信息化在口腔高值耗材管理的实践

摘要：随着现代医学技术的不断发展，医用高值耗材在临床医学领域中也逐渐应用起来。医用高值耗材的使用，给患者和医生提供了更广泛更优越的治疗方案和技术基础。但是现实中由于这些医用高值耗材的价格比较昂贵，在实际的高值耗材管理方面，一旦有什么偏差，就很容易带来巨大的经济损失，从而加重患者及医疗机构的经济负担。对此，需要医院加强对高值耗材的管理和重视。本文将以医院高值耗材的信息化管理为实践基础，结合医院的综合管理信息平台在管理方面所发挥的主要作用，从实践中发现不足、总结经验，从而不断完善口腔高值耗材的信息化管理。

关键词：口腔高值耗材；信息化；精细化

一、医院高值耗材信息化管理的背景

随着近几年互联网技术在医疗领域中的发展，以及信息化建设技术越来越成熟，很多医院都引进了不同的信息化管理系统平台，以此对医院内部的一些综合事务进行辅助管理，但现在少部分医院在高值耗材方面还存在一些管理上的问题。比如：运送物流信息不能实时查询，信息不透明；对供应商信息了解不够全面；对高值耗材的接收、使用等都是手工进行登记，在书写过程中会存在因字迹潦草、随意填写，而导致的信息不全或者是不规范，整个过程全程使用手工单记录，而不是使用电子档案进行归类整理等。所以，针对这种纯手工管理模式需要尽快进行调整，信息化管理的技术理念引进，能够提高管理的效率，在实践和探索中起到非常关键的作用[1-2]。医用高值耗材相对比普通的低值耗材来说，大部分是直接作用于人体，在其安全性上有着非常严格的高要求标准，并且其价值是相对比较高的。基于目前口腔医院的专科特性，口腔专科医院中的高值耗材支出占比要比其他综合性医院的高。在口腔专科医院中，基台、骨膜、骨粉、种植体等一系列的高值医用耗材在口腔种植颌面部固定机体受损的部位，有支持、修复、代替的功能。相关调查数据表明：口腔专科医院中每月高值耗材的支出占到每月总医用耗材金额的63%左右，且随着现在口腔专科医院的不断发展，其高值耗材的应用范围和消耗频次在不断扩大和提高，对于高值耗材的管理要求也越来越严格和精细。应现代化医院发展需求，加快信息化进程对高值医用耗材的管理就显得尤为重要了。

二、高值耗材信息化管理实践

（一）基础信息库的建立

高值耗材的管理具备规划性和科学性，代表着现在的医疗水平，也是关系到临床安全的关键环节；信息化管理是现今时展的趋势，信息化管理的基础是已经完善好了的基础信息库，由医院里面的设备科、财务科等相关的科室，结合现在国家政府对于医用耗材的分类标准和解释，建立起一个可以通过类别进行区分管理的库，并且在这个管理的类别下面建立医用耗材相应的目录。在完成每项工作之后，可以给每个高值耗材建立出相应的台账，可以将高值耗材的名称、高值耗材的类别、规格型号、单位、价格、生产厂家的名称、供应商，以及对应产品注册信息和注册证号等信息记录在册。除此之外，还需要考虑到高值耗材的特殊性和可溯源性，高值耗材的产品可以设置对应生成一个编码信息，实现一物一码，如图1所示，这样基础信息的录入和可溯性追踪就有了更严格更规范的路径流程，并且可以找专人进行维护，根据实时信息化管理的变化进行及时更新。

（二）建立一个虚拟二级库

对于目前医院高值耗材的管理主要采用的是寄销管理的模式，这个模式即指供应商将一定量的高值耗材寄存在医院相关负责管理的科室，使用科室按需进行领用，再由耗材管理员在每月月底按照高值耗材实际的使用情况进行处理和结算。寄销模式相对于之前传统非寄销模式，其优点就是极大地降低了医院的资金压力和积压库存的风险。但这种管理模式本身就存在问题，就法律而言，这种模式的货物所有权在结算交易前是没有发生转移的，但是高值耗材的货物已经交付了，这是一项先使用后入库的反传统物流模式。对此，医院为了将寄销模式实现信息化系统管理，引入了一个新的概念，就是“虚拟二级库”。虚拟二级库的建立就是针对寄销模式反物流的特点，即高值耗材没有办法进行实体入库进行管理，所以虚拟二级库解决了高值耗材在实际流转过程中登记使用的主要问题[3-4]。寄销管理的模式如图2所示：传统的实体库管理中存在不足之处：一旦高值耗材从医院的总库中出库之后，后续的一些使用情况，如哪个科室领用了、什么时候使用的、使用后患者是否已缴费等信息都没有及时传递出来，造成无法追踪的情况。又或者是有部分高值耗材在使用的时候发现与医生一开始的判断有误，与患者需要的型号有出入，医生就需要通过多个型号的高值耗材进行比对选择出合适的，而这一类借出的材料是不能够当作出库进行处理的，只能是通过手工登记，一旦出现没有及时归还或者丢失的情况，就很难从手工记录单中发现问题所在，这对于管理而言就存在很大的漏洞。所以现在医院高值耗材部门管理的分库都分别设置了实库和虚拟库，其中分库是没有采购权限的，实库中所管理的物品都是各个分库进行申请后，然后到总库，由总库进行统一分配，非高值耗材则是由总库直接调拨到分库。而虚拟库与实库相比之下，则完全相反，是采用高值耗材先用，使用后再进行结算，所以都是由总库采购审核后直接下发给分库，再由各部门在虚拟库中进行操作，虚拟库这种方式，不用占实际的分库库存，所有的记账也都是虚拟的。资源等所有的虚拟出库单都在网络上进行审核后，供应商再根据实际消费账单到总库进行结账[5-6]。

（三）条形码管理

条形码技术是目前应用在精细化管理中最为广泛的一种手段，是把信息存储和传输结合在一起的一项非常重要的信息技术。传统管理模式在高值耗材入库或者出库时都是由相关的管理员通过手工编写耗材的编号、名称等信息，但是由于耗材的规格和种类繁多，录入的工作量大，极易出错。这时通过条形码进行管理，就可以在流程上简化工作内容，极大地降低了出错率，有效地提高了工作效率。现在医用高值耗材产品第一次进入医院后，在供应商所提供的所有产品信息电子版中，都要有关于产品条形码的信息，条形码可以是原厂或者供应商自己提供，里面要包含产品所有的基本信息，产品的有效期以及跟踪码，扫描条形码是能够直接关联到高值耗材的使用情况和基本信息的，分库时通过扫描条形码可以对虚拟入库、虚拟出库进行操作，同时可以通过扫描条形码读取到耗材的名称、规格型号、批号等，如果扫描后显示没有库存或者是过期了，则产品没有办法进行出库，这样极大地保证了产品的有效性，可以达到对于产品追溯管理的要求，不管是生产厂商抑或者是患者个体，完全保证了全程医疗一对一的质量管理服务和质量[7-8]。

（四）信息物流化SPD管理模式的建立

在医院高值耗材管理中，大部分医院开始陆续建立健全物流信息化流程机制，引入医院外部系统即SPD管理模式与医院内部物资管理系统对接。SPD管理模式主要以物流部门为中心点，高值耗材和资金在信息化物流管理系统的支持下可进行实时跟踪和管理，是医疗供应链整合信息化管理的生动体现。可以加强医院内部从耗材的采购、验收、入出库、库存管理到临床科室的使用等各个环节的信息化、精细化管理。还可以实现证照、档案电子化管理，方便查询、委托追溯和有效期预警。SPD管理模式由三个关键部分组成，S代表供应管理环节，P代表加工及库存管理环节，D代表推送环节，整个管理模式面向SPD供应链所有参与主体，具备配送、协调及响应的功能。以定量加工方式进行单元化管理，工作人员可以较为便捷地通过条形码等了解耗材包信息，并借助库存控制模型提升管理效率，涵盖了医院耗材分类、供应商管理、采购途径优化等工作[9]。

三、目前信息化管理中存在的不足

随着医院业务的不断扩展，对于信息化管理建设的要求也越来越高，虽然现阶段，部分口腔医院的高值耗材的信息化管理水平也已经逐渐有了明显的提升，但是随着更高的管理要求的提出，信息化系统的发展也有一定的滞后，在建设中存在的不足如下：

（一）对于种植体失败的管理

在口腔医院中，口腔种植会出现一部分种植失败的情况，对于这种失败案例的处理方式是，把种植失败的种植体取出来后进行毁形，而后供货的供应商会把失败的种植体进行相应的回收，并且对失败种植体进行更换补库。目前医院对于这种失败种植体的管理还不够完善，没有专门建立回收失败种植体的系统库，并且也没有对这些重新入库所补充的种植体进行管理查验，所以都还是需要人工来进行筛查的[10-11]。

（二）采购环节的管理

一体化的管理通过总库、分库的分级管理思路进行，由于高值耗材具有很高的技术含量和专业性，并且价格比较昂贵，因此在采购的时候，也要特别注意。有相关知识的专科医生在选择采购耗材的时候会经常站在主导的地位，而且在询问专科科室的时候，很容易就受到其影响，影响到采购的环节，甚至对采购的公平合理性都有所影响，容易造成采集环节的混乱，正常的流程执行不到位，很难进行监管的情况，特别是在一些科室自行采购的情况下，更加难以进行有效的控制和监督[12]。

（三）临床使用后的计费环节跟踪管理

医院原有的医用耗材管理系统虽然已与物资管理系统和SPD系统完成对接，实现了供应商管理、日常采购、科室申领、一级库出入库、基于二级库出库数据的定数自动补库等功能，但并未打通临床使用后的计费环节，也缺乏与医院成本核算系统的实时数据对接。这也是国内医院普遍面临的难题。为实现基于二维码的全程可追溯闭环管理，需打通信息系统，实现从耗材采购到一级库，再到最终计费的全过程实时可查，包括耗材流转、使用、计费数据在院内系统之间的实时交互，以及物资管理系统与SPD系统之间的耗材院内使用数据（不含价格、病历/病种等敏感信息）、采购订单、一级库出入库数据的实时交互[13]（见图3）。图3系统对接完善示图

四、小结

综上所述，通过信息化系统管理可以让口腔医院高值耗材的管理更加严谨，同时可以规范各个操作流程。从实践管理中我们可以看出，信息化管理方式很大程度上解决了传统管理模式存在的问题，但是对于高值耗材的发展和管理还是需要不断去探索，在未来高值耗材信息化建设中，一方面，要重视新的信息技术的应用，提高信息技术的水平，另一方面，要重视信息系统和管理的互动，不仅需要根据自己的管理流程来选择合适的信息系统，还要通过信息系统来优化自己的管理流程。

作者：陈坷娜