人事档案管理论文范文

导语：如何才能写好一篇人事档案管理论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.1保证人事档案的真实性、完整性

个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。

1.2实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

3增强档案管理人员整体素质

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基于当前的信息技术水平，人事档案信息化建设工作针对负责人的整体素质水平提出了更高的要求。由整体层面来讲，我国从事档案工作的人员文化素质、专业技能以及实践操作能力存在较大差距，而整体素质以及管理水平较为有限，且人员团队稳定性不强。另外，一些企事业单位欠缺对档案管理专业人才的有效教育培训，尤其是既掌握专业知识又精通网络通信能力的人才更是极为欠缺，无法符合新时期人事档案工作信息化建设快速发展的综合需求。从主观层面来讲，信息安全工作并没能引起各界人员的全面重视，导致工作人员欠缺良好的档案安全以及信息保密工作意识。针对归档以及出来的信息欠缺细致的审核管理，导致实际操作并不规范，信息备份无法及时到位。同传统纸质人事档案数据信息比对，采用现代化、信息化的人事档案管理模式可更加便于数据的移动、更新、复制以及再次编辑，且对于档案工作的规范性操作提出了更高的要求。再者，由于网络系统的开放性导致病毒传播更加便利，而黑客们也为了谋取私利对信息系统展开恶意的攻击。加之电子存储设施或多或少包含技术缺陷，因此对人事档案数据库信息的安全保密性形成了不良威胁。

2人事档案管理信息化工作策略

2.1创建完善的人事档案管理信息化工作机制

持续优化并合理规范的人事档案工作机制以及工作流程，令其同信息化工作的具体需求合理适应。为此，应继续创建优质的内控体制以及责任追究管理制度，做好严格管控，进而确保档案收集、归档管理的高效性以及全面完整性。并可在查阅的阶段中，提升档案资料应用的可靠安全性。针对档案管理工作各个环节存在的问题，可履行问责管理机制，保证人事档案管理工作的可靠有序性。再者，伴随档案信息技术的快速发展，应有效的更新当前管理工作方式以及具体的机制，进而提升人事档案工作的人性化服务水平以及综合控制力。

2.2做好人事档案信息化工作数据库建设

为提升信息化工作水平，应进一步加强数据库建设，以人事机构为信息枢纽，借助安全可靠的计算机系统、扫描装置、缩微技术、多媒体系统，全面发挥技术引导以及职能作用。可借助网络系统的综合优势进行高效的信息录入、合理的档案归档、安全的保管存储、快速的信息搜索、精准的查阅、可靠的备份、及时的维护以及销毁，实现全过程的信息化。实践工作中，各单位应积极创建技术一流、功效明显、便捷人性化的信息化服务网络系统，确保人事档案资源的进一步深入开发应用，以符合不同阶层、不同机构人员应用信息进行统计查询的综合需要，真正提升实践工作效率。

2.3提升人事档案信息化建设可靠安全性，创建完善的人才管理机制

优质的人事档案信息化工作，需要创建合理可靠的安全规定，细化各项执行标准，进一步创建健全的安全保障系统。例如，针对档案信息数据制定合理、操作性强的信息备份以及恢复制度，确保信息储存以及应用的可靠安全性。另外，应做好相关工作人员的安全教育培训，提升他们的信息保密以及安全责任意识。另外，应优先选择操作可靠、通用性较强且可靠稳定，具有良好安全保障机制的人事档案操作系统，选择正版杀毒工具，定期做好系统的备份以及病毒查杀，及时快速的更新软件补丁，营造安全有序的人事档案信息化工作环境。人才始终是信息化建设工作的核心要素。人事档案信息化工作为持续优化、不断完善的过程，因此，应创建完善的人才管理机制，做好相关工作人员的培训教育，使他们形成良好的职业素养，拥有扎实的理论功底，掌握丰富的科技知识，并形成不断开拓创新的精神，真正激发核心潜能，为人事档案工作的信息化建设贡献应有力量。

3结论

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农业科研单位进行对工作人员的管理也要集中在提升工作人员的生产效率和生产技术。然而，进入新世纪以来，随着科学技术的不断发展和人才思想意识的转变，以往的农业科研单位人事管理机制已经不能够满足人才越来越多样化的需求。虽然建立一套良好的农业科研单位人事管理和档案管理机制对于农业科研单位来说拥有着巨大的好处，但是截至目前，很多农业科研单位并没有意识到农业科研单位人事管理和档案管理机制对农业科研单位发展的巨大作用，并没有设立出一套完善的农业科研单位人事管理和档案管理机制。目前，为了制定一套行之有效的农业科研单位人事管理制度，各个农业科研单位和相关的专家学者都付出了很多艰苦的努力工作。在这个过程之中，也诞生了很多适合某一个农业科研单位或者是适合某一种行业的农业科研单位人事管理和档案管理方案，促进了农业科研单位的发展，发挥了很有效的作用。但是，这些农业科研单位的人事管理方案并不能形成一种放之四海而皆准的全行业的农业科研单位人事管理准则，这就需要对农业科研单位的人事管理制度进行进一步的探讨和研究，寻找出一套切实可行的方案来进行对农业科研单位人事管理机制的研究，切实有效地提升整个农业科研单位的竞争能力。

二、农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路

1.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革要遵循

的主要原则为了保证整个农业科研单位的正常秩序，保证农业科研单位的市场竞争能力，必须要遵循一些基本的农业科研单位人事管理制度原则，并在整个过程之中，受到这些基本原则的约束。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要遵循以下几个方面的设计原则。第一个要考虑的原则是对农业科研单位工作人员的物质性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在基本职位相差无几的情况下，所获得的基本工资数目也是相差无几的，那么农业科研单位人事管理制度所能够提供给的工作效率高的工作人员的额外金钱就成为了农业科研单位工作人员追逐的方向，是可以极大促进农业科研单位工作人员的工作效率的。因此，要进行考虑的首要原则是农业科研单位工作人员的物质性人事管理原则。第二个要考虑的是对农业科研单位工作人员的地位性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在获得职位的晋升之后，不仅仅可以获得更加多的物质性收益，还可以收获来自各方的尊敬，这也是促进农业科研单位工作人员积极工作的源动力之一。但是，由于农业科研单位的管理职位毕竟有限，没有物质性的人事管理的使用广泛。因此，其次考虑的是原则是农业科研单位工作人员的地位性人事管理原则。第三个要考虑的是对农业科研单位工作人员公平性的人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在农业科研单位之中，因为种种原因，总是难以得到自己应有的人事管理。除此之外，在竞争之中，农业科研单位工作人员也难以避免拉客等恶意竞争行为的出现。例如在家族性农业科研单位之中，就很少有工作人员能够真正地晋升到管理层之中去，这就极大地限制了农业科研单位人事管理机制的运行，农业科研单位的人事管理机制也难以激发出农业科研单位工作人员的积极性。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要注重对农业科研单位工作人员公平性的人事管理原则。

2.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路

进入新世纪，在信息化的时代下，传统的农业科研单位人事管理机制已经不能够满足人才的切实需要。针对这样的情况，在农业科研单位推行人事管理机制的时候，一定不能够仅仅考虑到农业科研单位工作人员的经济方面的人事管理，还要注重对农业科研单位工作人员的全方位人事管理。例如，可以在农业科研单位工作人员做出了对农业科研单位巨大的经济贡献的时候，可以考虑为农业科研单位工作人员设立相应的职位，满足农业科研单位工作人员的未来发展。也可以为工作人员去报一些专业技能知识培训班，提升工作人员的综合素质水平，为农业科研单位工作人员以后的发展提供保证。在进行整个农业科研单位的人事管理与人事档案管理制度的评判过程之中，可以随时进行变化，并使用相关的档案管理手段将这些变化记录下来，并根据这些变化改变变量（例如农业科研单位工作人员的性别情况、农业科研单位工作人员的年龄状况、农业科研单位工作人员的学历状况、农业科研单位工作人员的婚姻状况、农业科研单位工作人员的工作时间状况、农业科研单位工作人员的职位状况等变量），就可以得出最合理的模型。通过对这些基本的农业科研单位人事管理制度的基本变量的研究，可以得出各个变量改变之后，农业科研单位工作人员所接收到的农业科研单位人事管理制度的回报，以及农业科研单位工作人员具体的满意程度，制定出符合农业科研单位长远利益、有利于农业科研单位发展的农业科研单位人事管理基本制度，等等，这样就可以拉近农业科研单位和农业科研单位工作人员之间的距离，促进农业科研单位持续健康快速发展。

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我国对于人事档案管理的研究起步较晚，所以，在很多因素的影响下，人事档案所面临的主要问题就是很多档案找不到主人，就是我们称之为的“弃档”现象，这种现行严重的影响了人事档案管理的工作，根据不完全的统计，全国有将近65万的人事档案至今无人问津，这还不包含远离家乡外出打工的学生族。从这些“弃档”的现象中，我们不难发现我国传统人事档案管理所具有的弊端，在传统人事档案管理中，档案是要跟随人员的调动而转走的，就是所谓的“人档不分离”，这种管理模式严重的与如今信息化社会相互矛盾，同时，在传统人事档案中，提供个人思想教育、家庭背景以及社会关系方面的内容较多，而对于工作的能力、经验以及特长等方面内容涉及的很少，总的来说，传统人事档案管理中，重学历、资历，轻能力、业绩；重历史，轻现实；重抽象，轻具体。因此，要想适合我国干部人事制度的改革以及市场经济的发展，就必须要创新人事档案管理制度与模式。

二、创新制度人事档案管理制度应遵循的原则

1.人事档案在职能上，要以确立服务机制为主要原则，人事档案的记录内容要以单位管理为出发点，不仅要具备个人的自然信息，也要具备相关的工作信息，这就要求人事档案的管理要符合市场流动人才的使用、管理和流动。

2.人事档案的内容要具备一定的完整性，档案记录的内容一定要做到详实和准确，因此，新型的人事档案记录的内容，一定要完整、全面和丰富，能够真实的反应一个人真实的精神面貌，从而，为社会提供一个准确的档案存档。

3.人事档案管理一定要实现通用的原则，实现通用的人事档案，首先，就是要确保人事档案的标准化，这种标准化要根据国家的相关法律法规以及地方人事档案的编制规则进行。其次，就是要实现人事档案的规范化，就是要保证档案的内容要实行统一规范，最后，就是要求人事档案的制定还要符合网络化的要求，从而便于人事档案的流通。

三、变革人事档案管理的模式

1.美国人事档案管理的制度与模式。在人事档案管理模式和制度中，不同的国家，由于人事管理制度的不同，其档案管理模式也存在着不同，本文以美国人事档案管理的特色进行分析，以此探究符合我国的管理模式。在美国人事档案管理系统大体分为两种，一种是公立系统，一种是私立系统，在公立系统中，人事档案的管理是由人事部门和档案管理机构相互配合进行的，这种紧密的联系，在很大程度上便于人事的调动和流动。在私利系统中，其管理的特点是进行“人档分离”，这种管理将就职人员与退休离职人员的档案进行分开管理，就职人员的档案有就职单位和有关部门进行保管，离职和退休人员的档案则由另例的其他部门进行统一的管理。此外，在美国档案管理机构中，还存在着一个较为权威的机构，就是社会保障署所建立的社会保险号和人事档案记录表。这些保险号和档案记录表成为了美国公民的另一种身份的象征，通过保险号，很容易查看人员是否存在一些违法和违纪的行为，因此，这种档案形式，成为了很多企业用人审核的标准和依据。

2.建立社会化、开放式的人事档案管理的新模式。由于我国人事档案管理方面的不足，本文建议借鉴国外一些先进的档案管理模式，建立一个社会化、开放式的人事档案管理新模式。实现我国人事档案管理的社会化，就是要强化建立具有社会性质的档案管理机构，从而解决一些人员档案无法保管的问题，在原来很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，建立社会档案管理机构，在很大程度上会解决这种矛盾。同时，实现我国人事档案管理的开放性，就必须要采用现代化管理手段与方式管理人事档案，同时，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，积极的促进人事档案网络管理的形成，这样可以从传统单一的人事档案管理手段中，解脱出来，实现一个开放式的管理模式。

四、结语

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一、人事档案管理改革工作中法制化信息管理不当

人事档案改革工作中人事档案内容较广泛主要包括人员的经历、社会关系、个人学历、工作经验、思想道德以及奖励过失处罚等，对于档案人员之后的工作学习等的未来发展起到非常重要的作用。人事档案管理的改革工作是一项持续性较强的工作，现阶段法制化程度较低，在实际工作中存在较多问题，应该在现代化经济体系改革的基础上，逐渐实现人事档案管理的法制化，从而确保其具有法律效益。此外，随着现代化智能化信息网络技术的发展，人事档案的管理改革工作要不断借助信息网络技术，强化管理。但是，目前我国企事业的人事档案管理改革工作没有建立信息化管理体系。在评选优秀工作者的过程中，需要人为的将个人之前的工作经历、学历以及奖励情况等进行分类归档，对比分析，在这个查询过程中，耗费的人力物力相对较大。若建立信息化档案管理模式，可以将人员的各种信息资料直接导入电子系统中，查阅过程中方便快捷，与纸质版的人事档案资料的查询整理相比，具有绝对优势。可以在一定程度上填补目前人事档案管理工作的不足，影响着档案管理的未来发展趋势。

二、人事档案管理改革工作的管理措施

1.强化人事档案管理改革工作的队伍建设。在人事档案管理改革工作过程中，需要加强人事档案改革管理人员的综合素质，树立良好的管理工作榜样，充分调动整个人事档案管理改革工作队伍的积极性与主动性。提高人事档案管理改革相关工作人员的工作热情，正确对待在人事档案改革工作中所担任的责任角色，及时分析工作期间出现的突发性难点问题，制定出科学合理的解决方案，从而提高人事档案改革工作的工作效率。在实际工作中，人事档案改革管理的相关管理人员要定期组织培训学习，在人事档案工作人员的技能水平以及职业道德素质上进行教育培训，可以通过聘请专家开展专题讲座的形式提高人员综合素质。人事档案管理的相关负责人要与时俱进，不断转变落后的管理理念，更新档案管理技术，促进人事档案管理制度体系的改革创新。熟悉掌握先进的计算机网络技术以及信息化管理技术，将这些先进技术广泛应用于日常档案管理工作中，提高人事档案管理质量水平。2.增强人事档案管理改革工作的管理意识。为了保证人事档案改革工作综合管理水平的提高，要在思想意识上，增强管理人员的管理意识以及转变档案管理工作人员的传统观念。首先，人事档案管理工作的管理单位需要重视档案管理工作，加大管理资金的供应力度，科学安排人事档案工作人员。改革人事档案管理制度，在满足档案管理物质需求的基础上，确保人事档案管理改革工作的顺利开展。其次，增强人事档案管理人员对于工作的管理意识，认识到改革工作的重要性，从而提高档案管理改革工作的效率，形成系统化的人事档案管理平台，方便人员信息档案的查询使用。最后，转变人事档案管理改革工作人员的错误理念，使其认识到人事档案工作的管理专业性、系统性、全面性以及细致性特点。增强对管理工作的认知能力，使其更好的胜任人事档案管理工作，熟练掌握必要的人事档案管理办公软件，学习新知识新方法。3.人事档案管理改革工作提高信息化管理水平。随着人事档案管理要求的不断提高，纸质版的人事档案逐渐出现诸多问题和弊端。因此，要在人事档案改革工作中，增强档案管理的信息化水平，在专业化人事档案管理理论知识以及丰富实践经验的基础上，运用科学的管理方法，实现人事档案管理工作的信息化与规范化。第一，在原有的纸质版人事档案前提下，建立人事电子档案，将不同地区的以及不同载体的档案通过数字化的形式进行存储管理。第二，按照已经建立好的人事电子档案，形成企事业各单位的人员档案数据库，满足单位以及个人查阅信息资料的个性化需求。将单位的人事档案软件进行统一管理，查阅软件与管理软件相结合，定期更新人员档案信息。

三、结语

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论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、笔者关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

（1）王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220

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在管理理念不断更新和现代化的年代，医院更加重视人力资源管理对提升医院管理水平和核心竞争力的积极作用，因此，如何通过人事档案信息管理来发掘和激发医疗工作人员的最大潜能是医院人力资源管理面临的重要课题。

1构建符合医院实际情况的人事档案信息管理制度

制度具有很强的稳定性，能够长时间发挥作用，建立符合医院现实情况的人事档案管理信息制度，能够有效促进管理工作的科学化和制度化。科学化、规范化的人事档案信息管理制度能够促使管理行为有章可循，从而保障人事档案信息有效发挥在人力资源管理中的作用；其次，要不断完善、健全现有制度，根据医院自身情况，收集各种意见和建议，系统化的整理人事档案管理制度。在完善制度的过程中，一方面要集思广益、广开言路，拓宽信息收集的覆盖面，且收集方法要有创新性，以确保收集的全面性和真实性；另一方面，动态化管理人事档案，对医院现有的人才的学历、工作表现、进修情况、医疗业务水平、政治道德素养方面进行汇总、整理、记录，以科学评估医院人才的潜能，实现预测并重点培养的人力资源管理模式。

2对医院人才实现分类管理和培养

充分利用医院人事档案信息，对医院人才的不同特点和优势进行梳理，重点培养学术带头人、医院业务骨干人员和医院学科带头人等，并为以上分类管理和分类培养规划提供充分的信息支持。医院的人才各有所长，我们需要深刻认识到每个人身上的专业和业务发展方向，这就要求我们充分分析人事档案信息，从医院人才管理的全局性和统筹性出发，保证人尽其才、任人唯贤、各尽其责，从而实现医院人才资源发挥出最大的价值。

3分析医院人才需求

促进人才合理配置首先，整理完善的医院人才信息建成档案，并采用科学的方法进行管理，以人力资源部领导为中心，会同医务科、科教科、护理部等相关职能部门，建立起基于计算机技术的人才档案信息数据库，动态记录相关医务人员的医术水平、学术水平、科研水平、政治道德素养等方面的信息，将这些信息作为医院合理配置人力资源的重要决策依据。通过整理人事档案信息，根据人才的不同优势和特点，基于人尽其才、用人之长的原则将适合的人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，让人才充分发挥潜能，从而实现医院各学科合理设置、医院医疗业务得以持续发展的目标。同时，也可以促进人才在不同学科和部门之间合理有序流动，为医院的发展科学合理的配置人力资源。

4提升档案管理人员的综合素质

提升档案管理人员的综合素质是确保人力资源管理科学性的重要途径。目前医院人事档案管理人员素质不高，主要表现在在职人员不具备人事档案管理的相关知识结构，对人事档案信息管理工作和人力资源管理工作没有健全的理论知识基础，对工作内容缺乏深刻的认识。作为医院人事档案和人力资源的管理工作的直接执行者，他们素质的高低会对管理工作的质量形成直接的影响作用。因此，为确保人力资源管理和人事档案信息管理工作的效率性，首先需要配备具有人力资源管理知识和档案管理知识的专职管理人员，并且必须具有良好的整治道德素养；其次，对人事档案管理人员进行定期培训，更新他们的业务知识，掌握人事档案信息管理方法和操作技术，提高档案管理人员的综合业务水平。

二.结束语

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【关键词】人事档案管理；必要性；措施

目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。

1.人事档案管理的现状如下

1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。

1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到

2.1配置专门的档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉认真负责。做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。

2.2加强对档案管理人员的培训。人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。管档人员的新旧更迭，新人已经脱离了那个年代，对当时的好多事情不了解，因此查阅档案难免会有困难，提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训，提高档案管理人员的管理水平和工作能力。

2.3加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平。建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。【摘要】加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

【关键词】人事档案管理；必要性；措施

目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。

1.人事档案管理的现状如下

1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。

1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到

2.1配置专门的档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉认真负责。做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。

篇9

关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

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[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

[4]陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2006，（1）．

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1.1对人事档案工作的重视不够一直以来，由于人事档案管理工作是内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些单位领导对人事档案的重要作用缺乏足够的重视，认为抓事业发展是硬指标，抓档案管理是软任务，存在着一些认识误区，一是认为选人用人重在现实表现，档案没有多大的作用；二是认为人事档案工作就是简单的收存材料，只要“守好摊”，确保档案不丢失，能应付外调、查档就行了。没有把人事档案管理作为人才资源开发的重要内容来抓。同时，随着人事制度改革的进一步深化，人才流动日趋活跃，但在人才流动的过程中，相当一部分人对个人档案的作用认识不足，认为选用、用人重在笔试、面试环节，人事档案不外乎是个人简历而已，没有多大的作用。在这种思想下，就出现了有些单位只用人、而无档案，新招聘人员的人事档案还长期滞留在原单位或人才交流中心的现象，未能实行“档随人走”，而是“人档分离”“、有人无档”。

1.2档案管理不规范人事档案的收集工作一直是档案工作中的重点和难点，由于需要入档的材料太多，加之有些单位、部门及干部、职工个人对其重视不够，因此不能及时将一些学籍档案、培训、考核、奖励等材料送交档案管理部门分类明细整理并归档，导致部分档案材料内容不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，现在存档材料的纸张大小不一，以致原规格的档案盒存放不下。有的人的档案里出生年月、工作时间填写的不准确，档案中有多个年龄、工作时间前后不一致，有些人的档案中个人履历表填写不完整，有许多必填栏目空白，难以反映个人真实情况，有些人的档案材料填写时字迹潦草，难以辨认，有的还用复印件代替原件或用原珠笔填写等，这都严重影响了档案质量，给人事管理工作造成了很多困难。

1.3硬件设施不到位有的单位受办公条件的限制，没有专用的档案库房，档案室与办公室为一体，保管条件相对较差，既影响正常办公，又影响档案管理。有的单位档案室建设不标准、不规范，基础设施差，防火、防水、防虫、防霉等设备不配套，防盗设施也不具备，安全措施落实不到位，这些情况对于档案的长期安全保管也造成了隐患。

1.4人事档案的现代化管理明显滞后如今的社会已进入信息化时期，一些发达国家和地区，早已用电子档案取代了纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。同发达国家、先进地区的信息化档案管理相比，我们的档案管理手段和方法还是显得陈旧、落后。目前，大多数人事档案的管理基本上还是采取手工操作的传统管理模式，没有把一些先进的现代化管理技术应用到人事档案工作中，使档案工作者忙于日常繁杂、冗长的折、装、查、找的具体工作中，既费时、费力、效率低下，也不利于检索利用，阻碍了档案工作的科学化、标准化管理。

2做好人事档案管理的对策和思考

2.1加强队伍建设，提高人事档案工作者的素质要提高人事档案的管理水平，一是应依照《人事档案工作条例》的规定，按规定配备政治可靠、作风正派、责任心强的干部从事档案工作，保证档案员的素质。二是严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，凡从事人事档案工作的人必须经过考核，合格的发给档案执业资格证书，“准入”上岗；三是加强培训。从政治思想、业务能力等方面对档案人员进行综合培训，同时鼓励档案人员学习计算机、网络应用、信息管理等现代化管理知识，使之能够适应人事档案工作的素质要求。四是增强档案工作者的事业心、责任感。人事档案管理工作是一项繁杂、单调、艰苦细致的服务性工作，档案工作者要充分认识到档案工作在组织人事部门的作用，在工作岗位上努力学习，刻苦钻研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足岗位创业绩，实现自己的职业价值。

2.2加强信息化建设，提高人事档案的现代化管理水平档案信息化建设是提高档案管理水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。随着我国科学技术水平的不断发展，为提高档案现代化管理提供了有力的技术支持。因此，在人事档案管理中，应建立人事档案信息数据库系统，实施人事档案的动态化管理。可以利用计算机、扫描仪、数据库管理软件等现代化设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，比如把个人照片、基本信息、岗位变动、职务职称晋升、工资、奖惩、教育培训等动态信息转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容，同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，在档案的查阅、借阅、归档、检索等日常工作方面实行计算机操作，为人力资源管理提供准确的人事信息和数据。

2.3推行人事档案科学化管理人事档案的科学化管理，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。推行科学化管理，是人事档案服务于人事制度改革和发展的需要，是推动人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。因此，可以从以下几个方面来着手考虑如何推行人事档案的科学化管理：首先，档案管理人员应全面熟悉和了解《档案法》、《人事档案管理条例》、《档案整理工作细则》等有关法规条例，提高业务水平和规范管理能力；其次，要强化规范管理意识，加强各项制度建设，严格工作程序，做到人事档案管理流程规范、档案内容规范、科学分类规范。其次，要严格执行档案管理规章制度，即：查、借阅档案制度、收集归档制度、保管保密制度等，使档案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集归档联系制度，及时全面地收集新的人事管理数据，不断充实档案材料内容。在日常工作中，应随时了解掌握和收集员工在各项工作中的奖惩情况、教育培训情况等，一旦发生变化，及时的补充到档案和信息数据库中，为信息利用增添新鲜内容，这是住处化管理的基础工作。

2.4提高的人事档案管理工作的重视，拓展其价值的开发人事档案管理工作的顺利进行，离不开领导层面的重视，在新时期，要充分开发人事档案管理工作的价值，通过分析人事档案的信息，对人才进行科学合理的归类、组合，并根据员工的日常工作表现，建立相应的培训督导机制，深度挖掘档案信息的利用价值。通过比较员工的纵向档案信息的变化，梳理出员工的个人工作变化轨迹，在此基础上落实员工的管理考核政策，实现档案管理价值的最大化。与此同时，还要学习优秀公司的先进人事档案管理策略，深化档案管理工作的内涵，把人事管理同档案管理相互有机结合，促进内部员工组织关系的和谐顺畅发展。

3结束语