高校档案管理的现代化建设策略

[摘要]社会经济的飞速发展推动了网络信息技术的不断进步，网络信息技术与社会各行各业之间的联系日益紧密，在高校档案管理工作中推进档案管理的现代化建设，需要网络信息技术的有效支持与保障。档案管理是高校行政工作的重要组成部分，在一定程度上影响了高校办公的整体效率。在信息量不断增加的背景下，传统的高校档案管理方式已经无法满足日常工作的相关要求，纸质档案管理方式导致工作效率降低，许多工作人员面临着较大的工作压力。推动现代信息技术与高校档案管理相互融合，成为促进现代化建设的重要方向，文章分析了高校档案管理现代化建设的积极意义，结合现阶段档案管理现代化建设面临的问题，提出了有效推进高校档案管理现代化建设的策略，供广大档案管理工作者参考借鉴。

[关键词]高等教育；档案管理；现代化建设

高等教育是我国教育体系的重要组成部分,在我国教育事业飞速发展的时代背景下,高校的建设与发展同样取得了长足的进步。在高校的发展历程中,档案管理能够为高校发展过程中的决策提供相应的资料支持,对学校的教学科研等各方面都能起到积极的推进作用。在现代科技技术不断发展与进步的背景下,档案管理的现代化建设,并没有完全跟上时展的潮流,档案管理工作的整体质量受到一定的影响。由于现代化建设面临着诸多问题与挑战,许多高校在档案管理工作中,对档案管理的现代化建设投入不足导致档案管理难以满足日常的教育管理需求。笔者认为推动高校档案管理的现代化建设能够促进高校日常工作的全面落实,相关管理人员必须重视对现代化手段的有效应用,更好地满足使用者的实际需求。

一、高校档案管理现代化建设的积极意义

（一）有利于提高档案管理工作效率

在推进现代化高校档案管理的过程中,高校档案管理工作的整体效率能够得到显著提升,一方面保证了档案资料的安全性,另一方面也能够为档案的归类和整理带来较大的便利,真正提高整体运转效率,更好地服务于市场的使用需求。实际上传统的高校档案管理工作主要以纸质档案管理为核心,纸质档案本身具有一定的管理难度,复杂多样的纸质档案虽然能够起到记录效果,但是很难真正满足日常的使用需求,在档案归类和整理的过程中,管理人员面临着较大的工作压力,部分档案卷中长期积压,没能得到及时处理,导致档案室的价值无法得到充分凸显。在不断推进现代化管理的过程中,相关工作人员能够利用网络信息技术对相关资源进行整合,既方便了档案的归档,同时也能够在一定程度上提高日常工作效率,这样一来档案管理的整体效果能够得到充分保障。

（二）有利于提高档案管理服务水平

高校档案管理工作是为了服务于使用部门,在高校做出政策决策的基础上,对档案资料的调动显得尤为重要,但是传统的纸质档案管理下,档案的调动效率较低,一方面需要经过复杂的流程进行申请,另一方面也需要相关管理人员花费大量精力收集相关的档案,这就导致档案管理的服务效率较低,相关的使用部门在档案使用过程中很难提高实际工作效率。通过推进高校档案管理的现代化,建设信息化的管理手段,能够成为提高服务效率的重要途径,在相关部门提出使用要求后,工作人员能够借助电子信息技术快速调出与之对应的档案,并且通过在线发送的方式提供给相关的使用人员,在此基础上,档案服务效率变得更加高效。从某种程度上来看,高校档案服务效率得以提升的情况下,日常的教育管理以及科研等各方面的工作效率也能随之提高,高校档案管理工作的基本职能才能得到充分凸显。

（三）有利于实现高校档案资源共享

高校档案管理工作本身是一项严谨的工作,高校的建设和发展历程都能够在档案中得到充分体现,这部分内容可以作为宣传的重要素材,一方面帮助后来者了解历史,另一方面也能够真正做到不忘初心。在推进档案管理的现代化建设过程中,档案管理的相关资料内容可以实现高效率的共享,只要权限到位,那么档案可以在第一时间给使用部门,通过这样的方式实现档案的有效使用。相较于传统的纸质档案管理方式,现代化的档案管理信息更加齐全,能够有效避免信息残缺,以及对档案出现损坏的情况。在资源共享功能得到全面建设的情况下,高校档案管理的整体工作效率才能得到提升,现代化的档案管理活动才能发挥应有作用。

二、当前高校档案管理现代化建设面临的问题

（一）对档案管理现代化建设缺乏重视

高校档案管理工作本身具有一定的基础性特点,在高校建设和发展的过程中,许多管理人员对档案管理工作的现代化建设缺乏重视,没有真正意识到档案管理现代化不可替代的作用,这就导致在档案管理工作方面的投入较为有限。教育本身是为社会输送高素质人才的重要平台,在高校的建设和发展历程中,他们的关注点大多停留在学业情况,以及就业率等几个方面,格外关注日常活动中的教育活动,而没有真正考虑到教育过程中形成的文件资料管理,这就导致档案管理工作的整体实施效果较为有限。从教师的角度来看,许多高校教育工作者在工作过程中对档案的使用不够充分,他们只是偶尔查询相关资料并调取文件,而没有真正意识到档案管理背后的深刻内涵,这也导致档案管理工作始终得不到重视。甚至还有部分档案管理工作人员本身对自身的工作职责缺乏明确的定义,没有真正意识到自身档案管理工作的独特作用与价值,甚至出现了自我否定的心理,在实际工作中存在敷衍了事的情况。在各方面对档案管理工作缺乏重视的情况下,档案管理的现代化建设难以得到充分的支持,最终导致档案管理处于杂乱无章的状态。

（二）缺乏完善的档案管理工作制度

现有的高校档案管理工作中,许多高校并未建立起相关的档案管理工作制度,对高校档案的整理以及后续的管理工作缺乏科学指导,档案管理大多停留在经验的层面,而没有真正形成完善的管理制度,这也导致档案管理本身较为混乱,很难真正做到系统性的管理。许多高校在档案管理制度建设方面缺乏经验,对档案管理缺乏明确的流程和标准,甚至出现将学生档案交由学生会系部自行处理的情况,这就导致许多学生在临近毕业时发现档案丢失。还有部分学校虽然设置了专门的档案管理部门,但是在日常工作中并没有制定相应的工作规范,由于档案管理人员本身缺乏科学的理论指导,在档案管理中没有制度的约束,导致档案管理过于随意,在人员交接方面存在较大的漏洞。

（三）缺乏推进档案管理现代化建设的人才

无论是传统的纸质档案管理,还是现代化建设下的信息系统管理,这些活动都需要由人来完成,目前许多高校在档案管理工作人员的队伍建设方面存在一定的不足,档案管理工作人员专业技能和素养仍然有待提高。实际上现代化的高校档案管理工作需要由人来完成,但是目前许多管理人员在档案管理方面的学习不够充分,有些高校在招聘相关人员时没有考虑到专业特点,这就导致档案管理人员的整体素质有待提升,难以有效完成档案管理的基本工作。实际上,档案管理工作中对档案的分类整理立卷等基础知识都具有一定的学习门槛,在开展相关工作时,倘若工作人员不具备较强的理论知识和实践能力,很难真正满足高校的日常档案管理工作需求,也无法适应档案管理的现代化建设趋势。

（四）缺乏现代化档案管理所需的基础设施

高校现代化档案管理需要相应的基础设施支持,电子计算机、高质量的网络以及储存信息的U盘,这些都是现代化档案管理必不可少的内容。但是在现有的高校档案管理工作机制下,许多高校对基础设施的建设投入不足,虽然能够配置电子计算机等工具,但是工具大多较为老旧,一方面影响日常使用,另一方面也缺乏档案储存和管理,必备的功能很容易由于设备出现故障而影响到档案管理的效率。此外还有许多高校在档案管理工作中没有做好对档案的备份,由于U盘等材料仍然存在一定的安全管理风险。

三、推动高校档案管理现代化建设的有效策略

（一）自上而下转变对档案管理的态度

转变对高校档案管理工作的态度是推动高校档案管理现代化建设的基本前提和基础,只有思想观念得到转变才能真正推动相应的工作形式改革,在各方面都对档案管理产生正确认知的情况下,相关的资源配置以及档案管理工作人员的态度才能够发生转变。这就意味着高校管理人员应当转变自身对档案管理的认知,在日常使用档案的过程中,能够意识到现代化的档案管理工作,对提高高校整体工作效率的积极作用。在管理者思想观念得到转变的情况下,还需要推动教师对档案管理观念的转变,通过集体会议以及下发文件等多种方式,让教师能够做到主动配合档案管理人员完成日常的档案管理工作,以此为基础,在高校内部形成良好的档案管理氛围,通过这样的方式让档案管理人员的自我认同感得到有效提高。在高校全体工作人员的通力配合下,档案管理工作才能得到顺利落实,现代化的档案管理手段才能在高校档案管理工作中得到有效的实现。

（二）基于校情完善档案管理工作制度

制定完善的高校档案管理工作制度是推动档案管理工作有序开展的重要前提和基础,为此高校应当充分考虑到自身的建设发展情况,通过对档案管理工作制度的合理优化,更好地服务于日常工作。完善的档案管理工作制度,应当明确相关工作人员的操作要求,根据档案的整理归档以及调动等各个方面的工作内容,做出具体的指导,一方面方便档案管理人员规范操作,另一方面也能够让档案管理工作整体的纪律感得到提升。高校档案管理的工作制度应当体现安全管理方面的内容,一方面规定不同层级使用者的权限,另一方面也要建立起关于档案数据备份迁移等方面的管理制度,通过这样的方式避免档案被盗、遗失。在档案管理工作制度得到建立的情况下,无论是档案的使用者还是档案的管理者,都能够更好地适应现代化的档案管理工作,并且共同配合档案管理的全面落实。

（三）加大档案管理工作培养培养力度

为了积极推动高校档案管理工作的现代化建设,高校必须重视档案管理方面的人才引入,以及对管理人员的在岗培训,通过这两个方面的有效落实,让档案管理人才队伍得到有效建设。从人才引入的角度来看,高校在招聘档案管理工作人员时,应当考虑到应聘者的学历,工作经验等具体的条件,同时也需要结合现代化档案管理的相关标准,对相关应聘者的信息化办公能力提出相应的要求,通过这样的方式,不断为高校档案管理工作的现代化建设注入新鲜血液。在对档案管理工作人员进行培训时,高校同样需要建立起完善的培训制度,既要在校内开展相关的工作会议,将先进的档案管理理念进行有效宣传。同时也要做好对相关领域的深入探索,邀请专家学者到校指导工作,真正推进档案管理工作人员素质的提升。

（四）配置现代化档案管理所需的基础设施

从基础设施建设的角度来看,高校必须加大对现代化档案管理的相关投入,在基础设施配置方面提供充分的保障,既要关注档案管理工作人员的基础性要求,同时也要从长期发展建设的角度来看,提高相关基础设施的标准,确保现代化的基础设施能够服务于档案管理工作。在网络信息化的基础设施得到全面配置的情况下,档案管理人员能够更好地开展档案管理工作,并且将自身的工作经验与现代化设施紧密融合在一起,推动工作模式的进一步优化。对于良好的基础设施,保障高校档案管理工作中的档案遗失等问题能够得到有效避免,真正提高档案管理的现代化建设。综上所述,推进高校档案管理工作的现代化建设是提高档案管理工作质量的重要保障,也是不断服务于高校日常教育管理活动的基本要求,那必须在现代化建设中,加大力度从基础设施建设人员配置等多个角度出发,更好地服务于档案管理的相关工作要求。

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作者：潘伟 单位：蚌医一附院病案科