机关档案管理办法十篇

机关档案管理办法篇1

贯彻落实党中央、国务院关于坚持科学立法、民主立法，完善中国特色社会主义法律体系的重要精神，进一步增强档案立法工作的计划性、科学性和统一性，指导和规范档案法规、规章及规范性文件的制订、修订工作，为依法行政、依法治档提供制度保障，提升档案工作法治化管理水平。

二、构建国家档案法规体系的原则

坚持社会主义法治理念，坚持法制统一的原则，以《中华人民共和国立法法》为指导，以《中华人民共和国档案法》为核心，以现行档案法律、法规和规章为基础，加快立法进度，提高立法质量，逐步完善符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的国家档案法规体系。

三、国家档案法规体系的构成

(一)层次

国家档案法规体系是以《中华人民共和国档案法》为核心，由符合《中华人民共和国立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。分为以下四个层次：

第一层次：档案法律。由全国人民代表大会及其常务委员会制定，并由国家主席签署主席令予以公布。主要有《中华人民共和国档案法》以及刑法、民法等基本法律及其他专门法律中涉及到档案的内容或条款。

第二层次：档案行政法规、党内法规和军事法规。

档案行政法规由国务院根据宪法和法律制定，并由总理签署国务院令予以公布。

档案党内法规由中国共产党中央机关。

档案军事法规由中央军事委员会根据宪法和法律制定，并予以公布。

第三层次：地方性档案法规。由省、自治区、直辖市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要制定，并由大会主席团或者其常务委员会公告予以公布。

第四层次：档案规章，包括国务院部门档案规章和地方政府档案规章。前者由国家档案局依据法定权限制定或国家档案局与国务院其他专业主管机关或部门联合制定，并由部门首长签署命令予以公布。后者由省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府依据法定权限制定，并由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。

(二)效力

在国家档案法规体系构成中，档案法律具有最高法律效力，其他任何档案行政法规、地方性档案法规和规章不得与之相抵触；地方性档案法规和档案规章不得与档案行政法规相抵触；国务院部门档案规章与地方政府档案规章具有同等效力，在各自的权限范围内施行。档案党内法规和档案军事法规在其权限范围内发挥效力，对某方面工作有规范和指导作用。

(三)具体项目

1、档案法律(共1项)

《中华人民共和国档案法》(待修订)

2、档案行政法规、党内法规、军事法规

(共7项)

(1)《中华人民共和国档案法实施办法》(待修订)

(2)《机关档案工作条例》(待修订)

(3)《科学技术档案工作条例》(待修订)

(4)《干部档案工作条例》(待修订)

(5)《中国人民档案条例》

(6)《国家档案馆条例》(待制定)

(7)《电子档案管理条例》(待制定)

3、地方性档案法规

具体立法项目由享有立法权的地方人大及其常委会视需要自行决定。

4、国务院部门档案规章(共52项)

(1)《档案执法监督检查工作暂行规定》(待修订)

(2)《档案行政许可程序规定》

(3)《档案行政处罚程序暂行规定》

(4)《档案违法违纪行为处分规定》(待制定)

(5)《档案馆工作通则》(待修订)

(6)《各级国家档案馆收集档案范围的规定》(待修订)

(7)《各级国家档案馆开放档案办法》(待修订)

(8)《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》(待修订)

(9)《外国组织和个人利用我国档案试行办法》(待修订)

(10)《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》

(11)《档案专业技术人员继续教育暂行规定》

(12)《档案鉴定办法》(待制定)

(13)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

(14)《国家档案局关于档案期刊、书籍及音像制品管理暂行办法》(待修订)

(15)《国家重点建设项目档案管理登记办法》

(16)《重大活动和重大事件档案管理办法》(待制定)

(17)《电子公文归档管理暂行办法》

(待修订)

(18)《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(待修订)

(19)《外商投资企业档案管理暂行规定》

(20)《A计档案管理办法》待修订)

(21)《城市建设档案归属与流向暂行办法》

(22)《城市建设档案管理规定》(待修订)

(23)《城建档案利用管理暂行规定》(待制定)

(24)《城市房地产权属档案管理办法》

(25)《城市地下管线工程档案管理办法》

(26)《开发区档案管理暂行规定》(待修订)

(27)《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》

(28)《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定(试行)》

(29)《高等学校档案管理办法》

(30)《社会保险业务档案管理规定(试行)》

(31)《婚姻登记档案管理办法》(待修订)

(32)《艺术档案管理办法》

(33)《电影艺术档案管理规定》

(34)《乡镇档案工作试行办法》

(35)《畜禽标识和养殖档案管理办法》

(36)《环境保护档案管理办法》

(37)《标准档案管理办法》

(38)《审计机关审计档案工作准则》

(39)《统计档案管理办法》(待制定)

(40)《民间组织登记档案管理办法》

(41)《劳动保障档案管理办法》

(待制定)

(42)《低保档案管理办法》(待制定)

(43)《医保档案管理办法》(待制定)

(44)《土地征用拆迁档案管理办法》(待制定)

(45)《土地承包档案管理办法》(待制定)

(46)《银行档案管理办法》(待制定)

(47)《海洋行政执法档案管理规定》(待制定)

(48)《民航档案管理力、法》特制定)

(49)《学籍档案管理办法》(待制定)

(50)《就业培训档案管理办法》(待制定)

(51)《知识产权档案管理办法》(待制定)

(52)《事项档案管理办法》(待制定)

5、地方政府档案规章

具体立法项目由享有规章制定权的地方人民政府视需要自行决定。

四、国家档案法规体系的实施措施

(一)各相关档案部门要高度重视立法的民主性、科学性、权威性和严肃性，切实加强对档案立法工作的领导，把这

项工作作为一件重要的事情来抓，列入工作计划和议事日程。

(二)根据档案事业的发展需要，制订“十二五”档案立法规划和年度立法计划，体现急需先立、突出重点、务求实效的原则，明确每项立法的启动时间、完成时限、参与单位、责任人及相关工作任务，做到立法项目“任务、时间、组织、责任”四落实，为如期形成国家档案法规体系提供保障。

(三)注意立改废相结合，定期进行档案法规、规章清理工作，对失效的或应废止的要明文废止，需要修订的列入计划及时进行修订。

附件：需要修订、制定、调研论证以及需要由规范性文件上升为法规、规章的档案立法项目

需要修订制定、调研论证以及需要由规范性文件上升为法规、规章的档案立法项目

一、需修订的档案法律、行政法规和国务院部门档案规章

(一)档案法律(共1项)

《中华人民共和国档案法》

(二)档案行政法规、党内法规(共4项)

1、《中华人民共和国档案法实施办法》

2、《机关档案工作条例》

3、《科学技术档案工作条例》

4、《干部档案工作条例》

(三)国务院部门档案规章(共13项)

1、《档案执法监督检查工作暂行规定》

2、《档案馆工作通则》

3、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》

4、《各级国家档案馆开放档案办法》

5、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》

6、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》

7、《国家档案局关于档案期刊、书籍及音像制品管理暂行办法》

8、《电子公文归档管理暂行办法》

9、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》

10、《会计档案管理办法》

11、《城市建设档案管理规定》

12、《开发区档案管理暂行规定》

13、《婚姻登记档案管理办法》

二、需制定的档案行政法规、国务院部门档案规章

(一)档案行政法规(共2项)

1、《国家档案馆条例》

2、《电子档案管理条例》

(二)国务院部门档案规章(共17项)

1、《档案违法违纪行为处分规定》

2、《档案鉴定办法》

3、《重大活动和重大事件档案管理办法》

4、《城建档案利用管理暂行规定》

5、《统计档案管理办法》

6、《劳动保障档案管理办法》

7、《低保档案管理办法》

8、《医保档案管理办法》

9、《土地征用拆迁档案管理办法》

10、《土地承包档案管理办法》

11、《银行档案管理办法》

12、《海洋行政执法档案管理规定》

13、《民航档案管理办法》

14、《学籍档案管理办法》

15、《就业培训档案管理办法》

16、《知识产权档案管理办法》

17、《事项档案管理办法》

三、需调研论证的国务院部门档案规章(共4项)

1、《社会救助档案管理办法》

2、《慈善捐助档案管理办法》

3、《损毁档案的赔偿办法》

4、《档案工作人员劳保待遇的有关规定》

四、需上升为法规、规章的档案规范性文件(共16项)

1、《全国档案馆设置原则和布局方案》(待修订)

2、《企业档案管理规定》(待修订)

3、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

4、《公安档案管理规定》

5、《医药档案管理暂行办法》

6、《地名档案管理办法》(待修订)

7、《林业重点工程档案管理办法》

8、《海洋档案管理规定》(待修订)

9、《南极考察档案资料管理规定》(待修订)

10、《测绘科学技术档案管理规定》(待修订)

11、《森林和野生动物类型自然保护区档案管理办法(试行)》

12、《中国证监会派出机构档案管理办法》(待修订)

13、《中国证监会派出机构公文归档范围的规定》(待修订)

14、《科学技术研究档案管理暂行规定》

机关档案管理办法篇2

一、机构健全，责任落实

我局领导历来十分重视审计档案管理工作，切实加强对机关档案工作的领导，做到了组织落实，目标落实，任务落实，责任落实。一是机构健全。早在建局之初的1993年，局机关就成立了档案工作领导小组，确定办公室一名工作人员为专职档案人员，各业务科也相应配备了兼职档案人员，具体承担局机关及业务档案的日常管理工作。今年换届后，我局又成立了以主要负贡人任组长、分管办公室副局长、办公室主任任副组长、各科室负责人及专职档案员为成员的机关档案管理工作领导小组，使档案管理工作有了可靠的组织保障。二是责任落实。局党组将机关档案工作纳入全年工作议事日程，把该项任务作为硬指标下达到各科室。今年以来，局党组多次召开全局职工大会、党组会及行政办公会，专题研究解决档案工作中的经费、人员等具体问题。在此过程中，局主要领导对档案工作非常重视，亲自过问，时常督促，严格要求，研究解决档案管理中存在的主要问题，在机关经费紧张的情况下，先后投入档案专项资金8万余元；在审计业务人员严重不足的情况下配备专职档案员1人，确保了该项工作的规范、有序运转。同时，我们还通过目标管理的形式，加强对各县(区)审计局档案工作的指导，在全市审计系统形成了档案管理网络，加强了业务联系及档案工作指导的针对性。

二业务建设，标准严格

我们把学习贯彻国家档案局公布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》及《审计机关审计文件材料立卷，归档作业规程》，加强审计档案基础业务建设作为档案管理的中心环节来抓，促进了我局档案业务建设的发展。一是深入学习贯彻档案法律法规，提高全体审计人员的档案意识。我局先后将档案法律法规列入了“四五”、“五五”普法规划，利用多种行之有效的方式开展档案宣传教育活动，局机关法制建设领导小组还将档案法律法规列入“五五”普法测试内容进行考评。全体审计人员积极参与了市档案局组织的档案法律法规知识竞赛。通过对党和国家档案工作方针政策及法律法规的认真学习，使全局职工的档案意识、档案法制意识普遍增强，领导和审计人员重视档案工作和做好档案工作的自觉性明显提高。二是联系实际，建立健全档案管理制度。针对审计部门实际，我们先后建立健全了《机关文书档案管理制度》、《审计文件材料立卷归档作业规程》和机关文书、业务、会计、科技档案的分类大纲、归档范围、保管期限表。制定了《档案立卷归档制度》、《档案安全保密制度》、《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案工作人员职责》、《档案统计制度》、《审计业务人员档案工作职责》等规章制度，保证了机关档案管理工作有章可循，管理规范。三是加强人员培训和业务指导。我局专职和兼职档案人员都先后参加了省审计厅及市档案局组织的各项审计档案培训班及档案知识学习班。局机关还在每年年终业务整训期间，采取以会代训，对全局兼职档案人员进行档案知识培训，在每年的年度立卷归档工作中，专职档案人员深入到各业务科进行现场指导，帮助解决操作中遇到的难题，经过坚持不懈的业务培训和业务指导，局机关专兼职档案人员的业务素质不断提高，现各科室兼职档案人员都能较好地完成本部门的档案工作任务。今年，我局抓住市档案局领导及其工作人员深入我局检查指导档案工作的机会，结合自身实践，土动找差距，添措施，提出改进方案，通过干中学、学中干，提高了档案人员的业务素质。四是狠抓档案的规范化建设。认真开展了档案年度立卷归档工作，确保了档案资料收集齐全完整，整理规范，统一集中保管。截至目前为止，机关综合档案室保管的档案资料有文书档案、业务档案、会计档案、基建档案、声像档案、重要文件汇集、审计学习资料共7个类别，其中文书档案151卷，(永久19件，长期101件，短31件)；业务档案1069卷；会计档案166卷；基建档案1卷；声像档案5卷；重要文件汇集41卷；学习资料2种146册(套)。做到了分类准确，组卷科学合理，编号准确无误，案卷质量符合标准，排列符合规范要求。

三、设施配套，保管妥善

我局在抓机关档案工作中，坚持软件、硬件建设齐头并进，切实加大对档案管理的投入，较好地落实和保证了档案管理的需要。一是档案库房面积不断扩大。1994年我局还在靠租佃房屋办公时，就安排有专门房间作档案库房。1996年我局迁址江北新区29号楼办公后，专门安排有档案库房及办公、阅览室，面积约25平方米。2000年迁至现有办公综合楼后，局机关专门规划安排了综合档案办公室、查(借)阅室、装订室、库房等工作场地，面积约40平方米，可容纳局机关20年内形成的档案材料，保证了机关档案的发展需要。二是档案保管设施不断完善。我局先后投入8万余元改善档案管理设施，购置了铁皮档案柜8组16个，空调机1台，除湿机1台，温湿度计1只，计算机一套，复印机1台，碎纸机1台，灭火器2具，门窗均安装了防护栏及防盗门，配置了深色避光窗帘等。三是管理安全。我们对综合档案室使用科学方法，采取通风换气、降湿降温、定期对库存档案进行清点、整理、核对，发现问题及时整改，做到了无霉变、无褪色、无尘污。无虫蛀鼠咬现象，无失泄密事件，保证了档案管理的安全完整。

四、立足实际，开发利用

我局档案开发利用，效果明显。在搞好档案管理的基础上，加强档案信息资源的开发利用，使档案在为机关及社会服务方面发挥了重要作用。一是审计过程中的凭证作用。基于审计工作的特殊性，一些审计项目往往与该被审单位以前年度经济活动具有延续性及关联性，而以前年度对该单位的审计档案无疑成为提高工作效率、确定审计工作重点最有力的凭据。二是配合其它执纪执法部门的服务作用。由于审计工作具有查帐优势，往往一些执法部门借助审计部门业务档案及时查清事实，正确处理。三是资料汇编的参考作用。我们借助档案，先后撰写了《*市审计局审计志》、《*市审计实践与探索》《*市审计机关行政执法责任制》、《*市审计局机关全宗介绍》、《档案利用典型事例材料》、《基础数据汇编》、《专题文件汇集》、《会议简介》等8种近110万余字。档案管理人员“一口清”、“一摸准”，提高调阅效率。

机关档案管理办法篇3

会计档案管理办法征求意见稿最新版20xx

财政部就《会计档案管理办法》征求意见，公众可通过中国政府法制信息网、财政部网站提出反馈意见，截止时间为20xx年6月27日。

《会计档案管理办法》征求意见稿，20xx年12月版和20xx年5月版的两个版本做对比有四大变化。

此前，由于1998年版的《会计档案管理办法》与征求意见稿在内容上有很大的不同，针对《会计档案管理办法》征求意见稿，20xx年12月版(一下简称：一稿)和20xx年5月版(以下简称：二稿)的两个版本做对比，把现行的《会计档案管理办法》一同贴出，只是为了直观的看出与征求意见稿的差距。

二稿在一稿的基础上明确了，会计档案一般包括纸质会计档案和电子会计档案。纳入保管的会计资料增加了固定资产卡片、纳税申报表两类。

二稿不同于一稿的重要变化有四点：

1、移交期限。

现行的《会计档案管理办法》对会计档案移交的期限，规定在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。一稿改为半年内移交，二稿又恢复了原来的规定，可在一年内移交档案。

2、保管期限。

会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。对于定期保管的期限规定不同。

现行的《会计档案管理办法》：定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

一稿：定期保管期限分为5年、20xx年、20xx年、20xx年四类。

二稿：定期保管期限分为20xx年、30年两类。

3、驻外机构档案管理。

二稿第二十七条：驻外机构和境内单位在境外设立企业、机构的，其会计档案管理应优先遵守驻在国家(地区)的有关法律及行业监管部门的有关规定。在不违反驻在国家(地区)相关法律及规定的前提下，应当按照本办法及我国有关规定进行管理。

现行的《会计档案管理办法》未涉及此内容，一稿是驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

此处可以理解为与国际会计准则趋同的国际大形势。

4、审计机构参与档案保管期限鉴定。

二稿第十五条：单位应当由档案机构牵头，组织会计机构、审计机构、纪检监察等机构共同定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。

现行的《会计档案管理办法》没有提到对到期的会计档案进行鉴定，一稿的规定则是会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同签定。

此处的变化可以理解为审计机构的业务范围又增加了。

另外增加两部分：

1、档案机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。

2、应当建立健全会计档案查阅、复制、借出登记制度。

附通知原文：

财政部关于《会计档案管理办法(征求意见稿)》公开征求意见的通知

为了加强我国会计档案管理工作，提升会计档案管理工作水平，根据财政部立法工作计划，我部对1998年财政部、国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，形成了《会计档案管理办法(征求意见稿)》，现向社会公开征求意见。公众可通过以下途径和方式提出反馈意见：

1.登陆中国政府法制信息网(网址：)，进入首页左侧的部门规章草案意见征集系统提出意见。

2.登陆财政部网站(网址：)，进入首页右下方的财政法规意见征集信息管理系统提出意见。

会计档案管理办法

第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位，按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。

第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

机关档案管理办法篇4

公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

二、立卷与归档

立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远

查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

参考文献：

机关档案管理办法篇5

关键词：婚姻登记档案管理和谐社会

前言：2006年，《婚姻档案管理办法》颁布，标志着我国对婚姻登记档案的管理进入一个新的阶段，这是我国婚姻登记档案的里程碑式的阶段，《婚姻档案管理办法》是由国家民政部、国家档案局联合颁布的,这意味着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道，公民的婚姻登记信息将受到有效保护，婚姻当事人的合法权益将受到切实维护。

1.加强婚姻登记档案管理，服务社会

自从“十一五”规划的建议中关于建设和谐社会的目标一提出，整个社会的工作都围绕着这个目标而进行，加强社会建设和完善社会管理体系成为全社会共同努力地目标。倡导人与人和睦相处，增强社会和谐成为每一个工作的基础，婚姻登记档案管理工作涉及到全社会人的利益，是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当事人婚姻状况的真实凭证。婚姻当事人的信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。因此，婚姻登记档案的管理对社会和谐产生直接的影响，与社会的和谐建设有密切的关系。

2.我国婚姻登记档案管理的现状我国的婚姻登记档案多年来存在着严重的不足，自从《婚姻登记档案管理办法》颁布后，情况有了很大的改善，但是在管理上仍普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。

2.1 保管机关各自为政

我国的婚姻登记档案管理是各级婚姻登记机关各自管理，分散管理，缺少统一性，在2003年10月起施行的《婚姻登记条例》规定：“内地居民办理婚姻登记的机关是县级人民政府民政部门或者乡（镇）人民政府；省、自治区、直辖市人民政府可以按照便民原则确定农村居民办理婚姻登记的具体机关”。这条规定存在着一定的漏洞，市级婚姻登记机关与县级以及各乡镇的婚姻管理部门形成各自为政的局面，婚姻登记档案的保存也是各自保管各自的，随着城建脚步的不断加快，行政区出现了很大的变革，一些乡镇与县级政府的合并都为婚姻登记保管带很大的困难，造成部分婚姻登记的丢失以及管理的混乱。

2.2 档案遗失损毁严重

我国的婚姻登记档案管理相对来说很不规范，遗失损毁现象很严重，很多夫妻在结婚几十年后因结婚证丢失去补办的时候却发现没有记录的现象时有发生，这对百姓的生活造成了很大的困扰，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时,甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，当然，这是档案资料自身的原因限制，但也存在人为损毁遗失现象，也为婚姻登记档案的保管造成了一定的困扰。

2.3 档案的利用不合规范

婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，有很多的缺失，这主要是由于规范的缺失以及管理人员的思想不够重视造成的，多数档案管理部门未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容丢失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响，严重影响档案发展的管理。

3.如何加强婚姻登记档案管理

3.1 加强管理人员依法办事的思想

《婚姻登记档案管理办法》应该是我国婚姻登记档案管理的指导性法规文件，各级档案行政管理部门应当给予高度的重视，并广泛宣传、切实贯彻执行，推动婚姻登记档案的规范管理。做到让广大市民了解《婚姻登记档案管理办法》，让婚姻登记档案管理人员掌握《婚姻登记档案管理办法》，强化他们的科学管理意识和依法利用意识；并定期组织婚姻登记档案管理人员认真学习《婚姻登记档案管理办法》，做到学以致用，逐条领会要求，掌握其中的内涵，以及技术规范，重点是婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用，切实维护婚姻当事人的合法权益。3.2 婚姻登记档案集中管理

针对目前婚姻管理部门各自为政的情况，婚姻登记档案多处分散保管的现状。根据《婚姻登记档案管理办法》关于档案移交的规定，要保证婚姻登记档案的保存工作。首先婚姻登记主管部门在制定实施细则时，内容中要包含对婚姻登记档案的移交范围、时间做出明确具体的要求，尤其是档案移交过程中可能出现状况的提前预支，保证档案的完整移交，内容齐全。其次是各级档案馆要抓紧做好散存在下面的档案资料，防止婚姻登记档案继续损毁遗失。最好做统一的保管整理。

3.3 依法办事，保证效率

机关档案管理办法篇6

一、加强婚姻登记档案管理，服务于和谐社会建设

建设社会主义和谐社会，必须加强社会建设和完善社会管理体系，要以扩大就业、完善社会保障体系，理顺分配关系，发展社会事业为着力点，认真解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题；倡导人与人和睦相处，增强社会和谐基础。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当人婚姻状况的真实凭证。婚姻关系是家庭关系中重要关系成分，是家庭存在的基础，家庭是社会的基础和细胞，家庭和睦自然是社会和谐的基础。因此，作为记录婚姻关系的婚姻登记档案，不仅记录着婚姻当事人的相关信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。由此可见，婚姻登记档案的管理从微观角度事关“人民群众的最直接、最现实、最关心的利益问题”，直接与和谐社会的建设有着密切的联系，从而成为档案工作服务于和谐社会建设的一个切入点。

二、婚姻登记档案管理的现状

《婚姻登记档案管理办法》颁布后，笔者通过调查，发现婚姻登记档案管理普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。

1、多机关分散保管。婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关。民政局的婚姻登记处所形成的婚姻登记档案也是一部分移交给了同级档案馆，一部分保存在本机关，而移交的年限又无统一规定，存在随意性，从而形成婚姻登记档案由乡（镇）、街道办事处、民政局婚姻登记处、档案馆多处分散保管的现状。其它县区也同样是档案馆、民政局婚姻登记处、乡（镇）街道社事办分别保管有不同年代的婚姻登记档案。

2、档案遗失损毁严重。据调查，婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普遍。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，同时也存在人为损毁遗失现象，如本文开篇所载的柳桥乡婚姻登记档案遗失案，就十分典型。

3、档案利用不规范。据调查，婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，多数未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响。

三、曹县在建全和完善档案管理中的做法

今年以来，山东省曹县婚姻登记处严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，强化婚姻登记档案管理软、硬件建设，建全和完善档案管理工作机制，认真做好婚姻档案规范化管理工作。

1、健全制度，完善工作机制。曹县婚姻登记处以《婚姻登记档案管理办法》为基础，先后制定了《档案管理制度》、《婚姻登记印章管理》、《财务管理制度》、《婚姻登记证书管理制度》、《婚姻登记档案工作保密制度》、《婚姻登记档案材料归档制度》和《安全防火制度》等相关工作制度；并严格按照婚姻登记档案管理要求，认真做好婚姻档案资料的收集归档、分类立卷、装订保管工作。同时，曹县民政局高度重视婚姻登记档案管理工作，将婚姻登记档案管理工作纳入年度目标考核体系，建立了分管副局长主抓、婚姻登记员负责落实的工作责任机制，为婚姻登记档案管理工作走上规范化，提供了强有力的领导组织保障。

2、完善设施，提高管理水平。在建立了高标准档案室的基础上，购置了密集架21列，配备了空调、计算机、打印机、除湿器、灭火器和温湿度计等硬件设施，确保了婚姻登记档案的长期保管保存。档案材料都实行立卷归档，专柜存放，在分类归档过程中，婚姻登记员将所有档案材料归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机统一排版、打印，并对所有经整理后的归档材料，全部及时输入计算机进行统一管理，进一步提高了科学管理水平。

3、强化学习，增强业务素质。为进一步促进婚姻登记档案的规范化和科学化管理，曹县婚姻登记处定期组织全体干部职工学习相关业务知识，并将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙，便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。还定期开展婚姻登记档案管理工作分析会，集中对档案管理方面出现的问题进行讨论分析，以便于及时有效解决。

曹县婚姻登记档案的规范化管理为婚姻当事人及时进行查询提供了方便，进一步树立了曹县婚姻登记处为民服务的良好形象。

四、加强婚姻登记档案管理的对策

加强婚姻登记档案的管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是促进民政档案工作规范化管理的需要，是构建和谐社会的需要。

1、加大对婚姻登记档案工作的投入

婚姻登记工作是民政工作的重要工作之一，婚姻登记档案也是民政档案的重要组成部分。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上得到充分保证。一是建立婚姻档案管理工作领导小组。民政部门和乡镇必须明确相应的分管领导，有专兼职婚姻登记档案管理人员，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。二是婚姻登记主管部门要加大对婚姻档案工作的经费投入，改善婚姻档案工作的软硬件条件。三是从事婚姻登记档案工作人员要有相对的固定性，不能频繁更换。

2、加强对《婚姻登记档案管理办法》的学习

婚姻登记机关要采取多种形式加大《婚姻登记档案管理办法》的宣传学习。可以采用召开民政干部大会、张贴标语、发宣传资料等形式宣传学习《婚姻登记档案管理办法》，提高婚姻登记工作人员对婚姻登记档案的管理水平，促进婚姻登记工作人员掌握婚姻登记档案工作体制，明确工作职责，掌握婚姻登记档案归档范围、管理方法，明确婚姻当事人、公检法机关以及律师等利用档案的程序。通过学习《婚姻登记档案管理办法》，使从事婚姻登记档案管理工作的人员掌握婚姻登记档案从收集、整理、保管、利用等环节的工作方法、手段、程序和条件。

3、完善相关工作制度

明确规范化管理婚姻登记档案工作既是一项基础性工作，也是一项政策性很强的工作。要认真贯彻实施《婚姻登记档案管理办法》，从婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作，制定相应的规章制度。如制定档案人员岗位责任制度、档案归档和不归档范围制度、档案立卷归档制度、档案借查阅制度、档案保密制度、档案保管保护制度、档案移交制度和档案销毁制度等，确保婚姻档案管理人员有章可循。还要形成有效的监督机制，保证制度的落实。

4、严格执行《婚姻登记档案管理办法》

婚姻登记机关要改变传统整理婚姻档案办法，严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，将婚姻档案分为四个类，即结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记类、撤销婚姻登记类。在每一类中，按一对当事人为一卷，进行装订；案卷的排列按年度、月份进行；每类从1开始各编一个流水号；装盒按案卷流水顺序号装；根据《婚姻登记档案管理办法》认真填写第每卷的归档内容、档案盒封面、背脊内容等。

5、加强业务指导

婚姻登记主管部门要定期和不定期对婚姻登记中心和乡镇社会事务办公室婚姻登记档案进行业务检查、指导。若发现归档不及时、整理不规范、保管不安全等问题要及时予以纠正。

6、准确及时提供利用

机关档案管理办法篇7

普遍存在着地位不合法的问题由于我国的档案工作特别是新中国的档案工作是从机关档案室的工作开始起步并逐步发展起来的，在当时计划经济体制政事不分政企不分的大环境下，单位内设档案机构的地位是否合法并不直接影响其职能的发挥，单位内设档案机构为我国档案事业的发展作出了不可磨灭的贡献。因此，在档案界，长期以来都是将单位内设档案机构（档案处、科、室、馆）作为档案工作的最基层的一级组织来看待。这一点在档案学理论、法律法规和档案工作的实际工作中都有所反映。1.1在理论上，已将单位内设档案机构作为档案组织体系的一个组成部分。“按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，根据统一领导，分级管理的原则，对国家全部档案和全国档案工作，必须设置全国规模的档案机构进行管理。各机关的档案，由机关内设立的档案室（处、科）集中管理。”[5]1.2在法律法规上，将单位内设档案机构作为依法应存在的机构明确赋予了其应履行的工作职责。如《档案法》第七条，《档案法实施办法》第九条又进一步明确其履行以下职责：“（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（四）监督、指导所属机构的档案工作。”1.3在整体档案工作的实际运行过程中，档案工作行政规章中也将单位内设档案机构作为单位内部必须建立的一个机构来要求并赋予了其相应的工作职能。如《机关档案工作条例》第六条要求“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅（室）领导”。第四条“机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（二）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（三）中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查”。《科学技术档案工作条例》第二十七条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十九条“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导”。因此，在以往的档案行政管理的过程中都将单位内设档案机构（档案处、科、室、馆）视为一个合法存在的机构来实施管理并赋予一定的行政管理职能。但在目前社会主义市场经济体制下，在依法行政、政事已分、政企已分的大环境下，来重新审视和考量单位内设档案机构，就会发现机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构除少数按国务院批准、国家档案局的《全国档案馆设置原则和布局方案》的要求已获得批准或备案的档案机构是合法存在的机构之外，因档案机构属于单位内设机构不在《组织法》、《社团登记管理条例》、《工商登记管理条例》调整的范畴。又因其多属于办公厅（室）领导下的机构，也不在单位《三定方案》的调整之列，没有明确的职能配置和机构及人员编制。所以，单位的档案机构多数都不是合法存在的机构。因此，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构普遍存在着地位不合法的问题。

2单位的内设档案机构不具备行政主体资格，没有行政管理权

在行政法律关系中，行政主体资格是指行政主体依法取得行政职权，能以自己的名义独立进行行政管理活动，并承担由此产生的法律后果的组织，包括行政机关和法律、法规授权的组织。因单位的内设档案机构多属于办公厅（室）领导下的机构，不能以自己的名义独立进行行政管理活动，它不是一个实际合法存在的机构，它要行使管理的职能，则必须依托它的上级机构办公厅（室）或所属机关，并由所属机关承担由此产生的法律后果。同时内设档案机构又不是一级社会组织，不具备法律、法规授权组织的资格，因此，单位的内设档案机构不具备行政主体资格，没有行政管理权。

3单位的内设档案机构因不具备行政相对人的资格，不是档案行政管理的对象

以往在档案系统，无论是业务指导、执法检查或其他形式的档案行政管理活动，往往直接针对的是单位档案机构，这实际上是档案行政管理工作的“错位”，是搞错了管理的对象。在行政管理的过程中，行政相对人是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人，即行政主体的行政行为影响其权益的个人或组织。而单位的内设档案机构不是一个实际合法存在的机构，因此，它不仅不具备行政主体资格，同时也不具备行政相对人的资格，不是档案行政管理的对象。档案行政管理的对象应是该单位而不是其内设的档案机构。单位内设档案机构不是档案行政管理的对象。

4区域化属地管理与条化垂直管理并存的法律依据

机关档案管理办法篇8

一、企业职工档案工作存在的问题

随着社会主义市场经济的深入发展，我国经济体制发生了深刻的变化，一些国有企业破产、兼并、重组或转制，民营企业、合资企业、外商独资企业、个体工商户等新的经济组织，逐渐成为我国经济发展的重要组成部分和职工就业的主体。然而，在国有企业破产转制和新经济组织发展过程中，企业职工档案管理问题日益突出，主要表现在：一是企业职工档案管理不规范。经过破产转制的国有企业，企业职工档案疏于管理，有的职工档案去向不明。一些新经济组织不重视企业职工档案的建立和保管，不能及时更新、补充新产生的职工个人材料，使职工的档案不准确、不完整。二是企业职工档案被分散保管。一些民营、外资企业只保管本单位职工录用以后形成的档案，职工录用以前的档案有的在原企业保管，有的随破产企业档案一同由综合档案馆或企业主管部门保管，凡此种种不一而足。企业职工档案处于割裂状态，导致职工个人经历断档，职工档案不能完整反映个人的历史。三是有些企业职工档案安全保管存在隐患。有的破产企业职工档案装在麻袋里堆放在仓库中，没有防火、防盗、防潮等安全保护措施，档案丢失现象屡有发生。四是转递手续不健全。职工个人随意带走档案，调转无回执。有些企业因不同意职工调转或其他理由，随意扣押职工档案，致使职工档案不随本人走，形成“弃档”或“死档”。企业职工档案管理的缺失，直接导致企业职工在办理退休、医疗、养老保险等事宜时，无法提供完整的依据，使职工的切身利益受损。鉴于上述种种情况，辽宁省档案局提出加强企业职工档案管理，维护职工切身利益。

二、采取的主要措施

2004年以来，辽宁省档案局与辽宁省劳动和社会保障厅先后联合印发了《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(以下简称《暂行办法》)、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(以下简称《补充意见》)及《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》等规范性文件，对企业职工档案管理、职工个人档案补办、劳动关系确认等提出具体解决方法，进一步规范了企业职工档案的管理等相关事宜，为确保职工档案安全保管、有效利用、维护企业职工的利益起到积极的作用。

1.明确企业职工档案管理机构及其职责。用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，被确定为职工档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。明确了用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构在档案管理工作中的职责。用人单位招聘职工，签订一年以上劳动合同，职工档案由用人单位建立、保管，或由用人单位委托劳动保障机构保存档案；签订合同期限在一年以下的，职工档案可不存放在单位，但用人单位应将其档案委托单位属地劳动保障机构集体保存。职工工作变动或解除劳动关系，由用人单位将职工个人档案转交其新的工作单位或户口所在地的劳动保障机构进行保管，将转递职工档案的时限由原来30日缩短为15日，增加了追究法律责任的条款。规定职工“跳槽”单位不得扣押档案等。保证了职工档案管理的连续性，从根本上解决企业职工、解除劳动关系的失业人员，退休人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案归属问题。

2.加强对国有破产转制企业职工档案的监管。企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的职工安置方案。鞍山市铁西区成立退休职工托管中心，专门保管破产转制企业职工档案。该中心隶属于区发改局，属事业编制，负责对破产转制企业档案的管理，办理下岗、退休职工工资待遇等问题。该区破产转制企业职工档案得到妥善管理。

3.对企业职工档案管理提出具体要求。企业职工档案实行集中统一管理，专人负责，确保职工档案的完整、真实和安全。在归档范围中，增加了养老、失业、医疗，工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、诚信等方面的材料，丰富了企业职工档案的内容，为企业职工办理社会保险、享受各种福利待遇提供了依据和凭证，为保障职工的基本权利提供了保证。鞍山钢铁集团公司档案处为加强企业职工档案管理，印发了《员工档案管理办法》，将企业职工档案管理情况纳入年度档案工作检查考评工作目标，形成企业职工档案的长效管理机制。在加强在职人员档案管理的前提下，要求企业离休、退休、居家、托管、长病等人员的零散材料在办理完毕后一个月内向职工档案管理部门移交。档案管理部门在接收后一个月内完成档案材料归档、编号、填写目录等整理工作。有效地规范了企业职工档案的管理。

4.丢失职工档案问题的处理。针对企业职工档案丢失时有发生的现象，《补充意见》明确了职工档案丢失补办办法。用人单位因整理、保管、利用、转递、事故、灾害、破产、转制以及不可抗力等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关问题时，用人单位应及时补办档案。全省各级综合档案馆、企业充分利用馆(室)藏档案，为丢失档案人员提供依据，补办档案材料。暂时补办不了的，通过查阅相关档案，由劳动和社会保障部门进行劳动关系确认。例如确认某职工在某企业工作，与该企业的劳动关系，需出具与丢失档案职工同期工作过的2人以上的人员档案复制件，再由这些有档案的人为丢失档案人员出具书面证明，证实该丢失档案人员于某年在本企业工作，如果丢失档案人员能出具一些可以证明在本企业工作过的凭证，如奖状、证书、工作证等，就为确定劳动关系增加了有益证据。劳动和社会保障部门根据当事人出具的相关材料进行劳动关系确认，这样，丢失档案的职工就可以持该劳动关系确认书办理各种相关事宜。2004年至今，辽宁省各级综合档案馆接待利用职工档案近10万人次、提供档案近19万卷。劳动和社会保障部门为近400名职工确认了劳动关系，为职工办理养老保险、医疗保险、失业保险、房产继

承、特殊工种、工龄认定等提供了有力的保障，保护了职工的合法权益。

三、发挥的社会效益

企业职工档案，是维护企业职工利益、化解社会矛盾的重要凭证。以“鞍钢”为例，2009年，鞍钢提供利用企业职工档案13647人次，94542卷次，用于办理退休、晋升技术职称(技能鉴定)，干部考核，工伤鉴定，工龄认定，房产权利继承，纪委查办案件，独生子女奖励费用发放，回复职工上访，调整遗属抚恤金等，有效地解决了涉及职工切身利益的问题。鞍钢部分退休人员上访，要求按照特殊工种调整退休待遇。2009年6月，鞍钢托管中心在职工档案中查找职工从事特殊工种相关信息，确认35名退休人员曾从事特殊工种，重新为他们改力、了退休手续，按照特殊工种调整退休待遇，解决了这部分退休职工多次上访问题。2009年4月，原鞍钢生活福利处马某因1962年政策，被精简下放到农村。通过查阅其个人档案，证实其1959年11月-1961年8月在鞍钢工作，经镇政府确认其符合国家精减下放人员政策，应享受生活补助。

辽宁有很多国企改制，改制企业后的破产档案如何处理，有些企业的做法值得借鉴。大连皮子窝化工厂因为国企改制，将企业破产档案全部移交市档案馆保存。由于皮化厂多数岗位属于特殊工种，因此，从2004年开始部分职工为办理特殊工种提前退休纷纷到档案馆查阅取证。据统计，在2004-2005年两年时间里，市档案馆共为皮化厂的800多人次提供了特殊工种的证明材料，调阅档案资料2000余卷，为保障职工的利益提供了帮助。

四、完善企业职工档案管理的对策

为了建立与社会市场经济相适应的现代职工档案管理体制，结合辽宁省企业职工档案管理的实际情况，认为企业职工档案还应加强以下几个方面管理：

一是要建立健全职工档案管理的法律法规和相关政策，规范企业职工档案管理。对职工档案的归档、保管、转递及由此产生的法律责任等方面加以规定。

二是要建立全国统一的劳动力档案管理体制，成立社会职工档案保管中心，集中统一管理职工档案，使职工个人档案号码与本人身份证、劳动保险号码统一起来，由用人单位负责职工档案内容的定期增加和更新，送交职工档案保管中心统一保管。

三是在社会职工档案管理中心没建立以前，有条件的大中型企业可以独立管理职工档案；小型企业和民营、个体、外资、破产企业的职工档案由劳动保障机构或综合档案馆代为管理。由财政拨款设立职工档案保管基金，免费为下岗职工保管档案。

机关档案管理办法篇9

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。

     2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献:

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.

机关档案管理办法篇10

今天我们在这里召开全县档案工作现场会，任务有三个：一是进一步推进档案工作规范化管理；二是在全县实行计算机管理档案；三是贯彻省新修订的《省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》。刚才大家参观了工业港管委会的规范化档案室，交流了规范化档室建设经验。大家要对照先进找差距，学习先进添措施，切实搞好本单位档案规范化管理工作，充分发挥档案“服务现实发展，记录传承文明”的职能作用，推进全县档案事业再上新台阶，为服务全县经济和社会发展作出积极贡献。

近年来，县委、县当局高度注重档案任务，切实增强了对全县档案任务的指导。我县档案任务有序开展，获得了较大的绩。县上有关指导按期和不按期地研讨档案任务，听取有关全县档案任务的状况报告请示，研讨处理存在的问题，为推进档案建立、加速信息化建立、加强档案效劳功用等方面提出了要求。下面我就连系此次现场会的三个义务讲三个方面的定见。

一、关于进一步推进档案工作规范化管理

档案工作是各级机关单位维护其真实面貌和实施内部管理的一项基础性工作。档案工作规范化管理既带动和促进档案基础工作，又提高档案收集的完整程度和整理的标准化水平，是全面加强档案法制建设的重要举措，是各级党委和政府对加强机关档案工作的具体要求，是规范机关工作的必要手段，是加强档案资源建设和开发档案信息资源的有效途径。

截至年12月30日，我县已实现档案规范化管理的部门、镇及企事业单位共计70家。其中，镇级3家，村级3家，县级部门64家。一些未实现规范化管理的镇和部门，单位领导对档案工作重视不够，档案人员队伍不稳定，人员变化大，业务素质较低，管理设备滞后，档案库（室）安全隐患严重。这样的现状严重制约了我县档案现代化的进程，一定程度上影响了档案资源的充分利用和合理开发。按照配合市年创全国文明城市活动和要求，到年全县各镇、县级各部门综合档案室都必须实现规范化管理。县档案局按照这一要求，对我县档案规范化管理工作作了年度计划安排。今年安排实现规范化管理的镇有5个，县级部门25个。年底县政府将对全县各镇各部门进行目标考核。对此我提两点要求：

一是各部门各单位要本着对历史负责、替未来着想、为现实服务的要求，高度重视档案工作，认真抓好本部门、本单位的档案工作规范化管理。要以规范化管理为手段，按照新出台的档案管理规范化标准和市档案局关于加强机关档案规范化建设的要求，加强档案室库、基础业务建设，改善档案保管条件，添置完善设施设备，切实改善档案工作基础条件，进一步建立健全档案管理制度，从而提高档案规范化、标准化水平以及机关工作效率。

二是要抓住县委、县人大、县政府、县政协机关年搬迁有利时机，加强本单位档案室库房建设。各单位在安排新办公用房的同时，必须充分考虑搬迁后的档案室的独立性，做到档案室规范、安全。在此，要特别强调三点：一要在搬迁前安排确定新办公区档案室用房，确保本单位新档案室足够的面积。同时作好本单位档案清理、整理、造册工作，集中统一保管，确保本单位档案完整性；二要在搬迁过程中切实作好防范工作，防止档案失密、泄密、损毁、遗失；三要在搬迁后及时清理，整理上架。各部门档案分管领导要对这次档案搬迁安全工作负总责，档案人员要负具体责任。县档案局在此次档案的搬迁过程中，必须依法进行监督，对存在的问题应及时纠正，对违法事件严肃查处。

二、关于在全县实行计算机管理档案

一是要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的态度，坚持“统一领导、统一部署、统一行动、统一应用软件”的基本原则，各单位各镇分管领导要高度重视档案现代化管理工作，将其纳入领导议事日程、单位年度目标及本单位档案人员的年度目标考核。

二是各单位、各镇切实解决档案工作中实际困难，为档案使用计算机管理工作的开展提供良好的条件和必要的设备设施。及早安排，做到人员落实、经费落实、时间落实。

三是县档案局要加强对全县实行计算机管理档案的组织与管理工作的指导，保证全县各单位实行计算机管理档案工作的组织落实和任务落实。各单位在使用档案计算机管理软件系统时，请及时与县档案局联系。

三、关于贯彻修订后的实施办法

《省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》（以下简称《实施办法》）已于年1月1日实施。全县各级各部门都要本着“对历史负责，对子孙后代负责”的态度，认真学习贯彻《实施办法》：一是深入开展《实施办法》宣传教育。各镇各部门领导要进一步提高认识，在《实施办法》的贯彻执行方面，切实负起责任。要切实加强宣传和引导，采取汇报、培训、会议、简报、橱窗专栏等多种形式，向机关干部和职工宣传《实施办法》，加强档案法规的学习，增强档案法制意识。二是加强档案规范性文件体系建设。各部门凡是出台与档案工作有关的意见、标准、规范，都要加强与档案部门的沟通，取得一致意见并存档备案。三是支持档案行政管理部门依法行政。县档案局是主管全县档案工作的职能部门，是法定的档案行政执法机关。各级各部门在涉及到档案工作时，都要严格按照《实施办法》的规定办事，服从档案局的业务监督、检查和指导。