档案管理流程十篇

档案管理流程篇1

【关键词】流程管理；电子档案；管理系统；运用

档案资源是目前各领域中的重要资源，随着时代变迁，档案资源的载体、保存方式、管理工作都发生了一定的变化，电子档案得到了大量的运用。很多档案馆开始将纸质档案转换成电子档案形式，再加上以电子档案形式产生的新档案不断出现，使电子档案的管理工作难度随之增大，电子档案管理系统中的流程管理也愈发受到管理人员的重视。

一、电子档案管理系统中流程管理简述

电子档案管理系统中的流程管理是一种较为科学的管理模式。这一管理模式主要是基于提升管理绩效的目的，将电子档案的输入转变成有价值的输出活动。通过流程管理，能够促进电子档案输入、输出流程的优化和规范化，以便实现对电子档案的有效管理。一般来讲，流程主要包含用户、价值、输入资源、结构、输出结果、活动等要素。为了进一步推动山东省省直单位电子档案流程管理的有效运行，山东省档案局下发了关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知（以下简称《办法》）。并规定此《办法》与2016年6月1日正式实施，有效期至2021年5月31日，要求各单位严格落实。

二、流程管理在电子档案管理系统中的运用

电子档案流程管理运用对于电子档案管理系统的建设意义重大，因而，其运用需要工作人员尤为重视。在系统的建设中，工作人员需要将更新传统业务流程作为首要任务。电子档案管理系统建设的主要内容包括档案资源收集、对纸质档案的数字化处理、开发运用电子档案等。在这几方面的流程管理中，工作人员应严格遵循《办法》规定，在档案资源收集方面，省直单位移交包括永久保管期限照片、录像、文书、录音等档案资源。保证电子档案收集内容的准确性、完整性。在纸质档案的数字化处理方面，应保证电子文件格式符合《版式电子文件长期保存格式需求》。在电子档案资源的开发利用方面，为保证其能够充分满足使用者需求，在电子档案管理系统的建设过程中，需要严格遵照人性化要求，根据使用者需求实现系统的有序建设，并随着使用者需求的变化，不断调整业务流程，实现对业务流程的进一步优化，规范电子档案资源建设。流程管理能够有效降低电子档案管理系统的建设成本和风险。在建设过程中，需要将电子档案按照《办法》要求进行安全储存，以保证电子档案的有效性以及高效的流程管理控制。例如将档号作为储存后电子档案的唯一标识符。档号按照全宗号、门类代码、保管期限、机构（问题）代码、件号的顺序依次排列组成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同时，不同类型的电子档案应按照不同的格式进行保存，例如照片类电子档案在保存时，需要采用JPEG、TIFF格式，像素数应为300万及以上。录音类电子档案在保存时，需要采用MP3、WAV格式，且其采样率应在44.1kHz及以上。同时，应利用流程管理对电子档案管理系统进行前端控制。将流程管理融入电子档案管理的各个环节中，以增强管理有效性，尽可能地减少建设成本。最后，工作人员还应结合流程管理理论，建立电子档案管理系统模型。根据模型，遵循《办法》要求，按照电子档案的种类、归档时间等，对档案进行收集，并将归档期限录入电子档案管理系统，由系统根据输入信息，对档案自行归类。随后，由档案馆组建专家小组，对档案进行鉴定，将不可公布档案、限制公布档案的界限进行明确，并由专门人员对所收集档案进行数字化处理，并对处理后的电子档案进行整理，例如按照《办法》对电子档案进行著录标引、加密等。随后，档案馆进行电子档案的开发运用，对库存信息资源解密，对拟公开的内容等进行严格的检查、筛选，避免出现不可公开电子档案被公开的情况。最后，档案馆需要设置电子档案的访问权限，做好更新维护工作以及电子档案的备份工作。同时，为了更加符合流程管理精细、高效的特点，可以将整个系统细分成电子档案形成、电子档案收集、档案鉴定、纸质档案数字化处理、编研出版、公布前筛选、数据库备份维护等七个流程。

三、结论

电子档案管理系统是档案管理的核心部分，而流程管理学能够优化档案馆业务流程，降低系统建设成本及风险，促进系统的可持续开发。因而，在当前信息技术普遍运用的形势下，为促进档案馆信息化建设，提升档案的完整性与真实性，增加档案管理的有效性，档案馆还需要积极运用流程管理，规范档案管理流程，严格控制从档案收集到档案开发运用的全过程，遵循《办法》要求，实现对电子档案的安全管理和运用，以促进档案馆的持续、健康发展。

【参考文献】

[1]陶水龙.基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案,2012,1(1):9-11.

[2]赵爱武.基于流程管理的电子档案安全策略[J].中外企业家,2015,9(27):209-210.

档案管理流程篇2

做好工程项目底图档案电子、纸质“双轨制”管理工作，底图管理部门梳理工作流程，建立健全了从归档到入库全过程的底图管理制度，做到每个环节都有规可依，有章可循，相互衔接。工作流程中应重视的几个环节：一是底图的归档验收；二是台账登记；三是底图修改；四是科学分类，合理排放；五是档案利用；六是保管和保护。

（一）底图的归档验收由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。纸质底图归档验收，一是查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，底图质量对蓝图质量至关重要，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图质量。二是查签字手续是否齐全，签署不完整的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三是查工程项目文件号是否与工程名称一致，文表（图）号编制是否准确。底图项目文件号——文表（图）号，相当于每个人的身份证号，具有唯一性，它对底图档案的检索、利用、保管、统计起到关键作用。时常有年轻的设计人员对底图编号规则不胜了解，有时会出现几份不同的底图共用一个编号的现象，这给底图的日后查找利用带来了麻烦。四是装订边25mm，纵向留左边，横向留上边，成品一律左边装订发图。由于印章和签署是项目图纸文件生效的主要标志，工程项目的每张底图，都必须有设计、校对、审核等多人签字，才具有法律效力，也才能认定为档案。因此对实现电子签名的项目，纸版底图存档的同时，PDF版电子文件同时送交档案部门存档。没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。DWG、PLT可编辑版电子文件，有项目文控验收，待项目结束后，刻录光盘，送交档案部门另行存档。

（二）台账登记台账登记是记载档案是否存档的重要凭证。随着公司发展壮大，现在每年新承揽几十个项目，在加上上年没完成的项目，每年都有上百个工程项目齐头并进，底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台账，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，归档人、验收人在双方的存档登记簿上签字，作为档案归档验收凭证永久留存。为了做好档案“双轨制”管理工作，档案部门购买了《综合档案管理系统》软件，将所有的底图档案存档条目著录计算机。每条条目都包含归档日期、项目代号、文件编号、题名、阶段、版次、图纸量、文件编制人、档案验收人等三十多项信息内容。电子条目著录信息是计算机检索的重要内容，《综合档案管理系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计。提高了底图档案利用的查全率和查准率。存档的电子文件软盘在《综合档案管理系统》互见号中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

（三）底图修改由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，需要对已归档且已请晒发放的工程底图进行了修改，为了便于区分工程项目图纸的变化，公司底图采用版次递进即“升版”的方式进行管理。在底图档案中就会出现，同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件同时存在，增加了底图文件的协调难度。因此在底图存档验收和底图请晒抽图配图时，一定要细心，看清楚设计文件的文表号及图号的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的设计文件。升版底图电子文件存档，同一档号高版次的电子文件要覆盖低版次的文件。相应的低版次纸质底图也要下架作废。否则，底图管理就会混乱，也会给今后档案的利用者带来诸多麻烦。

（四）科学分类，合理排放对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目进入设计阶段后，通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长，利用频繁。我公司早期工程项目编号突出专业，我们就以专业为主分类，按专业——年代——流水号进行分类、排架存放。这种排架存放方式，可以减少底图搬移次数，高效利用柜架，但它的弱点是，同一项目的底图存放在不同的专业，或同一项目同一专业存放在不同的年度内，底图再次利用，抽图就相当麻烦。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录文表号级别等信息，以项目为主体。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图是一个动态管理，处在预归档阶段。档案分类方式也有所突破，我们按年代——项目——单元（装置）——专业流水号——图号进行分类，按序排架存放，并在柜架上写明底图的工程名称、单元号、专业、图号等信息。已经完成的项目，转入底图档案管理阶段。一个全厂性工程项目就几十个，甚至上百个单元（装置），与计算机排序同步，编制底图保管号，底图档案实体重新整理，再按档案管理要求进行编目、装盒、上架保存。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元（装置）抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。

（五）底图的利用底图是工程项目建设过程中不可缺少的依据，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。但归档后的底图，不能直接发送到现场，需晒制成蓝图，盖上单位专用出图章，压力容器章、以及注册建筑师、注册结构工程师章，才能用于现场施工。底图请晒，有严格的程序，必须经项目经理允许，文控填制出版委托单，详细填写要请晒的图号，晒制蓝图份数。底图人员根据委托单内容，抽图调配齐底图，送交出版室出版。晒完后的底图，由出版室及时归还给底图岗。底图人员必须再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和完好性。底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统式手工管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。《综合档案管理系统》软件的应用，缓解了这些矛盾。在条件具备的时候，将早期的底图档案“孤本”，用扫描仪进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《综合档案管理系统》网络中挂接，需求者通过网络等现代技术实现异地的远程利用，也可以满足多人同时使用，为需求者提供更为方便、直观、环保、快捷的档案信息服务方式和途径。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份，需求者通过电子拷贝的方式，获取档案信息，这样就可以减少纸质档案的磨损，最大限制的保护纸质档案。已经归档的CAD电子文件还可以直接为设计人员服务，省时省力，方便快捷。对已经制成电子档案且破损严重的底图，年份稍长利用较少的工程底图，以及较老的利用率基本上没有的工程底图就可以卷放，也可以异地存放。存档蓝图不再请晒，大大缓解库房存放压力，现有资源能得到高效利用。

（六）保管和保护底图材料特殊，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，一般采取平放。因此在底图的抽图、添晒、整理过程中，档案人员和利用者必须要有高度责任心，更要珍惜和爱护底图。取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。而光盘体积小，对于环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下，也能长期保管。底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温湿度，并做好信息登记，以确保工程项目档案长期的保管和利用。

档案人员的素质

档案管理流程篇3

关键词 跨流域调水；档案管理；实践分析

跨流域调水工程量大、涉及单位多、时间跨度长，在工程衔接、项目决策、审计稽查、竣工验收、运行维护等方面的工作中，工程档案具有非常重要的作用。水利工程档案管理内容划分非常的复杂，尤其是跨流域水利工程，划分出多个标段的档案，同时由于工作地点的不集中，在档案管理上还需要采用分级化的管理方式，才能保证档案管理的完整性、可用性和规范性。水利工程档案管理首先要建立科学化的档案管理体系，包括档案人员体系、档案收发体系、档案归类体系和分级化的监理体系，各个环节都要通过流程衔接，制度约束，才能够保证档案管理工作的有效性。

1.跨流域调水工程档案管理概念与特点

跨流域调水是对水资源合理应用的重要手段之一，其空间尺度较大、调水距离远、工期长、涉及单位多，所以建立跨流域调水工程档案对于保证工程规范化实施，提高工程项目质量，加强监理水平和后期的使用与维护工作具有非常重要的作用。跨流域调水工程的档案管理与一般的水利工程档案管理不同，其更加复杂、多变，牵涉企业众多，涉及环节繁杂，档案的利用率也非常的频繁。跨流域调水工程档案管理的特点主要包括以下几个方面。

第一，跨流域调水工程量巨大，单凭国家或者地方独立投资建设难以保证资金上的充足，所以往往都是由国家、地方、银行、投融资渠道等多方联合筹款兴建项目。而作为投资人对项目的效益尤为关注，这就要保证档案管理中τ诙嘣化的投资方式和比例档案管理到位，避免出现法律上的纠纷。

第二，在管理模式上采用项目负责制、招投标制、工程监理制和合同制的管理方式，这就需要有制度、规范协调各参与方的利益，并且通过工程档案的管理能够为后进入的施工方找到工作的参考依据和建设规范及标准，协调工作内容，保证工程项目的有序进行。

第三，跨流域调水工程的档案主要涉及到合同、设计文件、施工文件、监理文件、指示文件和其他类文件，各部分文件类型又划分出多种类型的子文件类型，如：设计文件包括设计图纸、设计变更、设计答疑等文件；合同文件包括采购合同、施工合同、监理合同等，要做到文件的统一和有序管理必须根据工程整体项目的实施过程有序的划分，才能做到档案的科学利用。

第四，跨流域调水工程工期长，施工企业参与和准入的时间不同，这就会导致工程项目的整体质量难以保证，所以工程档案管理中的施工建设参数、材料参数等重要信息可以作为施工过程的重要参考。档案管理人员不仅要熟悉水利工程建设各个环节的施工过程，而且要清楚的知道不同档案资料对不同企业的用途，做到档案的合理利用。

2.跨流域调水工程档案管理实践流程

跨流域调水工程档案管理能够为项目决策、项目建设、项目监理、审计稽查、竣工验收、投产运营、扩建改造、维修维护等提供全面可靠的资料支撑。档案管理工作流程包括前期信息的收集、立项资料的管理、设计资料的管理、招投标资料的管理、施工资料的管理、监理资料的管理和建设资料的管理等。根据跨流域调水工程的生命周期逐一的建立档案，形成有序的档案管理体制，在不同阶段都应制定及时有效的管理办法和档案管理细则，根据具体项目的建设内容进行档案的有序划分，始终保证档案的连续性和档案管理的可控性。

跨流域调水工程的过程管理非常重要，而档案管理内容则涉及到每个环节衔接的重要参考和质量控制标准。在档案管理中，要强化关键环节的档案管理，对每个子项目的建设过程细节进行控制和管理，保证工程质量和工程进度的顺利实施。首先在对招投标文件进行管理时要明确提出应归档材料的具体内容、数量与规范，便于对项目的参与单位进行统一协调管理；其次要在工程建设过程中，对工程建设数据和工程验收数据进行整体把控，保证档案信息与工程项目建设信息准确无误。最后将档案管理工作与工程建设的总目标联系起来，建立规范的档案使用制度，明确档案使用章程，使档案的使用更加规范化、科学化。

3.跨流域调水工程档案管理实践遇到的问题与解决方法

3.1档案管理与工程建设进度不同步问题

跨流域调水工程工期长，一些档案管理人员认为工作可以慢慢来，等一个子项目完成后再进行档案的整理。这种想法是错误的，档案管理工作是各工程有机的载体，只有保证档案资料的采集、分类与工程建设同步才能够做到准确无误。所以，档案的建设与管理必须要形成即时完成制度，各项目主管保证与档案管理人员的实时沟通，实施施工前的介入、施工中的控制和施工后的验收档案管理模式，杜绝事后突击整理档案的工作做法，保证档案信息的准确性。

3.2档案管理人员被动接收各种资料的问题

在跨流域调水工程中，档案管理人员被动接收各种资料的问题非常普遍，这导致档案的利用效率低，档案存在滞后性的问题。所以要打破档案管理的被动局面就必须要明确好档案管理的工作方向，处理好档案管理与工程建设之间的关系，使档案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分体现档案资料的价值和档案管理工作的重要性。

3.3档案管理与使用不规范问题

一些工程的档案管理完全是将所有资料交由档案管理员进行整理、分类和归档，这导致对跨流域调水工程档案管理不熟悉的档案管理员，将档案分类和归档错误，导致使用起来很难快速找到，并且容易出现数据错误的问题。此外，对于档案的使用也是随意调用，没有严格的审核手续，导致重要信息被窃取，档案的遗失等问题存在。所以在档案管理和使用过程中，要建立档案资料部门审核制度和档案移交管理制度，一方面由各主管部门进行审核，确定档案的分属类别，便于档案管理员进行分类管理，另一方面通过严格的档案移交手续，保证档案的使用途径准确，有利于档案管理员及时收回档案，杜绝档案的遗失问题。

档案管理流程篇4

关键词：流动人员；人事档案管理；问题对策

由于流动人员在企业的进行工作具有很大的不稳定性，而且流动人员的专业素养也比较低下，这就导致企业对这种人员的人事档案管理并不是特别重视。而且对其人事档案的记录也有很多不全面的地方，不能很好的反映流动人员的相应资料。另外在社会档案的研究过程中发现企业流动人员人事档案的是属于国家所有的，这就需要对流动人员的档案进行全面的补充，使其能够达到完整的状态。但是在现在社会对流动人员人事档案的管理还存在一些问题，这就需要对这些问题进行合理有效的分析。并根据分析提出合理的对策，进一步促使我国企业对流动人员人事档案的重视程度有一定的提升。

1 目前认识档案管理工作中存在的问题

1.1 当事人对档案管理的重视程度不够

在现在很多大型企业内部由于专业人员的增多，导致对流动人员并不是特别重视，进一步就会影响企业对流动人员的认识档案的重视程度有很大的降低。而且在企业的不断拓展的情况下，流动人员的流动速度也出现了大幅度的提升，这种情况的出现提高了流动人员的档案流动性，而企业对这种流动性过大的档案一般都没有一定的重视或者认为流动人员的认识档案没有太大的重要性。多种因素的影响下就是的对流动人员的认识档案的重视程度发生大幅度的降低。这种不重视的情况就会导致流动人员自身的职业生涯受到非常严重的影响，在以后转为正式人员之后也会有一些心理阴影。因此企业需要对流动人员的认识档案的重视程度有一定的提高。

1.2 单位人事档案管理工作的不规范

现在社会上大多数企业对认识档案的管理并没有太多的重视，这主要是因为在社会对档案的规定中对人事档案是隶属于国家档案的，也就是说人事档案是国家档案的一种。说明人事档案是具备档案的特性的，但是除此之外人事档案还具备一些自有的性质。因此对人事档案的管理如果不到位就会引起整个人事档案的安全性和人员的流动性。但是在目前对各个企业的人事档案管理的研究过程中发现，现在社会上对人事档案的管理还存在一些弊端，这些弊端主要包括三个方面，在这里笔者对这三个方面进行详细的论述。第一，由于流动人员具备很强的流动性，这就使得企业对流动人员的人事档案没有太多的重视，对流动人员的人事档案不能做到及时有效的更新，这就引起了人事档案内容出现陈旧的情况。第二，在进行档案登入的过程中使用的手续并不完善，这就使得整个档案的内容与实际时间还存在这一定的差距，加上登入时所使用的笔迹并不耐久，综合上述就会表现出档案的信息还存在很大的缺失。第三，由于人事档案是隶属于国家档案的，这就需要在人事档案中涉及的内容需要全面。但是在现在企业对档案的登入中所进行信息登入的比较少，应用的资料也很少，这就出现了人事档案不全面的情况。

1.3 完全封闭式的档案管理制度

在人事档案进行保管的过程中，由于具备很大的机密性，使得对认识档案的保管在一个完全封闭的情况下进行。在进行档案保管的过程中，连本人都不可以进行随便的查阅，这种情况就会促使流动人员对企业和自身的工作能力不能清楚的了解。而且这种封闭的档案管理方式还会使得流动人员在更换工作的时候不能得到自己的人事档案。

2 加强流动人员人事档案管理工作的对策

2.1 提高管理要求和对工作重要性的认识

对整个人事档案的管理来说需要企业对流动人员的人事档案有一个清楚的认识，只有这样才能做好对流动人员人事档案的管理。对企业的要求首先要对人事档案的管理有一个清楚的认知，要求企业了解到在现在发展的社会中流动人员的人事档案对企业的发展也能够起到非常重要的作用。而且在进行认识档案管理的过程中还需要企业档案管理人员能够按照国家的档案规定来对流动人员的人事档案进行管理，同时还需要度流动人员的工作状态进行有效的观察，这种观察是作为对人事档案评定的重要依据。其次，还需要提高档案管理人员的职业素养，并对国家规定的档案掌握能够清楚的掌握。而且在企业的新时期还需要对人事档案管理中存在的问题进行一个合理有效的解决，对流动人员的人事档案还要进行更加深入的研究，在管理方面还需要进行创新制度，促使对档案的管理能够有很大的提升。

2.2 加强人事档案管理各环节的规范化和科学化

流动人员按有关规定与原单位办理脱离行政关系手续后，原单位应在30日内按照管理权限将其人事档案移交同级党委组织部门或政府人事行政部门人才交流服务机构。单位根据自己的情况建立一个专门的流动工作人员的人事档案库，进行科学化和规范化的档案管理。

2.3 不断创新档案管理模式

为了提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，最有效的方法就是实现人事档案管理的网络化与信息化。这种技术手段非常有利于解决我们在实际管理工作中的具体问题，也将极大提升单位的档案管理水平和档案管理效率。

结束语

综上所述可以看出在现在社会企业对档案的管理过程中，对流动人员的人事档案管理是非常重要的，这是因为进行这项管理之后能够促使流动人员和企业之间建立一种更加和谐的关系，还可以为社会提供有效的人力保障。而且在进行流动人员的认识档案滚利过程中，还需要在原有的基础上对档案管理的方式进行一个创新，使得为企业的人事档案管理提供更好的服务。

参考文献

[1]毕见品.流动人员档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2016（4）.

[2]林霞.谈流动人员“弃档”问题的原因与对策[J].企业导报，2012（14）.

[3]戴丽娜.免收保管费背景下如何提高流动人员档案管理服务水平的探讨[J].才智，2015（13）.

档案管理流程篇5

【关键词】流动人员；人事档案；现状；对策

我国的流动人口十分多，，尤其是在比较发达发的城市，这些城市中人口的流动性极大，针对流动人员的人事档案管理目前还面临着很多的问题，尤其是流动人员自身对档案的重要性并不理解，这样就导致了退休的过程中遇到重重的阻碍，而且档案的管理也会出现严重的问题，在人社部门会经常出现档案丢失的现象，影响着人员的正常退休。因此一定要重视流动人员人事档案的管理。

一、流动人员人事档案管理的现状

（一）重视程度不够

在进行流动档案管理的过程中，存在着个人个或者是机构对人事档案管理的重视程度不够的现象，这样就导致了流动人员的人事档案管理存在着诸多的漏洞，相关的法规规定，一定要严禁个人来保管他人的人事档案。但是在实际的管理中，经常存在着下岗职工自己拿着档案到人社部门来咨询相关的政策，这些档案没有进行盖章和包封，究其原因，有些下岗职工的档案是在当年下岗的时候，自己从单位取出，无处可放就放在了家里。有些档案是从结构借出来的，使用完毕还要将自身的档案归还，但是档案机构的这些档案也存在着没有盖章和包封的现象。现在流动人员的人事档案管理存在着诸多不规范的现象，主要包括档案丢失、档案袋子破损、档案收集整理和转移不规范、内容也不真实，以上的这些情况是经常发生的，也是管理的重点。

（二）管理体制比较混乱

现在有很多的劳务机构、人才服务机构和职介机构都要进行人事档案的管理，有些机构自身就属于人社部门，有些机构是企业，这样档案在一定的程度上就变为了商品，还有些档案机构将档案当做了是牟利的工具。有些企业和机构并不具备档案管理的资格，存在着越权或者是违规管理的现象，在这样的情况下，就极容易导致人事档案管理的秩序发生混乱，对档案的安全性和真实性也有着一定的威胁。现在的人事档案在管理的过程中，会经常遇到以下的状况：某下岗灵活就业人员按照相关的规定将退休手续的流程办理好之后，但是人社部门却接到了举报。经过调查知道此人员在下岗期间有着服刑的经历，但是法院的判决书并没有送到相关的人事档案管理部门。这样的状况会经常遇到，显示了流动人员人事档案管理存在的一系列漏洞。

（三）管理不规范

在进行流动人员人事档案管理的过程中，一定要重视人事档案管理的规范性，但是现在有很多的档案机构并没有专业的档案管理人员进行档案管理，也没有相应的配套措施，也就导致了档案管理处于一种只收钱、零收集的工作状态，使人事档案在管理的过程中存在着内容不完整的现象，没有将档案进行正确的收集，弄虚作假的现象是比较普遍的。档案管理机构也没有进行装订管理，有些档案袋已经破损，档案资料随时都能够从档案袋中漏出，这样档案资料就会缺失。

现在国家已经出台了干部档案工作条例，这一条例已经对管理人员的培养和选拔做出了相关的规定：每一千个档案就要配置一名专职的干部。但是据调查，目前我市一些档案机构，多数都是一个人负责管理几千份档案，有的机构甚至是一个人负责管理上万份档案。并且，这些档案机构，任用的档案管理人员未经过专门培训，党员干部极少，多数人员对档案管理的相关政策和具体要求并不了解，对档案管理业务不太熟悉。繁琐的工作，巨大的工作量，再加上档案管理人员配置不足，导致档案管理工作未能严格按照要求规范操作。

二、具体对策

（一）加强宣传力度

加强《中华人民共和国档案法》的宣传，提高人民对人事档案重要性的认识，采取多种形式在电视、广播、报纸等新闻媒体上做一些正规的播报，或者是在大街小巷发放一些法律知识传单。如果能结合生活中的实例，把案例以故事的形式展现出来，效果则大大不同。目前各电视台许多法治栏目很受老百姓欢迎，但是与档案相关的却寥寥无几。如果能借助这些栏目，把具体案例呈现出来，或者把发放法律条文形式的传单，改为以实际案例改编的漫画故事，这样新颖的宣传形式，肯定会给人们留下深刻的印象。

（二）完善管理制度

各级政府组织、人事部门应针对现状及时出台相关政策，指导流动人员人事档案管理工作。对各类档案机构的业务指导部门是谁，法定责任是什么，谁来监督管理，怎么处罚等问题作出明确规定，并将流动人员档案管理工作的具体操作、奖惩制度细化。应赋予人社部门下属的人才中介机构对人事档案的唯一管理权。并且这些部门应与工商等部门联合起来，对没有权限私自保管档案的单位或超范围管理档案的人才服务中心机构进行严肃查处。还应通过与公安联网实现信息共享，以此规避判决书等资料无法送往档案管理机构的漏洞。

（三）规范档案管理机构

档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，集服务性与保密性于一体。加强档案管理工作，一是要整顿档案管理机构，明确管理职责，划清管理权限，界定法律责任，实行监管制度。二是要加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员素质。从档案管理人员的选择上入手，严格按照相关要求选拔任用档案管理人员；定期组织学习培训，不断提高他们的能力；培养他们勤奋学习、爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神；鼓励他们提出合理化的建议；把他们培养成具有“创造型、复合型、协作型”人才，使他们能为流动人员人事档案管理事业建功立业。

（四）建立档案管理的新型模式

随着社会主义市场经济体制的改革，加快产生了人事制度，流动人员的人事档案管理、工资核算等工作任务由人才交流中心管理，而不是由用人单位管理，这是一种新的用人机制，这就决定了人事档案管理实行了新型管理模式，它改变了以往人事档案管理的封闭化、分散各部门管理的现状，而是向社会化、公开化的方向发展，这种管理模式的好处是可以保证档案的完整齐全，这种集中统一管理的方式规范了管理工作，管理标准也很统一，方便社会对于人事档案的广泛利用，既省时又省力。

三、结论

人事档案管理工作在现今社会发展进程中占有具足轻重的地位，我们需要高度重视此工作，并根据档案管理工作中存在的不足落实好上述提出的几点措施和建议，从而不断完善我国的流动人口档案管理工作。

参考文献

档案管理流程篇6

【关键词】流动人员;档案管理;新时期

在新的时期，社会的各个方面需要改革和创新。只有重视流动人员人事档案管理工作，找出其存在的问题并妥善解决，才能给社会带来长足进步，才能适应新时期社会发展的需要。解决目前我国流动人员人事档案管理存在的问题，需要相关部门和工作人员的共同努力。

1目前我国流动人员人事档案管理工作的现状及存在的问题

流动人员最主要的特点是具有流动性，随着社会经济的发展，这一特性也不断增强。流动人员加大了区域的流动性，缩短了流动时间，这加强了流动人员人事档案管理的工作量。虽然部分组织已经意识到存在的挑战，也加强了管理，但仍然存在效率低下等问题。

1．1对流动人员人事档案管理工作缺乏重视

虽然部分组织已经加强了对流动人员人事档案管理工作的重视程度，但是仍有部分组织，如一些非公有制企业和中小民营企业，由于缺乏重视，对于流动人员人事档案管理的投入过小，方法过于陈旧，设备也没有进行更新，不能很好适应社会发展带来的机遇和挑战。

1．2流动人员人事档案管理方法并不很合理

目前社会上存在一些不利于流动人员人事档案管理的现状，如存在部分不具备管理流动人员人事档案资质的组织和机构私自提供有偿服务，扰乱了流动人员人事档案管理的秩序。随着信息技术的发展，信息化设备也在不断进步，但部分流动人员人事档案管理机构仍采用旧的机器设备，管理方法落后，不能适应社会发展的要求。

1．3流动人员人事档案管理交接流程存在漏洞

由于对于流动人员人事档案管理工作缺乏相应的法律意识，部分企业员工在离开自己的工作岗位之后，并没有按照制度进行相应的交接工作，给档案管理工作带来了一定的困难。还有部分组织没有统一保管员工的档案，而是交给员工私自保管，大大加大了档案出现损坏或丢失的几率，也降低了流动人员人事档案管理的效率，加大了许多不必要的损失。此外，部分企业为了降低管理成本，寻求一些不具备档案管理工作的机构进行管理，破坏了档案管理现有的制度，增加了其混乱程度。

2加强流动人员人事档案管理工作的方法

2．1增强对流动人员人事档案管理的重视程度

对于流动人员人事档案管理重视程度体现的是思想层面的问题，只有加强流动人员人事档案管理的重视度，才能从根本上改进我国的档案管理工作。组织和机构对于流动人员人事档案管理工作足够重视就会合理安排相应的工作人员，安排具有专业知识、专业素养的档案工作人员进行档案管理。企业和组织要对在岗档案管理工作人员进行适当的宣传工作，对于企业职工进行相应的宣传工作，引起大家对于流动人员人事档案管理的重视，提高企业人员的责任感。此外，企业要加大对于流动人员人事档案管理的资金投入，用于相应设备的更新换代，用于加大对于工作人员的技能培训，用于对于意外事件带来的损失弥补等。此外，要加强对于相关法律的宣传力度，规范档案工作的程序，提高企业人员的法律意识。

2．2健全流动人员人事档案管理制度

制度是规范人员的工具，只有健全的制度才能规范相应人员的管理行为。在新时期下，健全相应的流动人员人事档案管理制度是大势所趋。对于部分组织和企业，要严格按照相应的关于档案管理的法律法规的有关规定，规范档案管理工作人员的行为。此外，要加强对于流动人员人事档案管理的监督力度，进行定期和不定期的审查，对于不合法的行为要进行适当的批评教育，对于是否认真填写流动人员人事档案管理，应作为一项考核指标，纳入企业员工的考核。

2．3增强流动人员人事档案管理的规范度

除了要健全流动人员人事档案管理相关的制度，还要对于流动人员人事档案管理进行科学化规范管理。要引导流动人员人事档案管理走科学化、规范化的正确道路，不断向标准靠拢。要增强流动人员人事档案管理的规范程度，就要加大对于档案管理的保护程度，不仅要保证档案的安全，还要保证档案的私密性，尊重流动人员的隐私。对于流动人员人事档案管理的查阅、借阅，要进行规范的登记，进行档案的查阅要提出查阅的请求，企业和组织要进行严格的审查，此外，要登记仔细查阅的日期、人员等。

2．4加强流动人员人事档案管理方法的创新

改革和创新能为流动人员人事档案管理制度增加新的生机与活力。企业可以根据自身情况进行适度的制度调整，根据实际发生的状况，创新性的运用方法解决问题。创新流动人员人事档案管理方法不会破坏制度本身的规范性，相反，可以解决许多实际的问题。

2．5加强流动人员人事档案管理队伍建设

人是一切工作的核心，因此，提高流动人员人事档案管理工作人员的专业素质是十分必要的。企业要安排流动人员人事档案管理工作人员的培训，通过培训来提高工作人员的专业技能。还要加强对于档案工作人员的法律意识和道德意识的培养，增强管理人员的责任感和法律意识。

档案管理流程篇7

关键词：档案管理；创新；必要性；方法

随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的档案管理工作发生了很大的变化，并且面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期，档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高档案管理水平，促进档案管理工作的可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。

一、档案管理工作创新的必要性

（一）创新是档案部门发展的原动力

近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案工作有了很大的进步。档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在一些问题，如档案管理部门收藏与管理上的矛盾，服务对象的局限性，服务项目的单一性，服务手段的滞后性等。要解决这些新问题，真正使档案工作与时俱进、持续发展，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

（二）创新是社会发展的必然

根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。

（三）创新是档案事业可持续发展的保障

档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案管理部门的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。要实现档案事业的可持续发展，必须在目前的基础上不断创新，不断提高档案工作的社会服务功能。

二、创新档案管理工作方法的探讨

（一）工作流程的创新

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程。在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

（二）工作平台的创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使档案管理工作实践跃上一个新的台阶。

（三）信息管理的创新

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实性、完整性的重要保证，因此，档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

结论：只有不断的创新，我们的档案事业才能适应新时展的要求；只有不断的创新，我们的档案事业才能不断的向前发展。创新之路艰巨而漫长，这就要求档案工作者要有科学的态度，实事求是的精神，不断的探索，不断的实践，只有这样，才能推动档案工作向更高层次迈进，才能更好的为我县的经济建设服务。■

参考文献

档案管理流程篇8

1.1企业职工档案处理监管缺失，处置随意性较强

对于大多数以营利目的为主的企业来讲，档案与档案工作虽然能够在企业日常行政管理与经营活动中发挥着较大的参考凭证作用，但它却始终被划归到相对低调的工作岗位类别。与企业类别档案，如科技档案、产品档案或营销档案等相比，职工档案往往呈现出数量大、内容繁杂、涉及利用群体范围广等特点。从档案重要程度和影响主体范围上来看，职工档案本应当成为企业档案管理的重点资源，也是企业在转制或破产过程最应被关注的档案资源，因为职工档案记录的不仅仅是企业职工工作方面的信息，还与企业职工相关待遇认定与办理其他保险业务息息相关。但是根据笔者通过实地走访和网络调研的结果来看，很少有企业在转制或破产过程中会对企业档案给予关注，即使是关乎企业员工利益的干部人事档案和职工档案也很少被纳入到企业破产清算日程中，因此大量职工档案由于缺乏有效的监管，被企业员工或社会人员随意处置。据笔者调查，大部分企业所制定的档案管理制度不够完整，管理规范性与科学性相对较差，不同类别、不同载体和不同保管期限的档案混杂管理，特别是干部人事档案和职工档案设档随意，材料归档、归类、归卷不规范、不及时，部分档案材料常年堆积，难以正常归卷，进而导致大部分企业职工档案材料残缺不全、内容混乱，由此很难在企业改制或破产之前被重视。与此同时，在企业破产清算或改制过程中，职工档案往往无专人监管、后续接收单位无法落实，以至于职工档案大多被认为是无价值材料，随意由他人处置，造成档案的损毁与丢失。

1.2企业职工对自身档案保存状态的漠视

笔者在对部分企业职工进行职工档案管理相关问题的调查中，有超过70%的一线职工不清楚自己档案究竟包括哪些内容，不清楚职工档案保管的相关制度与规范；有超过90%的一线工人认为职工档案只有到自己退休时才会发挥作用，平常并不在乎它的保管状态如何。由此，笔者认为当前我国大部分企业职工对自身档案保管状态的漠视致使其在企业转制或破产时忽略其个人档案的处理，致使个人档案出现丢失或损毁的状况却毫无察觉。据相关媒体统计，自2005年以来发生的针对职工档案丢失与损毁而造成企业职工利益受损的案件，几乎100%的企业职工对企业改制或破产后个人档案的去向毫无意识，而直到自己退休或办理相关保险时才开始关注自己职工档案的去向问题，而那些早已破产十多年的企业根本无法准确给出职工档案的去向，企业职工的利益难以保障。与此同时，大部分下岗分流的职工平时缺少对自身权益受损而维权的意识与能力，多数职工选择默认、上访或打闹等非理方式解决问题。由此引发了不少下岗职工与企业之间的矛盾冲突事件。笔者认为对自身个人档案保管状态的漠视、缺少对个人档案的保护意识、对丢失档案而权益受损维权途径的陌生等原因造成了大批企业职工不得不面临“老无所养”悲惨境地的现状。

1.3相关部门的监管不力

我国在2006年出台了《中华人民共和国企业破产法》对企业破产过程中的法律问题进行了解释，明确企业破产过程中各行为主体的职责。其中第四章关于“企业财产”的司法解释对债权人的财产范围以及在破产程序过程中的财产处理与分配进行了规定，其中并未明确企业档案处置的相关问题。目前国内尚未针对改制或破产企业档案处置问题出台相关法律法规，但地方档案行政管理部门曾经对该问题出台相关条例，如辽宁省档案局在1997年颁布了《辽宁省破产企业档案管理规定》，其中第五条规定：“破产企业档案清理移交工作应当纳入企业破产工作程序。各级档案行政管理部门作为各级破产清算组成员单位，负责组织、监督、指导破产企业档案的价值鉴定和清理移交工作。破产企业主管档案工作的负责人及档案室（馆）人员负责破产企业档案的清理、移交等具体工作。”但是档案行政主管部门真正介入到破产企业清算程序中对破产企业档案进行接收和指导却较难实现，特别是该规定只针对国有企业，而对私人企业、外资企业却难以发挥约束作用。虽然我国综合档案馆归档范围中明确指出撤销机关档案是综合档案馆馆藏资源的主要补充源，但这个规定只针对政府机构或事业单位，而破产企业的档案是否可以被综合档案馆接收却无法得到相关部门的回应。特别是像企业职工档案这样关乎成千上万破产企业员工日后切身利益的档案，人事部门、劳动部门和档案部门都没有接收的义务与规定。由此导致破产企业即使有上交档案的意愿，却没有机构愿意接收，进而造成档案的随意丢弃。

2破产企业职工档案监管与接收的流程

破产企业职工档案监管与接收流程应纳入到企业破产清算流程之中，并作为企业破产清算的必备程序要予以保留。由此，笔者结合了当前我国企业破产清算流程提出破产企业职工档案监管与接收的基本流程（见图1）。根据《中华人民共和国企业破产法（试行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院关于贯彻执行<中华人民共和国企业破产法（试行）>的若干问题的意见》（1991年11月1日）、《中华人民共和国民事诉讼法》和有关法律法规的规定企业破产清算工作主要包括四个环节：企业申请破产并受理、成立企业破产清算组负责企业破产清算、破产企业财产清算、形成并公布企业破产清算报告。

2.1企业破产清算前档案部门的工作职责

根据我国相关法律，企业进入破产程序要向当地法院申请，具体要求为：首先，严重亏损，无力清偿到期债务的企业由其债权人或债务人向企业所在地法院提交破产申请；其次，人民法院依法裁定并宣告企业破产，企业由此正式进入破产程序。企业进入破产程序后，由人民法院自宣告之日起15日内成立清算组。清算组由人民法院与同级人民政府协商指定由企业上级主管部门、财政、计委、审计、税务、物价、劳动人事、工商行政管理局等部门的人员和律师会计师等专业人员组成。此时，当地档案行政管理部门要介入到企业破产清算组，负责清算过程中对破产企业档案的清查、监管及在破产清算期企业人事档案管理；其次根据破产企业档案保管现状，初步提出破产企业职工档案清查的方案。

2.2企业破产清算中档案部门的工作职责

企业破产清算过程中包括两大环节：破产企业财产清算和形成破产企业清算报告。破产企业财产清算包括对破产企业的财产的保管、清理、估价、处理和分配等5项内容，其中由档案部门直接参与的有保管、清理和处理三个环节。首先，破产企业财产保管环节。该环节是要对破产企业财产进行集中收管，冻结企业涉及企业财务、资产的活动。档案部门在此阶段的工作职责是对破产企业档案进行封存，追回散存在机构其他部门的档案材料；冻结企业人力资源调动、转出和离退休程序，对干部人事档案和职工档案进行集中收存。其次，破产企业财产清理环节。该环节是指清算组对破产企业的财产进行权属界定、范围界定、分类界定和登记造册的活动。档案部门在此环节要依据企业档案部门提供的各种档案统计数据，对破产企业档案的数量进行核实与清查，并对档案门类与数量进行分类造册，对在保管环节要求归入档案部门却散失在档案部门外的档案进行追讨；核实干部人事档案与职工档案的内容完整性与真实性，对职工档案中存在的缺失档案现象要求当事人或企业相关人补齐相关材料或提交档案缺失说明。再次，破产企业财产的处理环节。该环节一般指清算组对破产企业财产中非货币财产变现为货币财产的过程。由于企业档案不具备变现的性质，因此对企业档案的处理主要指档案馆根据破产企业档案的类别、质量与数量确定档案的归属方案。一般来说，企业职工档案涉及面广，内容多而杂，且日后利用频繁，所以这类档案要与文书档案、科技档案、财会档案等档案要分别确定归属对象。最后，档案部门要对破产企业档案清算情况进行总结，指明对破产企业档案的清理情况和处理情况，进一步细化破产企业档案的归属流向，着重对与企业自身和企业职工切身利益相关的档案的处理情况进行详细说明，并将企业员工关注的职工档案清理与归属流向情况进行公布。

2.3企业破产清算后档案部门的工作职责

企业破产清算结束后，破产企业档案的接收与保管要按照破产清算报告的内容予以执行。国有企业破产后，其人事档案和职工档案由当地人事或劳动管理部门负责接收，而其他档案由当地综合档案馆负责接收与保管。非公有制企业破产后，除职工档案外，其他类型档案可由当地综合档案馆进行选择性接收，或由所辖地街道办事处负责接收，或者由其上级主管部门或业务主管部门负责接收，而干部人事档案和职工档案因涉及到破产企业员工的利益，笔者建议由当地综合档案馆、人事部门、劳动管理部门协商建立统一破产企业职工档案保管机构，或由劳动管理部门牵头，综合档案馆负责对这部分人事档案和职工档案进行代管。此外，在职工档案交接过程中，破产企业代表和企业职工代表要全程参与，以保证档案交接的准确性与公正性。

3破产企业职工档案管理的保障措施

3.1破产企业职工档案管理与接收监控机制

综合档案馆应承担破产企业职工档案的接收与业务指导工作，特别是要介入破产企业清算流程，着重对破产企业档案，特别是要关注该企业职工档案的流向。由此，综合档案馆应结合其辖区内企业人力资源管理活动和企业职工档案管理现状制定企业职工档案管理的监控制度，定期对辖区内企业职工档案管理情况进行业务指导与监督，并着重留意有破产或改制倾向的企业，为其做好破产前企业档案的封存、清点与确定档案接收单位的工作。具体工作可以从以下几个方面展开：其一，结合《机关干部人事档案管理条例》的相关内容，实施企业职工档案的归档范围与类别的标准化，定期对企业职工档案的数量与案卷质量进行评估；其二，及时介入企业破产清算流程，档案行政主管机构要主动介入到破产企业的清算工作中，并将企业职工档案的提前监管与后期善后纳入到企业破产清算流程；其三，积极主动联系破产企业职工档案接收单位，在未明确企业职工档案接收单位前，综合档案馆要负责对该部分档案进行规范化整理、清点和登记，并与相关行政管理机构，特别是社会劳动保障机构、人事机构和企业管理机构协商，确定企业职工档案的后续管理问题；其四，调研论证、建设企业职工档案联网数据平台，特别要为辖区内非国有制企业职工建立职工档案与档案信息追踪平台，一方面提高对非国有制企业职工档案管理的监控，及时掌握破产企业档案动态，及时介入破产企业档案接收程序；另一方面为企业员工查询其个人档案保存状态提供服务平台。

3.2建立破产企业档案接收中心，集中保管破产企业的职工档案

为进一步规范破产企业职工档案的接收与保管，劳动部门与档案部门可以联合建立破产企业档案职工档案接收中心，主要负责对破产企业职工档案的接收和善后处理，规范企业职工档案的归档材料内容，为企业职工提供必要的人事档案转出、审核和档案信息资源服务。2009年哈尔滨市南岗区成立了首家破产企业档案管理中心，该中心由南岗区档案局和劳动与社会保障局合力筹建，首批接收来自本区十余家破产或转制企业共3万余卷各类档案，接收种类有文书档案、技术档案、经营管理档案、死亡档案、财务档案等，其中职工档案共2453卷，涉及到5000多名企业职工人事档案的接收与日后保管，并为该区其他务工人员提供人事档案代管和业务咨询服务。目前，该中心已为全区共8300余名下岗职工、非公有制企业职工、其他务工人员建立人事档案，并为全区各类企业免费提供职工档案的建档与业务指导工作。该中心的成立为全区劳动力市场的稳定、维护企业职工个人权益、保障企业人力资源管理与档案管理的规范性提供了保障。而上海主要采取四种方式，有序分流管理本市国有破产企业的职工档案。一是按照改制后企业资产和产权关系，将破产企业职工档案移交新的企业或上级控股公司管理；二是由控股（集团）公司或子公司授权，将破产企业职工档案管理权限委托系统资产管理中心承担；三是根据改制企业档案保管容量大的需求，在各系统、各行业按照区域或行业板块，建立破产企业职工档案集约化管理平台；四是与上海市综合档案馆和上海市劳动保障局协商共管破产企业职工档案。

3.3制定并出台相关法规，使破产企业档案接收程序化、规范化与法制化

档案管理流程篇9

关键词：水利工程；施工建设档案；档案管理；评价指标；管理流程 文献标识码：A

中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131

水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料，所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68.46km，设计引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，该渠道1标段长5.848km（桩号4+085～9+909）。渠道纵穿多条支流、公路和居民区，施工复杂度高，地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多，包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等，工程资料类型众多、结构复杂，所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。

1 档案管理工作的内容

1.1 档案管理组织

档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员，档案管理办公室要符合档案管理要求，包括档案保管要求，防水、防火、防潮等，还包括档案应用要求，配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格，熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程，通常配置两名以上工作人员，可做到相互帮助与监督。

档案管理制度是档案规范化管理的有效保证，包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位，设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供，将其纳入单位工程年度经费预算中。

建立档案管理保障措施，明确档案管理工作流程：（1）明确工程档案的质量、份数、移交审批制度；（2）档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步；（3）单元工程质量验收时，验收资料归档要具备完整性；（4）已验收的部分工程档案，在十日内必须完成归档、整编；（5）建立自查制度，将其纳入部门考核。

1.2 档案管理整理、分类与归档

档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前，就要收集工程开工建设的有关资料，其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中，要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集，保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样，对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁，签字审核手续完备。电子资料要进行备份，可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确，目录编制规范，便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分，如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。

要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档，移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度，按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后，要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法，保证完成各节点的档案整编目标。

1.3 档案后期管理

档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计，保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容，根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放，统一间距，档案数量要与目录数量相吻合，定期进行档案检查，落实三防工作，保证档案的保管安全性。

档案利用时要根据目录进行档案定位，在信息化档案管理过程中，可通过软件系统通过关键词定位，找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编，使档案更加规范，做到能够合理开发和利用。

目前的档案管理中，使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段，将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库，归档的电子文件直接存储在服务器中，建立双活数据中心，保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。

2 档案管理评价

2.1 评价方法

档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据，根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系，拟定评价阈值、指标等参数，并采用层次分析的方法M行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构，包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价，准确层B1为档案管理组织机构，B2为档案整理、划分与归档，B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标，Cij（i，j=1，2，…，n），指标内容包括：档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施；档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况；档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。

2.2 指标系数

指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况，以及管理规范文件的评分标准，采用了等间距分级法确定系数标准。评价指标与分值如表1所示：

档案管理的评价方法与指标系数对某工程渠道的档案管理工作进行权重分析，得到档案管理综合评价指数G=0.92，评价为优良；准则层中档案管理组织结构G1=0.89，评价为合格；档案整理与归档G2=0.93，评价为优良；档案归档接收后的管理G3=0.92，评价为优良。

3 结语

水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料，它不仅能够辅助工程建设顺利完成，而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时，必须要完善档案管理工作内容，提高档案管理水平，保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。

参考文献

[1] 严杰.浅谈大型水库水利工程建设档案管理[J].工业b，2015，（31）.

档案管理流程篇10

1．档案采集方式不同。传统纸质档案采用手工收集方式，需要档案管理人员跟踪设计人员按时提交完整、准确的设计图纸，归档率较低。而数字档案采用网上收集方式，从电力工程项目设计开始，就在档案管理系统中建立了该工程的标准目录结构，在项目设计过程中，可以对数字档案的工作流程进行监控，实行网上采集、自动归档，归档率达到100%。数字档案采集可以实现电子档案产生和形成过程的实时监控，并能及时获取档案。

2．档案整理方式不同。传统的纸质档案整理采用手工组卷、分类、编码和入库的方式，整理工作费力耗时。数字档案的整理过程则是在数字档案管理平台上进行的，管理人员按照相应的国家标准和行业标准，逐项判定电子文档本身、运行环境以及电子签名等的正确性。与传统档案整理方式相比，数字档案整理效率高，文档的规范性强。但是，整理范围和内容大为增加，整理工作更为复杂，要求档案管理人员熟练掌握档案管理系统的各项功能和整理工作流程。

3．档案保管方式不同。传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。

4．档案利用方式不同。传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。

二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策

1．加强档案管理业务平台建设。档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。

2．构建各类档案信息库。档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。