人事档案的管理范文

导语：如何才能写好一篇人事档案的管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：单位，人事档案管理工作制度

 

关于人事档案管理制度很多高校目前还没有相关的正式文件资料，在接触人事档案工作三年的时间里，我深刻的了解到人事档案对于一个单位的重要性，它不仅与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，且具有法律效用，更是记载人生轨迹的重要依据，是个人身份、经历、学历、资历、技术职称、社会关系、奖惩等方面的重要证据。人事档案还是社会公共信息中非常重要的一个组成部分，从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，人事档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等等。

那么具体什么是人事档案，人事档案中都记载哪些内容？据我查阅准确资料称：人事档案是人事管理活动中形成的，它记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是从个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

要说人事档案的重要性，我想它的概念足已经证明它的重要性。。其实放大的说，人事档案是与公民个人关系最为密切的一种档案，特别是在社会主义市场经济迅速发展的今天，劳动力市场的逐步完善，人员流动日益频繁，用人单位和公民个人在人事档案移交等方面的手续不断增多，人事档案的主动配合管理对人事手续的正常办理和相关待遇的享受起到了尤为重要的作用。

但在现在的社会中仍有许多自由人认为档案已经不再重要了，有它没它都一样，从来都不去关心个人档案，甚至都不愿去搭理它。但事实是这样吗？许多大学生走出校园，踏入工作岗位后往往会遇到这样的问题：虽然与单位签订了劳动合同，但是没有到单位的人事部门办理相关的就业手续，等到要去办理的时候，又过了毕业派遣期限，致使个人的工资定级、职称申报、社会保险等未能及时办理而受到影响，这是因为他们在毕业后未及时办理存档和落户手续而带来的严重后果。再例如：从离职人员的角度来考虑此问题，在单位干满了一年，只要是非本人意愿离职的，都可以领取到失业救济金，但是前提是本人档案中的所有材料都要齐全。如果个人没有及时处理好人事档案的管理问题，那面临的不仅是失业救济金无法领取，而且直接影响了工龄计算、职称评定、出具以档案为依据的证明等，应该说后果很严重。最后，等到我们达到退休年龄的时候，劳动局这时就需要审核我们的档案，查看档案中上学时的学籍材料，工作时所签订的劳动合同，是否符合正常退休的条件，如果少一样也都无法办理退休。

从以上的几个例我们可以看出档案对于我们个人的重要性，它是伴随我们每个人一生的，在关键的时候它起着举足轻重的作用，所以一定要保管好个人的人事档案。那么，作为一个单位，人事档案的管理工作更是至关重要的。。从宏观意思以上讲，加强对人事档案重要性的认识，将可以促进个人和单位的稳定发展，对构建社会主义和谐社会有重要意义。

那么结合我所在单位的实际现状，我想从以下几点制度来加强管理单位的人事档案。因为我粗略了解到，很多单位目前还没有具体的相关档案管理制度，我也是在多方面搜集资料，积极学习，并结合实际情况归纳一些切实可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鉴学习，目的是为了更好的加强管理职工们的人事档案，给单位和个人的工作带来方便、快捷、严密的管理体系。

第一，人事档案保管与保密制度。管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料等等。

第二，人事档案材料收集制度。人事档案管理人员要严格按照相关规定，及时收集、登记、检查人事档案材料，如发现缺少材料或材料不符合要求，应及时主动向有关部门及本人索取。人事档案材料形成部门要及时将材料送交人事处档案室。送交的档案材料，必须是办理完毕的正式材料，必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，手续完备。其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间、组织印章或领导签字，个人撰写的材料还应有形成的时间、本人签字等等。

第三，人事档案材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

第四，人事档案检查核对制度。。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。另外，检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第五，人事档案的转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动、职务变动、学历教育等等原因引起的，转递人事档案时必须通过机要交通或派专人送取，并且转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

第六，人事档案查（借）阅制度。任何人查阅他人档案，都必须经主管领导批准，档案管理人员，应根据领导批准查阅的内容，为查阅者提供相关资料，超出领导批准查阅范围的，不得查阅；查（借）阅干部人事档案的单位或个人，必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、拆散、圈划、抽取、增添、撤换、污损档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要经主管领导批准，并严格履行登记手续，按期归还。借用期间不得擅自转借其他人。

综上浅谈，足以说明建立健全的保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，所以在日常的人事档案管理工作中，我们这些管理人员务必做到管理的规范化，标准化，准确化来积极的带动现整个社会的人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，来增强档案管理工作的的活力和生命力，使人事档案的管理工作有着更进一步的发展。

参考文献：

1.刘瑞凤《关于医院人事档案管理工作的思考》，（广州中医药大学第一附属医院）。

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传统的事业单位人事档案的管理手段已经不能满足当今信息社会的要求，创新档案管理方式，提高档案使用效率已成为档案管理的必然要求。利用计算机网络技术实现档案管理的信息化管理是创新档案管理工作的有效途径。事业单位档案管理部门应积极利用计算机网络技术实现创新档案管理方式，有效发挥档案工作在信息社会中的重要作用

一、发挥信息技术在人事档案创新管理中的作用。

人事档案是个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对单位考察和识别干部选拔优秀人才， 加强事业单位干部队伍建设，促进生产、监察、党政管理的开展具有重大作用。利用计算机管理档案，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，通过网络进行信息传递，提高了档案工作的效益。

二、如何实现人事档案的创新管理

1、提高档案管理的创新意识

人事档案工作者应不断更新观念，主动出击，提高创新意识，在档案的收集、管理、使用等各个环节注入创新意识，不断挖掘档案管理的新举措、新方法。强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，网络传输档案的意识，加快档案由手工管理向计算机数字化、网络化管理的转变。提高档案人员计算机、网络的应用能力，在现代社会，信息技术的广泛应用，为档案的创新管理提供了广阔的空间。档案管理人员应不断加强信息技术的学习与应用，将档案由传统管理方式向现代信息化管理方式转变，给档案使用部门提供更加方便、迅捷、准确、有效的服务。

2、增强档案创新管理中的安全意识

档案的创新管理中虽然提高了档案的管理手段和方法，尤其是信息化的应用为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但这也给档案管理带来一定的风险，档案人员必须提高安全意识。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源比如在档案信息化建设时，有些管理人员由于安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，由于电子档案在耐久性和安全性等方面的问题目前没有解决，它在一定的时间范围内还不能脱离纸质档案而独立存在，纸质档案正好弥补了电子档案的不足，因此，只有把这两种管理方式相结合起来，才能够提高档案管理和利用现代化水平。实现人事档案纸质与数据格式并存，并通过计算机、互联网实现实时查阅、网上调阅等等。

3、提高档案人员的专业素质

提高管理人员的专业素质是提高人事档案的创新管理的关键所在。在当今的信息时代里，每位档案人员应不断提高业务素质。一是要加强专业知识学习，拓宽知识面。二是要学习计算机、人事档案管理软件等相关知识的学习，达到掌握利用现代信息管理技术创新管理档案的能力。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，以使他们的具备较高政治觉悟，责任意识。提高档案人员的专业素质，首先要提高对他们工作的重视，档案的管理部门要为他们创造条件提高业务素质的条件，如组织有关业务培训、技术交流等活动。其次提高相应的待遇。档案管理工作是一项长期的枯燥乏味的工作，这就需要提高他们的待遇，调动他们创新档案管理的主体意识，发挥自己的主观能动性。

4、完善档案创新管理的制度建设

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关键词：人事 档案 管理

合理有效的加强人事档案的管理工作，对促进单位稳定发展，构建社会主义和谐社会有重要意义。这些行之有效的措施包括：强化人事档案的管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备等等。

一、目前人事档案管理中暴露的弊端

1、人事档案管理工作者配备不足、业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，单单就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，导致档案管理工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

2、人事档案管理不完善不健全。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。如个人履历表、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。

3、人事档案管理立卷不规范不严格。人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。但是，在现实工作中又存在着不少问题，某些档案填写格式不规范、纸张不符合要求、有的内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，从而使人事档案的真实性、动态性、完整不够健全。

4、上级主管部门的指导力度不够，有的主管部门很少发起对人事档案管理和利用的综合指导检查。那种流于形式的短期检查指导，往往致使经常性的人事档案工作变成一项突击性的工作，这样会在一定程度上影响了人事档案工作的质量。应当建立各级档案管理领导小组，负责档案的组织领导，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。各级组织人事部门要定期研究档案工作，定期召开档案工作会议，定期听取所属管档单位的档案工作开展情况的汇报，定期到有关单位检查指导。建立人事档案管理达标升级考核机制，通过推进达标升级考核制度，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

二、解决人事档案管理现状的有效措施

1、提高人事档案管理工作者的专业素质。不断提升人事档案管理工作者的理论修养、思想认识，加强其责任感、责任心的培养；还要加强其政治理论的学习，及时准确地把握党的路线、方针、政策。同时，结合电子信息技术的发展，档案信息、组织人事管理系统等专业管理软件的维护、使用，档案信息的电脑录入，查阅、传递等都是每个档案管理工作者必备的技能。另外，要结合本单位人事管理工作的实际，不断地探索研究适合本单位自身特点的人事档案管理方式。

2、按照相关规定，管理千卷以上档案的档案部门，要配备一名专职档案工作者；千卷以下的要有兼职工作者，并且要以主要精力从事人事档案工作；二要严格挑选档案工作者。要注重选拔淡薄名利、忠于职守、踏实工作、事业心强、守纪律、守机密，具有吃苦耐劳精神、较高的政治素养、较强的服务意识及一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作。还要根据形势的需要，选配比较年轻、学历层次比较高并能熟练运用计算机的人员；三要建立档案人员持证上岗制。档案工作者应当在通过人事档案主管部门培训、考核取得岗位合格证后才能上岗；四要加大档案管理工作者的继续教育、培训力度。由组织部门定期组织培训业务知识，使员工了解管理档案的重要性，增强责任心，通过举办专题培训班、在职自学、开展研讨等方式提高档案专业人员的业务素质。

3、将人事档案封闭式管理为开放式管理。人事档案管理可以充分开发和利用人力资源信息为基础，最大限度的将其转化为经济效益。通过人事档案深层次的开发，提高档案的使用价值，例如：开发人才信息软件、人事信息的共享等为经济发展提供必要的服务。同时，档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，能够及时将搜索到的人才信息传递给用人部门，为各项工作服务。

4、实行人事档案的社会化管理制度。首先，要建立并严格落实档案收集、鉴别、归档、整理、安全、保密、查阅、借阅、转递等各项档案管理制度；其次，要落实定期检查考核评比制度，组织人事部门进行抽查，及时协调解决问题，明确各种档案材料的归档时限和要求；严把材料入口关，对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审查材料是否齐全完整，手续是否完备，从源头上杜绝不合格材料的产生；还要建立“问责制度”，这样才能有效的确保人事档案管理工作的真实性和严格性。

5、加速档案数字信息化建设。首先，档案部门在平日工作时尽量使用计算机操作，借助计算机、扫描仪等先进的设备，将文字、图片等原始档案资料变成数据资料保存在计算机中，使人事档案数字信息化，建立起完善的人事档案数据库系统，这样既能延长实体档案的寿命，又能大幅度提高工作效率；其次是利用人事档案专业管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，实现人事档案管理从传统管理方式向数字信息化管理的转变。

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关键词：信息化 人事档案 管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

随着我国科学技术的不断进步，信息技术的发展更是突飞猛进，信息技术已经应用到各领域中，信息化水平的运用还在不断深化和拓展。人事档案管理只有尽快进入信息化时代，在管理体制、管理理念、管理方法、管理技术等方面要做出相应变革才能适应社会进步和经济快速发展的新时代的要求。

1 信息时代背景下人事档案管理的新要求

1.1 档案信息数字化

信息时代的一个重要标志就是计算机技术的发展以及被广泛的应用到各领域中，社会进步后就需要有新的档案管理模式，可以对人事档案进行更科学的、更完善的管理。为了满足信息时代人事档案管理的新需求，首先要对原有的档案资料进行全面的数字化转型，即借助电子手段将纸质人事档案转变为数字式的人事档案，以数据库的形式进行存储。

1.2 档案信息传输网络化

由于人事档案中含有大量的个人隐私信息，所以人事档案管理的一条重要原则就是保密原则，在人事档案管理制度中保密制度被定为基本制度，可见人事档案对保密性的要求是极高的。但是原始的人事档案都是以纸质的形式进行记录、保存，因此在移交过程中要经过多人传递存在安全隐患，而且若在移交过程中出现泄密行为，很难确定具体责任人。人事档案管理信息化后，加密后通过网络就可以完成移交工作，大大减小了泄密的风险。

1.3 档案制订标准化

在当今的信息时代下，信息资源共享是其中的主要内容，但是要达到信息共享有一个必要的前提就是信息标准化，也就是说所有信息资源在记录、传递时使用统一的标准。人事档案的传统管理中缺乏规范性，导致社会人才信息整合困难。信息时代背景下需要将信息进行整合，采取的手段就是制定统一的档案标准，借助人事档案管理系统软件对人事档案进行管理标准化的管理，实现信息共享。

2 信息时代背景下人事档案管理的发展趋势

2.1 人事档案的信息数字化管理

由于计算机技术在档案管理领域的应用，信息时代的人事档案管理必然会向档案信息数字化的方向发展。人事档案向的数字化管理方向发展的前提是建设出完善科学的管理系统软件，因此在确定人事档案信息数字化系统的基本框架之后，要谨慎选则安全系数高且相对完善的人事档案应用软件。人事档案信息按照规定将信息录入，要确保信息录入正确、完整，注重后期制作的质量控制，并充分考虑满足应用软件的实时升级需要。

2.2 人事档案网络化管理

在信息时代互联网技术得到大力发展，将互联网技术引入档案管理体系中将使人事档案的管理变得更安全，更便捷。人事档案管理的基本制度—— 保密制度在网络化的管理中仍然要被高度重视，只有具有档案保管权力的相关部门才能获得调阅权限，还要保证信息在异地共享的过程中的安全。人事档案管理的网络化要依靠现代化的管理手段实现，因此对管理者素养的要求就要提高，要求管理者必须掌握扎实的档案管理基础知识，同时具备熟练的软件操作能力。

3 完善人事档案信息管理体制的策略

在信息时代的背景下档案管理必然向数字化与网络化发展，为了避免人事档案在管理上出现问题，就必须从多方面加强控制，相关部门的人员组成以及相关规章制度都要进行优化。对人事档案管理进行全过程监督，制定科学的绩效考评机制。

3.1 实施专人负责制

在信息时代的背景下人事档案管理工作要求档案管理人员掌握更多专业技能，例如掌握必要的信息化管理知识，具有档案保护等具体操作能力。一名档案工作人员身兼数职不利于档案管理，因此对档案的录入、检阅、存放、流通等各流程要安排专业能力过硬的档案管理人员专职负责，将职责划分清晰，无论哪一环节出现问题都能确定责任人。

3.2 提高档案管理人员素质

当前我国有许多的人事档案管理部门将退休员工返聘使其继续工作，这种行为导致档案管理部门人员结构单一，不能及时注入新鲜血液，一味以老方法开展工作影响现代化建设进度。要优化人员组成，有计划的引进人事档案管理的专业人才，对原有档案管理人员定期进行职业培训，全面提高工作能力。

3.3 完善内部管理模式

科学、完善的管理制度可以对人事档案管理部门日常工作进行监督，提高档案管理人员的工作水平以及效率，完善的管理体系也是提高档案信息管理效率的前提。根据管理制度制订适合本单位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根据具体情况制订详细的工作流程，依照流程进行档案信息化管理。

3.4 制定内部考核机制

要有公平的评价机制和考核机制才能确定档案管理人员在工作中的表现，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改进的，因此，要根据人事档案管理的特点制定一套奖惩制度。对工作认真，有突出贡献的工作人员在精神以及物质上进行双重奖励，给予“优秀工作者”的称号以及一定数额的奖金；对工作能力差，态度不认真，工作出现失误的工作人员进行罚奖金、批评，造成严重后果者给予处分或追究法律责任。

3.5 经费实行全面管理

在档案管理信息化的同时也要注重财务方面的问题，人事档案信息管理计划必须是全面的，将管理过程中出现的一切费用都纳入预算管理。以收支平衡为原则编制预算表，按照上级部门的拨款安排支出。

4 结语

人事档案管理在信息时代必将发生巨大变化，为了能适应需求现存的人事档案管理模式要及早开始改革。借鉴其他档案的信息化管理经验建设符合人事档案管理特点的管理体系。目前科学技术发展迅速，所以要关注科技科学技术的发展及时掌握最新的科技知识，将更多的科技融入到档案管理中不断提高档案管理的信息化水平。以科学发展观为指导，将人事档案管理向着更深层次的数字化、标准化、集成化的方向发展。

参考文献

[1] 陈燕军.构建信息时代档案信息服务的新平台[J].黑龙江档案，2011（3）.

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【关键词】 医院;人事档案管理

1 医院人事档案管理的现状

由于医院人事档案本身不能直接给医院带来经济效益,所以,通常情况下,医院对人事档案工作在管理方式、管理手段、管理制度、管理人员等方面重视程度不够。而人事档案管理工作又是促进人员合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是考察了解、评价和使用人才的重要依据[1]。

1.1 医院人事档案管理相对落后 随着医院人事制度改革的不断深入,医院在选拔和使用人才的手续也随之简化。但囿于人事档案管理从一而终,管理制度完善和更新不及时,就羁绊了人才的合理流动。如医院在引进高级专业技术人才时,由于对方人事管理制度的刻板,致使人事档案材料转递困难,不能及时让用人单位考核、审验,给引进工作带来很大困难。

1.2 医院人事档案存放及保管相对落后 医院人事档案是专业性、政治性、机密性很强的档案材料,需要单独存放、专人保管。长期以来,由于医院办公用房很紧,尽管人事档案材料不断增加,但人事档案用房拥挤的状况并没有得到改善。又由于医院人事管理工作量大,人事档案管理人员相对较少,使得人事档案材料不能够及时整理,再加之档案管理一直以来没有使用计算机和档案软件进行管理,档案员也一直采取手工检索、编辑,造成存放的档案资料不完整的情况。

2 医院人事档案管理的要素

随着现代医院规模的不断扩大,加之卫生事业人事制度改革和人员管理模式的不断变化,给医院人事档案带来了多元化的管理要求,同时伴随着对人事档案的管理要求也会更高。因此,建立完善的医院人事档案材料管理系统会凸显医院人事管理的整体水平。

2.1 提高对人事档案管理的认识 医院人事档案应该在服务于人事管理工作的基础上,充分发挥人事档案工作的重要作用,这不仅可以为医院和个人提供良好的信息服务,而且可以在此基础上建立完善的社会保障体系。通过对人事档案的深层次开发,可以提高人事档案的使用价值,如在医院管理系统软件上充分利用人事管理信息,尽快完成各项工作任务。

2.2 加强干部人事档案管理 医院干部人事档案是一个人经历、能力和品德的真实记载与反映,是各级各类人员调配、使用等不能缺少的重要依据。只有加强干部人事档案规范化管理,才能实现干部人事档案的社会化、开放化,才能更有效地利用人力资源。

2.4 提高档案管理者素质 新形势下,医院要提高人事档案管理水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平。①医院人事档案管理者必须具备良好的政治理论修养,在工作中坚持真理、实事求是,以严谨细致、精益求精、卓有成效的工作,实现人事档案管理者的自身价值;②医院人事档案管理者必须精通业务,储备扎实的专业知识。必须树立终身学习意识,掌握专业理论知识,努力学习法律知识、哲学知识和现代管理知识等,运用现代信息技术,提高人事档案管理工作的现代化水平,更好地献身档案管理事业;③医院人事档案管理者必须具有高度的法律意识和良好的职业道德修养,必须始终以法律和道德的尺度为准绳,以党和人民的利益为标准,自觉保护人事档案的安全与完整,自觉保护公民个人隐私及其合法权益,养成良好的职业保密习惯,杜绝的现象;④医院人事档案管理者必须与时俱进,开拓创新,实现人事档案资源利用效率的最大化。

2.5 强化人事档案管理设施 医院要充分利用现代化技术和设备,不断完善人事档案现代化管理工作。应用计算机管理软件,建立人事档案的存储和检索工具,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘任等方面的更科学化、公平化、合理化,真正做到人尽其才、才尽其用,让医院人事档案在为医院的发展建设上更好地发挥参考价值[2]。

参 考 文 献

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一、人事档案管理的现代化是形势发展所要求的

现代社会以飞快的速度发展着，相对应的就需要更为高效的管理模式及方法来衔接，而劳动人事档案是我国社会人才管理的重要形式，实现人事档案管理的现代化、高效化是未来人事档案管理工作的主流发展趋势，也是新形势下的必然选择。

（一）人事档案管理的现代化是科技发展的动力因素

在建设和管理两个方面，随着科技发展的日新月异，在当今社会的很多领域都将高科技的管理工具以及手段运用到其中，这样能够使生产力得到极大的解放，相应也能使生产效率得到了提高。人事档案工作是人事管理工作的重中之重，也应该有着相应的社会化的内涵。信息技术的传播也在相应地带动起来档案的管理方式，手法以及管理方面的思想和组织上的新的变革。

（二）人事档案管理是经济发展的趋势

随着经济不断发展和时代的进步，社会生产的专业化转变以及现代化的水平的巨大力量也逐渐显露出来，而作为管理工作，也应该相应提高水平来与之相适应。而人事档案管理的机构，对象以及服务对象的社会性，直接决定了人事档案管理来源的普遍的特征，内容的多样性以及结构的复杂性。

（三）人事档案管理现代化是经济效益得以提升的关键因素之一

多年以来，我国的人事档案管理办法还是处在计划经济体的阶段，并不是十分符合现代化的发展要求，没有将人才资源有效的利用起来，并没有起到劳动人事档案的真正作用。而我国经济社会要求不断的发展，这就需人足够的人才队伍来做为支撑，因此提高人事档案的利用率是提高社会经济效益的必然前提。劳动人员档案管理工作可以有效的实现人才档案的全面了解，并对人才的选拔、聘用等提供最基础的参考，同时也可以为各级领导机关部门的人员选调等提供原始参考依据等，故对人事档案管理进行现代化建设十分的必要。

二、实现人事档案管理工作现代化的措施

（一）利用计算机进行电子档案管理

电子档案比纸质档案管理起来更容易，而且一个最大的特点就是能用最小的空间存放最大量的信息，电子档案馆能够完成很多纸质档案无法或者短时间内无法完成的工作。因此，建议单位尽快将计算机引进到档案管理中，也建议国家尽快完善相关方面的法律法规。在全面推进计算机电子档案之前，单位档案部门要采用现代手段扫描等方式将以前纸质的材料电子化，收集整理这些材料，完成电子档案和纸质档案同步保管。电子档案里不可缺少图片、音频、视频等信息，还要包括人事记录，为人才技能数据库的建立和完善提供信息支持。

（二）健全人事档案管理制度

健全人事档案管理制度需要结合单位实际人事档案管理情况和社会现实需求情况，进一步完善各项规章制度，狠抓落实。人事档案管理人员要及时收集与档案有关的各种材料，并及时进行科学合理的处理，对手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办和完善，确保材料的完整和准确。

（三）提高人事档案管理人员的综合素质

在进行劳动人事档案管理时，通常要遵循相关的政策及业务流程开展工作，该工作的性质具有保密性及服务性，各档案管理机构及单位的人事管理部门中的工作人员要具有较强的责任心，且态度端正，思想政治素质过硬，这就需要对人事档案管理人员的综合素质进行全面的提高。与此同时，在实现劳动人事档案管理现代化建设过程中，要涉及到相关技术操作的使用，这就要求档案管理人员具有一定的计算机知识，并有一定的操作基础，且在工作中不断的学习相关专业知识，各单位也要加强对档案管理人员的培养及教育，从而全面的提高劳动人事档案管理人员的综合素质。

（四）提高人事档案利用率

单位要想实现人事档案管理的现代化，就必须要充分利用计算机，建立和完善人事档案管理信息数据库，及时更新数据库，保持数据库信息的动态化。编制档案检索帐、案卷目录、总目录、分目录、专题目录等检索关键词。

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1.企业人事档案管理人员水平较低

企业中，大部分人事档案管理人员没有过硬的专业知识，对档案材料的收集、整理及重要性等认识不够充分，有的甚至对这些业务不太了解。现在一些企业转型企业化，企业的人事制度也经改革，这就造成企业人事档案管理人员经常更换，造成企业档案管理人员不能系统的进行工作安排，管理人员专业知识的差异性较大，影响人事档案管理工作的顺利进行。

2.对人事档案管理重要性认识不足

企业的人事档案管理工作是一项复杂且琐碎的工作，部门企业经营者没有正确的认识到人事档案管理工作的重要性，对其存在偏见，认为人事档案管理的实用价值不高，部分企业人事档案管理人员根本就不知道其工作的重要性，认为其工作内容只是单纯的收集文件资料而已。加之企业经营者认为对人事档案的投入是一种浪费，这就造成了企业人事档案管理一般都是应付了事，阻碍了企业人事档案管理工作的顺利开展。

3.企业人事档案的管理手段比较落后

随着信息技术的快速发展，企业人事档案管理也逐步开始使用信息化技术管理人事档案。虽然，在实际的过程中，越来越多的企业开始使用人事档案管理系统，但该系统并没有在企业人事档案管理工作中得到广泛的应用，大部分企业仍旧采取的是传统的管理模式或者部分企业根本就没有人事档案等，对现代化的档案管理系统的运用程度不高，这就直接降低了人事档案管理的质量和效率。

4.档案材料缺乏制度化、规范化管理

大部分城建的档案信息化管理工作缺乏制度和规范性，且在档案信息化管理工作的过程中不能严格的遵守现有的制度和规范，工作消极落后，有的甚至收集的归档材料不全面，收集的归档材料缺乏真实性和准确性。很多城建档案用纸没有按照统一要求的16开纸张，在档案材料中不难发现卷角、破损或者折皱的材料，这些不规范的档案材料没有进行重新的修订等，且国家在档案材料方面也没有具体统一的评价标准。

5.档案信息不真实

大部分企业人事部门没有对人才档案进行严格的审核，这就使得部分企业员工为了达到一定的就业目的，进行信息造假的现象的发生，在个人档案上填写一些虚假的信息，这就企业人力资源管理带来很大的困扰，使得企业经营者无法准确的掌握企业员工的真实信息。

二、提高企业人事档案管理的对策

企业引进、评价和使用人才的重要依据是建立完整、准确的人事档案，人事档案管理工作的完整化和标准化对企业发展起到了重要的推动作用，为企业培养更多的人才。因此，企业应重视人事档案的管理工作，使其更好为企业提供服务。以下就人事档案管理的对策进行分析。

1.加强档案专业人才的培养

任何工作的开展都需要专业的技术型人才，档案管理工作也是如此，企业要重视对档案专业人才的培养，将企业的实际情况与档案工作有机结合起来，要求档案人员能够将自己的工作与世界前沿的学术理论相统一，不仅具备现代化的信息技术与管理能力，还要有丰富的理论知识，只有这样才能将档案工作的创新切实做好，复合型人才的培养是档案工作创新的根本。

2.加强企业人事档案的统一管理

所谓的统一化，就是将企业的人事档案管理工作的各项标准进行统一，细化企业人事档案工作的审核各项指标，这就要求企业在开展人事档案管理工作时，必须做到及时的沟通和交流。由于企业的人才流动性比较大，这就需要企业人事档案管理人员将人事档案进行统一管理，不需要进行每处都各备档案。同时，还用注意企业的集中式管理，明确企业人事档案的分类，不需要重复填写或者备案，在工作中，将档案进行归类放置，减少企业人事档案管理的工作量与工作难度。

3.进一步提高对人事档案管理重要性的认识

人事档案管理对企业的发展具有重要的意义，这就要求企业必须重视人事档案的管理工作，加强人事档案管理工作的宣传与培训，定期的检查档案工作，通过宣传与培训加强人事部门和企业经营者对企业人事档案管理工作重要性的认识等。

4.加快企业档案数字化建设

数字化与信息化是实现创新的关键，档案工作的管理模式一定要通过数字化建设来实现，这就要求档案工作的技术性能更强，以电子政务为主的工作内容使得文化的产生过程及存储环境更加安全，档案的保密性工作非常重要，数字化系统的建立可以极大的提升档案管理的安全系数，一体化管理模式的实施是现阶段企业发展的必然趋势。

5.对人事档案实施动态管理

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Abstract： A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement， system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module， query module， maintenance module， report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application， and plays an important part for the standardization of the personal archives management.

Keywords： personal information management； data window control； authority control； project object

0 引 言

人事档案是人事部门开展工作的重要基础和管理个人信息的主要依据，对优秀人才的提拔，干部的识别考察，干部人才队伍建设的推动，各项工作的推动开展具有重要意义[1]。本文以研究院为背景，进行人事档案信息管理系统的设计工作。

由于人员信息改动复杂，研究单位人员流动大，开发此类信息化管理系统具有四大优点：档案管理员的工作水平可以得到有效提高；有利于提高档案管理人员日常工作的效率；有利于保护人事档案纸制载体；有利于改革干部人事制度[2]。利用本系统的查询、修改、删除等功能可以减少人事部门人员的工作时间，进一步提高工作效率。工作信息化后，人员的信息都可以从数据库中求得，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。

本文的研究目标是按照管理信息系统的方法和原理，基于PowerBuilde以及SQL Server数据库技术，满足研究院人事部门和上级领导不同岗位和不同层次上使用者的实际需求[3]。

1 系统需求分析

1.1 系统功能需求分析

系统采用从上往下式开发模式，根据研究院人事部门员工管理人事的工作流程和该部门对员工档案、考评、职称、工资等员工各类信息属性的管理，系统的主要功能模块包括：添加模块，主要是用于新进员工录入信息；修改模块，主要录入员工信息、删除、修改以及报表模块功能；权限控制模块，主要是用来约束管理员和一般用户对人事档案信息管理系统的操作权限。人事档案信息管理系统的子模块功能图如图1所示。

其中，人事档案信息管理系统通过登录模块进入到档案、查询、设置、管理和退出单元；人事管理单元包括基本信息、年度考核、员工退离功能；人事查询包括员工生日、基本信息查询、年度考核查询、员工退离查询等。系统具有如下五方面的任务和目标：录入员工的信息；修改员工的信息；可进行模糊查询，也可按照某种条件统计、查询各类符合条件员工的信息；删除辞职、转出、离退员工的信息； 输出打印统计、查询结果。

1.2 系统实现的策略

本系统开发选择快速原型法[4-6]进行开发，先实现出具有简单功能的系统，然后根据使用情况进行详细设计。

1.3 数据流图

通过考核表可以实现各单位与子单位之间统一化的人事管理，人事管理系统可查询人事档案，同时完成对信息的增加、删除和修改等功能，上述功能可以被政工部门充分利用，其中人事部门主要负责分配员工职务[7]，如图2所示。

根据各个部门或单位的员工考核表，人事信息管理部门可以进行人事信息的录入以便于各个部门或单位人员查询人事方面的信息，人事部门还可以修改人事调动、分配信息从而进行人事方面的各类安排。通过数据流图可以清晰地发现各实体之间的关系以便详细设计和编码阶段对系统功能的实现，增强可用性。

2 数据库设计

基于企业和事业员工人事管理过程的实际数据，该系统处理的数据流程如图3所示。

2.1 数据库结构实现

根据数据流可以清晰地发现系统中各项数据的处理和流动状况，因此数据流设计过程中只需考虑基本逻辑功能而不用考虑实现方法，所以数据流图是较好的逻辑系统图[7]。人事档案信息管理系统的数据流如图4所示。

2.2 数据库概念结构设计

E?R图可以清楚地描述实体之间的关系[8?9]，E?R图主要表述各个岗位是由员工来担任，而且各员工是属于其部门管理的，而工资应该发到各个员工的手里是工资和员工的关系，两种不同的权限分属不同的员工，其一是普通权限的员工可以进行查询，其二是具有管理员身份的员工可以进行修改、删除、增加等相应的操作。员工与职务的关系具体的体现在E?R图中，每个员工都有其对应的职务[10]。

2.3 逻辑结构设计

各实体之间的关系采用E?R图体现，将其转化成如表1，表2所示的关系模型和数据库表。

3 代码设计与实现

3.1 系统菜单功能设计与实现

总体菜单下设系统、窗口切换、职工信息维护、部门信息维护、岗位信息维护、工资信息维护、报表处理、帮助8个功能模块。

部门信息维护及时更新部门动态，明确部门性质、级别，从而确定人员的性质（主要有行政、事业以及事业单位分类），界定人员身份（行政部门都是国家公务员）、职称（只有事业单位才有）等，随时可以掌握全地区各种身份工作人员的数量，克服了每年干部年报统计系统的及时性（干部年报每年统计一次，是上年情况）。

人员信息维护可以实现人员信息的动态管理，发生变动，即时更新，使人员的年龄、身份、学历、工龄等一目了然，为工资套改、办理退休等工作提供依据。

其中，各页面都具有的功能是维护信息窗口，设计的主要目的在于实现原有信息的浏览、查询、录入、修改，包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等32项数据。

3.2 登录与权限的设计与实现

（1） 登录功能

登录功能的目的是基于普通用户登录，对于不同业务科室的需求有独立的交互页面，为管理干部档案的专职人员设计了登录页面进行相关信息的整理，后台维护管理员具有独立权限进行信息维护，可以对相关人员信息进行查看。登录界面如图5所示。

（2） 账户确认功能

根据信息的保密原则，在进入w_login窗口后设置账号和密码。据此，按管理权限的不同在登录后弹出信息不同，其中弹出的w_accounts窗口用户需要输入账号和密码，同时设置一个保密程序，经过认证后直接进行信息操作。进入操作程序的前提是账号和密码的输入无误。

（3） 密码修改功能

通过更改密码可以进一步提高保密系数，因此根据工作的需要密码必须可以修改，如图6所示。

3.3 系统维护功能设计

（1） 职工信息维护模块主要包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等32项数据。

（2） 部门维护模块主要包括部门名称、部门代码、部门职能3项数据信息和密码修改、录入、保存、删除、刷新、关闭、打印等21个功能键，具体的控件代码和设计模型与员工信息维护窗口大致相同，而数据信息的不同是两者的主要区别。部门维护窗口如图7所示。

3.4 报表模块实现

用户登录根据权限有不同的功能。普通员工可以对自己个人档案信息、考勤、奖惩情况进行查询；信息管理员可以对员工档案信息进行管理：系统管理员可以对用用户权限进行修改以及数据库的更新维护，对用户权限进行划分，使不同权限的用户功能范围不同，有效地保护了数据库中数据的安全性。

（1） 员工报表功能

w_bb_zg窗口是根据实际工作，帮助管理员全面深刻的熟悉职工的日常情况，为企业统计职位晋级、干部人数、退休养老等多项信息，为了高效地统计汇总管理系统中员工的数据，方便浏览，针对性的设计了员工报表窗口。另一方面，通过设置打印功能模块的信息，可以将表格打印出来装入各类档案、文书，便于内部传阅。

新进员工可在员工报表图中进行搜索，在入职时间处填入入职日期范围，在此范围内的员工可呈现在列表中，操作人员可进行保存或者打印操作，打印选项中显示需要打印信息的选项，可进行勾选，勾选出所需要的信息进行打印。在实际工作中员工报表模块实用性很高，在考核员工或者更新员工信息时可利用此功能模块打印出所需列表信息。

（2） 部门报表功能

w_bb_bm窗口的设计是为部门业绩的考核和人员身份的判断提供依据，该窗口为部门报表窗口。设置打印功能可以将表格打印出来装入各类档案、文书，或便于进行传阅。

为了方便使用，排序和组合查询控件组具有区别。把四个数据操作窗口从控件到数据窗口尽量做了一致安排，以便确保同一个软件使用风格相同。将下述两个数据操作窗口的差异进行比较。一般人员的权限只有对人事档案的信息进行查询，能对该信息进行管理的只有管理人员。输入密码和账号是管理人员进行人事档案信息维护的前提。一般用户可操作菜单上的“窗口切换”、 “保存”、“插入”、“密码修改”“删除”、窗口关闭以及打印、浏览报表等功能。

4 系统实现结果与软件测试

4.1 人事档案信息管理系统模块测试

在管理员登录的页面，用户通过输入账号和密码进行身份认证，登录之后，对应的功能模块窗口在用户登录后打开。如需修改密码，在打开相应的弹窗之后，选择密码修改项的菜单，通过录入相应用户账号、联系方式、密码保护问题，输入正确之后就可以更新为新的密码，再一次输入确认即可。登录及密码修改功能完全符合要求已通过测试。

在用户登录成功后，通过点击“修改”、“插入”、“确认”等选项，可以在职位信息、部门信息等的弹窗修改旧信息，修改完成之后点击“保存”按钮进行保存，则数据库中已成功保存输入的记录，通过测试，系统维护模块的功能一切正常。

4.2 可执行文件的生成

系统功能模块、业务逻辑、数据库等设计实现之后，用户在脱离PowerBuilder开发环境时，需要可独立执行的系统文件。必须将要提供给用户的环境部件和全部应用程序进行整理打包，在分发应用程序之前进行。外部函数、声音文件、图形和位图等内容是整理打包中需要包括的，其中部件包含了任何应用程序所接受的部件。可执行文件、资源文件（PBR）、动态库文件是可执行文件的必要条件。

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【关键词】人事档案；管理信息化；问题；对策

中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-254-01

一、人事档案管理信息化的内涵

随着时代的发展，人事档案的管理方法不能墨守陈规，必须要充分利用高科技信息技术来丰富手段与方法，比如说信息化管理就是一个典型的方法。但是在人事档案信息化管理的过程中，却很容易出现问题，例如，信息没有及时更新，档案管理的内容没有随着信息的变化而做出调整，因此，人事档案要进行不断的创新，以适应不断变化的信息情况，针对信息化管理过程中出现的问题找出根本性的原因，完善档案管理工作。除此之外，还要充分利用人事档案，方便工作人员信息的采集和整理，为人事工作提供方便。

二、人事档案管理现状分析

在现实生活中，人事档案的管理占据着举足轻重的地位。我们要重视它。可是令人担忧的是，它被很多人忽视了。这深层次的原因值得人们去深思。原因是工作单位说这起不到特殊作用，所以对它的管理也就松懈了，与此同时，人事档案管理人员工作低，工作分心，不专业，出现兼职情况。最终导致工作单位没有安排专业人员做好这项工作，人事部门的工作效率低下，而且经常出现错误等很多问题。我们要解决这个问题就必须要重视它，安排一些高端人员来做这项工作，要利用好网络，运用现代信息技术来操作这项工作，用它来取代传统的查询人事档案信息的方式。在人事档案管理上，我们也要与时俱进，开拓创新，不断取得新发展，随着科技的发展而发展。人事档案管理的工作应该由档案学专业人才来从事，但是，从现在的情况来看，许多人事档案管理工作人员都是非科班出身，基本上都是单位其他部门的工作人员兼任，因此在人事档案管理上容易造成分心和注意力不集中的现象，甚至缺乏必要的岗前培训，这样就容易在档案管理工作中出现失误的现象；最后，单位的人事档案管理部门得不到领导的重视，工作人员的工作水平比较低，缺乏工作的积极性，很多员工都是以档案管理部门为跳板，最后调任到其他部门。

三、人事档案信息化管理创新思路

（一）增强网络与现代管理的手段

互联网的运用和普及也要求人事档案采取网络管理的模式，合理运用网络管理可以说是非常安全的，可以把人事档案进行归类存档，增加资料记录的条理性和有序性，把杂乱无章的员工档案进行有序分类，并及时保存，不占用空间。网络管理还可以及时刷新档案记录的信息，保证档案内容的真实性和完整性。

（二）转变人事档案管理的意识

管理意识和管理的责任感对于人事档案管理工作是十分重要的。但是，由于种种原因，很多从事人事档案管理的工作人员缺乏管理的意识的高度的社会责任感，因此，树立工作人员的管理意识和高度的责任感是当务之急。首先，到对人事档案管理工作人员进行岗前培训，对工作人员进行专业知识的传授和教育，强化工作人员正确管理档案的工作方法，并告知档案管理工作对于用人单位和其他组织的重要性，使工作人员认识到利害关系，树立起高度的集体责任感和责任心；其次，要完善相关激励机制，对人事管理工作赏罚分明，通过合理的激励机制来调动工作人员的积极性。再次，要定期开展对档案管理工作人员的业务培训工作，尤其是计算机信息技术的培训，因为实现管理信息化主要是通过计算机来作为载体的；最后，要做好对档案工作管理人员进行权利与义务的法治教育工作，使工作人员尊重他人隐私权，做好档案信息的保密工作。

（三）完善和强化信息化管理机制

档案的信息化管理需要一定的制度来进行工作的制约，要让员工有一定的约束性，合理、合法的进行工作，在工作过程中，严格做好每一项工作，不管是档案的归档还是查阅，都要按照制度规定的去做，这样才能使人事档案做到最好的管理，对一些有漏洞的制度进行纠正，保持制度的严密性。同时，档案信息的保密工作是十分重要的，要对每个档案进行密码锁定，密码也要让专门保存，不能透漏给他人，还要安装一个杀毒软件，对档案进行定时的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）创新人事档案信息化管理方式

现在的人事档案要实现现代化，运用高科技设备进行档案管理，采用独立的系统进行工作，不仅是做到档案的归档和查阅，还要能有预测、分析等功能，信息的输入和输出要比传统的方式快的多，还很方便，减少工作人员的工作量。还要建立相关的数据库用来管理档案，把档案相关的数据进行整理、统计、分析，合理的运用数据库和系统，实行信息化，无纸化。

四、结束语

总之，随着社会的发展和信息化时代的到来，人事档案信息化管理也要与时俱进，顺应时代的发展，采取科学高效的方法进行管理工作，完善人事档案信息化管理工作的规章制度，严守员工的工作信息，保护公民的隐私权。只要在不断创新的完善的基础上，人事档案的管理水平才能不断得到提高。

参考文献：

[1]赵欣.人事档案信息化在医院管理中的优势[J].兰台世界，2013（1）.

[2]包太敏.人才交流中心对干部人事档案信息化的对策[J].黑龙江史志，2014（3）.

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[关键词]档案工作;创新;途径

创新是一个国家和民族进步的灵魂,也是我们档案事业兴旺发达的不竭动力。创新意识它不仅影响档案事业生存质量,也代表档案事业发展的方向。因此,在新的形势下,档案工作者如何创新,怎样创新,这就是我们必须研究解决的重要课题。

一、人事档案工作创新的内涵

1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。市场经济的建立,产生了多种经济组织形式,这有利于人的吸纳、流动,但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型人事管理制度如人事制应运而生,人事管理就成了一种社会化的活动,因此,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。

2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。

3.利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才,无论是外资、合资、国有企业招聘的管理人才、技术人才,选拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都不会忽略人事档案的利用。

4.人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度,与此同时,信息技术和因特网的飞速发展,改变了人事档案管理和服务方式,可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、人事档案工作创新的意义

在中国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果建立人事档案社会化开放式管理模式,每个人是社会人而不只是单位人,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理,与户籍制度、人事制度协调运行,那么许多问题都会迎刃而解。可见,在社会主义市场经济条件下,建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。

三、人事档案工作创新的途径

1.传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式,而应更新、改革旧的模式、建立新的模式,是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段,各有利弊。

2.思想观念上创新。观念的文学含义是:客观事物在大脑里留下的概括的形象。观念创新也是思想意识的创新。首先要解放思想,转变观念,进一步增强创新意识。首先,要充分认训依靠创新发展档案事业的重要意义,要彻底摒弃和摆脱过去传统的与现实不相适应的管理模式和思维方式的束缚,在思想上创新。其次,要站在时展的前沿,用战略的眼光去认识创新,不创新就不能发展,不创新就不能生存,寻找出存在价值的支点,再认识的创新。再次,要有创新的思维理念与分析问题,善于捕捉新经济时代的发展动态,领会其内涵,汲取营养,借助学科间的相容性,完善发展自我,在思维上创新。

3.在利用方式方法创新。在新时期特定的条件下,档案服务工作必须有所创新。一是服务职能的创新,由单纯的保管型向利用型转变,实现规范服务;二是在服务主体上创新,由封闭型向开放型转变,将单纯服务对象变成面向全社会服务;三是在服务方式上创新,由实体型向信息型转变,把提供档案实体,变为提炼加工后的“精品”信息,深层次开发,高层次提供利用;四是在服务手段上创新,由手工型向技术型转变;五是在服力环境上创新,由行政型向法制型转变,把行政型为变为法律行为,把行政管理方法变为法律制约,真正做到依法遵章服务;六是在服务质量上创新,由合格型向优质型转变;七是在服务条件上创新,由滞后型向超前型转变,要有超前意识;八是在服务群体合作上创新,加强馆际交流与协作服务多元化。

4.应用现代技术上创新。一是没载体、不同种类的档案要分别立卷,分别保管,分类检索;同样内容、不同载体的档案可立双套卷,彼此备份说明和检索路径。二是纸质档案和特殊载体档案要依据其性能和保管期限的不同进行分库保管,并定期对其存储内容进行检查鉴定。三是要建立安全的数据库,将文件的形成、档案的存储、分类编目、主题词标引和利用等工作在计算机上进行,档案已建成的数据,以便减少馆(室)重复。四是有条件的地区和部门要利用计算机技术 和网络系统,建立局域网和系统网。五是要积极引导广大利用者利用电子文件和上网查档,最大限度地减少重要档案原件的利用率。