整理档案十篇

整理档案篇1

关键词：档案；档案；原则

档案的整理工作的内容主要包括；区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。

档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理学值而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内，档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：

1 档案整理工作的内容

1.1 系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。

1.2 局部调整

已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。

1.3 全过程整理

由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

2 档案整理工作的意义

2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件

档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。

2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节

在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。

档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。

总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。

3 档案整理工作的原则

档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理

档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基础

在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。

我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：

第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。

3.3 保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。

总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

整理档案篇2

[关键词]档案；物质结构；档案整理

很早以前人们就已经意识到档案是一种物质，但是档案结构的概念在本世纪初期才开始出现，所以当前其还要不断的发展和深化，只有这样，才能更好的发挥其自身的作用。档案整理的过程中对档案自身的物质结构有一个比较清晰的认识才能更好的做好这项工作。传统的档案整理工作和现代的档案管理工作存在着一定的共性，同时其也存在着一定的差异，所以在这样的情况下，必须要对二者之间的关系有一个科学的认识。

一、传统和现代档案整理的共性

任何一种物质都有其自身的结构形式，档案也有其结构的特性，在档案整理的过程中，通常可以总结出档案自身的结构特征，掌握了这些特征之后就可以将非档案结构的物质转化成档案结构，因此无论是对传统的纸质档案的整理还是对现代的电子档案整理，都要严格的根据其自身的结构特征对其进行有效的处理。

在对档案物质结构了解的过程中经历了不同的阶段，在不同的时代，人们对档案结构的认识也存在着一定的差异，因为档案整理存在着一定的共性，所以在档案整理工作中就要以不同时代人们的认识作为出发点，对传统的档案整理工作和当今的档案整理工作有一个更加全面和科学的认识，从而能够更好的总结出自档案整理中应该遵循的原则。

二、档案的物质结构和传统档案整理

在对传统档案进行整理的过程中，人们对档案物质结构并没有一个十分清晰的定义，档案是文件的集合，它展现了文件之间在时间层面上的联系。当前我们要将这些不同时期的认识综合在一起，才能顺利的总结出不同时代人们对档案整理工作的认识重点，也有人将其概括成文件集合和文件之间历史联系的结合体。

对于潜意识当中的传统档案物质结构，我们尤其要关注的一点就是在这样的档案形式当中，文件集合是物质形式，但是文件之间的历史联系是非常抽象的，它不是以物质的形式存在的，它只是一种文件之间的信息。所以文件集合是其中唯一的物质，为了使人们对这一点有更加充分的认识，我们也将传统档案时代的档案结构形式称作是档案的单一物质结构。

尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则。但由于传统档案整理要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文件之间历史联系的多维记录。因此，档案学所提出的“必须最大限度地保持文件历史联系”只能被弱化为“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的又一个客观规律。

三、档案的物质结构与现代档案整理

当前人们对档案物质结构的认识在不断的深化和发展，档案双重物质结构认识的形成也就意味着人们在实际的工作中可以更好的认识和发现现代档案整理工作中所固有的一些规律，只有这样，才能更好的帮助中国的档案学者在实际的工作中更好的推动相关工作的开展。

在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质――“历史联系的记录”。通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。

“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。而利用“历史联系的记录”这种物质，来专门记录文件之间的历史联系，就成为现代档案整理的一个必须恪守的法则。

“历史联系的记录”在档案物质结构中的出现，不但能将文件之间的历史联系用物质的形式加以记录和保持，更为重要的，我们能彻底摆脱利用文件集合只能一维地记录和保持文件之间历史联系这一规律，实现过去已经想到的但又总是无法实现的多维记录历史联系的夙愿。能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。

四、结语

在档案整理工作中，一个重要的前提和基础就是要对档案的物质结构有一个更加科学合理的认识，在这样的情况下，我们一定要在实际的工作中对档案自身所具备的物质结构有一个相对科学合理的认识，只有这样，才能采取有效的方法做好档案整理，提升档案工作的质量。

参考文献：

整理档案篇3

关键词：档案 整理 鉴定

档案是十分重要的信息资源，而且是任何资源都不可替代的，是不可再生的，也是一个社会进步发展的原动力和精神原材料。只有抓好档案的整理和档案的鉴定工作，才能充分发挥档案这种特殊的知识产品服务经济建设，服务政务建设，服务文化建设，服务社会建设。

1.抓好档案整理基础，是提高档案质量和效率的关键

档案的整理工作，包括机关文件的平时归卷与调整，文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。在一般情况下，上述工作主要由机关文件处理部门与档案室共同完成，其大部分工作由文件处理部门或有关业务部门来完成，作为综合性的档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作，有时档案室也接收和征集到一些比较零散的文件，这就需要开展全过程的整理工作。

档案的整理，是档案管理工作中的一个相对独立的工作环节。有些档案来源复杂，形式多样，往往是零散杂乱，规格不一，并且常常因材料的增减要进行重新整理。保存档案的目的就是要充分利用档案，向社会提供档案的利用价值。因此，它的整理就要求达到完整系统，编排有序，查找起来方便快捷的这样一个实际效果。如果档案不经过整理，档案就显的杂乱无章，没有连续性，缺乏档案的价值，档案保管部门无法进行有效的保管，更无法进行有效利用，通过档案的整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用，档案通过系统整理，才能便于档案管理部门的有效管理和提供社会服务，发挥档案服务的功能作用。

2.注重档案整理的系统性、完整性、是发挥档案资源利用的保证

档案收集工作的质量高低直接影响档案馆和档案室各项业务工作的水平。整理档案的过程也就是鉴选档案的过程，只有把有保存价值的档案集中在档案馆和档案室，就能为开发利用档案信息资源奠定一个良好的基础，档案质量高，材料收集齐全，才能丰富档案资源，提高档案工作的质量，更好地为社会经济提供优质服务。在做好档案整理工作的同时，档案的正确分类管理是资源利用高低的体现，档案的分类要根据档案的数量、内容、分类层次，实际工作的需要，档案管理的原基础等情况进行具体的比较，综合分析，客观公正的选择符合实际情况的最佳分类标准。档案整理工作的第一个步骤就是区分全宗，这也是档案整理工作中的重要内容，由于全宗是档案管理的核心单位，所以区分全宗就成为档案整理乃至整个档案管理工作的首要任务。全宗是档案的基本组成单位，具有整体性。如：中国铁建的档案，通常应划分为一个全宗。中铁二十一局的档案可单独构成全宗。中铁二十一局一公司的档案各为一个全宗。判断档案的所属全宗，就是确定某一件或某一些档案文件“归属”的问题。也就是说这一份档案应该放在那个地方合适，只有正确地对档案进行分类管理，才能实现档案管理的规范化，避免档案因分类不当，全宗混杂的问题。在通常情况下，一个机关形成的档案本来就按全宗分得清楚，不存在判定档案所属全宗问题。但是由于种种原因，会出现一些不同全宗档案互相混杂的情况，一是档案在形成过程中可能出现全宗混杂情况；二是机关或人事变动，造成不同全宗档案互相混杂；三是某些历史档案，由于多次转移，分散或多次整理，在整理中又由于整理人员不懂全宗的概念或工作不够细心，把不同全宗混在一起进行整理，造成全宗混乱。因此，档案整理工作人员要学习和掌握判定档案所属全宗的知识，研究这方面问题，正确地判定档案的所属全宗，解决档案“归属”问题。

如何正确地判定档案的所属全宗，根据我所学习掌握的知识，结合自己平时的工作，一般要掌握三个方面，就能够基本解决档案所属全宗的“归属”问题。(1)从文件、发文和收文等方面着手，查形成者，立档单位的内部文件及发文的存本和原稿之上均有本单位的名称，只要明确了这两种类型文件的作者，就可判定所属的全宗也就是它们的作者是档案的形成者。(2)在特殊情况下，如文件上没有标明作者或其受理者的名称，则应对原有文件内容和形式特征，进行细致的分析和考证。如文件上保留的各种原始标记，包括有关人员的签字和标准，归档章和其日期等，均可作为判定档案所属全宗的依据。(3)由几个立档单位共同办理的文件，判定这类文件的归属，主要看其最后的承办单位，一般应将其归人最后的承办机关单位的档案全宗。总之，在判断档案文件的所属全宗，一定要认真细致，不可粗心。

3.强化业务学习是档案鉴定工作的前提

社会的不断发展，促进了档案数量的增长。一个单位、部门、企业要进行正常的工作、生产等等活动，这一切都会形成大量的文件档案。它们的发展每时每刻都在产生或形成档案，单位、部门、企业的扩大，人员的增加、设备的更新换代、职能的扩大都在形成大量的档案，档案的剧增给档案鉴定工作提出了新要求，一部分档案将成永久保管，一部分没有可存价值的，这就要求档案工作人员要根据档案有关规定，进行全面地鉴定，档案鉴定的正确与否，关系至关重要，档案工作者要不断强化业务学习，掌握有关知识政策，不断提高鉴别能力，使真正有价值的东西成为档案，为经济社会发展提供服务，对于无价值的档案进行及时销毁，以便减轻档案馆(室)库存压力。

4.逐步实现档案鉴定理论与实践的统一，是档案工作良性循环的途径

档案鉴定是档案管理的一个关键环节，它关系到档案的销毁馆藏的优化以及档案质量与档案效益的发挥。档案鉴定包括鉴定档案保存价值，鉴定档案的真伪。在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作属于档案的保存价值，也就是对档案保存价值的大小进行鉴定，来确定档案的存放时间，一般来说，大部分档案保存部门都注重档案的“存”而对于“毁”往往是不为的，这就有一个鉴定档案的关键。档案保存价值鉴定工作难度较大，人们一般不便轻易销毁，这样长期以来就会形成大部分无用档长期存在，如果对档案的价值判断不准确，轻视档案的存在，错误的销毁了有用之档，将难以挽救，因此，档案销毁是一个薄弱坏节，开展这项工作要慎重而认真。

随着社会的发展和进步，档案这一特殊的资源所起的作用越显重要，档案质量的高低如何来衡量，这就要求我们对档案的价值予以定期鉴定，只有通过鉴定工作才能不断提高档案的质量。在现实工作中许多档案工作人员没有经过严格的业务培训，缺乏系统的业务知识，对于档案鉴定工作更觉得吃不准，根据多年来自己基层工作的实践，我认为从目前基层档案馆(室)藏的情况看， 80年代以前各种档案程度不同的存在着保管期限错定，案卷标题拟写不规范，不严密，组卷标准不清，卷内纸张质量低劣，书写潦草，欠规范；二是一部分档案已超过了保存期限，而仍然处于保存阶段，这也有当时判定不准原因；三是基层立档单位大多数没有把档案鉴定工作列入档案工作的内容，只建只存，很少对档案作出正确地鉴定。

整理档案篇4

1 现阶段档案相关工作分析

1.1 档案管理工作存在不足

在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。

1.2 档案归纳整理工作存在的不足

在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。

1.3 档案分类工作存在的不足

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

2 档案管理工作的相关技巧

2.1 档案管理的相关技巧

档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

整理档案篇5

一、领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设及档案信息系统的安全管理，规范操作。

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我办十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，在今年保持共产党员先进性教育活动开始后，更加加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。

随着电子文件档案管理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，在今年年初为单位档案管理专门配备了计算机一台，并按要求在3月初向州档案馆联系购买了《南天档案计算机管理信息系统》软件一套，落实专人负责。做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了我办档案信息的安全管理。

二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。

为了搞好档案安全管理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和供水、供电线路的监管纳入州公务中心消防系统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患；由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。

三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。

继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我办的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作；另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，我单位每年都订阅相关的档案刊物，积极参加档案专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，()做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用,保证为志办各项工作提供优良的服务；严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》及《赔偿制度》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。

整理档案篇6

关键词：城市；管理档案；归档整理

1城市管理档案的意义

1.1提供执法依据。经济社会的快速发展和城市化水平的提高，人们的思想观念和法律认知度也发生了巨大变化。民众的法律认同和自卫能力不断提高，而城市管理档案准确记录城市发展的片段，是后期案件测试过程中最重要的证据。城市管理档案越来越受到城市管理人员的重视，重要的政府部门也开展了城市管理档案的管理工作。应当把它作为一项紧迫的任务，做好宣传工作，确保在时间和经验上充分投入和管理，侧重于人力和组织调整。在财政资源方面，还需要增加投资，从而促进有效的档案管理发展。由于档案管理的工作内容复杂，工作范围相对广泛。相关政府部门应提供强有力的技术援助，并促进对城市管理档案的政策，资金和技术的管理。1.2规划城市发展方向。城市管理档案是衡量城市管理和文明程度的重要指标。这是该城市历史新闻最原始的保存，这是过去经历中最完整的体现。不仅记录了城市规划的策略和方向，还全面记录了城市规划的成果和问题。虽然这在各行各业取得了良好的效果，但物质文明只是城市文明的基础，也是对城市管理不当的反馈。城市规划和建设可以利用以往城市规划和建设的成功经验，避免重复性错误，从而最大限度地提高城市规划和建设的准确性。可以说城市管理档案是城市工作的负面影片。面对城市规模从小到大的变化，它也反映了城市现代化和科学水平的不断提高。从历史的角度来看，档案管理见证了整个城市的成长路径。城市需要支持各种经验和数据，城市管理档案起到为科学决策提供实践结果的作用。

2城市管理档案存在问题

2.1缺乏完整的管理制度。城市管理档案对每一个发展中的城市都是必要的，城市档案的归纳能够更好地总结和反思城市发展中的错误行为。但领导者对城市管理档案管理的概念更为偏执，认为它只记录了城市发展的历史，对这个城市的未来发展没有实质意义。这无意中阻碍了城市管理档案的发展。在一些城市，档案馆藏管理机制不健全。新收集的城市信息没有科学合理的分类，城市管理档案管理工作流程也很麻烦。文件收集和管理没有长期机制，在管理文件的过程中，没有统一的规则和规定。与城市管理档案相关的许多单位只能根据自己的评估收集和分类各种信息，缺少相关没有法律法规，造成档案的不足和不完整。2.2缺少全部的归档信息。信息收集是档案管理的重要组成部分，与档案管理水平有着正比的关系。档案馆藏是档案工作的关键，档案馆藏收集不及时，会极大影响档案馆藏的质量。如果文件信息收集过程较长，文件管理工作的及时性将会降低，文件信息的不完整收集会增加文件管理错误的可能性，从而降低城市管理文件管理的水平和效率。城市管理档案资源缺乏与就业需求之间的差距逐渐显现，影响了城市档案管理的使用，也影响着城市管理的发展。此文件不完整且具有单一结构，主要基于纸质文档，电子文件数量不足。执法服务文件不完整。当时没有提交一些执法机构的档案。调查人员不及时组织和审查程序。特别是员工轮换情况下，许多档案材料丢失，影响执法的程序和进度。2.3缺乏专业的人才队伍。文件管理没有专业人才在招聘员工的过程中，没有高标准和严格的要求，过分关注相应人员的综合素质，降低了候选人档案管理专业知识的能力。它只是社会中的一种简单的社交摄取，并没有注意文件管理所需的专业素质。因此，一些城市档案管理的管理人员不是档案管理的大学毕业生，甚至是与档案管理专业无关的大学毕业生。招聘员工后，不进行专业培训，员工专业技能不能立即得到纠正。缺乏投入不掌握文件管理的基本技能，缺乏文件管理的实践经验，减少文件管理专业人员的管理体验。要在城市管理档案管理中广泛使用知识和技术，以及提高城市管理档案的管理水平。

3城市管理档案有效措施

3.1建设严格的管理制度。市政府官方文件管理部门需要加大公共文件法的实际宣传力度，同时加强执法过程，及时处理违法违纪行为。创新档案管理人才招聘系统，招聘具有档案管理实践经验的人员，完善档案管理人员评估和晋升机制。相关部门领导和工作人员需要熟悉相关立法。在开展工作的过程中找出立法缺陷，规范更详细的文件，以更好地配合当前城市的快速发展。我们在法规的系统工作中做得很好，依法做文件管理工作，确保文件管理得到妥善组织。文件管理必须遵守保密制度，一旦发生暴力行为必须严格惩罚。3.2档案信息自动化。通过办公和网络自动化开发，文件管理必须耗时，并利用信息技术促进档案工作的现代化。快速更换损坏的文件管理基础架构，开发新的文件管理系统，优化文件管理工作流程。为促进数字档案的发展，有必要充分利用所有有利条件。改进维护和更新现有软件，确保系统的合理运行，为档案管理部门提供良好的工作条件。加强和丰富现有信息库，数据库需要及时更新，并在推动文件管理和开发的过程中共享信息。通过城市档案信息的建设，促进在线办公，节约大量人力资源，缩短工作时间，实现资源共享。3.3招纳专业的管理人才。通过管理文件意识的呈现，人们对管理文件管理的理解得到了提高，正确理解了城市管理文件管理对城市未来发展的积极意义。建立档案管理等方面的定期培训，建立与城市管理档案管理相关的长期培训机制，提高档案管理人员的岗位管理水平和工作效率。结束语城市管理档案是领导者必须要重视且监督的，领导者可以从历史的城市档案中发现并改正当前政策存在的不足和缺陷，推动城市向现代化、公正化方向迈进。城市档案管理并不是一个轻松容易的工作，这要求领导者在选用人才时注意他的专业素养和细心程度。不能缺漏任何一份管理文件，也不能伪造任何一份管理文件，否则会对城市的造成深远持久的影响。

参考文献

整理档案篇7

在每年的卷宗归档过程中都会出现许多不符合整理规定而被要求重新整理的事情发生，造成了人力物力上的极大浪费。为使案卷归档工作顺利有序的开展，降低不合格卷宗整理归档率，提升案卷归档一次通过率，按照院领导的要求举办这次档案业务培训。目的就是为了提高卷宗质量。下面先讲一下验卷过程中经常出现的问题：

1、档案中经常存留订书钉、曲别针、大头钉等金属物，这些金属物时间一长就会生锈，腐蚀纸张，影响档案的寿命。

2、书写不工整、不全面。填写经常缺项，如原审法院漏写，或归档日期提前填写等。

3、纸张大小不齐，没有折叠或裱糊，或者是折叠不规范。

4、诉讼案卷卷内目录页码填写不规范、封条粘贴不牢固、判决书没盖章等。

针对以上问题，下面把案卷整理从头到尾讲一遍，有什么问题可以当场交流。

一、诉讼文书材料的收集

1、材料必须收集齐全，若不完整的，应及时补齐或补救，并去掉与本案无关的材料，再行排列整理。

2、入卷的诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导人指示的材料除外），重份的材料一律剔除。

二、诉讼文书材料的排列

诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。（排列顺序详见《诉讼文书归档办法》）

三、诉讼文书材料的立卷编目

1、诉讼文书材料经过系统排列后，要逐页编号。页号须用自动号码机机打，不能手写。页号一律用三位阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角，背面的左上角。如果页码有变，则只需划掉错号即可。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。

2、卷宗封面的填写。诉讼性质及审级应填写规范，尤其是“卷宗”前的审级必须写清楚；“诉讼双方的称谓和姓名”经常出现双方上诉填写错误的问题，在第一行第一格填写双方上诉人，第一行第二格写双方的名称即可；结案日期填写判决书等法律文书上的日期；原审法院漏填的比较多，不仅移送的法院名称要填，中院一审的也要填“唐山市中级人民法院”；一审结果、二审结果、复核再审结果，填错漏填的情况也不少，要分别按法律文书上的结果或结案方式填写；归档日期不要提前填写，在向档案室移交案卷时由档案室人员填；保管期限一定要填，按保管期限表划分保管期限（永久、长期、短期），盖上印章。

3、卷内目录应按诉讼文书材料排列顺序逐件填写。一份诉讼文书材料编一个顺序号，填写顺序号和页号字迹要工整、规范、清晰，最好是打印版，除卷宗材料最后一份文书材料编写起、止页码外，其余的只填起号。一案多卷的，各卷页号均从卷内材料首页起编页码至卷末，卷与卷之间的页号不连接。

4、备考表的填写。立卷人由书记员填写、检查人由审判长填写，验收人由档案员填写。如有需要说明的问题可在空白处填写。

四、卷宗装订

1、卷宗装订前，要对诉讼文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制。订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折叠，过小的要裱糊。加边、加衬、折叠均以A4办公纸为准。对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。文书材料上的金属物必须剔除干净。

2、每卷的厚度以不超过15毫米为宜。材料过多的，应按顺序分册装订，两册以上的应在卷宗封面左下角标注第几册共几册，如2-5，指一共5册，本卷是第2册。卷宗必须地脚和翻口取齐，用线绳三孔一线装订。

整理档案篇8

关键词：国土资源；专业档案；整理归档

中图分类号：P285文献标识码： A

一、立卷规则

国土资源专业档案一般以案卷级进行分类整理及归档。立卷时，遵循以下原则：

1．遵循国土资源管理工作中文件材料的形成规律，保持其内在联系和完整性，便于档案的保管和利用。

2．案卷通过业务办理自然形成，整理归档时一般按项目、单位或宗地立卷。农村个人建房用地以乡、镇、办事处或村小组为单位立卷；农村地籍档案按乡、镇、办事处以户为单位立卷。3．同一项目、单位或宗地，若其分别办理不同业务，且办理过程中资料没有延续使用，则按业务类型分别立卷，无需合并。著录时，保持项目、单位或宗地名称的统一，以便查询利用。4．同一项目、单位或宗地案卷内的资料，不得按文件类型单独立卷。如土地登记案卷，不得将审批表、出让合同、地籍调查表等资料分开后单独立卷。

二、工作流程

国土资源专业档案整理归档工作按顺序一般划分为档案接收、鉴定、整理、装盒、入库等五个步骤，其流程如图1所示：

三、移交和接收

专业档案的交接应在该项目或宗地业务办理结束后进行。移交方所移交的档案应为办结案卷，并确保该案卷资料的完整和准确。属于宗地分割等产生共用资料的案卷，需待相关宗地案卷办理完毕后一同移交，以保证归档案卷的完整。移交人应根据所交资料提前编制移交目录。移交目录中应包含所交资料的基本要素信息。

交接时，按不同业务类型分别进行，双方对照移交目录认真核对文件资料，发现登记错误或遗漏的文件资料，应重新编制移交目录，核对无误后，履行签字手续。文件材料应单独移交，并由持保密工作上岗证的人员接收。

四、鉴定

(一)归档鉴定即鉴定所接收的档案是否符合归档要求。鉴定时，存在下列情形之一的，不予归档：

1．该案卷业务未办理完毕的。这里的业务办理指独立审批、办理的单项业务，如规划预审、土地使用权初始登记等；

2．资料不齐全的。即缺少该类案卷应包含的必要资料。如土地登记案卷缺少登记审批表、规划预审案卷无预审意见书，并且无任何有效说明文件等情况。

3．无保存价值的文档资料；

4．重复的文档资料。经鉴定属上述第1、2种情形的，清退回移交单位，待业务办理完毕或补齐资料后再行移交归档；属上述第3、4种情形的，由档案部门鉴定后销毁或作为一般资料留存。

(二)密级鉴定根据文件材料标注的密级，案卷项目或图件资料的内容、性质确定密级。方法如下：

1．国家规定或保密局备案的项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密；

2．案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为案卷，标注的密级即为案卷密级。3．案卷中有文件，且未到解密期限的，该案卷为案卷，文件的密级即为案卷密级。如案卷中有多份文件，则案卷密级从其高者；

4．案卷中虽有资料，但归档时已解密的，不作为案卷；

5、经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为文件；

(三)分类鉴定

分类鉴定是专业档案整理、归档最为关键和重要的环节。关系到案卷保管期限鉴定、编页及档案著录信息填写等工作的正确与否。档案分类鉴定时，应严格按照国土资源部及本单位《档案分类方案》进行划分，并遵循以下原则：

1．各分类中第一项综合类资料按文书档案处理。

2．确定分类时，应归到分类方案的最低一级类目内。如以挂牌方式出让办理供地手续的案卷，其分类应鉴定为E63(挂牌出让)，而不是E6(土地使用权有偿使用审批)或E(建设用地类)。3．多项业务合并组卷的案卷(即一卷通)确定分类时，以最终的业务类别确定分类。如以挂牌方式出让的国有土地，在办理完供地手续后，其资料继续交由地籍部门办理土地登记手续，办结后整理归档时，其分类应定为C42(国有土地使用权登记)，而不是E63(挂牌出让)。

(四)保管期限鉴定

具体的方法如下：

1.对于公开后将给国土资源档案管理工作带来负面影响，但是不属于国家机密的案卷，一般定为工作秘密级：经鉴定属案卷的，交由持保密工作上岗证的人员进行整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件相同。

2.如果案卷中有的文件，但是没有到解密期限，该案卷为案卷，文件的密级即为案卷密级。如案卷中有多份文件，则案卷密级从其高者；

3.经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为文件；

4.案卷中虽有资料，但归档时已解密的，不作为案卷；

5.国家规定或保密局备案的项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密；

6.案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为案卷，标注的密级即为案卷密级。

五、整理

(一)修整

首先要去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等，对案卷资料进行逐一清理，并对字迹模糊或易褪变的文件进行修复或复制。整理报纸时，保留所需内容当前版面的完整，其余版面可清除。折叠时将所需内容至于正面，并保留当前版面上方的报纸名称和日期。

(二)排序

上面工作做完之后就要对案卷进行排序了。排序时，按照本单位制定的卷内文件排序标准进行。保持单份文本材料的独立性。如《土地估价报告》，不得将报告内文件和图纸分开存放，应作为单份资料排列于合适位置。有两份或多份完全相同的文件资料时，保留(原件)一份，其余销毁。

(三)编页

如何进行编页呢，应该按照整理好的顺序，以阿拉伯数字从“1”开始顺序编写页码。页码编写于文件上方远离装订线的一侧。页码可使用打码器打印或手工填写，手工填写时应使用碳素笔或碳素墨水。编页时，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。卷内文件目录和卷内备考表不编写页码。

(四)编目

编目就是编制文件目录。案卷内的目录放在案卷资料的最前面，现在普遍采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)幅面纸张单面打印或填写，格式需保持固定、统一。其主要内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。

(五)编号

所谓的编号就是编制档案的号码。具体来说，国土资源的档案号一般按照 “全宗号．目录号．案卷号”的原则编制。其中，连接全宗号、目录号、案卷号的是减号“．”(半角)。全宗号即立档单位的全宗代码。

(六)装订

在进行装订时，一般以“卷”为单位来装订。各类材料排列的前后顺序为：案卷封皮一卷内文件目录．文件资料．卷内备考表一案卷封底。案卷封底使用与封皮相同材质的空白页。

一般情况下，使用“三孔一线”进行线装。较薄的案卷可使用不锈钢钉装订，资料较厚、不利于装盒及阅读的，应分成几卷装订。

七、入库

装订完成以后，接着就是进行入库上架。这一工作一般由库房管理员负责。首次入库的档案进库前，必须由库房管理员进行入库登记，否则入库后即会造成档案遗失。

八、档案修改及补件

一般情况下，档案入库后就不允许再修改，但是如果因为工作需要确实需要修改或者补充内容，则按照如下执行：

1．首先提交修改档案资料的函(情况说明)及具体资料，这需要档案的形成单位进行提交。在函(情况说明)中，应明确档案名称，说明修改或补充的原因及具体内容。

2．需要修改材料核实后，由档案工作人员负责修改，不得交由补件人员进行。

3．修改或补件时，将修改或补件的函(情况说明)及补件资料按照归档排序原则置于案卷资料最后一页(即卷内备考表前)，并按照要求整理及续编页码。

4．档案修改或补件时，不得对原始档案进行涂改，也无需对错误的资料进行替换和销毁，应保证原档案资料的完整。

5．修改或补件完成后，在卷内备考表内注明修改情况(如时间、内容等)，补录卷内文件目录

及其他信息，并重新装订。

九、结语

在社会经济发展的过程中，国土资源档案的管理越来越专业，国土资源档案是土地与矿产资源管理、利用的历史记录和重要依据。所以我们应该高度重视国土资源专业档案管理，并且不断加以完善。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲．档案学概论D4北京：中国人民大学出版社，2006．

[2]曲敏,高华.浅析基层国土资源档案管理[J].合作经济与科技,2011;16

整理档案篇9

【关键词】高校；档案资源；“大档案”；管理对策

社会的不断发展以及科学技术的不断进步，势必会造成信息传播以及信息资源的速度有所加快。在这样的背景之下，高校的信息资源整合现象越来越明显。档案资源作为高校非常重要的资源之一，其本身对高校的教学质量以及学校的整体发展产生了非常大的形象。如何针对高校档案资源进行整合，实现科学有效管理，将成为高校档案管理工作者的工作重点。同时，档案资源管理水平也将直接影响高校的管理制度改革，对高校的发展产生深远影响。

一、当前高校档案管理存在的问题分析

首先，当前我国高校档案管理制度比较落后，并不符合未来高校的发展要求。比如许多高校新增加了许多档案资源，其中包括电子档案等，都没有列入到高校的档案管理范围当中。只是分散的散落在个别的职能部门，所以许多时候档案会存在严重分散现象。甚至无法为相关的人员使用提供便利，造成档案的大肆浪费。

其次，高校所进行的档案管理内容范围过于狭窄，只是涉及到学生的基础信息、入校登记以及体检信息、成绩信息这类基础资料。其他的综合性档案内容以及学生的动态资料，这会造成档案内容缺失，不能起到很好的档案管理效果。

再次，高校的档案管理部门现存结构存在严重的不合理现象。许多高校虽然已经开始意识到大档案管理的模式，可是并没有真正将档案管理工作归纳到行政管理过程当中。故而，档案管理部门并不能够真正享受行政管理的权力，同时也无法尽相应的义务。

最后，则体现为高校的档案管理部门并没有适应大档案管理制度实行之后，档案管理业务增加的趋势。高校由于没有合理分配档案，使得管理者在进行档案管理的时候，往往会出现比较混乱的局面，造成档案管理水平偏低。

二、未来整合高校档案资源且实行“大档案”管理模式的对策

（一）提升档案管理的效益

在大档案管理的大背景之下，高校的档案资源整合与管理必须要不断改进。通过提升档案管理水平，可以有效提升档案管理效益。作为高校的相关负责人，应该充分意识到档案资源本身所具有的效益，并且将其应用在档案管理过程当中。一方面可以有效整合本学校的档案资源，另一方面也可以将档案资源的效益充分发挥出来，帮助相关的领导人员进行决策，为高校进行长远战略制定提供有效依据。比如高校的档案管理可以借助于网站平台，通过网站建设或者间接建立起与某些网站之间的联系，可以使得档案用户针对档案进行及时的查询。同时还可以有效建立起档案信息共享平台，有利于整个高校对档案信息的管理和提取。

（二）对高校档案资源进行合理集中和统一分配

大档案管理要求高校将所有的档案进行科学规划和整理。通过将学校的档案资源库档案进行丰富，可以有效实现资源的共享。并且，还可以将高校的许多实体资源与信息实现全面融合。这样，许多资料都可以在档案管理的过程中被科学记录，信息资源也可以通过档案的管理，录入到网络平台当中。高校在对学生信息进行统计或者进行某一决策的时候，可以轻松对信息进行查询。满足高校对档案信息的应用要求。

（三）提升相关人员及其校内所有人员对“大档案”管理的认识

在高校进行大档案管理的过程当中，不仅需要相关的档案管理人员意识到大档案管理的优势，同时更需要全校内部所有的人员针对大档案管理进行全面认识。通过支持大档案管理，使得高校档案管理工作可以进行革新。比如高校可以通过宣传栏或者横幅等形式，针对大档案管理制度进行选换。还可以举办“大档案管理制度介绍会”，让全校师生针对大档案管理有更为直观和全面的认识。这样一方面吸引了全校师生的注意，另一方面也真正加强了高校的档案管理能力，为高校的不断进步与发展提供帮助。

（四）注重对档案管理者专业素质的提升

在进行大档案管理的过程当中，应该格外重视高校内部档案管理者专业素质的提升。加快培训速度的方式o疑是比较有效的一种方法。通过对档案信息资源的提取和开发，可以有效将专业人才聚集起来，组织开展培训。尤其在近些年来，我国的社会发展速度不断加快，社会科技水平不断提升，电子化以及网络化发展使得高校的档案管理工作更为科学。所以档案管理人员应该对基础的信息搜索以及信息检索方式进行了解，逐步将自身打造成为复合型、专业性人才。高校可以通过给予档案管理人员晋升的机会和权力，这样可以有效调动其工作的积极性，为后续高校制定科学的档案管理计划奠定基础和保障。

结束语：

在高校实行大档案管理制度，有利于高校将原有的档案资源进行丰富。同时也可以有效对档案管理方式进行革新。一方面可以使得高校的档案管理更为科学有效，另一方面也可以在高校利用档案资料进行决策的时候，真正起到有效的依据作用。所以，从长远角度分析，整合高校的档案资源，对其实行大档案管理，确实有利于提升高校的整体档案管理水平，对于促进高校的优质化、长远化发展，具有重要价值。

参考文献：

[1]徐欣. 整合高校档案资源 实行“大档案”管理研究[J]. 档案学研究，2008，05：28-31.

[2]郭怀珍. “大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J]. 兰台世界，2013，14：42-43.

[3]柯友良. 教育信息化环境下高校档案资源的整合与共享[J]. 中国教育技术装备，2009，18：15-16.

整理档案篇10

【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用

改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。

一、电子档案与纸质档案的优缺点

（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。

在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。

总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。

（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。

二、电子档案与纸质档案的整合与利用

（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将长期共存共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。

（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。 只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。

电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。

三、结束语

在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。

【参考文献】

[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009（29）：12-13.