人事档案管理办法十篇

人事档案管理办法篇1

一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中共正式党员。

二、干部人事档案管理部门的主要职责：

（一）保管干部人事档案，积累档案材料：

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：

（四）登记干部职务、工资变动情况：

（五）为有关部门提供干部情况：

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：

（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：

（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：

（九）办理其他有关事项。

三、干部人事档案的内容和分类

干部人事档案是出入境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

其内容和分类如下：

第一类 履历材料

第二类 自传材料

第三类 鉴定、考核、考察材料

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）

第五类 政治历史情况的审查材料：

第六类 参加中国共产党、共青团及派的材料：

第七类 奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）

第八类 处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：

第十类 其他可供组织上参考的材料。

四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：

（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。

（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。

（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。

（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：

（六）干部退（离）休以后，档案仍由本局保管。

五、干部档案的收集、临别及归档按规定执行。收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。归档材料均按《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、编号、目录清楚，装订整齐。

六、干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序。编号归档材料统一保管，设专用库房，按《库房管理制度》做好管理工作。

七、干部档案的保管原则应是安全保密、便于查找，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《档案法》、《保密法》的，要依法处理。

八、因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：

（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案：

（二）人事科应根据规定，确定是否提供和提供什么材料：

（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中～员到人事科查阅：

（四）档案一般不外借。对必须借出使用时，要说明理由，经过主管领导批准，要严格履行登记手续，限期借还，不得转借他人：

（五）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案：

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者按有关规定给予处分以致追究刑事责任。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。

九、干部调动或职务变动后应及时将档案转给新的单位。转递档案应遵守下列规定：

（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；

（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出：

人事档案管理办法篇2

【关键词】医院 人事档案管理 问题 解决办法

现代社会已经进入了信息技术时代，为了更加稳定的开展医院管理工作，帮助医院工作人员更好的成长、发展，非常有必要深入探讨分析当前医院人事档案管理工作中存在的主要问题。

1 医院人事档案管理工作中存在的主要问题

1.1 医院人事档案管理观念淡薄

现代医院的业务经营模式以及人事制度正在进行深入改革，很多医院都仅仅是关注如何提高自身的医疗卫生水平以及公共服务水平，并没有足够重视人事档案管理工作，人事档案管理观念淡薄。其次，很多医院工作人员并不清楚自己的档案到底保存在什么地方，也不清楚人事档案对于自己日后的工作调动以及职称晋升等有没有影响，这些观念意识不管是对于医院改革，还是医院工作人员的长远发展都非常不利。

1.2 医院人事档案材料内容缺乏全面性、真实性、规范性

目前很多医院人事档案的书写格式存在很多不规范之处，而且手续也并不是很完整。档案最重要的一点是要求全面、真实，但是很多人事档案的内容前后不一致，有的人谎报自己的工作年限，随意填写自己的年龄，而且奖罚信息也没有描述清晰。这些现象会导致医院考核医务人员的过程中感到非常困难，这对于医务人员的个人职位晋升以及教育学习等情况都非常不利。

1.3 缺乏规范的人事档案管理制度

医院人事档案管理工作比较复杂、繁琐，需要很长的时间，因此必须制定严格、规范的人事档案管理制度。但是目前很多医院并没有制定严格、规范的人事档案管理制度，导致医院人事档案管理工作相对混乱。尤其是近年来我国医疗卫生事业正在进行深化改革，各医院的人员流动性较大，然而医院人事档案管理制度中仍然存在诸多不规范问题。比如，大家对于人事档案都是可有可无、用时再说的态度，甚至很多人都认为不用档案，医务人员也并不关心是不是及时更新了自己的档案内容，也不担心会不会丢失，总之医务人员的参与积极性和主动性低下，这也是导致医院人事档案管理工作成效低下的主要原因。

1.4 人事档案管理方式相对落后

很多医院并没有充分意识到人事档案管理工作的重要性和必要性，在人事档案管理工作方面的投入比较少，不管是人事档案管理方式、管理手段都和社会发展步伐远远滞后。21世纪是科学信息技术迅猛发展的新时代，很多行业都已经开始引入计算机网络技术，但是很多医院人事档案管理工作仍然采用过去传统的人工记录、人工分类以及保管方式，工作效率低下，而且不利于档案分类、检索和查找，大大增加了人事档案管理工作难度，这样必然也会增加医院管理成本。其次，也常常会发生档案泄密、破损、丢失等情况。

2 医院人事档案管理问题的解决办法

2.1 提高对医院人事档案管理的重视度

医院人事档案管理工作不仅仅直接关系到医院改革，同时也密切关系到医务工作者的自身利益，因此不管是医院领导者，还是医院医务人员都应该高度重视人事档案管理工作。同时，应该加大对人事档案管理工作的宣传力度，使档案管理人员能够正确认识人事档案管理工作，并且增强医院医务人员的档案意识。这样，医务人员才会尽自己最大的努力支持医院人事档案管理工作，确保医院人事档案管理工作的顺利开展。

2.2 不断加强人事档案管理人员的综合素质

医院应该安排专门的技术人员负责人事档案管理工作，并且不断加强人事档案管理人员的业务能力培训，不断提高他们的业务素质以及专业水平。医院人事档案管理人员平时应该多学习、了解档案管理的一些新方法、新技术，熟练掌握档案管理相关的一些计算机信息数据操作方法，不断提高自身的操作技能。其次，医院应该建设一支高素质的人事档案管理人员队伍，通过竞争上岗、择优选拔等多种方式提拔真正优秀的人事档案管理人员。其次，医院可以定期组织一些座谈研讨会，这样有利于拓宽人事档案管理人员的眼界，激发他们的创新意识。另外，医院应该进一步完善人事档案管理人员的福利待遇以及职位晋升机制，这样可以更好的激励他们，深入挖掘他们的内在潜能。

2.3 制定完善、系统的人事档案管理制度

严格、规范的医院人事档案管理制度是确保医院人事档案管理工作正常、有序开展的重要保障，医院人事组织部门应该根据医院人事档案管理工作的实际情况制定科学、完善的人事档案收集、归档、整理、保管、鉴别核对、查阅以及转递等管理制度，而且应该制定相应的奖罚制度，使医院人事档案管理工作能够“有章可循、有据可依”，提高人事档案管理工作的制度化、规范化、有序化、科学化，禁止任何人私自保管本人或者他人档案。在调档、查阅档案的过程中，一定要严格、认真核实相关人员的身份，并且办理好各项手续。其次，档案管理人员应该制定严格的责任制，将人事档案管理责任明确落实到每一个人身上，并且自觉规范、约束自己的行为。

2.4 优化医院人事档案管理方式以及管理方法

医院人事档案管理工作也应该紧跟时代的发展步伐，积极引入现代化先进的信息技术，不能永远停留在以往传统的旧方法上，实现人事档案的信息化管理，提高人事档案管理的体系化、信息化、数据化、网络化和系统化，这样更有利于提高人事档案管理工作效率。其次，应该做好人事档案管理的安全保密工作，在引入信息系统的同时，加设防盗系统，这样可以为医院统计工作、科研活动提供更多的服务。

3 结语

总之，现代医院应该高度重视人事档案管理工作，制定科学、严格、规范的人事档案管理制度，不断增强人事档案管理人员的自身素质，进一步优化人事档案管理手段和管理方法，全面提高人事档案管理水平，更好的服务于医院。

人事档案管理办法篇3

—从一宗由婚姻登记档案遗失引发的离婚诉讼案谈起

[案件经过]内江市东兴区柳桥乡村民黄光秀、刘兴于1991年4月自愿登记结婚，婚后生育一男一女，2003年1月30日双方自愿登记离婚。2004年6月黄以离婚证遗失为由，通过该乡社事办婚姻登记档案管理人员刘某将本人离婚登记档案（包括离婚证存根、申请表及离婚协议书）借出后遗失(至今未追回)，并于2005年4月18日以与刘兴未离婚为由向东兴区人民法院提讼，要求判令与刘兴离婚。法院审理后判决驳回原告离婚诉讼请求。黄不服一审判决，以“原审认定事实不清，与刘兴是合法夫妻没有离婚”为由上诉至内江市中级人民法院，请求二审依法改判。2005年12月1日内江市中级人民法院作出终审判决：上诉人黄光秀与被上诉人刘兴2003年1月30日已办理了离婚登记手续，夫妻关系已经消亡，离婚诉讼请求不符合条件，依法驳回上诉人黄光秀的。东兴区婚姻登记处根据内江市中级人民法院的终审判决为当事人黄光秀、刘兴办理了离婚证补领手续。此案经《内江日报》、《内江电视台—新闻视点》等媒体披露后，东兴区档案局、监察局就婚姻登记档案遗失一事立案调查。现已查明：东兴区柳桥乡社事办工作人员刘某对婚姻登记档案遗失负主要责任，东兴区监察局根据《四川省监察厅关于违反档案法律法规行政处分暂行规定》作出决定，给予刘某行政记过处分。

[背景信息]2006年1月23日，国家民政部、国家档案局联合颁布《婚姻登记档案管理办法》,并从公布之日起施行，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道，公民的婚姻登记信息将受到有效保护，婚姻当事人的合法权益将受到切实维护。

2005年10月11日，中共十六届五中全会通过《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》提出“必须加强和谐社会建设”；2006年4月14日，第十届全国人大四次会议批准《中华人民共和国国民经济和社会发展第十一个五年规划发展纲要》要求“按照民主法治、公平正义、诚信友爱、充满活力、安定有序、人与自然和谐相处的要求，从解决人民群众最关心、最直接、最现实的切身利益问题入手，扎实推进和谐社会建设”。标志着党中央关于建设社会主义和谐社会的重大战略思想的正式提出，从而成为未来五年的发展目标和全党工作的重点。

一、加强婚姻登记档案管理，

是档案工作服务于和谐社会建设的一个切入点

中央关于“十一五”规划的建议指出：建设社会主义和谐社会，必须加强社会建设和完善社会管理体系，要以扩大就业、完善社会保障体系，理顺分配关系，发展社会事业为着力点，认真解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题；倡导人与人和睦相处，增强社会和谐基础。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当人婚姻状况的真实凭证。婚姻关系是家庭关系中重要关系成分，是家庭存在的基础，家庭是社会的基础和细胞，家庭和睦自然是社会和谐的基础。因此，作为记录婚姻关系的婚姻登记档案，不仅记录着婚姻当事人的相关信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。由此可见，婚姻登记档案的管理从微观角度事关“人民群众的最直接、最现实、最关心的利益问题”，直接与和谐社会的建设有着密切的联系，从而成为档案工作服务于和谐社会建设的一个切入点。

二、婚姻登记档案管理的现状调查

《婚姻登记档案管理办法》颁布后，笔者通过对三县两区的调查，发现婚姻登记档案管理普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。

多机关分散保管：婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关。2003年10月起施行的《婚姻登记条例》规定：“内地居民办理婚姻登记的机关是县级人民政府民政部门或者乡（镇）人民政府；省、自治区、直辖市人民政府可以按照便民原则确定农村居民办理婚姻登记的具体机关”。四川省的实施办法规定市辖区（县级）的街道办事处不独立设立婚姻登记机关，由区民政局设立婚姻登记处统一办理婚姻登记。因此，在笔者调查的内江市就有两种情况：市辖两区〈市中区、东兴区〉由区民政局设立婚姻登记处，统一办理婚姻登记；市辖三县则是由县民政局设立婚姻登记处办理辖区内全部离婚登记、撤销婚姻登记和部分结婚登记、补发婚姻登记，各乡（镇）、街道办事处设立登记处办理本辖区内的结婚登记、补发婚姻登记。而内江市在1992年曾进行以“撤区并乡建扩镇”为内容的行政区划调整，一部分乡（镇）、街道办事处的婚姻登记档案同文书档案一起向县（区）档案馆进行了移交，一部分乡（镇）、街道办事处的婚姻登记档案仍由合并后的乡镇社事办管理；县（区）民政局的婚姻登记处所形成的婚姻登记档案也是一部分移交给了同级档案馆，一部分保存在本机关，而移交的年限又无统一规定，存在随意性，从而形成婚姻登记档案由乡（镇）、街道办事处、民政局婚姻登记处、档案馆多处分散保管的现状。仅以市中区为例，市中区档案馆保存有该区部分乡（镇）、街道办事处形成的婚姻登记档案2341卷，时间跨度从1952年至2003年。该区民政局婚姻登记处保存有2003年10月以后形成的全部婚姻登记档案，区辖部分乡（镇）、办事处同时保存有部分2003年10月以前形成的婚姻登记档案。其它县区也同样是档案馆、民政局婚姻登记处、乡（镇）街道社事办分别保管有不同年代的婚姻登记档案。

档案遗失损毁严重：据调查，婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。仅以东兴区为例，该区档案馆馆藏1950-1976年的75个的档案中，有婚姻登记档案的有62个，有13个婚姻登记档案全部遗失，占总数的近20%。档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普遍。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，同时也存在人为损毁遗失现象，如本文开篇所载的柳桥乡婚姻登记档案遗失案，就十分典型。

档案利用不规范：据调查，婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，多数未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响。

三、加强婚姻登记档案管理的几项措施

（一）广泛宣传切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，严格依法办事。

《婚姻登记档案管理办法》是我国第一部关于婚姻登记档案管理的法规性文件，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。各级档案行政管理部门应当抓住这一契机，广泛宣传并切实贯彻执行，推动婚姻登记档案的规范管理。充分利用各种途径广泛宣传《婚姻登记档案管理办法》，让广大市民了解《办法》，让婚姻登记档案管理人员掌握《办法》，强化他们的科学管理意识和依法利用意识；及时组织婚姻登记档案管理人员认真学习《办法》，逐条领会要求，掌握技术规范，重点是婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用；各级档案行政管理部门和民政部门要根据《办法》的要求结合本地实际，制定切实可行的实施细则，加强业务指导，严格履行监管职能，监督婚姻登记机关认真履行婚姻登记档案的管理职责；各级档案行政管理部门要加大执法力度，不定期开展专题执法检查，重点检查婚姻登记档案的安全保管和利用情况，加大对违法案件的查处力度，维护法律的严肃性，特别是对婚姻登记档案的利用必须严格按照《办法》第十五条的七项规定执行，确保婚姻登记档案的安全，有效保护登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益。

（二）集中保管婚姻登记档案

针对目前婚姻登记档案多处分散保管的现状，根据《婚姻登记档案管理办法》关于档案移交的规定，笔者认为，当前应当首先做好两项工作：一是档案行政主管部门和婚姻登记主管部门在制定实施细则时要以集中管理为指导思想，对婚姻登记档案的移交范围、时间做出明确具体的要求，特别要强调的是移交时既要核对每件登记档案的内容是否齐全，又要对照证书号、档案目录逐件核对，确保档案完整；二是各级档案馆要抓紧做好散存在乡（镇）、街道办事处等婚姻登记机关的档案的接收工作，防止婚姻登记档案继续损毁遗失。

（三）严格依照《办法》规定，开展婚姻登记档案的查档服务工作

人事档案管理办法篇4

为农村经济发展和社会稳定服务

为全面完成行政村建档工作任务，实现农村档案管理规范化率100%的目标，为农村经济发展和社会稳定服务。街道党工委、办事处高度重视，根据全办农村经济和社会发展的现状，从长远出发，落实具体措施，落实责任，充分发挥驻村指导员作用，利用一个月时间，全面完成农村建档工作。下面，就我办开展行政村建档工作情况汇报如下：

一、领导重视，提高认识。

街道党工委、办事处把农村档案管理工作作为实践“三个代表”重要思想、维护农村稳定、促进经济发展的基础性工作来抓，专门召开会议，进行安排部属，成立了领导工作机构，由主管领导亲自抓，驻村指导员全面落实，帮助各村开展建档工作，确保了农村建档工作有人抓、有人管，从人力、物力、财力上给予了充分保证，并把档案整理工作纳入年终各村目标考评，要求按期高质量完成任务。

二、深入摸底调查，掌握档案现状。

为全面掌握农村档案管理现状，街道安排各驻村指导员深入到各村，对全办的农村档案管理状况进行了一次深入细致的摸底调查。各村档案管理普遍存在以下四个问题：一是村干部不重视档案管理工作，缺乏档案意识；二是档案无专人负责，无固定存放场所，管理混乱；三是档案法制意识淡薄造成档案资料流失、范围狭窄；四是大多数村档案管理制度不完善。

三、先行试点、积累经验。

为把这项工作落实好，鱼化寨街道选择基础比较好的鱼化村、小烟庄村进行试点，在区档案局的指导下，对两个村档案管理人员进行培训，并派驻专业人员指导，帮助其完成建档工作，逐步达到规范化管理，并通过区档案局的检查验收，为全办行政村建档工作树立了榜样，积累了经验，为全面开展行政村建档工作起到了示范带动作用。

在此基础上，街道党工委、办事处召开各村党支部书记、村委会主任会议，对此项工作进行详细安排。组织大家认真学习《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》、《西安市档案管理办法》等法律、法规；另一方面用示范村的生动例子教育大家，动员各村干部充分认识到加强档案工作的必要性和重要性，积极行动起来，全面做好农村建档工作，为农村经济发展和社会稳定服务。

四、措施得力，责任到人，全面完成建档任务。

1、举办培训班，提高业务能力。

我办邀请区档案局的同志对驻村指导员进行了培训，手把手地进行业务指导，为了确保档案工作的规范化，区档案局对我办协助村开展工作的27名指导员进行了专门培训，手把手地进行业务指导，并和我办档案管理员、驻村指导员亲自深入各村，现场指导，使他们熟练掌握档案分类、整理、装订等操作程序，确保此项工作扎实有效开展。

2、高标准、严要求，突出做到三个字。

一是档案材料要“全”。为保证农村档案材料收集全面、完整，分管领导、包村科室、各驻村指导员想方设法、克服一切困难，切实负起责任，一方面召开村干部会议，反复强调档案工作的重要性和实用效果，晓之以理，动之以情，取得村干部的支持；另一方面，亲自到有关人员家里搜集、整理资料。针对各村离任老干部因种种原因不愿意移交档案，驻村指导员亲自入户，不断的给他们讲道理、做工作，直到档案移交为止，真正做到不动我不离开；对工作难度大、问题多的村，街道主要领导亲自出面协调，现场解决问题。正是靠着这种认真负责的工作态度和扎实细致的工作作风，把一片片资料全部收集起来，保证档案材料不遗失，确保档案材料的齐全。

二是档案整理要“细”。在档案材料整理阶段，严格按照档案整理办法，采取逐一指导、集中整理的方法，对档案资料进行排序、分类、粘贴、裁剪、编号、编目、装订、编写案卷目录。驻村指导员加班加点，科室干部共同协助，形成一个齐抓共管的局面，一时间整理农村档案成了全办的中心工作。经过机关干部的共同努力，仅用10天时间，全面完成20个行政村的建档工作。并做到排列有序、目录清楚、装订整齐规范，达到了完整、真实、精练、便于利用的要求，顺利通过了区档案局的检查验收。

三是档案管理范围要“广”。农村档案管理意识单薄，不注重材料收集，还存在很大缺口。关于各类合同、财务、计生、上级文件、会议记录等档案材料比较多，但涉及劳动力就业、基层组织建设、精神文明建设、社会养老保险、文化活动、劳动力资源普查等方面的资料甚少。街道党工委、办事处要求各村两委会一定要重视档案材料收集，一切有关本村工作的资料都要收集归档，进一步拓宽档案管理范围，充实完善档案内容。

3、建立制度，规范管理。

为使档案管理工作有章可循、有规可依，逐步走向规范化、制度化、日常化。街道党工委、办事处结合全办农村实际，统一制定《档案人员岗位责任制》、《档案室工作职责》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》等规章制度，并全部上墙。

4、集中存放，统一管理。街道党工委、办事处结合各村实际，采取集中存放、统一管理的办法加强农村档案管理。对有条件的村，街道为其配备铁皮档案柜，由各村落实档案库房和管理人员，自行管理；对无条件的村，街道投资1万余元，扩大完善办事处档案室，增设档案柜、档案整理装具等硬件设施，对档案实行集中存放，统一管理。待村上落实了档案库房和管理人员后，再交由村上自行管理，确保农村档案管理工作长期有效开展。

5、成立农村会计服务中心，规范农村财务管理。在做好农村档案管理工作的同时，街道成立了农村会计服务中心，对所辖行政村的会计业务进行统一管理、无偿服务。并投资10万余元，加强硬件建设、制度建设，从办事处内部抽调专人负责管理。目前，全办20个行政村的会计业务全部实行街办统一代管。

五、下一步工作打算

一是每年举办两次培训班，加强对村主要干部和档案管理人员培训，不断提高档案管理意识，增强档案管理业务。定期组织农村档案人员进行参观学习先进单位经验、互相交流，提高档案管理水平。

二是大力宣传《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》、《西安市档案管理办法》、《雁塔区行政村档案管理实施办法》，使档案管理工作逐步得到广大干部群众的重视和支持。

三是建立交接制度，及时对农村新老干部交接手续进行检查，杜绝干部离任不交手续和档案的行为，防止档案遗失。

四是要求各驻村指导员协助各村在年底对当年资料进行收集、整理、归档。次年3月，由党政办牵头对各村归档工作进行检查评比，并将评比结果纳入年终考核，明确奖罚，使农村档案管理工作日常化、规范化、制度化。

人事档案管理办法篇5

1、配合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全面实施，举办机关和企事业档案业务规范化培训班1期。培训内容为《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》及国家、省档案局近年来颁发的有关档案业务建设规范。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的专兼职档案人员。时间安排在4月份。

2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。

3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。

4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。

5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。

6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。

7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。

8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。

二、培训要求

1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。

2、举办培训部门要端正指导思想，严格遵守报批程序，精心组织，统筹规划，坚持按需施教的原则，采取切实有效措施组织好教育培训工作，确保培训质量。

人事档案管理办法篇6

关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策

为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。

一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题

根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。

（一）档案机构的设置问题

关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。

（二）档案人员的配备问题

关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。

档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。

对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。

（三）归档门类的确定问题

《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。

同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。

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（四）档案学术研究缺失问题

《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。

二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析

（一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务

高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。

因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。

（二）选配高素质的档案管理人员,增强档案开发技术力量

稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。

笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。

（三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化

由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。

笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。

（四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展

档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。

笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。

三、小结

在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。

参考文献：

[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008年9月1日实行.

[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[j].办公室业务,2009,(8).

人事档案管理办法篇7

【关键词】街道办事处；档案；创新

街道办事处对于城市建设以及发展起到了重要的推动作用，随着法治社会的逐步建立，随着城市经济的飞速发展，利用档案干的事情越来越多，街道办事处档案的作用就逐渐凸显了出来。为了发挥档案对于街道办事处的功效，为了更好地服务于整个街道办事处的和谐健康稳定发展，就需要重视街道办事处的档案管理，要更好地做好档案管理工作就需要注重档案工作的管理创新。

一、街道办事处档案管理工作的重要性

（一）是深入贯彻、落实《档案法》的需要

街道办事处的档案，主要涉及文书档案、会计档案、城建档案、养老保险、医疗保险、低保档案、残疾人、居民最低生活保障等各个方面的内容，只有扎扎实实做好相关档案工作，收集保管齐全完整，街道在利用档案的时候，才能准确及时地找的到，用的上，才能够解决问题，才能够帮助民众排忧解难，化解社会矛盾。重视街道办事处的档案管理工作，才能够保存原始记录，保存街道各项工作得以持续开展的依据，无论是对于街道历史原貌的呈现，对于文明建设服务的体现，还是对于街道工作制度化与规范化处理的完善都有着积极的推动作用。由于街道办事处本身的档案管理涉及诸多科室站所，需要全体干部职工的配合与支持。因此，要想更好地开展档案管理工作，必要的宣传是不可少的，宣传到位，才可以提升整体的档案意识，才能够进一步完善法制观念，让人们最终认识到，档案管理不单是《档案法》要求的体现，更是街道自身开展建设的根本性需求，这样才可以得到多方的支持与理解，最终推动街道办事处各项工作的可持续开展。

（二）是街道行政管理的重要环节

在街道建设中，街道办事处的档案管理是基础的保障性工作，完善档案管理，对于规范辖区内的社会管理，强化城市基层组织建设都有着重要意义。第一，街道建设与发展中所形成的所有档案，是对街道建设、管理，居民实际情况信息资源的集中反映，这一部分档案就是街道与居民合法权益得以维护的重要凭证。第二，街道办事处的档案管理工作属于一项基础性的工作，并且街道办事处的各种工作都不能离开档案工作的支撑。只有真正完善街道办事处的档案管理工作，才可以全面提升街道办事处的档案管理水平，进而落实社会保障，做好司法调解，合理处理社会纠纷，化解邻里之间的矛盾，最终推动城市精神文明建设，促进街道建设的可持续发展。

二、街道办事处档案管理创新的举措

（一）延伸工作手臂、改进服务方式

第一，在街道办事处的档案管理中吸纳思想政治素质过硬的人员充当志愿者，这样就可以形成一个志愿者团队，最大限度地服务本地区的居民，同时，对于掌握一定档案常识或者是法律法规的思想品质过硬的专家、教师、党员、模范等人物，都可以将其吸纳进来，成为档案管理工作的重要支撑，针对部分可以实现对外开放的档案进行合理的管理与利用，这样就可以健全基层档案管理志愿者团队，形成全新的格局，帮助街道办事处的工作人员减轻压力。第二，开拓创新档案管理工作，才能够真正做到为民服务，为街道办事处的一系列工作服务。创新工作模式，在千丝万缕之中发现工作的重心与热点，在繁杂的工作中寻找解决问题的有效途径，让日常的管理充满街道办事处的特色。根据街道办事处的工作本身具有综合性与多功能的特点，考虑将原本档案室与保密机构以及图书室之间的限制打破，强调三者之间的工作联系，在不泄密的原则下，通过单位工作整体性的优势，建立出联合性的检索目录，进一步简化检索的方式，除开机密的，需要进行保密控制的档案之外，都可以实现数据资源彼此之间的共享，这样就可以形成大范围的联动工作机制，解决居民的实际需求，最终服务广大街道人民群众。同时，利用专业化、特色化与均等化的创新服务模式，利用计算机来实现自动的电子搜索、借阅与查询等，这样也可以将基本的档案活动持续开展下去。

（二）创新工作理念，实现理论提升

第一，通过二维条形码技术的运用，在具体使用中利用若干个与二进制相对应的几何形体，来表示文字数值信息，通过光电扫描设备或者是图像输入设备就可以直接识读信息资源，并且做好相对应的处理。通过二维条形码的引用，就可以解决归档环节与移交环节之中出现的信息重复性录入的现象，这样就可以避免档案管理过程之中出现录入信息出错的问题，实现长时间的档案保存，满足资源的共享，最终来提升档案的管理水平。利用二维条形码，就可以满足工作之中横向与纵向两个方面需求信息的同时表达，所以，在很小的面积之中就可以实现大量信息达标，并且也可以满足信息的准确性要求。第二，持续性开展档案的继续教育培训，选择街道办事处当中具有能力素质及政治业务担当，并且扎实肯干的档案管理工作人员进行再教育培训，从而成为街道办事处档案管理创新模式的软实力保障，推动档案管理工作的可持续开展。总而言之，随着时代的不断发展，人们对于档案管理的重视度越来越高。在当前的街道办事处的档案管理实践中，我们通过持续性的工作发现了一个道理：没有创新，就没有未来。很明显，拥有创新，街道办事处档案管理工作就可以更好地开展下去，更好地推动各项工作的开展。

【参考文献】

[1]季红星.浅谈如何做好乡镇街道档案管理工作[J].办公室业务,2017(10):103+119.

[2]张文会.浅谈如何做好街道档案管理工作[J].黑龙江史志,2014(01):103.

人事档案管理办法篇8

2006年7月17日南京市《重大活动（事件）档案管理登记办法》和《重点建设项目档案管理登记办法》颁布实施。

《重大活动（事件）档案管理登记办法》共分11条，文末附有重大活动和重大事件档案管理登记表。第二条本办法所指重大活动（事件）是指市委、市政府及其部门在本行政区域内组织的具有较大影响的政治、经济、科技、文化、体育、宗教、外事等方面的活动，或者在本行政区域内发生的重大事件。第四条各重大活动的主办、承办单位或由多个单位参加组成的临时筹备机构，应当在活动项目确定后10个工作日内依法向南京市档案行政管理部门登记备案。以市委、市政府名义主办、承办的重大活动应当由筹备机构的办公室（秘书处）办理登记备案手续；由多个单位组成的临时筹备机构应当由临时筹备机构所在的部门登记备案。第五条本行政区域内发生的重大事件，应当在事件基本处理后10个工作日内，由牵头处理事件部门依法向南京市档案行政管理部门登记备案。 第六条区县档案行政管理部门可以依照本办法对本行政管理范围内区县党委、政府组织的重大活动(事件)进行登记。第七条登记备案的方式可以在南京档案网站（archivesnj.省略）政务公开栏目填写登记表进行网上登记，也可以下载登记表填写并送南京市档案局进行登记。第八条档案行政管理部门在接受登记后7个工作日内应与重大活动（事件）的主办、承办单位、处理单位建立工作联系，对重大活动（事件）档案的收集、整理、归档和移交工作进行指导和监督。第九条对未按规定进行重大活动（事件）登记备案的单位，将依据《南京市档案条例》第二十七条，责令限期整改，逾期不改的，档案行政管理部门对其可以处以一千元以上一万元以下的罚款。

《重点建设项目档案管理登记办法》有11项条款，后面附有重点建设项目档案管理联系登记表、项目及项目档案和资料情况动态表。第二条 本办法所指重点建设项目，以市政府公布的重点建设项目名单为准。第三条重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、试生产、到竣工验收的全过程中形成的，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等应当归档的各种载体的文件材料。第四条登记工作的组织：（一）南京市档案局每年根据市政府公布的南京市重点建设项目名单，统一部署南京市重点建设项目档案的登记工作；各项目主管部门的档案机构和项目所在地的区县级档案行政管理部门应做好对本部门和本地区南京市重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。（二）凡新建、扩建、改建、在建、收尾和竣工试生产的南京市重点建设项目，均属本办法要求登记范围，登记由建设项目法人单位或业主单位负责组织填写“南京市重点建设项目档案管理登记表”，报送南京市档案局。（三）南京市重点建设项目档案管理登记表一为联系登记表，表二为项目及项目档案和资料情况动态表，分别于市政府公布南京市重点建设项目名单后30个工作日内和项目开工后60个工作日内填写并报送。（四）对未按规定填报“表一”进行项目档案管理登记的单位，市及所在区县档案行政管理部门将送达“限期登记通知单”，并限期7个工作日补登并报送，仍不登记的，将依照《南京市档案条例》第二十七条规定，对责任单位处以一千元以上一万元以下的罚款。（五）南京市档案局于每年5月底汇总“项目及项目档案和资料情况动态表”填报情况，并及时向全市公布。第五条登记工作的要求：（一）“南京市重点建设项目档案管理登记表”可在南京市档案局和区县档案行政管理部门领取或在南京市档案局（馆）网站下载。（二）重点建设项目法人单位或业主单位在市政府公布南京市重点建设项目名单公布后应及时向南京市档案局报送“联系登记表”。（三）非当年竣工的南京市重点建设项目，项目法人单位或业主单位在每年3月底前填写“项目及项目档案和资料情况动态表”报送市档案局。（四）项目法人单位或业主单位应按要求认真填写登记表各栏目并按时报送。第六条为确保重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向南京市重点建设项目收取任何形式的档案管理登记费用。第七条重大技改项目、重大利用外资项目的档案管理登记工作，依照本办法执行。

（此办法文本由南京市档案局法规处杨炳荣提供）

人事档案管理办法篇9

事业单位的档案管理工作对事业单位的发展有重要作用。档案管理部门需要通过制定相应的规章制度来规范档案管理。与此同时，国家也要完善档案管理的相关法律法规，使档案管理有法可依，保证管理工作有效展开，维护档案管理人员的合法利益。本文致力于从现状和改革策略两个方面研究档案管理，从而为这一工作献计献策。

【关键词】

事业单位；档案管理；改革措施

档案管理工作是一项专业性很强的工作，对于事业单位的工作人员来说，需要有较强的事业心和敬业精神，需要有较强的专业知识和技能。研究这一方面的现状和应对策略，希望能够为相关工作人员提供有益参考。

一、事业单位目前的档案管理情况

（一）对事业单位的档案管理工作重视程度不足。几乎每个事业单位都设有档案管理部门和相应的工作人员，但不管是单位领导，还是工作人员本身，对档案管理工作的重视度均不够。很多人的认识水平还停留在档案管理只不过是抄抄写写的工作观念上，这在思想上就妨碍了这一工作的发展。他们没有认识到档案部门是事业单位的重要部门。（二）管理人员自身业务素质差。在现实的管理中，由于缺乏对档案管理的重视，档案管理人员的使用存在着专业知识缺乏、业务水平差的问题。更多单位档案管理人员并非由相关专业知识的人来担任，广泛存在着其他工作人员兼职管理档案的情况。这势必造成档案管理的混乱。同时由于很多单位办公条件，特别是档案管理没有实现现代化办公，管理人员仍然采取手抄的办公方式，效率低下、质量不高成为问题，诸如信息不完，不细，调整难度大等等。不加强计算机和网络知识学习，不增强专业知识学习，不改善办公条件，不进行相关技能培训，档案管理已经达不到单位现代化人事管理的要求。（三）档案管理的设备技术条件落后。随着信息时代的到来，计算机网络技术快速发展，现代化的办公设备和人事管理软件已经得到广泛推广，特别是在经济发展迅猛的企业单位里。相比之下，在一些事业单位中，办公设备和技术手段仍然停留在传统水准上，这种情况不改善，高效率、高质量的档案管理只能是一句空话。

二、新的背景下事业单位档案管理改革策略

（一）增强法律意识，建立健全档案管理的规章制度。在档案管理中要增强权利和义务意识，这是做好这一工作的重要前提。首先，加强对档案管理的核心法律——《档案法》的学习和研究，如此，档案管理人员在从事这一工作时，才能明确哪些事情是该做的，哪些事情是不该做的不能做的。这样在工作中就能自觉约束自己。其次，事业单位领导也要高度重视，对没有相关规则制度的要尽快建立相关规章制度，有相关规章制度的，要进一步完善这一制度，严格按照制度办事，对工作人员严格要求，定期要求他们汇报工作，加强监察督促。同时把档案管理工作纳入单位整体工作计划中，建立工作计划，使工作人员按计划有步骤展开工作。（二）改善档案管理的办公设施，提高办公效率。正如上文提到的，计算机网络技术在现代办公中广泛运用，档案管理，涉及信息多，操作繁杂，工作人员的工作量繁重，需要运用现代化的办公技术来提高办公效率。购置现代化的办工设备和相关办公软件，配备相应的技术手段，是现代事业单位发展档案管理的必然选择。虽然一些单位办公经费少，申请困难，但仍然需要有关领导，特别是档案主管方面的单位和领导积极主动向政府申请改善办公经费，从而保证事业单位档案管理办公设备和办公条件的改善。除了购买相关设施外，办公人员也要学习办公知识，研发一些有利于提高办公效率和质量的软件，不但减少了自己的工作量，提高了办公效率，也为事业单位节约了资源。知识就是力量，知识就是效率，对于档案管理来说，这同样是一条至理名言。（三）提高档案管理人员的业务水平和专业知识技能。提升相关人员的业务水平和专业技能要求我们从以下几方面入手：第一，要加强对档案管理人员对自身工作的认可度，明确自身工作的重要性，明确工作的具体内容和流程。第二，要加大宣传，让更多的员工了解到这一工作的性质，聘用更多专业人士参加这一工作。第三，对在职人员要加强业务培训，增强专业能力，提高工作效率和质量。第四，完善部门内部分工和具体工作机制，使工作人员各司其职，有序高效工作。第五，对工作人员实行奖惩制度，激励先进，鞭策后进，形成一个积极向上、充满竞争和活力的工作环境。

三、结语

提高事业单位档案管理的水平，需要单位领导和全体员工的参与和支持。相关领导要切实负起责任，重视这一核心工作，改变落后的档案管理定位，加强对档案管理工作人员的管理和督促，使工作效率和质量切实提升到新的水平；全体员工也要积极关注和支持档案管理工作，主动配合档案管理部门和人员的工作，理解他们工作中遇到的问题。只要整个事业单位全体人员团结一致，共同关注，档案管理工作在单位的各项工作中，一定能够不断改善，从而促进事业单位整体工作良好发展。

【参考文献】

[1]郑惠霞.探讨事业单位档案管理创新与改革[J].黑龙江科技信息,2012(27).

[2]王莹莹.浅谈事业单位人事档案管理改革及实践[J].电子制作,2014(13).

人事档案管理办法篇10

关键词:未开放档案 档案利用 法规制度建设

案情简介

2009年11月某日,某律师事务所一律师持律师执业证、原告人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆,要求查阅其的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私,未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令,接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同,坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日,遂向区政府法制办提起行政复议,后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请,该案件因此而终止,是北京市首个提起档案行政复议的案件。

点评分析

该档案馆认为,该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定,地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中,申请人要求查阅其所的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案,涉及公民个人隐私,依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定,形成未满30年(便形成满30年),因涉及个人隐私,属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中,涉及个人隐私的材料,当事人及其诉讼人可以申请人民法院调查收集证据的规定,以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定,档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员,或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此,档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。

该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中,应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的,不应以本机关的理解做出规定,应提请制发机关做出书面解释,在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵,提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。

案件启示与对策

该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件,笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2006年以来,北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的依据,梳理、确认和公示了行政执法职权,在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案”的审批类项目。同时,“档案馆未开放档案的利用服务”作为档案馆服务项目,以受理、审查、审定、告知等为办理程序,同时公布。但档案馆在实际提供利用中,对利用未开放档案的,仅要求利用者填写查档登记表,询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的,只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的,口头答复予以拒绝,未按照程序办理。当今,我国处于黄金发展期,各种矛盾日益凸显,利益格局日趋多元化,弱势群体的利益诉求量大面广。①档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入水平、受教育程度不同、人员素质差异大等情况,如何进一步提高档案利用服务水平还不完全适应;随着法治建设的不断深入,依法行政的要求不断提高,制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原则性多、不详细,有的单位要求出具档案证明的内容多样,法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。具体利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时,导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案,正确作出未开放档案利用的审查批准决定,不致成为行政复议或行政诉讼的“输家”,提出如下对策:

对策一:依法区分档案行政审批职能

近几年,北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升,有的档案馆年接待利用者近万人次,其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。如果全部履行审批手续,工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对 “利用档案馆未开放档案”审批项目、档案馆服务项目“档案馆未开放档案的利用服务”中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分,确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序,对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用,实行简化利用程序:填写相关登记表格,接待人员审核,科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的,严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办,科长(在人员编制许可的情况下由法规部门)审核,主管领导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本”使利用者一目了然,对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程”、“一站式”服务,方便利用者。

对策二:加强利用环节法规制度建设

依法开展档案利用工作,其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规则、出具档案证明规则、无档证明办理规则,作为法规规章或行业规则予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为规范、应对查档利用突发情况应急预案等。将上述制度的制订依据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致,条款细致,内容详尽,操作性强,确保档案利用始终依法规范运行。具体如下:

1.利用者身份审查工作规则。参照中国公证协会制订《审查自然人身份的指导意见》的做法,制订档案行业《利用者身份审查规则》②。规定利用者提交的证件种类,证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件的程序,核查利用者提交的身份证件是否真实、有效,与其提交的身份证件是否同一;建立审查证件的工作记录,如接谈笔录,复印或留存的相关证据材料等;无法提交居民身份证时的替代证件种类,如派出所证明、户籍簿,证明格式;委托他人代查代办的委托书规定格式、内容,是否需要留存原件等,特殊情况下的救济措施等。

2.出具档案证明规则。《实施办法》第二十一条和《北京市实施〈档案法〉办法》第二十七条都规定,档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。某档案馆就曾有过一单位在司法诉讼过程中提出要档案馆在其提交法院的材料上盖档案馆证明专用章当证据的荒唐事,后被拒绝。这就要求对档案证明作出行业规范,避免证明被滥用。要规定对涉及工龄、婚姻、房产、学历学籍等身份的各类证明的格式,证明经办人、批准人等人员的权限;证明结果登记内容和方法;档案复制件上应标注的内容:如档号、使用范围,出具证明的时间,档案证明专用章加盖位置,页数,效力等等。

3.无档证明办理规则。近几年来,有关部门在办理婚姻、工龄确认等身份证明事项过程中,要求档案馆为无档者出具婚姻档案无档证明、或某人已查某某类档案证明的情况不断增多。档案行政管理部门应该制定档案行业无档证明的办理规则,就哪类档案经档案保管单位查找后确无档案内容记载的,可以出具无档案的证明,并对该证明的格式、效力等做出规定。

4.利用未开放档案的规定。制定档案馆利用未开放档案的规定,可结合馆藏档案内容的实际情况由档案馆制订。应包括如下内容:未开放档案的定义、档案所属内容,利用者适应对象、档案的范围,查阅利用档案所持证件的种类,查阅特定档案的批准人和批准权限,对被委托人的证明要求,准许查阅内容,摘抄、复印等复制的批准与对外公布的限制,外借对象与范围;对专业专门档案的利用规定;对婚姻、房地产、会计、工商登记、人口普查等档案的管理规定,如《会计档案管理办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等专业档案法规,档案行政管理部门要及时搜集执行中遇到的规定不细致、理解执行易产生歧义等有关问题,及时协调有关部门加以解释,以便于档案利用部门操作。

5.查档接待人员行为规范。档案利用接待是一项实践性、操作性很强的工作。曾有一利用者与律师携录音笔前来档案馆查阅档案,接待过程中接待人员噤若寒蝉,不敢多说一句话,生怕会给单位带来不良后果。接待利用人员仅靠政治素质高、业务熟练、熟悉馆藏,已经远远不能适应未开放档案利用接待工作要求。应制定查档接待人员行为规范,对文明用语、服务忌语做出规定。制订接待回答用语规范,并根据情况变化及时补充修订,提高接待人员应答技巧;接待人员必须具备合理的能力结构,包括语言表达能力、公众交往能力、随机应变能力、适宜的心理素质。档案馆宜挑选开放型、稳重型、兴奋型性格的人员从事接待工作。

6.应对查档利用突发情况应急预案。近几年,醉酒查档闹事后拨打110报警者有之、因不合查档要求被拒绝后吵闹者有之,为避免不良后果的发生,制订应对查档利用过程中突发事件的处置预案,应引起我们的高度重视。要就应急处置流程、应急工作原则、危险性分析、组织机构及职责、指挥机构及职责、现场处置、培训与演练、应急抢救组织纪律和奖惩、事后的总结与评估等内容做出规定。

对策三:梳理特殊档案查阅限制规定

《档案法》第二十一条规定,向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益。据此,档案馆在办理单位和个人移交、捐赠、寄存档案时,应要求其出具书面限制利用意见,形成《档案馆移交、捐赠、寄存档案单位和个人限制利用意见汇集》,并将上述意见汇集在利用场所公示,供利用接待人员掌握,利用者周知,切实维护档案移交、捐赠、寄存单位和个人的合法权益。

对策四:强化查档身份审查追溯管理

档案馆在办理档案证明时,它不仅涉及利用者人身财产权益的保护,也关系到利用者身份审查过错责任的认定问题,更面临对身份确认有误可能引发的诉讼,以及相关的财产经济损失赔偿等风险,且风险系数越来越大。在科技水平日新月异,造假花样翻新、真假难辨的情况下,肉眼识别、“表面审查”已经过时。③在档案接待利用的实践中,应通过制度设计、科技手段保障等措施,提高利用接待人员对利用者身份的识假能力,为社会公众提供更加规范的服务。一是定期对接待人员进行身份识别培训。对档案利用接待人员就居民身份证、护照等证件的特点,机读视读防伪标识的内容、方法等进行定期培训,提高接待人员核查居民身份证和护照等证件的方法和技能。二是采取技术手段进行身份识别。如协调有关部门采取安装识别身份证专业仪器,登陆相关网站核实国家有关部门颁发的律师、记者等人员证件,提高识别身份准确性。三是建立利用者查档追溯档案。目前银行、通讯等单位在办理有关业务时,要求客户提供身份证件原件并留存复印件,已经十分常见。档案馆在利用过程中应在审查身份证件的基础上,留存复印件,与利用登记档案一起归档短期保存,以作为审查证据。应要求当事人在复印件上签注“本身份证件仅限于×年×月×日查档之用”,防止复印件被别有用心之人滥用,引出新的麻烦。只要档案馆依法定程序,采取合理的方式、审慎地履行审查义务且无过失,才有可能在诉讼中免除或减轻档案馆的相应责任。

注释:

①蔡达峰常委代表民进中央:“矛盾凸显期”呼唤通畅的诉求渠道.中国政协,2009(6):13.