档案信息管理办法十篇

档案信息管理办法篇1

计算机技术在档案管理方面的应用，促进了我国档案信息化建设的发展。目前，我国各级别的档案馆（档案室）除了收到一些传统的纸质档案外，还会接收大量的数字档案。近年来，这些档案馆（档案室）每年接收到的数字档案的数量呈快速的上升趋势，数字档案系统的规模也在不断扩大，整个数字档案信息管理系统也变得比以往的复杂。由于数字档案信息的管理涉及到信息采集、传递等多个操作，而影响这些操作的因素又较多，所以对数字档案信息的安全性管理十分重要。

一、数字档案信息化相关信息简述

1、目前我国数字档案信息化的发展。近年来，计算机技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势。由于电子文件的大量产生以及档案馆（档案室）中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容加速度地增长，档案工作本身也随之发生变化，实体档案信息管理与数字档案信息管理彻底分离。目前，数字档案信息管理已经逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的数字档案信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息更是惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。

2、数字档案信息安全管理的重要意义。目前，数字档案的发展为人们的生活提供了便利，因此对数字档案信息进行安全管理十分重要。通过对数字档案信息的安全管理，除了防止信息丢失以外，还能够激发其有效性，对实现信息化的发展有很大的推动作用。在进行安全管理时，需要建立相应的信息安全管理系统，并联系实际制定规范的操作和管理体系。同时，对数字档案信息进行安全管理对技术也有很高的要求，良好的技术是保证数字化管理过程正常运行的前提。此外，管理人员的素质也是数字档案信息安全管理重要的一部分，因此对人员进行合理的分配和管理也十分重要。

二、我国数字档案信息安全管理存在的问题

1、管理人员安全意识薄弱

目前，我国从事档案管理工作的人员整体上安全意识薄弱，对数字档案信息的安全管理并没有重视起来。很多工作人员在使用数字档案进行信息查询时，没有想过这些数字档案信息可能会由于一些问题消失，更不会去想如何能够保护这些信息的安全。作为数字档案信息的管理者，他们安全意识的缺乏，导致了数字档案信息的安全管理缺乏坚实的基础，不利于信息的安全管理。

2、管理环境较落后

我国数字档案信息管理的基础设施和运行的环境条件比较差，由于我国在该方面投入的资金较少，导致放置数字档案信息管理系统的机房安全等级低，条件差。在这种形势下，很多档案馆（档案室）的设施都设置在普通的办公室里，这便给系统留下了安全隐患，不利于数字档案信息的安全管理。

3、管理制度不完善

我国当下的数字档案信息安全管理缺乏完善的制度，导致管理过程中出现了一系列的问题。虽然我国大多数档案馆（档案室）都制度了相关的安全管理制度，但是这些制度存在很大的不足，并缺乏执行力度。在现有的安全管理制度中，很多制度都是为了应付上级的检查而制定的，互相抄袭的现象很严重，这便导致制定出来的很多制度都与本档案馆（档案室）的实际情况不符，出现了制度与管理工作脱节的现象，执行力度低。

4、管理水平落后

数字档案信息安全管理的水平落后，主要表现在工作岗位、操作人员和操作系统方面。工作岗位方面，由于缺乏明确的职责规划，导致业务操作的权限出现混乱的现象，工作人员越岗、代岗的现象十分严重。从操作人员的角度看，很多操作人员擅自使用计算机进行一些私人操作，他们在计算机上安装与工作不相关的软件等，造成计算机系统程序被更改，不利于数字档案信息的安全管理。在操作系统方面，一些计算机系统没有进行密保设置或者设置的密码过于简单，使得很多非工作人员使用计算机，他们操作的随意性很容易造成信息的丢失，此外，一些工作人员的不规范操作，也对数据的安全性带来威胁，严重时会导致操作系统的崩溃。

5、专业管理人员缺乏

数字档案信息安全管理的前提是有一批专业的管理人员，他们不仅熟悉计算机知识，还能熟练地掌握档案管理工作，但是目前我国相关部门缺乏这样的复合型人才。我国目前的档案管理人员的整体素质比较低，他们所掌握的的知识都比较陈旧，远远不能满足现代数字档案信息管理的需要。

三、完善数字档案信息的安全性管理的措施

1、提高档案人员的安全防护意识和能力

首先，作为档案人员，提高他们的安全意识十分重要。档案馆（档案室）应该定期组织宣传教育，数字档案信息系统的安全维护需要所有档案人员的参与，因为每一个档案人员都有可能在不经意之间泄露档案信息，因此要对所有的档案人员进行安全意识的培训。其次，要增强档案管理人员的安全防护能力，数字档案管理人员要有相应的安全防护技能，要会对秘密信息进行加密、定期清理计算机、灵活运用杀毒软件和防火墙并养成良好的上网习惯。此外，档案人员还应该了解保证数字档案信息载体物理安全方面的知识。

2、健全相关制度

要保证数字档案信息安全管理的顺利进行，必须要有相关的制度来进行规范指导。首先，要健全确保安全的法律法规体系，目前我国已颁布了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规来保证数字档案信息的安全，维护国家的公共利益。其次，要完善管理制度，用规范的管理制度来约束数字档案的形成、归档、保管、利用等环节，在每一个环节上用技术和制度相结合的方式堵住信息失真的隐患。

3、完善基础设施建设

硬件设施的建设是保证数字档案信息安全管理的物质基础，没有优质的硬件设施做后盾，就不会有数字档案信息的安全。完善基础硬件设施，可以从以下几方面着手：一是挑选优质数字档案信息的存储设备，根据实际情况选择符合实际需要的存储介质，目前我国许多档案馆（档案室）基本上都采用光盘刻录技术；二是数字档案信息备份系统的完善，为了防止因操作失误、硬盘损坏、计算机病毒及自然灾害等造成的数据丢失，必须有计划地开展备份工作；三是数字档案信息传输设备的建设，网络的硬件基础设施主要包括网络布线、交换机、集线器、网关设备等等，所有的这些网络设备都存在着因自然老化、人为破坏和电磁辐射所带来的安全威胁，因此要加强对数字档案信息传输设备的管理，定时检修、及时更新并由专人负责管理。

档案信息管理办法篇2

在事业单位办公室工作中，档案管理工作是一项较为重要的服务性和政治性工作，能够为事业单位办公室各项工作的开展提供相应的支持。在新社会经济形势下，随着信息技术的发展，办公室档案管理工作也受到信息技术的影响迎来了创新发展的契机，传统的档案管理方式和方法逐渐无法满足现代事业单位发展过程中对档案资源的要求，因此事业单位办公室档案管理部门应该加强对创新档案管理工作的重视，重视对创新措施的探索，进而以科学的方法为办公室档案管理工作提供相应的指导，促使办公室档案管理工作得以顺利推进。

1 对办公室档案管理工作进行创新的实践意义

新时期随着信息技术的应用以及事业单位在发展过程中对档案资源和档案管理提出的新要求，对档案管理工作进行创新已经成为档案管理工作发展进步的必然选择，具体来说，对办公室档案管理工作进行创新，其实践意义主要体现在以下方面。其一，档案管理创新工作开展能够满足社会发展需求。一个民族的进步和国家的发展都离不开创新的支持，只有借助创新的力量，社会才能够获得不断进步的动力源泉，可见，创新是时展和社会进步的必然要求。而档案管理工作作为办公室重要工作，在国家建设方面也发挥着重要的作用，因此对档案管理工作进行创新能够满足社会发展对创新的要求，也能为事业单位的持续稳定发展提供相应的支持。其二，档案管理创新能够为档案部门的发展提供不竭动力。在社会经济快速发展的背景下，档案管理工作的工作环境和工作条件得到了极大的改善。但是不可否认的是，办公室档案管理工作仍然存在一定的问题，如档案服务滞后性和单一性问题，对档案管理工作产生不良影响。而借助档案管理创新能够对这些问题进行适当的改进和完善，为档案部门的持续稳定发展提供不竭的动力。其三，对档案管理工作进行创新能够为档案管理的持续稳定发展提供相应的保障。新时期，基于信息技术的应用以及先进管理理念的指导对档案管理工作进行合理创新，能够促使办公室档案工作的社会功能得到完善，为办公室档案管理工作的持续稳定发展创造良好的条件，促使办公室档案管理工作的社会服务功能得到进一步提升。

2 对办公室档案管理工作进行创新的具体途径

2.1 利用信息技术创新服务手段，提升档案资源有效利用率

从对办公室档案管理工作现状进行分析可以发现，在当前社会背景下，传统的档案管理工作对工作质量产生了严重的不良影响，已经无法满足新时期对档案管理工作提出的新要求。所以基于这一社会背景，办公室档案管理工作人员应该加强对档案管理工作的重视，借助信息技术手段对管理服务工作进行合理创新，逐步实现办公室档案管理信息化建设，为档案资源的使用者提供信息检索、阅览等服务，促使档案管理服务水平得到显著地提升，为档案资源的有效利用奠定坚实的基础。这样，在信息技术手段的支持下，办公室档案管理工作就能够取得新的发展成效，为办公室各项工作的开展提供相应的支持。

2.2 加强信息资源开发，以资源共享强化档案管理服务能力

受到当今社会互联网信息技术迅速发展和普及应用的影响，社会对信息的需求逐渐增加，事业单位在使用档案资源的过程中单方面获取相关档案信息已经无法满足事业单位对档案资源的需求。因此办公室档案管理人员应该结合信息技术的应用对档案资料的来源加以丰富，实现来源的多元化发展，进而借助来源管理实现对档案的全方位管理，满足不同层次客户的需求，促使办公室档案管理部门的档案管理服务能力得到进一步的强化。同时，在档案信息资源的开发方面，也可以尝试建立办公室联合目录的方式实现档案资源的共享管理，为档案资源的有序管理和优化利用创造条件，促使办公室档案管理工作获得更好的发展。

2.3 对保密制度进行创新，完善档案保密工作

受到信息技术的影响，在开展办公室档案管理工作的过程中要想提升管理质量，还应该结合信息技术的应用以及信息档案的保密管理需求，对办公室档案管理工作中的保密工作进行适当的创新，为办公室档案管理信息化建设奠定基础。办公室档案管理人员应该认识到，随着信息技术在档案管理工作中的应用，档案管理不仅面临着传统管理安全问题的威胁，也受到信息病毒、木马等安全因素的影响，因此基于信息技术的应用，应该进一步加强对办公室档案保密管理的重视，积极采取一系列管理措施保证档案资料的安全，如设置访问权限、定期开展病毒查杀、将文件改为只读文件保证文件原始性等。唯有如此，才能够有效降低风险，维护办公室档案管理安全，为档案资源的有效利用创造条件。

3 结语

综上所述，对办公室档案管理工作进行合理创新对档案管理工作的持续发展、档案服务水平的提升都产生着一定的积极影响，所以新时期档案管理人员应该加强对办公室档案管理工作的重视，借助合理的管理提升档案管理水平，为档案管理职能的发挥创造良好的条件，进而借助档案管理的优化促使办公室档案管理服务工作取得显著发展成效，为办公室相关工作的开展提供良好的支持。

参考文献：

[1] 侯安文.新r期档案管理面临的挑战与创新途径[J].办公室业务，2014（03）.

[2] 陈鹰.现代档案管理工作的创新途径分析[J].办公室业务，2013（07）.

[3] 王中玫.事业单位档案管理的创新途径研究[J].企业导报，2015（16）.

档案信息管理办法篇3

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的，共七章四十三条，2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》，从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准，充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位，为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围，把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展，除普通高校外，成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展，而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分，很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围，涵盖了各级各类的高等学校，有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”，特别把成人高等学校列出，这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向，有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》，成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法，这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制，规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”，“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”，确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责，明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系，领导体制层次清晰、责任明确，操作性强，有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人，强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任，《管理办法》还规定“遇有特殊情况，应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念，增强档案意识，了解本校档案工作的现状，统筹全校档案事业发展规划，把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围，这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展，使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”，以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”，规定了各部门负责档案工作人员的具体职责，保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生，原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学，而忽视了学生和学习。教育以学生为本，学生以学习为本，新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容，具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案，毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束，档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中，把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来，充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性，体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展，数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行，新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位，这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南，档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面，为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员，“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”，这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实，体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前，成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距，特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比，成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求，加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下，成人高等教育学校建设开始出现新的局面，使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。

2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理，关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使之能热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时，要加强对档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识，通过系统学习，使之在专业的深度与广度上都有较大的提高，在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力，能够积极开展档案利用工作，为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理，不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代，档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展，成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点，这对高校档案机构提出了新要求，必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理，实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用，成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件，从录取新生开始，将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库，将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索，将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时，成人高校要适应档案管理发展的趋势，对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份，减少纸质档案的使用，努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之，成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一，也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此，作为成人教育档案工作者，要按照法制化的要求不断走上正规，不断加强档案管理意识，加强档案的开发和利用，实现档案的数字化管理，充分发挥成人教育档案功能，为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J].绍兴文理学院学报，2006，(12):136-137.

档案信息管理办法篇4

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理；信息化；科学化

Abstract: This article from the learning, understanding, attempts to change the file management mode, accelerate archives informatization pace and do a good job in electronic information archives management work to talk about an individual to improve file management incollege level a few understanding.

Key words: university archives management measures;higher college; archives management; information technology; scientific

中图分类号： 文献标识码： A 文章编号：

高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。成人高校是高等学校的重要组成部分，由于历史等诸多原因，目前成人高校档案管理工作水平与《办法》还有很大差距，我们要进一步学习，提高认识，促进成人高校档案管理水平再上新台阶。

一、学习《高等学校档案管理办法》，找出差距

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。新《管理办法》对成人高校档案管理的影响 有以下几点：

1、改变档案管理模式,适应成人高等教育事业发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。

2、加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训，通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。

3、加强电子档案管理,推进档案管理现代化

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。

二、加快推进成人高校档案信息化建设

成人高校档案信息化建设是我国成人高校档案工作未来发展的一个重要的趋势。

1、成人高校档案信息化建设的涵义

随着经济社会和科学技术的发展，信息技术在高校档案工作中得到了广泛应用，传统档案管理“为保管而保管，重保管轻利用”观念已经无法适应信息社会发展的需要，高校档案管理逐步开始从面向档案实体保管重点向以档案数字化为社会提供服务进行转变。目前，应当从如下几个方面来理解高校档案信息化建设的涵义：一是信息技术是高校档案信息化建设的基本推动力量，由于信息技术水平在不断变化之中，档案信息化目标也要进行动态调整。二是档案信息资源是高校档案信息化建设的核心。三是档案网络建设是高校档案信息化建设的基础。四是档案信息资源社会共享是高校档案信息化建设的目标。因此，概括而说，高校档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，以实现成人高校档案信息德社会化服务为目标的动态过程。

2、成人高校档案信息化与学校发展不相适应

成人高校档案信息化建设，是高校档案传统管理到档案信息管理的一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。从根本上来说，信息化对高校档案工作的最大挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念具体到高校档案工作而言，是对高校档案管理理念的挑战。当然还包括协调、资金、技术、管理、人才等方面的问题。

3、成人高校档案信息化建设发展的举措

成人高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在学校建设发展中具有重要作用。高校档案管理部门要想办法采取多种形式、借助各种手段，努力加强档案法律法规宣传教育，提高学校档案工作人员和兼职档案员的档案意识，改变传统的档案管理理念，用发展的眼光审视高校档案信息化建设的意义，让档案信息化观念深入人心。建立档案信息化协调机构。争取多方支持，加大资金投入；完善技术和档案信息制度；加强档案信息化管理。

三、注重成人高校案管理工作科学化

随着我国成人教育事业的稳步发展，成人教育的形式又多种多样，获得成人教育学历的人数不断增加，情况也相对比较复杂。做好成人教育档案工作具有十分重要的意义。

1、提高成人高校档案管理科学化的认识

做好成人高校档案管理工作是“功在当代、利在千秋”的工作，档案工作者应当感到无比自豪与光荣，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，持之以恒地把档案资源收集好、整理好、保护好、利川好，把握档案工作发展新机遇。在服务利用上取得新进展。

2、成人高校档案管理的规范化

首先要做到档案管理人员从思想上深刻理解科学的档案管理规范。成人高校档案管理工作是一门综合的边缘科学，具有自身的理论和发展规律。其次，要加大对档案管理人员培训的人员应该加强理论和业务能力的学习，摈弃旧观念，用规范来约束、指导自己的管理行为，在实践工作中不断研究探索新的管理方法。严格按照《办法》要求规范档案管理工作。

档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着成人高校各项改革的进一步深化，档案工作中存在的问题在一定程序上制约了档案的利用和开发，档案管理已不适应成人高等教育发展的需要，要不断改革、创新，促进档案管理工作科学化。

3、创新管理方式，加强科学化建设

创新档案管理方式是推动我国成人高校档案管理科学化、现代化、规范化的必由之路。随着信息化社会进程的推进，档案在宏观调控、微观管理、科学决策、人才预测等领域，将发挥出越来越大的作用，使成人高校档案管理向“以用为主”的“人才”管理的模式拓展。

档案是成人高校信息的资源库,不断把先进的科学技术手段应用于成人高校档案管理之中,以提高工作效率，是高校改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求的客观需要。利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,积极开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,使档案数据化、信息化。

四、结语

总之，档案管理是档案工作的一个重要组成部分，是成人高校资源管理与开发的基础性工作,它集服务性与保密性于一体,对促进资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用，加强和改进档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务。只有从制度上、观念上更新,不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。我们要以再学习和宣传《办法》为契机，抓好《办法》的贯彻和实施工作，以与时俱进、改革创新的精神，扎实推进新时期新阶段成人高校档案工作科学地向前发展，全面提升成人高校档案服务学校和社会的能力和水平，开创成人高等学校档案管理、服务与建设的新局面。

参考文献：

[1]罗志超主编；《人事档案管理工作现状的分析与对策》[J]； 黑龙江教育学院学报；2011年第3期；

档案信息管理办法篇5

关键词：高校校办企业；档案管理；问题及对策

中图分类号：G279.20 文献标志码：A文章编号：1673－291X（2011）17－0204－02

在市场经济条件下，高校校办企业也伴随着社会的需要与发展不断地发展壮大起来。高校校办企业不同于社会的一般企业，有其自身独有的特点。它是高等教育的重要组成部分，是大学生专业实习的重要基地，是高校科研人员进行科学研究的中试基地和成果转化基地，对于发展高科技、实现产业化具有重要意义。随着校办企业的飞速发展，作为记录和承载校办企业历史沿革的档案，在校办企业发展过程中发挥着越来越重要的作用。因此，高校校办企业档案管理问题不容忽视。

一、高校校办企业档案管理存在的问题

当前，高校校办企业档案工作的基础依然薄弱，整体水平发展还很不平衡，影响和制约校办企业档案工作发展的矛盾和问题仍很突出，企业档案工作倍受冷落，传统档案管理模式难以为继。主要表现如下。

（一）认识淡薄，领导不够重视

相对于社会企业，校办企业的档案工作受法律约束和行政监督较少。学校一级设有专门的档案管理部门，而校办企业档案则处于附属地位，不受重视。许多高校校办企业领导对档案部门在企业中的地位认识不足，错误地认为档案工作只是一种资料整理工作，不能为企业带来直接的效益，纯粹是只投入不产出的赔本买卖，看做可有可无，因此，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。许多校办企业档案工作基础比较薄弱，几乎不设档案管理岗位，没有档案库房，档案无人管理，更未建立档案管理制度，档案即使有人兼管，也只是形式上而已。

（二）档案信息化滞后，档案利用率低

校办企业中小企业较多，有些企业在新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏应有和足够的认识，对档案自动化、网络化的必要性、紧迫性感受不深、热情不高，有关领导没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，在开发企业档案信息资源上的深度不够、力度不大、速度不快，致使许多有实用价值的档案信息被埋藏起来，利用率不高，成为无人问津的“静物”，造成档案信息资源的极大浪费。部分企业档案部门虽然建立了局域网，但大多处于单机归档阶段，联网归档检索不成熟；数据库类型单一、规模小、功能少、标准化程度低、数据不完整，离档案信息的计算机管理和远程联网查询、利用相差甚远。这种状况影响了档案的有效开发利用，不利于企业更快更好发展。

（三）校办企业改制给档案管理带来新的问题

在不断深入改革开放的影响下，为保证高校校办企业能够对市场竞争尽快适应，校办企业体制改革正在如火如荼地进行， 管理体制的变化给档案管理带来了新的问题。

1.档案管理机构极不稳定，职能弱化成摆设

一些校办企业在改革和重组过程中，一些旧的机构在合并、裁撤后消失，与此同时，许多新的机构在市场的要求下建立产生。在原有管理机构被裁撤的影响下，造成了档案归口工作的困难。也就是说，一些档案不能及时被其应该所属的管理部门所接纳，而一些新成立的部门却找不到应该归属于自己管理的档案。另外，档案管理职能被弱化，个别企业的档案工作机构被设置到三四级机构中，对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱；有的企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，照猫画虎地建立了档案机构，充实了专职人员，结果却往往走形变样，档案工作并没有制度化，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰。

2.人员的频繁流动给档案管理带来困难

在原来计划经济体制下的校办企业，机构臃肿、人员闲置等问题广泛地存在。在改革的过程中，闲置人员被大量裁减掉，专业技术人才被引入进来。但是，在市场经济下，人员的自由流动在为企业发展提供动力的同时也会出现一些问题：一是与人员流动的速度相比，培训的频率还很慢，从而使档案培训工作的压力不断被加大；二是数个岗位压负在一个档案人员的肩上，分散了档案管理人员的精力，从而导致归档的及时性下降，档案管理工作受到影响；三是企业兼并重组改制活动较多，档案人员更换频繁，企业内部档案管理混乱，企业档案容易散失或形成监管真空。

3.人才流失严重

相对校办企业其他部门来说，档案工作人员薪酬较低，且流动频繁，在企业的地位较低。每当企业进行体制改革时，档案机构与人员往往成为首当其冲的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门，档案工作者往往感到人微言轻、回天乏力， 时常处于濒临下岗的焦虑之中。一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不能享受相应职称待遇，严重挫伤了他们的职业自豪感和工作积极性，致使他们被迫跳槽或另觅高枝，导致企业档案管理缺乏稳定性和规范化，企业档案管理水平的迅速下降。另外，有的企业虽然配备了档案人员，却是属于兼职性质，且大多不具备档案方面的专业知识，缺乏足够的支配权和资源，无稳定性可言。

二、高校校办企业档案管理对策

针对存在的这些问题，我们要积极采取应对措施，弥补漏洞，完善管理制度。

（一）加强领导认知，提高企业档案工作地位

要搞好档案工作，领导的重视程度起主要作用。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能顺利开展。一是要加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用各种媒体、舆论及培训形式，加大档案工作的宣传力度，最大限度地让企业领导了解和认识档案工作，转变企业领导不重视档案的现状，使其把档案工作纳入重要议事日程，使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，在企业发展规划中占据一定的位置。二是要努力做好服务，及时为领导提供信息，使档案工作在领导决策中发挥作用，从而更好地为单位的发展服务。

（二）创新理念，提高档案的经济价值

在档案利用上树立“服务创造价值”的观念。要用各种方法，充分开发利用档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业创造价值和效益，将档案资源转变为企业的现实生产力和现实财富。在新形势下，企业档案产生的范围和类型越来越广，商务合同、基建图纸、法律凭证、信用档案、会计档案等大量积累归档，档案部门要善于运用这些档案的凭证作用，为企业争取合法的经济利益。同时，还要充分挖掘企业档案的参考研究价值。企业档案是一笔巨大的财富，校办企业要充分利用其历史凭证作用和参考研究作用为企业创造经济效益，效益的显现给企业档案提供了生存空间，为可持续发展提供了动力。档案如果常年沉睡在库，就会成为企业的负担和包袱。

（三）加强校办企业档案队伍建设

档案工作连续性强，需用较长时间才能适应。因此，必须保持档案管理队伍的稳定。要注意引进有专业知识和专业技能的人才充实档案队伍，还要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励，力争留住人才，让其更能全面履行其职能，发挥更大的作用。另外，档案管理工作专业性强，不能作为其他工作的兼职来完成，应设专业岗位对档案进行管理。

（四）加强制度建设，防止档案遗失

要建立健全与校办企业体制相适应的档案管理体系，认真贯彻实施《档案法》，并将档案工作纳入校办企业的经营机制，将档案管理的规章制度纳入厂规厂法；档案行政管理部门要及时介入企业的档案交接工作中，对其进行监督和指导，并宣传档案法律法规的有关规定，使企业领导能够认识到档案工作违法行为的严重性，促使企业完善档案交接制度，严格交接手续。对因交接不力，造成档案损失的，要追究有关人员的责任。

（五）加强档案管理信息化建设

作为国家文献信息事业的重要组成部分，档案事业的信息化也在不断发展，正由传统的档案管理体制转变为以全方位的档案信息管理、档案信息开发和档案信息服务为特征的新体制转变。企业档案，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，是企业的基础性信息资源。随着计算机被广泛运用，电子文件普及，企业对档案信息使用量越来越大，对获取信息便捷性的要求也越来越高，因此必须加快档案信息化建设。而校办企业不同于社会一般企业，它紧密依托学校的人才优势、学科优势，坚持产学研结合、坚持技术创新，以高新技术成果转化和产业化为支撑点兴办高新技术企业，有便于信息化的优势。只有做好档案信息化问题，才能在校办企业内部乃至整个学校充分实现资源共享，为校办企业生产及学校发展提供更加快速、高效、便捷的服务，增强企业在市场中的实力和竞争力。

总之，校办企业档案管理作为企业科技发展的催化剂，是企业经济效益和社会效益的表现形式，也是企业走向成功的金桥，特别是在校办企业改制、发展的今天，不断探索校办企业档案管理的新模式，坚持与时俱进，注重服务，才能发挥企业档案的实际效能，为企业领导提供准确信息和决策依据，为校办企业的腾飞提供强有力的保障。

参考文献：

[1] 张莉，郝幸田.我国企业档案管理现状及创新[J].企业文明，2010，（7）.

档案信息管理办法篇6

关键字：办公自动化；文书档案；档案管理

文书档案管理工作是指机关团体、企事业等单位针对履行自身职责过程中形成的文件转化为档案后所开展的收集、整理、保管、利用和编研等方面的工作。其目的在于保证文书档案齐全完整的基础上，最大限度的发挥文书档案的价值。随着信息技术在社会生活各方面的应用，文书档案管理工作也要紧跟时代的发展，继承和发扬传统档案管理积累的成功经验，充分利用办公自动化普及的契机，提升文书档案管理工作的效能。

1 办公自动化环境能够有效提升传统文书档案管理工作的时效性

在纸质档案环境下，文书档案的实体和信息是合二为一不可分割的，在很大程度上影响到文书档案管理工作的时效。比如在归档环节，部分还会使用的文件在年度归档的时候可能无法正常归档，无法保证后续按照年度查找文件，有的甚至造成遗漏，影响档案质量。再比如借阅和利用相关的档案必须到档案室，履行规定的手续，完成相关的登记，才能完成整个利用过程，对于尚处于机关档案室保管的文书档案影响还在可控，对于移交进馆的档案就需要投入更多的人力物力才能实现利用。这些都影响到文书档案信息价值的发挥。办公自动化平台的成熟和普遍运用，对于利用这来说，实现了文书档案实体和档案信息的分离。平台内的文书档案信息可以保持24小时在线，利用者通过网络实现适时查阅利用。由于平台的系统提供便捷的检索，用户可以通过自然语言进行检索，实现文书档案整体信息的利用，提高了利用工作的效率。近年来，随着大数据技术的应用，系统可以在完成档案信息检索的同时，对信息利用者的需求、利用习惯等进行记录，通过数据分析可以定期主动为利用者提供相关的信息内容，将单项被动的信息利用变成双向互动的信息交流，使文书档案工作的整体工作效率得到质的提升。

2 办公自动化环境能够从根本上改变传统文书档案的保存形态

在传统文书档案管理体系中，文书档案基本上都是以纸质的物理形态存在的。纸质材料作为一种无法再生的信息载体，一旦受到损坏很难进行修复，从而造成档案信息的丢失。在保存过程中对温度、湿度等环境要素有明确的要求，而对纸质文书档案的频繁利用也会造成物理材料的损坏，又形成了对利用、复制等多方面的限制。因此，为尽可能长的延续文书档案的物理实体寿命从而保证文书档案信息的长久存在，需要投入大量的财力、物力和人力，对于机关档案室来说是一项重要的投入。办公自动化平台的运用最直接的效果就是文书档案的物理实体更加多样，在确保纸质的基础上，可以有光盘、磁盘甚至永久在线等多种形式。对于传统文书档案，通过数字化将其信息和载体分离，实现不动用实体提供利用，使纸质文书档案的保存更加长久。对于新形成的电子文书档案，除了为了保证原始凭证性而采取纸质保存外，绝大多数电子文件不要制作纸质文件，节约了办公经费，同时使文书档案的物理载体更加多样化，保证了文书档案在保证信息利用的基础上，能够重要的历史信息更加安全长久的保存。

3 办公自动化环境能够有效简化传统文书档案工作的流程

传统模式的文书档案管理一般`属于机关的办公室，由于受到机关编制等方面的影响，很多单位的文书档案管理工作没有专职人员承担，一般由兼职人员完成。文书档案工作是一项头绪繁多、要求严格的工作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误。档案工作从归档开始，到移交、编目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼职人员很难保证高质量的完成相关工作。特别是日常的借阅利用工作，需要查找、登记，办理相关手续等等。在办公自动化环境下，自动化基础下的文书档案管理工作主要是网络作为工具，有了档案管理系统的协助，借助计算机和网络操作上也不需要耗费太多的时间和精力。在办公自动化系统中，文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档，这样既节省时间，档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。很多工作内容通过计算机数据库之间的关联就可以完成，使得原本复杂的工作变得简单，能提高文书档案的质量，减少时间和空间，快速地对不同的信息进行搜集和分类以及统计，推动使用工作的开展。在办公自动化条件下，档案工作自身形成的管理系统也包括在内，这个系统可以使文书档案的利用效率和质量在不同程度上都得以提高，工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应，并且还可以对其进行脱机处理，为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率，同时可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态。

4 办公自动化环境能够加速文书档案工作标准化进程

办公自动化条件下的文书档案管理工作不是将传统工作内容的简单照搬到网络上的，而是根据文书档案管理工作的实际，通过新技术的发明和应用能够促进文书档案的管理工作朝着标准化和规范化的方向发展，推动规范文档管理体制的形成，统一技术操作标准，最终实现管理工作的科学化、高效化，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求。规范的文书管理体制是实现自动化的基础。在办公自动化环境下，必须实行“文件-档案一体化管理”，将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行，真正实现本单位文件管理与档案管理统一领导、统一规划、统一落实，使文件和档案工作共同发展。在办公自动化系统设计的过程中，文书档案相应的数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化的标准必须进行明确，规范技术参数，从而实现不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的无缝流转和安全管理。

5 办公自动化环境能够推动档案工作法律体系的完善

从文书档案工作的发展趋势来看，办公自动化系统是电子文件形成和使用的平台，也必将成为档案管理工作的重要平台。而我国当前档案工作的法律法规基本上还是立足于传统的档案管理工作建立的。针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。从目前的情况看，我国档案管理工作立法部门已经注意到这一趋势。在国家法律层面，正在对《档案法》进行修订，从宏观上为档案工作的发展奠定法律保证。在行政法规层面，国家档案局制定了《数字档案馆（室）建设指南》等，指导办公自动化条件下，档案管理工作的开展。这些工作都为电子文件、电子档案管理工作法制化奠定了坚实的基础。

参考文献

[1]黄丽颖.文书档案管理办公自动化应用分析[J].城建档案，2016，08：70-71

档案信息管理办法篇7

关键词：办公室；文书档案；管理；利用

文书档案作为单位的重要历史凭证，做好文书档案管理和利用，是充分发挥人社局办公室参谋助手作用必不可缺少的重要一个环节。近年来，随着档案事业飞速发展，以及单位文书档案管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高，文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。所以，结合我就自身工作实践及思考，就如何做好人社局办公室文书档案管理和利用谈几点体会。

1 加强文书档案工作的基础条件

文书档案作为局工作的重点之一，领导要高度重视办公室文书档案的管理，充分认识文书档案管理在单位发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障、人员保障和物资保障。要随着单位的发展，不断加大档案管理硬、软件设施的投入，配备档案管理所需硬、软件设施，加强文书档案室的硬、软件建设，完善基础设施，为文书档案工作提供人力、物力、财力保障，此目的是为充分保障文档案管理工作的顺利开展。

2 提高文书档案管理人员素质

常言道：“好马要配好鞍”，文书档案管理工作固然重要，文书档案管理工作需要配备业务技术强、政治思想好、综合素质硬的固定管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志或党性较强的其他工作人员负责文书档案工作。同时，文书档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的工作态度还不够，还必须系统学习《档案法》、《档案法实施办法》等系列法律法规，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。

（一）加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供精准的、丰富的、真实的具有较高价值的原始资料，努力让由自己经手、处理的文字材料，形成具有较高水平和利用价值的文书档案。

（二）加强技能修养。档案是一门专业性很强的工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的完整理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。

（三）加强职业修养。文书档案人员直接管理和掌握着文书档案内容，了解人社局文书档案的秘密，因此，必须要求档案管理人员具备过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由自己经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。

（四）加强政治修养。文书档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。

3 强化文书档案质量管理

（一）严格执行档案管理标准。文书档案管理员要通过认真学习归档文件整理操作规范，按要求建立案卷目录和统计台账，以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合人社局实际，拟定相应工作计划和制度，采取强有力的有效措施，规范档案管理工作。

（二）加强档案管理业务指导。文书档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外，还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导，通过边学习、边实践，参加档案部门组织的培训学习，不断提高人社局文书档案管理质量。要突出重点，规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门文书档案移交时应严把质量关。按照有关标准对上交归档的档案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。

（三）加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理，规定查阅权限和程序，由专人负责认真做好查阅记录，做好保密性工作，掌握调控好文书档案室温湿度，做好防火、防水、防潮、防盗、防虫蛀等安全管理工作，真正为档案管理工作上一把“安全锁”。

4 加强文书档案开发利用

（一）认真编撰档案信息资料。办公室文书档案看似简单，但文书档案管理工作人员要在工作中主动创新，不断创新，展示在各级领导和社会各界的大力支持下，人社局全体干部职工共同奋斗的光荣发展历程。例如，可组织编印《人社局组织沿革》、《从社局大事记》、《人社局荣誉汇编》、《人社局专题汇编》、《人社局制度汇编》等系列资料汇编。

（二）充分利用档案信息资源。一是利用档案信息资源向人社局及上级主管部门提供各种信息数据，为人社局管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。二是利用档案信息资源，为制定人社局工作质量评价、科研、论文撰写等提供信息资料。三是利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和工作检查等提供相应的档案资料。四是利用档案信息资源，为机关事业单位人员提供相应的文件资料。

档案信息管理办法篇8

关键词 高校 档案 管理 方法

教育部与国家档案局于2008年8月20日联合了《高等学校档案管理办法》，希望以此全面加强高校档案机构建设、制度建设、人才队伍建设及档案信息化建设，促进全国高校档案事业科学发展，提高高校档案事业服务高等教育与经济社会发展的能力与水平，在继承的基础上不断改革创新，更好地服务学校和社会。那么如何贯彻落实《高等学校管理办法》，可从如下方面着手。

（一）将高校档案工作纳入法制化管理轨道，加大“依法治档”力度。

“依法治档是高校档案管理现代化的重要内容。”①因此要增加《办法》的宣传学习力度，切实树立依法治档、管档的意识，把档案管理纳入依法治校的轨道，对高校档案归档部门加大日常执法检查与规范管理，可以做到如下几方面：

一是主管部门要加强对高校档案工作的行政执法工作，加强日常监督、检查工作，检点，细化检查标准，建立档案行政执法工作责任制；要加大对档案违法行为的监控力度，严肃查处档案违法案件，及时处罚违法行为，推进档案工作走上规范化、法制化轨道。

二是档案工作部门根据可该校实际情况，制定相关的法律文件，加强制度建设。为了保证《办法》更为全面地为高校档案管理各个环节活动服务，全面指导档案工作，各个高校可以从本单位实际情况出发，认真调研，制定配备《办法》实施的规章制度，为高校档案工作顺利开展奠定法律基础。

三是档案工作人员加强依法治档的理念，普及法律意识。此外，还应当在师生中广泛宣传，加强档案素质教育，提高高校师生的档案意识。高校是社会中文化水平最高、知识分子最集中的社会组织，提高高校成员的档案意识，进而促进社会档案意识水平的整体提高，也是高校档案机构的重要工作。

（二）优化档案管理模式，加快档案信息化建设步伐

档案管理模式一定程度上决定了档案工作组织领导体系的构建和条件保障的落实。为深入理解《办法》的实质和内涵，贯彻落实办法精神，必须优化档案管理模式，通过深入调查研究，认真规划和制定档案管理模式改革实施方案，改革档案管理模式，把分散性的档案集中统一进行管理，把过去封闭式的管理模式变为开放式的管理模式，有利于社会的发展，有利于档案的管理，有利于发挥档案资源的最大效益。

“随着信息社会的到来，档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是高校档案工作发展的必然趋势。”②目前我国高校档案信息化进程相对滞后，致使高校档案管理工作难以获得较大进步，因此，高校需要亟待加强的管理工作是进一步加快高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，通过要加强领导、提高对档案信息化建设的认识，同时争取资金投入，配备相应的计算机网络平台和基础设备，引进计算机技术专业人才，抓住《办法》颁布实施的契机，逐步构建起各个高校档案信息交流平台，促进高校档案信息资源的共享，加大信息化建设步伐。

（三）创新服务理念，更新服务手段

要努力采用现代化手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新的水平。

一是转变服务理念、拓宽服务领域、创新服务形式来提升档案工作服务层次和服务水平。档案是历史的真实记录，是历史和文化的积淀和延伸。这就要求我们自觉增强档案意识，努力盘活档案资源，实现档案资源共享，加强文档一体化建设，拓宽档案利用渠道，使利用者可以享受到优质、便捷的信息服务。 二是提高档案利用和档案服务能力。应做到以下几点：一是全校各个部门档案人员要努力钻研业务，提高工作能力。二是要注重工作实践经验的积累。三是积极开拓创新，在发扬优良传统的同时，紧跟社会的发展需求，不断变革档案工作职能和方法，积极探索新的切入点、结合点，充分发挥自身功能。

三是进一步完善档案业务制度，规范服务行为和切实制定档案室的档案服务办法；同时也要对管理制度引起重视，加强管理，落实责任追究制度，严格监督档案工作人员的服务行为，日常工作中大力加强公民道德建设，增强其服务意识，保证服务质量。

（四）提升服务学校和社会的能力和水平

要提升高校档案服务学校的能力，一是重视高校档案在学校中的地位，意识到高校档案是促进学校发展p社会进步的重要工具，重视高校档案对领导决策p职能建设具有指导意义。二是可以办出特色，以云南大学档案馆为例，该校保存有较为丰富的名人档案，可以以名人档案作为宣传口号，加深社会影响力，发挥育人功能，并以此为契机，增强社会各界档案意识。

同志在党的十六大报告中指出：“发展各类文化事业和文化产业都要贯彻发展先进文化的需求，始终把社会效益放在首位”，为增强高校档案的社会服务功能，实现满足人民日益增长的精神文化需要的愿望，作为档案文化产业建设的主体，高校档案机构可以并依托一定的高效优质的智力和劳动力成果来提供服务和信息产品来增强服务社会的功能，一是高校档案馆以可公开的馆藏档案信息资源为基础，积极开发各种形式和内容的档案文化产品，如“编史修志”，出版档案出版物，以及依据丰富的档案材料创作影视剧本，加工制作具有档案文化社会意义的纪念品和珍藏品等；二是发挥高校档案馆的技术优势，发展档案专业技术服务业来满足社会需求，包括日常用品生产业如传统档案装具和包装材料加工，同时也有各类档案保护技术设备制造，档案软件开发，档案信息网络建设等方面，在实际工作中灵活地运用《办法》的指示和政策，为高校各项职能活动服务。

各个高校在档案工作中要进一步贯彻落实《办法》的实质和精神，在制度建设和提升队伍素质方面要不断改进服务方式，增强服务学校和社会的能力与水平，促进高校各项工作科学发展和加强自身建设，提升服务学校和社会的能力及水平。

注释：

①任宁.浅谈依法治档与高校档案管理现代化[J].2002，03：148-150.

档案信息管理办法篇9

关键词：企业; 文件; 档案; 管理; 创新? 党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出，要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。?

1工作平台创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台：

a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。

b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。?

2流程创新?

2.1文档一体化流程概述

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”?［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。

文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：

a) 减少流程的中间环节；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳转、分流工作流程；

d) 建立循环工作流程；

e) 建立交叉、条件等工作流程。

在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。?

2.2文档一体化流程的创新点

信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。?

2.2.1文件管理阶段

a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

2.2.2档案管理阶段

a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。

b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。

c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

3管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。?

3.1信息管理

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。

在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

3.2信息工作人员管理

信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；

c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；

d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

e) 建立严格的权限管理机制；

f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

对管理职责的划分，应从多方面考虑：

a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。

b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。

c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。

4制度创新

如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《办公自动化系统?（OAK）?应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。

b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。

d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系统运行维护管理办法》。

f) 《信息系统运行安全管理办法》。

g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。

5服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

6结束语

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。? 参考文献

档案信息管理办法篇10

一、实现档案信息化建设的重要意义

档案的信息化管理有别于传统的管理模式，利用信息化管理办法，可以对非常庞大且复杂的档案数据进行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以对档案进行快速、准确的分类，在需要查阅档案时可以进行快速、精准查找，不仅提高的工作的效率，同时也降低了工作的错误率。由于信息化管理办法依托于网络技术，除了对档案的保存和操作更加方便之外，还大大降低了运营成本，并且其创造的效益相较于以往传统的档案管理方式也大大提高，交通部门档案管理信息化建设是科技发展的产物，也是现代社会发展的必然趋势，如果现在不重视信息化建设，那么必定会被时代所淘汰，所以进行交通部门档案管理的信息化建设对于交通行业的发展都有巨大的意义。

二、档案信息化建设的主要内容

（一）档案的基础建设

由于档案的信息化建设依托于网络技术，所以要把加快局域网的建设放在首位，这也是所有工作的基础，通过计算机上软件和硬件的开发来实现对档案进行管理的目的，构建完整的网络体系以确保对档案信息的存储和传输。

（二）档案的数字化建设

通过有效的手段将传统的档案信息转变为电子信息，并将档案信息通过分类等方法进行存储，为了以后便于档案的管理和查阅，必须建立完整、准确的档案查找电子目录，这也是数字化建设的必要手段，最终使档案信息实现数字化管理。

（三）档案信息安全保障建设

相对于传统的纸质版档案，数字化档案信息将会面临新的安全威胁，在首要保证档案信息的真实性和可靠性之外，还必须建立网络安全防护墙，避免档案信息遭受到病毒或外来人员的恶意入侵，为做到对档案信息的安全防护，还应该建立一支专业的信息化保障队伍，通过技能培训使工作人员对业务更加熟悉，同时也可以做好对档案信息的安全保障工作。

三、实现档案信息化管理建设的办法

（一）档案管理网站的建设

档案信息的查询必须通过一个可视化窗口，那么就应该建立一个相应的交通档案信息管理网站，不仅可以实现对档案的存储，客户也可以通过网络浏览器对需要的档案信息进行实时的查询，了解到有关交通运输资料的最新信息，客户可根据关键词进行信息的检索来实现对所需信息的快速准确查询，另外在网站上设立专门的人工咨询窗口以便对客户提供问题的解答或者其它的帮助；为保证网站的正常运行，应尽量采用国内外较为先进、成熟的软硬件设备，不仅可以吸引更多的客户加入，也对档案信息化管理的正常运营提供了保障。

（二）档案信息的规范化建设

交通运输部门的档案信息管理也应遵从一定的标准和规范，也可与自身实际情况相结合，建立起适合自己发展的标准规范体系，在之后的发展运营当中不断的查漏补缺，将标准体系不断进行完善；档案内容的格式和存储也应遵从国家的统计标准，另外兼顾档案信息存储的快捷性和高效性，利用开发使用的软硬件实现对档案信息的安全管理；对于已经在网站进行存储的电子信息，为避免遭人修改，可将文件的格式进行相应的设定，从而保证档案信息的真实性，这些存储的电子文件需与纸质文件具有同等的效益。

（三）创新档案管理办法

公路工程作为交通运输部门档案管理资料中的一大方面，而公路工程资料众多，管理较为复杂，为合理安排管理资源，避免出现管理资源浪费的情况，必须采取合理的办法对这种类型的档案资料进行管理，从而促进交通档案管理的全面发展。

（四）档案管理人才资源的培养

在当代信息化发展的潮流下，要主动培养出一批具有高素质的专业技术人才队伍，在拥有先进软硬件的基础上，使这些技术人才能够对这些资源进行充分的利用；档案管理人员要主动去学习先进的技术管理经验和现代化的技术管理手段，要勇于面对工作中出现的一系列问题，并及时通过研究找到解决问题的办法。