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高校档案信息化现状及对策

【摘要】目的:研究高校档案信息化现状及分析其改善对策。高校档案是集合教学、科研等管理活动的重要记录,是高等学校发展的必然趋势,是重要组成部分。本文主要分析了档案信息化管理现状及对策。

【关键词】高校档案;信息化管理;现状;对策

高校档案反映重要的历史记录,能对学校历程进行见证,是客观展现高校改革发展过程的凭证。因此,高校档案管理对学校事业发展意义重大,也是衡量高校水平的重要标志。随着信息化技术的不断发展,档案管理工作也进行变化。档案逐渐成为一种知识文化资源,档案信息的收集管理、利用一定程度上产生了变化。如何才能高效地推进高校档案信息化水平管理,促使高校档案信息更加有利地为学校管理各项工作进行提高,也是我们要重点研究的课题。档案数字信息化、工作网络化、成为现代档案管理的发展方向,档案管理的规范性以及管理档案人员的综合素质则成为高校档案现代信息化管理的重要保证。

一、实行高校档案信息化管理的必要性

所谓档案信息化管理,主要利用电子计算机为载体,充分利用网络数据库,将数字、图片、影像等数据信息进行存储,比如光盘、磁盘等硬件设备。同时利用计算机网络终端对档案信息进行资源化,进行共享利用,为用户提供快捷、有效、丰富的档案信息服务。高校档案信息化管理十分必要,以档案资源建设为核心,将传统纸质档案进行数字信息化,并通过电子文件形式进行管理,以电子计算机网络为基础,将档案信息资源作为资源目标,妥善收藏管理重要的档案信息。可以看出,高校档案信息管理是数字化教学的重要组成部分,并充分利用信息技术方式来获取,处理,传递,利用档案资源,以此提高档案管理的效率和利益,真正将档案信息资源共享化,逐步提高高校档案管理的资源数字化,网络信息化,电子档案规范化。从而使档案工作一定程度上转向数字化、规范化、网络化。信息化技术发展的今天,高校档案管理对象、日常工作内容、性质等都在发生改变,档案信息管理工作逐渐向信息自动化趋势发展,也是数字化校园发展的核心组成部分。档案信息化建设已经是发展的必然趋势。《全国档案信息化建设实施纲要》指明了国内高校档案管理的目标及任务要求:依据统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,强化数字文件管理和档案的管理标准化,鼓励档案数字化,以及数字数据库建设,设立档案信息公众网络共享服务,可进行查询,同时推进档案信息体系标准化建设、安全化建设、安全信息化建设。高校档案信息管理建设在国内档案信息管理中非常重要,因此,高校档案信息化管理建设要具有目标性,充分利用一切资源,并结合自身的情况及优势,将高校档案信息化管理的滞后问题进行相应处理。

二、当前高校档案信息化管理潜在的问题

信息化技术发展的今天,高校档案信息管理工作对象、目标、内容相应得到重视,不过档案信息化管理尚且存在很多问题,需待解决,情况不容乐观,详细问题主要有以下几个方面:(一)高校档案管理观念比较陈旧,信息管理意识需加强。高校档案进行信息化管理的基础及重要部分是资源高度信息化,因此,对高校档案信息管理的工作内容形式上要不断创新,思维要不断超前,才能可持续性发展。不过目前很多人对高校档案管理工作认识程度不高,缺乏档案信息管理重要意识,严重欠缺档案管理系统性认识和思考。一些人对高校档案管理工作责任心不高,觉得档案管理工作无足轻重,日常的工作多是对资料数据进行归纳收集等操作,只要能降低误差率,就算是工作成功。也有一些人认为档案信息管理是工作中顺带任务,做得好与坏无关紧要,对学校发展也不会造成什么损失及影响,因此,在档案信息管理工作过程中,安于现状,工作态度散漫。所以,以上这些问题对高校档案信息化管理有着不利影响。因此,对档案信息管理工作,一切要从实际出发,要将档案的政策方针、法律法规、档案管理工作者观念与当前经济发展相对应。(二)高校档案管理成本投入低,管理方式有待提高。高校档案信息化管理过程中,对档案信息设备、硬件、操作技术、管理系统等进行配套,加大资金上的投入,充分利用资金的投入对档案信息进行更好地维护和更新,就当前情况来看,高校档案信息化管理最大的问题在于资金投入低,严重制约高校档案信息管理进程。虽然一些高校,就档案管理已小有规模,能对档案信息数据化管理,但档案信息缺乏系统性,各支点管理。一些高校在档案信息管理上,也与第三方建立数据信息软件开发合作关系,但是开发软件工作者对档案管理缺乏认识,一些管理标准和档案信息分类规范不熟悉,导致软件对档案信息化管理操作不便捷,过于复杂,严重制约着计算机软件的使用,也极大降低数据库的利用效率。(三)档案信息化管理安全问题。随着信息化技术的不断深入和发展,档案信息也逐渐开始丰富,档案信息数据量也逐渐增多。多样化的网络信息技术应用,对档案信息管理也具多样性,信息和以前相比,更加快捷、方便。不过由于档案信息自身的特殊程度,需要对信息合理地分类开放和保密,注重档案信息相应的知识产权和利用关系。因此,高校档案信息化与校内外之间的联系,相应造成了一些风险,比如病毒、黑客攻击、非法信息窃取等。安全问题形成隐患,这也对高校档案信息安全形成难题。(四)档案信息管理工作者综合素质不强。高校档案管理高度信息化,要求档案管理工作人员的能力相应提高,工作人员综合素质要强。对档案管理工作人员,不仅专业知识要强,同时,要对档案管理工作比较热爱,对档案信息管理各种管理软件要高度熟悉和能够熟练操作,并能够系统性地对档案信息进行管理和维护,除此之外,档案信息管理安全防范意识要不断提高。就当前国内高校档案信息管理情况来看,从事档案信息管理人员整体水平不高,已不能满足信息化发展的今天对档案信息管理发展的需要。虽然一些高校具备档案信息化管理建设条件,但管理人员结构上,人员能力上等形成严重屏障,制约着高校档案信息化的管理。

三、高校档案施行信息管理对策

为顺应现代高校档案信息管理需求,将高校档案信息管理网络化,才能一定程度上满足社会、各高校对档案的要求。针对当前高校档案信息管理潜在的诸多问题,解决问题,快速推进高校档案信息管理化不能怠慢。应对措施主要体现以下几个方面:(一)强化高校档案信息管理重要意识。档案信息化管理目前认识不足,师生就档案管理中涉及的教学模式、科研成果、学术交流信息等有不可替代的作用。因此,对档案信息管理首先要明确档案信息化的重要任务和目标。从档案管理各个发展阶段和环节出发,对档案管理过程中遇到的问题,要重点研究,或开展相关的科研调查,严格尊重实践、认知,再实践、再认知的原则,不断提出新状况,解决新问题,养成良好的行为习惯。同时,对档案信息化管理进行宣传,逐渐形成档案管理信息化氛围。可采用展览形式来宣导档案管理信息化建设的规范性及法律法规,同时介绍档案信息化管理工作作用,对其高度认识,利用一切可利用的宣传形式,大力宣传档案管理的重要性。以此促使档案管理工作者思想得到新的认识,并树立正确的观念,以及积极主动参与的意识,从而建立高度责任心,全心全意投入到院校档案信息管理中去,将档案资源科学利用。(二)加大档案管理成本投入量,快速建立档案信息化管理机制。高校档案信息化管理施行的基础为硬件及数据库的设立,也是高校档案信息管理有效进行的前提。因此,院校与相关部门要高度配合和支持,共同加强档案信息化管理硬件建设,依据自身的经济实力,从自身情况出发,利用一切能利用的硬件设备,或购置设备,比如数据服务器、图文扫描设备、数字音像设备等。档案要信息化管理,数据库系统必不可少,因此,数据库系统的建设,是在Interent/Web技术前提下建设。目前国内数据库管理系统主要有DBase,FoxBASE等,不过这些管理系统比较一般,不具延伸性,因此,数据库建立的基础要具有集成性,相应安全性,功能上,数据有效等方面可最大限度满足。同时网络环境要支持多操作系统平台,多硬件平台等。数据库管理系统需建立客户机/服务器结构,如Oracle数据库,Sybase数据库,Informix数据库,微软的SQLServer数据库等。让用户快速、轻松地在web上建立数据库服务。(三)加强档案信息网络环境的安全性。网络信息安全问题日益突出。档案信息不像其他报纸、杂志,可随意在网络上发布,档案信息有一定的保密性。因此,档案信息发布,需要对不同用户进行权限设置。同时,档案信息要保证安全,可进行加密访问和控制,或者进行身份验证访问等。

四、总结

总而言之,高校档案信息化管理是发展的必然,对院校教学、科研及管理有重要作用。拥有现代化技术的档案管理设施,配合成熟的信息技术操作水平,可将档案信息管理队伍壮大起来,也能更好地做好相应的服务工作,实现信息化为核心的档案信息管理。

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作者:马艳 单位:河南质量工程职业学院

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