机关档案数字化建设工作研究

摘要：数字化建设，是机关档案管理更好地适应信息化建设，提升档案管理能力和服务水平的现实要求。文章分析了新时期开展机关档案室数字化建设的现实意义，针对机关档案室数字化建设中存在规范标准不统一、专业人才缺乏、软硬件设施不足、安全防护缺失等问题，提出了加强机关档案室数字化建设的对策建议。

关键词：机关档案；管理；信息化档案；数字化

数字化已经成为机关档案室建设的必然趋势，可以有效提高机关档案信息资源开发水平和利用效率[1]。但是，机关档案室数字化建设是一项系统性工程，涉及建设规划、信息化技术、档案管理等诸多环节与内容。因此，机关档案管理人员必须要充分认识档案室数字化建设的重要性，针对机关档案室数字化建设特点和规律，探索建设新路径。

一、机关档案室数字化建设现实意义

随着各类信息技术、多媒体技术、网络技术的快速发展与应用，数字档案这种新型的档案信息形态出现。因此，机关档案数字化主要是指通过对数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术的应用，把机关各类档案资料电子化处理，使其成为系统组织，形成有序结构的机关数字档案信息库[2]。机关档案数字化主要包含了两个方面内容：第一，对传统介质的档案资料，使用高速扫描技术进行数字化转化；第二，对以电子文件形式存储的机关各类档案资料进行结构化转化。机关档案数字化包含了两个阶段：第一，为了对机关档案信息著录标引加以规范，需要建立机关档案目录数据库结构；第二，将机关档案资料全文转化成为数字档案资料。机关档案数字化包含了数字化档案资料的收集与转化、机关数字档案的存储、机关数字档案的检索利用三个过程。从机关档案数字化内涵、内容和阶段的分析可以发现，机关档案数字化的现实意义主要体现在以下三个方面。1.机关档案数字化是提升机关档案管理水平的现实需要。当前，各类信息技术、网络技术、多媒体技术层出不穷，并在社会方方面面广泛应用，推动了人类社会向网络化、信息化和数字化的迈进。机关档案数字化更是把机关在服务社会发展、经济建设中形成的各类档案资料，更加完整、系统、高效地呈现给社会，也是建设阳光政府、提高行政效能的重要内容。因此，机关档案数字化是行政机关适应新形势下档案管理工作的必然要求。2.机关档案数字化是机关创新社会治理的现实要求。当前，为了提高行政服务效能，行政机关中大量的行政许可业务和行政审批业务都是在网络中完成的。公共权力网络化运行、公共资源市场化交易等过程，都数字化建设，是机关档案管理更好地适应信息化建设，提升档案管理能力和服务水平的现实要求。文章分析了新时期开展机关档案室数字化建设的现实意义，针对机关档案室数字化建设中存在规范标准不统一、专业人才缺乏、软硬件设施不足、安全防护缺失等问题，提出了加强机关档案室数字化建设的对策建议。3.机关档案数字化是提供优质公共服务的现实要求。

二、机关档案数字化建设现状和存在的问题

数字化是机关档案管理的必然趋势和现实要求，而且随着现代信息技术、网络技术、多媒体技术的发展与渗透，机关档案数字化也将成为常态性工作[3]。但是，机关档案数字化在建设过程中，由于诸多现实因素的制约，一定程度上影响了机关档案数字化建设，主要体现在以下四个方面。1.机关档案数字化建设缺乏统一的规范标准。开展机关档案数字化建设的基础和保障，是要建立完善的数字化档案建设标准体系，而这也是实现机关档案资源互通互联、资源共享的前提条件。为了推进行政机关档案建设，国家档案管理部门出台了《电子文件归档管理规范》等相关制度，但是在推进机关档案数字化建设的现实工作中，机关档案数字化建设的标准和规范仍然比较宽泛，缺少对机关数字档案信息安全标签、档案数据标准、分类编码标准、数据交换标准等统一规范的要求。在推进机关档案数字化建设实际操作过程中，不同系统、不同机关采取了各自不同的元数据标准，导致机关档案数字化处理规范和标准不统一，直接影响了机关档案数字化工作目标的实现。2.机关档案数字化建设专业人才缺乏。在机关各项业务工作中，档案管理部门一般都处于弱势地位，在人员配备上较为薄弱，甚至有的机关档案管理人员是由办公室人员兼职。由于机关人员编制的限制，很难为机关档案工作配备专职人员，从而导致机关档案管理在推进档案数字化建设中缺乏专业人才，特别是具备档案数字化应用建设和管理的复合型人才更是严重不足，配备的档案管理人才由于年龄较大或者知识技术储备不足等原因，以及对业务工作重视对档案管理工作轻视、档案经费保障不足等原因的限制，使机关从事档案管理的人员缺乏在职在岗培训，知识与技能更新更是十分缓慢。总之，许多机关在推进档案数字化建设过程中，由于档案管理专业人才的缺乏，与机关档案数字化建设所需要人才的年龄结构合理、业务素质高、专业能力强的要求存在较大差距，影响了机关档案数字化建设工作。3.机关档案数字化建设软硬件设施不足。推进机关档案数字化建设，必须要有相应的软件和硬件设施投入，要有相应的资金保障。但是，由于各个机关所处区域经济发展的不均衡性，以及各个行政机关在经费保障方面存在较大差异，导致其很难有足够的资金投入到机关档案数字化建设工作中，无法为机关档案数字化建设提供必要的各类硬件和软件设施，如缺乏机关档案数字化处理的高速扫描仪、档案管理系统软件、数字档案库房等，对机关档案数字化工作产生严重制约。4.机关档案数字化安全防护能力较差。机关档案是行政机关在服务经济社会建设中留下的大量珍贵资料，承载着各级行政机关的机密，而且很多档案信息具有较长保密周期，因此，机关档案数字化建设必须要把安全性作为重点问题。近年来，一些机关单位把档案数字化外包作为推进机关档案数字化建设的主要方式，价格不菲的档案数字化外包挤占了机关单位档案管理大部分部门经费，从而导致其在数字档案安全建设中的资金和资源不足，产生了机关数字档案失密泄密事件，需要行政机关在推进数字化档案建设中给予重点关注。

三、机关档案数字化建设推进路径建议

针对机关档案数字化建设中存在的问题，主要可以从以下几个方面加以改进与提升[4]。1.加强对机关档案数字化建设工作的重视。随着现代信息技术、网络技术与多媒体技术的发展，机关档案管理工作也面临着更多挑战，必须抢抓发展机遇，加快机关档案管理工作融入信息社会的步伐，加快推进机关档案室数字化建设，使机关档案管理工作更好地服务经济社会发展。第一，在推进机关档案数字化建设工作时，必须要加强对此项工作重要性的认识，把推进机关档案数字化建设嵌入到本单位的数字化建设工作之中，列入单位重要工作日程，统筹做好数字化建设规划和实施工作。第二，要把机关档案数字化作为机关办公自动化的重要内容，档案管理部门要积极争取单位领导的重视与支持，主动对接协调相关部门，加强对档案数字化建设的资金和资源投入，为机关档案数字化建设推进营造良好氛围，积极稳妥推进机关档案数字化建设工作。第三，要加强机关档案数字化建设中的资金和资源投入，将此项工作经费列入机关资金预算之中，给予充足资金保障，购置先进的档案管理系统软件、高速扫描仪、电脑等，切实改进和完善机关档案数字化建设工作中所需要的各类软件和硬件基础设施，从而更好地适应新形势下机关档案数字化建设现实需要。2.做好机关档案数字化规范与标准工作。数字化标准规范，是机关档案数字化建设的基础性工作，更是机关推进数字化档案建设的核心工作之一。第一，在推进机关档案数字化标准规范体系建设中，建议国家档案管理部门参照国际标准，立足于国内档案管理工作实际，根据档案管理权限范围要求，制定出更适合机关档案数字化建设需求的工作规范和标准体系，对机关档案数字化建设工作给予指导和规范。第二，在实施机关档案数字化建设规范标准体系的时候，可以坚持“有章先行、无章缓行”的思路，对于国家档案管理部门已经出台的标准和体系，则要严格执行相关标准，扎实推进机关档案数据库建设工作；但是对于尚未出台标准要求的，则在推进机关档案数字化建设工作中，确保所有的数字化档案资源都有统一标准。3.加强机关数字化档案安全防护工作。机关档案是国家行政机关服务经济社会建设的基础，具有较多的工作机密，因此要在推进机关档案数字化建设工作中，把做好机关数字档案安全防护作为重要工作内容。第一，在推进机关档案数字化建设，加强机关数字档案安全防护工作中，要结合本单位档案管理工作实际情况，根据国家《档案法》和上级档案管理部门要求，对数字档案制定更为具体的安全保密制度，对机关档案信息安全保障体系进行完善。第二，对机关档案信息系统进行分级保护，更加切实稳妥地推进机关档案管理中的数据安全和网络安全管理工作，加强对机关档案资料在数字化处理过程中的安全监管。第三，要加强机关档案数据库中的信息资料存储安全管理，加大对现代信息技术的应用，依托现代信息技术做好机关数字档案资源的安全控制、安全预警、安全防护。第四，在推进机关档案数字化建设过程中，对存储的数字档案资料实施“双备份”，特别是依托云存储技术实施“云备份”，加强档案数字资源的安全存储。为了防止机关档案数字化、信息化过程中的数据被篡改或丢失等，要严格做好涉密计算机的物理隔离，防止数字档案资源由于病毒感染造成失密或泄密事件的发生。4.加强机关档案数字化建设专业人才队伍建设。在机关档案数字化建设中，引进和培养现代机关档案管理专业人才是关键。第一，要招聘和引进不同知识结构的档案管理专业人才，不仅要引入计算机和网络应用技术人才，而且还要引入专业档案管理人才，对机关档案管理系统进行专门维护，切实保障机关档案数字化工作的推进。第二，对机关档案管理专业人才进行合理配备和充分使用，充分发挥机关档案管理人才的专业技能和档案管理经验，扎实推进机关档案数字化建设工作，提高机关档案数字化建设效率和质量。第三，要定期加强对机关档案管理人员的知识、技能、素质培训与提升，采取在岗学习和脱岗培训等方式，进一步提升其业务素质与技能，使其能够胜任机关档案数字化建设工作要求。

参考文献

[1]何新华.机关档案数字化的困惑及应对措施[J].兰台内外，2017（5）：26-27.

[2]郭萍.新时代加强机关档案工作的思考[J].陕西档案，2018（2）：32-33.

[3]刘金湘.机关档案室档案数字化建设的思考[J].档案天地，2017（3）：53-55.

[4]刘旭.机关档案室数字化建设遇到的问题及对策[J].黑龙江档案，2016（6）：83.

作者：路倩