高校图书馆采编部业务流程改进研究

摘要：以太原师范学院图书馆采编部为分析对象，从原有的采访、加工、编目、典藏工作职责，以及实际工作的现状，分析采编业务工作中存在的问题和原因，通过研究国内前沿相关理论和方法，从全新的角度去探讨现代高校图书馆采编部采编业务流程的优化和重组。

关键词：高校图书馆；采编部；工作职责；外包

一、引言

图书馆采编工作是图书馆各项工作的基础，所谓采编，是对文献信息资源的采访和编目，采编部也一直是图书馆业界公认的最为重要、最为核心的部门。随着计算机、网络技术不断进步，图书馆事业迎来新的机遇和挑战，采编的工作方式也随之不断改变。然而，图书馆专业人才的不足及职责、制度的过时，使很多图书馆无法较好地保证馆藏文献的数量和质量。因此，优化和重组工作流程成了采编工作的当务之急，下文将结合太原师范学院图书馆采编部业务工作流程的改进进行分析和探讨。

二、高校图书馆采编工作模式的变化

1.采访工作的变化高校图书馆采访工作随着网络环境的变化发生巨大的变化，从传统零星采购到如今的招标采购，无论从采访模式、采访环境，还是采访工具都有所变化。（1）采购方式的变化在网络和计算机普及之前，图书馆文献采访工作主要依靠采访人员从《新华书目报》《社科新书目》《科技新书目》《图书馆报》《全国新书目》等专业图书出版信息类报刊中了解文献信息，再根据本馆实际情况和需求挑选出适合馆藏的图书，通过书店预订、接受赠送、邮购等方式最终纳入馆藏。图书供应商的兴起打破传统的采访方式，他们提供比书店更低的折扣和更优质的服务，使得图书馆逐步开始依赖图书供应商。图书供应商可以直接为图书馆提供更适合他们的书目信息，采访人员可以更为便利地挑选图书，并且到书周期和到书率都有大幅度提升。为消除图书采购过程中的“不正之风”，政府决心推行图书招标采购。随着政府招标采购方式介入，图书馆无法自主选择图书供应商，招标采购方式看似公正透明，但不乏一些图书供应商为中标而恶意抬高折扣，服务好、供货好的供应商可能无法中标，而一旦一些靠高折扣的供应商中标后，采访人员自主预订的图书无法供货，而供应商提供的书目又大多“又旧又烂”，或者勉强供货合格的图书，却无法保证后续的完整服务，致使图书馆不能采购到符合自己馆藏的图书。招标采购在运行的几年中，图书馆也在不断推陈出新，招标过程中设置一些打分项，提出供应商需要有可供采访人员现场采购的图书批销中心、有能力带领采访人员参加的大型书市、有网上选书平台等条件，最重要的是投标书商需要有较高的信誉，这些条件的设置很大程度上提升了供应商的服务能力和服务水平，达到了图书馆和供应商在购书业务上的双赢。近几年，出版社直接与采访人员联系的采书模式也逐渐兴起。大多数图书馆由于采访任务紧迫和采访人员主动获取文献信息的来源比较有限，很多时候约束在了供应商提供的书目中，而与出版社直接联系可以获取到该社最新、最畅销并且最适合馆藏的书目信息。采访人员经过筛选后直接下单给图书供应商进行采购。近几年，很多图书馆还采用设置“馆中馆”的模式进行采购。由供应商提供图书，图书馆设立单独的阅览空间，读者可以在其中选择适合自己的图书，经现场简单加工后即可借阅，履行了借阅手续的图书即视为图书馆下单购买的图书。（2）采访环境的变化传统的采访模式限制其采访环境，采访人员只能够在办公室勾选出报刊中的书目，再进行整理，再通过邮寄或通过书店预订，或去书店挑选合适书目，如有大型书市，也只能是本馆自行组织人员前往采选。有图书供应商后，采访人员的主要采购环境切换为供应商的批销中心，进行现场采购。随着计算机普及后，采访人员的采购环境又转换为供应商批销中心现场采购和使用计算机勾选书目采购。而在疫情期间和后疫情时代，很多供应商对自己网上采购平台进行大幅优化，采访人员在任何有互联网的环境下，使用手机、平板电脑或计算机等终端均可进行采购。（1）采访工具的变化随着采访环境的变化，采访工具也发生了翻天覆地的变化，从最初的报纸、杂志勾选，变为图书数字采集器采购，后又混合计算机自动化系统选购，再到现在的网络采购，每一次的转变也揭示了科技的进步。2.加工、编目工作的变化在图书馆使用计算机编目之前，大部分图书馆的加工、编目模式是：图书到馆拆包验收——贴条码、贴磁条、加盖馆藏章——分类、主题标引——查询、分配排架号——打登录号——编目——打印目录卡片——卡片装袋——贴书标和保护膜——典藏——入库。这种流水式的加工、编目、典藏工作模式使得图书馆需要给采编部门配备大量的工作人员。而随着图书供应商的介入和图书馆工作人员编制的减少，加工、编目模式发生了改变，尤其是加工环节，加工环节大部分工作都由书商来提供服务。联机编目的出现使很多图书馆加入联机编目组织，从传统手工编目转为现代自动化、社会化，打破地域的限制，提高编目的效率和实效性，为编目工作节约很大的人力和物力。但是，图书馆真正的编目专业人员却在不断减少，图书馆不得不选择把编目业务也外包给供应商，因此，现在大多图书馆的加工、编目模式是：供应商加工、提供MARC数据——图书到馆拆包验收——编目数据核对——典藏——入库。

三、采编业务的重组和优化

1.采编业务重组和优化策略（1）业务流程重组业务流程一般是指为完成组织特定目标而进行一系列逻辑相关活动的有序组合，它服务于组织的发展战略，也为用户提供服务。从采访、加工、编目工作的不断变化可以看出，采编工作不再是一个流水式的工作，不再需要每个环节都设立不同的工作人员，而是可以“身兼数职”。以笔者所在的地方高校图书馆——太原师范学院图书馆为例，近几年采编部经过不断总结和探索，每个馆员都可以变身为采访员、验收员、编目员，但为了更高效地完成工作任务，需要根据采编部现有的工作任务和现有工作人员，重组并优化工作流程，重组后的流程是：查重——采购——书商负责加工——到馆分组验收（多人同时进行）——分组核对编目数据——编目典藏——入库。（2）重组后的岗位职责流程重组后，过去的岗位职责已经不适应现有的流程。因此，为保证重组后的流程畅通，落实岗位职责，必须要重新梳理岗位职责，制定适合重组流程后的岗位职责。根据太原师范学院图书馆采编部现有人员，设立部主任岗、文献采访岗、文献总验、审校岗、文献验收、编目岗、具体岗位职责如下表。2.采编业务重组后的优点流程重组后，发现了许多优点：①采编流程重组后，层次丰富的采访方式有利于文献资源的采集更具针对性，更能满足广大师生读者的科研学习需求。②工作人员各司其职，彼此有独立工作任务，互不影响，即提高采编工作效率，同时新书的流通速度又有大幅度提升。③任务分配更加平均，各个工作人员之间的工作少有交叉点，工作任务好安排，馆员之间也鲜少产生矛盾。④流程中加入审校环节，可以及时向书商反馈加工及数据中的各种问题，提高编目加工的质量。⑤年底的量化考核更加方便，也更有效激励馆员创新工作方法。

四、结语

综上所述，计算机和网络技术的不断更新换代，为图书馆事业的变革提出新的机遇和挑战，尤其处在疫情当下和后疫情时期的地方高校图书馆，需要馆员不断转变观念，提升自己业务能力的同时，变革和优化旧有的业务流程，利用现代化技术提高管理水平和服务水平，进一步发挥自动化、网络化在采编过程中的作用，将采编业务流程的优化和改进作为一个可持续化的过程，从而更好地为读者提供更优质的服务。

参考文献：

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作者：段佳慧