档案保密范文10篇

档案保密范文篇1

一、禁止无关人员擅自进入档案库房，非本馆工作人员因特殊情况需要进入库房，必须经馆长批准后，方可进入，并有库房管理人员陪同。

二、凡本馆工作人员不得超越职责范围，私自为他人查阅、摘抄、复印、拍摄档案文件；不得在任何场合与任何无关人员谈论馆藏未开放档案的内容。

三、凡本馆工作人员未经允许，不得向无关人员透露馆藏档案资料的存放情况。

四、本馆工作人员因工作需要摘抄、复制、拍摄的档案材料，凡使用完毕需要作废的，必须亲自及时的予以销毁，不得乱放、带出馆外或做废纸变卖，禁止将档案内容抄于个人笔记本上。

五、利用涉密档案，要严格审批手续，控制使用，不得擅自开放或扩大利用范围。

六、经过鉴定，需要销毁的档案材料经领导批准，方可销毁，不得做废纸出卖或做其它用途。

七、档案工作人员变动时，要认真办理交接手续，离职后不得泄露党和国家机密。

档案保密范文篇2

二、不得向与工作无关人员谈论档案内容，不准用电话、传真提供密秘级以上档案。

三、凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案馆长批准，未经批准不得借出、复制或摘抄。

四、档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失、涂改、伪造或销毁档案、绝密档案要单独保管。

五、密级档案要经常查对，失泄密时要及时上报局主管领导，并对责任者进行追究处量。

六、非档案工作人员不得进入档案库房。

七、牢固树立保密观念，严格遵守党和国家的保密制度，严防失密、泄密事故发生。

档案保密范文篇3

[关键词]档案保密；档案管理；档案利用

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案是一种重要的社会信息资源。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证作用及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考作用。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的作用是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

一、做好档案保管过程中的保密工作

1档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

二、做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的监督工作，档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、正确处理好档案开放利用与安全保密工作的关系

要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密与开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

1我们保存档案的根本目的在于利用。在利用范围和对象上应做到：(1)对外公布开放档案，是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措。一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。同时不应忽视档案的安全保密，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。对一些掌握不准的，应报请上级定夺或请有关专家鉴定。(2)在档案利用需要服务时，既要积极热情，又要坚持保密原则。凡对涉及本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案(如疫情数据、突发事件等)，要严格把关，按照有关规定办理利用手续，对不该开放利用的或不属知密范围的人都坚决不予提供，避免造成失密和损失。2加强归档力度。凡归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档，以保证档案收集的齐全和完整。

3大力宣传《档案法》《保密法》。对档案提供者和档案利用者加强教育，提高他们的档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。

4用创新的精神指导新时期的档案工作。要有新思路、新方法，研究在档案开放利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求。如对电子文件的完整、安全保密等问题，应该是在充分利用电子文件的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进电子文件的利用。

5加强监管、完善监督机制。加大执法力度。凡发现有违反档案、保密等法律法规的要坚决依法处理，从而达到档案利用和保密互为保障的辩证统一，努力使档案信息资源得到充分利用，体现其价值的最大化、社会化，又维护了国家、集体、个人的合法权益不受侵害，并使档案在利用中延续生命，焕发活力，促进档案工作更快更好地开展。

6加强档案管理人员的职责，切实维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢修。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有章可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

7做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。要正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。若在保密期限内被泄露，将对国家、单位的安全和利益造成危害。它表示该秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，因此，必须按秘密事项确定其保密期限。在保密期限上，《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过201年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

8做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序，对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。

四、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆(室)，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”(《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条)这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。

档案保密范文篇4

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密和利用工作的重要性，这项工作做得好和坏，将直接影响党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考功能。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

一、做好档案保管过程中的保密工作

1档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注重的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房和办公室分开，库房和阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证实，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。

2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

二、做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的监督工作，档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要办法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整和平安。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施摘要：

1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的平安负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验和新问题，从中把握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般新问题。转3监督办法。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，把握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤摘要：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度和规定，勤和利用者交谈，把握其利用目的和动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现新问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、正确处理好档案开放利用和平安保密工作的关系

要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端摘要：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都十分重要，决不可偏颇。

1我们保存档案的根本目的在于利用。在利用范围和对象上应做到摘要：(1)对外公布开放档案，是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措。一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。同时不应忽视档案的平安保密，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。对一些把握不准的，应报请上级定夺或请有关专家鉴定。(2)在档案利用需要服务时，既要积极热情，又要坚持保密原则。凡对涉及本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案(如疫情数据、突发事件等)，要严格把关，按照

有关规定办理利用手续，对不该开放利用的或不属知密范围的人都果断不予提供，避免造成失密和损失。

2加强归档力度。凡归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档，以保证档案收集的齐全和完整。

3大力宣传《档案法》《保密法》。对档案提供者和档案利用者加强教育，提高他们的档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。

4用创新的精神指导新时期的档案工作。要有新思路、新方法，探究在档案开放利用和平安保密工作中出现的新新问题、新特征、新要求。如对电子文件的完整、平安保密等新问题，应该是在充分利用电子文件的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进电子文件的利用。

5加强监管、完善监督机制。加大执法力度。凡发现有违反档案、保密等法律法规的要果断依法处理，从而达到档案利用和保密互为保障的辩证统一，努力使档案信息资源得到充分利用，体现其价值的最大化、社会化，又维护了国家、集体、个人的合法权益不受侵害，并使档案在利用中延续生命，焕发活力，促进档案工作更快更好地开展。6加强档案管理人员的职责，切实维护档案的完整和平安。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢修。不丢，就是使档案绝对平安，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体平安，也要保证档案内容的平安。不散，就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整洁规范，有章可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的平安，为档案工作提供物质基础。

7做好档案的保管期限和保密期限的区分工作。要正确分析和鉴别档案内容的现实功能和历史功能，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。若在保密期限内被泄露，将对国家、单位的平安和利益造成危害。它表示该秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，因此，必须按秘密事项确定其保密期限。在保密期限上，《国家秘密保密期限的规定》中规定摘要：除有非凡规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过201年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

8做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高熟悉、大力协调的基础上，重点解决好两个新问题摘要：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密和非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序，对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。

四、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但假如缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

档案保密范文篇5

第一条公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主管领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。 第二条在对外交往与合作中，对方以正当理由和途径要求提供属于公司机密事项时，将由公司保密委员会立会研究决定后，方可提供。保密委员会严格执行国家的保密规定，该提供的提供，不该提供的坚决不提供。 第三条对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。 第四条保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。密码电报一律不得复印。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。 第五条绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。 第六条保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的方式。 第七条涉及国家机密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输；不得以明码电报拍发秘密文件，也不得明电密电混用。 第八条保密文件接收时应由公司保密人员拆封，其他人员一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。 第九条传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。传阅或借阅文件，要严格坚持登记制度。 第十条保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。 第十一条建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。 第十二条如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。 第十三条保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主管领导批准。 第十四条保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。 第十五条以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节，要建立严格的登记制度，在工作过程中保密文件管理人员要注意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。 第十六条各级保密人员要相互协调配合，应主动为公司和公司各业务部门服务，公司各业务部门应自觉接受保密部门的指导、监督和检查。 第十七条公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中，不准随身携带密级文件、资料，要严格遵守保密纪律，在预案中应采取措施，防止泄露事件发生。

档案保密范文篇6

二、严格执行三密文件登记签字制度，否则，不得传递秘密文件、资料。

三、不将秘密文件、资料放在不安全的地方。

四、不携带秘密文件、资料回家，不得将秘密文件、档案资料给家属、子女阅读。

五、不携带秘密文件、资料参观、浏览、探亲、访友、办私事。

六、不得擅自翻印、复印、传抄秘密文件、资料。

七、不在公共场所谈论秘密事项，不在私人通信中涉及秘密内容。

八、不在普通电话中谈论秘密事项和不用普通邮件寄发秘密文件、资料。

档案保密范文篇7

1、干部人事档案是党的机密。保管干部人事档案的库房为机要重地，无关人员一律不准进入。

2、档案工作人员，不准向无关人员谈论有关干部人事档案内容，不准携带干部人事档案或干部人事档案材料参观游览、探亲访友或出入公共场所，也不准将干部档案带回家。

3、严禁用电话提供有关干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要内容，严禁向亲属、子女、朋友谈论干部档案内容。

4、严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违犯《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》的，应视情节轻重，予以严肃处理。

5、销毁剔除干部人事档案材料时，要进行认真登记，填清销毁材料的名称、原因和时间等，经领导批准后方可销毁。销毁时应到指定地点并派两名以上工作人员进行监销。

档案保密范文篇8

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。；三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六做好档案密级的调整工作

1、要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

2、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1建立划定密期制度，以便届满自行解密；2建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；3建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

3、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆室藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

一做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

档案保密范文篇9

一、切实加大保密工作领导力度

局党组认真履行保守党和国家秘密的重要职责，高度重视保密工作，继续把保密工作作为一件大事来抓。坚持保密工作目标管理原则，按照目标管理考核内容进行任务分解并且落到实处，按要求纳入领导干部民主生活会和干部考核内容。认真执行保密工作领导责任制，坚持局长亲自抓、分管领导具体管、办公室组织实施，科室有人管理的保密工作组织原则，有分工有协作，尽其职责，共同做好保密工作。同时，保证保密工作经费落到实处。

二、切实加强保密工作的宣传教育

一要认真宣传贯彻《保密法》及《实施办法》等法律法规，及时组织学习中央、省、市有关保密工作文件和指示，特别是加强经科档案工作的保密教育；

二要利用《保密工作》杂志、宣传资料及其他途径扩充保密工作的内容，特别是针对新形势下保密工作的具体情况，突出宣传教育的重点；

三要积极探索宣传教育的新形式，采取多种形式，多种措施，多种方法，特别是加强警示教育力度，把保密教育列入领导干部中心组学习内容，同时强化全局干部职工保密工作的宣传教育；

四要继续对在涉密岗位工作的同志进行经常性保密教育。除请专家讲课外，要积极派人参加市保密局举办的会议和保密业务知识培训。通过这些宣传教育措施，努力增强全体干部职工的保密意识和法制观念。

五是结合实际研究制定《市档案局“”保密法制宣传教育规划》，有计划，有重点，分步骤地开展保密法制宣传教育。

三、切实强化保密工作职责

我局作为一级保密单位要认真贯彻落实保密岗位制，要把保密工作与档案工作中涉及国家机密的各个环节相结合，不断提高保密工作规范化管理水平。

一要强化重点涉密人员管理。涉密人员重点抓好领导干部保密要害部门和保密要害部位工作人员的管理。坚持重点涉密人员持证上岗制度，完善涉密人员登记制度。加强对涉密公勤人员的管理，落实管理措施。

二要严格文件收发、传阅程度，认真开展规范定密，做好国家秘密动态管理工作。

三要不断完善保密制度，根据形势发展需要和市保密局的新要求进一步健全十项保密制度，并不定期地进行严格检查，从制度上保证保密工作的贯彻落实。

档案保密范文篇10

一档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。；三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六做好档案密级的调整工作

1、要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

2、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1建立划定密期制度，以便届满自行解密；2建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；3建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

3、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆室藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作一做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。