医疗设备档案十篇

医疗设备档案篇1

1.1档案管理对医院的管理工作中意识不强

医疗设备档案的管理是一个繁杂的工作，需要细心认真的对待。但是很多医院的档案管理人员还没有很好的认识到这一点，同时医院对设备档案管理工作也不是特别的重视。我们都知道档案工作最基本的就是对设备的建档、当然管理是非常关键的同时还要合理的去应用。医院设备的档案管理工作由于在医院中是一个很不起眼的工作没有多少关于医疗治疗的技术性，所以在医院中着分工作也不受重视，只重视医疗设备本身而不重视医疗设备的方案管理工作。所以医务人员在进行医疗设备的档案收集时也缺乏应有的重视，普遍存在应付心理。

1.2医疗设备档案管理的团队协作有待加强

要想将医疗设备的档案合理有效的又全面的管理好前期的资料收集是特别重要的一环，比如动态档案资料对在设备档案手机中是相当重要的。设备运行、维修等，都需要专门的人员进行对使用人、维修人、使用和维修时间、出现的问题、最终的解决办法等进行全面细致的记录。整个过程需要义务人员之间的相互配合才能很好的完成医疗设备动态资料的收集工作。但是在实际操作中没有专门的档案管理人员进行以上数据的收集工作，使得很多有用的信息随着时间的流逝而丢失。

1.3医疗设备档案收集时间长，增加了档案收集的难度

前面我们已经说了医院医疗设备的档案其实是一个动态的过程，从最开始的采购到其中的运行使用、再到维修最后甚至是如何淘汰或者报废都要详细记录整个档案的收集跨度时间长，牵扯人员多等等。所以说在整个医疗设备档案的管理中是一个比较漫长的过程，给整个医疗设备的档案管理工作加大了在时间上的难度。

2医疗设备档案管理的重要性

医疗设备在现在医疗过程中的重要地位相信大家都是深有体会的，一个简单的验光、做CT、做B超等等都要用到医疗设备来完成。这么多的医疗设备如何做好相应的管理是非常重要的相应的档案之多也是可想而知的。医院要想对医疗设备全面的进行现代化的管理就必须将医疗设备档案的管理列入其中。因为这是医疗设备管理的有效凭证和重要资料依据。可以说医疗设备档案管理还坏直接关系到医院设备使用的还坏，同时也关系到医疗设备使用的时间长短问题。管好医疗设备，可以很好的提高医疗设备的使用率，同时也会很好的减少理疗设备在使用中出现故障的频率。医疗设备档案的管理为医疗设备在后来的运行和维修提供了科学有效的依据，可以很好的减少医疗设备在遇到问题时维修处理的时间。随着世界经济的全球化国际社会在医疗上的合作不断加深，医疗设备的引进使用时常有的事情在引进时很多设备会自身携带着设备的安装使用，注意事项、维修方法等这些在设备的引进后这些重要的治疗都会以设备档案的形式放在医院的档案库中。当设备出现问题或者是出现不会使用的情况这时候就需要从档案库中将这些设备相应的资料找出来，既简单与方便更有效的杜绝了医疗设备的操作不当问题。所以说医疗档案设备的档案管理对整个医疗设备和正确良好的使用还是能起到积极的作用的。

3医疗设备档案管理的对策

3.1切实加强培训，转变设备档案管理观念

对医疗设备档案的管理医院管理层一定要做到充分的重视，加强档案管理的管理制度同时开展切实有效的培训工作，不能再停留在以前的错误思想中而是转变思想态度让整个医院的工作人员把医疗设备档案管理工作当做一项重要的工作来对待，积极配合设备档案管理的管理人员让他们更加顺利的完成工作。对于医疗设备的动态档案收集中要以认真、真实、全面、细致的态度去完成。在维修过程中要对设备具体出现、解决办法等做好详尽的记录不可以有半点的马虎。在医院领导的牵头下进行档案管理知识的培训工作，特别注意对新进职工的培训工作同时要在培训后进行严格的考核工作。在医院的会议期间要重点强调对医院设备档案管理工作的重要性，调高档案管理人员的认识。

3.2完善制度建设，加强考核

医院对病人进行治疗的过程中是离不开医疗设备的，医疗设备的档案对医疗设备的管理起着极其重要的作用，可以说医疗设备档案管理能很好的配合医院在给病人治疗，在治疗中起到了有效作用。可见医院做好对医疗设备管理的制度管理系统构建是非常重要的。很好的明确各个管理档案的人员职责，建立严格管理制度；在以前的基础上进一步完善医院档案的管理制度，将医院设备档案管理制度更加细化，让档案管理人员就在制度的约束之下，对档案管理人员的管理还坏进行调查对坐的好的要提出表扬对那些态度不认真，马虎大意的员工进行评判教育；对医院设备维修人员进行实名制登记要求他们在维修设备是出了要做好维修工作还要对设备的问题以及引起问题的原因进行记录并交给医院设备档案管理人员；在档案的管理中加强对管理人员个人素质以及专业水平的考核工作，使他们更见重视医院设备档案管理工作，尽最大的努力来完成档案的管理。只有做到以上的环节在能送上到下的提高全医院人员对档案管理工作重要性的认识，才能真正落实好对医院医疗设备档案管理的具体工作。

3.3医疗设备档案管理现代化

随着现在社会科技的发展以及计算机技术的广泛应用，和好的利用计算机来管理医疗设备档案管理工作也是比较可靠的方法。同时还可以很好的解决人员的问题，利用计算机管理档案也是近些年来医院在档案管理过程中比较常用的管理方法，是一种比较流行的趋势。在医疗设备管理中，医院应该根据自身的环境条件设立一个属于自己的设备管理系统。这个管理系统应该有强大的适应性，不及可以对人员信息、出入档案库的时间以及所借档案的类型，还应该对医院设备的购置、使用、技术管理进行详尽的记录。同时将记录的数据利用计算机技术进行合理的整合分析，对有用的信息进行存档保护，以电子档的形式保存起来。然后医院的医疗设备档案管理人员要对电子档案进行打印再次以纸质档案的形式保存起来，做到双保险的作用。

4结语

医疗设备档案篇2

关键词：加强 医疗设备 档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）07-242-02

笔者所在的湖北医药学院附属太和医院是一家大型综合性三级甲等医院，拥有床位3000多张，总资产10多个亿，仅医疗设备总值就有近4个亿之多。如此庞大的医疗设备资产，如何管好是摆在医院管理者面前的问题。医疗设备档案管理是管好医疗设备的基础工作，只有做好医疗设备档案管理才能实现管好医疗设备。笔者通过层层剖析，抽丝剥茧，分析困境，探讨意义，践行内容，最终探寻出加强医疗设备档案管理工作的途径和方法。

一、医疗设备档案管理的困境

1.医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。

2.医疗设备档案管理意识淡薄。医院的医疗设备档案管理员多为兼职，很多使用者即为管理者，有时候甚至于设备有多少台，管理员就有多少个，人员之多可见一斑。医疗设备档案管理的难度在于，每一位医疗设备档案管理员都肩负着医疗设备档案生成、管理、归档的一系列职责，要做到每位非专业的医疗设备档案管理员都对医疗设备的档案管理职责了然于心，对医疗设备档案管理工作尽职尽责本身就有很大的难度。非专业就必然有非专业的缺漏和弊病，非专业也成为医疗设备管理意识淡薄的客观原因。

3.医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、医技科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在。仅我院上万元的医疗设备就有2000件之多，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。

4.医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。

5.医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。

6.医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。

7.医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。

二、医疗设备档案管理的具体内容

医疗设备档案管理按照档案生成的时间分为：采购阶段档案管理、使用环节档案管理、设备处置档案管理。

1.采购阶段档案管理指医疗设备从申购始，到可行性论证、采购直至验收止的一系列活动中产生的有关医疗设备的所有资料的收集归档管理。这些资料包括：经过审批的购置申请、设备采购小组论证得出的可行性论证报告、医疗设备招投标全过程的资料（招标公告、投标保证承诺书、投标书、投标单位签到表、评委签到表、招标记录、中标通知书、中标公告等）、双方签订的购销合同、配置清单、货物装箱单、产品进口报关单、商检报告（进口设备）、验收报告、合格证、说明书、操作指南、培训证明、设备安装照片、安装场地施工图、水电暖线路图、医疗设备构造线路图、医疗设备技术参数、防雷检测报告、操作人员资格证书等等。

2.使用环节档案管理指医疗设备从投入使用开始到设备处置前所形成的一切资料的收集归档管理。这些资料包括：保养记录本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、保养时间、保养内容、保养报告、处理结果、保养费用、保养技术人员签字等）、维修登记本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、报修日期、故障原因、维修部件、维修周期、维修配件费用、维修人工费用、维修人员签字等）、设备使用情况月报表（内容：设备名称、规格型号、投入使用时间、日检查人次、次检查费用、操作人员签字等）。

3.医疗设备处置档案管理指医疗设备处置全过程所生成的档案资料的收集归档管理。处置阶段档案资料包括：医疗设备报废申请表（内容：医疗设备名称、规格型号、购置时间、数量、价值、报废原因、报废日期、报废技术鉴定、财务部门意见、设备科室意见、分管院领导意见、院长意见等）、国有资产处置（报废）申请表、国有资产处置（有偿转让）申请表、国有资产处置（无偿转让）申请表等

以上医疗设备生成档案资料的三个阶段，内容多，范围广，时间跨度长，收集归档难度大。做为档案管理者必须克服所有困难，提高医疗设备档案管理水平，确保档案管理资料的真实性、时效性、完整性和系统性。

三、如何提高医疗设备档案管理水平

1.健全医疗设备档案管理制度，做到有章可循。建立规范的医疗设备档案管理办法及规章制度，系统化、制度化的管理医疗设备档案。《档案法》规定， 档案工作原则是统一领导、分级管理，医院应按照设备档案归档范围和立卷归档制度及规范要求， 建立并完善设备档案的保管、保密、借阅、统计、鉴定、销毁等制度。有了健全的、完善的规章制度，才能规范我们的行为，才能有理有节地规范医疗设备档案管理工作。

2.增强医疗设备档案管理意识。医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的基础，加强医疗设备档案管理可以延长设备使用寿命，做到物尽其用，让医疗设备发挥最大效能，创造最大的经济效益，创造更大的社会价值。只有每位档案管理员认识到这一点，才能明确医疗设备档案管理的真正意义，从而增强医疗设备管理意识，克服“重购轻管”的思想，变被动管理为主动管理，形成持续、长久、良性的医疗设备档案管理构架。

3.加大档案管理人员培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量的、非专业的、兼职的档案管理员将要参与医疗设备的档案管理。档案管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，如何使医疗设备档案管理员的专业水平达到档案管理的要求，这就需要通过邀请档案管理专家开展一系列档案培训课程来实现，准确地说，开展档案管理培训课程是提高档案管理员水平的最佳、最有效的途径。与此同时也要发挥传帮带的作用。

4.抓好医疗设备档案资料交接工作。建立《医疗设备档案交接制度》，在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，应及时就医疗设备档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐项清点，交接人员、监交人员三方签字存档。

5.充分发挥医疗设备档案资料对工作的指导和借鉴作用。建立《医疗设备档案借阅管理办法》，积极鼓励采购部门、使用科室、维修部门等相关部门借鉴医疗设备档案资料指导工作。落实借阅审签，归还签字制度，保证医疗设备档案资料安全。

6.建立医疗设备档案管理考核制度。建立《医疗设备档案管理考核办法》，就专、兼职医疗设备档案管理员完成的档案管理工作进行考核，工作表现突出的给予奖励，违规则处罚，用制度管人，加快推动医疗设备档案管理工作的前进步伐。

四、小结

总之，医疗设备档案管理工作的重要性必须深入人心，只有人人重视，全员参与，每位档案管理员都认真遵守《档案法》，严格按《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准要求实施档案管理工作，上亿元的国有医疗设备资产才能发挥最大效能，创造最大效益。同时，医疗设备档案管理工作也应从我做起，从点滴做起，充分发挥医疗设备档案对医疗设备采购、使用、维修、报废等各环节的指导和借鉴作用，为管好医疗设备发挥应有的效能。

参考文献：

1.谷红梅.医疗设备档案管理的改进措施.中国医学装备，2012（2）

2.贺琳.医院医疗设备档案存在问题的探讨.中外医疗，2012（5）

3.张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性.贵阳中医学院学报，2013（1）

4.施元春.大型医疗设备档案管理及成效.中国医学装备，（4）

医疗设备档案篇3

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：

（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。

（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。

5展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：

（1）综合性。

本文介绍的两种方法均在不同医院中实施，充分说明两种方法各有利弊，需要医院结合自身情况选择适合的管理模式。医学工程处及相关部门也可以根据两种不同方式进行综合管理，在发扬单个管理模式长处的同时，有效减少和避免单个模式的弊端，使得医疗设备档案管理工作能够更加便捷，为临床使用和设备本身工作提供有力保障。

（2）信息化。

医疗设备档案篇4

一、医疗设备档案的收集范围及方法

1、医疗设备档案以年为单位进行归档

医疗设备按照其用途可分为心电脑电、生理参数监测、超声、生理机能替代及辅助装置、核医学、骨关节镜等17大类。设备仪器做到一机一档。同一大型医疗器械从购置设备立项开始，招标、采购、到货、验收过程中形成的文件以及大型医疗仪器的说明书、线路图、监测记录、维修记录等都要归人同一案卷中，并分为前期档案和随机档案两大类。前期档案是大型医疗器械档案的第一项，包括医院的审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同书等各项前期工作中形成的文字资料。随机档案包括大型医疗仪器的使用说明书、线路图以及医院根据实际情况设计的大型医疗仪器的场地图、场地的水、电、暖线路图等。当对大型医疗仪器进行监测、维修时，可查阅设备档案，但也要做好查阅和维修记录，才能为日后的维修工作提供有益借鉴。

2、设备档案管理按照“四同步”的管理原则

设备立项的“同步”提出档案文件材料的归档要求；检查设备购置进度的“同步”检查文件材料的形成情况；设备到货开箱验收的“同步”对随机材料进行收集、登记；临床医学工程师安装调试、维护检测设备的“同步”收集完整、准确的档案材料。

3、要求设备档案管理人员把好验收关

从设备立项采购到仪器安装使用，保证每一阶段档案收集的齐全完整，同时保持文件收集与设备购置进度的一致，既便于指导工作，又保证归档材料的完整性和准确性。

二、医疗设备档案的作用

1、便于把好医疗设备购置的第一关

医疗设备按照其功能可以概括为诊断设备、治疗设备和辅助设备三大类。医疗服务的需求最先反映在设备档案之中，它是医疗需求的第一信号，它能为临床科室是否购置新设备提供可靠、有用的依据。在这三大类中，哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购，通过查阅设备档案清清楚楚、一目了然。在三大类医疗设备档案管理中，整理和建立诊断设备档案非常重要，特别是对一所综合性医院尤为重要。正确选购诊断设备有利于患者病情的有效治疗，盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。此时此刻，设备档案需要发挥有效的引导作用，通过已建立的医疗设备档案体系把好第一关，确定购置与否，避免重复购置，为医院把关，降低成本、减少浪费。

2、方便医疗设备的保养与维修

通过医疗设备的使用记载，查阅设备的技术状况、完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修科室及时进行医疗设备维修。坚持把设备运行状况记录纳入设备管理系列，虽然有一些麻烦和难度，但做好了之后就能够拓展和延伸医疗设备档案管理服务的范围，为医院降低成本，增加可观的经济效益。正如我们工作中平时所见，有些科室为了获得短期经济效益，对使用率较高的医疗设备长期使用磨损，无记录无记载、拼设备拼消耗，一旦出现故障，维修起来十分困难，有些因维修费用高昂而提前进入报废行列，其结果是不仅给医院造成经济损失，而且会影响病人的继续诊断治疗。

3、提高医疗技术人员对设备档案知识的认识

提高医疗技术人员对档案知识的认识，通过对医务人员宣传档案方面的知识，使医疗技术人员提高对档案知识的认识过程，进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径，在设备使用过程中，注重档案资源潜在的知识价值，注重原始资料的积累与保存，为今后仪器设备的良好运行提供更好的保障，进而发挥其应有的作用。

三、加强医疗设备档案的管理

1、强化归档意识，建立健全设备档案管理制度

(1)制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交。建立并完善设备档案的保管制度，不断提高保管水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性。

(2)标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中，从档案的收集、整理到最后的归档、输入计算机，有一整套严格的管理程序，其内容分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写符合档案局对设备档案要求的规定及标准，做到条理清楚、目标明确、保存完整，为今后的提供利用打下良好的基础。

(3)现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展，档案部门需要不断更新技术和设备才能不断满足社会的需要，同时档案人员也必须具备现代计算机的实际操作能力，可以通过多形式、多层次的培训不断更新知识结构，提高专业技能和专业素质，科学的管理和保存档案，逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库，实现资源整合和共享，便于医疗设备使用效益的分析，充分发挥档案的潜在价值，为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障，为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。

2、将设备档案的管理纳入医疗质量目标管理

医疗设备档案篇5

一、医院医疗设备档案的形成

医疗设备档案是医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种材料，记录了设备从需求、论证、采购、装备、使用、质控、维护、变更、报废的全过程。在具体实践中，医疗设备档案的归档内容主要由两大部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。一卷完整的医疗设备档案主要包括：设备购置请示、论证报告、批文、招投标文件、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件(说明书、合格证、保修单、操作手册、维修手册、系统手册)、设备移交、调配变更、报废处理等资料。享受国家免税政策的进口设备，除了具备上述材料外，还应包括机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、商检报告等。从医疗设备档案的形成过程看，它涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，档案材料多，因此，设备档案的管理是一项工作量相当大的工作。

二、医疗设备档案在医院管理中的作用

医疗设备是保证医疗卫生事业发展的主要硬件资源，如何管好用好医疗设备，首先必须建立较为全面的医疗设备档案。医疗设备档案在医院管理中的主要作用在于：一是设备日常管理的重要依据。管理者要对医疗设备进行日常管理，必须借助设备档案经常了解设备的分布情况，使用率、完好率、检修率、报废率和效益等。二是为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。三是设备维修、检修的必要参考资料。机器设备在运转和使用过程中，不免会出现各种问题，必须不断维护和检修，设备的维护检修可能要经常翻阅档案，参考和查阅说明书、线路图、操作手册及系统应用软件等资料。四是处理医疗设备纠纷的依据。在医疗设备管理中，难免发生这样或那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用造成设备或配件损坏、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。五是信息共享的基础。随着医疗设备档案的数字化和医院、社会网络化、信息化程度的提高，医疗设备档案信息将更好地为各类人员所共享和服务。

三、加强医疗设备档案管理的举措

1、建立医疗设备档案管理的组织机构。为了搞好设备档案管理，医院必须建立相应的组织机构，根据相关法规制定本单位的档案管理目标、管理细则、岗位职责、工作流程等。许多医院形成的医院、科室和具体管理人员组成的三级管理网络就是很有效的组织架构。

2、建立健全医疗设备档案管理制度。建立健全各项档案管理制度是做好医疗设备档案管理的根本保证。包括档案收集和归档、档案利用、保管、借阅等制度，并将这些制度纳入医院岗位责任制和考核办法之中。为了提高档案的有效利用率，尤其要完善档案收集制度。从医院整体角度看，医疗设备档案资料分散于各职能科室和使用科室，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，在提高医院相关人员档案意识，积极配合档案部门工作、主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递，登记制度，确保档案材料的系统、完整性。

3、提高医疗设备档案管理现代化水平。医疗设备档案的收集、整理、完善、保存是一项任务重、工作量大而又需要认真才能完成的工作，目前存在着资料管理的不完整性、任意性、资料查找的不方便性、盲目性等缺点。随着计算机信息网络的发展，我们要改变传统的档案信息组织方式，用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理后输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片、声像资料转变成数据资料，建立医疗设备档案数据库系统，实施动态管理，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，使医疗设备档案管理工作真正进入现代化管理阶段。

医疗设备档案篇6

关键词：医疗设备 档案管理 难点 对策

21世纪的今天，科技的不断进步以至于医疗设备更新换代的速度逐渐加快，现代化先进性的医疗设备不仅仅将医院的工作效率显著提高，同时也为医院诊断治疗工作带来了极大的方便，但是对于当前医院来说，医疗设备档案的管理工作成为当今的难点重点之一，进而受到了医院相关管理人员的高度重视。

一、医疗设备档案管理的必要性

一般而言，医院的正常运作往往少不了相关程度上的管理，对于医院医疗档案的管理而言，关乎着医院是否整体稳定高效的运作，其医疗设备档案的管理在医院的整体管理中有着越来越大的比重。随着时代经济的飞速发展以及科技的进步，当前医院的医疗设备档案管理不仅仅局限于简简单单的医疗资料的管理，更加倾向于整体流程的跟踪和管理。

医疗设备档案管理一方面是当前医院正常运作的实质要求，是对医院正常秩序的保障。同时医疗设备档案管理又是当前时代经济对医院现代化管理提出的新的要求。医疗设备档案管理在某种程度上是其医疗设备正常运作的基础，通过对先进的医疗设备加以维护和保持，并借助于相关的有效管理，将医疗设备中出现的故障降低，对于整个医疗设备的全面和有效管理有着一定的积极促进作用。

总而言之，医疗设备档案在实际的管理过程中，不仅仅是医院管理的具体要求，同时也是顺应当今时展的潮流，进而实现医疗设备档案的现代化管理。

二、当前医疗设备档案管理过程中的难点

1.医疗设备档案管理意识相对较差。一般而言，当前医疗设备档案在实际的管理过程中，由于不同医院有着不同的管理水平，其档案的管理难免存在各种各样的问题，医院医疗设备档案相关管理者对于先进性和科学性的管理意识相对较差，以至于在实际的工作中难以从根本上全身性地投入工作中。同时在实际的管理过程中，对于设备的论证有着一定的重视度，但是对于其管理的内容有着相对不规范的行为。

2.对医疗设备档案定期管理的时间较长。医院作为人员流动相对较大的场所，其档案资料相对较多，同时对于档案的记录内容也是尤为多的，在实际的档案记录过程中，有着相对较长的用时和周期，就从其申报这一环节开始，其和中间的购置、使用、维护以及报废等环节仍然需要仔细认真的记录，某一环节稍有差池，对于其管理的质量有着实质性的不利影响。

3.缺乏相关的先进性的现代化管理手段。近年来，随着时代经济的飞速发展，我国经济水平逐渐提高，同时其医院的医疗设备也是在不断更新着，但是纵使医院有着相对先进的医疗设备，但是其管理手段依旧停留于较为传统手工收集和检索阶段中。

三、医疗设备档案现代化管理的重要举措

1.将管理人员的管理观念提高。一方面将管理人员的科学管理意识提高，并定期地进行培训，将医院档案科学管理的宣传工作做好。另一方面则要使得工作人员对医疗设备方案管理工作的重要性有着明确的了解，将其工作的质量以及工作的效率显著提高，进而在临床工作中将科学的管理理念应用其中。

2.对管理制度进行完善。对管理制度进行完善，首先就要对各级管理以及使用人员的责任进行明确，并将岗位责任制建立起来，对医院各个科室工作管理的目标和岗位职责加以明确，严格遵守相关的管理制度，及时对医疗设备档案中存在的问题加以解决，做好各个科室的协调管理工作，共同推动医院的全面管理。

3.采取现代化的管理模式。当前医院医疗设备档案管理虽然有着一定的先进医疗设备，但是在实际的管理过程中更应该融进先进的现代化管理理念，建立一定的网络管理系统，并对其登记的信息进行准确的登记和查询，做好信息采购和出入库信息的登记工作，并基于网络信息管理平台做好其技术维修工作，对医疗设备档案管理的空间进行完善和拓展。

4.对管理责任加以落实。对管理责任进行落实，一方面就要将医院医疗设备档案的水平工作全面提高，做好相关管理人员的监督检查工作，另一方面在医疗设备的购置管理上对管理人员相关购置计划的监控进行某种程度上的加强，将档案的质量管理水平全面提高，并对医疗设备档案的完整性、准确性以及有效性加以保证。

总而言之，医疗设备档案管理工作不仅仅是对医院掌握医疗设备购入和报废整个过程信息公开透明性的保证，同时在另一方面也是对当今医疗市场真正需求的极大满足，因此在实际的医疗设备档案管理过程中，更应该本着科学先进的理念，全面提高医疗设备档案的管理水平。

参考文献

[1]陈婉平.当前医疗设备档案管理的难点及对策[J].科技与企业，2013（15）：46

医疗设备档案篇7

前言

医疗设备是医院固定资产的重要组成部分，随着医疗服务水平的提高，医院医疗设备的数量不断增加，相应的档案管理工作也受到广泛关注。积极推进医疗设备档案管理工作的发展不仅有助于医院加强固定资产管理，同时也能更好地服务于临床工作，展现医院的综合管理能力。

一、医院医疗设备档案管理工作的重要性

医疗设备档案管理是指从论证、申请、采购、安装、验收、应用、维修、保养、报废等各个方面对医疗设备的档案信息进行的全程跟踪管理。医疗设备是医院开展诊断与治疗工作的基础，在医疗设备全生命周期的管理过程中会产生大量的资料档案，档案管理工作也因此具有重要意义。

一方面，对医疗设备档案管理本身就是医院管理工作的组成部分。通过档案信息的生成以及持续跟踪，能够及时掌握设备运行情况，提高设备的使用率，防止资源损耗。另一方面，医疗设备档案信息与临床工作有着紧密的关联。大数据时代对数据信息的分析利用至关重要，医疗设备档案信息的生成可以为医院临床工作提供参考，例如设备使用频率、故障率等信息都是医院合理布局医疗设备、制定采购计划、进行设备更新的依据，同时也体现出医院的医疗技术水平。

二、医院医疗设备档案管理工作存在的问题

第一，医疗设备档案管理意识不强。对于医疗设备的管理，建档是一项基础工作，不仅要生成大量的档案信息和相关文件，而且还要为今后的临床工作提供参考。但是档案管理并不直接创造经济效益，医院对医疗设备的档案管理未能给予足够的重视，很大程度上只是对设备购置时的静态信息进行收集，后续的动态档案信息生成则普遍缺乏。

第二，档案管理制度不健全。医疗设备的采购成本高，设备使用周期长，且设备使用过程中要持续开展档案管理工作，涉及多个部门的协同参与。但是在不少医院中，由于缺乏严格的管理制度，医疗设备采购、管理、使用环节的档案信息并不能及时生成，各部门对自身应承担的责任缺乏清晰的认知，设备使用与档案管理常发生脱节，另外相应的监督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。对于医疗设备的档案管理是一项系统性的工作，不仅设备采购、验收需要建档，后续的使用、维护、计量、降级、报废等各个环节也要记录在档案中。由于档案信息量大，单纯依靠传统的档案管理方式已经不能满足工作的要求。但是医院档案管理仍以手工为主，尤其是对持续生成的动态档案信息跟踪记录不全，建立的信息化档案较少。

第四，专业档案管理人才不足。近年来随着我国医疗卫生体制改革的深入，医院综合实力显著提升，医疗设备更加先进，采购数量不断增加，医疗设备的管理和使用也向着更加精准的方向发展。但是相应的医疗设备档案管理工作还未跟上步伐，现有?n案管理人员往往是从其他部门调任，专业知识和能力储备不足，难以对档案信息的真实性、完整性做出判断，档案管理效率不高。

三、加强医院医疗设备档案管理的举措

第一，深化对档案管理工作的认识。国家卫生部和财政部对医院医疗设备档案管理工作提出了明确的要求，医疗设备在申请购置和使用过程中都必须做好相应的档案管理工作。因此，医院应当深刻领会相关工作精神，积极转变思想，更新观念，对医疗设备档案管理工作给予充分的重视，明确档案管理与医院临床治疗和内部管理之间的密切关联。同时医院领导更要以身作则，在医院内部开展相关的宣传教育活动，使各科室人员认识到工作的重要性，树立起全员意识。

第二，建立健全档案管理制度。严格的制度是医疗设备档案管理工作实施的基础和保障，医院应根据医疗市场和医院发展的需要，制定严谨的档案管理制度，明确档案管理与使用人员的具体职责，形成岗位责任制，将医疗设备采购、使用、维护、保养、维修、报废等各个环节的工作责任到人，并与相应的档案信息生成工作对接，确保动态档案的及时记录。管理人员要注意检查设备使用和维修过程中的档案记录，及时反馈给临床科室参考。另外医院还应对档案管理工作给予监督和考评，从而增强档案管理人员的责任意识。

第三，加强档案管理信息化建设。近年来医院采购的设备数量不断增长，医疗设备的功能以及维护要求更加复杂，使用过程中生成的信息量大，积极开展档案管理信息化建设成为当前的一项紧迫工作。信息化管理不仅有助于提高档案管理效率，而且更利于保证档案信息的完整性和可靠性，促进信息共享的实现。因此，医院应建立功能强大的档案管理信息系统，科学设计档案信息的生成、更新、查询、分析等功能，并结合不同部门的实际情况，设立相应的使用权限，以便于各部门在工作中随时进行档案信息的查询和使用，发挥档案信息的使用价值。

第四，组建专业人才队伍。档案管理是一项专业性较强的工作，特别是对医疗设备的档案管理，本身具有动态发展的特点，设备从采购计划制定开始到验收使用，以及长期的维护，都需要不断丰富档案信息，并实现对档案信息的分析利用。所以一台设备档案的生成只是管理工作的开始，后续还要涉及一系列专业的工作。这就要求医院充分重视复合型人才的培养，吸纳具备高度责任意识、档案管理背景和一定医学知识的专业人才，立足长远发展，组建起高素质的档案管理队伍，并定期组织相关培训，切实通过人才素质的提高为临床提供帮助。

医疗设备档案篇8

关键词:医疗设备;合同档案;管理

近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

[2]鲍薇．浅析医院医疗设备档案管理工作．黑龙江档案．2014（2）．

医疗设备档案篇9

【摘要】 建立有利于医院发展和患者需求的医疗设备档案管理体系，通过管理体系定期和不定期地检查设备质量、运行状况和检测维修情况;通过已建立的医疗设备档案，确定医疗设备购置与否，最终避免重复购置，降低成本，减少浪费;完善设备维修档案，并付诸实施，实行建档和管理相结合，有利于进行医疗设备使用效益分析;通过互联网建立统一的医疗设备档案库，实现资源整合和共享，有效应对突发事和紧急事。

关键词 医疗设备 档案 医患

医疗设备档案是医疗设备在服务医患过程中的全部历史记录，它是设备管理工作的重要组成部分。追述上个世纪90年代末，我院在积极创建三甲医院过程中，初步建立了符合三甲要求的医疗设备档案管理体系。其中，经笔者之手整理的医疗设备档案百万元以上的有6卷，10万元以上的有130卷宗，万元以上的有206卷宗，5000元以上的有20卷宗，共计362卷宗。这些档案为我院当时争创三级甲等医院奠定了基础。如何进一步巩固和发展“三甲”成果，变重视创建目的为重视创建过程，使医疗设备档案管理工作在新形势下发挥积极作用，笔者体会如下。

1 要强调医疗设备档案管理工作的必要性

医疗设备档案包括设备购进档案和设备维修档案。平时工作中，较为重视的是建立和整理设备购进档案，如何把设备的需求、论证、验收、运行、维修等情况真实地反映在设备档案中，需要我们进一步建立、健全和完善设备档案管理工作。特别是在新形势下，我们还要探索医疗设备档案管理工作新规律，对设备档案管理工作要有一个新认识。这就是医疗设备档案要适应医院发展，医院发展要适应市场（患者）需要。要达到这一点，很有必要建立更加完善的更有利于医院发展和患者需求的医疗设备档案管理体系。在设备档案具体管理工作中，要把医疗设备档案视为晴雨表、跟踪器，使设备档案管理真正地融入设备购进、临床使用、故障维修的整个环节和全部过程。通过医疗设备档案定期和不定期的检查设备质量、运行状况和检测维修情况，最大限度地发挥医疗设备档案在服务医患中的积极作用。

2 要突出医疗设备档案管理工作的监督功能

医疗设备档案是以“购置、验收、使用、维修、报废”等方面为基本内容整理和建档的。如果今天我们仍然滞留在最基础的和最一般的层面上进行医疗设备档案管理，势必跟不上迅速发展的市场经济形势，必然走过场、图形式。医疗设备档案管理的积极作用在于发挥它有效监督功能，变存放在档案柜里的“死”档案为走出档案柜的“活”档案，直接为医患服务。通常情况，医疗设备档案一般分类为，诊断设备、治疗设备和辅助设备三大类，医患的需求，最先反映在设备档案之中，它是医患需求的第一信号，它能为临床科室是否购置新设备提供可告、有用的依据。在这三大类中，哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购，通过查阅设备档案清清楚楚、一目了然。在三大类医疗设备档案管理中，我认为，整理和建立诊断设备档案非常重要，特别是对一所综合性医院尤为重要。宜昌常见病、高发病为结石病、结核病、肝炎及中老年人的心血管病，这些病例需要更新换代较快的先进医疗诊断设备来诊断。正确选购诊断设备有利于患者病情的有效治疗，盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。但是，在利益的趋动下，医院各科室有可能出现多头报告重复购置设备的情况，此时此刻，设备档案需要发挥有效监督作用，通过已建立的医疗设备档案体系把好第一关，确定购置与否，最终可避免使用科室重复购置，为医院把关，降低成本、减少浪费。

3 要拓展医疗设备档案管理工作的服务领域

医疗设备档案的服务是多方面的。本节所指的是通过医疗设备的使用记载，查阅设备的技术状况???完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修科室及时进行医疗设备维修。在我们前段医疗设备档案管理中，有些临床科室没有很好地坚持把设备运行状况的有关情况纳入设备管理系列，做这方面工作，虽然有一些麻烦和难度，但做好了，可以拓展和延伸医疗设备档案管理服务的范围，为医院降低成本，增加可观的经济效益。平时我们工作中所见，有些科室为了获得短期经济效益，对使用率较高的医疗设备长期使用磨损，无记录无记载、拼设备拼消耗，一旦出现故障，维修起来十分因难，有些因维修费用高昂而提前进入报废行列，其结果是影响病人继续诊断治疗，给医院带来经济损失。当务之急是要进一步完善医疗设备维修档案（设备使用登记薄），并有效地付诸实施，做到建档和管理相结合。我从实际中看，要从以下三方面强化落实。一是落实设备一级保养，二级保养的具体时间、保养项目和保养人;二是落实设备经常性检查和定期检查的具体时间、检查内容和检查人;三是落实设备小修理、中修理和大修理以及强制维修、定期维修、预防维修、事后维修的情况。如果我们把以上几个方面加强了，虽然增加了设备档案管理和设备运行管理的工作量，但有利于各方开展医疗设备的使用效益分析。通过效益分析，帮助使用科室综合分析设备运行状态，开发设备的新功能，提高设备的利用价值。

医疗设备档案篇10

【关键词】 档案管理 医疗器械档案 医院管理

1 引言

随着医疗卫生事业的迅猛发展和社会需求的不断增加，医院档案的门类不断增加，档案工作的范围也在不断扩大。作为一种潜在的生产力，医院档案是知识、信息的载体，更是医院文化的载体。在医院的医疗质量和服务质量不断提高的情况下，加强医院器械档案管理工作显得尤为重要，医疗器械档案管理已成为医院管理的重要标志，也是医院现代化管理的一项重要研究课题。做好医疗器械档案的收集与管理工作，对医院的发展有着深远的意义。

2 医疗器械档案的概念和内容

医疗器械档案是指在医疗器械审批、购置、培训、防护、验收、应用、检测、维修、管理、报废等动态过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属医疗器械档案。根据《档案法》规定，医疗器械档案资料要求真实性，即档案材料收集的应是原始材料；完整性，即档案材料必须根据内容要求进行收集、整理并装订成完整的档案材料。档案目录与实际档案资料内容、数量页数必须相符，不能缺少；动态管理，即医疗器械设备在整个应用周期内随时产生的新的资料，如设备维修、检测、计量等结果记录包括各种保修合同等。[1]笔者对医疗器械档案采用按“分类”管理的模式，为每项设备建立“专项档案”，每项一宗，分年度、分目录管理。

按医疗设备的管理等级，以“台件”归档，自立项采购开始，招标、采购、到货、验收、器械设备的说明书、工作图、线路图、检测记录、维修记录等等都分目录统一归档。我院医疗器械设备主要内容有：（1）采购档案：采购档案是医疗器械档案的第一项，包括购买医疗器械申请、论证报告、审批、大型设备效益分析报告；医院审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同及及其附属条款，产品明细、供应商公司资质文件、招投标记录及汇总文件、医疗器械资质文件、装箱单、仪器设备验收表、合格证等；基本情况部分包括医疗器械的使用说明书、线路图，以及医疗器械的场地图、场地的水、电、暖等线路图。这一部分作为医疗器械档案的重要组成部分，主要为医疗器械在使用周期内监测、维修等过程提供依据和参考。医疗器械档案动态管理中的维修、检测等记录都是以前期采购档案中合同涉及权限为准则，所以采购档案的规范化管理属于医疗器械档案的重要内容，在整个医疗器械档案管理中至关重要。（2）监测维修记录：医疗器械在使用周期内会磨损和消耗，近几年我国技术监督部门和卫生主管部门对医疗器械的管理越来越严格，为了增加器械的使用年限和减少设备故障率，对医疗器械的定期监测和维护是必不可少的。医院将每次的维修记录分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录，并对其进行整理归档。日常维护记录主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械或者是一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障的时间、维修人员姓名、所维修的部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等。大型维修记录主要是详细记载故障时间、原因，售后服务部门所指派维修人的姓名、所维修的部件、使用更换的零部件及制造商、故障排除时间、验收人员、维修后使用情况等各项内容。报废记录主要是针对那些严重损坏而又无法维修做报废处理设备的档案管理。报废记录主要包括设备的报废申请书。由于医疗器械属于国有资产，报废流程须级上报申请，经上级有关部门鉴定后方可做报废处理。[2]

3 医疗器械档案的收集与管理

通过查看设备档案资料，为医院对外谈判、科学数据统计、经济效益分析等提供重要依据。如何更好的收集与整理好医院医疗设备、提高设备的使用率，在设备采购、使用、保养维修等工作中得到充分利用，笔者主要采取以下几项措施：

3.1 制定完善的医疗器械档案管理制度。

为确保医院医疗器械档案完整、准确、安全，医院医疗器械档案理坚持集中统一管理的原则，制定完善的医疗器械档案管理制度。

（1）建立健全管理体系，责任到人，分工明确。以医院综合档案室管理体系图为基础，确定一名院级领导为主管领导，负责对医疗器械档案的督导，指定综合档室专职档案员对医疗器械档案进行立卷、归档、日常管理及维护，指定医院医疗器械管理部门兼职档案人员对医院器械档案进行收集及预立卷。（2）建立健全医疗器械管理制度。建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交；建立并完善设备档案的保管制度，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务；建立并完善设备档案的借阅制度，确保设备档案长期处于监控状态，不丢失。（3）严格档案借阅制度，按档案借阅流程履行借阅手续。制度要求当所借阅的档案需要带出档案室时，一般只借阅备份的复印件。超过借阅时限后，由档案管理人员进行催要，并可根据实际工作的需要进行适当的延长。

3.2 医疗器械档案的管理

3.2.1 档案的收集流程

（1）医疗设备档案的建立过程往往要经若干个环节和不同部门的人员，所以需要综合档案室专职档案员及各科室兼职档案员共同完成。每台（件）医疗器械到货安装时，医疗器械管理部门即器械科通知综合档案室，由档案室指定兼职档案员到场进行开箱验收。开箱完毕后，档案人员在验收报告上签字，并收齐装箱单、安装调试报告、仪器说明书等全套随机材料。（2）在每台（件）医疗器械安装、验收、投入正常使用后二周内，将该器械所有筹购资料、随机设备技术资料整理后，由器械科兼职档案员完成预立卷，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。（3）医疗器械维修人员每季度最后一周对维修记录等资料进行整理，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。

3.2.2 医疗器械档案的立卷

（1）综合档案室对器械科交来的档案资料进行登记，填写《档案移交登记表》，做好交接记录。（2）综合档案室对器械科交来的资料按照一定顺序进行再次整理。笔者是按照如下顺序进行整理的：合同、医疗器械购置申请表、考察记录、招投标记录，供应商资质、医疗器械资质、装箱单、仪器设备验收单、合格证、说明书、图纸、维修记录以及后期的报废记录等。

3.2.3 医疗器械档案的归档

每台（件）器械档案整理完毕后，参照文书档案的归档方法，严格按照归流程图进行归档。

（1）将归档文件中所有带文字的纸张进行页码编制。（2）用档案专用不锈钢订或线进行单件装订，在每一“件”文件的右上方加盖归档章，并将归档章内容填写齐全。（3）将档案有关信息录入档案软件中。（4）按件号顺序装盒，填写档案盒背脊内容，做到字迹清楚、整齐、美观。（5）将档案盒及时存放于档案柜中，确保档案不丢失。（6）打印档案目录并装订，制成检索工具。

参考文献：