文书档案管理论文十篇

文书档案管理论文篇1

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关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

文书档案管理论文篇2

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文书档案是办理完毕，且具有保存价值的文书。其重点在于“具有保存价值”，这就说明，有一部分的文书可以成为文书档案，而余下的那部分，就只是“文书”。这就存在文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题。企业的实际操作过程中“，有文必档”的现象普遍存在。“有文必档”带来的是人力、物力、财力和时间的浪费。将很多不需要归档的文书归为文书档案，忽视了档案的有用性。档案学理论一直强调档案是有价值、有用的文件，是留存以备查考的历史文件。企业文书档案的归档范围必须明确，必须是那部分由查考利用价值的文书。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档和不归档的范围。其中指出“上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等”不属于归档范围。此外“，本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”也属不归档范围。很多企业认为档案的齐全完整就是文件的历次修改稿都要留存，因此，在企业文书档案的整理过程中，一份文件的修改稿都放入其中。这是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活动的反映，真正有价值、促进实践活动开展的是文件的最终稿。故文书档案只归文件的最终稿即可。从文书到文书档案需要档案整理人员的鉴定，这对档案人员的素质要求是较高的。档案人员要清楚地知道文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的整理规则，认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，剔除不属于归档范围的文书，保留有价值、有参考的文书，保证文书档案“收集齐全、整理规范、安全保管、合理使用”。

2.文档一体化。

文档一体化已不是一个新的概念，很早就有人提出文档一体化，而它的实践却不尽如人意，往往是文书工作和文书档案工作脱节。在企业的文书档案管理中，文档一体化能起到简化流程、提高效率的作用，文档一体化的呼唤应该更加强烈。在文件生命周期理论中，文件从其形成到最终销毁都叫文件，无论是现行文件、半现行文件还是非现行文件。文件所呈现的价值有第一价值和第二价值之分，由于大多数企业档案不进馆，企业的文书档案就保存在企业的档案室，因此其呈现的价值就只是第一价值。一份被判定有价值的文书，其成为文书档案之后，只是在称呼、保管方式等发生了改变，最重要的是，这份文件的内容并没有改变。无论其是在文书处理处理系统还是档案系统中，它的内容始终是一样的，一样都具有价值，一样都是对本企业而言的第一价值。只是其价值的呈现方式不同而已：在文书系统中，它推动的是文件中所指活动的开展；在文书档案系统中，它的现行价值已经结束，它呈现的是为类似的活动提供参考的价值。为提高文书档案的整理效率，就要实施文书档案的“前端控制”，也就是说，把文书档案的管理要求纳入到文书处理程序中，以保证档案的齐全、完整。文书档案管理过程中，要重视档案人员对文书人员监督作用，以明确文书档案收集范围；保证文书档案及时收集、用纸规范、装订规范、原稿齐全、附件不残缺等。借此把好了文书档案的质量关，为文书档案的整理工作打下坚实的基础，减少文书档案整理中不必要的麻烦，最终促成了文书档案的有效管理。

3.电子文件和数字化文件。

计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件形成于电脑之中，是以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在文书档案的整理流程中，要求档案数字化，扫描成为工序之一。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以tif、jpg等图片格式存储于电脑之中而形成的。由于电脑是企业必不可少的办公设备，文件都是在电脑中形成，而后打印成纸质稿进行文书处理的。可见，文书档案的内容与形成于电脑之中的电子文件是没有区别，与扫描后形成的数字化文件也没有区别，那么，数字化是不是一道多余的工序呢？笔者认为，既然企业文书档案整理的最终目的是为了便于企业的查找、利用，那么，与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，当然，这需要技术上的可行性。如果这种技术是可行的，就可以省略扫描这一工序，简化企业文书档案的管理流程，提高企业文书档案的整理效率，更方便了企业文书档案的有效利用。

4.单机版软件与网络版软件。

企业文书档案管理软件有单机版和网络版之分。目前，大多数企业所使用的是单机版软件，单机版软件的优势在于可以用vfp命令来对扫描后形成的数字化文件与系统中的录入数据进行挂接。而其缺点也是显而易见的：单机版软件容错能力差，可以毫不留痕迹的将其中的数据删除；分录在几台电脑中的数据，需要用命令来合并、排序，稍有不慎，容易引起数据丢失；单机版软件虽然也有文书处理这一菜单，但企业大多还是采用自己的办公自动化系统来处理文书。经过对比分析，网络版软件具有更大的优势，尤其是在网络覆盖率高的今天，企业应该推崇使用网络版档案管理软件，以便于多人同时查阅文书档案、提高企业文书档案的利用效率。

文书档案管理论文篇3

关键词：文书档案；科学化管理；策略

文书档案记录作为社会组织而从事的的各项管理活动，它的组成部分是活动过后具有储存价值的文书。随着社会的不断发展，文书档案管理也面临着新的挑战。如何能实现文书管理现代化，如何能提高对文书档案进行科学的具有价值性的资料归档，对其工作以及社会的发展都有着重要的现实意义。

1 传统的文书档案与实现文档一体化

我国传统的文书档案处理一般都属于不同的部门负责，即档案管理由档案部门执行，文书处理则由其他不同的工作者负责。这种两者隔开的管理方式在处理过程中容易出现错误，比如难以修改已归类好的档案，或者由于程序复杂而出现的遗漏现象。这些直接影响了文书档案管理的效率，降低了档案的信息服务功能。所以，随着社会的发展需求，文档一体化成为了一种新颖、具有高效的管理模式。文档一体化的意思就是把当前在工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一归为一个完整的整体来进行有效的管理。这种新的管理方式彻底改变了过去文件管理与档案管理独立开来，过于分散的状态，将其统一为更方便管理的有机整体。

文档一体化管理模式的运用将文书的处理项目推向了文档管理工作中最重要的一部分。再者，文件的处理质量直接影响着文书档案管理的有效性与准确性。所以文档一体化不仅创造了科学管理所带来的崭新的空间，更使文档的管理程序更加精细与有序。体现了文档一体化的科学性与时效性，充分发挥了文书档案的真正价值。

2 计算机技术下文书档案的管理

随着计算机信息技术的快速发展，以无纸化资源为主导的操作模式为档案管理模式的转化起到了决定性作用。它不仅使档案管理的模式由手动操作升级为计算机操作，还使其储存的方式也发生了根本性变化，由纸质形式变为电子资源形式。

这种档案的管理模式按类即整理归档，不仅减轻了工作者的劳动量，还从整体上大大的提高了工作效率。另外，我国传统的文书档案管理中，对以归档整理好的文档若要再次进行修改处理的话，就只有将文书档案拆开重做，这种呆板的管理模式没有任何意义之外，还极大浪费了时间、资源与劳动力。而基于计算机信息技术下的文书档案管理模式根本不会出现这种问题，文件的修改仅仅依靠键盘操作即可。信息的运用与保存也可以直接转化为电子版的文献信息，网络科技的运用随时可以提供文书档案需要检索的资源，与传统管理方式相比，这种准确率是占绝对优势的。

3 加强档案原始性的认定、存储于备份

1.档案的形成是文件有规律、有价值的转化过程，是一种具有考查性与法律性结合而形成的原始记录的过程。而文件的收集、整理、以及鉴定是以传统的纸质档案记录为主的工作起点，当然这也是检验档案有效性与真实性的关键。

2.作为信息技术支持下的电子档案，它主要来源于档案库的数字化与现实结合而产生的电子文件，虽然数字化之后的电子原件可以作为纸质原件的副本，但它与传统的文件还是存在差异，比如收集、整理、检查等过程属于交叉形式，比较复杂，虽然过程当中也有数字签署、电子签署等技术来保证电子文件的原始性等，但其形成后的电子文件相对于原载体来说仍然充满了不定性，因为它可以继续编辑、修改制定，而且在转化为电子档案时并没有表现出文件归纳成档案的一个过渡阶段，完全是依靠工作人员通过网络进行复制、粘贴、上传，这类文档的质量是根本无法确认的。所以，我们要注意的是，电子文件在归档时必须要附属于每一份文件的静态以及动态数据信息。静态数据信息包括满足于大众想查询的原件属性信息以及原件所设定的存储格式、版本问题、涉及到的处理工具等基本环境的记录。动态数据信息包括创建、审核、接收、变更、归档等贯穿于文件始末处理过程的记录。这样才能确认档案的原始性，确保电子文件的最高有效性。同时，这也要求档案管理者在接收电子文件时要通过对其数据的信息分析与核对，如果发现有信息不符的文档就必须返回给归档人。除此之外，管理者还要在一定程度上保证数据来源是以系统自动提取为主的，减少系统之外的人为干涉。

电子档案是依赖于现代计算机技术的硬件、软件产品的科技产物。它所归档的类型有很多种，包括图文文件、图像文件、音频文件、视频文件等。为了对电子文件进行更安全有效的管理，对其进行隐秘的储存必要备份是非常重要的。其中，电子档案的存储格式要按照主流存储格式进行。对于部分非通用格式的电子文件，应提供格式转换的功能进行管理。对于存储电子档案用到的设备应该充分考虑到其使用的发展性与成熟性，特别针对不允许公开的机密电子文件，一定要保证其对档案具有脱机保管的性能。

另外，关于电子文档存储的方式也很重要，应该提供多样性的存储方式，比如目录存储、光盘存储、云盘存储、数据库存储等，而用户也可以根据自己的实际情况来选择。

为了防止文件的丢失，应该分别建立数据库备份、系统备份、网络备份到电子文档原件备份当中去。

4 科学管理文书档案的基本要求

1.提高职业修养

基于文书档案工作的特点以及环境因素来看，从事该项工作的人员往往经历的是缺乏活力、枯燥乏味的过程。另外，在工作中长期与数据、文字打交道，会因为其繁琐而导致心理麻痹，从而出现错误，直接影响了文书档案信息安排的质量。因此，这种情况下要求工作人员本身必须具有较高的职业素养与严谨的思维，耐得住性子，善于自我调节。另外企业在招聘档案管理职位时，要将门槛放高，注重人员的综合素质体现，从而确保档案的准确性。

2.加强培训，提高职员专业性

文书档案这类工作所服务的对象比较重要，所以，为了提供更优质的服务，展现企业的整体风貌，工作人员必须具备一定的专业知识和较强的管理技能，这也是一名合格文档管理员应该具备的基本特性。

因此，企业内部应该加强档案工作人员的培训工作，采用“内育”和外培相结合的方式，定期进行档案统计工作培训，通过员工与领导横向、竖向的双向交流，熟练档案操作以及专业知识的方法与技巧。员工之间要互相借鉴先进的工作经验，发现、正视自身的不足，认真分析工作中遇到的问题，探索解决问题的根本方法。提高档案管理工作的时效性。

3.健全档案管理工作监督机制

企业内部部门之间要接受上级单位的监督，接受业务单位的业务指导。对上级要求提供的档案内容如实填写、汇报，对统计中存在的问题不要选择回避或者视而不见。

建立档案定期清点制度。即档案员要定期的对库存案卷逐类进行清点、统计，保存清理痕迹，与台账仔细核对，如果发现有出入的地方，要查阅档案移交、借出、转出登记，查实出入数据，在进行数据更改。一方面，切实发挥上级部门监督的作用，另一方面，维护好库存档案的完整性。

5 结束语

文书档案工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作，企业各基层需要对其高度重视，通过一系列的规章制度来提高企业内外形势发展的需求，树立良好的企业理念，在传统的基础上不断创新的进行资源开发、管理。

参考文献

[1]谢维丽.论医院文书档案的有效管理[J].中国培训.2015（06）

[2]熊秀红.文书档案的立案和材料收集浅议[J].办公室业务.2016（01）

文书档案管理论文篇4

1.1 重要性

文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。

2 文书档案管理现状中出现的问题

2.1 文书档案管理制度方面不完善

通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

2.2 办公室文书与档案工作认知不足

文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养

由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室文书档案管理效率提升对策

3.1 利用信息化管理提高效率

办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。

3.2 提高“文档一体化”意识

文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。

3.3 完善文书档案管理制度

单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

3.4 保证文书档案齐全完整

办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

文书档案管理论文篇5

1.文书工作与档案工作衔接不好

文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。

2.档案员的素质不高，需加强培训

一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。

3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

二、提高文书档案管理水平的措施

1.加强领导重视

单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。

2.规范衔接文书工作和档案工作

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。

3.办公自动化管理文书档案

档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。

4.加强部门合作，做好收集工作

档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。

5.完善管理机制

办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

三、总结

文书档案管理论文篇6

【关键词】文书档案管理;医院;文档一体化;创新

【中图分类号】197.322【文献标识码】B 【文章编号】1006-1959(2009)10-0029-01

文书工作和档案工作是行政管理工作的主要组成部分,文书、档案实施一体化管理必将极大地推动医院办公自动化的进程。

1 我院文书档案管理的现状

1.1 文书档案管理基础较差:多年来我院文书档案管理一直处于封闭式管理状态,档案管理的主要目的在于保管并以不丢失为原则,每个时期对档案的质量要求不同、对档案的整理规则不统一,对档案工作的重视和投入不足,档案管理人员队伍素质参差不齐,造成档案管理基础较差的局面。

1.2 文书工作与文书档案工作脱节:在实际工作中,文书与档案实行的是分块管理制,不可避免的造成了文书工作与档案工作衔接方面出现了许多脱节的地方。由于文书人员档案意识淡薄,忽视档案管理人员对他们的监督指导作用,经常会出现收集范围不明确、收集工作不及时、用纸不规范、装订不规范、附件不规范、文种使用不当、办理程序不规范、原稿不齐全、编号不规范等情况,文书处理文件工作质量的高低直接影响了文书档案收集工作的质量、进度和档案利用,而且对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等都有一定的影响。

1.3 文书档案管理意识不强:文书档案管理离不开文书人员和档案管理人员的共同努力,这即是文书人员的一项重要工作,也是档案管理人员的一项重要工作。文书人员档案管理意识淡薄,档案人员也很少考虑文书工作,造成文书档案管理工作不能有效得到开展。由于对文书档案管理工作的重视程度不够,没有将这项工作纳入医院档案管理工作的重要议事日程,从而影响了医院文书档案管理工作的开展。

1.4 文书档案归档不规范:长期以来,由于医疗文书档案归档范围不明确,造成部分工作人员对文书档案归档界限认识的模糊。在实际工作中,有些文件材料在承办人手中,不能及时归档。即使归档了,由于种种原因,也不能够规范有效的进行。

1.5 文书管理手段落后,无法进行快速准确的查阅:我院文书档案目前还是采用传统手工管理,这远远落后于医院的网络化建设。在检索、查阅、提供利用等方面都受到了极大的限制。

2 开展医院文书档案管理的创新性工作方法

2.1 管理理念的创新:现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化全局均具有重要的指导意义。档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战,都亟待档案管理者不断学习、不断创新。以新的观念去迎接新的挑战,努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变,从过去传统的手工型向现代化管理型转变;从被动服务向主动服务转变;从注重保管向注重提供利用转变。

2.2 环境的创新 :加强硬件建设, 促进文书档案管理技术现代化是适应现代医院建设发展的需要。因此应加大对文书档案设施的投入,配备必需的基础设施和办公设备。比如,配置文书档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房,购置必备的计算机、复印机、扫描仪、装具、档案密集架;解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控等设备装置,实现电子化、自动化管理。同时,选择适合医院文书档案管理的软件,并在档案工作人员中开展计算机培训,以掌握档案计算机管理运用技术,提高档案现代化管理水平。

2.3 文书工作与文书档案管理工作的创新:文书工作与文书档案管理工作是密不可分的,甚至可以认为是一种工作的两个不同阶段,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件,文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此,文书人员必须要有较强的档案意识,同时要具备一定的档案管理学知识,熟悉掌握档案工作业务环节的基本技能。这样,在实际工作中才能确保文件收集完整、及时和准确。为此,我院档案室副主任兼任了文书工作,并且参加医院一些大型活动和院长办公会,保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度, 做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作。认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作,为实现文书档案工作一体化做好准备。

2.4 利用手段的创新:医院文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值,使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务, 拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式[1]。目前,我院信息化建设已在全院展开。将计算机这种高效地处理庞大信息的现代先进工具引入到文书档案的管理中,通过该技术的应用将大大简化文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具,借助网络信息系统的平台,档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料,这可有效地提高文书档案查借阅效率,丰富了文书档案查借阅手段,这也是文书档案管理发展的必然趋势。文书档案的价值只有在不断的开发利用中才会体现。通过利用文书档案,为医院的医疗、教学、科研服务,为医院创造良好的社会效益和经济效益,体现档案业务工作实绩,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设,从而实现文书档案资源的共享。

综上所述,实现医院文书档案管理的创新,一方面,医院领导要对此项工作给予高度重视,加大资金投入,同时,档案部门要加大对专业档案业务知识的培训,全方位提升文书档案管理人员的综合素质;另一方面,要加强医院内部各部门间的管理与沟通,充分利用计算机和网络技术,改进服务方式和手段,真正实现文书档案管理的飞跃。[2]

参考文献

[1] 黄恩梅. 创新医院档案管理 提高档案工作水平[J]. 城建档案, 2009, (02) :46-47

文书档案管理论文篇7

关键词：文秘；档案管理；一体化

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)08-0037-01

1　档案管理与文秘工作的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是接着机关工作活动规律，保持文件之间的历史联系，再根据它们的连锁反映来区分价值，反映历史真实面貌，为档案的保管和查考提供便利。档案工作同文书处理工作是鱼水关系，档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现，而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系，它们是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。

2　文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。极为关键。首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息。使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增。是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

3　做好档案工作对文书处理工作的影响

(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科，它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此，搞好档案管理不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供信息，提高企业经济效益，促进改革发展发挥特有的作用。

(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁，也是文件转化为档案的必经之路，所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础，而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平，文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密，这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整，堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明，在文书处理文件立卷归档过程中，如若忽视档案工作对他们的监督指导作用，不仅会降低对文件立卷归档质量标准，而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定，不能有文必档。要找出文件的六个特征，即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量，最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来，健全两者之间统一的立卷归档制度。共同负责。使之规范化，这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

4　如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化

(1)强化“文档一体化”意识。

虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，在实际工作中，把住文书处理规范化的人口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照机关事业单位公文处理程序，文件在阅办前首先要进行登记，登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容，这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似。我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”。把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作。在保管期限属于永久或长期(保管期限属短期的单独处理)的文件左上角编号。从当年的第一份文件编起。考虑到随后要移交给综合档案室，件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号，顺序号应一年编一个流水号，编号后，按所编顺序号将文件正文扫描入计算机。这样，文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的，并且是一一对应关系，然后将文件发出供部门阅办。每隔一段时间，将阅办完毕的文件全部收集起来，按件号先后顺序装人卷盒。在不改变原有件号的前提下，利用计算机对机内文件进行分类，模拟人工立卷，然后按类别将属于目录条的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。这样，整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了。

文书档案管理论文篇8

[关键词]文秘工作：文书档案：管理：一体化

中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有较强的综合性、专业性和实践性。档案管理是文秘工作的重要内容。文秘工作与档案管理是相辅相成的密切关系，二者同时也是行政管理工作当中的主要组成部分。与此同时，档案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础，对将来和现在都十分重要。

1.文秘工作和文书档案管理工作的关系

这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。

2.文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2 版记不全面，办理程序不规范

版记是文书部门和文书档案部门相互衔接，，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而在文秘工作中常常不重视，有主题词无抄送抄发单位，不标明印发部门和时间等，文件主题词选用不准确，把公文标题隔断就作为主题词。公文的办理程序常常是有越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象，直接影响到文书档案管理工作。

2.3 归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

2.4 用纸不达标，装订不规范

公文用纸很少注意克度要求， 因纸张质量差和耐折度低，保存时间不长便开始发黄。纸型大小不规范，即使是同一型号的纸，有时大小也不一致。印刷装订中，有掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题，影响到公文的严肃性、美观性和文书档案的完整性。

2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。

2.6 移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。

3.实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施

3.1 强化文档相关人员的管理意识

为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。

3.2 强化全过程管理工作

1）树立质量管理意识。

2）要严格遵循公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。

3）要理顺管理体制，完善组织机构 ，建立一支优秀的工作队伍。

4）要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。

5）要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性能优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。

3.3 加强标准化建设

“文档一体化”必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成。没有统一的标准，“文档一体化”的综合管理网络就很难建立起来，“文档一体化”软件也不可能具有通用性。为此，统一标准、强化标准，并且以一定的手段促使各级文书档案部门实行标准，这是我们今后一段时期工作中应特别加强的一项工作。不仅如此，“文档一体化”建设不应只限制在传统的文书档案部门，还应扩展到各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的档案领域，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥“一体化”数据共享优势。

3.4 强化文秘部门文书立卷工作

文书立卷是文书处理工作的一个重要组成部分，是条理化、系统化和安全保管文件的必要措施，也是文件运转处理的终点与归宿。文书立卷是《档案法》早已明确的一个基本制度，《办法》也规定公文办理完毕后， 由文秘部门或专职人员及时整理、立卷、归档。文书立卷是文秘工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，是二者真正意义上的衔接点。各职能部门办理完毕的文件材料，应由文秘人员或专职人员集中统一保管，并根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，由文书立卷，使文件的立卷工作日常化。文书立卷的关键是要有计划地做好平时积累，并进行分门别类的管理，这样既方便平时查阅，又有利于年终立卷，并能保证文件材料的完整性。

3.5 加强公文的标准化建设

要想实现这两种工作的一体化，就必须注重日常工作的标准化。这会使公文使用、归档、管理等环节更加便捷，不存在标准不一样的麻烦。

4.结束语

综上所述，综上所述，文秘工作和文书档案管理两者间的关系是相辅相成的关系，并且二者还是行政管理工作中较为主要的组成部分又密不可分。文书档案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段；在实践工作中文书档案管理工作是离不开文秘工作的，如果没有文秘在前期阶段地准备工作那幺文书档案的管理工作也是无法顺利进行的；有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。

参考文献

[1] 余红梅.如何做好文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].陕西档案，2007（5）.

文书档案管理论文篇9

文字秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用;同时，就一般情况而言，中小机关、企事业单位的文字秘书又是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文字秘书和文档管理工作人员的自身素质。为此，本文就从文字秘书的自身修养谈起，进而就文字秘书的修养与文书档案管理的关系问题谈谈自己的认识。

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写;二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等;抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题;品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

文书档案管理论文篇10

一、机场文书档案分析

机场文书档案是机场发展历史的见证与凭据，它是有着严格的规范性、标准性、保密性以及服务性等特点。

1.规范性

机场文书档案的规范性主要是体现在公文的管理上，是整个文书档案的核心，同时也是做好文书档案管理工作的重要基础。规范性主要表现在公文的用纸、字迹、检查、传递、文种等几个方面。

2.标准性

相对而言，文书档案管理工作拥有较高的技术含量，并且有着很强的操作性。文书档案的收集、管理、鉴定、保管以及利用都有相应的标准、规范，并且其技术流程和操作技术也是统一的。整个过程中各个环节之间相互联系，层次分明，并且有着严格的标准。

3.保密性

机场和其他单位相比，技术要求高，所以信息化方面更加的完善，电子档案较多，同时还有数量不少的纸质档案。这两种形式档案的存在为保密工作带来了一定的难度。相对而言，纸质的档案在形成之后，内容和形式基本就不会发生太大的变化，所以很容易辨认出是否是原始资料。但是对于电子档案，却没有这种特点，对于电子档案往往需要进行加密，并且还必须要不定期更换密钥或者电子锁。但是最重要的是保密意识，如果工作人员缺乏保密意识，这些保密手段都只能是虚设，很容易因为失密，造成较为严重的后果。

4.服务性

文书档案的服务性主要体现在为领导或者职能部门在进行决策分析时提供必要的资料参考，特别是在编研、统计等各项工作中。想要做好服务，就必须先做好机场文书档案的整理工作，让文书档案能够在使用的时候可以满足不同的要求。机场文书档案能够为机场内各级领导干部的变迁以及职工的晋职晋升等提供相当详细的个人资料与依据，并能够促进工作效率的提高，使得工作能够在规定时间内按质、按量完成。同时还能够在机场进行大规模改革的过程中提供机场的各种基本信息以及工作人员的一些基本情况，能让机场领导在进行决策时获取必要的第一手的信息。

二、机场文书档案管理中存在的问题

1.对文书档案的重要性认识程度存在差异，需要进一步改善

对于文书档案的重要性，各个机场的表现各不相同，部分机场在文书档案的管理上还存在需要继续改进的地方，需要进一步提高对文书档案重要性的认识。但是从近几年的情况来看，各个机场都正在改善对文书档案的重要性的认识，并且取得了较好的效果，例如在对于文书档案的搜集、整理与归档上都取得了一定的成绩，但是就文书档案的利用上还需要进一步的进行改善。如在很多机场中虽然有档案室，但是却缺乏相应的查阅档案的硬件条件，没有专门的查阅室，对于查阅档案的制度也不够健全，基本只有档案部门有相关的制度，对于档案很多人都感到神秘。

2.文书工作与档案工作之间缺乏足够的默契程度

严格的讲，文书档案管理工作包含有档案工作与文书工作这两个方面的内容，因此这两项工作之间存在有十分紧密的联系。所以在实际的文书档案管理中需要将文书与档案管理工作进行衔接，两项工作必须要相互配合，并构建起一套较为完善的文书档案管理机制。但是在实际的操作过程中，文书工作与档案管理基本是单独进行操作的，管理上也是分开的，没有形成一个整体。

3.文书档案管理人员素养难以满足文书档案管理工作的需要

从整体上看，我国的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平以及文化程度等方面呈现出参差不齐的现象，难以满足时展的需求。虽然，机场的档案管理人员的素质相对较高。但是在专业知识以及知识结构上仍然是存在着老化或者不合理的情况，并且很少有档案管理人员及时的对知识进行更新。这些情况的存在影响到了机场文书档案管理工作的开展，并且会进一步使得机场的工作人员认为文书档案并不重要。在很多部门中，档案管理人员基本都是兼职缺乏足够的档案管理专业知识，虽然也接受过档案管理的培训，但是培训内容基本都集中在操作性知识方面，缺少基本理论等各种系统性的知识。

三、加强机场文书档案管理的措施

1.对文书档案意识进行强化

对于文书档案，不仅仅需要机场领导的重视，所有人员都需要重视，只有这样才能够更好的与文书档案管理工作进行配合，促进文书档案管理工作效率的提升。因此，必须加强对文书档案重要性的宣传。通过宣传，让机场工作人员对于档案不再感到神秘，进一步认识到其重要性。同时加大对文书档案管理工作的资金投入，让文书档案管理工作的各项配套措施能够得到完善，只有做好了档案管理工作才能够进一步的促进机场其它各项工作的开展。

2.实行一体化管理

文档一体化指的是根据文件运动周期理论，将已经完成的文件管理与项目档案管理纳入到一个统一的系统之内，并根据统一的要求，构建起密切的联系，加强协调。对于文件材料的形成，必须要根据档案管理的各项要求去进行，让案卷质量能够得到保障。文档管理一体化对于机场文书档案管理有着十分重要的作用，可以使文书档案的收集更加完整、系统、准确、安全，更加有利于对文档进行超前控制，提高信息检索的效率，促进科学决策，使行政效率得到提升，有利于机场对人、财、物进行更加有效的利用。同时要做好电子文件与纸质文件的归档工作，纸质档案和电子档案一起进行保存。

3.改善档案管理人才队伍现状

要提高文书档案管理工作的效率，人员素质是重要基础。为此，必须要将档案管理人员的培养纳入到机场人员培训计划中，全面提高档案管理人员的素质水平。通过专业培训、继续教育等多种手段来提高档案管理人员的素质。同时，要对档案管理人员的服务意识进行提升，特别是文书档案的开发和利用都需要档案管理人员有着足够的服务意识。在进行教育和培训时，内容不能仅仅放在操作性的知识上，需要根据档案管理人员的实际情况有针对性地提供系统的档案管理理论知识，对档案管理人员的知识结构进行完善。加强对专业档案人才的招聘力度，可以与高校进行合作，引进专业的档案人才。