档案数字化工作要求十篇

档案数字化工作要求篇1

关键词：城市规划档案；数字化；管理

城市规划档案的数量相对比较大，同时在管理的过程中也存在着很多的难题，检索需求也相对比较大，在现代城市规划档案管理的过程中，一定要积极的去利用数字化档案管理技术的合理应用，采用数字化档案管理在技术上的优势，从而更好的提升管理的质量，满足更高层次的要求。

1 数字化档案管理技术应用分析

数字花档案管理通常就是将纸质的文件用扫描或者是录入的方式直接将相关的内容存储到计算机数据库系统当中。数字化档案管理技术在应用的过程中，档案信息检索和备份十分的便捷，同时，它也减少了对空间的占用，提高了空间的利用效率。对我国城市建设过程中城市规划档案管理的要求一定要有所了解，在当今的城市规划当中，应该积极的引进数字化的档案管理技术，同时还要采取有效的措施加强对人才的培养，这样才能更好的满足现代的城市规划档案管理的基本要求。同时还要在工作中建设一个数字信息化水平相对比较高的管理中心，针对数字化档案管理工作的具体要求对系统中的硬件和软件设施进行适当的调整，这样才能更好的确保管理目标的实现。

2 城市规划档案数字化管理的分析

2.1 注重硬件设施的选型与配置，满足城市规划档案数字化管理需求

城市规划档案在应用的过程中，其数量非常大，同时检索的要求也比较严格，所以就必须要有先进稳定的硬件设施作为支撑，计算机硬件方面要不断的提高配置，这样才能更好的保证计算机处理数据的速度和能力，满足城市规划档案的要求，所以在数字化建设额过程中，一定要充分的考虑到档案数据处理的具体要求，同时还要选择恰当的硬件设施。防止硬件设施自身能力不足而产生的负面影响。在重视硬件设施选择的同时，还应该加强备份工作的数字化建设，只有这样，才能更好的提升档案内容的可靠性和安全性。

2.2 科学选择数字化档案管理软件系统

为了更好的实现城市规划档案管理的基本要求，城市规划档案数字化当中一定要科学的选择管理软件，充分的考虑到城市规划档案管理工作的实际情况，在图纸数据的检索和应用方面，数字化管理当中一定要对软件进行严格的测评，同时还要以此为基础做好后续的工作，只有这样，才能保证科学目标的确立和实现。在选择和测试软件的时候，一定要选择合适的方法，此外还要保证软件自身的安全性和稳定性，只有这样才能更好的保证系统的积极作用得以充分的体现。

2.3 建立城市规划档案数字化管理体系，保障管理目标的实现

为了更好的保证城市规划档案管理的质量和水平，在城市规划档案数字化管理中，一定要创建一个完备的工作机制。对于数字化档案管理工作的需求和数传统工作的差异，去建立和完善一个比较科学的档案管理体制，在工作中还应该以数字化档案工作的基本要求为前提，保证城市规划档案工作的顺利进行。此外，还要建立一个细致的管理体制，按照工作的实际需要去设置工作岗位，明确不同岗位人员应该承担的职责，只有这样，才能更好的保证城市规划档案数字化管理工作的正常进行。

2.4 引入绩效考核机制，保障城市规划档案数字化管理质量

在现代城市规划档案数字化管理需求的层面上来说，城市规划管理部门应该在工作中积极的引入绩效考核机制，这种机制的应用可以对城市规划档案管理部门的工作质量和工作水平进行考察和评价，再以考核的结果为基础，减少工作中出现其他问题的可能性，此外还要将绩效考核制度当做是重要的核心，对数字化档案管理额人员的工作水平和工作效果进行客观的科学的评价。在这一过程中还要以岗位职责的要求当做一个基本的标准和原则，对你岗位人员的工作水平进行全面的考评。对工作中的问题应该及时的发现和改进，测评机制的应用使得档案管理工作人员的工作积极性更高，工作的质量也有了非常显著的提升。

2.5 强化数字化档案管理软硬件系统的维护，保障档案管理工作质量

针对城市规划档案数字化管理需求、针对档案管理工作中信息系统安全需求，城市规划档案数字化管理工作中应加强软硬件系统的维护管理。针对现代互联网环境下病毒、木马等危险因素，城市规划档案管理部门应加强软硬件系统的维护管理。通过软硬件防火墙、杀毒软件的安装，提高城市规划档案信息安全。同时，加强对档案录入、管理人员计算机安全信息知识的培训。由计算机操作人员为基本单位，定期升级防病毒软件数据库，减少危险网站登录对系统安全的影响。通过软硬件系统的维护、管理，提高城市规划档案数字化系统安全水平，保障城市规划档案数字信息安全。

3 注重人才培养与引进，促进城市规划档案管理水平的提高

我国传统城市规划档案管理中，多采用纸质文件档案进行存储管理。现代数字化档案管理技术对档案管理人员提出了新的要求。因此，现代城市规划档案管理部门应加强人才的培养与引进。针对数字化档案管理技术需求，对档案管理人员开展培训工作。从计算机硬件应用环境保护、计算机软件应用技巧的培训入手，强化数字化档案管理人员基础操作能力。在此基础上，强化档案管理人员的计算机安全知识，以此为基础提高城市规划档案信息安全。针对数字化档案管理工作需求，城市规划档案管理部门还需要加快相关人才的引进，以软硬件维护人才引进为基础、以档案管理岗位人才引进为重点，促进现代化数字档案管理工作的开展。在我国现代化城镇建设中，城市规划档案管理工作重要性日益凸显。为了满足现代城市建设中规划档案管理工作需求，城市规划部门应加快数字化档案管理技术的运用。以数字化档案管理技术优势，满足城市规划档案管理工作需求。同时，针对数字化档案管理工作对管理体系、人员素质等因素影响，加快管理体系的建立与完善。同时，针对数字化档案管理对软硬件系统的需求，引进高新技术人才。针对城市规划档案管理工作内容，科学设计软硬件系统，以此为基础，保障城市规划档案数字化管理工作质量，促进我国城镇化建设工作的开展。

结束语

当前，我国的城市化发展水平有了非常显著的提升，在城市规划和建设的过程中也出现了越来越多的档案，以往的纸质档案不仅查找困难，同时在很多的方面也需要改进，在这样的情况下，我们必须要采取有效的措施来提高城市规划档案数字化管理的质量和水平，从而也为我国的城建工作提供良好的条件。

参考文献

档案数字化工作要求篇2

关键词：数字化；网络化；档案管理

当前世界各国包括我国，都在积极地进行数字档案的建设。由于计算机技术及信息传输网络化，为办公自动化管理提供了科学技术保证。随着数字化的社会生活，产生了越来越多的数字档案，对这些数字档案进行有效管理和利用，是时代对档案管理提出的要求。

一、数字档案及其特征

1.档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。档案数字化，从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，数字档案具有如下特点：（1）资源数字化及空间虚拟化。（2）档案管理的数字化。（3）信息资源的共享化。（4）服务对象及需求扩大化。

2.数字档案同传统档案的区别。传统档案的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，是以文字、图像、图形等为符号，以纸质为介质的纸质档案。在长期保存方面也具有数字档案不可比拟的优势。而数字档案是一种新型载体的档案，是无形的，它的传输、运算、存贮是以数字编码的形式存在。因此数字档案是数字化信息技术的产物，是能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。原始档案被数字化后，也并不意味着原始档案不再需要。数字档案容易发生改变，因此，原始档案在可能的情况下有必要继续保管。数字档案主要承担档案信息利用的职责。

二、数字档案的管理模式

1.时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主，转变为以数字档案为主，纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张，直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化，可以预见随着社会的发展，这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。

2.数字档案的管理内容包括：数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案，应根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门所产生的有保存价值的电子文件的齐全、完整、有效。

3.长期以来，档案管理一直处于手工操作状态，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的，而库房的管理也都是有形的，如：案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作，而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点，摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之，计算机具有自动分类与组合功能，电子文件的产生与运用，使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公，简化了传统工作程序，解放了劳动力，改善了办公环境，提高了办公的质量和效率。另外，网络世界的形成，数字档案能够通过网络迅速传播，档案信息将成为全民共享的资源。

三、数字档案管理目前存在的问题

21世纪的数字档案要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、多媒体、缩微载体和声像载体等。尤其是要增加数字化馆藏的建设。数字档案管理是一种逻辑管理，档案从有型向无形转化，档案管理部门也变成信息化管理机构。电子革命给档案工作带来了一个质的变化，数字档案的内容与载体之间脱离了原有的一一对应关系，档案的内容可以选择不同的电子载体，可脱离原载体进行传输，我们从各部门收取数字档案的内容，而不需要它们的原电子载体。利用这一特性，我们可将档案复制若干套。但这些介质还有很多不尽人意之处，如记录信息有效寿命期的问题。电子文件具有管理和利用比较方便的特点，如记录密度很大，用极小的空间存储大量信息，节省存储空间，同时也不需要很多库房；在形成过程中，增删改非常方便；可利用计算机网络系统进行远距离传递，方便快捷地提供利用，达到资源共享；各种媒体信息能集中统一管理；可利用非实体归档，能较快地完成归档任务等特性。所采用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘等，它们的记录寿命一般不超过20年，这给我们保护数字信息带来了困难。另外除了保护载体材料外，对电子档案的备份措施、加密技术、电子签署技术、登录认证技术、访问控制技术等，还有电子档案被污染以及人为的破坏等问题。针对这些问题，产生了杀计算机病毒技术、数据库修复技术、信息刷新保真技术、电子文件法律凭证保障技术等。近年来，数字化档案的相关技术很多已在其它领域中成功的应用，如模式识别、海量数据存储、数字加密、影像压缩和信息隐藏技术等等。将这些技术引用到数字化档案管理中并加以发展，将会为档案保存和流通的安全提供强有力的技术手段。

四、数字档案的出现对管理人员的新要求

1.在现有的档案人员结构中，以文科的档案学专业人员为主，而理工科的专业人员较少，面对高速发展的电子时代显得力不从心，这就直接影响到档案事业的发展和信息资源的开发和利用。所以要适应新形势下的档案工作的需求，不仅对现有的档案人员进行必要的培训，优化知识结构，掌握计算机和其它方面的新知识、新技能，同时各院校应增设新技能课程，培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人才。只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案事业的现代化管理。

2.强化服务意识。档案是最原始、最可靠并具有凭证效力的信息资源，随着社会对档案信息需求的日益增长，档案人员要增强为广大需求者服务的意识，坚持面向社会、面向未来。

利用与服务是直接衡量档案管理水平的尺度并在使用中体现档案价值。1980年中央做出了开放历史档案的决定以来，档案工作的传统观念已经由重藏轻用向藏用并举的模式转换，服务扩大到为多种所有制的经济发展服务，这对所有档案工作者的服务理念也提出了一个全新的要求。就目前而言，笔者认为应做好下述几个方面：（1）丰富档案信息资源，为档案利用提供充分基础。（2）利用计算机等先进的设备，搞好检索工具及目录服务。（3）人员素质提高，以适应新的管理模式需求。（4）档案工作者的敬业精神，是搞好一切工作的思想基础。（5）主动出击，开拓服务面，做好宣传工作。（6）修改、完善档案利用的政策法规等。

档案数字化工作要求篇3

【关键词】高校 档案管理 创新 数字化问题

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升，科技技术的不断创新，促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变，并且进入到全新的管理形式，解决了以往的高校档案管理工作出现的问题，同时满足了现阶段高校学生和人们的需求，有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是，实际发展的过程中，高校实施的档案管理工作较为落后，因此需要实时创新，从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使高校档案管理更具备创新观念，引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中，想要到达创新，进行数字化管理并不是简单的工作，需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

（一）档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同，促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说，其时间的差异性，促使技术也存在一定的不同，从而导致档案管理工作无法统一，设施应用的效率和时间等也存在不同，这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进，这是时展的需求，具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段，我国越来越关注档案管理现代化发展，但是随着科技技术和社会经济的不断提升，在实施高校档案管理工作的过程中，大部分的高校没有满足时展的需求，缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快，促使档案管理也需要具有创新观念，从而满足时代和人们的需求。

（三）数据库构建缺少实用性。现阶段，国家在投资高校管理经济上，依据对档案管理工作的投资非常的少，因为投资金额较少，但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制，无法及时更新优质的设备，促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性，数据库模式的减少，标准不完善，形式单一化，同时没有规范的管理，以此无法满足时代人们的需求，从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理的系统，减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化，最先要完善管理系统的软件，从而奠定有效的基础，以此高校需要提升软件的开发工作，开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术，需要具备以下几个特点：第一，满足各种形式的档案需求。第二，可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三，应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中，依据上述三点实施创新，不但要提升软件的有效性，还要满足工作人员的需求。例如，可以构建优质的专属服务器，促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息，确保信息的有效性。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升数字班培训，提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求，需要制定有效的档案数字班培训工作，从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班，可以学习新的知识，优化自身具备的知识系统，并且掌控新的计算机管理能力，满足档案数字化管理的要求，提升整体工作的质量和效率。

结束语：综上所述，计算机技术和网络平台的不断发展，促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变，信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分，更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分，结合了创新的理念，满足了现阶段时展的人们需求，同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛，2016，15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].福建质量管理，2016，05.

档案数字化工作要求篇4

[关键词]档案数字化；数字化建设；档案管理

中图分类号：G274 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）07-0339-01

档案是国家信息资源的重要组成部分，作为一种原生信息资源具有十分重要的社会经济价值。随着我国社会经济的飞速发展，档案信息资源也在急剧的增长，传统的档案管理方式在档案的收集、保存以及利用等方面，越来越力不从心。信息技术的飞速发展，为档案管理方式的创新提供了最佳的平台，档案信息化成为了当今时代档案工作的主题，而档案数字化无疑是档案信息化建设的重要内容。

1 档案数字化建设的内容

档案数字化是随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术而产生的一种新型档案信息形态，是利用现代计算机数据信息处理技术，将传统的档案介质文件如纸质文件、声像文件转换成数字形式的电子档案。档案数字化是档案信息化建设的基础，具有高效安全存储、快速传输、管理便捷等优点。

档案数字化建设的内容主要包括以下几个方面：一是对历史档案资料进行数字化转换，将传统介质档案文件通过计算机扫描及加工处理转换数字形态的电子档案文件；二是实现对正在形成档案文件的数字化，即采用计算机技术实现电子文件的直接生成、归档及保存；三是实现档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；四是实现档案内容信息的数字化，即通过扫描、直接录入等方式将档案内容以图像、文本等形式进行数字化的存储。

n案数字化建设从过程角度来说，应包括档案收集整理、存储保管以及查阅利用等全过程。档案收集阶段的数字化涵盖了历史档案的数字化与新型电子档案的建立；档案存储保管阶段的数字化是指采用光盘、磁盘、硬盘等载体实现对电子档案的存储与保管；档案查阅利用阶段的数字化是指利用计算机网络技术等实现电子档案的高效传输、便捷查询与利用。

2 档案数字化建设的必要性

档案数字化建设是档案信息化建设的基础与重要内容，随着我国社会经济的快速发展，档案信息量越来越大，种类与形式越来越多，传统的档案管理方式已经难以满足信息时代档案工作的需求。在信息技术高速发展的当今社会，利用先进的计算机技术、网络技术及多媒体技术进行档案信息管理，大力开发和高效利用档案信息资源，提高档案管理综合服务水平，已成为当前档案工作发展的关键，而档案数字化是实现这一切的基础。

在当前的社会环境下，计算机信息技术正深刻的改变着社会的方方面面，人们的生产与生产方式发生了巨大的改变。同样的，在新时代背景下，档案工作的开展也受到了巨大的影响，大量电子档案的形成促使档案工作必须要顺应时代的发展。可以说，档案数字化是信息时代的必然产物，是时代对档案工作的要求，档案数字化管理较之传统的实体化管理无论是在档案收集、保存还是利用方面，都具有无可比拟的先进性，大力推进档案数字化建设是信息时代档案工作发展的迫切要求。

在信息时代，人们越来越关注档案信息获取的时效性与便捷性。数字化档案相较于传统介质档案，获取更为方便快捷，且能够更好的对档案原件进行保护，利用率更高。档案数字化建设能够最大程度满足人们对档案信息社会共享层面的需求，利用计算机网络技术，人们可以快速获取所需的档案信息，且不存在获取时间上的冲突。从档案利用以及档案社会化服务的角度，档案数字化建设必要性不言而喻。

3 档案数字化建设现状及发展趋势

3.1 档案数字化建设现状

档案数字化是档案信息化建设的重要内容之一，在我国档案局一系列政策标准的支持与引导下，我国档案数字化工作在“十五”、“十一五”期间发展迅猛，许多档案部门开展了不同程度的档案数字化工作探索。目前，我国档案数字化工作已经取得了长足的发展，数字化档案规模不断扩大，档案数字化的相关规范也日趋成熟，已经初步形成了档案数字化加工市场，档案数字化的对象从纸质档案已经逐步扩展到了照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案。

在我国档案数字化建设的进程中，政策环境发挥了重要的引导促进作用。《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。各地区也都把档案数字化作为编制本地区的档案事业发展规划的重要内容之一。2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。

3.2 我国档案数字化建设的发展趋势

目前，我国档案部门在数字化建设中已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，数字化加工环节不断细化，数字化标准不断提高，数字化生产日趋社会化。从发展趋势来看，档案数字化加工由档案部门自主加工开始向社会化服务转变，社会化专业机构的档案数字化加工服务将成为未来发展的一大趋势。

在我国档案数字化建设的初始阶段，档案数字化多由档案部门自行加工，由于在人员专业技术水平、设备、规模以及管理水平等方面的不足，档案数字化的质量不尽如人意。在发展的过程中，源于工业企业的业务外包模式被引入档案数字化建设中，将档案数字化业务外包给专业、高效的社会专业服务机构，充分利用社会资源，可以有效降低成本、提高档案数字化的质量与效率。从实践的效果看，这一模式能够有效规避档案部门的不足，充分发挥社会资源的专业性与高质高效，档案部门只需要做好档案数字化的前期准备工作，并不定期进行数字化业务的监督与验收，即可较好的完成数字化的目标。因此，是目前档案部门进行档案资源数字化的首选，尤其是对一些资金、技术实力较为欠缺的地方档案部门来说，这一模式可以说达到了双赢的效果。

4 结束语

作为档案信息建设基础的档案数字化，其规模与质量在一定程度上关系着档案信息化建设的成败。虽然我国档案数字化建设已经走过了近二十年的历程，也取得了不错的成就，但在实践中，还存在着诸多的的不足，还需要不断的探索研究，才能最终形成符合我国档案管理实际发展需求的模式。

参考文献

档案数字化工作要求篇5

【关键词】高校；档案数字化；电子档案

【中图分类号】G250.76 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0341―02

1、前言

随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。

2、高校档案数字化的意义

纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。

3、高校档案数字化现状

3.1 档案实体保存不完善

由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。

3.2 档案管理人员素质较低

一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。

3.3 电子文件管理缺失

目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。

3.4 基础设施落后

档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。

4、促进高校档案数字化建设措施

4.1 提高重视

加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。

4.2 完善基础设施

基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。

4.3 加强档案管理队伍培养

档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。

4.4 确立明确的工作目标

高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。

4.5 建立严格的规范制度

无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。

4.6 注意数字化档案备份

虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。

4.7 电子档案与纸质档案共同保存

纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。

4.8 制定合理的数字化策略

高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。

5、结束语

档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。

参考文献

[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）

[2]王榕英.浅议高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作[J].兰台世界，2009（12）

档案数字化工作要求篇6

关键词：文书档案；数字化管理模式；建立措施

中图分类号：G275.2 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）003-0-01

对于文书档案管理工作而言，建立文书档案数字化管理模式较为重要，也是现代化文书档案管理环节中最为必要的工作。因此，在文书档案管理期间，相关管理人员必须要重视数字化管理模式的建设，提高文书档案管理工作的有效性，为其后续发展奠定坚实基础。

一、建立文书档案数字化管理模式的必要性分析

在现代化经济与技术发展的过程中，数字化技术被应用在各个领域中，为文书档案管理工作带来较多发展机遇。在此类背景下，文书档案管理人员应用现代化数字化技术较为必要，文书档案管理人员可以将信息存储系统作为档案信息载体，进而提升文书档案管理工作水平。目前，在文书档案人员应用现代化数字技术的时候，会对文书档案信息进行扫描、储存，然后建立档案数据库，转变传统的纸张档案储存方式。由于文书档案管理工作较为复杂，具有一定的特殊性特点，传统的纸张储存与管理方式已经不能满足相关管理工作的需求。然而，在应用现代数字化技术之后，可以通过网络系统将文书档案信息储存，并且对其进行有效的保护，避免出现档案信息流失的现象，进而提高了文书档案管理工作效率。在建立现代数字化文书档案管理模式之后，可以有效提高文书档案管理工作效率，增强其发展效果，推进文书档案管理工作的现代化发展。具体表现为以下几点：

第一，建立数字化文书档案管理模式，可以促进现代信息的交流，提高文书档案信息利用效率。主要因为数字化技术可以加强各个领域的交流，文书档案管理人员能够快速的找到文书档案管理工作方式，M而提高文书档案信息利用效率。同时，在日常生活与工作期间，利用数字化技术文书档案管理模式，有利于提升文书档案管理水平，增强信息资源共享效果，达到预期的文书档案管理工作目的[1]。

第二，建立数字化文书档案管理模式，可以满足当今社会发展需求。随着社会经济的发展，文书档案工作受到广泛重视，主要因为文书档案信息与社会经济发展之间产生直接关联。传统的纸张文书档案管理方式已经不能满足当今社会发展需求，而数字化文书档案管理模式，可以加强对文书档案信息的管理，为社会经济发展提供有价值的文书档案信息，进而发挥现代数字化文书档案技术的应用作用[2]。

第三，建立现代数字化文书档案模式，有利于完善档案管理工作方式，促进文书档案管理工作的科学化发展。随着社会各个领域的发展，文书档案管理工作方式开始不断完善，相关部门对文书档案管理方式的创新要求逐渐增高。相关技术人员应用数字化档案管理模式开展工作，可以有效提升数字化技术的应用价值，发挥其在文书档案管理中的作用，进而完善档案管理工作模式。

第四，加强文书档案数字化管理工作，有利于提高文书档案信息安全性，增强文书档案保护工作效果。主要因为现代化信息技术水平在不断提升，网络信息技术安全性受到广泛重视，引起了社会各界的关注，尤其是文书档案管理工作。然而，在应用数字化技术的过程中，相关技术人员可以有效鉴别文书档案管理系统的优劣，科学选择文书档案管理信息技术，进而提高文书档案信息的安全性，增强管理工作效果[3]。

综上所述，建立文书档案数字化管理模式具有一定的必要性，只有积极应用先进的数字化技术，才能逐渐提高文书档案管理工作效率与质量，确保文书档案信息内容的安全性，为其后续发展奠定坚实基础。

二、建立文书档案数字化管理模式的具体措施

在建立文书档案数字化管理模式的过程中，相关技术人员必须要科学选择工作方式，保证可以提高文书档案数字话管理工作水平，进而提升文书档案数字化管理工作效果。具体措施包括以下几点：

1.建立文书档案管理数字化平台

在文书档案管理过程中，相关技术人员可以建立文书档案数字化管理平台，保证可以提高文书档案数字化管理效率，提升数字化技术应用水平。首先，技术人员要科学构建数字化管理网络，保证可以提高网络的安全性。其次，技术人员要科学调整数字化文书档案管理工作模式，逐渐提升文书档案管理工作的有效性。同时，技术人员还要加强各个部门之间的沟通，逐渐优化文书档案信息的阅读与使用方式，优化内部资源配置，提升网络信息系统的可靠性。最后，技术人员要重视信息资源共享，利用数字化技术，对文书档案信息进行远程的检测与传播，这样，才能提升数字化技术的应用效率[4]。

2.完善文书档案数字化模式的管理制度

在建立文书档案数字化管理模式之后，相关管理部门必须要制定完善的管理制度，保证可以提高其工作效率。首先，管理人员要构建信息管理制度，要求技术人员可以积极应用现代数字化技术开展管理工作。其次，相关管理人员必须要重视综合数字化技术的应用，保证可以提高文书档案管理水平。最后，要制定完善的岗位培训制度，阶段性的对文书档案管理人员进行数字化管理知识的培训，使其可以掌握先进的数字化技术，同时，还要对其进行专业的岗位训练，使其全面掌握文书档案管理岗位知识，进而提高其发展效率。

三、结语

在文书档案管理过程中，建立数字化文书档案管理平台较为重要，主要因为在建立数字化文书档案管理平台之后，相关管理人员可以有效提高自身工作效率，增强文书档案管理工作效果，有利于社会的长远发展。

参考文献：

[1]查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程，2012，31（23）：217-218.

[2]李娟.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].黑龙江科技信息，2012（30）：127-127.

档案数字化工作要求篇7

关键词：企业档案 档案管理 档案数字化

引 言

档案数字化理论的研究始于美国，随着信息技术与网络技术的飞速发展，逐步波及到发展中国家。国内档案数字化工作还刚起步，还处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究也刚刚起步，且主要集中在数字档案馆建设的研究，以及一些专门档案数字化建设的研究，对企业档案数字化的研究甚少。

档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则是档案信息化建设中的重要内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，探析企业档案数字化建设具有十分重要的意义。

1.档案数字化建设概述

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。①数字化的优点有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等。

1.1档案数字化建设的必要性

第一，档案数字化是提高企业工作效率的要求。数字化档案建设完成后，企业领导、各部门以及相关资源共享单位就能通过网络查询档案的电子文档信息，避免了传统文档在使用上的麻烦，不用多次重复地把相同的纸质档案到处传递、收回，这样可以节省档案管理者很多的时间，同时大大提高了工作效率，降低了档案信息利用的成本。

第二，数字化建设是档案管理工作的必然要求。库存的纸质档案实现数字化、电子化管理，既是各企业单位档案管理部门实施国家档案事业“十一五”规划的要求，也是促进档案管理现代化、信息化的具体举措，对企业档案管理实际工作具有重要意义。档案实施数字化管理后，不仅优化了档案管理的手段、方法，而且提高了档案的利用率，同时还可以大大提高企业的形象。

1.2档案数字化的内容和实施步骤

1.2.1档案数字化的内容

档案数字化的内容从程度上看包括档案目录的数字化（建立档案目录数据库）和档案全文的数字化（将档案全文按原貌逐页存储为图像文件）。具体讲，包括：提高档案标准化、规范化水平，即档案业务要规范，档案标准要建立健全并真正实施；提高系统的整体水平，档案数字化建设的着眼点应是整个系统，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力；抓好数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

1.2.2档案数字化处理的实施步骤

①档案整理。档案整理人员要检查档案案卷及文件的完整性，检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号的正确添加。②

②扫描（录入）准备。如果具备扫描条件的企业，要准备好扫描仪，并与计算机正确连接；如果通过手工录入的，要备份好归档的文件夹，以保证电子文档的妥善保存。

③正式扫描（录入）。打开计算机内的纸质档案数字化制作软件，根据实际情况准确选择好各个参数。扫描参数一般包括亮度值、分辨率、颜色值、页面大小、扫描方式、存储格式等。手工录入的内容应当按顺序、分类进行。

2.新技术环境下企业档案数字化工作面临的挑战

2.1档案管理人员素质和档案管理水平有待提升

很多企业从领导者到档案管理者，对档案管理工作不够重视，对档案管理业务不够熟悉，档案管理素质普遍不高。有的企业为了节约成本，一个行政文员或秘书不仅要做行政文秘工作，办公室日常事务处理，还要做档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员，因此企业的档案管理水平就上不去。企业各种档案实行现代化管理，人的因素起到关键作用，没有稳定的、具有档案专业知识和计算机基础知识的队伍，企业的档案现代化管理、数字化管理就很难在面上铺开。

目前，许多企业在档案管理配备专业人员的稳定性和专业人员对档案工作的适应性方面，还不能完全符合项目档案现代化管理的要求。如我公司在工程项目建设过程中，施工、监理单位对项目档案的规范整理水平还参差不齐；各项目业主及所辖县区建设指挥部在管理项目文件材料收集的完整性和征地拆迁材料整理的规范性、及时性等方面，还有太多不尽如人意的地方。加之对档案的数字化建设缺乏必需的硬件支撑，因此与档案现代化管理的要求相距甚远，档案数字化建设更是遥不可及。

2.2电子档案的网络化管理存在问题

电子文档之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。网络化带来的突出问题是，企业在办公自动化网络的建设中没有档案部门参加，而一些档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。因此，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少。例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10%。而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现在的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，企业电子档案的丢失将难以避免。

2.3电子档案的真实性、安全性难以保障

电子文档具有操作方便、传递快速等特点，但也有一些缺点，如：电子文档对软件硬件设备的依赖；不能直接读取，信息与载体相分离；病毒侵害；容易被更改，数据容易丢失；存储电子档案选用的载体不耐久；保证电子文档真实性的技术过于复杂，不易于采用等。电子文档的这些缺点，使得它的真实性、安全性难以保障。加上实际工作中，档案管理方法的失误或单一，如：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文档时，忽略采集背景信息和元数据；多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法等，电子文档的真实性和安全性受到了更多的影响。

3.企业档案数字化建设的对策

3.1打造高素质的数字化档案管理队伍

全力打造一支高素质的档案管理队伍，配备一批既懂项目档案管理又懂计算机信息技术的复合型人才，才为企业档案现代化管理奠定人才基础。

3.1.1提高档案工作者的综合素质

档案数字化建设要求档案工作者不仅有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握现代信息技术如数字技术、信息存贮技术、计算机通信、数据库及网络技术，并具有其他专业领域的相关知识。档案工作者的业务素质高低关系到档案数字化建设的成败。

因此，企业领导要高度重视，采取积极措施应对档案管理人员素质较低的问题：（1）引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作。（2）对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；（3）培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

3.1.2加强对档案使用者的培训

在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息。同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3.2完善数字化文件归档制度

第一，加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多。很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本。企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档。

第二，建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多。如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响。

3.3加大网络档案信息资源的开发和整合

档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器。档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向。计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。

随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生。面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网。仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

3.4加大数字化档案信息数据库建设的力度

档案数据库建设是档案数字化的重要组成部分，是实施档案信息化和建设数字档案馆的基础工作。

第一，加大档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件，档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。③

第二，加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，是以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

结 语

档案数字化建设是一项系统工程，需要长期的努力和摸索，需要企业领导者高度重视。企业要结合自身实际，不断采取措施，加强档案数字化建设工作，为我国档案信息化的深入做出贡献。本文提出的打造高素质的数字化档案管理队伍、完善数字化文件归档制度、加大网络档案信息资源的开发和整合以及加大数字化档案信息数据库建设的力度等措施，希望对企业档案数字化建设有一定的借鉴意义。

参考文献：

［1］冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

［2］朱铮，纸质档案数字化制作系统，山西档案，2005（3）

［3］梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年（4）

［4］李艳，袁向阳.张瑞梅.档案数字化问题的思考.陕西档案，2008（3）

［5］徐红.纸质档案数字化若干问题刍议.陕西档案，2008（3）

［6］葛艳梅，汪喜刚.开展档案数字化建设的实践与思考.兰台内外，2010（1）

［7］朱萍.基层档案数字化建设探讨.江苏科技信息，2010年第41期

注 释：

①冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

②朱铮.纸质档案数字化制作系统.山西档案，2005（3）

③ 梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年第4期

档案数字化工作要求篇8

处理之前做好档案鉴定

气象档案数量庞大，而档案数字化处理的经费则十分有限，短期内不可能对全部纸质气象档案进行数字化处理，且部分纸质气象档案属短期保管，因此，在数字化处理之前应对馆藏纸质气象档案进行认真的鉴定、数量统计和经费预算。

1　界定数字化处理的范围

纸质气象档案种类多、规格大小不一，小的只有97×130mm，大的可以达到360×535mm，且每日均生成多种纸质气象档案。因此，纸质气象档案数字化处理之前，应从气象档案的使用价值、利用率、保存年代等角度出发，鉴定哪些需进行数字化处理，哪些无须进行数字化处理。认真确定纸质气象档案数字化处理的顺序，这是气象档案进行数字化处理前必须考虑的问题。对于形成时间早、影响范围广、使用价值大、利用频率高、保管期限长的气象档案，以及字迹模糊、破损、重要珍贵的气象档案，应优先安排数字化扫描，尽早提供数字化信息服务，可以减少对这类气象档案的调阅次数，有效解决气象档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，最大限度地对纸质气象档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

2　统计档案数量并预算处理经费

由于纸质气象档案种类多、数量大、规格不统一，且每年档案业务经费有限，纸质气象档案的数字化处理工作不可能一蹴而就，也不是短期之内突击就能够完成的。因此，纸质气象档案的数字化处理工作应每年有计划地进行：一是详细统计纸质气象档案的种类以及各类档案的总数量；二是根据馆藏实际情况科学地估算数字化处理的速度和每年处理的数量；三是根据估算速度认真预算每年数字化处理所需的经费；四是明确责任，安排阶段性任务，不能不切实际、盲目乐观地定数量、定进度。

3　确定数字化文件存档格式

。档案在数字化后可以转化成不同的格式，国家档案局《纸质档案数字化技术规范(DA／T 31－2005)》推荐的格式有TIFF、JPG、CEB、PDF、XML等。随着气象档案信息化水平的提高，对数字化档案存档格式的选取也日趋规范，纸质气象档案数字化处理前应考虑气象档案的存档格式，既要从数字化处理档案保存的安全性、真实性、永久性和存储容量方面考虑，又要从全国气象档案综合管理系统所支持的数字化档案文件存档格式考虑，选择JPG、TIFF、PDF等存档格式，不仅能够长期保存，而且能在数字化档案检索利用时保证气象档案拥有原纸质气象档案版式的显示效果。

处理之中确保质量规范

质量是档案数字化处理工作的基础和前提，纸质气象档案数字化处理工作必须把质量放在第一位。根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范(D A／T31－2005)》的技术规定，纸质档案扫描必须按照规范中要求的文件格式、参数范围等标准执行，只有符合标准规范的数字化文件才是有效的数据，才是达到质量要求的数据。

1　签订质量保证协议

根据中国气象局气象档案管理部门对馆藏纸质气象档案数字化处理的质量技术要求，制定数字化处理质量标准和质量检查方案，在与数字化处理专业公司签订的数字化处理技术委托合同中应明确数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法、出现质量问题的解决办法等，以确保纸质气象档案数字化处理的质量符合技术规定，不能出现图像歪斜、偏色、污点、大小不一等情况。

2　文件名称标准规范

规范的文件名称和目录逻辑结构，可以方便对数字化文件进行组织和引用。纸质气象档案种类多，规范文件名称是纸质气象档案数字化处理过程中的重要环节，如果不按照中国气象局《气象资料分类与编码(Q X／T 102－2009)》《气象数据集核心元数据(QX／T 39－2009)》《气象要素的分类编码与数据库字段命名》的技术规定进行标准化、规范化命名，不仅不符合气象档案的管理规定，而且数字化气象档案在提供利用时也会出现查询不方便等问题。

3　重视校验工作质量

纸质气象档案需数字化处理的数量庞大，但档案管理人员往往人数偏少，且数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成全部数字化处理工作，档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保校验工作的时效性和准确性。

处理之后加强信息维护

1　选择安全存储方式

目前大容量数据存储设备主要有服务器、磁盘阵列、磁带库、光盘库等。纸质气象档案全部数字化后数据量庞大，一般均在20TB以上，宜采用服务器、磁盘阵列、磁带库存储。

2　做好信息安全备份

档案数字化工作要求篇9

关键词：文书档案；数字化；处理

气象局的档案室自成立以来发展到现在已经存储了大量的文书资料。纸质档案的存储几乎占据档案室的全部。在气象局档案室中除了大量的文书档案外还有少量的音频录像档案。这些档案在气象局各个部门发挥着重要的作用。随着经济的发展科技的进步，我们已经步入了信息化时代，气象事业的快速发展以及网络的普及，使得纸质档案已经无法满足人们和社会的需求。在气象局中各个部门已经完成了无纸化办公，使得文书档案的数字化处理也更加的迫切。

一、文书档案数字化的重要性

（一）在气象局工作进程中文书档案在其中发挥着非常重要的作用。气象局的档案管理室已经成立了很多年，随着时间的推移，档案文件积累越来越多。一些时间相对较长的纸制文件已经发生了老化的现象，纸质越来越脆弱，也越来越不便于查阅。同时随着资料的大量积累为调阅工作带来了不便。随着经济的发展科学的进步，档案室的纸制材料已经无法满足工作的需求。数字化的文书档案已经成为档案室发展的必然趋势。随着气象事业的快速发展，档案室的利用率越来越高，随着管理力度的加大在审计、工作会议以及突发事件中对于档案的使用越来越频繁，大量档案室文书的调阅为档案室的工作带来了很多困难。尤其是在天气多变以及汛期多发的时候，对于历史时期同阶段的档案调阅更加的频繁，这就要求档案室提供的文书档案速度快，文字清晰。最早期气象局档案室的文书目录是由工作人员手工整理记录的，这使得文书检索程序复杂，而且工作量也很大，同时还占据了库房大量的空间。随着信息化的建设，虽然已经通过计算机建立了信息化的目录检索，但是对于原始文件的阅览仍然需要到档案室库房去查询，这也造成了调阅速度慢，并且也会进一步损坏原始文件。而且一些时代久远的原始资料，纸制已经非常脆弱，并且存在字迹模糊的现象。最早期的纸制资料并没有统一的格式，文件纸张和格式不同，用笔也各种各样。所以为了提高气象局档案室资料的利用率，提高工作效率，保存原始资料，数字化处理文书档案势在必行。而且随着科技的进步，为文书档案数字化的管理工作提供了科学基础，并且可实施性很高。文书档案的数字化处理，不但能够有效的保护原始文件，同时也提高了工作效率，也提升了档案的资源共享。

（二）文书档案管理现代化是新形势的必然要求党的十六大提出了全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业而奋斗的目标，鄂尔多斯气象部门随之提出“加速发展，强局兴业，争创四个一流，共奔全面小康，率先基本实现气象现代化”的奋斗目标。档案管理现代化是一项复杂而艰巨的系统工程，其现代化进程依赖于管理者的思路创新和硬件投入。推进档案管理现代化，不仅有利于提高气象文书档案的利用率和社会效益，也有利于促进气象事业持续健康发展。

二、文书档案数字化处理的指导思想和原则

气象局在进行文书数字化建设的时候一定要结合实际情况和气象局发展的需要进行。在原有文书档案信息化的基础之上着手进行。以节省时间和成本为前提，推进气象局档案资源数字化的建设进程。利用现有的网络服务基础，提高文书档案数字化的实效性。在以上基础的作用下还要遵守以下几项原则。

（一）必须符合气象局实际需求的原则

在数字化档案建设中，国外有很多成功的参考方案，同时国内的数字化建设项目也很多。气象局在进行档案数字化建设的时候一定要多借鉴和参考这些成功的经验，但是不能够完全按照他们的方案来进行，要符合气象局档案室的实际情况，突出自己的文书档案数字化特点。

（二）以资源建设为本，以服务为主

在文书档案数字化建设的过程中，主要完成目标是将现有的原始纸制资料进行数字化处理，实现传统纸制资料的电子档案自动化。通过信息技术的处理，使档案目录以及内容更加的合理和规范化，便于调阅和查询。也就是说数字化的根本目的是便于服务，提高利用率。文书档案数字化为气象局各部门的工作提供了更加快速的共享平台，但是资源建设是根本。不然的话，文书档案数字化只是空谈，无法实现。

（三）技术标准要统一

正所谓无规矩不成方圆，气象局在文书档案数字化的过程中一定要建立一个统一的技术标准。不能今天一个要求明天一个要求，这样工作根本无法开展，也无法顺利进行。国外的相关制度标准已经很完善了，国内的相关技术建设的制度虽然还不健全，但是我仍然要采用国内的标准，但是可以以国外的制度为参考。这是因为，国内的技术标准是根据国内情况来制订的，更加便于实施。

三、文书档案数字化成果应用

伴随着信息化建设的快速发展，气象局的工作跟随现代化脚步也更加的信息化，文书档案数字化处理的建立，能够实现档案的快速归档，查询和调阅。并且能够提高档案的利用率和共享，同时也利于原始纸质资源的保护，使得文书档案信息化进程更加的完善，紧跟时代的步伐，提高气象局档案的管理水平，为气象局的工作带来便利。

四、结束语

气象局的工作在现代化的经济建设中越来越重要，气象局的信息化进程也越来越快速，文书档案在我局中的作用非常的重要，建立完善的数字化文书档案体系，不仅能够实现档案工作的综合管理，提高档案室工作人员的效率，同时为科研人员调阅和检索资料带来便利，也能够为其它单位档案数字化提供参考和经验。我局文书档案数字化处理保护了纸质的原始资料，也为信息的资源共享作出了贡献，使得我局整体信息化的步伐向前迈进了一大步。

参考文献：

[1]理明.纸质档案数字化的工作指南[J].浙江档案，2012（2）：26 - 28.

[2]董雪雅，段广力.浅谈纸质档案的数字化工作流程[J].陕西档案，2013（6）：31 - 32.

[3]浙江省档案局.档案登记备份工作相关标准规范汇编[S].2011.

档案数字化工作要求篇10

[关键词]数字化；档案管理；专业化

一、引言

档案作为一种信息资源，是信息和载体的统一体，在人们的生产实践过程中发挥着重要的、不可替代的作用，其价值也越来越受到决策者的重视。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的数字信息管理系统工程。

二、当前档案管理存在的问题

（一）思想认识存在误区

受传统思想认识的局限性等因素的影响，档案管理工作一度被认为是一种缺乏技术含量的、纯粹机械性的档案采集与整理过程，与档案在现实社会中所发挥的重要作用或价值大异其趣。现代档案管理科学普遍认为，档案管理工作在传统上受到了轻视或被低估，导致档案的价值未能有效全面发挥，同时也制约了档案管理的科学发展。这一方面表现为档案管理部门或领导对档案管理缺乏重视，往往将档案管理作为一种从属性、附庸性工作来抓，档案管理工作始终处于被动发展地位，发展空间与创新机会较为狭窄；另一方面主要表现为档案管理工作者缺乏较强的档案管理意识，在管理方法上仍旧沿用传统落后的方法，凭经验管理而不是积极通过理论与实践创新，完善档案管理工作。如对归档材料疏于审查，导致部分档案失实，甚至凭空造假，严重损害了档案的真实性；主动收集或保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。这都是在不正确的认识指导下，档案管理方面存在的误区。

（二）专业化建设发展滞后

档案数字化是档案管理的革命性创新，也是传统档案管理走向现代档案管理的重要契机，档案数字化不仅是档案本身数字化的过程，同时也是发掘和培养档案数字管理人才的过程。但从我国当前档案管理现状来看，档案管理专业化、职业化队伍尚未完全建立起来。一方面，我国高校档案专业设置较晚，档案数字化管理更是一种新兴学科尚未得以普及，这导致了档案数字化管理专业人才培养和输出相对较少，人力资源供给存在瓶颈；另一方面，现阶段档案管理工作人员大多缺乏档案管理专业化背景，而且对于数字化、信息化等技术缺乏相当的了解，更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。同时，受传统思想制约，国家、社会对于档案数字化管理工作亦缺乏相应的重视，从而造成档案管理专业化、数字化进程推进乏力，发展较为滞后。

（三）档案数字化水平较低

当前，大多数档案管理部门或单位在档案管理模式上仍沿用传统模式，而对现代档案管理尤其是数字化管理表现较为陌生。传统档案管理模式下，档案材料的采集、开发、利用多以纸质档案为主，数字化、信息化程度较低，档案管理平台以人工管理为主，浩如烟海的档案资料信息需要档案管理人员逐一比对翻查，这在一定程度上导致了档案管理效率低下，档案材料重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，档案的准确性、完整性、时效性得不到充分的保障，严重影响了档案资源效益的实现，使得档案价值不能充分的运用到人们生产生活中，造成资源浪费。

三、如何改进档案管理工作

（一）加强宣传引导，培养正确的档案意识

档案既是重要的信息资源，也是宝贵的历史财富。受历史传统等因素影响，人们对于档案管理存在根深蒂固的偏见。信息时代如何打破这种偏见，引导全社会正确全面认识档案管理工作，为档案数字化管理培养良好的人文环境，亟需加强档案管理宣传工作，通过广泛宣传，引导公众更新认识，祛除传统思想对档案工作的偏见，正确理性的对待档案的潜在价值，把自觉保护档案作为公民的基本义务，把推进全社会档案数字化建设作为一种历史责任，培育全社会良好的档案管理与数字化革新的浓厚氛围。提高公众的参与性，引导公众积极参与到档案查询、保护等工作中来，从而使公众真正关心理解支持档案工作，真正使档案发挥其应有作用，回归其原本地位。

（二）加强职业化建设，推进档案管理专业化进程

加强档案管理专门人才的培养，积极推动档案管理专业化、职业化，是提升数字化档案管理水平的核心和关键。档案数字化，不仅要求档案管理者从思想认识上转变传统的思维模式与思想误区，还要求按照现代档案工作的发展理念，自觉学习和更新相关档案管理知识，积极运用现代数字化信息技术提升档案管理水平。因此，现代档案管理职业化必须致力于培养一批既能充分了解档案管理相关知识，同时又能灵活熟练的操作计算机信息技术，从而满足档案数字化管理对于专业化人才的需求。要着力培养档案管理者的档案意识，切实对档案及档案管理的有正确的理解和认知，不断增强其专业素质，不断更新学习理念和学习方法，不断提升档案管理水平，促进档案资源价值有效发挥。要增强创新意识与科研能力，现代档案管理工作者已不仅仅担当着档案管理员的角色，应从一般管理者转变为档案信息专家，培养自身更高层次和更高的综合素质，成为档案数字化管理的行家里手。

（三）加强数字化建设，构建档案管理数字平台

档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而通过数字化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，并能保证过程的正确性和信息的时效性。同时，档案管理数字化平台建设还有效的降低了档案管理的成本，对档案保存条件的要求也更为宽松，更加便于档案的检索和应用，因而具有较好的经济效益和使用效益，这都充分显示了科学作为第一生产力的优越性。档案数字化管理平台即利用现代数字信息技术，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化。第一步，对档案信息进行数字化处理，将其由可视记录识别型转化为可为计算机识别的二进制代码型，即电子档案，并由计算机对上述代码统一存储；第二步，将上述电子数据代码统一录入数字信息管理平台（电子数据库系统），并确保数据可为计算机完全准确识别；第三步，对录入数据进行内部调整，做好存储数据的简化整理工作，完善数据搜索功能，注意数据保管和保护，确保数据存储安全、使用便捷。

四、结语

档案管理数字化是深化档案管理载体建设的重要方面，也是数字时代对档案管理工作的基本要求。在新的时代背景下，传统档案管理工作模式与工作方法也远远不能满足时代的发展要求，更加使档案管理数字化建设具有迫切性。同时，受科技的进步和发展影响，大量电子数据或电子档案应运而生，这在一定程度上倒逼了档案管理数字化进程。推进档案管理数字化要切实加强对数字档案管理平台的有效管理，不断创新电子档案的采集、录入、保管、利用等程序技术方法，保证电子档案的真实性、客观性与完整性，实现档案管理工作规范化、科学化、信息化，使档案管理工作适应现代社会发展需求。

参考文献：

[1]崔丽华：《浅析加强档案管理人员素质的培养》[J]，《兰台内外》2009（06）。