不可在软盘(磁带)上堆放、压放重物，以免引起变形和永久性损坏。软盘(磁带)存放时，应使其竖直地放在盒内，确保不被挤压、弯曲和折叠。

防止外磁场的影响。软盘(磁带)在保存和使用过程中要确保不受外磁场的破坏，一定要远离强磁场；库房建筑最好是由抗磁性材料制成的围护结构，磁性载体应存放于抗磁性的框架内，使保存软盘(磁带)周围环境的杂散磁场强度低于l奥斯特；珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。另外，还要防止静电作用而引起磁性载体的数据信息丢失。

不能用圆珠笔或铅笔在软盘上直接书写，如需加标记，应先将标签内容填好，然后贴到封套上去。严禁用橡皮筋、绳子、夹子来捆夹软盘，以免造成封套或软盘介质损坏、变形。软盘(磁带)在使用和传递时，要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。

磁带在理想的温湿度环境条件下(温度为18±12℃，湿度为40±5％)，可每隔3-5年倒带一次；若不能保持上述温湿度范围，倒带间隙应视保存环境不同而相应缩短。倒带速度要慢，倒带卷绕张力要恒定，保持1.7～2.2N(牛顿)，磁带倒带后要保持在标准的读写状态。

定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器，严格遵守操作规程使用磁性载体材料。磁性载体保存信息的时间是有限的，在保存过程中，应定期复制，在正常保存条件下，软盘(磁带)可每10年复制一次。

1.2.2硬盘的保护

硬盘采用温氏技术之后，可靠性大为提高。但如果不注意使用方法，也会引起故障；硬盘的损坏大约70％是人为操作不当造成的。因此，对硬盘进行预防性维护是十分必要的。

注意环境的温湿度和清洁条件。由于主轴电机是高速运转的部件，再加上硬盘是密封的，所以周围温度太高，热量散不出去，会导致硬盘变形，产生故障；但如果温度太低，又会使硬盘受热胀冷缩的影响，影响硬盘读写效果。因此，要加强对温度控制，采取防潮措施。硬盘虽然工作在一个密闭式结构的密封体中，以带有超精过滤纸的呼吸孔与外界相通，它可以在普通无净化装置的室内环境中使用。但是若使用环境灰尘过多或太潮湿，也会使呼吸过滤器堵塞，影响空气过滤系统的正常工作，导致硬盘损坏。所以，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，并适时清除印制电路板上及主轴电机转子部分的积尘。

减少震动冲击，防止磁场影响。硬盘驱动器应平稳固定好，否则当执行读写操作时，一旦发生振动，磁头易划伤盘片的数据区。因此，硬盘驱动器执行读写操作时，不要移动或碰撞工作台，否则，易使磁头划伤盘片，造成盘片上的信息读写错误。另外，尽可能使硬盘驱动器远离强磁场，如音箱、电台、电机等，以避免磁盘里所记录的数据遭到破坏。

注意防静电。硬盘驱动器的外壳一般都有接地插片，在加电之前就应使其接入微机系统的地线，切不可加电启动后随意插拔。另外，硬盘驱动器中采用了许多微电子器件，对静电均很敏感，同微机系统一样，应注意防止静电的危害。

做好微机硬盘分区表、主引导扇区以及CMOS参数的备份工作，以便系统崩溃时能有效地找回已存储的档案文件。定期对微机进行病毒检查和系统维护工作，使存储在微机硬盘中的档案文件处于一个相对安全易于整理的环境中。

1.2.3光盘的保护

控制好温湿度，防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害。保持清洁，防有害气体与灰尘对光盘的破坏。光盘在使用时不能用手直接接触盘片的信息部；光盘使用后应放在盘盒中储存，避免长时间暴露在空气中遭受灰尘、有害物质的侵蚀。光盘在保存时，还应注意防止强光(特别是紫外光)和静电对光盘的危害。

禁止用橡皮筋、夹子等来捆夹光盘，以防造成光盘介质的损坏和变形。严禁折弯盘片，折弯盘片会损坏盘基及记录介质。光盘存放时，应以竖直方式放在盒内，确保不被挤压。采用具有防潮、防磁、防静电等功能的储存柜有利于光盘的保存。光盘在正常的保存环境中，每隔10年～15年复制一次。

1.2.4优盘（闪存）的保护

这是最近两年才出现的新的存储载体。

优盘的优点：与软磁盘相比，存储容量大，读取速度快，稳定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驱动器，Windows2000以上的操作系统都自带驱动程序。

优盘的缺点：目前价格相对较贵，保存寿命还不能完全确定，缺少通用标准。

优盘的维护：闪存介质理论上可反复使用10年，但这只是理论值，实际使用过程中受环境、操作规范、产品质量等因素的影响，往往达不到这个标准，故在平时使用中要注意闪存的维护。

注意使用环境。普通储存设备在-20℃—55℃，湿度在65%时仍然可以正常使用。1GB以上的产品性能条件更加宽松，最高规格的产品的工作温度普遍是在-20℃—65℃。如果超过这些指标的环境，建议避免使用，以免损坏移动储存设备。

正确插拨。虽然移动储存设备支持热插拨，但在卸载设备前，一定要等到计算机对储存设备的读写完毕时再进行，否则很可能损坏硬件设备或者破坏数据。

减少低格次数。使用时如果发现闪存盘的盘符丢失，容量骤减或传输数据经常出错时，可尝试通过低格来修复。可是经常性低级格式化会损伤硬盘的介质，影响FlashRam的寿命。基于Flash存储技术的内存设备在工作时是通过二氧化硅形状的变化来记忆数据的，随着时间的推移而变小，频繁地初始化操作会加剧Flash芯片的老化。

从发展趋势看，优盘可以完全取代软磁盘作为小型移动存储的介质。随着信息技术的发展，电子档案文件会越来越多，我们要加强对电子档案文件载体的研究，并研究保护它们的技术方法，以便延长电子档案文件的寿命。

1.3电子文档几方面保护

1.3.1电子文件设计制作时的保护要求。主要[5][1]包括文件制作系统的设计和制作时要系统设计出确保文件在形成中和公务流通中,以及归档长期保存过程中保障其原始记录的真实、可靠、长久可读的相关保护技术。

1.3.2利用传输中的保护技术。主要指电子文件在执行公务活动的流通过程中所遇到的保护问题。重要的是网络传输中的信息安全问题。

1.3.3脱机归档材料的保管技术。主要针对载体的保护和内容的不断迁移技术。

1.3.4记录信息恢复技术。对因各种被污染、被破坏的档案信息进行恢复的技术。

2电子与纸制档案两者差异及保护

2.1电子文件形成中的保护技术

电子文件形成保护技术是指文件在形成时通过软件工程和相应的文件管理制度确保文件的真实、可靠、长久的技术。这方面主要涉及到标准(兼容性好)而安全的软件开发和应用，电子文件形成过程中确保文件可靠性的各种监控、保障技术，如备份措施、加密技术、电子签署技术、审计跟踪技术等，以及相关的登录认证、访问控制、法律凭证依据等技术。有学者认为：“如果文件的生成者不从电子文件产生之时就采取措施来保证它们的可靠性的话，未来将没有多少文件值得保留”。④这种文件形成时的保护技术如同纸质档案形成时，对载体和字迹重视一样，以确保文件从形成那一刻起就贯彻保护的原则。

2.1.1利用传输保护技术

利用传输保护技术主要指档案在开放的网络传输中的保护问题。如安全网络的建立和运行、信息污染环境的控制技术(包括防计算机病毒技术)、防黑客攻击技术、网上知识产权保护法规等。

2.1.2保管技术

保管技术包括两方面：一方面可借鉴纸质档案的保管技术，因为电子档案也需要保存一定量的信息载体，这些物质实体同样需要良好的环境条件，所以有关保存环境的温湿度调控、防光、防尘等技术也是必须的；另一方面针对电子档案材料结构的多样性、复杂化，库房中的管理措施更应注意强调个性化、多样化，以适应不同形式材料的理化性能和保存环境的特殊要求。

2.1.3信息修复技术

信息修复技术是指信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术、磁盘、光盘等物质载体破损的修复技术等。

2.2电子档案与纸制档案差异及纸制档案的保护

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域[2][5]。

2.2.1载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

2.2.2环境条件影响的差异

1）温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2）灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3）外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4）光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

2.2.3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。

因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：（1）将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；（2）在纸与缩微胶片上制作拷贝；（3）将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准DA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

2.2.4信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

2.3纸制档案的保护

纸张档案之所以采取保护原始制成材料的方法,来达到保护档案原始记录的目的,是因为档案的原始记录被封闭在原始的制成材料上,二者不可分离。[5]纸张档案中的原始材料和原始记录共同构成了我们熟知的“原件”。在这个“原件”上,档案的原始记录性所包含的内容,诸如“特定的内容、载体、字迹材料、体例、格式以及有法定效力的签署、印章等,其中任何一项发生变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。原件还必须是由特定的作者,在特定的时空条件下制作完成,时间和空间的差异也可以作为否认其原始性的依据。所以“原件”对纸张档案所涉及的原始记录性的特征表现的一览无余,它的存在和长久保存可以把纸张档案的原始记录性的真实性、完整性、可读性完全保存下来。

3胶片档案及其库房保护管理

3.1胶片档案的结构组成

3.1.1黑白胶片的结构组成

各种银盐型黑白胶片虽然其用途各有不同，但其结构却基本相似，一般都是由保护层、乳剂层、防光晕层、底层、片基、背涂层等几个部分组成。

3.1.2彩色胶片的结构组成

彩色胶片由保护层、感蓝层、感绿层、感红层、底层、片基和防光晕层组成。

3.2胶片档案的保管

胶片档案的保管就是要采取各种有效的措施、科学的方法，克服与限制可能损胶片档案的各种不利因素，从而达到安全保管胶片的目的[4]。

3.2.1装具

1）装具材料。用于制作装具的材料主要有纸张、塑料和金属三类。

用纸张制作而成的胶片装具有纸卡、纸袋、簿册和纸盒等。制作胶片装具用的纸张应为表面光滑的中性纸张,含酸量较高的纸张或含有硫或二硫化碳的玻璃纸不宜用于制作胶片装具。用塑料制成的胶片装具有片轴、片盘、片盒和封套等。胶片装具应使用化学性能稳定、不易老化、耐腐蚀、不释放有害气体的塑料。金属可用于制作片盘、片盒及柜架等。所用金属材料一般为经过氧化处理的铝或不锈钢，也可使用经过喷漆、镀锡或其他防腐蚀处理的金属材料。

2）装具类型。根据密封程度，胶片装具有开放式、密闭式和密封式三类。

(1)开放式装具。这是一种能防止胶片遭受机械性损伤，但不防光，并可以接触到周围空气的装具。这类装具有开窗卡片、片盘、片夹等，短期保存的胶片档案可使用这类装具保管。

(2)密闭式装具。这是一种能限制胶片与周围空气的接触，并可以防光、防尘、防机械损伤的装具。这类装具有封套、片盒、平片箱等，短期保存或长期保存的胶片档案均以使用这类装具保管。

(3)密封式装具。这是一种能完全切断胶片与周围空气接触，并可以防光、防空气污染防潮的装具。这类装具有密封式平片盒、密封式卷片盒、密封袋等。主要用于胶片的长期保管或耐久保管。

3.3胶片档案的保护

保管胶片档案的环境和条件直接影响着胶片档案的使用寿命,而做好库房管理工作则能为胶片档案提供良好的保护环境和条件。胶片档案由于制成材料的特殊性,因而在库房管理方面有如下具体要求[5]:

3.3.1控制温湿度

胶片档案对环境温湿度要求较为严格，控制好库房的温湿度在胶片档案的保护工作中占有重要的地位。根据国家档案局1987年正式颁发的《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片的适宜温度是14℃~24℃，相对湿度为45%~60%;保存母片的适宜温度是13℃~15℃，相对湿度为35%~45%。在保管胶片档案的过程中,有条件时应在库房内安装空气调节机和除湿设备，以控制库内的温湿度，最大限度地延长胶片档案的寿命。

3.3.2防止阳光照射

阳光直接照射在胶片上，会使胶片变色、脆裂。保存胶片档案的库房最好选用无窗库房。库房有窗时，可加设外遮阳和内遮阳设施，也可以把窗户密封起来，以防止阳光直接照进库内。

3.3.3保持库内清洁

搞好库房清洁卫生工作，是防尘的措施之一。因为灰尘能随风飘扬而散布到库房，而要杜绝灰尘的来源，除库房围护结构内表面采取必要的防尘措施外，在库房日常管理中，定期进行库房清洁卫生工作是必不可少的。

3.3.4注意预防火灾

胶片制成材料多为易燃性物质，一旦发生火灾，将会造成无法挽回的损失。在胶片保管过程中，胶片库房要远离火源；要禁止将火种，如火柴、打火机等携带进库；严禁在库内吸烟；库内禁止使用明火；定期检查电气设备和线路，发现问题及时处理；库内应设置气体灭火设备和自动报警装置。

3.3.5加强检查

胶片入库时，均应严格检查验收。要认真检查胶片有无影响阅读的划伤、手印、污迹,有元受潮、脆裂、生霉现象，对于不符合要求的胶片应采取适当措施及时进行处理。在库房管理工作中，应建立并严格执行检查制度。可采用定期和不定期相结合的方法，随时观察和发现胶片的异常变化，以免造成胶片严重受损。

此外，当库内外温湿度相差较大时，胶片进出库房前应在调节室或调节柜中进行温度和含水量调节后方能进出库房。

4声像档案及其保护措施

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。据调查（湖北马房山区）发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

4.1声像档案管理存在的问题

4.1.1声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

4.1.2摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

5.1.3声像档案管理混乱，问题复杂

1）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2）档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3）保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！4）收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今局面。

5）区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

4.2[5]加强声像档案管理的保护

4.2.1加强宣传、提高意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

4.2.2加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

4.2.3加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4.2.4结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4.2.5全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

4.2.6建议档案主管部门参与全区各类重大活动

针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。[来源

参考文献

[1]郭莉珠主编:《档案保护技术学教程》,中国人民大学出版社2000年版,第1、2页。

[2]国家档案局编著:《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社1999年版,第29页、86页。

[3]赵淑梅《关于界定档案寿命的一些思考》,《档案学通讯》2003年第6期,第79页。

档案寿命范文篇3

关键字：档案寿命利用影响

1.档案的种类

根据档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

1.1设备投资与技术要求

1.缩微技术：设备投资大，使用技术复杂。一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元，用房约近100平方米。缩微工作中，拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高，需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。2.光盘技术：设备简单，易推广普及。光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便，采用菜单式人机对话方式，操作人员稍加培训，即可按照提示进行操作。

1.2复制存储与成品保存

1.缩微技术：复制工艺过程复杂，缩微品保存条件要求苛刻。缩微拍摄的工艺过程较为复杂，要求很高，需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中，人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说，缩微品可以长期保存，但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内，还要定期卷片防止发生粘连。

2.光盘技术：录入快速、精确，保管方便、简单。光盘技术的复制录入较为简单，只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般A0幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500DPI，只要幅度不大于A0，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准A0图分辨率300DPI约需80秒。光盘存储密度高，一张525英寸的光盘能存储1000多兆的字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。

1.3档案检索与信息输出

1.缩微技术：检索较慢，输出费时。

一般情况下，胶片是以张或卷为单位进行编目，这样查阅时必然要翻阅大量的卡片，效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备，费时，费力。

2.光盘技术：检索快速、准确，输出灵活、方便。利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。

1.4凭证作用与法律效力

1缩微技术：缩微品具有法律效力，可作凭证使用。

《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区，允许缩微品作为法律上的原始证据，如：日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。

2光盘技术：法律效力有待探讨，限制光盘取代档案原件。

光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储，容易在输入输出时被删改，故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说：“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到，数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。三、缩微技术：与光盘技术长期共存。光盘技术：发展前景广阔。

缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术，具有顽强的生命力。与光盘技术相比，缩微技术是一项成熟的应用技术，已实现标准化、规范化，不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报，它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。缩微品的保存期限较长。据有关材料记载：“国外有关试验结果表明，在一定的条件下，缩微胶片寿命可达500年以上”，也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今，对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10－20年，有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以，在今后一段时间内，缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去，和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。

2传统意义上的档案利用

传统的档案集中保管原则，使档案文化能够借助国家政权的力量迅速自我修复。中国历史上的档案和档案工作一直都处于统治政权的强有力的保护之下，尽管它所依附的政权一旦覆灭则难免连累它损失惨重，但由于后继的政权仍然认可并继续推行对档案的集中管理，因此档案文化也得以凭借新的政权力量进行自我修复，获得再生。中国历代开国皇帝大都是在政权建立之初就广开献书之路，大力搜集流散在战乱中的档案典籍；在百废待兴之际，不惜大兴土木，修建档案馆库以保证档案典籍的集中保管；在建立新的政治体制的同时，档案管理制度也随之确立，档案工作能够较快地恢复正常秩序。反观西欧国家的封建档案工作，由于没有形成国家档案工作体制，也没有集中统一保管档案的传统，大多数档案机构各自为政，形同散沙，一旦遭遇变故，往往一触即溃，难以再生。如许多的城市档案馆、教会档案馆和庄园档案馆等，大多消失在历史长河中，其风采不再，便是例证。高度发达的史料编纂传统，使档案文化即使在遭受重创后，仍具有强大的再生能力。中国的档案史料编纂历史悠久，到了唐代，设馆修史制度甚至得到国家的确认，史馆成为有职守有组织的正式工作机构。中国古代的档案与史料并无严格界限，在皇家档案库中，历代编纂的历史典籍常常与档案一起存放，以弥补前朝档案记载的不足。从孔子编订《六经》，刘向父子整理史料，司马迁编著《史记》，刘知几纂修《史通》，司马光编修《资治通鉴》，直到近代章学诚的《文史通议》，都体现了优秀的史料编纂传统。因此，尽管历史上许多档案原件已经荡然无存，但后人仍能从这些典籍中了解散佚档案的内容，史料典籍的编纂为传统档案文化的延续和再生起到了承上启下的作用。

3.档案在利用过程中的影响

3.1温湿度对档案寿命的影响

档案馆馆藏档案按照档案材料本身质地可分为：纸质档案和特殊载体档案#录音带、录像带、光盘、缩微品等$。当霉菌侵入纸质档案时，霉菌在繁殖和代谢过程中会产生多种有机酸，而喷墨打印文件与蓝色复印纸件。五六十年代的档案中有这种复印纸的字迹一般呈碱性，碱遇酸会产生化学变化，相互中和，使字迹模糊，这会给提供利用档案带来不便，长此以往甚至会给档案工作带来巨大的损失。另外，纸质材料本身就显酸性，加之霉菌产生的有机酸，会加重纸质的酸浓度，使纸张的耐久性降低，从而降低档案的寿命。

档案馆库房温湿度调节失调到一定程度时，就为烟草甲、黑毛皮蠹、毛衣鱼等害虫生长、繁殖创造了条件，这些害虫有的擅长打洞，有的擅长拉网，擅长打洞的害虫会破坏档案的完整，造成字迹消失，甚至使档案损毁；擅长拉网的害虫，网弥漫于档案中，网的有机成分长期腐蚀档案，会使纸质档案字迹不清，耐久性降低，严重的会造成纸质档案的损毁、特殊载体档案信息丢失。因此，对档案馆库房温湿度进行科学而合理的调控非常必要。科学调节档案馆库房温湿度，利用档案保护科学研究成果防治档案霉菌和害虫档案馆库房最好用空调机#或除湿机$调节温湿度，没有空调的档案馆应积极采取措施，想办法购进空调机#或除湿机$，这样才能科学有效地调节档案馆库房温湿度；另外，安排库房管理专业人员每天至少三次作温湿度登记，并将登记结果保存，以便掌握库房温湿度的规律进行有效调控。一般温度在14-25OC，相对湿度为50%-55%的环境中存放档案为宜。档案馆库房温湿度的科学调节，有利于将霉菌和害虫阻断于档案之外，能延长档案的寿命，充分发挥档案为发展经济、造福一方服务的历史使命。另外，利用防霉、防虫的科研成果防治霉菌和害虫对档案的侵害，采取以防为主，防治结合的工作方针，能促使档案馆库房档案的保护工作做到防患于未然。01’防霉杀菌剂、香灵草2%防虫杀虫剂是两项经国家鉴定的科研成果，它安全、环保、有效，适合于档案馆库房使用。防霉杀菌剂适用于银盐胶片、纸张、磁带、皮革等材料的防霉，是纯植物防霉药，既可用于长期防霉，也可用于生霉严重时快速杀霉，而且对档案材料无不良影响，保证人体安全，不污染环境。香灵草2%防虫杀虫剂可以抑制害虫不能进入性成熟期，从而造成害虫发生世代减少，控制害虫数量。经专家鉴定，2%防虫杀虫剂毒效范围广，对各形态害虫均有杀灭作用和驱避作用，并且对纸张字迹无影响，适用于档案入库前的消毒，生虫档案的消毒，也可用于库房杀虫与防护。防霉杀菌剂与防虫杀虫剂的研制成功，给档案保护工作注入了新的活力，可以有效地防霉杀菌，防虫杀虫，延长档案的寿命，充分发挥档案应有的作用。

3.2影响磁记录档案的寿命的因素

磁记录技术是一种信息存储技术，它是利用磁性材料的特性!把经过转换的声音#图像和数据等信息记录保存下来，需要时可再重放的技术。凡能转换成电信号的一切信息，原则上都能以磁记录的方式加以记录，制成“磁记录文件”进行保存和传递信息，从而使许多磁记录文件转变成磁记录档案。磁记录档案种类很多，按其载体特征分有磁带、磁盘、磁卡等形式。影响磁记录档案耐久性的内因主要有磁记录材料的特点和磁记录材料的加工过程；外因主要有外磁场、温度、湿度等外部环境。本文将以磁带为代表来研究影响磁记录档案材料寿命的因素。

磁带通常是在薄膜状的塑料带基上均匀涂布磁浆层而制成的，由带基和磁层两大部分组成。用来制作带基的材料主要有聚氯乙烯、醋酸纤维素酯、聚酯（涤纶）薄膜。以聚酯为带基的磁带耐久性最好，以醋酸纤维素酯为带基的磁带耐久性较好，以聚氯乙烯为带基的磁带最不耐久。磁层是磁记录介质，它的稳定性，特别是磁稳定性，决定了磁带信息存储的耐久性。构成磁带记录介质的基本原料碳粉是决定磁记录介质特性的主要因素。它要求磁粉具有足够的矫顽力，以便有效地记录信息，但又不能高得难以消磁。带基和磁介质是通过粘合剂粘附在一起的。

磁带档案的耐久性不仅与磁带制成材料的持久性有关，还与磁带记录信息的可*性有关。主要表现在：一是磁粉驰豫时间。驰豫时间是指热运动引起的、破坏颗粒磁距之间有序排列的时间。磁粉驰豫时间的长短取决于磁粉颗粒的体积大小，磁粉颗粒越大，其驰豫时间越长。磁粉颗粒的增大固然能增加信号存储的稳定性，但大颗粒磁粉会导致均匀磁化效果的下降，因此，磁粉颗粒的大小必须控制在一定范围内，这就使信息在磁记录介质上的存储时间受到限制。据有关资料介绍，磁带保存在较理想的环境中，保存时间只有20年左右。二是噪波。噪波是指磁带在重放过程中出现的干扰信号，主要有调制噪声、复印效应和冒码。三是失真。失真是指在重放时磁带的输出信号与输入磁带的信号不一致，出现信号畸变现象。四是信号漏失，是指磁头在记录过程中将所需要的信号遗漏或丢失。

外部环境对磁带耐久性的影响。一是外磁场。依据消磁原理，当磁带所处外磁场强度超过50奥斯特（3.98×10A/M）时，就会将磁带的信息抹掉。二是温度。高温会加速磁带带基材料的老化，带基的抗张强度随环境温度的上升而下降，抗张强度下降的磁带在使用过程中易产生变形而造成磁带信号失真。环境温度低固然能提高带基的抗拉性能，但低温下带基的脆性增加。温度的波动往往会使磁粉颗粒松动与脱落，降低磁带的使用寿命。三是湿度。湿度过低（如小于40%）会使磁带电阻值增大，在使用过程中造成静电集聚而吸附尘埃，导致磁带的磨损，输出信号出现放电杂波。若在太干燥的条件下，磁带会发脆易坏。高湿会造成磁带粘合剂的水解或潮解，引起磁层损伤，且使磁带中有机物霉变，导致重放信号失真或丢失。四是尘埃及异物。如磁带上面的粉尘、工作环境内的尘埃或纤维等，使磁层表面凸起13um×1um(高×宽)，便能引起信号失真。另外，光、有害气体、强烈摩擦或震动也会影响磁记录档案的寿命。

4.对策方法与分析

维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的自然寿命，是档案保管中必须达到的最基本的要求。档案的安全保管取决于内外部两个方面的因素。

1.影响档案安全保存的内部因素是档案的制成材料，包括载体和显字材料，必须在生成档案的源头阶段就引起重视。对传统的纸质档案，载体要尽可能选用不含酸性残留物质、纤维含量高的高质量纸张，最好选用档案专用纸。在字迹材料方面，应选用碳素墨水、黑色油墨等书写和印制文件，杜绝色带打印，不用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。

2.影响档案安全保存的外部因素主要有温度、湿度的控制，有害生物如霉菌、档案害虫的预防与杀灭，有害气体、灰尘、紫外光线的预防等。控制档案的长久保存，必须从内部因素和外部因素两个方面同时进行。对于影响档案长久保管的内部因素，必须从档案文件的源头抓起，在文书形成阶段就着眼于其日后转化为档案的需要，采用合格的档案用纸和墨水,印刷油墨-。遇有传真、电报等不可抗文件时，应及时复印，将复印件附原件后一并归档。在档案室、档案馆保存阶段，应避免一切不利于档案保护的因素，选用专门的有利于档案保护的档案用品，建设高标准的档案库房，达到防高温、防潮、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等要求，对于新型档案，如磁盘、磁带等，其库房还应达到防磁要求。这就是档案保护中的“八防”。

3.在库房管理上，应避免一些不利的季节气候现象对档案保护的危害。如在南方地区的梅雨季节应着力档案库房的防潮，严格控制库房湿度，可采用提高库房密闭性能，辅之以抽湿机、空调等去湿，将湿度控制在标准之内。在夏季，应着力控制库房温度，防止高温条件下纸张及其它载体的快速老化。为减少紫外光的危害，在档案库房内，应避免阳光直接照射到档案上，库房照明应选用白炽灯，不能使用日光灯，等等。

如何延长档案寿命

档案的特殊价值，要求我们对档案必须长期或永久地保存，以利于无限期地开发利用。然而，档案的寿命却是有限的，怎样协调“有限”和“无限”的矛盾呢？只有最大限度地延长档案的寿命，才能缩短“有限”和“无限”之间的差距，使档案更好第为社会服务。影响档案寿命的内外因素有：一是档案载体本身的性质；二是档案存藏环境与日常管理。对我们档案库房管理员来说，在档案已形成，内因既定的前提下，研究档案存藏环境的条件与管理问题，控制外因对档案的危害，具有重要的现实意义。在档案已入库的前提下，保存档案寿命最关键的应是强化管理了，主要包括对库房环境如温湿度、害虫等的控制，还包括对档案管理人员自身的管理，如强化制度建设，以免在调卷还卷中对档案的损坏，尽量避免外来人员进入库房。其实延长档案寿命，更关键的应该是前期控制，如对其载体的选择，及时地进行归档以免遗漏等。

对于档案来说，载体是档案信息的承载者，档案的寿命很大程度上受到载体的影响。保证档案的寿命也就是保证档案的有用性、可用性等等，那么载体的安全性是重中之重。现在档案部门对档案纸张、装具及档案管理日常所用设备和药品等的控制，都是增加档案寿命的有效措施。但这项措施实施似乎不够令人满意，有待档案部门加强沟通和完善。电子文件的出现也带来了“前端控制”的思想，我们在对电子文件进行前端控制的时候是不是也对纸质档案进行一下“前端控制”。必须做到“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。要想做到以上“八防”，还必须有三个重要的条件：一是法规制度健全，做到“有法可依”；二是领导重视，责任到人，做到层层负责。三是工作人员做事认真，达到积极工作，而非消极应付。“三个重要的条件”一旦具备，相信就会有充沛的人力、物力和财力的投入，以上“八防”也就可以做到了，从而延长档案的寿命也就成为理想的现实了！但是，现实中很难达到全部条件的具备，所以应尽量来完善条件，而非找借口来逃避！关于在档案已形成、内因已定的前提下，如何控制外因对档案危害、延长档案寿命问题，我认为不仅要优化档案存藏环境，更要严格档案日常管理，把二者有机结合起来，双管齐下，方能收到事半功倍之效果。具体说来，一要优化档案存藏环境。这是延长档案寿命的客观物质因素。档案库房是保存档案的物质环境，档案库房环境条件的优劣，直接影响档案的寿命，一般办公用房、仓库或其他建筑是不宜长期存藏档案的。因此，必须优化档案存藏环境，使档案库房符合有关标准要求，为延长档案寿命奠定坚实的物质基础。二要严格档案日常管理。这是延长档案寿命的主观能动因素，也是决定性因素。因为物质基础是靠人来支配和驾驭的，没有人的管理，优质的档案存藏环境也难以发挥其现代化档案保护的作用。只要档案管理者责任心强，工作一丝不苟，即使档案存藏环境再差，也能保护档案少受损失；如果档案管理者责任心不强，工作敷衍塞责，哪怕是在全国一流的档案库房里，档案也难免遭受损害。因此，必须通过建立健全规章制度、培养档案管理者爱岗敬业精神、抓紧受损档案抢救、提高档案管理者业务素质等途径严格档案日常管理，最大限度地延长档案寿命。如何有效的保护档案，最大限度地延长档案寿命，我认为有三个方面缺一不可：一是档案收集过程中的保护。包括档案室收集档案材料时的保护与档案馆接收过程中的保护；二是日常的环境保护。包括硬环境与软环境的保护，既要有温湿度、光线等的调节，又要有电子版、多套制或分地点的保护；三是档案利用过程中的保护。即提供利用时发现有破损或褪变迹象的档案，及时进行修复或复制。

对于如何延长档案寿命的问题，应该具体问题具体对待，并非所有的档案都需要延长寿命，对于一些已失去保存价值的档案应该及时地结束其寿命，到期的档案应该迅速销毁，不搞缓期执行。而真正需要永久保管的档案也需要采取不同的管理措施，特别珍贵的档案则需采取特别的措施，如美国的三份羊皮纸文件，苏联时期的马恩列档案库，应该是不计成本地维持其寿命；而在一些档案馆对于一些具有镇馆之宝价值的档案则需设置珍藏室，采取严格的保护措施，并控制使用；一般的档案则只需按档案库房保护标准进行就行了。我认为应从档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、这几个方面来谈。首先从档案的收集说起，一份文件材料在收集时若没收集齐全、完整，是否影响起保存价值？整理档案时在装订、分类、确定其保管期限时若不本着用历史、全面、发展、效益的观点来整理，是否有影响其寿命呢？保管分人为和环境（馆、库）等，只有在这些方面都作好的情况下，才能最大限度地延长档案的寿命。还有在档案信息开发利用时应注意保护好原件，使其不受到损坏等等。鉴定尤为关键，每份文件，每行文字都要阅读等等，只有从这几方面注意，这才能从根本上延长档案的寿命。档案的价值是无限的，档案的生命是有限的。要把有限的生命焕发出无限的价值，有点难！一是保护意识应该常规化。如何延长档案生命，应该贯穿整个档案形成的过程！一件本可以保管得很好的珍贵文件在没有形成档案以前就面目全非，岂不是增加了保护的难度？加强重要材料的保护意识和宣传教育，是非常必要的，能够减少不必要的麻烦。二是党政机关企事业等入档单位，要按时移交，在本级档案的管护工作中，档案馆因其专业性比其它单位做的好得多。三是加强执法力度保护档案。档案部门人员在业务指导过程中，要把档案的保管作为重要事项来抓，大力加强执法力度，采取一定的强有力措施推进全社会的档案保护意识。

事成与不成关键在人，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命之事关键在当事者的职业操守与职业技能。所谓“当事者”乃担当延长档案寿命之事的使者，使者乃奉命办事之人，即奉党和国家人民之命行维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命之事，此乃“使命”也。时时刻刻牢记使命、认认真真履行使命者可谓“使命感”使然，使命感乃职业操守之要素，具此要素者还会有辱使命吗？由此看来，如何维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的关键在于千方百计地增强档案保管者的使命感。我觉得站在档案局馆的角度，就“如何延长档案寿命”的话题而言，对于“前端控制”问题，即决定档案制成材料耐久性的问题，档案部门可以说是鞭长莫及，只能是《档案保护技术学》说说而已。档案局馆所能作的，一是从业务指导角度讲，也只能是指导各类档案室加强档案保护技术工作，至于档案室能否按要求做则另当别论了。从多数基层档案部门的业务指导工作现状看，大多是上半年督促指导上年度的文件归档工作，下半年指导验收各单位的档案管理达标工作（现在叫认证），尽管《认证标准》中有“十防”要求，但验收时大多是看设备是否到位，也就是说平时很少专门指导过档案保护技术工作。二是档案移交进馆后，档案局馆方能履行“档案守护神”的职责，档案局馆该怎样维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命应该是不言自明，只不过是因馆因人而千差万别罢了。

总之，档案的长久保存是衡量档案工作的基本要求之一，要将其贯彻到档案工作的每一个环节和方面，责任落实到每一个文书人员、档案人员。

参考文献：

［1］邬焜．试论人类生产和生产力的本质及其微观结构［J］．教学与研究，2001，（4）．

［2］孙惠兰．论科技档案是潜在的生产力［J］．山西科技，2001，（3）．

档案寿命范文篇4

一、国有企业资产的概念与分类

所谓企业资产，是指“企业拥有或者控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。”其基本特征有四点：其一，资产的主体是经济实体；其二，资产与企业的关系以拥有或者控制为标志；其三，资产要能以货币计量；其四，资产的存在形态包括各种财产、债权和其他权利。所谓国有资产，我国的理论界和政府部门较多地是从法律的现实操作角度来解释，即将国有资产定义为所有权属于国家的一切财产。《中华人民共和国物权法》(以下简称《物权法》)以现行法律的规定为依据，对国家所有的财产范围作了列举性的规定(见《物权法》四十六条至五十二条)。本文所讲的国有企业资产是指国家以各种形式形成的对企业投资及其收益等经营性资产。

国有企业资产依据不同的标准。可以作不同的分类。按照其存在形态划分，可以包括有形资产和无形资产两大类。

有形资产是指具有价值形态和实物形态的资产，主要包括固定资产和流动资产。固定资产是指使用年限在一年以上。单位价值在规定标准以上，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，并在使用过程中保持原来物质形态的资产，如机器设备、房屋及建筑物等；流动资产是指企业在生产经营活动中可以在一年或一个经营周期内变现或耗用的资产，包括存货、货币现金、应收账款和预付款项及其他流动资产等。其中存货是有实体形态的流动资产，包括库存原材料、半成品、产成品等。

无形资产是指不具备实物形态，却在一定时期里能够带来经济效益的资产。按能否独立存在进行划分，无形资产可以分为可确指无形资产和不可确指无形资产。可确指的无形资产是可单独取得、转让或出售的无形资产，具体指专利权、专有技术、商标权、土地使用权等；不可确指的无形资产是不可单独取得，离开企业就不复存在的无形资产，如商誉。它潜在地存在于企业生产经营之中，企业可以因经营出色、技术雄厚、管理高效及历史悠久等因素，使其在与同行业相同的生产条件下，获得高于正常投资报酬能力所形成的价值。

二、国有企业档案与资产的关系

国有企业档案作为企业各项生产经营及其管理活动的真实历史记录，是国有企业资产的组成部分。

国家档案局、国家经委、国家计委于1987年3月联合的《国营企业档案管理暂行规定》(国档发[1987]7号)中第一次提出并定义性表述了企业档案的概念。即“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体。包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。”为了进一步加强企业档案工作。规范企业档案管理，更好地为企业发展服务，国家档案局、国家经贸委、国家计委于2002年7月又联合了《企业档案管理规定》(档发[2002]5号)。该文件将企业档案的概念表述为“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”2007年10月国家档案局又印发了《企业档案工作规范》(征求意见稿)，在该文件草案中，除企业档案概念的表述基本同《企业档案管理规定》以外，还明确规定“企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。”

国有企业档案与资产具有密不可分的关系，为了便于进一步分析国有企业档案与资产的关系，本文从档案记载和反映对象的具体形态角度对企业档案进行划分，即将企业档案分为具有对应实体形态的档案和无对应实体形态的档案两大类。前者具体指产品生产档案、设备仪器档案、基本建设档案等；后者具体指科技研究档案、党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案及生产技术管理档案等。

职工个人档案是一种不同于上述对物与事划分的特殊的档案类型，虽然企业职工个人档案是企业了解职工的重要信息，是加强人力资源管理的重要依据，但限于目前法规性文件对资产概念的解释，职工不在资产定义范畴，所以本文也不对企业职工个人档案的资产性进行分析。

一般而言。国有企业档案不具有独立的资产性，而是与其所记载的对象或内容共同构成资产，即有对应实体形态的档案和无对应实体形态的档案分别是企业有形资产和无形资产的组成部分。

1、有对应实体形态的档案是企业有形资产的组成部分

有对应实体形态的档案是国有企业固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器是决定企业素质和效益的基本要素，在全部资本中占有相当大的比重，而设备仪器档案是伴随设备仪器购进、安装调试、使用维修保养及更新改造等过程形成的已归档保存的文件材料，是保证设备仪器正常运行的依据。设备仪器档案的内容是否完整和准确直接影响到设备仪器能否有效地发挥作用，能否实现保值增值。因此，设备仪器档案应该是设备仪器这一固定资产的构成要素，评估设备仪器的价值应该包括对其档案的评估。

房屋及建筑物也是国有企业的～项重要的固定资产。影响房屋及建筑物价值的主要因素有：建房用地的土地使用权的出让或转让价格的用地因素。房屋周边的城市建设基础设施、地段、环保和治安等环境因素。房屋及建筑物的地基、结构、用料、消防等安全因素。除此以外，还应包括作为对房屋及建筑物使用管理维护和更新改造依据与凭证的竣工档案是否完整、准确的因素。竣工档案应该是构成房屋及建筑物这一固定资产的组成部分。

可见，设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”——档案。两者作为一个整体共同构成企业的固定资产。

此外。在产品的设计、生产过程完成后会形成一套完整的产品档案，虽然产品档案不会与产品一起走入交易市场变现，但其保存价值往往取决于产品的价值，并且在产品的再生产过程中包含产品档案所起的凭证和借鉴参考作用。由于企业产品的生产既会在一定时期内具有重复生产的稳定性，又需要根据技术的进步和社会需求的变化不断进行更新换代，因此，可以认为产品档案与流动资产具有密切关系，在评估产品的价值时，应该考虑产品档案的管理和利用因素。

2、无对应实体形态的档案是企业无形资产的组成部分

无对应实体形态的档案是国有企业可确指资产和不可确指资产的构成要素。虽然无形资产没有具体对应独立的实体形态，但它们往往是依赖于实体发挥作用，从而推动企业的生产经营活动。如专利、专有技术或技术秘诀，是无形资产，但它们要依赖于设备仪器、厂房、原材料等有形资产发挥作用，并具有获利能力。而把有形和无形资产联结起来的是现行科技研究文件，包括设计图纸、试验记录和试验结果、加工流程设计、配方、原材料质量与用量的研究文件等。可见，现行科技研究文件是可确指的无形资产的记录载体，是企业无形资产的组成部分。由于科技研究档案与科技研究文件是处于不同工作阶段的同一事物，所以。它同样也是作为可确指的无形资产的记录载体，通过作用于有形资产，体现着无形资产的价值，使企业资产发挥经济效益。

无对应实体形态的档案，如党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案及生产技术管理档案等，是企业不可确指的无形资产的组成部分，它们真实记录着企业科技水平、企业文化及经营管理状况等，并伴随企业生产、经营发展的始终，是企业商誉等不可确指的无形资产的构成要素。

三、国有企业档案资产的特性

从国有企业档案与企业有形资产和无形资产的关系角度分析企业档案资产的特性，可以得出以下三点：

1、载体性

企业档案是伴随企业各种有形和无形资产的形成而产生。并与其共同发挥作用。载体性体现为企业档案是真实记录企业各种资产形成与现状的附着物。有对应实体形态的档案真实记录着有形资产的状况，无对应实体形态的档案真实记录着无形资产的状况。因此，在资产评估时，评估机构必须占有与被评估资产有关的全部档案资料。并对待评估资产的账目、账卡、数据等进行核对。企业档案应该纳入资产化管理轨道，参与企业的资产评估。如中国某国有航空企业。与德国某企业合资建立一家中外合资企业中方占有51％的股权，即由中方控股，德国企业主要是以其技术入股。在合资时，由于中方没有把档案作为一种资产来作价，合资以后，当企业在生产遇到问题需要德国企业提供有关参考技术图纸时，德方却要求另外付费。

需要明确的是，企业档案是记录企业资产的载体，但它不等于资产的全部，对资产，特别是对无形资产的评估除考虑其形成成本外，还要计算其获利的能力。据有关材料介绍，一项获发明奖的技术，企业利用后最低直接经济效益能超过200万元，而发明者认为就几张图纸，技术转让费给5000元就不错了。显然，发明者将技术图纸的价值等同于了技术资产的全部价值。可见。明确企业档案是企业资产的记录载体，而其本身不等于资产的全部，对于科学地判定资产的载体价值和资产获利能力，客观地评估企业资产的价值具有重要意义。

2、机密性

国有企业档案是企业在生产经营及其管理活动中形成的原始历史记录，其中记载有不为竞争对手和公众所知悉的，能给企业带来经济利益的技术信息和经营信息。如专有技术、经营秘诀等。《企业档案管理规定》第十条规定：“企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。”因此，在一定时期，企业档案，特别是其中的科技研究档案、生产技术档案和经营销售档案等作为企业资产的组成部分，具有较强的机密性。

影响国有企业档案资产机密性的因素主要有：其一，时间因素。随着时间的推移，如果企业不注重专有技术和经营秘诀的总结、发展和完善，那么企业档案则会自然丧失其科技和经济价值，从而降低其机密性；其二，传播因素。由于专有技术和经营秘诀可以通过订立合同的形式进行转让，因此，转让的次数越多，特许使用者越多，则失密的可能性就越大；其三，管理因素。因档案管理者失职或保密措施不严，会给以不正当手段窃取商业秘密的人以可乘之机，造成企业档案失密。

3、寿命的复杂性

国有企业档案作为企业资产的组成部分，其寿命的复杂性表现在它的保管期限与其所记载的有形或无形资产的寿命既有一致性，又有差异性。

档案寿命范文篇5

一、国有企业资产的概念与分类

所谓企业资产，是指“企业拥有或者控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。”其基本特征有四点：其一，资产的主体是经济实体；其二，资产与企业的关系以拥有或者控制为标志；其三，资产要能以货币计量；其四，资产的存在形态包括各种财产、债权和其他权利。所谓国有资产，我国的理论界和政府部门较多地是从法律的现实操作角度来解释，即将国有资产定义为所有权属于国家的一切财产。《中华人民共和国物权法》(以下简称《物权法》)以现行法律的规定为依据，对国家所有的财产范围作了列举性的规定(见《物权法》四十六条至五十二条)。本文所讲的国有企业资产是指国家以各种形式形成的对企业投资及其收益等经营性资产。

国有企业资产依据不同的标准。可以作不同的分类。按照其存在形态划分，可以包括有形资产和无形资产两大类。

有形资产是指具有价值形态和实物形态的资产，主要包括固定资产和流动资产。固定资产是指使用年限在一年以上。单位价值在规定标准以上，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，并在使用过程中保持原来物质形态的资产，如机器设备、房屋及建筑物等；流动资产是指企业在生产经营活动中可以在一年或一个经营周期内变现或耗用的资产，包括存货、货币现金、应收账款和预付款项及其他流动资产等。其中存货是有实体形态的流动资产，包括库存原材料、半成品、产成品等。

无形资产是指不具备实物形态，却在一定时期里能够带来经济效益的资产。按能否独立存在进行划分，无形资产可以分为可确指无形资产和不可确指无形资产。可确指的无形资产是可单独取得、转让或出售的无形资产，具体指专利权、专有技术、商标权、土地使用权等；不可确指的无形资产是不可单独取得，离开企业就不复存在的无形资产，如商誉。它潜在地存在于企业生产经营之中，企业可以因经营出色、技术雄厚、管理高效及历史悠久等因素，使其在与同行业相同的生产条件下，获得高于正常投资报酬能力所形成的价值。

二、国有企业档案与资产的关系

国有企业档案作为企业各项生产经营及其管理活动的真实历史记录，是国有企业资产的组成部分。

国家档案局、国家经委、国家计委于1987年3月联合的《国营企业档案管理暂行规定》(国档发[1987]7号)中第一次提出并定义性表述了企业档案的概念。即“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体。包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。”为了进一步加强企业档案工作。规范企业档案管理，更好地为企业发展服务，国家档案局、国家经贸委、国家计委于2002年7月又联合了《企业档案管理规定》(档发[2002]5号)。该文件将企业档案的概念表述为“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”2007年10月国家档案局又印发了《企业档案工作规范》(征求意见稿)，在该文件草案中，除企业档案概念的表述基本同《企业档案管理规定》以外，还明确规定“企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。”

国有企业档案与资产具有密不可分的关系，为了便于进一步分析国有企业档案与资产的关系，本文从档案记载和反映对象的具体形态角度对企业档案进行划分，即将企业档案分为具有对应实体形态的档案和无对应实体形态的档案两大类。前者具体指产品生产档案、设备仪器档案、基本建设档案等；后者具体指科技研究档案、党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案及生产技术管理档案等。

职工个人档案是一种不同于上述对物与事划分的特殊的档案类型，虽然企业职工个人档案是企业了解职工的重要信息，是加强人力资源管理的重要依据，但限于目前法规性文件对资产概念的解释，职工不在资产定义范畴，所以本文也不对企业职工个人档案的资产性进行分析。

一般而言。国有企业档案不具有独立的资产性，而是与其所记载的对象或内容共同构成资产，即有对应实体形态的档案和无对应实体形态的档案分别是企业有形资产和无形资产的组成部分。

1、有对应实体形态的档案是企业有形资产的组成部分

有对应实体形态的档案是国有企业固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器是决定企业素质和效益的基本要素，在全部资本中占有相当大的比重，而设备仪器档案是伴随设备仪器购进、安装调试、使用维修保养及更新改造等过程形成的已归档保存的文件材料，是保证设备仪器正常运行的依据。设备仪器档案的内容是否完整和准确直接影响到设备仪器能否有效地发挥作用，能否实现保值增值。因此，设备仪器档案应该是设备仪器这一固定资产的构成要素，评估设备仪器的价值应该包括对其档案的评估。

房屋及建筑物也是国有企业的～项重要的固定资产。影响房屋及建筑物价值的主要因素有：建房用地的土地使用权的出让或转让价格的用地因素。房屋周边的城市建设基础设施、地段、环保和治安等环境因素。房屋及建筑物的地基、结构、用料、消防等安全因素。除此以外，还应包括作为对房屋及建筑物使用管理维护和更新改造依据与凭证的竣工档案是否完整、准确的因素。竣工档案应该是构成房屋及建筑物这一固定资产的组成部分。

可见，设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”——档案。两者作为一个整体共同构成企业的固定资产。

此外。在产品的设计、生产过程完成后会形成一套完整的产品档案，虽然产品档案不会与产品一起走入交易市场变现，但其保存价值往往取决于产品的价值，并且在产品的再生产过程中包含产品档案所起的凭证和借鉴参考作用。由于企业产品的生产既会在一定时期内具有重复生产的稳定性，又需要根据技术的进步和社会需求的变化不断进行更新换代，因此，可以认为产品档案与流动资产具有密切关系，在评估产品的价值时，应该考虑产品档案的管理和利用因素。

2、无对应实体形态的档案是企业无形资产的组成部分

无对应实体形态的档案是国有企业可确指资产和不可确指资产的构成要素。虽然无形资产没有具体对应独立的实体形态，但它们往往是依赖于实体发挥作用，从而推动企业的生产经营活动。如专利、专有技术或技术秘诀，是无形资产，但它们要依赖于设备仪器、厂房、原材料等有形资产发挥作用，并具有获利能力。而把有形和无形资产联结起来的是现行科技研究文件，包括设计图纸、试验记录和试验结果、加工流程设计、配方、原材料质量与用量的研究文件等。可见，现行科技研究文件是可确指的无形资产的记录载体，是企业无形资产的组成部分。由于科技研究档案与科技研究文件是处于不同工作阶段的同一事物，所以。它同样也是作为可确指的无形资产的记录载体，通过作用于有形资产，体现着无形资产的价值，使企业资产发挥经济效益。

无对应实体形态的档案，如党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案及生产技术管理档案等，是企业不可确指的无形资产的组成部分，它们真实记录着企业科技水平、企业文化及经营管理状况等，并伴随企业生产、经营发展的始终，是企业商誉等不可确指的无形资产的构成要素。

三、国有企业档案资产的特性

从国有企业档案与企业有形资产和无形资产的关系角度分析企业档案资产的特性，可以得出以下三点：

1、载体性

企业档案是伴随企业各种有形和无形资产的形成而产生。并与其共同发挥作用。载体性体现为企业档案是真实记录企业各种资产形成与现状的附着物。有对应实体形态的档案真实记录着有形资产的状况，无对应实体形态的档案真实记录着无形资产的状况。因此，在资产评估时，评估机构必须占有与被评估资产有关的全部档案资料。并对待评估资产的账目、账卡、数据等进行核对。企业档案应该纳入资产化管理轨道，参与企业的资产评估。如中国某国有航空企业。与德国某企业合资建立一家中外合资企业中方占有51％的股权，即由中方控股，德国企业主要是以其技术入股。在合资时，由于中方没有把档案作为一种资产来作价，合资以后，当企业在生产遇到问题需要德国企业提供有关参考技术图纸时，德方却要求另外付费。

需要明确的是，企业档案是记录企业资产的载体，但它不等于资产的全部，对资产，特别是对无形资产的评估除考虑其形成成本外，还要计算其获利的能力。据有关材料介绍，一项获发明奖的技术，企业利用后最低直接经济效益能超过200万元，而发明者认为就几张图纸，技术转让费给5000元就不错了。显然，发明者将技术图纸的价值等同于了技术资产的全部价值。可见。明确企业档案是企业资产的记录载体，而其本身不等于资产的全部，对于科学地判定资产的载体价值和资产获利能力，客观地评估企业资产的价值具有重要意义。

2、机密性

国有企业档案是企业在生产经营及其管理活动中形成的原始历史记录，其中记载有不为竞争对手和公众所知悉的，能给企业带来经济利益的技术信息和经营信息。如专有技术、经营秘诀等。《企业档案管理规定》第十条规定：“企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。”因此，在一定时期，企业档案，特别是其中的科技研究档案、生产技术档案和经营销售档案等作为企业资产的组成部分，具有较强的机密性。

影响国有企业档案资产机密性的因素主要有：其一，时间因素。随着时间的推移，如果企业不注重专有技术和经营秘诀的总结、发展和完善，那么企业档案则会自然丧失其科技和经济价值，从而降低其机密性；其二，传播因素。由于专有技术和经营秘诀可以通过订立合同的形式进行转让，因此，转让的次数越多，特许使用者越多，则失密的可能性就越大；其三，管理因素。因档案管理者失职或保密措施不严，会给以不正当手段窃取商业秘密的人以可乘之机，造成企业档案失密。公务员之家

3、寿命的复杂性

国有企业档案作为企业资产的组成部分，其寿命的复杂性表现在它的保管期限与其所记载的有形或无形资产的寿命既有一致性，又有差异性。

档案寿命范文篇6

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

档案寿命范文篇7

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

档案寿命范文篇8

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

档案寿命范文篇9

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2.2灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

4信息保护的差异

档案寿命范文篇10

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异