档案整理与信息化管理问题及解决办法

摘要：信息技术对各个行业的信息化发展都有着很大的支持，人们在日常工作与生活中也离不开信息技术。本文对档案信息化管理中存在的一些问题和处理措施进行探讨。

关键词：档案管理；信息化管理；问题；措施

信息化管理工作是每个单位都需要重视的工作。在档案管理工作中，档案管理服务的效率对企业的发展和运营有很大的影响，因此目前企业和单位都会重视档案管理工作，通过利用信息化手段来提升档案管理水平。不过，在实际工作中，档案信息化管理也存在一些问题，快速的信息化发展也会带来一些弊端，档案管理相关的内容被忽视，这就是时代与技术发展时产生的矛盾。只有不断地对档案管理技术进行探索，把握技术发展中的重要性，改变过往一些陈旧思想，才能真正把信息化档案管理工作发展升级。

一、信息化发展对档案管理带来的影响

信息化的发展越来越快、越来越全面，带来的是我国各个行业的全面发展，导致档案信息量的加速增加，传统的档案管理方式已经不能满足目前社会的发展需求。因此，随着时代的发展，档案信息也需要跟随社会发展的步伐快速发展，信息化管理是首要面临的模式，这是数字化技术和信息化技术结合产生的新产物。在实际管理过程中，信息化引入到档案管理中已经取得了较大的成功。但是，传统方式和信息化相结合的管理模式还存在很多问题。

二、档案信息化管理中存在的问题

（一）信息化技术发展快

使用信息化技术进行档案管理时，档案基本上都是以电子文件模式进行保存，这种电子档案自身就具备很强的可复制性和易修改性，因此在电子档案保管时，需要进行安全管理防护，保证档案信息的安全，有效制止不法人员对档案信息的保存和传递进行攻击，影响档案信息化管理的效果。档案信息在保存过程中有一定的周期性，对计算机和载体的使用期限都有严格的要求，对计算机和载体保存档案的系统平台也要求统一性，信息加密技术满足了一切要求标准，让档案信息化管理工作安全有效落实。当有些技术受到了限制，档案信息化管理工作自然也会受到影响，无法达到最满意、最理想的管理效果。

（二）不安全因素较多

过去的档案管理方式的核心在于能够快速找到企业所需信息，并且保证档案信息的安全。但是随着时代的变迁，档案管理系统也在不断地变化和发展，档案信息系统和其他系统应用的结合是现在的普遍现象，比如档案信息一体化。在目前这个大环境下，管理思维需要创新，并且要减少各方之间的矛盾。但是现在档案信息化管理处理此问题依旧有很多不足之处。而且计算机网络系统本身就有着很多安全隐患问题，软件和硬件都很容易遭到不法人员的攻击，在这种情况下，档案数据的安全受到严重威胁。

（三）档案管理人员的网络管理意识和安全意识薄弱

计算机的快速发展以及信息技术水平的不断提高，让我国已经进入了一个网络时代，各个行业都需要网络的辅助稳定发展，因此，企业需要档案信息化管理，并需要信息技术的支持。但是，目前我们在档案管理过程中还是会受到传统思想观念的束缚，档案管理人员在刚接触信息化管理时不能熟练操作，需要逐步进行培训，而且也意识不到信息化管理将给我们带来什么样的变化，在管理上和安全保障上的意识比较薄弱。基于这些原因，在档案信息化管理的工作进行中，无法快速大幅度展开，存在着一定制约。

三、档案信息化管理现存问题的解决办法

（一）信息化技术的有效完善

顺利落实档案信息化管理工作的前提是得到信息技术的大力支持，专业技术的引导是不可或缺的部分。因此，信息化管理中的技术完善是必须重视的问题。档案信息化管理人员在思想意识上也需要强化，并且配备专业的硬件和安全设备，防止电磁干扰，从源头上减少档案管理人员的损坏率。在符合档案管理的要求下，完善档案信息化管理软件，对档案管理人员定期培训。档案管理软件的更新和定期维护，会使系统本身的价值发挥到最大化。因此，学习维护技术，让档案信息的录入得到有效保护。

（二）科学处理安全问题

网络安全问题是整个信息化时代带来的问题。为了保证档案信息的安全，在档案管理过程中需要增强安全意识，加强网络安全技术研发的工作，合理采取对策来保证档案信息的安全。要科学制定电子文件安全体系，加强电子档案的管理和追踪，防止重要的信息泄露。科学分配电子管理信息的操作系统，并且合理地设计工作模式，提高档案认定标准，保证整个管理过程的安全。

（三）增强网络管理意识和安全意识

要改变以往的档案管理模式，从思想上转变是第一步。不仅仅是转变管理人员的思想，还要提升网络信息管理的意识，保证档案信息化管理工作安全有效开展下去。不断加强内部人员培训和宣传工作，让管理人员意识到档案信息化管理的价值，增强管理层的重视，支持并引导档案信息化建设，让档案信息化管理工作有规划、有组织地落实，提高档案信息化管理的水准。

参考文献：

[1]韩颖.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].卷宗，2019（36）：111.

[2]符家乐.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[J].科学与财富，2020（01）：26.

[3]马磊.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[J].消费导刊，2019（46）：130.

作者：万纤 单位：深圳市深福保（集团）有限公司