重大活动档案管理研究

一、高校重大活动档案与高校治理

(一)高校重大活动档案及其特征

高校重大活动一般涉及重要庆典、纪念活动、重要赛事、全校性重大专项工作、外事交流与合作等，具体指高校组织举办的对党和国家、高校、行业、地方等各方面具有重大意义和重要影响的各类会展、迎检评估、纪念、校庆、主题教育、大型文体活动、重大学术研讨会、重要赛事等，这些活动的举办会形成大量的文件和声像资料，其中对国家、学校和社会具有保存价值的文件和声像资料就应当完整地留存下来，形成高校重大活动档案。可见，高校重大活动档案是在各高校发生的涉及教学、科研、外事、学生、卫生、体育等方面具有重要影响、规模较大的活动中直接形成的的文字、图片、音视频、实物等不同载体和形式的真实记录，[1]由于活动涉及党政部门、职能部门较多，工作环节多，因此形成的材料具有明显的特点。首先是档案来源广泛。高校重大活动一般会涉及学校两办、学工处、各二级学院(教学系部)、群团部门、宣传部门等。活动过程中，各责任部门都会形成相应的档案，如学校两办印发的活动方案、机构成立文件、会议材料、报告、总结等；宣传部门拍摄的有关活动的照片、采访录音、录像等；本校举办活动获得的印章、纪念册、纪念章等；师生创作的与活动主题有关的书画、摄影、诗歌、朗诵、音乐、短视频、抖音作品等。其次是载体和形式的多样性。从载体和形式看，随着国家关于电子文件管理相关规定、办法的出台，各高校也在电子文件管理领域进行积极的探索，以数据形态存在的电子文件数量日益增多，在高校重大活动开展过程中，除形成传统纸质文件、实物档案外，还会形成大量的电子文件。最后是形成的阶段性。高校重大活动从动议、筹划、实施、总结验收等各阶段都会形成相应的文件材料，但是从形成的时限范围看，主要集中在活动启动至活动实施这一时间段。其间随着各项工作的不断推进，在某一个特定的时间段相关文件材料会呈爆发式增长，其形成规律是整个活动越接近尾声，相应的文件材料就会迅速减少甚至无文件材料产生，体现了明显的阶段性。

(二)高校重大活动档案在学校治理中的作用

档案不仅是高校一切活动、工作的历史记录，更是各部门业务连续开展的重要辅助和支撑，同时还是高校及师生合法权益的有效凭证。因此，可以说档案治理是高校治理体系中的基础一环。高校重大活动因工作需要，一般都需要成立临时领导小组或委员会等机构协调各方面关系，调度一定的人力和资源等活动保障要素，这就是治理。而作为重大活动真实记录的重大活动档案，其管理和服务水平在一定程度上体现了高校治理水平的高低。

二、高校重大活动档案管理工作的意义

(一)检验高校重大活动开展的成效

完整系统的高校重大活动档案不仅能有效检验活动开展的成效，还有利于推进活动开展的常态化、长效化和深化情况。学习党史、国史是坚持和发展中国特色社会主义、把党和国家各项事业继续推向前进的必修课；[2]是一项长期任务，在不同的批次都会以不同的主题来进行。这次党史学习教育形成的档案材料对检验各高校重大活动开展成效，巩固后续党史学习教育成果，推进党史学习教育的常态化和长效化具有重要的作用。

(二)优化高校馆藏结构

随着科技的进步特别是信息技术的进步，非纸质载体和形式的档案也在高校大量出现，高校重大活动如党史学习教育开展过程中形成的档案载体和形式丰富多样。如上级党委及党史学习领导机构下发的红头文件，领导巡回指导照片、讲话音视频，本校党史学习教育中产生的文字、照片，媒体报道材料，录音、录像等，对其进行收集，整理入库，有利于高校形成分类科学、门类齐全的档案资源体系，优化馆藏结构。

(三)为高校文化建设提供具体可感的素材

高校重大活动档案是高校文化传承与创新的基础和重要载体，重大活动档案能够为校园文化提供鲜活、丰富的素材，提升文化建设内涵，离开档案搞文化建设就犹如无源之水、无本之木。校园文化建设若能有效利用重大活动档案这一鲜活、真实的档案资源，必将大大丰富校园文化内涵。

(四)赋能高校内部治理体系不断完善

高校档案工作是学校一项重要的基础性工作，高校重大活动一般以高校党委、党办、校办及相关职能部门牵头，有关部门具体承办，重大活动档案管理水平在某种程度上真实反映了高校的执行力和内部治理能力的高低。2020年12月12日，国家档案局颁布的《重大活动和突发事件档案管理办法》，对3类主体的分工进行了明确，方便不同主体明晰各自任务，在职责范围内推动工作的开展。[3]这为高校重大活动档案管理提供了重要的思路和参考，有利于理顺上级档案主管部门、重大活动责任部门和高校档案机构之间的关系，建立分工明确、权责清晰的重大活动档案责任体系，客观上推动高校内部治理结构的改革和完善。

三、高校重大活动档案管理工作建议

(一)建立健全高校重大活动档案管理制度

在高校内部，重大活动一般由一个主要部门牵头负责，其余多个部门配合完成，但档案管理工作往往因相关协调机制、制度没有建立而被搁置和忽视。因此，要抓好重大活动档案管理工作，就必须站在学校治理的高度加以重视。以党史学习教育档案管理为例，首先是高校党委要加强重大活动档案管理工作的督导，履行好主体责任，切实推进高校档案管理工作“三同步”制度的落地见效。其次，档案管理部门应站在档案业务部门的角度，强化档案工作的业务指导，制定重大活动档案管理的制度、办法等，并报校长办公会审议，强化制度的权威性。

(二)明确职责分工和收集范围

首先要明确责任分工。一是档案管理部门要保持职业敏感性。在重大活动开展期间，密切关注活动进展，积极与责任部门沟通，调研党史学习教育档案资料的形成情况、完整性、管理现状；主动服务对接档案的收集工作，重点围绕党史学习教育过程中形成的文字、照片、专题材料、音频、视频、实物等各种载体形式档案的收集、整理、立卷归档等工作环节进行业务指导，并及时制定本校党史学习教育文件材料归档范围和保管期限表。二是各责任部门要认识到党史学习教育档案收集、管理工作是党史学习教育工作的重要组成部分，[4]及时和参与活动的部门建立工作协调机制，要求各工作组定期向协调组档案人员移交所形成的最终版本的文件材料，并最终由协调组档案管理人员将收集整理好的档案文件材料向学校档案管理部门移交。其次要明确收集范围。高校重大活动档案主要分为两大类。第一类是党和国家有关部门重大决策部署、领导批示、印发的正式文件；第二类是本校工作机构成立文件、活动方案、专题会议材料、工作计划、总结、活动清单和任务清单、统计台账、新闻媒体报道材料、社会力量参与等相关材料。从形成主体、载体形式来看，既有上级机关的正式文件，又有本校及各二级学校(教学系部)组织和举办活动过程中产生的电子文件、纸质文件、音视频文件，图像文件和各类实物等，还有师生个人、校友及社会形成的档案材料等。以上各类档案文件材料，各高校都应该遵循“应收尽收、应归尽归”的原则，将具有查考利用价值和长期保存价值的过程性材料和总结性材料一并纳入归档范围。

(三)加强重大活动档案资源的信息化管理

实施重大活动档案的信息化管理，能够更加多维、立体地呈现和留存高校记忆，更重要的是使档案利用突破时空限制，便于网络传输和信息交流。因此，高校要列支专项经费，确保重大活动档案电子化管理资金链的持续性。就党史学习教育档案管理而言，一方面除了要收集管理原生的电子文件外，还可以通过对相关纸质文件进行数字化加工，形成党史学习教育专项数字化档案，为高校文化传承与创新奠定坚实基础。

(四)利用重大活动档案丰富校园文化建设内涵

高校重大活动档案在一定程度上反映了高校的办学实力和成效，档案材料中蕴藏的校领导、基层干部、一线教师、学生等的动人故事、学校良好的精神风貌等，具有重要的感召、育人功能。因此，高校档案管理部门要充分彰显自身的文化性和学术性，有效利用馆藏优势，积极参与校园文化建设。一是要在对党史学习教育档案进行收集整理、编制规范检索工具的基础上，多角度、多领域地开发党史学习教育档案信息资源。有条件的要深挖和整理党史学习教育专题档案史料，开展编研工作，编纂、出版专题文献资料，开发更多适宜网络传播、符合青少年口味的优秀作品。[5]二是举办党史学习教育专题展览，在校史馆等特色场馆建设中融入党史学习教育档案文化元素，为校园文化建设提供丰富、鲜活的红色素材，丰富校园文化建设内涵。

四、结语

重大活动档案治理是高校治理的有机组成部分，我们要站在高校整体治理的角度去审视重大活动档案管理工作。要从实现学校战略目标的需要出发，深入高校内部治理释放的用档需求，在具体的业务活动中有意识地收集、积累和开发重大活动档案资源。高校档案管理工作只有从这个原点出发，才能在高校治理中充分发挥档案的基础性和支撑性作用。就党史学习教育档案管理而言，高校档案部门要积极统筹做好党史学习教育档案文件材料的收集、整理和归档及开发利用工作，为党史学习教育档案赋能高校治理创造条件。

作者：金满银