知识管理障碍及策略

摘要：教育行政是政府公共管理的重要部门，其特性决定了引进知识管理的必要性目前，教育行政部门实施知识管理存在着制度和文化方面的障碍应从领导重视和倡导，建立专责单位，变革组织结构、制度，提高知识学习与运用效能，营造环境与文化氛围，完善绩效评估等方面加以促进

关键词：教育行政；知识管理；对策研究

管理学家德鲁克认为，21世纪中，管理最重要与独特的贡献就是必须增加知识工作和知识工作者的生产力①知识管理乃是组织运用信息科技，并配合组织文化、组织结构等特性，对组织中的知识进行搜寻、组织、储存、转换、扩散、移转、分享、运用的过程②它强调叙述性、程序性、诠释性知识在个人与组织之间动态交互作用，由显明到隐晦，亦从隐晦至显明转换创造的历程

知识管理型组织视知识是组织最大的资产和推动力，非常注重知识的共享与创新建立有利于创新知识发展的组织文化，使人们关注知识，建立对知识的责任感，认识到知识对其高度竞争性工作的重要价值因特网和内联网技术成为组织发展的重要工具，人力资源的开发和供应是组织发展的核心和推动力“人本管理”的理念更加深入人心③有效管理知识，能够使组织主动事先、实时或迅速提供给需要者或者需要者能自行容易取用符合其处理某项事务需要的可运用、正确、有用的知识可以促进组织知识的不断创新与再生，以提高组织的生产力、增加组织的资产，提升组织应对外部环境的能力及不断自我改造的动力

知识管理是政府改革的必然选择

Zimmermann指出，政府机构本质上是适用知识管理原则的组织，而其成败将影响施政品质④知识管理时代，信息传输方式的根本改变，要求实现政府内外知识的共享和交流公共事务日益多样化，要求成立以任务为中心的跨部门合作机构政府管理的创新，需要实施“以人为本”的柔性管理，这使基于“烟囱工业时代”的官僚制受到重重挑战跨入新的世纪，我国经济社会的知识化水平快速提高个人、企业和社会对政府提供信息的快捷和透明度，对政府部门的反应能力、办事效率、服务水平等提出了越来越高的要求，对政府部门职能的监督也日益增强政府部门必须推行政府知识管理，回应以上新要求

一、教育行政部门实施知识管理的意义教育行政部门是政府序列的重要部门，所履行的是社会的根本功能，是其它行政发挥功能的基础和先决条件教育行政部门担负着传递、研究甚至创新知识的任务，是文化及社会发展的原动力，为政府乃至整个社会知识管理提供人力、智力的支撑和基础急速变革的信息社会对教育行政改革提出了更高的要求，教育行政部门必须适应快速之环境变迁，在政府实施知识管理方面先行一步，促进工作人员不断学习，更新知识结构体系；提倡知识共享，激发公务员的集体创造力；摆脱科层制的僵化低效，重视研究发展以创造新知，提高自身的应变力、创新力，以应对知识经济所出现的挑战

当前，我国教育改革风起云涌，亟需教育行政部门通过有效的知识管理，“开启思想观念的革命、摆脱形式主义的弊端、破解科层结构的迷思、整合信息科技的力量”⑤提高信息传递的速度和效率，加强决策者与执行者的交流，促进行政组织扁平化、网络化将知识创新和扩散运用于政府的流程重组，提高政府的运转效率，助长教育行政的主动的组织学习与不断自我改革、快速调适，提高统筹和管理水平，承担统御和引领教育改革的使命

教育行政部门管理的是育人的事业，不只改变人类的表面行为，更要改造其心理与精神教育行政组织教育功能的发挥有赖良好的人际关系，教育行政也较具有学术化性质，拥有大量的知识工作者，强调成员的专业成长与学习⑥因此，必须通过实施知识管理，贯彻“人本管理”理念，以较学术化的方式来领导，给教育人员以自主性，以利其创新发展通过学习型组织的创建，促成教育行政人员不断的学习与专业成长

教育行政以服务社会为目的，管理公共服务事业，影响到每个家庭和个人，事关千家万户的利益，更受大众的注目通过实施知识管理，改善部门决策中知识的采集、积累和应用，促动政府内外信息的双向流动，使决策的科学化、民主化和公开性大大加强⑦积极营造开放的组织气氛，提高教育决策和管理的透明性、公开性，虚心接受公众的批评并给予善意的回应，以取得公众的认可和支持并据以改善，不断提高部门的反应能力、办事效率、服务水平，更好地达到办人民满意教育的目的

二、教育行政部门实施知识管理的制度文化障碍成功的知识管理不仅要应用信息技术，加强知识库建设，提供信息交流平台，尚应考量组织内外部有关人员、策略、方法、体制、文化等层面的因素，后者往往更加关键

1．领导的支持和专责部门缺位教育部门与企业相比较，相对欠缺外部竞争，容易形成静态保守的环境有些教育行政领导习惯于经验决策和常规管理，进行自发革新的意愿不足，缺乏对知识管理的切实体认和支持，往往使之流于形式

知识管理牵涉的事项繁多，需要设置专门的人员和部门来统筹管理，制定完善的目标、策略，适切地整合组织资源，落实知识管理但教育行政部门受限于编制，无法成立专职单位并任命主管，致使知识管理的实施缺乏长期经营的方向和策略；规划不当与资源不足，无法识别挖掘出本部门知识管理所需的知识与智慧并进行应用、创新，从而无法实现知识管理的效能⑧2．知识交流与分享的渠道阻塞知识管理要求减少中间管理层，改变逐级汇报的制度，加强决策层与执行者的对话和交流，促进内部信息、知识的传递与共享，实现与公众良好、平稳的沟通，寻求外部思想库的支持，对各类社会信息的及时加工与传递，为领导层的决策提供支持，⑨以实现决策与管理的公开化、民主化、科学化但目前，教育行政部门带有浓厚的科层制色彩，组织结构刚性过强，缺乏灵活性知识被分类并固化，缺乏内外知识扩散传播与共享的管道上下级之间等级森严，缺少沟通；处室之间的交流也不够充分管理信息往往被看作是一种权利的象征，人们常为保持自己利益而隐瞒信息与外部的沟通也比较保守，阻碍了对内对外的交流与沟通，整合组织中的知识便更显困难

3．缺乏人力资源的培训和激励机制目前教育行政部门也购置了大量信息技术设备，但知识管理相关人才的选拔和在职培训、组织需求的调查、事前的宣传等配套措施不到位，使成员缺少操作信息设备的意识和能力，不能对信息进行处理和深加工并使之增值，造成经费投入的浪费教育管理的信息、经验内隐性比较强，提炼、转换知识的能力较之企业要高，这更加重了这一困难

政府知识管理要求创建一种机制，包括物质和精神奖励、赋权增能、以创新和贡献决定选拔任用，鼓励公务员学习、分享、应用乃至创造新知但科层制的教育行政机关，很难打破按官位级别分配利益的旧做法，外行领导内行并不鲜见，与知识、创新无关乃至相悖的“关系”、权术因素常占上风，使知识管理缺乏动力

4．缺乏实施知识管理的文化基础组织文化是知识管理最关键的要素领导者要以身作则，带动成员建立起共同愿景，担负起推动知识管理的责任，形成彼此学习、乐于分享、不断丰富自身涵养的组织学习风气，塑造民主、平等、参与、合作的新型组织文化，助推知识管理的开展

教育行政人员的文化层次较高，彼此之间的竞争较之企业要缓和得多，有利于发展出知识分享的文化但官僚制度下，等级权威重于知识权威，规则文化常抑制人们个性、潜能的发挥；民主和参与的气氛比较淡薄，员工的知识和思想得不到重视，其自觉性、能动性和首创性不强⑩文人相轻的痼疾使集体内部缺乏自愿的合作，无法有效地实现知识共享，难以形成集体的创新能力

5．教育行政管理的绩效难以评估实施知识管理，需定期对组织的知识管理进行评估，将结果回馈给有关人员，以了解知识管理的程度、纠正知识管理缺失和偏颇、持续改进知识管理效能但教育行政以办理与教育相关的公共事务为主，知识直接效益不似企业组织那样明显、快速和巨大，企业的经验不必然适用于教育行政影响教育行政绩效的因素很多，且多数无法操控；教育行政目标十分抽象，绩效需要长期累积、不易明确化，欲有效测量和评估教育行政知识管理的绩效，实有待突破

三、教育行政知识管理的实施策略教育行政知识管理的实施，需要塑造有利的环境，包括有形的组织体制和无形的文化、规范等应注意以下几个方面：1．领导的重视和倡导领导接触外界环境的机会多，也拥有相对较多的权力自上而下地推行知识管理，反而易于有效的落实教育行政领导应高瞻远瞩，切实扮演好环境变迁的洞察者以及知识管理“倡导者”的角色，凝聚危机意识，充分认识知识管理的意义，亲身践行知识管理理念，带动教育行政组织朝向健全、崭新的方向发展

2．建立知识管理专责单位教育行政部门需设立负领导与协调之责的知识主管及知识管理任务小组，以改进教育决策、提高服务水平为方向，进行长期、系统的知识管理规划，整合相关资源，推动知识管理的开展和深化任务小组成员应由专长信息管理及熟知教育行政的各方人员组成，其主管应是知识管理和教育行政的复合型人才若暂时无法设置专责单位，则可以渐进或弹性的方式来达成如先指派具有信息技术专长者，维护组织的线路或建立资料库其次，可以考虑由现有的类似性质的单位（如政策室、文秘科、电教中心等）调整转化而成知识主管的职能也可从部门副职、领导助理或督学中选出适合人员代行

3．促进组织结构、制度的变革减少科层制色彩，努力使教育行政部门走向扁平化、柔性化与网络化：对中层处室授权、增能，强化其自主管理；成立以教改为中心的跨处室临时工作小组，建立跨部门、跨地区的多层面交互性合作机制；形成全员参加决策研讨的机制，支持知识社群的发展，有效进行内部信息沟通；完善信息公开机制，保持与公众、学校的良性互动，提高应对突发事件的能力

建立知识化的“人才资本”管理机制完善选拔任用和继续教育制度，有计划地选育知识管理、教育行政专业人才，强化其活用知识、发现和解决问题的能力；建立本部门和下属机构人员资料库，注意其专长的分配，兼采外部教育专家、智库作为辅助资源；建立鼓励知识学习、分享和创新的机制，实行按“知”分配，对优异者提供升迁、加薪及精神上的鼓励，提高公务人员知识管理的积极性

4．提高知识学习与运用的效能第一，优化知识学习的方法与策略根据对本部门需求的调查，有针对性地汲取有用的教育管理知识通过文件传输、网络查询、读书培训、公众交流等渠道搜集外部信息；采用召开会议、专题座谈、调查报告等形式汲取内部知识

尤重以在外挂职、实地调查、“干中学”、虚拟论坛、周末恳谈等形式汲取内外隐性知识；强化团队学习，实现组织知识的交汇、整合

第二，促进知识的转化、分享与运用对知识进行选择、储存、更新和深加工，建立适合需要的知识库及知识地图，使知识能够流通和便于应用，避免知识遗失、负载和知识中毒（指提供错误、暗藏偏见或不合理的知识）；通过上传下达、“带徒弟”、建立知识社群等方式，推动知识特别是隐性知识的扩散、分享与转化；从解决问题切入，运用系统思维，加强自主研发，在知识的整合、争鸣、试验中实现知识创新

5．营造知识管理的环境与文化氛围建立组织改革的共同愿景，使组织目标具体化，组织智能活力化，保持不断学习、快速创新的成长姿态培育主动积极的学习气氛，使官员意识到学习不仅是工作的先决条件，而且是一项主要的工作方式

实施“以人为本”的管理领导者展现关怀开明作风，重视员工的知识和思想，营造积极参与、自由思考的风气，扩充多元意见并结合个人智能；赋予工作人员更大的权力与责任，使他们充分发挥自觉性、能动性和首创性，挖掘自己的潜能，在组织创新中实现自身的价值

建立合作与开放的文化打破等级权威、规则文化的禁锢，改变“文人相轻”的痼疾，促进成员间深度对话沟通，营造信任、和谐的组织气氛和“团队意识”，培育集体创造力强化公务员的服务意识，建立民主、公开的开放型文化

6．建立知识管理绩效评估和反馈机制目前，企业界已建立有效的知识管理绩效评估机制美国生产力和品质中心等开发的评量工具，包含知识管理程序、领导、文化、科技及测量五个部分，评量组织知识管理的优势和机会

我国台湾学者谭大纯和汪昭芬提出知识的深入度、普及性、成长度、扩散度、多元性、整合性、转化性和创造性等八大类评量指标，涉及各阶层人员知能、人员培训、组织体制、组织目标、组织文化、组织资产等范畴以及现在和未来两个时间面向

开展教育行政的知识管理评估，应以企业界成功的知识管理评估制度作为蓝本，结合教育行政的内容及特性，制订知识管理的教育绩效指针：兼具软硬件的、定性定量的评估，重视隐性知识利用的评估可以延请企业界的知识管理专家参与评估，但更应发挥教育行政专家的作用，全面、科学地检验知识管理在教育行政领域的实际成效